- Kiểm tra đối chiếu cỏc chứng từ
3.2.2.2 Tổ chức kế toỏn xử lớ nghiệp vụ
a. Luõn chuyển chứng từ, xử lớ nghiệp vụ: b. Cỏc kiểu tổ chức theo dừi kế toỏn phải thu
c. Sổ kế toỏn:
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
3.2.2.2 Tổ chức kế toỏn xử lớ nghiệp vụ
a. Luõn chuyển chứng từ, xử lớ nghiệp vụ: - Bộ phận bỏn hàng - Bộ phận tớn dụng - Bộ phận tài vụ - Bụ phận kho hàng - Bộ phận gửi hàng - Bộ phận nhận hàng - Bộ phận lập húa đơn
- Bộ phận kế toỏn nợ phải thu - Bộ phận kế toỏn tổng hợp - Bộ phận quĩ
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
b. Cỏc kiểu tổ chức theo dừi kế toỏn phải thu
b.1 Hệ thống thanh toỏn theo húa đơn
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
b.1 Hệ thống thanh toỏn theo húa đơn
Tổ chức theo hệ thống này, người mua sẽ thanh toỏn nợ đớch danh theo từng húa đơn bỏn hàng, cũn người bỏn theo dừi chi tiết cỏc khoản phải thu, đó thu, dư nợ chi tiết theo từng húa đơn chưa thanh toỏn. Như vậy, bỏo cỏo khỏch hàng sẽ liệt kế tất cả cỏc húa đơn chưa thanh toỏn tớnh đến thời điểm lập bỏo cỏo, phõn tớch chỳng theo thời hạn nợ. Trường hợp số tiền thanh toỏn khụng khớp với số tiền theo
từng húa đơn thỡ hệ thống sẽ tự động trừ vào số tiền thanh toỏn của một húa đơn nào đú (thường là húa đơn cũ nhất). Tuy nhiờn người bỏn thường đưa ra chớnh sỏch chiết khấu nhằm khuyến khớch khỏch hàng trả tiền chớnh xỏc theo từng húa đơn để tiệ cho việc theo dừi, đối chiếu.
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
b.1 Hệ thống thanh toỏn theo húa đơn
Ưu: Việc xỏc định cỏc khoản chiết khấu thanh toỏn rừ ràng vỡ thanh toỏn theo từng húa đơn cụ thể
Nhược: Đũi hỏi chi phớ cao, mất nhiều thời gian vỡ theo dừi chi tiết theo từng húa đơn.
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
b.2 Hệ thống chuyển số dư:
Tổ chức theo hệ thống này, khỏch hàng khụng thanh toỏn chớnh xỏc theo từng húa đơn mà dựa trờn tổng nợ của bỏo cỏo nợ phải thu khỏch hàng. Bỏo cỏo hàng thỏng trỡnh bày số dư đầu kỡ, số phỏt sinh trong kỡ, số dư cuối kỡ nhưng khụng chi tiết theo từng húa đơn
Uu: phương phỏp này khụng theo dừi chi tiết theo từng húa đơn nờn thớch hợp với những doanh nghiệp cú số lượng
khỏch hàng lớn, mỗi khỏch hàng phỏt sinh mua nhiều lần, giỏ trị mỗi lần mua nhỏ.
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
c. Sổ kế toỏn:
- Thực hiện kế toỏn thủ cụng
- Thực hiện kế toỏn mỏy: Việc lưu trữ được thực hiện trờn cỏc tập tin dữ liệu. Khi cần bất cứ thụng tin liờn quan nào hệ thống sẽ lõý số liệu từ cỏc tập tin liờn quan, tớnh toỏn, tổng hợp, lập bỏo cỏo.
Trong kế toỏn mỏy, sổ kế toỏn cũng chỉ là một hỡnh thức kết xuất của hệ thống xử lớ dữ liệu. Nú chỉ cũn là chức năng lưu trữ bằng giấy tờ cỏc dữ liệu đó được xử lớ, khụng cũn cú
chức năng xử lớ dữ liệu như kế toỏn thủ cụng. Vỡ vậy, chất lượng của hệ thống kế toỏn phụ thuộc nhiều vào việc tổ chức dữ liệu.
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
d. Bỏo cỏo kế toỏn:
Trong chu trỡnh bỏn hàng, bỏo cỏo được phõn thành 3 loại theo mục tiờu cung cấp thụng tin cho việc kiểm soỏt hoạt động xử lớ trong chu trỡnh, thụng tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ cỏc quyết định điều hành.
- Bỏo cỏo kiểm soỏt - Bỏo cỏo đặc biệt
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
d. Bỏo cỏo kế toỏn:
- Bỏo cỏo kiểm soỏt:
+ Ở mức độ kiểm soỏt tổng quỏt: Bỏo cỏo tổng doanh thu bỏn hàng, bỏo cỏo tổng hợp cỏc mó số húa đơn…
+ Ở mức độ kiểm soỏt chi tiết việc xử lớ: Bỏo cỏo liệt kờ tất cả cỏc húa đơn bỏn hàng, tất cả cỏc phiếu xuất kho, tất cả số tiền thanh toỏn… Mục đớch nhằm kiểm soỏt xem dữ liệu cú được cập nhật, xử lớ chớnh xỏc khụng
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng