Phân tích thiết kế hệ thống quản lý siêu thị Hapromart

Lịch sử phát triển siêu thị Hapromart Ngày 11/11/2006, trong những ngày cả nước vui mừng chào đón sự kiệnViệt Nam gia nhập tổ chức thương mại Thế Giới WTO và chào mừng Hội nghịAPEC lần

ĐỒ ÁN MÔN HỌC VISUALBASIC

Hà Nội - 2013

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG 5

KHẢO SÁT HỆ THỐNG SIÊU THỊ 5

1 Lịch sử phát triển siêu thị Hapromart 5

2 Giới thiệu về Siêu Thị 7

3 Cơ cấu tổ chức 9

4 Mô tả các hoạt động chính của siêu thị 10

5 Các vấn đề đặt ra 12

6 Các mẫu hóa đơn chứng từ 13

- Báo cáo doanh thu 15

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 16

1 Sơ đồ phân dã chức năng 16

2 Sơ đồ ngữ cảnh 17

3 Sơ đồ mức đỉnh 18

4 Sơ đồ mức dưới đỉnh 19

4.1 Các thực thể và thuộc tính của nó 22

4.2 Tạo cơ sở dữ liệu trên Access 24

4.3 Hướng dẫn nhập dữ liệu trực tiếp trên Access 2003 34

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 35

MỘT SỐ FORM VÀ GIAO DIỆN CỦA HỆ THỐNG 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình phát triển mạnh mẽ của xã hội hiện đại ngày nay, Lĩnh vựccông nghệ thông tin đã và đang phát triển hết sức mạnh mẽ, và ngày càng đi sauvào đời sống con người và đã trở thành một công cụ đắc lực hỗ trợ cho chúng tatrong mọi lịnh vực của đời sống

Những năm gần đây, nước ta đã có những bước tiến vượt bậc để bắt kịp với

xu thế đổi mới và phát triển của khu vực và thế giới Một trong những chủchương đúng đắn của đảng và nhà nước ta là chính sách ưu tiên phát triển ngànhcông nghệ thông tin, đây được coi là ngành mũi nhọn quan trọng để góp phầnxây dựng đất nước ta từng bước đi lên Công nghiệp hóa - Hiện đai hòa đất nước.ngày nay tin học đã đi sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống và xã hội

Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về vật chất của con người ngày càngtăng, nên đòi hỏi phải có một hệ thống siêu thị với mạng lưới rộng lớn Siêu thịhiện tại đang là một biện pháp cho các bà nội trợ để đối phó với các hiểm họa từrau, củ, quả và thực phẩm chứa các chất hóa học

Tại đây khách hàng có thể tìm thấy được rất các mặt hàng đủ tin cậy màmình cần,vì thế hệ thống siêu thị cần có môt cơ cấu quản lý thật chặt chẽ để đápứng nhu cầu cho khách hàng một cách hài hoà

Em thực hiện đề tài : “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý siêu thị Hapromart ” cũng không ngoài mục đích tìm hiểu những kiến thức về lĩnh vực

này

Được sự giúp đỡ của các anh chị quản lý và nhân viên trong siêu thịHapromart ” em đã hoàn thành được đề tài thực tập tốt nghiệp, nhưng do thờigian hạn chế và tim hiểu chưa được sâu nên còn sơ sài và thiếu sót, vây em rất

mong được sự đóng góp chia sẻ chân thành từ các thầy cô để đề tài của em đượchoàn thiện hơn nữa.

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG

KHẢO SÁT HỆ THỐNG SIÊU THỊ

1 Lịch sử phát triển siêu thị Hapromart

Ngày 11/11/2006, trong những ngày cả nước vui mừng chào đón sự kiệnViệt Nam gia nhập tổ chức thương mại Thế Giới WTO và chào mừng Hội nghịAPEC lần thứ 14 được tổ chức tại Việt Nam, Hapro long trọng tổ chức lễ công

bố nhận diện chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện ích Hapromart

Xuất phát từ chương trình quy hoạch lại hệ thống hạ tầng thương mại, sự

ra đời của Hapromart đã đánh dấu một bước tiến mới, góp phần đổi mới và pháttriển hệ thống thương mại Thủ đô văn minh, hiện đại

Thương hiệu Hapromart được Tổng công ty Thương mại Hà Nội (Hapro)giao cho Công ty Siêu thị Hà Nội quản lý Sau gần 3 năm phát triển, Hapromart

đã có hơn 30 Siêu thị, cửa hàng tiện ích hoạt động tại Hà Nội và các tỉnh phíaBắc

Công ty Siêu thị Hà Nội có tiền thân là Công ty Bách hoá Hà Nội; đơn vịtrực thuộc Tổng Công ty Thương mại Hà Nội Được thành lập ngày 28 tháng 9năm 1954, có nhiệm vụ phân phối hàng hoá phục vụ nhân dân trong thời kỳ Thủ

đô Hà Nội giải phóng; phát triển ngành Thương mại Thủ đô trong thời kỳ miềnBắc xây dựng Xã hội chủ nghĩa và thống nhất đất nước, Công ty Bách hoá HàNội luôn là lá cờ đầu của ngành Thương mại Thủ đô

Hiện tại, Công ty Siêu thị Hà Nội kinh doanh đa dạng với nhiều lĩnh vựcnhư: kinh doanh bán lẻ, bán buôn, cho thuê mặt bằng, gian hàng, văn phòng,kinh doanh các dịch vụ thương mại, ăn uống, thẩm mỹ Trong lĩnh vực bán lẻ,Hapromart có diện tích kinh doanh lên tới 9.424 m2 Với đội ngũ hơn 1.500 cán

bộ, công nhân viên Hapromart sẵn sàng thoả mãn nhu cầu của Quý khách hàngvào tất cả các ngày trong tuần Với sự hợp tác chặt chẽ của hơn 20.000 nhà cungcấp, Hapromart sẽ mang lại cho khách hàng một sự đảm bảo chắc chắn về giá cả

2 Giới thiệu về Siêu Thị

Siêu thị là loại hình cửa hàng hiện đại; kinh doanh tổng hợp hoặc chuyêndoanh, có cơ cấu chủng loại hàng hoá phong phú, đa dạng, bảo đảm chất lượng,đáp ứng các tiêu chuẩn về diện tích kinh doanh, trang bị kỹ thuật và trình độquản lý, tổ chức kinh doanh, có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiệnnhằm thoả mãn nhu cầu mua sắm hàng hoá của khách hàng

Siêu thị có các đặc trưng sau:

+ Đóng vai trò của hàng bán lẻ: Siêu thị thực hiện chức năng bán lẻ - bánhàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để họ sử dụng chứ không phải

để bán lại Đây là một kênh phân phối ở mức phát triển cao, được quy hoạch và

tổ chức kinh doanh dưới hình thức những cửa hàng quy mô, có trang thiết bị và

cơ sở vật chất hiện đại, văn minh, do thương nhân đầu tư và quản lý, được nhànước cấp phép hoạt động.

+ Áp dụng phương thức tự phục vụ: Đây là phương thức bán hàng do siêu thịsáng tạo ra, được ứng dụng trong nhiều loại của hàng bán lẻ khác và là phươngthức kinh doanh chủ yếu của xã hội văn minh… giữa phương thức tự chọn và

tự phục vụ có sự phân biệt:

Tự chọn: khách hàng sau khi chọn mua được hàng hoá sẽ đến chỗ ngườibán để trả tiền hàng, tuy nhiên trong quá trình mua vẫn có sự giúp đỡ, hướng dẫncủa người bán

Tự phục vụ: khách hàng xem xét và chọn mua hàng, bỏ vào giỏ hoặc xeđẩy đem đi và thanh toán tại quầy tính tiền đặt gần lối ra vào Người bán vắngmặt trong quá trình mua hàng

+ Phương thức thanh toán thuận tiện: Hàng hoá gắn mã vạch, mã số đượcđem ra quầy tính tiền ở cửa ra vào, dùng máy quét để đọc giá, tính tiền bằng máy

và tự động in hoá đơn Đây chính là tính chất ưu việt của Siêu thị, đem lại sựthoả mãn cho người mua sắm… Đặc điểm này được đánh giá là cuộc đại cáchmạng trong lĩnh vực thương mại bán lẻ

+Sáng tạo nghệ thuật trưng bày hàng hoá: qua nghiên cứu cách thức vận độngcủa người mua hàng khi vào cửa hàng, người điều hành siêu thị có cách bố tríhàng hóa thích hợp trong từng gian hàng nhằm tối đa hoá hiệu quả của khônggian bán hàng Do người bán không có mặt tại các quầy hàng nên hàng hóa phải

có khả năng "tự quảng cáo", lôi cuốn người mua Siêu thị làm được điều nàythông qua các nguyên tắc sắp xếp, trưng bày hàng hóa nhiều khi được nâng lênthành những thủ thuật Chẳng hạn, hàng có tỷ suất lợi nhuận cao được ưu tiênxếp ở những vị trí dễ thấy nhất, được trưng bày với diện tích lớn, những hàng

hóa có liên quan đến nhau được xếp gần nhau, hàng khuyến mại phải thu hútkhách hàng bằng những kiểu trưng bày hấp dẫn và thu hút sự hiếu kỳ của kháchhàng, hàng có trọng lượng lớn phải xếp ở bên dưới để khách hàng dễ lấy, bàyhàng với số lượng lớn để tạo cho khách hàng cảm giác là hàng hoá đó được bánrất chạy

+ Hàng hóa chủ yếu là hàng tiêu dùng thường ngày như: thực phẩm, quần áo,

bột giặt, đồ gia dụng, điện tử với chủng loại rất phong phú, đa dạng Siêu thịthuộc hệ thống các cửa hàng kinh doanh tổng hợp, khác với các cửa hàng chuyênkinh doanh chỉ chuyên sâu vào một hoặc một số mặt hàng nhất định Theo quanniệm của nhiều nước, siêu thị phải là nơi mà người mua có thể tìm thấy mọi thứ

họ cần và với một mức giá "ngày nào cũng thấp" (everyday-low-price) Chủngloại hàng hóa của siêu thị có thể lên tới hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìnloại hàng Thông thường, một siêu thị có thể đáp ứng được 70-80% nhu cầu hànghóa của người tiêu dùng về ăn uống, trang phục, mỹ phẩm, đồ làm bếp, chất tẩyrửa, vệ sinh

Hệ thống siêu thị chúng ta đề cập ở đây là một hệ thống kinh doanh tổng hợpvới đầy đủ các chủng loại hàng hoá như: thực phẩm, quần áo, đồ gia dụng, điệntử…Mang đầy đủ các đặc trưng của một hệ thông siêu thị

3 Cơ cấu tổ chức

Trong đó:

- Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và 2 phó giám đốc có nhiệm vụ điều phốitoàn bộ hoạt động của siêu thị, đưa ra các quyết định cuối cùng…

- Bộ phận kế toán: làm nghiệp vụ kế toán- quản lý việc thu chi của siêu thị

- Bộ phận quản lý kho hàng: làm nghiệp vụ quản lý xuất- nhập hàng hoá vàotrong kho

- Bộ phận quản lý hàng hoá được chia theo các ngành hàng như: thực phẩm,hoá mỹ phẩm, gia dụng, may mặc Trong mỗi một ngành hàng :

+ Đứng đầu là trưởng ngành: Họ làm công tác quản lý thông tin của các nhàcung cấp, và làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, quản lý vấn đề liên quan đếnngành hàng của mình Đồng thời họ cũng là người quản lý điều hành các nhânviên trong tổ của mình

+ Dưới “ trưởng ngành” là Nhân viên quầy hàng : làm nhiệm vụ kiểm kêhàng hoá; sắp xếp, trưng bày hàng hoá trên siêu thị; hướng dẫn, giúp đỡ kháchhàng khi được khách hàng yêu cầu

-Bộ phận thu ngân: làm nhiệm vụ tính tiền cho khách (bán hàng), lập hoá đơnmua hàng cho khách và cập nhật vào csdl khi khách yêu cầu được thanh toán

Ban giám đốc

Bộ phận

kế toán

Bộ phận quản lý kho hàng

Bộ phận quản lý hàng hoá

Bộ phận quản lý nhân sự

Bộ phận thu ngân

Bộ phận bảo vệ

Bộ phận thống

kê, báo cáo

-Bộ phận thống kê, báo cáo: : phải nắm được tình hình mua bán, doanh thucủa siêu thị để báo cáo cho ban giám đốc, việc báo cáo được thực hiện hàngtháng, hàng quý hoặc cũng có khi báo cáo đột xuất theo yêu cầu Trong bộ phậnnày có tổ tin học làm nhiệm vụ nhập liệu, kết suất các báo cáo cần thiết phục vụcho việc báo cáo thống kê.

- Bộ phận quản lý nhân sự: làm nghiệp vụ quản lý nhân sự

- Bộ phận bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh của Siêu thị

4 Mô tả các hoạt động chính của siêu thị

- Hoạt động mua hàng của khách: Khách đến siêu thị mua hàng theo hìnhthức tự phục vụ- khách hàng tự chọn hàng được bày ở siêu thị cho vào giỏ hàngcủa mình (nhưng vẫn được sự giúp đỡ của các nhân viên quản lý quầy hàng khikhách hàng có yêu cầu giúp đỡ) Sau khi lựa chọn xong hàng, khách mang hàng

ra quầy thu ngân yêu cầu tính tiền( thanh toán) Sau khi thanh toán xong khách

sẽ nhận được hoá đơn hàng Trước khi ra về, tổ bảo vệ sẽ kiểm tra hàng hoá củakhách một lần nữa để đảm báo không có sai sót gì

- Hoạt động quản lý bán hàng ( ở quầy thu ngân): Xuất hiện khi khách muahàng yêu cầu tính tiền, nhân viên thu ngân phải có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầuthanh toán hoá đơn sau đó lập hoá đơn thanh toán.( Nếu hàng có mã vạch thì tínhtổng giá trị hoá đơn Nếu hàng không có mã vạch thì cập nhật thông tin măthàng) rồi in hoá đơn cho khách hàng và lưu trữ hoá đơn

- Hoạt động nhập hàng: Do tổ quản lý nhập hàng thuộc bộ phận quản lý khohàng chịu trách nhiệm, tổ quản lý nhập hàng làm nhiệm vụ:

+Tiếp nhận hàng hoá từ nhà cung cấp( đối chiếu, kiểm tra)  lập phiếu nhậphàng hoá In phiếu  phân loại hàng hoá theo chủng loại hàng, theo loại hàng,theo đơn vị  xếp hàng vào kho Sau đó nhân viên tin học sẽ có nhiệm vụ nhập

thông tin hàng hoá và số lượng nhập của mặt hàng đó( Thông tin hàng bao gồm:

mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính, ngàynhập,…)

* Chú ý:

- Việc nhập hàng hoá: Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụtrách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý Mỗi một hàng

sẽ được đánh một mã vạch thực hiện theo quy tắc:

+ Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa siêu thị và ngườitiêu dùng Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng

+ Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạchbarcode quốc tế đối với những mặt hàng nào không có mã vạch, hay nếu có mãvạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mãnội bộ của siêu thị làm mã bán hàng, có chiều dài 8 ký tự

- Hoạt động xuất hàng: Do bộ phận quản lý xuất hàng đảm nhận, có nhiệm vụtiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận mặt hàng hay yêu cầu trả hàng từ nhàcung cấp  Kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho:

+Nếu còn hàng: Lập phiếu xuất hàng Xuất hàng lên quầy( Sắp xếp hàngtrên quầy) cập nhật số lượng tồn của mặt hàng đó  In và lưu trữ phiếu xuấthàng

+Nếu hết hàng: Thông báo với bộ phận quản lý hàng hoá của ngành hàng đó

để họ có kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp

- Hoạt động kiểm kê hàng hoá, sắp xếp, trưng bày hàng hoá trên quầy: Donhân viên thuộc bộ phận quản lý hàng hoá đảm nhận, làm nhiệm vụ kiểm kêhàng hoá có trên quầy( số lượng hàng còn trên quầy), kiểm tra chất lượng củahàng hóa Họ sẽ tiếp nhận những yêu cầu kiểm kê hàng hoá từ “trưởng ngành”

 lập báo cáo kiểm kê  In và lưu trữ phiếu kiểm kê Khi số lượng hàng hoátrên quầy ít thì họ sẽ yêu cầu bộ phận xuất hàng xuất hàng lên quầy.

- Hoạt động thống kê báo cáo: Do bộ phận thống kê, báo cáo chịu tráchnhiệm, có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu thống kê báo cáo từ ban giám đốc rồi Lựachọn tiêu chí thống kê thích hợp sau đó Lấy thông tin hàng hoá( lấy số lượnghàng hoá nhập, số lượng xuất hàng, kiểm tra số lượng tồn hàng trên quầy, lấy sốlượng bán được tại siêu thị tiếp đến là Tính số lượng tồn thực tế của hàng hoá,tính doanh thu bán được của siêu thị rồi lập và in báo cáo thống kê

Ngoài ra, còn hoạt động quản lý nhân sự do bộ phận quản lý nhân sự chịutrách nhiệm Làm nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự; tuyển dụng nhân sự; bố trínhân sự; đánh giá và trả lương…

5 Các vấn đề đặt ra

- Siêu thị là một loại hình cửa hàng hiện đại quy mô lớn, kinh doanh tổng hợp

có cơ cấu chủng loại hàng hoá rất phong phú, đa dạng có thể lên đến hàng nghìnthậm chí hàng chục nghìn loại hàng

- Siêu thị ngày càng trở nên thân thiết với người dân, nó đã và đang dần trởthành địa điểm tiêu dùng không thể thiếu được của người dân Mỗi ngày có hàngtrăm thậm chí hàng nghìn lượ người đến siệu thị mua sắm…

Do vậy để đảm bảo cho hệ thống siêu thị có thể hoạt động tốt, cũng như đểthu hút nhiều khách hàng đến với siêu thị thì siêu thị đó cần phải có một hệthống quản lý hiện đại Đó chính là một phần mềm quản lý, một phần mềm cókhả năng xử lý và bảo mật cao, giúp cho công việc quản lý trở nên nhẹ nhànghơn, và việc thanh toán diễn ra nhanh hơn…

6 Các mẫu hóa đơn chứng từ

- Phiếu nhập hàng.

- Phiếu xuất hàng.

- Hóa đơn bán hàng.

Siêu thị Hapromart

PHIẾU NHẬP HÀNG

Số:

Ngày:

Tên nhà cung cấp :

Mã nhà cung cấp:………

Địa chỉ:

Số điện thoại:

STT Mã số Tên hàng Loạihàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng: Số tiền bằng chữ:

Ngày tháng năm 200

Nhân viên giao hàng Nhân viên nhận hàng Thủ kho

Siêu thị Hpromart Số:

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ngày tháng năm 200

Quầy: Mã quầy:

Họ tên nhân viên: Mã nhân viên: STT Mã số Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Báo cáo doanh thu.

- Phiếu xuất hàng

- Báo cáo xuất nhập tồn.

- Báo cáo xuất nhập tồn

Ngày tháng năm 200

Kế toán trưởng Trưởng quầy Thủ kho

- Báo cáo doanh thu

xuất-Quản lý bán hàng

Quản lý nhân sự

Báo cáo Thống kê

Lập phiếu nhập xuất

Nhập hàng và xuất hàng

Tính tiền

Lập hoá đơn

Cập nhật thông tin mặt hàng

Báo cáo tình hình hàng hoá

Báo cáo doanh thu, tình hình kinh doanh

Kế toán

Thu, thanh toán

Thống kê

Tuyển dụng nhân sự

Bố trí nhân sự

Tìm kiếm

Nhà cung cấp

Nhân viên

Mặt hàng bán chạy

2 Sơ đồ ngữ cảnh

Nhà cung cấp

Bản báo cáo, thống kê

Sự yêu cầu báo cáo

Quản lý siêu thị

Sự kiểm

kê hàng

sự ký nhận

Chỉ thị Báo cáo

Chỉ thị

Báo cáo

Bản báo cáo, thống kê

yêu cầu báo cáo

Quản

lý hàng hoá

Thống

kê, báo cáo

Tìm kiếm

Quản

lý nhân sự

Hồ sơ nhân viên Nhà cung cấp

Ban giám đốc

Đơn đặt hàng

Kiểm kê hàng

nhà CC

Đặt hàng NCC