Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát

Nền kinh tế càng phát triển, hạch toán kế toán ngày càng trở nên quan trọng và trở thành công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế của Nhà nước và của doanh nghiệp. Để điều hành quản lý được toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả, giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế và thi hành đầy đủ các chế độ kế toán, chế độ quản lý trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất, kinh doanh và quá trình sử dụng vốn. Qua thời gian thực tập, khảo sát tại Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát với sự nỗ lực của bản thân bằng các công tác tham gia tìm hiểu thực tế về tổ chức sản xuất kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, iểu chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng tại công ty. Từ đó em nhận thấy công tác kế toán bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với công ty. Bên cạnh sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo TH.S Nguyễn Thị Mỹ Cùng với những kiến thức tiếp thu được trong nhà trường, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát ”. Nội dung của chuyên đề bao gồm

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế càng phát triển, hạch toán kế toán ngày càng trở nên quan trọng và trở thành công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế của Nhà nước và của doanh nghiệp. Để điều hành quản lý được toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả, giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế và thi hành đầy đủ các chế độ kế toán, chế độ quản lý trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất, kinh doanh và quá trình sử dụng vốn. Qua thời gian thực tập, khảo sát tại Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát với sự nỗ lực của bản thân bằng các công tác tham gia tìm hiểu thực tế về tổ chức sản xuất kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, iểu chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng tại công ty. Từ đó em nhận thấy công tác kế toán bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với công ty. Bên cạnh sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo TH.S Nguyễn Thị Mỹ Cùng với những kiến thức tiếp thu được trong nhà trường, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát ”. Nội dung của chuyên đề bao gồm: Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Chương III: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tuy nhiên, do có nhiều hạn chế về thời gian, trình độ, kiến thức cũng như kinh nghiệm nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của cô giáo hướng dẫn và các anh chị phòng kế toán công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 04 tháng 2 năm 2012 Sinh viên thực tập Nguyễn Kim Oanh CHƯƠNG I Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG THUẬN PHÁT 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát được thành lập ngày 08/10/2007 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102006574 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội. Công ty được thành lập bởi 3 thành viên góp vốn, với số vốn điều lệ là 2.500.000.000 đồng. Sau thời gian 4 năm hoạt động Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát đã trải qua rất nhiều khó khăn cũng như sự cạnh tranh khốc liệt trong lĩnh vực thị trường hàng điện tử tin học, thiết bị văn phòng đang tiến đến bão hòa. Để có thành quả, vị trí trong thương trường như ngày hôm nay Công ty luôn có những chiến lược hợp lý để đứng vững trong thời gian đầu và phát triển một số thế mạnh của các mặt hàng mũi nhọn, bên cạnh đó góp phần thành công không nhỏ đó là chế độ kế toán minh bạch, chặt chẽ. Đó cũng là sự phấn đấu, nỗ lực không mệt mỏi của ban giám đốc và toàn bộ nhân viên trong công ty. 1.1.1 Danh mục hàng bán, dịch vụ cung cấp của Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát là công ty hàng đầu tại Việt Nam chuyên nhập khẩu và phân phối các thiết bị văn phòng. Các sản phẩm kinh doanh của công ty bao gồm: + Máy chấm công thẻ giấy, thẻ từ, vân tay, thẻ Proximity Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp + Máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép Plastic + Máy in thẻ nhựa, thẻ nhựa, ribbon máy in thẻ, ribbon máy chấm công + Hệ thống chuông báo giờ làm việc + Ribbon máy in kim các loại . + Thẻ giấy, thẻ proximity, thẻ từ, thẻ PVC . + Cung cấp lắp đặt các loại máy tính và các dịch vụ máy tính, in ấn kèm theo. 1.1.2 Thị trường kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Hiện nay, Công ty có mạng lưới khách hàng rộng khắp 12 tỉnh thành trên cả nước, chủ yếu là các tỉnh miền bắc lân cận Hà Nội như Hải Dương, Hải Phòng, Nam