Đề xuất hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát theo phương pháp bình quân gia quyền cả tháng

Kế toán chi phí bán hàng 1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát là Công ty kinh doanh thương mại. Vì vậy, khâu bán hàng là khâu quan trọng nhất trong cả chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty kinh doanh các mặt hàng điện tử, tin học, máy móc thiết bị nên thời gian bảo hành dài, cú sản phẩm kộo dài tới 3 năm.

Do vậy, việc theo dừi và hạch toỏn chi phớ bán hàng trong đó có chi phí bảo hành như thế nào là một công việc quan trọng, ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Loại sản phẩm thứ hai là Công ty phải có trách nhiệm bảo hành khi khách hàng sử dụng sản phẩm có trục trặc kỹ thuật. Kế toán Công ty sử dụng TK 6421 để kế toán toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong tháng.

Kế toán dựa vào các chứng từ kế toán như: bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Hóa đơn GTGT… để ghi nhận chi phí bán hàng. Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát giao cho phòng kỹ thuật kiểm tra phiếu bảo hành, tem bảo hành trên hàng hoá cũng như kiểm tra lại 3 máy in trên. Kế toán tiến hành kiểm tra toàn bộ chứng từ kèm theo bảng tổng hợp chi phí bảo hành là hợp lệ.

Kế toán thực hiện phản ánh nghiệp vụ phát sinh này vào sổ chi tiết chi phí bảo hành của hàng hoá Máy in Canon, sổ cái TK 6421 và sổ nhật ký chung. - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Thuế, phí và lệ phí. Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát sử dụng tài khoản 642 để phản ánh toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.

Kế toán dựa vào các chứng từ kế toán như: bảng phân bổ tiên lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, hóa đơn GTGT… để ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối quý, kế toán dựa vào lợi nhuận để tính thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp là bao nhiêu. Căn cứ vào đó, kế toán nộp cho cơ quan thuế, lập tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính quí I.

Khi chi tiền tạm nộp thuế, kế toán dựa vào số tiền đã tính và lập phiếu chi để cán bộ tới cơ quan thuế để tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CễNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ VĂN PHềNG THUẬN PHÁT.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát

Đối với Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát, việc hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng là phần việc quan trọng nhất bởi vì công việc này quyết định đến chất lượng toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại. - Kế toán trưởng là người đề ra biện pháp khắc phục các khuyết điểm trong công tác kế toán đã nêu ở trên, thông qua ban lãnh đạo, sau đó tập huấn cho nhân viên áp dụng đúng cho các kỳ kế toán sau. - Để đáp ứng phù hợp với yêu cầu về “Chế độ kế toán kiểm toán” của Bộ tài chính, Công ty nên sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT và các thông tư theo quyết định của Bộ Tài chính mới ban hàng và sửa đổi bổ sung.

Việc đưa ra mức phạt hoặc lãi suất đó phải có sự thỏa thuận và nhất trí của cả hai bên khi ký kết hợp đồng mua bán, và khoản thu được sẽ được kế toán hạch toán vào doanh thu của số hàng đó. Do vậy, nếu các khoản này chiếm tỷ trọng lớn sẽ gây khó khăn cho tình hình tài chính của doanh nghiệp và gây ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả kinh doanh. Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cần tuân thủ một số nguyên tắc, khi lập dự phòng phải dựa trên những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản,…nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, hoặc đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không được).

Tài khoản sử dụng: Công ty chi tiết tài khoản cấp 2, 3..và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản đó với 1 số tài khoản hay dùng. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán hạch toán các khoản mục thuộc chi phí bán hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp và sử dụng tài khoản 642. (3) Về việc phản ánh hàng tồn kho: Công ty TNHH Công nghệ và Thiết bị văn phòng Thuận Phát là Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại với mặt hàng kinh doanh là các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm….

Tuy nhiên, Công ty không phản ánh hàng mua đang đi đường nên điều này ảnh hưởng đến việc ghi chép các chứng từ nhập – xuất, và việc hạch toán thuế. (4) Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Đối với sản phẩm hàng hoá tồn đọng vào cuối kỳ kế toán Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho số lượng hàng hóa này. Để phản ánh, trích lập dự phòng và xử lý khoản tiền đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào Chuẩn mực kế toán “ Hàng tồn kho” (Chuẩn mực số 02 “ Hàng tồn kho”) của Bộ tài chính để áp dụng vào việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn.

Mất một thời gian giao thoa giữa kế toán thủ công và kế toán máy, Công ty sẽ thấy những tiện ích của kế toán máy và đưa vào sử dụng chính thức, thay thế toàn bộ sổ sách chứng từ kế toán thủ công trước đây. (6) Về cơ cấu nhân viên phòng kế toán: Kế toán phần hành thủ quỹ, kế toán nhập kho, xuất kho hiện nay do bà Khúc Thị Diên đảm nhiệm là công việc khó, nhiều đầu việc. Đề nghị Kế toán trưởng xem xét lại trình độ, năng lực của các nhân viên để kiến nghị Ban lãnh đạo sắp xếp nhân sự cho hợp lý.