Sự trung thực và các giá trị đạo đức. Để tạo được những ý thức này trong đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức, các nhà quản lý cao cấp cần phải xây dựng ban hành các thông tin rộng rãi các hướng dẫn về những nguyên tắc đạo đức, hạnh kiểm liên quan đến mọi cấp dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc này. Một vấn đề cũng rất quan trọng là phải loại bổ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai phạm, thí dụ việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thanh công việc trong mọi thời hạn quá ngắn có thể dẫn đến sự dối trá hoặc báo cáo không trung thực.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
a) Môi trường kiểm soát.
Mụi trường kiểm soỏt chung chỉ tốt nếu cỏc nội dung sau được đảm bảo:
* Doanh nghiệp đó ban hành dưới dạng văn bản cỏc quy tắc, chuẩn mực phũng ngừa ban lónh đạo và cỏc nhõn viờn lõm vào tỡnh thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban
hành cỏc quy định xử phạt thớch hợp khi cỏc quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
* Doanh nghiệp đó phổ biến rộng rói cỏc quy tắc, chuẩn mực nờu trờn, đó yờu cầu tất cả nhõn viờn ký bản cam kết tuõn thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
* Tư cỏch đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả cụng việc của lónh đạo là tấm gương sỏng đế nhõn viờn noi theo.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
a) Môi trường kiểm soát.
Mụi trường kiểm soỏt chung chỉ tốt nếu cỏc nội dung sau được đảm bảo:
* Doanh nghiệp cú sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo cụng tỏc quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhõn sự, lónh đạo và kiểm soỏt) được triển khai chớnh xỏc, kịp thời, hiệu quả.
* Doanh nghiệp cú bộ phận kiểm toỏn nội bộ hoạt động theo cỏc chuẩn mực của kiềm toỏn Nhà nước và kiểm toỏn quốc tế. Bộ phận kiểm toỏn nội bộ phải cú khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp bỏo cỏo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toỏn cấp trờn hoặc với cỏc lónh đạo cao cấp của tổ chức.
* Doanh nghiệp cú cỏc văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong cỏc hoạt động chuyển ngõn.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
a) Môi trường kiểm soát.
Mụi trường kiểm soỏt chung chỉ tốt nếu cỏc nội dung sau được đảm bảo:
* Doanh nghiệp cú hệ thống văn bản thống nhỏt quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đỏnh giỏ nhõn viờn, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khớch mọi người làm việc liờm chớnh, hiệu quả.
* Doanh nghiệp đó sử dụng "Bản mụ tả cụng việc” quy định rừ yờu cầu kiến thức và chất lượng nhõn sự cho từng vị trớ trong tổ chức.
* Doanh nghiệp khụng đặt ra những chuẩn mực tiờu chớ thiếu
thực tế hoặc những danh sỏch ưu tiờn, ưu đói, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho cỏc hành vi vụ kỷ luật, gian dối, bất lương.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
a) Môi trường kiểm soát.
Mụi trường kiểm soỏt chung chỉ tốt nếu cỏc nội dung sau được đảm bảo:
* Doanh nghiệp đó ỏp dụng những quy tắc, cụng cụ kiểm toỏn phự hợp với những chuẩn mực thụng dụng đó được chấp nhận cho loại hỡnh hoạt động SXKD của mỡnh đảm bảo kết quả kiểm toỏn khụng bị mộo mú, sai lệch do sử dụng cỏc chuẩn mực, cụng cụ kiểm toỏn khụng phự hợp. * Doanh nghiệp thường xuyờn luõn chuyển nhõn sự trong
cỏc khu vực vị trớ nhạy cảm. Quan tõm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong cỏc khu vực vị trớ độc hại, nặng nhọc theo đỳng quy định.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
b) Đánh giá rủi ro.
Dưới một góc độ nào đó, kiểm soát bao gồm việc nhận
dạng, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể phát sinh. Kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Trong thực tế, không có biện pháp nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không. Vấn đề là các nhà quản lý phải quyết định rằng rui ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý các rủi ro. Để có thể làm được việc này, người quản lý cần phải:
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
b) Đánh giá rủi ro.
* Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng cho từng hoạt động.
* Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục đích không thể thực hiện
- Khả năng xuất hiện các đối thủ cạnh tranh mới.
- Khả năng xuất hiện các kỹ thuật mới từ các đối thủ cạnh tranh nước ngoài.
- Những thay đổi trong thu nhập dân cư tác động đến khả năng mua sắm
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
b) Đánh giá rủi ro.
Các biện pháp có thể đưa ra dựa trên sự phân tích trên là:
- Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh đang hiện diện trên thị trường. Chọn lựa thế mạnh trong cạnh tranh của mình và bảo vệ thế mạnh đó. Thí dụ, thế mạnh của đơn vị là cung cấp các mặt hàng giá vừa phải, phù hợp với tầng lớp dân cư thu nhập thấp và trung bình. Khi đó, đơn vị cần bảo vệ thế mạnh này bằng cách tạo liên kết chặt với các nhà cung cấp sản phẩm trong nước, chất lượng tốt nhưng giá vừa phải.
- Chủ động nghiên cứu các kỹ thuật mới, thăm dò và tính toán khả năng áp dụng để có thể kịp thời phản ứng khi các đối thủ nước ngoài đưa vào sử dụng.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
b) Đánh giá rủi ro.
Các biện pháp có thể đưa ra dựa trên sự phân tích trên là:
- Luôn theo dõi thu nhập các tầng lớp dân cư, nhất là tầng lớp có thu nhập thấp và trung bình. Phân tích cơ cấu chi tiêu và từ đó dự đoán khả năng mua sắm của họ.
- Thiết lập các cơ chế nhận dạng và đối phó với các rủi ro phát sinh do các biến động trong môi trường (sự thay đổi chính sách nhà nước, sự xuất hiện các đối thủ cạnh tranh hoặc các sản phẩm thay thế, các điều kiện kinh tế xã hội thay đổi,....). Thí dụ, đơn vị cần theo dõi các chính sách nhà nước liên quan đến ngành nghề của mình qua các quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước, các hiệp hội nghề nghiệp... Khi có bất kỳ chính sách nào liên quan cần phải biết và phản ứng nhanh chóng.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
b) Đánh giá rủi ro.
Việc đỏnh giỏ rủi ro được coi là cú chất lượng nếu:
* Ban lónh đạo đó quan tõm và khuyến khớch nhõn viờn quan tõm phỏt hiện, đỏnh giỏ và phõn tớch định lượng tỏc hại của cỏc rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
* Doanh nghiệp đó đề ra cỏc biện phỏp, kế hoạch, quy trỡnh hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tỏc hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đú hoặc doanh nghiệp đó cú biện phỏp để toàn thể nhõn viờn nhận thức rừ ràng về tỏc hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức cú thể chấp nhận được.
* Doanh nghiệp đó đề ra mục tiờu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhõn viờn cú thể lấy đú làm cơ sở tham chiếu khi triển khai cụng việc.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
c) Các hoạt động kiểm soát.
Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý. Nó bảo đảm các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Có rất nhiều các hoạt động kiểm soát, dưới đây là một số loại chính:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động.
Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin.
Kiểm tra độc lập.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
c) Các hoạt động kiểm soát.
* Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Được thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia. Mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
c) Các hoạt động kiểm soát.
* Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức năng sau:
- Chức năng kế toán và chức năng hoạt động
- Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản
- Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản
- Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
c) Các hoạt động kiểm soát
* Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động. Tất cả các nghiệp vụ đều phải được uỷ quyền cho một người chịu trách nhiệm. Có hai mức độ uỷ quyền:
- Uỷ quyền chung liên quan đến việc đưa ra các chính sách, và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Các thí dụ về uỷ quyền chung như hạn mức bán chịu (số tiền tối đa có thể bán chịu cho khách hàng), bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu...
- Uỷ quyền cụ thể liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Thí dụ các khoản bán chịu trên hạn mức, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản...
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.
c) Các hoạt động kiểm soát
* Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin.
- Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Tài sản có thể được bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách xây dựng nhà kho an toàn, bố trí lực lư ợng bảo vệ đầy đủ, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kỳ...
- Thông tin cũng là một tài sản của đơn vị. Thông tin cần đư ợc bảo vệ thông qua các quy định và thủ tục thích hợp.
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. soát nội bộ.