c) Các hoạt động kiểm soát
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bỏn:
người bỏn:
Cỏc kiểu tổ chức theo dừi cỏc khoản phải trả - Hệ thống theo dừi theo người bỏn
3.2.1 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bỏn: người bỏn:
- Hệ thống theo dừi theo người bỏn: Là hệ thống mà cỏc húa đơn bỏn hàng được phõn loại ban đầu để theo dừi và ghi sổ theo từng người bỏn. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết
theo dừi chi tiết quan hệ thanh toỏn bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toỏn, số dư hiện hành theo từng người bỏn…
3.2.1 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bỏn: người bỏn:
Qui trỡnh xử lớ :
. Nhận húa đơn
. Kiểm tra, đối chiếu cỏc chứng từ liờn quan
. Phõn loại theo người bỏn, ghi sổ chi tiết phải trả người bỏn
. Thanh toỏn tiền
. Ghi giảm khoản phải trả người bỏn (Liờn quan đến chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toỏn, giảm giỏ hàng mua và hàng mua trả lại…)
3.2.1 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bỏn: người bỏn:
Ưu điểm: Theo dừi rừ ràng quan hệ thanh toỏn theo từng người bỏn, dễ dàng cung cấp số nợ theo từng người bỏn. Nhược điểm: Khú khăn khi theo dừi nợ tới hạn thanh toỏn,
do đú nhiều khi khụng thanh toỏn kịp thời để được hưởng cỏc ưu đói chiết khấu thanh toỏn, do đú khú khăn khi cung cấp thụng tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần để thanh toỏn theo từng mốc thời gian ngày, tuần, thỏng…
3.2.1 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bỏn: người bỏn:
- Hệ thống theo dừi thanh toỏn theo chứng từ: Đay là hệ thống theo dừi thanh toỏn theo từng húa đơn bỏn hàng của người bỏn. Húa đơn bỏn hàng sẽ được phõn loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chộp việc phõn loại này trờn chứng từ thanh toỏn. Như vậy hệ thống này khụng mở sổ chi tiết cho từng người bỏn mà lại mở chứng từ thanh toỏn cho mỗi húa đơn bỏn hàng, sổ ghi chứng từ thanh toỏn và hồ sơ chứng từ chưa thanh toỏn
3.2.1 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bỏn: bỏn:
- Hệ thống theo dừi thanh toỏn theo chứng từ:
+ Chứng từ thanh toỏn: Là chứng từ ghi lại cỏc thụng tin liờn quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả, chi tiết việc trả tiền
+ Ghi sổ chứng từ thanh toỏn: Sổ này cú cấu tạo tương tự và dựng thay thế cho nhật kớ mua hàng
+ Hồ sơ chứng từ chưa thanh toỏn: Là bộ hồ sơ gồm nhiều ngăn được đỏnh số theo ngày cần thanh toỏn trong thỏng để lưu trữ cỏc chứng từ chưa thanh toỏn theo ngày cần thanh toỏn. Tới ngày cần thanh toỏn chỉ cần lấy tất cả cỏc chứng từ đó lưu này ra để thanh toỏn.
3.2.1 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng mua hàng
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bỏn: người bỏn: