- Cộng lũy kế từ đầu quý xx 146.530.000 146.530.000 Sổ này cú trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang
11 Chi phớ khỏc 32 162.916.530 12 Lợi nhuận khỏc (40 = 31 32)40 162.916
3.2. Cỏc giải phỏp hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty TNHH Cụng nghệ và Thiết bị văn phũng Thuận Phỏt
việc hoàn thiện tổ chức kế toỏn bỏn hàng là phần việc quan trọng nhất bởi vỡ cụng việc này quyết định đến chất lượng toàn bộ cụng tỏc kế toỏn trong doanh nghiệp thương mại. Vỡ vậy, Cụng ty cần đặt ra cỏc mục tiờu hoàn thiện từng bước, khắc phục cỏc khuyết điểm của mỡnh.
- Thường xuyờn đào tạo, nõng cao tay nghề của cỏn bộ cụng nhõn viờn phũng kế toỏn.
- Cập nhật thường xuyờn cỏc chớnh sỏch thuế, chớnh sỏch kế toỏn do nhà nước ban hành.
- Kế toỏn trưởng là người đề ra biện phỏp khắc phục cỏc khuyết điểm trong cụng tỏc kế toỏn đó nờu ở trờn, thụng qua ban lónh đạo, sau đú tập huấn cho nhõn viờn ỏp dụng đỳng cho cỏc kỳ kế toỏn sau.
- Nhanh chúng đưa phần mềm kế toỏn thay thế toàn bộ những cụng việc kế toỏn thủ cụng một cỏch thành thạo, bài bản.
- Để đỏp ứng phự hợp với yờu cầu về “Chế độ kế toỏn kiểm toỏn” của Bộ tài chớnh, Cụng ty nờn sử dụng cỏc chứng từ như phiếu nhập kho, xuất kho, hoỏ đơn GTGT và cỏc thụng tư theo quyết định của Bộ Tài chớnh mới ban hàng và sửa đổi bổ sung.
Từ đú, em tin rằng cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng của Cụng ty ngày càng hoàn thiện, cú độ chớnh xỏc cao.
3.2. Cỏc giải phỏp hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty TNHH Cụng nghệ và Thiết bị văn phũng Thuận Phỏt nghệ và Thiết bị văn phũng Thuận Phỏt
(1) Về việc thu hồi cỏc khoản nợ phải thu: Hiện tại, Cụng ty cú cỏc
khoản phải thu của khỏch hàng trả chậm thường quỏ hạn theo hợp đồng, chưa thanh toỏn hết. Cụng ty nờn đưa ra điều khoản phạt trả chậm trong hợp đồng hoặc khoản lói suất nhất định tớnh trờn số tiền nợ tớnh bắt đầu từ ngày hết hạn
thanh toỏn. Mức phạt theo phần trăm hợp đồng do 2 bờn thỏa thuận, cũn mức lói suất bằng lói suất ngõn hàng tại thời điểm hết hợp đồng. Việc đưa ra mức phạt hoặc lói suất đú phải cú sự thỏa thuận và nhất trớ của cả hai bờn khi ký kết hợp đồng mua bỏn, và khoản thu được sẽ được kế toỏn hạch toỏn vào doanh thu của số hàng đú.
Cỏc khoản phải thu là số vốn mà doanh nghiệp bị chiếm dụng. Do vậy, nếu cỏc khoản này chiếm tỷ trọng lớn sẽ gõy khú khăn cho tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp và gõy ảnh hưởng khụng tốt đến hiệu quả kinh doanh. Do đú, Cụng ty nờn cú một khoản dự phũng phải thu khú đũi để đảm bảo tỡnh hỡnh tài chớnh cho Cụng ty. Việc lập dự phũng phải thu khú đũi được theo dừi chi tiết cho từng khỏch hàng.
Việc lập dự phũng nợ phải thu khú đũi cần tuõn thủ một số nguyờn tắc, khi lập dự phũng phải dựa trờn những bằng chứng đỏng tin cậy về cỏc khoản nợ phải thu khú đũi (khỏch hàng bị phỏ sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản,…nờn khụng hoặc khú cú khả năng thanh toỏn, hoặc đó làm thủ tục đũi nợ nhiều lần vẫn khụng được). Căn cứ vào Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chớnh về trớch lập dự phũng nợ phải thu khú đũi.
Để trớch lập dự phũng nợ phải thu khú đũi, kế toỏn sử dụng TK139 “Dự phũng nợ phải thu khú đũi”.
- Phương phỏp hạch toỏn:
+ Cuối niờn độ kế toỏn, căn cứ cỏc khoản phải thu khú đũi, dự kiến cỏc khoản tổn thất cú thể xảy ra trong năm sau, kế toỏn sẽ tiến hành tớnh toỏn cỏc khoản phải thu khú đũi, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 Cú TK139
Nếu số dự phũng phải thu khú đũi cần trớch lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phũng phải thu khú đũi đó trớch lập ở cuối niờn độ trước chưa sử dụng hết, thỡ số chờnh lệch lớn hơn được hạch toỏn vào chi phớ:
Nợ TK642 Cú TK 139
Ngược lại, nếu số dự phũng phải thu khú đũi cần trớch lập năm nay nhỏ hơn thỡ số chờnh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phớ:
Nợ TK 139 Cú TK 642
+ Bờn cạnh đú, cỏc khoản nợ phải thu khú đũi khi xỏc định thực sự khụng đũi được, được phộp xoỏ sổ nợ. Căn cứ vào quyết định xoỏ nợ về cỏc khoản phải thu khú đũi, ghi:
Nợ TK 139 Nợ TK642 Cú TK 131 Cú TK138
Đồng thời ghi vào bờn Nợ TK 004 “Nợ khú đũi đó xử lý”
+ Đối với những khoản phải thu khú đũi đó được xử lý xoỏ nợ, nếu sau đú lại thu hồi được, kế toỏn căn cứ vào giỏ trị thực tế của khoản nợ đó thu hồi được, ghi:
Nợ TK111,112 Cú TK711
Đồng thời ghi vào bờn cú TK004.
(2) Về TK sử dụng và phương phỏp tớnh giỏ, phương phỏp kế toỏn:
Tài khoản sử dụng: Cụng ty chi tiết tài khoản cấp 2, 3...và mở thờm một số tài khoản chi tiết cho cỏc tài khoản đú với 1 số tài khoản hay dựng. Theo em, việc sử dụng tài khoản 511,131, 632, 911, 641, 642 trong quỏ trỡnh hạch toỏn
kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng kế toỏn nờn mở thờm tài khoản cấp 2, 3... để đỏp ứng yờu cầu quản lý và giỳp kế toỏn theo dừi chi tiết hơn cho từng đối tượng khỏch hàng.
- TK 511: Chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2 + TK 511.1: Doanh thu Mỏy in
+ TK 511.2: Doanh thu Mỏy chấm cụng + TK 511.3: Doanh thu Thẻ từ…
…
- TK 131: Chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 + TK 1311: Phải thu của khỏch hàng A + TK 1312: Phải thu của khỏch hàng B + TK 1313: Phải thu của khỏch hàng C - TK 632: Mở chi tiết theo từng mặt hàng
+ TK 632.1: Giỏ vốn Mỏy in
+ TK 632.2: Giỏ vốn Mỏy chấm cụng + TK 632.3: Giỏ vốn …
- TK 911: Mở chi tiết theo từng mặt hàng
+ TK 911.1: Xỏc định kết quả kinh doanh của Mỏy in
+ TK 911.2: Xỏc định kết quả kinh doanh của Mỏy chấm cụng + TK 911.3: Xỏc định kết quả kinh doanh của Thẻ từ…
- TK 641: Mở chi tiết theo từng khoản mục + TK 641.1: Chi phớ nhõn viờn bỏn hàng + TK 641.2: Chi phớ bảo hành mỏy múc + TK 641.3: …..
- TK 642: Mở chi tiết theo từng khoản mục + TK 642.1: Chi phớ nhõn viờn quản lý + TK 642.2: Chi phớ đồ dựng văn phũng
+ TK 642.3: …..