Định, Ninh Bình, Bắc Ninh, Hòa Bình . Mặt hàng phân phối tại các tỉnh thành chủ yếu là các trang thiết bị tin học, máy móc văn phòng, đồ dùng văn phòng phẩm. Ngoài mặt hàng nhập của các công ty sản xuất trong nước Công ty còn nhập các loại máy fax, máy in, máy photocopy, máy đóng sổ, máy hủy tài liệu, thẻ từ của các nước tiên tiến về công nghệ này trên thế giới (Nhật, Đức, Malaysia). Đó là những mặt hàng được tín nhiệm trên trên thị trường hiện nay. Trong những năm gần đây, do nhu cầu phát triển văn phòng cũng như nhu cầu sử dụng máy móc, thiết bị tin học văn phòng ngày càng nhiều, đồng nghĩa với việc có rất nhiều đơn vị khác kinh doanh trùng các mặt hàng của Công ty. Họ vừa là đối thủ cạnh tranh vừa là động lực để Công ty tìm ra hướng đi cho riêng mình. Trong trường hợp này, Công ty đã có vị trí tốt trên thị trường em tin rằng với sự nỗ lực, ý chí phát triển không ngừng Công ty sẽ ngày càng phát triển thị trường lan rộng ra các tỉnh thành khác trong cả nước. Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.1.2 Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Hiện nay, với lợi thế bán buôn, bán đại lý các mặt hàng thiết bị văn phòng, Công ty phân bổ các đại lý cấp 1 tại các tỉnh thành và giao cho các nhân viên kinh doanh quản lý, theo dõi hoạt động kinh doanh của các đại lý. Công ty bán hàng theo các phương thức sau: (1) Phương thức bán hàng gửi qua đại lý: Công ty đã ký hợp đồng với các đại lý để bán hàng hoá. Công ty sẽ giao hàng cho các đại lý theo phiếu xuất kho gửi bán đại lý. Cuối tháng, Công ty sẽ nhận thông tin từ đại lý gửi lên, lập bảng thanh toán hàng bán đại lý chi tiết cho từng đại lý để kế toán căn cứ vào đó phản ánh vào sổ kế toán. Phần hoa hồng đại lý được hưởng sẽ được trừ ngay khi Công ty thanh toán với đại lý đó. (2) Phương thức bán hàng trực tiếp: giao hàng trực tiếp tại kho của Công ty, các cửa hàng đại diện hoặc các nhân viên bán hàng của Công ty giao hàng hoá đến tại các điểm mua hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Khi hàng hoá xuất kho được người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khâu xuất bán hàng hóa được coi là hoàn thành. (3) Phương thức bán lẻ: Đối với phương pháp này thì kế toán Công ty ghi vào sổ hàng xuất bán bổ sung. Trong quá trình bán hàng Công ty sử dụng các phương thức thanh toán sau đây: (1) Phương thức thanh toán trả tiền ngay: Áp dụng với những khách hàng mua không thường xuyên, mua khối lượng ít hoặc đối với những khách hàng mua nhiều nhưng sẵn sàng thanh toán ngay sau khi nhận hàng. Theo hình thức thanh toán này, khách hàng phải trả tiền ngay hoặc trả sau trong thời hạn cho phép của hợp đồng. Chứng từ là hoá đơn GTGT (liên 2: giao cho khách hàng) hoặc hoá đơn bán lẻ. Cuối ngày, bộ phận bán hàng và thủ quĩ Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phải kết hợp để đối chiếu, so sánh số tiền đã thu của khách hàng trong ngày (nếu khách hàng nộp tiền trực tiếp) hoặc giao nộp tiền cho thủ quĩ. (1) Phương thức thanh toán trả góp hay thanh toán chậm: Phương thức khá phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại. Vì vậy, nó chiếm một phần vốn lớn của Công ty. Qua đây, những khách hàng trở nên thân quen với Công ty mua hàng trả góp. Công ty và khách hàng ký kết hợp đồng mua bán trả góp, các lần bán hàng sau này của Công ty phải tuân theo các điều khoản trong hợp đồng ban đầu (trừ khi hai bên thoả thuận thay đổi điều khoản nào đó). Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát thường bán hàng có thời hạn trả chậm trên hai tháng và Công ty chỉ áp dụng với những khách hàng mua bán lâu dài, có uy tín và sòng phẳng. Tại Công ty, khách hàng thường trả tiền hai lần, lần thứ nhất là sau khi mua hàng, lần thứ hai đến hết hạn thanh toán, khách hàng sẽ trả hết phần còn lại. Số tiền được trả lần đầu sẽ do hai bên thoả thuận và tính theo phần trăm của toàn bộ số tiền khách hàng phải thanh toán được ghi rõ trong điều khoản của hợp đồng. Để tạo điều kiện thanh toán và sự thoải mái tới khách hàng, công ty có nhiều hình thức thanh toán khác nhau: có thể thanh toán ngay khi khách hàng trả bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc thanh toán bằng điện chuyển tiền … thông qua các ngân hàng có uy tín trong nước. 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá được tiêu thụ khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán và kế toán ghi nhận vào thời điểm hàng hoá được thanh toán hay chấp nhận thanh toán. * Bán lẻ: Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Công ty tiến hành bán lẻ hàng hóa tại các cửa hàng trực thuộc trung tâm bán lẻ thiết bị máy tính và thiết bị văn phòng theo cả phương thức thu tiền trực tiếp và thu tiền chậm. * Bán Buôn: Công ty tiến hành bán buôn hàng hóa theo phương thức bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận nhưng toàn bộ thủ tục chứng từ bán hàng đều được làm tại văn phòng kế toán của Công ty. * Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng: (1) Đối với hàng bán buôn, bán lẻ tại công ty: quy trình bán hàng của Công ty được thể hiện tóm tắt qua bảng tổng hợp: STT Nội dung Thực hiện Kiểm tra 1 Nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng P. Kinh doanh 2 Xác nhận chủng loại và số lượng hàng hóa P. Kinh doanh P. Kỹ thuật vật tư 3 Xác nhận mức giá P. Kinh doanh PGĐ/GĐ 4 Viết phiếu báo thanh toán và giao cho khách hàng P. Kinh doanh 5 Khách hàng mang phiếu báo thanh toán, hóa đơn tới kế toán và thủ quĩ thực hiện việc thanh toán P. Kế toán 6 Trả phiếu báo thanh toán cho phòng kỹ thuật vật tư P. Kế toán P. Kỹ thuật vật tư 7 Xuất kho P. Kỹ thuật vật tư 8 Dán tem bảo hành, đóng gói P. Kỹ thuật vật tư 9 Giao hàng P. Kinh doanh Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bắt đầu quy trình bán hàng: Căn cứ vào lượng đơn đặt hàng của khách hàng và kế hoạch kinh doanh. Phòng kinh doanh nghiên cứu, khảo sát giá cả trên thị trường, lập bảng kế hoạch kinh doanh và trình ban giám đốc. Sau khi được ban giám đốc phê duyệt kế hoạch kinh doanh, phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm hiểu, gặp gỡ và trao đổi với khách hàng về nhu cầu và sản phẩm cần cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hóa. Để đạt được sự thỏa thuận của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành thương thảo hợp đồng, quy định rõ trách nhiệm của đơn vị và khách hàng về thỏa thuận vận chuyển hàng hóa, số lượng sản phẩm, giá cả và chi phí kèm theo, phương thức giao nhận. Kết hợp gửi báo giá tới khách hàng và được khách hàng chấp nhận giá cả. Sau đó trình ban giám đốc ký kết hợp đồng. Cuối cùng kết hợp với phòng kỹ thuật vật tư kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa. Thực hiện quy trình bán hàng: Phòng kinh doanh viết phiếu báo thanh toán giao cho khách hàng. Khách hàng mang phiếu báo thanh toán tới phòng kế toán để nhận hóa đơn bán hàng. Sau đó phòng kế toán trả phiếu báo thanh toán cho phòng kỹ thuật vật tư lưu giữ. Căn cứ thông tin trên phiếu báo thanh toán phòng kỹ thuật vật tư kiểm hàng và xuất kho cho khách hàng tại địa điểm giao kèo trong hợp đồng. Trước khi xuất kho, phòng kỹ thuật dán tem bảo hành, đóng gói niêm phong cẩn thận. Cuối cùng giao hàng tới tay khách hàng, 2 bên mua và bán lập biên bản bàn giao hàng hóa. Kết thúc quy trình bán hàng: Phòng kế toán tập hợp chứng từ bán hàng, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, ghi nhận doanh thu. Phòng kỹ thuật lắp đặt vận hành theo yêu cẩu của khách hàng và theo dõi quy trình bảo hành bảo dưỡng theo điều khoản ghi trong hợp đồng. (2) Đối với hàng bán gửi đại lý: Quy trình bán hàng thực hiện đơn giản hơn rất nhiều. Sau khi ký kết hợp đồng dài hạn với các đại lý về việc hàng gửi Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bán. Hàng hóa được phòng kỹ thuật kiểm tra trước khi chuyển đến các đại lý. Căn cứ biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng do chủ đại lý biên nhận, phòng kế toán sẽ theo dõi tình hình thanh toán, phòng kinh doanh theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa nhanh hay chậm… Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG THUẬN PHÁT 2.1.Kế toán doanh thu Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá được tiêu thụ khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán và kế toán ghi nhận vào thời điểm hàng hoá được thanh toán hay chấp nhận thanh toán. 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán + Chứng từ sử dụng chủ yếu ở Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát trong quá trình hạch toán kế toán các loại doanh thu là: - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng thông thường - Phiếu xuất, nhập kho + Nguyên tắc kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thoả mãn các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao hàng hoá cho người mua - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn - Doanh nghiệp sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc giao dịch bán hàng - Xác định được chi phí liên quan tới giao dịch bán hàng * Trình tự kế toán các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ theo từng phương thức bán hàng: - Phương thức bán hàng thu tiền ngay: Nguyễn Kim Oanh – BH171048 – Kế toán 17A Trang 10 . ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Chương III: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Nguyễn. THUẬN PHÁT 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát