Luận Văn - Quản lý nhà nước về Văn thư lưu trữ đối với Ủy ban nhân dân cấp xã

4 Hành chính, “Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước ” của Học viện Hành chính Quốc gia, “Công tác Văn thư – Lưu trữ” của Cục Lưu trữ Nhà nước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

PHẠM THỊ KIM THOA

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

ĐỐI VỚI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

(Từ thực tiễn huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh)

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CÔNG

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

PHẠM THỊ KIM THOA

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

ĐỐI VỚI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

(Từ thực tiễn huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh)

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý hành chính công

LỜI CẢM ƠN

Lời ñầu tiên tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc ñến TS.Tạ Thị Thanh Tâm, người ñã tận tình góp ý, hướng dẫn, ñịnh hướng giúp tôi hoàn thành luận văn

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành ñến quý Thầy, Cô giáo ở Học viện Hành chính Quốc gia ñã trang bị cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian theo học tại Học viện

Sau cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn ñến lãnh ñạo Huyện ủy, Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi, lãnh ñạo Phòng Nội vụ huyện Củ Chi, cùng gia ñình, bạn

bè, ñồng nghiệp những người ñã giúp ñỡ, tạo ñiều kiện, ñộng viên tinh thần cho tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Xin trân trọng cảm ơn tất cả mọi người!

Tác giả luận văn

Phạm Thị Kim Thoa

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam ñoan ñề tài “QLNN về công tác văn thư ñối với UBND cấp

xã (từ thực tiễn huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh)” là kết quả của quá trình học tập và nghiên cứu nghiêm túc của chính bản thân tôi, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS.Tạ Thị Thanh Tâm, giảng viên Học viện Hành chính

Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào của những người ñi trước

Tác giả luận văn

Phạm Thị Kim Thoa

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Số

2.1 Khảo sát về chất lượng các VB hướng dẫn thực hiện CTVT

2.2 Khảo sát việc ban hành quy chế CTVT, lưu trữ

2.3 Khảo sát về nội dung CTVT

2.4 Khảo sát việc phối hợp thực hiện quy trình giải quyết công việc của CB, CC tại

UBND các xã, thị trấn

2.5 Khảo sát việc nắm các quy ñinh về thể thức và kỹ thuật trình bày VB

2.6 Khảo sát quy trình giải quyết ñối với VB ñi

2.7 Khảo sát việc mở sổ theo dõi văn bản ñi - ñến "Mật”

2.8 Khảo sát việc lưu VB ñi

2.9 Khảo sát việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào LT hiện hành

2.10 Khảo sát việc lưu giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu của cơ quan

2.11 Khảo sát việc vệ sinh con dấu của UBND các xã, thị trấn

2.12 Khảo sát việc nắm quy ñịnh về cách ñóng dấu trên VB

2.13 Khảo sát việc ñóng dấu lên các phụ lục kèm theo VB chính thức

2.14 Khảo sát hình thức ñăng ký VB ñi - ñến tại UBND các xã, thị trấn

2.15 Khảo sát những khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ

2.16 Khảo sát mong muốn của CB, CC trong quá trình công tác

2.17 Chức danh và trình ñộ của CB, CC ñược khảo sát

2.18 Trình ñộ lý luận chính trị của CB, CC ñược khảo sát

2.19 Trình ñộ QLNN của CB, CC ñược khảo sát

2.20 Khảo sát trình ñộ tin học của CB, CC và CB không chuyên trách

2.21 Khảo sát về khả năng sử dụng máy vi tính của CB, CC

2.22 Khảo sát số lượng, chất lượng các lớp ñào tạo, bồi dưỡng liên quan ñến CTVT, soạn thảo VB 2.23 Khảo sát yêu cầu trình ñộ chuyên môn ñối với người làm CTVT

2.24 Đánh giá về việc bố trí người làm CTVT

2.25 Khảo sát công tác sơ kết, tổng kết CTVT tại UBND cấp xã

2.26 Khảo sát công tác sơ kết, tổng kết CTVT của UBND huyện Củ Chi

2.27 Khảo sát mức ñộ quan tâm của lãnh ñạo cấp xã ñối với CTVT

2.28 Khảo sát việc kiểm tra ñối với CTVT của UBND cấp xã

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1.4 Những nội dung chủ yếu của công tác văn thư 14 1.1.5 Những yếu tố ảnh hưởng ñến chất lượng công tác văn thư 24

1.2 QLNN ñối với công tác văn thư của UBND cấp xã 27

1.2.2 Nội dung và yêu cầu QLNN về công tác văn thư cấp xã 28 1.2.3 Sự cần thiết của hoạt ñộng QLNN ñối với công tác văn thư cấp xã 33 1.2.4 Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền QLNN về công tác văn thư

hiện chức năng QLNN về công tác văn thư ñối với UBND cấp xã

tại huyện Củ Chi

37

2.1.2 Về cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng QLNN về công tác

văn thư ñối với UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi 40

2.2 Thực trạng công tác QLNN về văn thư ñối với UBND cấp xã thuộc 41

2.2.4 Về công tác bố trí, sử dụng và ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công

2.2.5 Về công tác sơ kết, tổng kết công tác văn thư 65 2.2.6 Về công tác kiểm tra việc thực hiện các quy ñịnh của công tác văn

2.3 Đánh giá thực trạng QLNN về công tác văn thư ñối với UBND cấp

TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI UBND CẤP XÃ

3.1 Định hướng xây dựng phát triển công tác văn thư trong thời gian

3.1.2 Định hướng của UBND Tp HCM và huyện Củ Chi 75

3.2.1 Giải pháp về xây dựng và hoàn thiện các quy ñịnh của pháp luật về

3.2.2 Giải pháp về hướng dẫn, chỉ ñạo thực hiện các quy ñịnh hiện hành

3.2.3 Giải pháp về bố trí, sử dụng và ñào tạo, bồi dưỡng công chức làm

3.2.5 Giải pháp về công tác sơ kết, tổng kết, thi ñua, khen thưởng 87 3.2.6 Giải pháp về hoạt ñộng kiểm tra ñối với công tác văn thư 88

3.3.2 Về ñầu tư kinh phí và trang bị cơ sở vật chất 90

PHỤ LỤC

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của ñề tài

CTVT là một bộ phận hết sức quan trọng, không thể thiếu trong hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức, nhất là ñối với hoạt ñộng văn phòng

Hoạt ñộng QLNN về CTVT là một hoạt ñộng mang tính chất thường xuyên, liên tục của các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước nói chung Nhà nước ta luôn xem công tác này là một ngành trong hoạt ñộng QLNN, là một mắt xích không thể tách rời Chính vì vậy, thời gian qua Đảng và nhà nước ta ñã hết sức quan tâm chỉ ñạo, hướng dẫn ñể từng bước ñưa hoạt ñộng

VT ñi vào nề nếp hơn

Trải qua những cuộc cải cách lớn, cùng với sự thay ñổi về cơ cấu tổ chức, bộ máy thì công tác QLNN về VT cũng ngày càng ñược hoàn thiện hơn

Năm 1963, CTVT lần ñầu tiên ñược quy ñịnh một cách có hệ thống trong Điều lệ về CTVT giấy tờ và công tác LT ban hành kèm theo Nghị ñịnh

số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội ñồng Chính phủ Sau gần 40 năm, ngày 08/4/2004, Nghị ñịnh số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về CTVT (sau ñây gọi tắt là Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP) ñược ban hành ñã thay thế Nghị ñịnh

số 142/CP, ñây là một bước ngoặt quan trọng trong CTVT của nước ta

Năm 2008, có thể nói là năm ñánh dấu bước chuyển biến mới trong hoạt ñộng QLNN về CTVT Sự ra ñời của Nghị ñịnh số 13 và 14/2008/NĐ-

CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy ñịnh về tổ chức các cơ quan chuyên

2

môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh, theo ñó, toàn bộ chức năng QLNN về CTVT, LT ñược chuyển giao từ Văn phòng HĐND và UBND cấp tỉnh và cấp huyện sang cho Sở Nội vụ cấp tỉnh và Phòng Nội vụ cấp huyện quản lý

Với sự chuyển biến này, thời gian qua, ñể tăng cường hoạt ñộng QLNN

về CTVT tại Tp.HCM, UBND thành phố ñã ban hành hàng loạt các VB chỉ ñạo, hướng dẫn nghiệp vụ QLNN về CTVT, LT cho chính quyền cấp cơ sở, ñồng thời ñã tổ chức các buổi triển khai, mở các lớp ñào tạo, bồi dưỡng ngắn

và dài hạn cho ñội ngũ CB, CC, viên chức làm CTVT, LT

Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 của UBND Tp.HCM về

tăng cường công tác QLNN về VT, LT trên ñịa bàn Tp.HCM ñánh giá: “Thời

gian qua công tác quản lý và hoạt ñộng VT, LT tại các cơ quan, ñơn vị trên ñịa bàn thành phố ñạt ñược một số kết quả nhất ñịnh, từng bước ñi vào nề nếp và ổn ñịnh, bảo ñảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh ñạo, chỉ ñạo và ñiều hành của cơ quan, ñơn vị, ñịa phương; bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo ñiều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu lịch sử, pháp luật phục vụ cho yêu cầu sơ kết, tổng kết kinh nghiệm Tuy nhiên, công tác quản lý và hoạt ñộng VT, LT tại một số cơ quan, ñơn vị chưa ñược quan tâm ñúng mức; tài liệu LT còn phân tán chưa ñược thu thập ñầy ñủ; hồ sơ, tài liệu trong tình trạng tài liệu còn tồn ñọng chưa ñược chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ

hư hỏng nặng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa ñáp ứng kịp thời;

cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho CTVT, LT còn hạn chế” [96]

Trên ñịa bàn huyện Củ Chi, từ khi chuyển giao chức năng QLNN về CTVT cho Phòng Nội vụ quản lý, nhìn chung công tác này tại các cơ quan, ñơn vị trên ñịa bàn ñã có những bước chuyển biến ñáng kể, từng bước ñi vào

ñi, VB ñến tại UBND các xã, thị trấn chưa thực sự khoa học, hợp lý; trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa ñáp ứng ñủ yêu cầu công tác, v.v Để giải quyết ñược những hạn chế vừa nêu thì việc tăng cường hoạt ñộng QLNN ñối với công tác VT cấp xã là việc làm vô cùng cần thiết trong giai ñoạn hiện nay

Chính vì vậy, vấn ñề “Quản lý nhà nước về công tác văn thư ñối với

Ủy ban nhân dân cấp xã (từ thực tiễn huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh)” cần ñược quan tâm nghiên cứu Hy vọng công trình này góp phần nhỏ

bé vào việc hoàn thiện hoạt ñộng VT tại UBND cấp xã nói chung và các xã thuộc huyện Củ Chi nói riêng

2 Tình hình nghiên cứu

CTVT và QLNN về CTVT hiện nay là một trong những vấn ñề ñang ñược các cấp chính quyền quan tâm hoàn thiện Liên quan ñến vấn ñề này cũng có rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu ñã ñược công bố

Trước hết, liên quan ñến những tài liệu về nghiệp vụ CTVT có thể kể ñến các công trình như “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của tác giả Hoàng Lê

Minh, “Nghiệp vụ Thư ký văn phòng hiện ñại” của các tác giả Nghiêm Kỳ Hồng - Lê Văn In - Phạm Hưng - Trần Mạnh Thành - Bùi Hữu Duy, “Giáo

trình Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước” của Học viện

4

Hành chính, “Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong

các cơ quan nhà nước ” của Học viện Hành chính Quốc gia, “Công tác Văn

thư – Lưu trữ” của Cục Lưu trữ Nhà nước, “Soạn thảo văn bản và công tác

Văn thư – Lưu trữ (những văn bản chỉ ñạo, quy ñịnh và hướng dẫn chủ yếu)”

của Nguyễn Quốc Bảo - Nghiêm Kỳ Hồng, “Hệ thống văn bản pháp quy về

chủ trương cải cách hành chính và công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam” của

Hồ Ngọc Cẩn (2005), “Đổi mới công tác văn thư và lưu trữ ñể thực hiện mục

tiêu cải cách hành chính nhà nước” của Nguyễn Trọng Điều, “Mấy vấn ñề về

công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ ñổi mới” của Nghiêm Kỳ

Hồng, “Soạn thảo văn bản và công tác Văn thư - Lưu trữ” của Nghiêm Kỳ Hồng, “Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ñối với việc ban hành quyết ñịnh

hành chính ” của Trần Thị Thúy Hiền, “Công tác Văn thư - Lưu trữ” của Dương Văn Khảm, “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương

Đình Quyền,“Vai trò của công tác văn thư trong nền hành chính Nhà nước” của Nguyễn Thị Tâm, v.v

Đặc biệt, các công trình, tài liệu nghiên cứu về hoạt ñộng QLNN ñối với CTVT, có thể kể ñến như:

- Công trình “Hoàn thiện quản lý nhà nước ñối với công tác văn thư

trong giai ñoạn hiện nay ở nước ta” của Nguyễn Công Quyền nghiên cứu về thực trạng CTVT và QLNN ñối với CTVT trong những năm qua từ thực tiễn một số cơ quan, tổ chức trên ñịa bàn Tp.HCM, cụ thể tại UBND Tp.HCM, các sở, ban ngành thành phố và UBND một số quận (như quận Gò Vấp, quận Phú Nhuận, quận Bình Thạnh, quận Tân Bình, Quận 10, Quận 12); từ ñó ñề ra giải pháp hoàn thiện quản lý về CTVT trong giai ñoạn hiện nay [30]

- Với luận văn thạc sĩ “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở

UBND phường tại Thành phố Hồ Chí Minh” của Phạm Văn Năm, tác giả chỉ tập trung ñề cập những vấn về quản lý chuyên môn nghiệp vụ, quản lý công

5

tác ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ và quản lý kinh phí, cơ sở vật chất phục vụ CTVT, LT ở UBND các phường tại Tp.HCM; từ thực tiễn tại các phường như: Phường 5, 10, 16, 17 thuộc quận Gò Vấp; Phường 5 thuộc Quận 5; Phường 7 thuộc quận Phú Nhuận; phường Tân Chánh Hiệp và Tân Thới Hiệp thuộc Quận 12, từ ñó ñề ra giải pháp hoàn thiện QLNN về CTVT, LT ở UBND phường tại Tp.HCM [28]

- Ngoài ra, còn rất nhiều tài liệu, công trình, ñề tài ñi sâu nghiên cứu từng mảng công việc của CTVT và nhiều bài viết của những nhà khoa học, những chuyên gia có liên quan ñến công tác này, ñược ñăng trên các tạp chí

và website, v.v có thể kể ñến các công trình như Trần Hoàng (2006), Công

tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở nước ta trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện ñại hóa ; Trần Lệ Hường (2010), Hoàn thiện công tác soạn thảo văn

bản hành chính của UBND quận, huyện tại Thành phố Hồ Chí Minh; Vũ Thị

Hường (2010), Hoàn thiện quản lý nhà nước ñối với công tác lưu trữ trong hệ

thống các cơ quan sở (ngành) trực thuộc UBND Thành phố Hồ Chí Minh;

Nguyễn Văn Thâm (2011), Về trách nhiệm công vụ và thể chế hóa công tác

lập hồ sơ trong hoạt ñộng của các cơ quan công quyền; Nguyễn Văn Thâm,

Nghiêm Kỳ Hồng (2001), Những VB chỉ ñạo, hướng dẫn soạn thảo VB và

CTVT - LT ; Quốc Thắng (2009), Tổ chức văn thư, lưu trữ tại ñịa phương

những khó khăn cần giải quyết ; Quốc Thắng (2010), Những vấn ñề cần quy

ñịnh về tiêu chuẩn nghiệp vụ ñối với người làm văn thư, lưu trữ

Tuy nhiên, chưa có công trình nào ñi sâu nghiên cứu thực trạng vấn ñề QLNN về CTVT ñối với UBND cấp xã thuộc ñịa phương huyện Củ Chi,

Tp.HCM

Để hoàn thành ñề tài nghiên cứu, luận văn có tham khảo và kế thừa những thành quả của các công trình ñi trước

6

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu của ñề tài

Trên cơ sở khung lý thuyết ñược xác lập và cứ liệu khảo sát thực tế, ñề tài chỉ ra những tồn tại, yếu kém và tìm ra nguyên nhân của sự tồn tại, yếu kém trong hoạt ñộng QLNN về CTVT ñối với UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi, Tp.HCM; từ ñó ñề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt ñộng QLNN về CTVT ñối với UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi trong giai ñoạn hiện nay

3.2 Nhiệm vụ của ñề tài

Để ñạt ñược mục tiêu ñề ra, luận văn tập trung giải quyết những vấn ñề

cơ bản sau:

- Phân tích cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý hiện hành về CTVT;

- Đánh giá tình hình triển khai, tổ chức thực hiện những quy ñịnh của nhà nước về CTVT;

- Khảo sát, ñánh giá thực trạng hoạt ñộng VT tại UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi;

- Thu thập, nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt ñộng QLNN về CTVT ñối với UBND cấp xã;

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt ñộng QLNN về CTVT ñối với UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt ñộng QLNN về CTVT ñối với UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi, Tp.HCM

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: ñề tài chỉ giới hạn khảo sát tại UBND cấp xã và cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng QLNN về CTVT thuộc huyện Củ Chi,

7

Tp.HCM; không ñề cập ñến CTVT của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị

- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ñơn vị

vũ trang nhân dân

Về thời gian: luận văn khảo sát từ năm 2004, thời ñiểm từ khi có Nghị ñịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về CTVT cho ñến nay

5 Phương pháp nghiên cứu

Để nội dung nghiên cứu ñảm bảo tính logic và khoa học, luận văn sử dụng các phương pháp như: ñiều tra xã hội học; tổng hợp và phân tích dữ liệu; phương pháp so sánh, ñối chiếu; luận văn có sử dụng phần mềm SPSS (phiên bản 11.5) ñể thống kê số liệu ñiều tra xã hội học, v.v…

xã trên ñịa bàn huyện Củ Chi, Tp.HCM

Hy vọng luận văn khi bảo vệ thành công, sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho ñịa phương trong CTVT, cũng như trong hoạt ñộng QLNN về CTVT; ñồng thời làm tài liệu tham khảo cho sinh viên, học viên chuyên ngành hành chính công và những người quan tâm ñến ñề tài này

8

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở ñầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận, pháp lý về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư

Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư ñối với

Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt ñộng quản lý nhà nước về công tác văn thư ñối với Ủy ban nhân dân cấp xã

9

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Những vấn ñề cơ bản về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Trong hoạt ñộng hàng ngày của các cơ quan hành chính nhà nước công tác soạn thảo VB là công việc thường xuyên không thể thiếu của mỗi CB, CC;

là công cụ hữu hiệu giúp chuyển tải thông tin giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức và nhân dân; ñồng thời còn là công cụ ghi lại kết quả hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức nhà nước, ñược thể hiện qua hình thức như báo cáo Kết quả giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức nhà nước ñược thể hiện thông qua chất lượng VB Từ ñó, các cơ quan, tổ chức thường xuyên phải thực hiện các khâu xử lý ñối với VB như việc soạn thảo, trình ký và ban hành VB, chuyển giao, tiếp nhận, ñăng ký vào sổ, quản lý VB, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu v.v Những công việc này trở thành công tác thiết yếu trong hoạt ñộng của mọi cơ quan, tổ chức và ñã xuất hiện một thuật ngữ

rất quen thuộc ñối với tất cả CB, CC nhà nước ñược gọi là “CTVT” Trước khi Nghị ñịnh số 110/2004/NĐ-CP ra ñời, thuật ngữ “CTVT” theo Nghị ñịnh số

số tài liệu, thuật ngữ “CTVT” ñược quan niệm theo những cách khác nhau

như:

CTVT (công tác công văn, giấy tờ) là việc tổ chức, giải quyết

và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan nhà nước (còn gọi ñây là CTVT nhà nước) [20, tr.117]

CTVT là hoạt ñộng ñảm bảo thông tin bằng VB phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành VB; quản lý, giải quyết VB hình thành trong hoạt ñộng của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ñơn vị vũ trang nhân dân [4, tr.9]

CTVT hoạt ñộng ñảm bảo thông tin phục vụ công tác lãnh ñạo, quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng ban hành

VB và tổ chức quản lý, giải quyết VB hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức [15, tr.342]

Khoản 2, Điều 1 Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP ñã giải thích rõ:“CTVT

quy ñịnh tại Nghị ñịnh này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành VB; quản lý VB và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các

cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong CTVT”

Như vậy, theo các quan niệm nêu trên, có thể hiểu CTVT là hoạt ñộng nhằm ñảm bảo thông tin bằng VB phục vụ cho việc lãnh ñạo, chỉ ñạo, quản

lý, ñiều hành công việc của cơ quan, tổ chức; luôn gắn liền với công tác VB,

11

bao gồm tất cả các công việc có liên quan ñến VB, bắt ñầu từ hoạt ñộng soạn thảo, ban hành VB ñi hoặc từ khi tiếp nhận VB ñến cho ñến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LT hiện hành, kể cả công tác quản lý và sử dụng con dấu; là hoạt ñộng mang tính thường xuyên, liên tục và xuyên suốt không thể thiếu trong quá trình hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

CTVT giữ một vị trí vô cùng quan trọng, là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt ñộng của mọi cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức nhà nước từ Trung ương ñến ñịa phương, muốn thực hiện ñược chức năng, nhiệm

vụ của mình ñều phải dùng ñến VB ñể chỉ ñạo, ñiều hành công việc, cũng như trao ñổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt ñộng hàng ngày Chính vì vậy, các cơ quan, tổ chức nhà nước phải

có bộ phận làm CTVT, ñể ñảm bảo việc tổ chức, sắp xếp, quản lý VB ñược khoa học hơn; phục vụ việc tra cứu, khai thác, sử dụng VB ñược thuận tiện và nhanh chóng; góp phần nâng cao hiệu quả hoạt ñộng, quản lý

Đặc biệt ñối với văn phòng, nơi trực tiếp giúp lãnh ñạo các cơ quan, tổ chức ñiều hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh ñạo, CTVT lại càng quan trọng, nó giữ vị trí then chốt trong toàn bộ công tác văn phòng

CTVT là cầu nối giúp các bộ phận trong cơ quan liên kết lại với nhau, ñồng thời giúp nối liền các bộ phận với lãnh ñạo; là sợi dây liên lạc của cơ quan với các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp

Với vị trí quan trọng ñó, CTVT nếu thực hiện tốt sẽ có các ý nghĩa sau:

(i) Đảm bảo cung cấp thông tin ñầy ñủ, chính xác và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức

Trong hoạt ñộng quản lý, VB - sản phẩm của CTVT là phương tiện thiết yếu chứa ñựng, truyền ñạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt ñộng ñều phải dựa vào các nguồn thông tin

12

có liên quan ñể giải quyết công việc hàng ngày Vì vậy, thông tin càng ñầy

ñủ, chính xác và kịp thời thì hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức càng ñạt hiệu quả cao

(ii) Giúp lãnh ñạo các cơ quan, tổ chức tránh các công việc sự vụ không cần thiết; chỉ ñạo công việc kịp thời, có hiệu quả; hạn chế tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

Lãnh ñạo cơ quan, ñơn vị hàng ngày phải giải quyết, ñiều hành rất nhiều công việc, trong ñó có công việc mang tính thường xuyên, công việc theo ñịnh kỳ hay ñột xuất Đặc ñiểm của VB QLNN là các quy ñịnh pháp lý thường mang tính rời rạc, thường xuyên thay ñổi, do vậy sẽ có nhiều VB cùng ñiều chỉnh một vấn ñề, sự việc Nếu CTVT ñược thực hiện tốt, việc lập hồ sơ hiện hành và LT hồ sơ một cách khoa học sẽ hỗ trợ cho lãnh ñạo rất nhiều trong tìm kiếm thông tin liên quan ñến vấn ñề cần giải quyết, giúp cho công tác chỉ ñạo, ñiều hành ñược chính xác, hiệu quả

(iii) Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và nhà nước

Những chủ trương, ñường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước, kể cả những chủ trương tuyệt mật, tất cả ñều ñược cụ thể hóa bằng

VB

VB, tài liệu mật có vai trò rất quan trọng, ñôi khi quyết ñịnh cả vận mệnh chính trị của quốc gia Vì thế, vai trò của CTVT, cũng như người làm CTVT là vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức Cần phải có hệ thống VB quy ñịnh về CTVT thực sự chặt chẽ, hoàn chỉnh, có hệ thống; việc lựa chọn người làm CTVT cũng phải ñược thủ trưởng ñơn vị chú trọng và ñề

ra các tiêu chuẩn nhất ñịnh trong việc tuyển chọn

(iv) Bảo ñảm giữ lại ñầy ñủ chứng cứ về mọi hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức

13

Nội dung VB, tài liệu LT phản ánh toàn bộ hoạt ñộng và những quy ñịnh của cơ quan, tổ chức một cách chính xác, chân thực Khi cần thiết, những VB, tài liệu này sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt ñộng cũng như sự tồn tại của cơ quan, tổ chức

(v) Hỗ trợ hiệu quả cho công tác lưu trữ

Tài liệu hình thành trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức là nguồn

bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho LT hiện hành Vì vậy, CTVT có nề nếp sẽ tạo thuận lợi cho công tác LT tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác ñịnh giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày cũng như nâng cao chất lượng tài liệu

LT và bổ sung ñược nhiều tài liệu LT vào phông LT quốc gia

1.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư

CTVT là hoạt ñộng ñảm bảo thông tin bằng VB phục vụ công tác quản

lý, nên trong quá trình thực hiện, các cơ quan, tổ chức phải ñảm bảo những yêu cầu sau:

(i) Phải ñảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời

Hiệu quả hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác xây dựng ban hành VB và tổ chức quản lý, giải quyết VB Nhà nước mà nhân dân ta ñang xây dựng là nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, vấn ñề tăng cường pháp chế, hoàn thiện pháp luật và các VB pháp lý là vấn ñề ñang ñược Đảng và nhà nước ta ñặc biệt quan tâm trong giai ñoạn hiện nay Chính vì vậy, VB ñược xây dựng nhanh chóng, kịp thời sẽ ñảm bảo thông tin chính xác, ñầy ñủ, không lạc hậu so với quy ñịnh của cấp trên và tình hình thực tế

(ii) Phải chính xác về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và các khâu nghiệp vụ văn thư

14

Về nội dung, VB phải ñáp ứng yêu cầu giải quyết công việc, ñảm bảo tính pháp lý và không trái với các quy ñịnh của Nhà nước cũng như của cấp trên; ñảm bảo kịp thời, rõ ràng, trung thực, ñầy ñủ về các nội dung thông tin Nội dung VB phải phù hợp với thể loại, ñúng thẩm quyền ban hành và ñúng thể thức quy ñịnh

Về nghiệp vụ VT, ñảm bảo thực hiện ñúng quy trình CTVT và các khâu nghiệp vụ, kỹ thuật CTVT như ñánh máy VB, ñăng ký, chuyển giao và quản lý VB, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào LT hiện hành, phân loại, tiêu hủy

hồ sơ, v.v

(iii) Phải ñảm bảo tính bí mật

Phần lớn bí mật nhà nước và bí mật của các cơ quan, tổ chức ñều ñược chuyển tải thông qua công cụ VB Các VB này phải ñược bảo quản theo chế

ñộ mật, chỉ những người có chức trách, nhiệm vụ mới có quyền khai thác, sử dụng Vì vậy, yêu cầu người làm CTVT phải thật trung thực và ñáng tin cậy

(iv) Phải ñảm bảo tính hiện ñại

CTVT nếu thực hiện tốt sẽ ñảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt ñộng quản lý của các cơ quan, ñơn vị Hiện nay, ñất nước ta ñang trong giai ñoạn hội nhập quốc tế, cùng với công cuộc cải cách hành chính, những thành tựu khoa học và công nghệ tin học ñang tác ñộng mạnh

mẽ ñến quy trình QLNN Theo ñó, việc hiện ñại hóa các trang thiết bị, phương tiện phục vụ CTVT là ñiều kiện tiên quyết nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức

1.1.4 Những nội dung chủ yếu của công tác văn thư

Một trong những nội dung và yêu cầu QLNN về CTVT (sẽ ñề cập ở mục 1.2.2 của luận văn) là quản lý thống nhất về nghiệp vụ CTVT, do ñó

có liên quan ñến công văn, giấy tờ ñều thực hiện nghiệp vụ của CTVT Nội dung nghiệp vụ CTVT ñược quy ñịnh tại khoản 2, Điều 1 Nghị ñịnh

110/2004/NĐ-CP bao gồm: soạn thảo và ban hành VB; quản lý VB ñi, ñến;

lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào LT hiện hành của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong CTVT

1.1.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo VB là việc xác ñịnh hình thức, nội dung và ñộ mật,

ñộ khẩn của VB cần dự thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan ñến VB; tiến hành thảo VB; tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân ñối với bản dự thảo (khi cần thiết); trình duyệt bản thảo kèm theo những tài liệu có liên quan [15, tr.345]

Như ñã xác ñịnh ở phần 1.1.1, công tác soạn thảo, ban hành VB và CTVT luôn gắn liền với nhau; có thể nói chúng là hoạt ñộng chủ yếu của CTVT, tồn tại cùng nhau và không tách rời, nếu không có VB sẽ không có CTVT, ngược lại nếu không có CTVT thì công cụ VB không thể phát huy hết hiệu quả của nó Trong quy trình các khâu nghiệp vụ CTVT thì VB ñến chính

là ñầu vào và VB ñi chính là sản phẩm ñầu ra của CTVT

Để công tác ban hành VB ñạt ñược hiệu quả và có tính thống nhất cao, nhà nước ta ñã ñưa ra những quy ñịnh chung ñối với công tác soạn thảo và ban hành VB, ñược cụ thể hóa tại Chương II Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP và

16

các khoản 2, 3, 4, 5, 6 Điều 1 Nghị ñịnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa ñổi, bổ sung một số ñiều của Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP (sau ñây gọi tắt là Nghị ñịnh 09/2010/NĐ-CP)

Đối với VB QPPL, thực hiện theo quy ñịnh của pháp luật về ban hành

VB QPPL Hiện nay, việc soạn thảo VB QPPL của UBND các cấp ñược thực hiện theo quy ñịnh tại các VB: Luật ban hành VB QPPL của HĐND, UBND năm 2004; Nghị ñịnh số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy ñịnh chi tiết thi hành một số ñiều của Luật ban hành VB QPPL của HĐND, UBND

Tại Tp.HCM, ñể cụ thể hóa những quy ñịnh của các VB nêu trên, ngày 05/02/2007, UBND thành phố ñã ban hành Quyết ñịnh số 17/2007/QĐ-UBND ban hành Quy ñịnh về trình tự, thủ tục ban hành VB QPPL của UBND các cấp tại Tp.HCM và gần ñây nhất, ñể từng bước hoàn thiện, nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành VB QPPL của UBND các cấp tại thành phố, ñảm bảo phù hợp những quy ñịnh pháp luật hiện hành, UBND thành phố ñã ban hành Quyết ñịnh số 67/2011/QĐ-UBND ngày 24/10/2011 thay thế Quyết ñịnh số 17/2007/QĐ-UBND nêu trên

Đối với việc soạn thảo các VB khác ñược quy ñịnh như sau:

- Căn cứ tính chất, nội dung của VB cần soạn thảo, người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức giao cho ñơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc như: xác ñịnh hình thức, nội dung và ñộ mật, ñộ khẩn của VB cần soạn thảo; thu thập,

xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo VB; trong trường hợp cần thiết, ñề xuất với người ñứng ñầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc ñơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến ñể hoàn chỉnh bản thảo; trình duyệt bản thảo VB kèm theo tài liệu có liên quan

Những vấn ñề cần quan tâm trong công tác soạn thảo và ban hành VB:

17

(i) Về hình thức

Các hình thức VB hình thành trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức ñược quy ñịnh tại Điều 4 Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP và khoản 2 Điều 1 Nghị ñịnh 09/2010/NĐ-CP gồm có 04 loại: VB QPPL, VB hành chính, VB chuyên ngành và VB của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Hình thức VB là loại hình, cách thức thể hiện bên ngoài của VB, dùng

ñể phân biệt chúng một cách hợp lý, giúp cho người soạn thảo VB có thể xác ñịnh ñược chính xác mục tiêu biên soạn, trình bày ñúng ñặc ñiểm thể loại và nội dung VB, ñồng thời giúp ñối tượng nhận VB nhanh chóng hiểu ñúng nội dung tính chất VB ñể thực hiện Hình thức VB thể hiện giá trị pháp lý của

VB, những VB QPPL luôn chứa ñựng những quy tắc xử sự chung mang tính bắt buộc thực hiện, ñược ñảm bảo bằng các biện pháp cưỡng chế, trong khi

VB hành chính thông thường không có những ñặc ñiểm này Thực tế cho thấy, nếu người soạn thảo VB không phân biệt ñược ñâu là VB QPPL, ñâu là

VB hành chính sẽ gây ra nhiều khó khăn cho việc chỉ ñạo thực hiện các quyết ñịnh QLNN

(ii) Về thể thức và kỹ thuật trình bày

Thể thức VB là tập hợp các thành phần cấu thành VB, bao gồm những thành phần chung áp dụng ñối với các loại VB và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc ñối với một số loại VB nhất ñịnh theo quy ñịnh tại khoản 3 Điều 1 Nghị ñịnh 09/2010/NĐ-CP; hướng dẫn tại Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội

vụ và Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày VB (sau ñây gọi tắt là Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP) và Chương II Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày VB hành chính (sau ñây gọi tắt là Thông tư BNV)

01/2011/TT-18

“Kỹ thuật trình bày VB bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, ñịnh lề trang

VB, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, ñược áp dụng ñối với VB soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; VB ñược soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện

kỹ thuật khác hoặc VB ñược làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng ñối với

VB ñược in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác” [56, tr.1]

Hiện nay, kỹ thuật trình bày VB QPPL thực hiện theo hướng dẫn tại Mục III Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và kỹ thuật trình bày VB hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Chương II Thông tư 01/2011/TT-BNV

Việc quy ñịnh về thể thức và kỹ thuật trình bày VB có ý nghĩa giúp cho việc soạn thảo và ban hành VB của các cơ quan, tổ chức ñược thống nhất; giúp cho việc quản lý và tra tìm VB ñược nhanh chóng; ñồng thời nâng cao trách nhiệm và uy tín của cơ quan, tổ chức ban hành VB

(iii) Về nội dung văn bản

Là thành phần chủ yếu và thể hiện chất lượng của VB, nội dung của VB quản lý cần phải ñáp ứng những yêu cầu sau:

Thứ nhất, nội dung VB phải ngắn gọn, rõ ràng, mang tính thiết thực, ñáp ứng ñược nhu cầu thực tế ñặt ra; phản ánh ñúng ñường lối, chủ trương, nghị quyết của Đảng, nghị quyết của HĐND; phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với quy ñịnh của cấp trên, không mâu thuẫn với các VB khác khi giải quyết công việc của cơ quan; phản ánh ñược yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân

Thứ hai, nội dung VB phải ñảm bảo phù hợp với hình thức, tên gọi của

VB ñược sử dụng

Thứ ba, nội dung VB phải ñảm bảo thông tin thu thập ñầy ñủ, chính xác, bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn

(iv) Về quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo VB là trình tự các bước công việc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cần thiết phải thực hiện trong công tác xây dựng và ban hành VB theo ñúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt ñộng của mình Việc bố trí, sắp xếp hợp lý các bước trong quy trình soạn thảo VB

sẽ giúp cho quá trình soạn thảo VB ñược thuận lợi, dễ dàng hơn Có rất nhiều loại VB khác nhau, mỗi loại VB ñều ñòi hỏi một quy trình thích ứng tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của nó

Hiện nay, quy trình soạn thảo VB QPPL của UBND cấp xã ñược quy ñịnh tại Điều 45, 46 Luật Ban hành VB QPPL của HĐND, UBND năm 2004

và ñược cụ thể hóa tại Quyết ñịnh số 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn Riêng quy trình soạn thảo VB hành chính chưa có VB QPPL nào quy ñịnh một cách cụ thể, chi tiết Đa số các VB hành chính ñược ban hành theo quy trình do các cơ quan, ñơn vị tự xây dựng dựa trên hoạt ñộng thực tiễn Thực tế cũng cho thấy quy trình soạn thảo VB hành chính ñơn giản hơn rất nhiều so với quy trình soạn thảo và ban hành VB QPPL

Quy trình soạn thảo các VB hành chính thông thường gồm các bước: xác ñịnh chủ trương ban hành VB; thu thập và xử lý thông tin tư liệu cho soạn thảo VB; viết bản thảo trên cơ sở những thông tin ñã chọn lọc; lấy ý kiến ñóng góp cho bản thảo VB; thông qua lãnh ñạo, ký duyệt VB; nhân bản, phát hành và lập hồ sơ VB

20

(v) Về thẩm quyền ban hành, sửa ñổi văn bản

Thẩm quyền ban hành VB phụ thuộc vào các yếu tố: nội dung, tính chất vấn ñề quy ñịnh; chức trách, quyền hạn ñược giao hoặc ñược ủy quyền và phạm vi lãnh thổ hành chính quản lý Hiện nay, thẩm quyền ký VB ñược thực hiện theo quy ñịnh tại Điều 10 Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP và khoản 6 Điều 1 Nghị ñịnh 09/2010/NĐ-CP

Đối với việc sửa ñổi VB, những VB ñã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải ñược sửa ñổi, thay thế bằng VB có hình thức tương ñương của

cơ quan, tổ chức ban hành VB Đối với VB ñã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải ñược ñính chính bằng VB hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành VB [69]

1.1.4.2 Quản lý văn bản ñi, ñến

(i) Quản lý văn bản ñến

“VB ñến là tất cả các loại VB, bao gồm VB QPPL, VB hành chính và

VB chuyên ngành (kể cả bản Fax, VB ñược chuyển qua mạng, VB mật) và ñơn, thư gửi ñến cơ quan, tổ chức” [57]

Để giải quyết và quản lý VB ñến ñược tốt, phải ñảm bảo thực hiện trên

cơ sở các nguyên tắc: “Tất cả VB ñến cơ quan ñều phải qua VT làm thủ tục

vào sổ ñăng ký ñể quản lý thống nhất; khi nhận VB ñến phải ký nhận vào sổ chuyển giao VB; VB ñến phải qua Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét trước khi phân phối cho ñơn vị hoặc

cá nhân giải quyết; VB ñến cơ quan phải ñược xử lý nhanh chóng, chính xác

và ñảm bảo bí mật nếu những thông tin chứa ñựng trong ñó thuộc phạm vi bí mật nhà nước” [18, tr.221]

Theo quy ñịnh tại Điều 12 Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP, tất cả VB ñến

phải ñược quản lý theo trình tự gồm các bước: tiếp nhận, ñăng ký VB ñến;

cơ quan (sau ñây gọi tắt là Thông tư 07/2012/TT-BNV)

(ii) Quản lý văn bản ñi

“VB ñi là tất cả các loại VB, bao gồm VB QPPL, VB hành chính và VB chuyên ngành (kể cả bản sao VB, VB nội bộ và VB mật) do cơ quan, tổ chức phát hành ” [57]

Theo Điều 17 Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP, tất cả VB ñi do cơ quan, tổ chức phát hành phải qua VT ñể ñăng ký, ñóng dấu và làm thủ tục gửi ñi với trình tự gồm các bước: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi

số, ký hiệu và ngày tháng của VB; ñăng ký VB ñi; nhân bản, ñóng dấu cơ quan và dấu mức ñộ khẩn/mật (nếu có); làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát VB ñi; lưu VB ñi

Việc quản lý VB ñi cần phải thống nhất thực hiện theo quy ñịnh tại

Chương III Thông tư số 07/2012/TT-BNV

1.1.4.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

Khoản 8, Điều 2 Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP giải thích: “Lập hồ sơ là

việc tập hợp và sắp xếp VB, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất ñịnh”

Công tác lập hồ sơ hiện hành là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong CTVT cơ quan, nó ñảm bảo cho việc quản lý thông tin tư liệu một cách khoa học, có hệ thống, thuận tiện cho việc nghiên cứu, ñề xuất ý kiến và giải quyết

22

công việc khi cần tài liệu có thể tìm thấy một cách nhanh nhất Đối với mỗi

CB, CC, việc lập hồ sơ giúp giải quyết công việc ñược nhanh chóng hơn; ñối với cơ quan, ñơn vị nó ñảm bảo quản lý thông tin tư liệu một cách khoa học, chặt chẽ, có hệ thống, có kế hoạch lập và giữ hồ sơ cần thiết, tránh lập trùng hoặc không ai lập ñối với những hồ sơ cần ñược bảo quản và lưu giữ; ñối với nhà nước, công tác này giúp bảo mật thông tin, bảo quản an toàn thông tin tư liệu, tạo ñiều kiện cho việc sử dụng tốt những thông tin ñó

Để công tác lập hồ sơ hiện hành ñảm bảo tính khoa học, việc lập hồ sơ cần ñáp ứng các yêu cầu: hồ sơ ñược lập phải phản ánh ñúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, ñơn vị; các tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh ñúng trình tự diễn biến của sự việc; quan trọng nhất là tài liệu trong hồ sơ phải ñảm bảo có giá trị, là bằng chứng xác thực phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả

Hiện nay, nội dung công tác lập hồ sơ hiện hành thực hiện theo hướng dẫn tại Chương IV Thông tư 07/2012/TT-BNV, gồm các bước: lập bản danh

mục hồ sơ; mở hồ sơ; thu thập, cập nhật VB, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ

sơ

Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào LT hiện hành là nhiệm vụ quan trọng mà mọi CB, CC trong quá trình giải quyết công việc ñều phải thực hiện Bởi chỉ có người trực tiếp giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh ñầy ñủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết hồ sơ, ñồng thời sắp xếp hồ sơ theo trật tự hợp lý, ñảm bảo ñầy ñủ thành phần VB, tài liệu cần thiết

1.1.4.4 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền là hai bộ phận cấu thành thể thức của VB, nó thể hiện vị trí và giá trị pháp lý của các VB, tài liệu phát sinh trong quá trình QLNN của các cơ quan, tổ chức Do vậy, việc tổ chức

23

quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nội dung quan trọng trong CTVT của cơ quan, tổ chức Việc quản lý và sử dụng con dấu ñược thực hiện theo quy ñịnh của pháp luật hiện hành gồm các quy ñịnh của Chính phủ và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về CTVT

Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước có nhiều loại con dấu khác nhau, mỗi loại có giá trị sử dụng nhất ñịnh Tuy nhiên, có thể chia con dấu thành hai loại sau:

- Loại thứ nhất, loại dấu thể hiện vị trí pháp lý và giá trị pháp lý của

VB, tài liệu trong quan hệ giao dịch với bên ngoài Việc quản lý và sử dụng loại con dấu này hiện nay thực hiện theo quy ñịnh của Chính phủ tại Nghị ñịnh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị ñịnh số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa ñổi, bổ sung một số ñiều của Nghị ñịnh số 58/2001/NĐ-CP; Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP; Thông tư 01/2011/TT-BNV và các quy ñịnh pháp luật hiện hành

Loại dấu này ñược phân thành con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy ñược sử dụng dưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi Những cơ quan, tổ chức ñược sử dụng con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình quốc huy ñược quy ñịnh tại Điều 3 và Điều 4 Nghị ñịnh số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ

- Loại thứ hai, loại dấu dùng trong việc quản lý VB, tài liệu hay công

việc nội bộ của cơ quan, tổ chức, gồm có các loại dấu như: dấu “Đến”; dấu chỉ mức ñộ khẩn, mật; dấu tài liệu thu hồi; dấu tên cơ quan; dấu thẩm quyền, chức vụ và dấu tên của người có thẩm quyền ký VB; dấu dùng trong sao y bản chính, trích sao và sao lục; v.v Loại dấu này nhằm hỗ trợ các nghiệp vụ trong quản lý và sử dụng VB

Dấu “Đến” dùng ñể quản lý tập trung, thống nhất những VB ñến và theo dõi quá trình giải quyết VB ñến của cơ quan, tổ chức Hiện nay vấn ñề

24

quản lý và sử dụng dấu “Đến” ñược thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Thông tư 07/2012/TT-BNV

Việc quản lý và sử dụng dấu chỉ mức ñộ “Mật” (mật, tối mật, tuyệt mật)

và dấu thu hồi ñối với VB có nội dung bí mật nhà nước hiện nay ñược quy ñịnh tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000; Nghị ñịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy ñịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A1) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị ñịnh số 33/2002/NĐ-CP; Điều 15 Thông tư 01/2011/TT-BNV và các quy ñịnh pháp luật hiện hành

Dấu chỉ mức ñộ “khẩn” (hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ, thượng khẩn và khẩn) ñược sử dụng ñối với những VB có chứa ñựng những thông tin quan trọng cần phải ñược xử lý ngay, nhằm kịp thời giải quyết công việc Hiện nay việc quản lý và sử dụng dấu chỉ mức ñộ “khẩn” ñược thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư 01/2011/TT-BNV

Các loại dấu còn lại như: dấu tên cơ quan; dấu thẩm quyền, chức vụ và dấu tên của người có thẩm quyền ký VB; dấu dùng trong sao y bản chính, trích sao và sao lục; v.v thường ñược dùng ñể ñóng lên những VB, tài liệu có mẫu in sẵn hoặc ñóng lên những loại VB, giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ ñược cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính

1.1.5 Những yếu tố ảnh hưởng ñến chất lượng công tác văn thư

(i) Nhận thức và quan ñiểm của cán bộ, công chức ñối với công tác văn thư

Nhận thức của CB lãnh ñạo về CTVT giữ một vai trò hết sức quan trọng, chỉ có nhận thức ñúng thì mới có quan ñiểm chỉ ñạo, ñiều hành ñúng hướng, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác Tuy nhiên, ñể những ý kiến chỉ ñạo, ñiều hành của lãnh ñạo cơ quan ñược chấp hành một cách nghiêm

25

túc, có hiệu quả, ñòi hỏi tất cả CB, CC trong cơ quan phải nhận thức ñược vị trí, vai trò, ý nghĩa của CTVT cơ quan, ñồng thời phải nắm ñược ñầy ñủ những quy ñịnh của pháp luật về các khâu nghiệp vụ trong CTVT ñể phối hợp ñồng bộ trong thực hiện quy trình giải quyết công việc

(ii) Chất lượng của ñội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư

Hiệu quả CTVT ñược thể hiện thông qua chất lượng của ñội ngũ CB,

CC làm CTVT Khi nói ñến hiệu quả CTVT, chúng ta không thể không quan tâm ñến chất lượng làm việc của CB, CC Hiệu quả công việc phản ảnh chất lượng làm việc của người ñược giao công việc ñó Chất lượng công việc ñược hình thành trên cơ sở tri thức, cách làm việc cộng với kinh nghiệm và thói quen làm việc hàng ngày của CB, CC Vì vậy, người làm CTVT phải ñảm bảo trình ñộ chuyên môn, lý luận về nghiệp vụ và kỹ năng thực hành; phẩm chất chính trị, ñạo ñức nghề nghiệp và tinh thần trách nhiệm trong công tác

CTVT là công việc ñòi hỏi có tính bảo mật thông tin cao, bởi hầu hết các thông tin hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các cơ quan nhà nước ñều ñược ghi lại bằng VB và ñược tổ chức quản lý thống nhất tại bộ phận VT

cơ quan, kể cả tài liệu mật Do ñó, vai trò của người làm CTVT là rất quan trọng Với vai trò ñó, ngoài việc ñáp ứng trình ñộ quy ñịnh, người làm CTVT còn phải có các ñức tính như: tính bí mật; tỉ mỉ; thận trọng; ngăn nắp, gọn gàng; trung thực; nguyên tắc và tế nhị

(iii) Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ CTVT là phương tiện làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước, là yếu tố quan trọng giúp cho người lãnh ñạo, quản lý hoàn thành tốt công tác quản lý và giúp CB, CC nâng cao năng suất lao ñộng của mình

CTVT sẽ không thể thực hiện ñược nếu không ñược trang bị ñầy ñủ cơ

sở vật chất và các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết theo ñúng tiêu chuẩn của

và chính xác

(iv) Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Ngày nay, những thành tựu khoa học và công nghệ tin học ñã tác ñộng mạnh mẽ ñến quy trình quản lý của nhà nước Ứng dụng công nghệ thông tin vào CTVT là một yêu cầu tất yếu ñể ñảm bảo thông tin ñầy ñủ, chính xác, kịp thời, công khai, minh bạch, từ ñó góp phần vào việc nâng cao hiệu quả của hoạt ñộng quản lý Việc ứng dụng công nghệ thông tin ñảm bảo lực lượng

CB, CC phải có nền tảng tri thức nhất ñịnh ñể tiếp thu những công nghệ mới, ñồng thời phải không ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình ñộ chuyên môn, nghiệp vụ nếu không sẽ bị tụt hậu và ñào thải khỏi bộ máy

Ứng dụng khoa học công nghệ vào CTVT như phần mềm quản lý VB

ñi - ñến và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm ñược thời gian, công sức và hạn chế khối lượng VB giấy ngày càng gia tăng

Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những tiêu chí ñánh giá chất lượng CTVT, là một trong những công cụ giúp nâng cao chất lượng CTVT Công nghệ thông tin càng hiện ñại thì chất lượng CTVT càng ñược nâng cao

27

1.2 QLNN ñối với công tác văn thư của UBND cấp xã

1.2.1 Khái niệm QLNN về công tác văn thư

QLNN là hoạt ñộng quản lý công việc của nhà nước trên các lĩnh vực lập pháp, hành pháp và tư pháp nhằm thực hiện chức năng ñối nội và ñối ngoại của nhà nước Nó xuất hiện cùng với sự ra ñời của nhà nước và phụ thuộc vào chế ñộ chính trị, trình ñộ phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia

Nói cách khác, “QLNN là một dạng quản lý xã hội ñặc biệt, mang tính

quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước ñể ñiều chỉnh hành vi hoạt ñộng của con người trên tất cả các lĩnh vực của ñời sống xã hội do các

cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con người, duy trì sự ổn ñịnh và phát triển của xã hội” [18, tr.6-7]

Như vậy, có thể thấy rằng tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước (bao gồm cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp) ñều thực hiện chức năng QLNN Trong ñó, pháp luật là phương tiện chủ yếu ñể các cơ quan, tổ chức hoặc các cá nhân thay mặt nhà nước tiến hành các hoạt ñộng QLNN QLNN trong lĩnh vực hành pháp là một hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước

Theo giáo trình Luật Hành chính Việt Nam [44, tr.12], quản lý hành chính nhà nước là một hình thức hoạt ñộng của nhà nước ñược thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nước, có nội dung là ñảm bảo sự chấp hành luật, pháp lệnh, nghị quyết của các cơ quan quyền lực nhà nước, nhằm tổ chức và chỉ ñạo một cách trực tiếp và thường xuyên công cuộc xây dựng kinh tế, văn hóa - xã hội và hành chính - chính trị Nói cách khác, quản lý hành chính nhà nước là hoạt ñộng chấp hành - ñiều hành của nhà nước

Theo cách hiểu về QLNN như trên thì QLNN về CTVT là một hoạt

ñộng quản lý hành chính nhà nước, ñược thực hiện bởi bộ máy tổ chức quản

28

lý từ Trung ương ñến cơ sở thông qua các VB QPPL và chế ñộ nghiệp vụ về CTVT, nhằm tổ chức và chỉ ñạo một cách thống nhất các quy ñịnh của nhà nước về CTVT, ñảm bảo CTVT ñược tổ chức một cách khoa học, hiệu quả phục vụ tốt nhất cho các mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội

1.2.2 Nội dung và yêu cầu QLNN về công tác văn thư cấp xã

Theo Điều 27 Nghị ñịnh 110, QLNN về CTVT gồm các nội dung sau:

“- Xây dựng, ban hành và chỉ ñạo, hướng dẫn thực hiện các VB QPPL

(i) Chỉ ñạo, hướng dẫn việc thực hiện các chế ñộ, quy ñịnh về văn thư cấp xã

Đây là nội dung ñầu tiên và có vai trò quan trọng ñối với hoạt ñộng QLNN về CTVT của UBND cấp huyện Việc tuân thủ nghiêm chỉnh các quy

- Căn cứ các quy ñịnh của pháp luật, ban hành các văn bản hướng dẫn

và quy ñịnh chế ñộ kiểm tra ñối với việc chấp hành các chế ñộ, quy ñịnh pháp luật về VT, LT;

- Tổ chức và chỉ ñạo việc ứng dụng khoa học và công nghệ vào CTVT

và hoạt ñộng LT; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về CTVT, LT; thực hiện chế ñộ thông tin, báo cáo; công tác bố trí, ñào tạo, bồi dưỡng CB, CC VT; công tác thi ñua, khen thưởng ñối với hoạt ñộng VT

Thời gian qua, công tác hướng dẫn việc thực hiện các chế ñộ, quy ñịnh của pháp luật về VT ñối với UBND cấp xã ở nước ta còn kém hiệu quả, chưa

ñi vào chiều sâu, còn nặng về hình thức, chưa chú trọng ñến nội dung truyền tải Để hoạt ñộng QLNN về CTVT cấp xã ñạt kết quả tốt hơn thì công tác chỉ ñạo, hướng dẫn việc thực hiện các chế ñộ, quy ñịnh về VT cấp xã phải ñảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và thường xuyên, liên tục với nhiều hình thức phong phú, ña dạng

(ii) Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư cấp xã

Như chúng ta ñã biết, quản lý về nghiệp vụ CTVT là hoạt ñộng quản lý ñối với các khâu nghiệp vụ của CTVT, bao gồm: soạn thảo và ban hành VB;

quản lý VB ñi, ñến; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện

hành của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong CTVT Tất cả

30

các hoạt ñộng quản lý, chỉ ñạo, ñiều hành công việc hành chính hàng ngày trên mọi lĩnh vực của Nhà nước ñều gắn liền với VB, ñiều ñó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng VB Vì vậy, quản lý về nghiệp vụ CTVT cấp xã

là hoạt ñộng giúp nâng cao chất lượng hoạt ñộng QLNN của UBND cấp xã

Để việc chấp hành các quy ñịnh pháp luật về các khâu nghiệp vụ CTVT cấp xã ñược nghiêm túc thì hoạt ñộng QLNN ñối với nghiệp vụ CTVT cấp xã cần ñảm bảo các yêu cầu sau:

- UBND cấp huyện phải có quy ñịnh, hướng dẫn thống nhất về việc thực hiện các khâu nghiệp vụ CTVT; có quy ñịnh chế ñộ sơ kết, tổng kết, kiểm tra, xử lý và chế ñộ thi ñua, khen thưởng cụ thể ñể các xã cùng thực hiện thống nhất, ñồng bộ

- UBND cấp xã phải xây dựng ñược quy chế CTVT, LT của cơ quan, trong ñó quy ñịnh quy trình giải quyết các khâu nghiệp vụ của CTVT; trách nhiệm của từng bộ phận chuyên môn trong thực hiện quy trình CTVT và có quy ñịnh về chế ñộ kiểm tra, khen thưởng và xử lý ñối với các cá nhân không chấp hành quy ñịnh; phải có VB phân công CC có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu cơ quan

(iii) Công tác ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư

Để hoạt ñộng QLNN về CTVT cấp xã ñạt hiệu quả tốt, công tác ứng dụng khoa học và công nghệ trong CTVT cần ñảm bảo các yêu cầu sau:

- Thứ nhất, công nghệ ñược sử dụng phải ñảm bảo phù hợp thực tiễn cơ

quan, mang tính tiện dụng, dễ sử dụng, ñảm bảo tính hiện ñại nhằm ñáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc (nhanh chóng, kịp thời, chính xác)

- Thứ hai, người ứng dụng khoa học, công nghệ phải nắm ñược chức

năng, cách sử dụng ñối với các loại thiết bị hiện ñại và phải thường xuyên ñược bồi dưỡng kiến thức ñể sử dụng những trang thiết bị ñó và cơ quan phải

Như ñã trình bày ở mục 1.1.4, không chỉ người phụ trách CTVT mới thực hiện nghiệp vụ về công tác này, mà mọi CB, CC, nhân viên trong cơ quan, tổ chức khi thực thi công việc có liên quan ñến công văn, giấy tờ ñều thực hiện nghiệp vụ của CTVT Do vậy, ñể hoạt ñộng QLNN về CTVT ñối với UBND cấp xã ñạt hiệu quả thì UBND cấp huyện ngoài việc ñào tạo, bồi dưỡng và bố trí, sử dụng CB, CC phụ trách CTVT, phải thực hiện cả việc ñào tạo, bồi dưỡng và bố trí, sử dụng tất cả CB, CC cấp xã nói chung Để thực hiện tốt nội dung vừa nêu, công tác này phải ñảm bảo các yêu cầu sau:

- Xây dựng ñội ngũ CB, CC có chất lượng cao, tuyển dụng nhân sự mới phải ñảm bảo ñáp ứng tiêu chuẩn về trình ñộ chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí cần tuyển dụng; trong bố trí nhân sự phải ñảm bảo bố trí ñúng người, ñúng việc và ñúng chức danh, tránh bố trí chức danh này nhưng làm công việc khác

- Công tác ñào tạo, bồi dưỡng phải ñảm bảo mục tiêu chuẩn hóa CB,

CC và ñào tạo ñúng chức danh, gắn với quy hoạch và yêu cầu nhiệm vụ chính trị; ñảm bảo trang bị, cập nhật, nâng cao kiến thức, kỹ năng và thái ñộ làm việc cho CB, CC

ñi ñôi với việc thực hiện công tác thi ñua, khen thưởng, bởi sơ kết, tổng kết là ñánh giá kết quả hoạt ñộng, từ ñó có những hình thức tuyên dương, khen thưởng nhằm kích thích công tác ñược tốt hơn

Phải xác ñịnh công tác sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi ñua, khen thưởng là nhiệm vụ thường xuyên; có quy ñịnh cụ thể về chế ñộ thông tin báo cáo ñịnh kỳ và thời gian tổ chức sơ kết, tổng kết; phải ñưa nhiệm vụ

VT là một trong những nội dung bình xét thi ñua, khen thưởng cuối năm ñối với các xã; kèm theo công tác sơ kết, tổng kết phải quy ñịnh về chế ñộ thi ñua, khen thưởng ñối với tập thể và cá nhân ñiển hình tiên tiến trong thực hiện nhiệm vụ VT

Sơ kết, tổng kết phải ñánh giá ñược việc thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan; rút ra những mặt mạnh, những tồn tại và nguyên nhân của công tác; ñánh giá về trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan trong việc chỉ ñạo hoạt ñộng;

ñề ra ñược các giải pháp thực hiện ở thời gian tiếp theo, phấn ñấu hoàn thành chương trình, kế hoạch ñã ñề ra

(vi) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư