Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Để bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích đất nước, cơ quan quản lý lưu trữ đã có nhiều biện pháp quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc bi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Triệu Văn Cường

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ

NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

HÀ NỘI – 2004

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Triệu Văn Cường

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ

NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

CHUYÊN NGÀNH : LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

MỤC LỤC

Trang

Mục lục 1

Bảngcác chữ viết tắt 3

Phần mở đầu 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mụctiêu và phạm vi nghiên cứu 6

3 Đốitượng nghiên cứu 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

5 Phươngpháp nghiên cứu 7

6 Lịchsử nghiên cứu vấn đề 8

7 Cácnguồn tư liệu được sử dụng 9

8 Đóng góp của luận văn 10

9 Cấu trúc của luận văn 10

Chương 1 Cơ sở lý luận xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

13 1.1 Nhữngvấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước 13

1.1.1 Kháiniệm chung về văn bản 13

1.1.2 Vănbản quản lý nhà nước 14

1.1.3 Văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 21

1.2 Các nguyên tắc, yêu cầu bảo đảm chất lượng văn bản quảnlý nhà nước về công tác lưu trữ

25 1.2.1 Các nguyên tắc bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà nướcvề công tác lưu trữ

25 1.2.2 Các yêu cầu về bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà nướcvề công tác lưu trữ

27 1.3 Ý nghĩa của việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhànước về công tác lưu trữ

29 Chương 2 Tình hình xây dựng, ban hành văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta từ 1945 đến nay 33

2.1 Hệ thốngtổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ qua các thời kỳ 33

nướcvề công tác lưu trữ từ 1945 đến 1962 38 2.3 Tình hình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nướcvề công tác lưu trữ từ 1962 đến 1981 42 2.4 Tình hình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nướcvề công tác lưu trữ từ 1981 đến nay 46 2.5 Nhận xét và đánh giá về hệ thống văn bản quản lý nhà nướcvề công tác lưu trữ hiện nay 63

Chương

3

Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các biện pháp thúc đẩy việc hoàn thiện 67 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 68 3.1.1 Cácloại văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn

nghiệpvụ lưu trữ 68 3.1.2 Xây dựng Luật lưu trữ để hoàn thiện hệ thống văn bản

quảnlý nhà nước về công tác lưu trữ 76 3.1.3 Mô hình hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác

lưu trữ 79 3.2 Các biện pháp thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống văn bản quảnlý nhà nước về công tác lưu trữ 84 3.2.1 Sự quan tâm lãnh đạo chỉ đạo của Đảng và Nhà nước

trữ.

84

3.2.2 Tăng cường vai trò của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà

nước trong việc tham gia xây dựng các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

87

3.2.3 Kế thừa và vận dụng các thành tựu trong nước và trên

thế giới về xây dựng luật pháp lưu trữ

88

3.2.4 Vai trò của các Bộ, ngành và các địa phương trong việc

xây dựng các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 92 3.2.5 Xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên

môn nghiệp vụ phục vụ công tác soạn thảo văn bản quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ

93 3.2.6 Tuyên truyền phổ biến quán triệt luật pháp lưu trữ 96

Phần kết luận 99 Tài liệu tham khảo 104 Phụ lục 111

BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CNXH Chủ nghĩa xã hội

CNTT Công nghệ thông tin

CHXHCN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa HĐBT Hội đồng Bộ trưởng

UBHC Uỷ ban hành chính

UBND Uỷ ban nhân dân

UBNN Uỷ ban nhà nước

VNDCCH Việt Nam dân chủ cộng hoà XHCN Xã hội chủ nghĩa

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các hoạt động công tác lưu trữ luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy nhà nước Đây là một công tác mà không một thể chế nhà nước nào có thể xem nhẹ vai trò của nó Nhận thức rõ điều đó, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để đưa công tác này đi vào nền nếp và ngày càng hoàn thiện hơn Để bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ phục

vụ lợi ích đất nước, cơ quan quản lý lưu trữ đã có nhiều biện pháp quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc biên soạn các văn bản qui phạm pháp luật trình nhà nước ban hành

Công tác lưu trữ ở Việt Nam trong những năm gần đây có bước tiến quan trọng, hệ thống văn bản quản lý nhà nước ngày càng hoàn thiện góp phần đưa công tác lưu trữ dần đi vào nền nếp Kết quả đó thể hiện

sự quan tâm rất lớn của Đảng và Nhà nước đối với công tác này Ngay từ khi thành lập nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa Chủ tịch Hồ Chí Minh

đã ký những văn bản pháp luật có giá trị để tổ chức cơ quan quản lý lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ nhà nước Việt Nam non trẻ Nhất là từ khi Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng được thành lập năm 1962 có nhiệm vụ tham mưu giúp Chính phủ về quản lý nhà nước công tác lưu trữ thì đã có nhiều văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ, hướng dẫn qui trình nghiệp vụ được ban hành và hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng hoàn chỉnh Năm 1982 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, năm 1997 Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị 726/TTg về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, năm 1998 Bộ Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là

Bộ Nội vụ) ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp, năm 2001 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia sửa đổi và thay thế Pháp lệnh 1982 và rất nhiều văn bản quản lý khác về công tác lưu trữ Đến nay đã có hệ thống tổ chức lưu trữ tương đối hoàn chỉnh từ Trung ương đến địa phương và qui trình nghiệp vụ lưu trữ khá hoàn chỉnh

Tuy nhiên, do hoàn cảnh lịch sử, trong nhiều năm liền việc quản lý công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn Công tác lưu trữ trong nhiều năm không được coi trọng, không được phát triển ngang tầm với sự phát triển chung của đất nước Hệ thống tổ chức lưu trữ chưa thật hoàn chỉnh, chưa được đầu tư thích đáng, nghiệp vụ lưu trữ còn rất yếu kém ở nhiều nơi, chưa thống nhất được qui trình chuẩn, thể hiện rõ nhất là ở khối tài liệu

ở cơ quan Đảng và Nhà nước Hệ thống văn bản qui phạm pháp luật còn chồng chéo rất nhiều Nguyên nhân là cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ chưa đầy đủ, đó là hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không đồng bộ và thống nhất Trong nhiều năm chỉ đạo vĩ mô cũng như cụ thể về công tác lưu trữ chưa được chú ý và quan tâm, nặng về vụ việc Thể hiện là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, chưa có chiến lược phát triển ngành Tuy rằng sau khi có Chỉ thị 726/TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Cục Lưu trữ Nhà nước đã đầu tư xây dựng đề tài cấp nhà nước Qui hoạch tổng thể cơ sở vật chất-kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia đến năm 2010 song việc áp dụng vào thực tiễn chưa thực sự nhiều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 đã nêu rõ việc thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ, cần thiết phải có hệ thống văn bản quản lý thống nhất đối với công tác lưu trữ Do vậy, vấn đề đặt ra là phải nhìn nhận lại thực tại công tác lưu trữ mà cụ thể là ở hệ thống văn

bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, xây dựng cơ sở khoa học cho

hệ thống văn bản qui phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp

vụ lưu trữ làm cơ sở xây dựng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ hoàn chỉnh hơn, khoa học hơn, tiến tới xây dựng luật lưu trữ và một hệ thống văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đồng bộ có hiệu quả Đó là lý do mà tôi chọn đề tài này: “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”

2 Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu các nguyên tắc, các yêu cầu và sự cần thiết của việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Đánh giá ưu điểm, hạn chế bất cập của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở Việt Nam hiện nay Trên cơ sở đó chúng tôi nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ từ Trung ương đến địa phương, giúp công tác lưu trữ phát triển góp phần vào sự nghiệp xây dựng công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước Đưa ra mô hình hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu hệ thống văn bản qui phạm pháp luật về công tác lưu trữ, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của

cơ quan quản lý nhà nước ngành lưu trữ Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ có nghĩa phải nghiên cứu cấu trúc, nội dung, qui trình xây dựng và ban hành văn bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Nhưng do điều kiện thời gian, khuôn khổ của luận văn thạc sĩ nên chúng tôi chỉ đi sâu vào nghiên cứu hoàn thiện cấu trúc của hệ thống văn bản quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ Nội dung và qui trình xây dựng có đề cập đến nhưng chỉ để làm rõ thêm cấu trúc

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ như Hiến pháp, các luật liên quan, pháp lệnh, các văn bản qui phạm pháp luật khác, các văn bản do cơ quan quản lý lưu trữ ban hành và tập trung vào những nội dung nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu hệ thống văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ từ năm 1945 đến nay;

- Nghiên cứu tình hình vận dụng văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu, tổ chức lưu trữ;

- Nghiên cứu các nguyên tắc, phương pháp hoàn thiện văn bản quản

lý ngành lưu trữ trong yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu trọng tâm của đề tài tập trung vào các vấn đề:

- Nghiên cứu lý luận, phương pháp luận xây dựng hệ thống văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ Nghiên cứu sự cần thiết xây dựng hệ thống văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ;

- Nghiên cứu thực trạng hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ ở nước ta trong thời gian qua;

- Nghiên cứu đề xuất biện pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, mô hình hệ thống văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu đề tài là vận dụng các phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, sử dụng các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài Ngoài ra để nghiên cứu đề tài chúng tôi còn sử dụng tổ hợp phương pháp: Lịch sử, lô gíc, hệ thống, so sánh, phân tích, nghiên cứu khảo sát, phương pháp chuyên gia Phần nghiên cứu khảo sát là nghiên cứu khảo sát luật pháp lưu trữ một số nước và nghiên cứu khảo sát ở một số Bộ, ngành và tỉnh

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong nhiều năm qua việc nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã được rất nhiều nhà khoa học, nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm Ngoài những đề tài nghiên cứu cấp ngành, những luận văn tốt nghiệp thì phải kể đến đề án cấp nhà nước “Quy hoạch tổng thể cấp cơ sở vật chất kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia đến năm 2010” do Viện Chiến lược phát triển Bộ Kế hoạch và Đầu

tư chủ trì nghiên cứu biên soạn, chủ nhiệm đề án là PGS-TS Nguyễn Quang Thái, Phó viện trưởng, cơ quan chủ đầu tư dự án là Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) Đề án tập trung vào vấn đề quy hoạch cơ sở vật chất bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia

mà trong đó cũng đã có đề cập đến vai trò hệ thống văn bản quản lý ngành lưu trữ, cần phải có cơ sở pháp lý hoàn chỉnh cho công tác lưu trữ Tuy nhiên, hướng nghiên cứu của đề án không phải là hệ thống văn bản nên không đi sâu và đưa ra được nhận xét và mô hình của một hệ thống hoàn chỉnh các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Gần đây nhất đề tài “Cơ sở khoa học để xây dựng luật lưu trữ” của nhóm tác giả

do tiến sĩ Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm và được nghiệm thu vào đầu năm 2003 có giá trị lớn trong việc nghiên cứu khoa học xây dựng cơ sở

lý luận khoa học để xây dựng Luật Lưu trữ Đề tài này đã nêu được tính cấp thiết khoa học của luật lưu trữ đối với sự phát triển của công tác lưu trữ Tuy nhiên đề tài cũng đi sâu vào nghiên cứu việc cần thiết phải xây dựng Luật Lưu trữ chứ không nghiên cứu việc xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo nghiệp vụ công tác lưu trữ Trong tình hình hiện nay khi đất nước đang chuyển mình, chúng ta đang tập trung xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa thì việc xây dựng

hệ thống pháp luật hoàn chỉnh giúp cho ngành hoạt động thực sự cần thiết

và có ý nghĩa to lớn Do vậy đề tài mà các tác giả nghiên cứu trong luận văn này có ý nghĩa thực tiễn đối với công tác lưu trữ, nhất là trong hoàn cảnh hiện nay công tác lưu trữ đang cần phải được đầu tư phát triển hơn nữa

Các giáo trình, tập bài giảng về văn thư lưu trữ sử dụng giảng dạy ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Các báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan trung ương, địa phương và các đơn vị trong ngành lưu trữ

Các công trình nghiên cứu khoa học, các luận văn tiến sĩ, thạc sĩ, các luận văn tốt nghiệp của sinh viên liên quan đến đề tài này Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành

Các sách tài liệu của nước ngoài, đặc biệt những tài liệu giới thiệu

hệ thống luật pháp lưu trữ các nước: Nga, Anh, Pháp, Đức, Canađa, Trung Quốc và các nước trong khu vực…

8 Đóng góp của luận văn

Nếu được triển khai, đề tài sẽ có những đóng góp đáng kể góp phần vào sự phát triển của công tác lưu trữ đó là:

Qua nghiên cứu đề tài chúng ta sẽ thấy được thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở nước ta từ trước đến nay

sẽ có cái nhìn tổng quan về ngành lưu trữ ở các thời kỳ khác nhau qua đó thấy được tính tất yếu khách quan phải xây dựng hệ thống văn bản quản

lý nhà nước về lưu trữ hoàn thiện hơn

Đề tài sẽ giúp các nhà quản lý lưu trữ có thêm tư liệu tham khảo để

có thể xây dựng hệ thống văn bản qui phạm pháp luật và chỉ đạo nghiệp

vụ lưu trữ hoàn chỉnh hơn góp phần cải cách hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung và hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói riêng Tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý thống nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia Xây dựng đề cương Luật Lưu trữ qua

đó góp một phần trong việc biên soạn Luật Lưu trữ sau này

9 Cấu trúc của luận văn

Luận văn được chia làm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần

- Phần mở đầu nêu lý do chọn đề tài, mục đích ý nghĩa nghiên cứu của đề tài

- Phần nội dung gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Nội dung của chương này nêu nên tính cấp thiết phải hoàn thiện hệ

thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Phân tích đánh giá

các khái niệm, chức năng, vai trò của các loại văn bản và đưa ra các nguyên tắc các phương pháp làm cơ sở xây dựng các biện pháp nhằm thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Các biện pháp sẽ được nêu trong chương 3 là chương quan trọng nhất của đề tài này

Chương 2: Tình hình xây dựng, ban hành văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta từ 1945 đến nay

Chương này nêu bức tranh tổng quan về hệ thống văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta từ 1945 đến nay, đánh giá thực trạng hệ thống văn bản hiện nay để thấy được tính cấp thiết cần phải hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ Để

có được bức tranh tổng quan về thực trạng của hệ thống thì cần thiết phải nêu được tình hình ban hành văn bản qua các thời kỳ, phân tích những

ưu và nhược điểm của nó để làm cơ sở cho những giải pháp sau này, chú trọng đến tình hình xây dựng và ban hành văn bản hiện nay

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các biện pháp thúc đẩy việc hoàn thiện

Đây là chương quan trọng nhất của đề tài Từ những cơ sở lý luận, phương pháp luận và tình hình xây dựng, ban hành văn bản pháp luật lưu trữ thời gian qua đã được phân tích ở chương 1 và 2 chúng tôi sẽ đưa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ với mục đích giúp cho ngành lưu trữ phát triển và hoạt động hiệu quả đưa công tác lưu trữ phát triển ngang tầm thời đại góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước Đề xuất mô hình hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ với văn bản quan trọng, cơ sở nền tảng của hệ thống đó là Luật lưu trữ

- Phần cuối cùng của luận văn là phần kết luận

Trên cơ sở nghiên cứu đề tài chúng tôi sẽ đưa ra những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ là những cơ sở pháp lý quan trọng để đưa công tác lưu trữ phát triển góp phần vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, đưa ra những khuyến nghị

Đề tài mang tính chiến lược phát triển ngành lưu trữ do vậy không tránh khỏi khiếm khuyết trong những giải pháp mà chúng tôi nêu trong luận văn, bởi vì những vấn đề đề cập nghiên của đề tài mang tính vĩ mô nên đã có rất nhiều nhà quản lý, nhà khoa học trăn trở và suy nghĩ Tuy nhiên do tính cấp bách của vấn đề nên chúng tôi đã mạnh dạn nêu ra và nghiên cứu Do vậy chúng tôi hy vọng rằng nếu đề tài được chấp thuận thì nó sẽ là những tham khảo cho các nhà khoa học, các nhà quản lý lưu trữ để xây dựng ngành lưu trữ mạnh góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước phát triển phồn vinh Trong khi nghiên cứu đề tài chúng tôi đã găp không ít khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu và xin ý kiến chuyên gia, bởi vì vấn đề nghiên cứu rộng, khó mà thực sự nó đang rất được các nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm Mặt khác, bản thân tác giả còn hạn

chế nhiều về trình độ chuyên môn lưu trữ cũng như kinh nghiệm quản lý nên không tránh khỏi những sai sót Chúng tôi mong nhận được những góp ý của những nhà khoa học, những đồng nghiệp, những bạn đọc quan tâm

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước

1.1.1 Khái niệm chung về văn bản

Văn bản theo nghĩa rộng là phương tiện để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng ngôn ngữ nhất định hay bằng ký hiệu Theo nghĩa hẹp thì văn bản là công văn giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công ty

Văn bản hình thành ở các cơ quan, tổ chức chia thành 3 hệ thống chính:

- Văn bản do cơ quan, tổ chức của Đảng từ Trung ương đến cơ sở ban hành thực hiện chức năng Đảng lãnh đạo Ví dụ: Nghị quyết Trung ương Đảng, nghị quyết Đảng bộ

- Văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành thực hiện chức năng quản lý nhà nước Đó là hệ thống văn bản quản lý nhà nước

- Văn bản do các cơ quan, đoàn thể nhân dân ban hành thực hiện chức năng tham gia quản lý và phát huy dân chủ của nhân dân ở một lĩnh vực nào đó Ví dụ: Công văn của Ban chấp hành Trung ương Hội Lưu trữ Việt Nam, công văn của Hội người cao tuổi quận Tây Hồ

Ngoài 3 hệ thống văn bản nêu trên còn có các loại văn bản do các viện nghiên cứu, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Ví dụ: công văn của Công ty

Tuy nhiên, ở một mức độ nào đó các văn bản này cũng đều có thể hiện chức năng quản lý nhà nước

1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn bản quản lý nhà nước:

“Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định thành văn do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thể thức thủ tục và qui chế luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh những hệ quả pháp lý cụ thể Theo nghĩa rộng văn bản quản lý nhà nước

là phương tiện để ghi lại và truyền đạt thông tin giữa các cơ quan thuộc phạm vi hoạt động của mình” [34, tr.41] Một khái niệm khác: “Văn bản quản lý nhà nước (văn bản luật, dưới luật và các văn bản khác) do các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao Nó phải đảm bảo các quy định của nhà nước về thẩm quyền, hình thức, thể thức

và thủ tục ban hành theo luật định” [1, tr.50] Một định nghĩa khác nêu trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của tác giả PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm nêu: “Các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý lãnh đạo nói chung là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cơ quan”[62,tr.30]

Như vậy các khái niệm trên và một số khái niệm khác nữa đều có một ý chung: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước ban hành với mục đích phục vụ cho hoạt động quản lý Những văn bản ban hành phải bảo đảm thẩm quyền, thể thức theo qui định Căn cứ vào các khái niệm, qua phân tích, chúng tôi đưa ra nhận thức của mình về khái niệm văn bản quản lý nhà nước như sau:

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn dùng để truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin quản lý, do các

cơ quan nhà nước ban hành theo đúng thẩm quyền, thể thức, thủ tục và quy chế do luật định, mang tính quyền lực nhà nước đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể Và như vậy định nghĩa đã nêu được đầy đủ các thành phần: cơ quan ban hành văn bản, mục đích ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức văn bản, có tính quyền lực, pháp

lý và theo luật định

Tuy nhiên, biểu hiện pháp lý của các loại văn bản quản lý nhà nước không hoàn toàn giống nhau Có những văn bản chỉ mang tính thông tin thông thường, có những văn bản lại mang lại tính chất cưỡng chế thực hiện

Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước có 3 chức năng chủ yếu:

Chức năng thông tin: Được coi là chức năng chính của tất cả các

loại văn bản, trong đó có văn bản quản lý nhà nước

Dưới dạng văn bản, thông tin thường có 3 loại: thông tin quá khứ, thông tin hiện hành, thông tin dự đoán

Chức năng pháp lý: Thể hiện ở 2 mặt:

- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp được hình thành trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức nhà nước

- Là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức nhà nước

Chức năng quản lý: Thể hiện ở việc văn bản giúp các nhà lãnh đạo

điều hành công việc hàng ngày, truyền đạt mệnh lệnh và kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình quản lý

Chức năng quản lý của văn bản được coi là chức năng đặc biệt nhất Ngoài 3 chức năng cơ bản nêu trên, văn bản quản lý nhà nước còn

có các chức năng: văn hoá, thống kê, sử liệu…

Vai trò của văn bản quản lý nhà nước

Vai trò pháp lý: Văn bản quản lý nhà nước có vai trò quan trọng

trong việc xây dựng cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý của các cơ quan bởi vì văn bản quản lý nhà nước là một hệ thống pháp luật quản lý, các hệ thống văn bản quản lý nhà nước đều chứa đựng các qui phạm pháp luật, các thẩm quyền và hiệu lực quản lý nhất định, việc ban hành văn bản quản lý nhà nước nhằm chứa đựng những qui phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý vào thực tiễn do yêu cầu hoạt động của

cơ quan đơn vị nhà nước và công dân đặt ra, sự vi phạm pháp luật trong văn bản sẽ gây ra tác hại lớn hơn nhiều so với sự vi phạm pháp luật trong một hành vi cụ thể

Vai trò thực tiễn: Văn bản quản lý nhà nước đóng vai trò rất lớn

trong hoạt động thực tiễn của Nhà nước và nhân dân vì các lẽ sau: Văn bản quản lý nhà nước là nguồn thông tin qui phạm, là công cụ quản lý; làm tốt công tác văn bản là góp phần thực hiện tốt 3 mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả V.I.Lênin đã nói: “các cơ quan Nhà nước phải hiểu làm công tác văn bản một cách chính xác và thuần thục

Sự buông lỏng công tác này không những làm cho công việc của từng cơ quan bị chậm trễ, hơn nữa làm cho toàn bộ hoạt động quản lý kém hiệu quả”[45, tr.206]

Phân loại văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quy phạm pháp luật

Điều 1 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định: "Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ

xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”[47, tr.9-10]

Văn bản quy phạm pháp luật phải có đầy đủ 4 yếu tố sau đây:

- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành với hình thức do luật định;

- Được ban hành theo đúng thủ tục, trình tự do luật định;

- Có chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong phạm

vi toàn quốc hoặc từng địa phương;

Quy tắc xử sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổ chức,

cá nhân phải tuân theo khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh;

- Được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng các biện pháp như tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, các biện pháp về tổ chức, hành chính, kinh tế; trong trường hợp cần thiết thì Nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm Điều 1 Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2002) qui định:

“Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

1 Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, Luật, Nghị quyết

Văn bản do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết

2.Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở trung ương ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội,

Uỷ ban thường vụ Quốc hội:

a, Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

b, Nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ

c, Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ

d, Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án Nhân dân tối cao, quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

3 Văn bản do Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành còn để thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp

a, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân;

b, Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân [47, tr.10-11]

Khái niệm các loại văn bản trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật như sau :

- Hiến pháp: Đạo luật cơ bản của Nhà nước quy định những điều cơ

bản về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ cơ bản của công dân, các nguyên tắc cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ

máy Nhà nước Hiến pháp là nền tảng pháp luật của Nhà nước, là văn bản có hiệu lực pháp lí cao nhất

-Luật: Hình thức văn bản quan trọng có hiệu lực pháp lý cao sau

Hiến pháp, do Quốc hội ban hành để cụ thể hoá những nguyên tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp, cụ thể hoá một số vấn đề được Hiến pháp giao

- Pháp lệnh: Hình thức văn bản dưới luật, do Uỷ ban Thường vụ

Quốc hội ban hành căn cứ vào Hiến pháp, các luật và nghị quyết của Quốc hội, nhiệm vụ quyền hạn được Quốc hội giao và những vấn đề quan trọng cấp bách do yêu cầu của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý Nhà nước, quản lý xã hội đề ra

- Lệnh: Hình thức văn bản của chủ tịch nước dùng để công bố Hiến

pháp, luật, pháp lệnh; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình đã được pháp luật quy định

- Nghị quyết: Hình thức văn bản ghi lại những kết luận của một hội

nghị (Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân) về chủ trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ thể đã được thảo luận, nhất trí và thông qua ở hội nghị Trong trường hợp các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải hợp với các tổ chức chính trị, xã hội cùng quyết định thực hiện một văn bản của Nhà nước cấp trên thì gọi là nghị quyết liên tịch

- Nghị định: Hình thức văn bản chủ yếu, quan trọng nhất của Chính

phủ dùng để ban hành các quy định chi tiết thi hành Luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội và Uỷ ban thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; các quy định về quyền hạn, nhiệm vụ tổ chức bộ

máy của các cơ quan nhà nước; các điều lệ, các quy định về chế độ quản

lý hành chính nhà nước

- Quyết định: Hình thức văn bản do Chủ tịch nước, Thủ tướng

Chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân các cấp ban hành trên cơ sở phạm vi quyền hạn đã được Luật pháp quy định Quyết định dùng để ban hành một chủ trương, đường lối, quyết định một vấn

đề mang tính vĩ mô, chiến lược, bổ nhiệm, điều động nhân sự

- Chỉ thị: Hình thức văn bản của cơ quan lãnh đạo cấp trên dùng để

truyền đạt những chủ trương chính sách, biện pháp quản lý và chỉ đạo về

tổ chức và công tác đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới nhằm thực hiện các nghị quyết, nghị định đã được thông qua Chỉ thị không đề ra chính sách mới hoặc quy định mới

- Thông tư: Hình thức văn bản do các Bộ, cơ quan ngang Bộ ban

hành để giải thích, hướng dẫn, hoặc quy định những điều cần thiết để thi hành một số điểm trong luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định

Trong một số trường hợp nhất định còn có những văn bản do nhiều

cơ quan ban hành gọi là văn bản liên tịch Nếu văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan đồng thẩm quyền như nhau thì ra văn bản qui phạm pháp luật liên tịch để hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình Nếu vấn đề liên quan đến nhiều cơ quan nhưng có một cơ quan chủ trì thì cơ quan chủ trì chính ra văn bản, trong đó ghi là có sự nhất trí của cơ quan hữu quan Hình thức văn bản quy phạm pháp luật liên tịch bao gồm Nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch (Điều 1, Điều 18 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật)

Văn bản cá biệt (hay văn bản áp dụng pháp luật)

Văn bản cá biệt (hay văn bản áp dụng pháp luật) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật, nhằm cá biệt hoá những quy định trong văn bản quy phạm pháp luật thành những mệnh lệnh cụ thể, có tính cưỡng chế thi hành nhưng chỉ chứa đựng quy tắc xử sự riêng, để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể

Văn bản cá biệt cũng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ 4 yếu tố của văn bản quy phạm pháp luật và không chịu sự điều chỉnh của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Văn bản cá biệt có hình thức như văn bản quy phạm pháp luật nhưng chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng thuộc thẩm quyền của từng

cơ quan ban hành Ví dụ: quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức, quyết định xử phạt vi phạm hành chính, quyết định phê duyệt, dự án, chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua biểu dương người tốt việc tốt

Hình thức văn bản cá biệt phổ biến hiện nay do các cơ quan nhà nước banh hành là các quyết định hành chính về một vụ việc cụ thể, đối với những đối tượng cụ thể mà pháp luật cho phép các cơ quan đó thực hiện

Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước

Các loại văn bản hành chính thông thường: Công văn hành chính, thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch công tác (đề án công tác),

đề án, phương án, báo cáo, tờ trình, biên bản, điện báo (bao gồm điện mật và công điện), hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy giới thiệu (hoặc thư giới thiệu), giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy mời, phiếu gửi …

1.1.3 Văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dùng để truyền đạt các quyết định quản lý về công tác lưu trữ theo đúng thể thức, thẩm quyền và thủ tục do luật pháp qui định

Văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không nằm ngoài hệ thống văn bản quản lý nhà nước, là cơ sở pháp lý cho các hoạt động của ngành lưu trữ mục đích đưa công tác lưu trữ phát triển Do vậy hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cũng bao gồm: Văn bản qui phạm pháp luật (luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư) và văn bản hướng dẫn triển khai văn bản pháp qui (các quyết định, qui định, qui chế, công văn hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về công tác lưu trữ) Để bảo đảm chất lượng, hiệu quả quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ thì các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phải bảo đảm các chức năng sau:

Nội dung của văn bản chứa đựng thông tin của cơ quan nhà nước, đối tượng truyền tin đến đối tượng được truyền tin.Thông qua nội dung của văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chúng ta có thể hiểu rõ đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ Hiệu lực của văn bản đạt được như mong muốn của tác giả soạn thảo và

cơ quan ban hành văn bản đòi hỏi thông tin cần truyền đạt phải chính

xác, hợp pháp có nghĩa không trái với những luật pháp hiện hành và có tính thực tiễn thì văn bản mới có tính khả thi

Đối với văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì thông tin của văn bản là những chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ, là những hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, giúp các cơ quan quản lý lưu trữ có cơ sở pháp lý, cơ sở khoa học và thực tiễn Ví dụ: Chỉ thị 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ thì thông tin ở đây là chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về việc chấn chỉnh công tác lưu trữ trong bối cảnh lúc đó công tác lưu trữ không được quan tâm chú ý ở nhiều cơ quan tổ chức trong cả nước Thông tin trong Chỉ thị này cụ thể ở nội dung cần quan tâm chấn chỉnh đó là: tổ chức hệ thống cơ quan lưu trữ trung ương và địa phương, đầu tư xây dựng kho lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Hoặc như văn bản hướng dẫn nghiệp vụ Quyết định 72-QĐ/KHKT ngày 02 tháng

8 năm 1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” qui định các qui chuẩn nghiệp vụ, cơ sở khoa học để các cơ quan nhà nước phải áp dụng Thông tin của văn bản nằm trong nội dung của văn bản Bất kỳ một văn bản nào đều có nội dung có nghĩa là đều có thông tin Nội dung phải chuẩn xác, phù hợp thì thông tin mới có thể chấp nhận được Văn bản có tính khả thi thì thông tin phải chấp nhận được có nghĩa là thông tin phải sát với tình hình thực tế Nội dung Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp qui định biên chế cán bộ lưu trữ ở các trung tâm lưu trữ trực thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ưong tối thiểu là 5 người, là phù hợp sát với tình hình thực tế chủ trương tinh giản biên chế, gọn nhẹ bộ máy, nâng cao chất lượng cán bộ

và hiệu suất công việc, phù hơp với khối lượng công việc ở cac trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, do vây tính khả thi rất cao Tóm lại chức năng thông tin là chức năng chính, quan trọng trong văn bản quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ

Chức năng quản lý: Chức năng này thể hiện ở chỗ là văn bản quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ được sử dụng như là công cụ quản lý điều hành các hoạt động về công tác lưu trữ của các cơ quan đơn vị, cá nhân Quản lý công tác lưu trữ là công việc rất khó khăn Thực tế trong nhiều năm qua nhận thức về tài liệu lưu trữ trong một bộ phận lớn cán

bộ công chức và người dân lao động không được tốt, tài liệu lưu trữ bị xem nhẹ, không được coi trọng Nguyên nhân khách quan là do tình hình đất nước còn nghèo, nhiều khó khăn, công tác lưu trữ mà cụ thể là tài liệu lưu trữ là những hoạt động gián tiếp, người ta chú ý đến những công việc thực tế trước mắt hơn là những công việc không cấp thiết Nhưng nguyên nhân chính chủ quan là thiếu hệ thống hoàn chỉnh các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ, mặt khác tồn tại quá lâu những văn bản của thời

cơ chế tập trung quan liêu bao cấp làm giảm hiệu lực quản lý Những năm gần đây, công tác lưu trữ đã có những bước tiến phát triển vươt bậc

so với 10 năm trước đây Vai trò quản lý của Nhà nước thể hiện bằng các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã quyết định sự tiến

bộ này Ở những văn bản quản lý có hiệu lực pháp lý cao chức năng quản lý thể hiện rõ ở các chương, mục, điều về quản lý nhà nước các lĩnh vực Ví dụ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành năm 2001, chương

II Quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, chương III Quản lý nhà nước về lưu trữ, đã thể hiện rõ chức năng quản lý của văn bản là quản lý từng lĩnh vực cụ thể của công tác lưu trữ Bản thân hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã thể hiện rõ chức năng của nó là quản lý Do vậy chức năng

quản lý cũng là chức năng chính của văn bản quản lý nhà nước Đối với văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì chức năng quản lý đóng vai trò rất quan trọng, bởi vì trong tình hình công tác lưu trữ chưa được quan tâm ở nhiều nơi, bởi một bộ phận cán bộ chưa có nhận thức đúng

về tài liệu lưu trữ, thì việc thể chế hoá các hoạt động này là rất cần thiết

Chức năng pháp lý: Chức năng pháp lý thể hiện ở chỗ nó được sử

dụng để ghi lại các qui phạm pháp luật, là chứng cứ pháp lý để điều chỉnh các quan hệ xã hội, là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc Chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thể hiện là cơ sở pháp lý cho tổ chức hoạt động công tác lưu trữ Tính pháp

lý biểu hiện quyền lực của nhà nước bắt phải thực hiện, nếu cố tình không thực hiện hoặc làm trái qui định sẽ vi phạm pháp luật Ví dụ tài liệu kế toán cũng là tài liệu lưu trữ thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, chịu sự điều chỉnh của hệ thống qui định văn bản quản lý nhà nước về tài liệu lưu trữ Tuy nhiên tài liệu kế toán có đặc thù riêng của nó, hầu như các cơ quan đều có chế độ lưu giữ riêng Nhiều cơ quan muốn được bảo quản chúng như những tài liệu hành chính thông thường, nhưng chế độ tài chính kế toán còn chịu sự quản lý của Bộ Tài chính Do vậy sau khi có Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ Tài chính (có sự phối hợp của Cục Lưu trữ Nhà nước) về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán thì các cơ quan có cơ ở pháp lý để quản lý loại hình tài liệu này và như vậy là thực hiện tốt Pháp lệnh lưu trữ quốc gia về bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Chức năng pháp lý thể hiện mạnh và rõ nét nhất ở các văn bản qui phạm pháp luật Các văn bản do cơ quan quyền lực càng cao ban hành thì tính pháp lý thể hiện càng cao Hiến pháp do cơ quan quyền lực cao nhất ban hành có giá trị pháp lý cao nhất, là đạo luật cơ bản của Nhà nước Đối

với những văn bản hành chính thông thường thì tính pháp lý thể hiện ở giá trị pháp lý của cơ quan nhà nước Do vậy, tính pháp lý của văn bản quản lý nhà nước thể hiện các qui định pháp luật, các chức trách, chức năng pháp lý nhà nước của cơ quan ban hành văn bản

1.2 Các nguyên tắc, yêu cầu bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

1.2.1 Các nguyên tắc bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ

Để bảo đảm chất lượng văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì nhiệm vụ hàng đầu là phải quán triệt sâu sắc các nguyên tắc: nguyên tắc chính trị (còn gọi là nguyên tắc tính đảng), nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc này là những cơ sở phương pháp luận, những quan điểm mà những người làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản cần quán triệt và vận dụng Nguyên tắc chính trị, hay còn gọi là nguyên tắc tính đảng: Nguyên tắc này thể hiện, khi xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì người làm công tác này phải đứng trên quan điểm mác xít để phục vụ cho lợi ích quốc gia, dân tộc và cho Đảng Có nghĩa

là văn bản ban hành phải là công cụ phục vụ cho công cuộc đấu tranh cách mạng, bảo vệ nhà nước xã hội chủ nghĩa và quyền lợi của toàn thể dân tộc Việt Nam Xây dựng và ban hành văn bản cũng là hoạt động quản lý nhà nước do vậy nó thể hiện đường lối chủ trương của Đảng và đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng Bảo đảm nguyên tắc tính đảng,

hệ thống văn bản quản lý nhà nước (hệ thống pháp luật) sẽ biểu thị được lợi ích của đất nước, của dân tộc Đây là nguyên tắc quan trọng nhất trong các nguyên tắc chỉ đạo soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà

nước nói chung và trong đó có văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói riêng Vai trò lãnh đạo của Đảng còn thể hiện ở chỗ các cơ quan của Đảng tham gia tích cực đóng góp ý kiến vào các dự án xây dựng luật

và các văn bản quy phạm pháp luật khác Khi xây dựng các văn bản qui phạm pháp luật có tính pháp lý cao như luật, pháp lệnh trước khi ban hành đều phải được Bộ Chính trị xem xét và thông qua để bảo đảm tính Đảng, văn bản ban hành phải đúng đường lối của Đảng Ví dụ: Khi soạn thảo Sắc lệnh số 69-SL ngày 10 tháng 12 năm 1951 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký thì người soạn thảo phải vì lợi ích của dân tộc, lợi ích của Đảng

để nghiên cứu ban hành văn bản để ngăn ngừa lộ bí mật quốc gia, bí mật của Đảng nhằm mục đích bảo vệ an toàn cho Đảng phục vụ kháng chiến chống Pháp Điều 2 Sắc lệnh qui định: “Bí mật quốc gia là những việc, những tài liệu, những địa điểm và những điều mà để tiết lộ ra thì có hại cho ta, có lợi cho địch” Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi người soạn thảo văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phải căn cứ vào hoàn cảnh lịch

sử để xây dựng ban hành văn bản phù hợp với tình hình thời cuộc Trong các thời kỳ lịch sử khác nhau thì văn bản có giá trị khác nhau Nội dung văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phải điều chỉnh việc quản

lý tài liệu lưu trữ phù hợp với từng loại tài liệu sản sinh ra trong các thời

kỳ lịch sử khác nhau Như vậy thì những văn bản ban hành mới có tính thực tiễn và tính khả thi Ví dụ: Khi xây dựng văn bản hướng dẫn tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu thời kỳ kháng chiến chống Pháp để phân loại bảo quản thì người biên soạn phải đặt các loại văn bản sản sinh ở thời kỳ này trong bối cảnh lịch sử đã sản sinh ra chúng để xem xét giá trị

về các mặt của chúng, thể thức có thể sai sót, thẩm quyền có thể sai, song những văn bản này có giá trị lịch sử Nguyên tắc toàn diện tổng hợp đòi hỏi khi xây dựng, ban hành văn bản thì chúng ta phải có cái nhìn

toàn diện các vấn đề Có nghĩa là những nhà quản lý lưu trữ phải vận dụng các nguyên tắc khác nhau, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử

và tính thực tiễn để xem xét các khía cạnh của một vấn đề Nội dung của văn bản phải dựa vào đặc điểm tình hình xã hội nước ta Mục đích nhằm giải quyết những vấn đề mà thực tế xã hội đặt ra Nguyên tắc toàn diện tổng hợp rất cần thiết đối với các nhà nhà quản lý, nó giúp chúng ta nhìn nhận vấn đề không phiến diện một chiều Đối với các nhà khoa học càng cần phải có cái nhìn khách quan tổng thể chứ không thể dựa vào quan điểm chủ quan, như vậy sẽ không khoa học và sẽ không khả thi khi ban hành thực hiện

Ngoài 3 nguyên tắc cơ bản có tính nguyên tắc phải vận dụng khi nghiên cứu các vấn đề khoa học thì các nhà quản lý hay những người làm công tác soạn thảo văn bản khi soạn thảo ban hành những văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cần xem xét thêm các nguyên tắc

mà vai trò của chúng rất có giá trị đối với hệ thống văn bản quản lý nhà nước: nguyên tắc khoa học, nguyên tắc bảo đảm dân chủ…Các nguyên tắc này cũng rất cần thiết và cũng là cơ sở cho các nhà quản lý, nhà khoa học , người nghiên cứu vận dụng vào xây dựng hệ thống văn bản hoàn chỉnh Tuy nhiên trong nguyên tắc toàn diện tổng hợp có nhiều yếu tố bao hàm các nguyên tắc khác

1.2.2 Các yêu cầu về bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Chất lượng của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phụ thuộc rất nhiều vào các yêu cầu:

Văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là văn bản phải do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Thẩm quyền ban hành văn bản được qui định bởi Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật (ban hành

năm 1996, sửa đổi bổ sung năm 2002) Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật ra đời góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác xây dựng pháp luật, thể chế hoá đường lối, chính sách của Đảng, đáp ứng yêu cầu quản lý xã hội bằng pháp luật, xây dựng Nhà nước pháp quyền

xã hội chủ nghĩa Việt nam Văn bản ban hành đúng thẩm quyền mới có giá trị và có tính pháp lý Ngoài ra thể thức văn bản đóng vai trò quan trọng đối với việc bảo đảm tính pháp lý của văn bản Tiêu chuẩn TCVN: 5700-2002 qui định hình thức và thể thức văn bản quản lý nhà nước Do vậy văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền và thể thức thì mới có giá trị pháp lý

Văn bản quản lý nhà nước ban hành phải bảo đảm tính thực tiễn Khi nghiên cứu soạn thảo thì phải xem xét đến tình hình thực tế Nội dung văn bản sát với tình hình thực tế thì khi ban hành những vấn đề nêu trong văn bản sẽ có tính khả thi cao Tính thực tiễn có nghĩa là khi soạn thảo ban hành văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì người làm công tác soạn thảo phải xem xét đến tình hình thực tế để biên soạn sao cho phù hợp Chất lượng của văn bản còn thể hiện ở tính nhất quán của các văn bản trong cùng một hệ thống Có nghĩa là khi ban hành một văn bản thì nội dung của văn bản không được trái với những văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn, không được chồng chéo với văn bản pháp qui khác Chẳng hạn trong khi biên soạn để trình Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Ban biên soạn Cục Lưu trữ Nhà nước đã phải nghiên cứu rất kỹ vấn đề cơ quan quản lý lưu trữ Bởi vì ngành lưu trữ là một ngành quan trọng, là một ngành đặc thù quản lý tài liệu quí, hiếm, không những có giá trị phục vụ nghiên cứu khoa học, xây dựng đất nước mà còn có giá trị chính trị đặc biệt quan trọng đối với bảo

vệ Đảng, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa Cơ quan quản lý ngành phải

trực tiếp trực thuộc Chính phủ để tham mưu cho Đảng và Chính phủ về hoạt động lưu trữ Tuy nhiên trước tình thực tế đặt ra hiện nay bộ máy nhà nước đang trong thời kỳ sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với chủ trương của Đảng và Nhà nước về cải cách hành chính Do vậy, khi tiến hành biên soạn Pháp lệnh, Ban nghiên cứu biên soạn đã sửa đổi Điều 14 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cho phù hợp với thực tiễn (Điều

14 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 qui định cơ quan lưu trữ trung ương trực thuộc Chính phủ) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước không trực thuộc Chính phủ nữa mà thuộc Bộ Nội vụ, tuy nhiên do

là ngành đặc thù nên Thủ tướng Chính phủ cho phép Cục được sử dụng con dấu quốc huy và là Cục loại 1 tương đương Tổng Cục và có nhiều quyền hạn tương đối độc lập (Quyết định 177/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 01 tháng 9 năm 2003)

1.3 Ý nghĩa của việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ

Mỗi một nhà nước một chế độ đều có phương thức quản lý riêng của mình Có những phương thức quản lý bằng mệnh lệnh, bằng vũ lực, nhưng phương thức quản lý hiện đại và tiên tiến nhất là quản lý nhà nước bằng pháp luật qua hệ thống văn bản qui phạm pháp luật Hệ thống văn bản càng hoàn chỉnh và chặt chẽ thì hiệu quả quản lý càng cao Việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ sẽ giúp cho công tác lưu trữ tốt hơn có nghĩa là góp phần xây dựng nền hành chính nhà nước xã hội chủ nghĩa tiên tiến

Việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với việc giữ gìn, bảo quản an toàn di sản văn hoá của dân tộc, phục vụ lợi ích của dân tộc

Công tác lưu trữ có vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn

vị lực lượng vũ trang nhân dân Thực hiện tốt công tác lưu trữ không những phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, mà còn giúp cho việc lưu giữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quí giá được hình thành trong quá khứ Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước đã có nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ Các nội dung nghiệp vụ về công tác lưu trữ cũng được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan chức năng từng bước hướng dẫn và ngày càng đầy

đủ, toàn diện hơn Việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng :

- Thể chế hoá chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ: “Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của nhà nước Công việc của một cơ quan một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không” [38, tr.36]; “Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được quản lý thống nhất theo qui định của pháp luật” [49] Như vậy công tác lưu trữ do Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý thống nhất Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý điều hành bằng pháp luật, có nghĩa là bằng hệ thống luật pháp Hệ thống luật pháp càng hoàn chỉnh thì quản lý của nhà nước càng chặt chẽ và hiệu quả Hệ thống văn bản quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ hoàn thiện có nghĩa chủ trương, đường lối, sự quan tâm của Đảng và nhà nước đối với công tác này được thể hiện một cách đầy đủ Như vậy sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ được thể chế hoá bằng hệ thống văn bản

- Đóng góp vào hoàn thiện hệ thống pháp luật của Nhà nước Nghị quyết đại hội IX của Đảng nêu rõ “tăng cường và nâng cao chất lượng hoạt động lập pháp nhằm nâng cao chất lượng các đạo luật, tăng cường ban hành luật… tiến tới hoàn thiện hệ thống pháp luật trên cơ sở quán triệt quan điểm, đường lối của Đảng phù hợp với thực tiễn Việt Nam”[66] Hiện nay chúng ta đang tập trung xây dựng nhà nước pháp quyền Hệ thống pháp luật dần được hoàn thiện: Sửa đổi Hiến pháp cho phù hợp với tình hình mới, xây dựng luật và các văn bản dưới luật Nhà nước hiện đại, phát triển, văn minh là nhà nước có hệ thống pháp luật đầy đủ, chặt chẽ Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ góp phần vào việc hoàn thiện hệ thống pháp luật của Nhà nước

- Tạo hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ, làm cơ sở để công tác lưu trữ phát triển đóng góp vào sự phát triển chung của đất nước Trong nhiều năm qua luật pháp lưu trữ đã có sự quan tâm và đầu tư vì sự phát triển của lưu trữ Việt Nam Hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã góp phần đưa công tác lưu trữ tiến bộ Công việc thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thực sự có những chuyển biến tích cực Kết quả đó có vai trò quan trọng của các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tạo hành lang pháp lý đầy đủ, là cơ sở khoa học cho công tác lưu trữ phát triển

- Chứng tỏ sự lớn mạnh và phát triển của ngành lưu trữ Việt Nam

Từ ngay thành lập Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng đến nay, trải qua hơn 40 năm, ngành lưu trữ đã có bước phát triển vượt bậc về hệ thống tổ chức, đội ngũ cán bộ, trình độ chuyên môn Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

đã tham mưu cho Nhà nước ban hành các văn bản qui phạm pháp luật và

trực tiếp ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có chất lượng đáp ứng yêu cầu của đất nước Việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chứng minh sự lớn mạnh về khả năng và trình

độ của ngành lưu trữ Việt Nam

- Làm cho nhân dân và toàn xã hội có nhận thức đúng đắn hơn, về

vị trí, vai trò, giá trị, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với đất nước, đối với dân tộc Việc phổ biến các văn bản qui phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ sẽ tạo ra nhận thức đúng đắn hơn về công tác này Và thực sự các chế tài về công tác lưu trữ

sẽ bắt buộc mọi công dân và toàn xã hội phải có trách nhiệm thực hiện giữ gìn tài liệu lưu trữ, di sản văn hoá của dân tộc Trong khi chúng ta đang tiến tới thực hiện tốt phương châm: “Sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật” thì việc xây dựng hệ thống hoàn chỉnh văn bản về công tác lưu trữ, từ luật cho đến các văn bản áp dụng văn bản qui phạm pháp luật sẽ có ý nghĩa thiết thực đối với toàn xã hội, không những đối với cơ quan, tổ chức mà còn đối với toàn dân Khi có Luật lưu trữ thì nhân dân phải thực hiện và như vậy sẽ có nhận thức đầy đủ hơn về công tác lưu trữ mà cụ thể về giá trị của tài liệu lưu trữ quốc gia, trách nhiệm của mọi người đối với tài liệu lưu trữ

Chương 2

TÌNH HÌNH XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN QUI PHẠM PHÁP LUẬT VÀ HƯỚNG DẪN

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Ở NƯỚC TA TỪ 1945 ĐẾN NAY

2.1 Hệ thống tổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ qua các thời kỳ

Trước năm 1945, để dễ bề cai trị Đông Dương thực dân Pháp quan tâm đến củng cố bộ máy cai trị Trong việc thiết lập bộ máy nhà nước bảo hộ, chính quyền thực dân Pháp đã chú ý đến công tác lưu trữ để phục vụ bộ máy cai trị của mình Theo Nghị định của Toàn quyền Đông Dương ngày 29 tháng 11 năm 1917, Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương được thành lập Ngoài ra còn có một Uỷ ban tối cao giám sát lưu trữ có nhiệm vụ giúp Giám đốc ban hành Quy chế và loại huỷ tài liệu Theo Nghị dịnh về tổ chức lưu trữ Đông Dương ban hành ngày 26 tháng

12 năm 1918 thì tổ chức các cơ quan lưu trữ ở Đông Dương lúc bấy giờ bao gồm: Kho lưu trữ Trung ương Hà nội, Kho lưu trữ Thống đốc Nam

kỳ tại Sài gòn, Kho lưu trữ Khâm sứ Trung kỳ tại Huế, Kho lưu trữ Thống sứ Campuchia tại Phnông Pênh, Kho lưu trữ Thống sứ Lào tại Viên Chăn Ngày 20 tháng 6 năm 1926 Chính quyền Thực dân Pháp đã thành lập 26 Sở ở mỗi kỳ đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp

kỳ, trong đó có Sở Lưu trữ và Thư viện 26 Sở bao gồm: Nông nghiệp, Lưu trữ và Thư viện, Y tế, Đo đạc bản đồ, Hoá chất, Thương mại, Tham tán lục sự, Kiểm tra tài chính, Thuế trực thu, Thương chính, Trước bạ điền thổ và tem, Lâm nghiệp, Lính khố xanh, Di dân, Giáo dục, Thông ngôn pháp chế, Biển, Mỏ, Khí tượng, Cảnh sát, Bưu điện, Phát thanh vô tuyến, Thơ ký kiểm soát, Trừ gian, Công chính, Thương chính [16, tr.42] Như vậy, tổ chức lưu trữ dưới thời Pháp thuộc đã chặt chẽ và đầy

đủ, qua đó chúng tôi thấy rằng Chính quyền thực dân Pháp thực sự đánh giá cao vai trò của tài liệu lưu trữ trong cai trị và quản lý thuộc địa

Ngay sau khi nước Việt nam Dân chủ Cộng hoà được thành lập, Đảng và Nhà nước, đứng đầu là Chủ tịch Hồ Chí Minh đã có những biện pháp quan tâm đến việc bảo vệ ,giữ gìn tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích xây dựng đất nước, củng cố hệ thống tổ chức bộ máy cơ quan lưu trữ, lựa chọn những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ làm quản lý và cán

bộ nghiệp vụ Ngày 8 tháng 9 năm 1945, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp thay mặt Chính phủ ký Sắc lệnh số 21/SL bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu người tốt nghiệp Trường Lưu trữ và Cổ tự học ở Pháp (Ecole des chartes) làm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục Trên thực tế Nha này chỉ tồn tại trong vài năm Sau khi Nha giải thể, thẩm quyền quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được giao cho Phủ Thủ tướng (nay là Văn phòng Chính phủ) Cơ quan này có nhiệm vụ tham mưu cho Chính phủ các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ: thu thập, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng Tuy nhiên do hoàn cảnh chiến tranh nên công tác lưu trữ chưa được Nhà nước quan tâm đầy đủ cả về mặt tổ chức cũng như quản lý điều hành Trong nhiều năm tháng của thời kỳ kháng chiến chống Pháp cũng như sau khi hoà bình được lập lại ở miền Bắc, nước ta đã không có một cơ quan chuyên trách giúp Nhà nước quản lý công tác lưu trữ

Sau một thời gian tương đối dài chuẩn bị về cán bộ và nhận thức tư tưởng, ngày 04 tháng 9 năm 1962, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng

để giúp Phủ Thủ tướng quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ Hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước từ đây mới thực sự được hình thành và

có những hoạt động thiết thực Sự ra đời của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng

đánh dấu một bước ngoặt lịch sử của công tác lưu trữ Việt Nam và từ thời điểm này công tác lưu trữ trở thành một ngành độc lập, thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất Ngay sau khi Cục Lưu trữ được thành lập, các nhà quản lý lưu trữ đã tham mưu cho Chính phủ ra Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Đây là văn bản pháp quy cao nhất

có tính chất chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ Và thực sự cho đến trước khi có Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 thì Điều lệ 142/CP vẫn phát huy tác dụng và có hiệu lực thi hành Điều lệ qui định thành lập các kho lưu trữ ở các khu tỉnh thành phố trực thuộc trung ương, kho, phân kho lưu trữ trung ương và lưu trữ chuyên nghành Công an, Ngoại giao, Quốc phòng được lập kho lưu trữ riêng nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục lưu trữ Căn cứ Nghị định 142/CP, Phủ thủ tướng đã ban hành Thông tư số 09/BT ngày 08 tháng 3 năm 1965, trong đó qui định lập Tổ lưu trữ ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính Phủ

Như vậy hệ thống tổ chức ngành lưu trữ theo Nghị định 102/CP ngày 04 tháng 9 năm 1962 và Nghị đinh 142/CP ngày 28 tháng 9 năm