Phương phỏp kế toỏn: Trong cụng tỏc hạch toỏn cỏc khoản chi phớ bỏn hàng: kế toỏn mở thờm cỏc sổ chi tiết TK 641 để phản ỏnh riờng cỏc khoản chi phớ bỏn hàng
Đối với chi phớ quản lý doanh nghiệp: Kế toỏn hạch toỏn cỏc khoản mục thuộc chi phớ bỏn hàng vào chi phớ quản lý doanh nghiệp và sử dụng tài khoản 642. Để chớnh xỏc, kế toỏn nờn hạch toỏn riờng 2 khoản mục chi phớ này.
(3) Về việc phản ỏnh hàng tồn kho: Cụng ty TNHH Cụng nghệ và
Thiết bị văn phũng Thuận Phỏt là Cụng ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại với mặt hàng kinh doanh là cỏc thiết bị văn phũng, văn phũng phẩm…. Cỏc mặt hàng trờn cú đặc điểm là cụng nghệ luụn đổi mới và được cải tiến thường xuyờn, thờm mới trờn thị trường. Vỡ vậy, việc hàng húa bỏn ra, mua vào rất linh động, thường xuyờn. Tuy nhiờn, Cụng ty khụng phản ỏnh hàng mua đang đi đường nờn điều này ảnh hưởng đến việc ghi chộp cỏc chứng từ nhập – xuất, và việc hạch toỏn thuế.
+ Căn cứ cỏc chứng từ: Phiếu nhập, húa đơn mua hàng, kế toỏn ghi: Nợ Tk 151
Nợ TK 133 Cú TK 331
(4) Trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho: Đối với sản phẩm hàng hoỏ tồn đọng vào cuối kỳ kế toỏn Cụng ty nờn trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cho số lượng hàng húa này. Để phản ỏnh, trớch lập dự phũng và xử lý khoản tiền đó lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, kế toỏn căn cứ vào Chuẩn mực kế toỏn “ Hàng tồn kho” (Chuẩn mực số 02 “ Hàng tồn kho”) của Bộ tài chớnh để ỏp dụng vào việc trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn
kho. Để trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, kế toỏn sử dụng TK159 “dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho” để theo dừi.
- Phương phỏp trớch lập:
+ Cuối kỳ kế toỏn năm hoặc quý, căn cứ vào số lượng hàng tồn kho thực tế và khả năng giảm giỏ của từng loại sản phẩm để ước tớnh số tiền lập dự phũng:
Nợ TK632 Cú TK 159
+ Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay nhỏ hơn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toỏn ghi:
Nợ TK 159 Cú TK 632
+ Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay lớn hơn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch lớn hơn được lập thờm kế toỏn ghi:
Nợ Tk 632 Cú TK 159
(5) Về việc sử dụng phần mềm kế toỏn: Hiện nay Cụng ty đang thử nghiệm dựng phần mềm kế toỏn free, chạy khụng ổn định. Cụng ty nờn mua bản quyền phần mềm kế toỏn Fast. Phần mềm này hiện nay rất phổ biến, cú nhiều ưu điểm và dễ sử dụng. Mất một thời gian giao thoa giữa kế toỏn thủ cụng và kế toỏn mỏy, Cụng ty sẽ thấy những tiện ớch của kế toỏn mỏy và đưa vào sử dụng chớnh thức, thay thế toàn bộ sổ sỏch chứng từ kế toỏn thủ cụng trước đõy.
(6) Về cơ cấu nhõn viờn phũng kế toỏn: Kế toỏn phần hành thủ quỹ,
kế toỏn nhập kho, xuất kho hiện nay do bà Khỳc Thị Diờn đảm nhiệm là cụng việc khú, nhiều đầu việc. Trong khi đú bằng cấp, tuổi nghề của bà Khỳc Thị
Diờn thấp hơn cỏc kế toỏn viờn khỏc. Đề nghị Kế toỏn trưởng xem xột lại trỡnh độ, năng lực của cỏc nhõn viờn để kiến nghị Ban lónh đạo sắp xếp nhõn sự cho hợp lý.