phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HOÀNG VĂN SƠN Lớp: CDTH4B ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HÀ NỘI 04/2015 Trang 1 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HOÀNG VĂN SƠN Lớp: CDTH4B ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Giáo viên hd: Vũ Đình Phái HÀ NỘI 04/2015 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, để có được sự tăng trưởng nền kinh tế Việt Nam, một nhân tố quan trọng trong công công cuộc Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước là đưa các ứng dụng Khoa học – Kỹ thuật vào quá trình sản xuất của quản lý. Và một trong các hệ thống quản lý điển hình, đó là quản lý bán hàng. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hang, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin về vật tư, hàng hóa, thông tin về khách hàng, nhân viên làm việc, xử lý in ấn hóa đơn bán hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện. Trang 2 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin giúp chúng ta có một cái nhìn toàn cảnh và sâu sắc hơn đối với hệ thống thông tin, giúp ta đưa ra những phương hướng, kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết, thực tế để đạt được hiểu quả cao nhất trong quản lý, đem lại doanh thu và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Với mục đích học tập tốt môn Phân tích và Thiết kế hệ thống và bước đầu làm quen với một quy trình thực tế về công nghệ thông tin em đã chọn đề tài thiết kế và quản lí bán hàng cho các cửa hàng tạp hóa nhỏ và vừa. Trong khi phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng, do còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi gặp những vấn đề sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của cô giáo để em có thể hoàn thiện tốt đề tài em đã chọn. Em xin chân thành cảm ơn cô! Trang 3 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG BIỂU Trang 4 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1. Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản - Hệ thống bán hàng: + Nhập hàng từ nhà cung cấp và bán cho khách hàng + Nhận tiền thanh toán từ khách hàng + Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Hình 0 Mô tả hệ thống bán hàng 1.1.2 Cơ cấu tổ chức - Bộ phận phòng bán : + Lập hóa đơn bán hàng + Thanh toán hóa đơn cho khách hàng + Cập nhật đơn giá bán - Bộ phận phòng kho: + Lập hóa đơn nhập hàng + Tiếp nhận hàng của NCC + Thanh toán cho nhà cung cấp Trang 5 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng + Thông kê kho hàng + Cập nhật đơn giá mua Hình 0 Cơ cấu tổ chức 1.1.3 Quy trình xử lí o Quy trình bán hàng: Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng, nhân viên sẽ báo giá các mặt hàng cho khách hàng. Sau khi thống nhất, bộ phận phòng bán sẽ thống kê số lượng hàng của khách và lập hóa đơn bán hàng. Đồng thời hóa đơn sẽ được chuyển qua bộ phận phòng kho để kiểm tra số lượng hàng trong kho, nếu đáp ứng đủ yêu cầu của khách thì chuyển hàng cho bộ phận phòng bán hàng để tiến hành giao hàng cho khách. Hóa đơn bán hàng sẽ được lập làm 3 bản: in ra gửi khách hàng, lưu lại và gửi sang bộ phận phòng kho. o Quy trình nhập hàng: Cửa hàng được cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với các mặt hàng, chủng loại khách nhau như : Gấu bông, đồ chơi điện tử… Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng thì cửa hàng sẽ liên hệ với NCC và yêu cầu NCC gửi thông tin về các mặt hàng : Báo giá…. Sau khi thỏa thuận cửa hàng sẽ tiến hành ký hợp Trang 6 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng đồng mua hàng với NCC. Quá trình giao hàng đã được thỏa thuận giữa cửa hàng và NCC. BP phòng kho sẽ kiểm tra lại số lượng hàng so với đơn yêu cầu, nếu thiếu mặt hàng nào thì báo cáo lại cho chủ cửa hàng để liên hệ với NCC khác để nhập đủ hàng phục vu nhu cầu của KH, đồng thời lập hóa đơn hàng nhập và thanh toán tiền hàng cho NCC. Hóa đơn nhập hàng được lập làm 2 bản: in gửi NCC và lưu lại. Nghiệp vụ hệ thống: BP phòng kho có nhiệm vụ thống kê kho hàng( xuất-nhập-tồn) để xác định lượng hàng trong kho; lập danh sách các mặt hàng cần nhập và gửi cho chủ cửa hàng để quyết định đặt hàng. Khi NCC có sự thay thổi về giá các sản phẩm, BP phòng kho sẽ gửi xác nhận đơn giá mua tới chủ cửa hàng, chủ cửa hàng sẽ xác nhận, BP phòng kho sẽ cập nhật giá mua, cùng lúc đó, chủ cửa hàng sẽ gửi yêu cầu cập nhật lại giá bán cho BP phòng bán, BP phòng bán sẽ cập nhật lại giá bán. 1.1.4 Mẫu biểu Trang 7 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng  Hóa đơn mua hàng Mẫu số: CHĐCTE/001 HÓA ĐƠN HÀNG NHẬP Theo đơn đặt hàng số: Liên 1: Lưu Số: …. Ngày………tháng………năm 201 Tên nhà cung cấp:………………… Địa chỉ: điện thoại……………. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thanh toán: … Số tiền viết bằng chữ: Nhân viên nhận hàng (ki ghi rõ họ, tên) Liên 1:lưu Liên 2 :NCC Nhà cung cấp (kí ghi rõ họ, tên) Bảng 0 Hóa đơn mua hàng  Hóa đơn bán hàng : Trang 8 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng Mẫu số: CHĐCTE/002 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ký hiệu: ………. Liên 1: Lưu Số: …… Ngày………tháng………năm 201 Cửa hàng tạp hóa:………………… Địa chỉ: điện thoại………… Tên khách hàng Địa chỉ:…………….………………… STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thanh toán: … Số tiền viết bằng chữ: Liên 1: Lưu Liên 2: Khách Hàng Liên 3: Bộ Phận Phòng Kho Bảng 0 Hóa đơn bán hàng  Ngoài ra hệ thống cần lưu trữ thêm thông tin : + Nhà Cung Cấp: Tên NCC, Địa chỉ NCC, Sđt NCC,Số tài khoản, mã ncc, đơn giá cc… + Khách hàng: tên khách hàng, địa chỉ , số điện thoại… + Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mô tả hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, ngưỡng… Trang 9 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng 1.2. Mô hình tiến trình nghiệp vụ 1.2.1 Định nghĩa kí hiệu Hình 0 Kí hiệu 1.2.2 Mô hình Trang 10 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B [...]... chỉ ncc, sdt ncc,tên hàng, đvt, số lượng, đơn giá, thành tiền) + Hàng tồn (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, đơn giá tồn) + Khách hàng ( tên kh, địa chỉ kh, sdt kh, mã kh) 3.1.2 Kiểu liên kết Kiểu thực thể Kiểu liên kết Kiểu thực thể Hóa đơn bán hàng Hàng tồn Hóa đơn bán hàng Khách hàng Hóa đơn hàng nhập Hàng tồn Hóa đơn hàng nhập NCC Hàng tồn NCC Bảng 0 Kiểu liên kết 3.1.3 ER mở dộng Trang... cho khách hàng Gửi hóa đơn bán hàng tới khách hàng Yêu cầu cung cấp hàng từ nhà cung cấp Lập hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp Lập hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp Gửi hóa đơn nhập hàng Nhận hàng Thống kê hàng ( xuất- nhập- tồn) Cập nhật đơn giá bán Cập nhập đơn giá mua Kiểm tra kho + hàng Gom nhóm chức năng Tiếp nhận yêu cầu mua hàng Lập hóa đơn bán hàng Giao hàng Yêu cầu cung cấp hàng Lập...CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng Hình 0 Mô hình tiến trình nghiệp v Trang 11 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng 2.1.1               2.1.2 • • • • • • • Chức năng chi tiết Nhận thông tin mua, đặt hàng từ khách hàng Lập hóa đơn bán hàng Giao hàng Lập hóa... LIỆU Tin Học Văn Phòng CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU 3.1 ER mở rộng 3.1.1 Kiểu thực thể, kiểu thuộc tính + NCC (tên ncc, địa chỉ ncc, sdt ncc, tên hàng, mã hàng, đơn giá ) + Hóa đơn bán hàng (mẫu số đơn bán, ngày lợp đơn, tên cửa hàng, địa chỉ cửa hàng, sdt cửa hàng, tên kh, địa chỉ kh, sdt kh, tên hàng, đvt, số lượng, đơn giá, thành tiền) + Hóa đơn nhập hàng (mẫu số đơn nhập, ngày lập... “quản lý phòng kho” Trang 17 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng Hình 0 DFD mức 2 tiến trình quản lý phòng kho” 2.3 Đặc tả chức năng chi tiết 2.3.1 Đặc tả tiến trình “quản lý phòng bán” Trang 18 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng + Đầu vào: Yêu cầu mua hàng của khách, thông tin hàng +... 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng Hình 0 ER mở rộng 3.2 Chuẩn hóa dữ liệu 3.2.1 ERD kinh điển Trang 21 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng Hình 0 ERD kinh điển 3.2.2 ERD hạn chế Trang 22 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU Tin Học Văn Phòng Hình 0 ERD hạn chế Trang 23 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH... cấp hàng Lập hóa đơn nhập hàng Nhận hàng Thống kê hàng ( xuất-nhập-tồn) Quản lí phòng bán Quản lí bán hàng Quản lí kho Bảng 0 Gom nhóm chức năng 2.1.3 Sơ đồ Trang 12 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng Hình 0 Phân rã chức năng 2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu Trang 13 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG 2.2.1... CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng Hình 0 DFD mức khung cảnh (mức 0) 2.2.3 DFD mức đỉnh(mức 1) Trang 15 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng Hình 0 DFD mức đỉnh (mức 1) DFD mức dưới đỉnh(mức 2) 2.2.4  DFD mức 2 tiến trình “quản lí phòng bán” Trang 16 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ... Đầu ra: Lập hóa đơn bán hàng + lặp: Xử lý mục hàng trong yêu cầu của khách + Nếu: Số lượng hàng tồn kho – số lượng hàng yêu cầu > ngưỡng + Thì: đáp ứng yêu cầu + Không thì: ghi vào danh sách không đáp ứng và tư vấn cho khách hàng + Đến khi : xét hết các mục hàng, thông báo tình trạng và in ra đơn hàng bán 2.3.2 Đặc tả tiến trình “quản lý phòng kho” + Đầu vào: Yêu cầu cung cấp hàng từ nhà cung cấp... Lập hóa đơn hàng nhập + Lặp : kiểm tra hàng trong phòng kho + Nếu : NCC đáp ứng được yêu cầu về số lượng hàng + Thì : NCC thông báo đáp ứng và gửi hàng + Không thì: NCC sẽ thông báo không đáp ứng được + Đến khi: NCC xét hết các mục hàng mà cửa hàng đã yêu cầu, thông báo và làm thủ tục in ra hóa đơn nhập hàng giữa cửa hàng với NCC Trang 19 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG DỮ LIỆU . trình sản xuất của quản lý. Và một trong các hệ thống quản lý điển hình, đó là quản lý bán hàng. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hang, giúp. kết Kiểu thực thể Kiểu liên kết Kiểu thực thể Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn hàng nhập Hóa đơn hàng nhập Hàng tồn Hàng tồn Khách hàng Hàng tồn NCC NCC Bảng 0 Kiểu liên kết 3.1.3 ER mở dộng. SÁT HỆ THỐNG Tin Học Văn Phòng Hình 0 Mô hình tiến trình nghiệp v Trang 11 / 26 Hoàng Văn Sơn – CDTH14B CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CHỨC NĂNG Tin Học Văn Phòng CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG