Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Để bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích đất nước, cơ quan quản lý lưu trữ đã có nhiều biện pháp quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc bi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Triệu Văn Cường

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

HÀ NỘI - 2004

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Triệu Văn Cường

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

CHUYÊN NGÀNH : LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Mọi kết quả và số liệu trong luận văn là xác thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả Triệu Văn Cường

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của các thầy cô giáo, các nhà khoa học, các đồng nghiệp và người thân Tôi xin chân thành cảm ơn khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn quốc gia, các giáo sư, tiến sĩ giảng viên đã giảng dạy, truyền đạt cho tôi kiến thức chuyên môn trong suốt thời gian học cao học Cảm ơn các cán bộ khoa, phòng Đào tạo nhà trường đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong thời gian học tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Với tình cảm chân thành nhất tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, tiến sĩ Dương Văn Khảm đã giảng dạy, chỉ bảo hướng dẫn tôi rất nhiều trong suốt thời gian tôi viết luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn các đồng nghiệp ở Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trường TH Văn thư Lưu trữ Trung ương I đã tạo điều kiện giúp tôi tư liệu và góp ý rất nhiều trong khi viết luận văn này

Cảm ơn gia đình-những người thân thương nhất của tôi, các bạn bè đồng nghiệp đã ủng hộ, động viên tôi cả về vật chất và tinh thần để tôi

có thể hoàn thành luận văn này

Hà Nội, ngày 17 tháng 7 năm 2004

Triệu Văn Cường

MỤC LỤC

Trang Mục lục 1 Bảng các chữ viết tắt

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu

7

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

8

7 Các nguồn tư liệu được sử dụng

9

8 Đóng góp của luận văn 10

9 Cấu trúc của luận văn 10

25

1.2.1 Các nguyên tắc bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ

25

1.2.2 Các yêu cầu về bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ

27

1.3 Ý nghĩa của việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

38

2.3 Tình hình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ 1962 đến 1981

42

2.4 Tình hình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ 1981 đến nay

46

2.5 Nhận xét và đánh giá về hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ hiện nay

68 3.1.2 Xây dựng Luật lưu trữ để hoàn thiện hệ thống văn bản

quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 76

3.1.3 Mô hình hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 79

3.2 Các biện pháp thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

84 3.2.1 Sự quan tâm lãnh đạo chỉ đạo của Đảng và Nhà nước cho công tác lưu trữ.

84 3.2.2 Tăng cường vai trò của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong việc tham gia xây dựng các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

87 3.2.3 Kế thừa và vận dụng các thành tựu trong nước và trên thế giới về xây dựng luật pháp lưu trữ

88 3.2.4 Vai trò của các Bộ, ngành và các địa phương trong việc xây dựng các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 92

3.2.5 Xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phục vụ công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

93 3.2.6 Tuyên truyền phổ biến quán triệt luật pháp lưu trữ 96

Phần kết luận 99

Tài liệu tham khảo 104

Phụ lục 111

BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CNXH Chủ nghĩa xã hội

CNTT Công nghệ thông tin

CHXHCN Cộng hoà xã hội chủ nghĩa HĐBT Hội đồng Bộ trưởng

UBHC Uỷ ban hành chính

UBND Uỷ ban nhân dân

UBNN Uỷ ban nhà nước

VNDCCH Việt Nam dân chủ cộng hoà XHCN Xã hội chủ nghĩa

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các hoạt động công tác lưu trữ luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộ máy nhà nước Đây là một công tác mà không một thể chế nhà nước nào có thể xem nhẹ vai trò của nó Nhận thức rõ điều đó, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để đưa công tác này đi vào nền nếp và ngày càng hoàn thiện hơn Để bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ phục

vụ lợi ích đất nước, cơ quan quản lý lưu trữ đã có nhiều biện pháp quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ trong đó có việc biên soạn các văn bản qui phạm pháp luật trình nhà nước ban hành

Công tác lưu trữ ở Việt Nam trong những năm gần đây có bước tiến quan trọng, hệ thống văn bản quản lý nhà nước ngày càng hoàn thiện góp phần đưa công tác lưu trữ dần đi vào nền nếp Kết quả đó thể hiện

sự quan tâm rất lớn của Đảng và Nhà nước đối với công tác này Ngay từ khi thành lập nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa Chủ tịch Hồ Chí Minh

đã ký những văn bản pháp luật có giá trị để tổ chức cơ quan quản lý lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ nhà nước Việt Nam non trẻ Nhất là từ khi Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng được thành lập năm 1962 có nhiệm vụ tham mưu giúp Chính phủ về quản lý nhà nước công tác lưu trữ thì đã có nhiều văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ, hướng dẫn qui trình nghiệp vụ được ban hành và hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng hoàn chỉnh Năm 1982 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, năm 1997 Thủ tướng Chính phủ ban

hành Chỉ thị 726/TTg về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, năm 1998 Bộ Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là

Bộ Nội vụ) ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp, năm 2001 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia sửa đổi và thay thế Pháp lệnh 1982 và rất nhiều văn bản quản lý khác về công tác lưu trữ Đến nay đã có hệ thống tổ chức lưu trữ tương đối hoàn chỉnh từ Trung ương đến địa phương và qui trình nghiệp vụ lưu trữ khá hoàn chỉnh

Tuy nhiên, do hoàn cảnh lịch sử, trong nhiều năm liền việc quản lý công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn Công tác lưu trữ trong nhiều năm không được coi trọng, không được phát triển ngang tầm với sự phát triển chung của đất nước Hệ thống tổ chức lưu trữ chưa thật hoàn chỉnh, chưa được đầu tư thích đáng, nghiệp vụ lưu trữ còn rất yếu kém ở nhiều nơi, chưa thống nhất được qui trình chuẩn, thể hiện rõ nhất là ở khối tài liệu

ở cơ quan Đảng và Nhà nước Hệ thống văn bản qui phạm pháp luật còn chồng chéo rất nhiều Nguyên nhân là cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ chưa đầy đủ, đó là hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ không đồng bộ và thống nhất Trong nhiều năm chỉ đạo vĩ mô cũng như cụ thể về công tác lưu trữ chưa được chú ý và quan tâm, nặng về vụ việc Thể hiện là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, chưa có chiến lược phát triển ngành Tuy rằng sau khi có Chỉ thị 726/TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Cục Lưu trữ Nhà nước đã đầu tư xây dựng đề tài cấp nhà nước Qui hoạch tổng thể cơ sở vật chất-kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia đến năm 2010 song việc áp dụng vào

thực tiễn chưa thực sự nhiều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 đã nêu rõ việc thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ, cần thiết phải có hệ thống văn bản quản lý thống nhất đối với công tác lưu trữ Do vậy, vấn đề đặt ra là phải nhìn nhận lại thực tại công tác lưu trữ mà cụ thể là ở hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, xây dựng cơ sở khoa học cho

hệ thống văn bản qui phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp

vụ lưu trữ làm cơ sở xây dựng hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ hoàn chỉnh hơn, khoa học hơn, tiến tới xây dựng luật lưu trữ và một hệ thống văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đồng bộ có hiệu quả Đó là lý do mà tôi chọn đề tài này: “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”

2 Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu các nguyên tắc, các yêu cầu và sự cần thiết của việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Đánh giá ưu điểm, hạn chế bất cập của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở Việt Nam hiện nay Trên cơ sở đó chúng tôi nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ từ Trung ương đến địa phương, giúp công tác lưu trữ phát triển góp phần vào sự nghiệp xây dựng công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước Đưa ra mô hình hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu hệ thống văn bản qui phạm pháp luật về công tác lưu trữ, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của

cơ quan quản lý nhà nước ngành lưu trữ Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ có nghĩa phải nghiên cứu cấu trúc, nội dung, qui trình xây dựng và ban hành văn bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Nhưng do điều kiện thời gian, khuôn khổ của luận văn thạc sĩ nên chúng tôi chỉ đi sâu vào nghiên cứu hoàn thiện cấu trúc của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Nội dung và qui trình xây dựng có đề cập đến nhưng chỉ để làm rõ thêm cấu trúc

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ như Hiến pháp, các luật liên quan, pháp lệnh, các văn bản qui phạm pháp luật khác, các văn bản do cơ quan quản lý lưu trữ ban hành và tập trung vào những nội dung nghiên cứu sau:

- Nghiên cứu hệ thống văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ từ năm 1945 đến nay;

- Nghiên cứu tình hình vận dụng văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu, tổ chức lưu trữ;

- Nghiên cứu các nguyên tắc, phương pháp hoàn thiện văn bản quản

lý ngành lưu trữ trong yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu trọng tâm của đề tài tập trung vào các vấn đề:

- Nghiên cứu lý luận, phương pháp luận xây dựng hệ thống văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ Nghiên cứu sự cần thiết xây dựng hệ thống văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ;

- Nghiên cứu thực trạng hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ ở nước ta trong thời gian qua;

- Nghiên cứu đề xuất biện pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, mô hình hệ thống văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu đề tài là vận dụng các phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, sử dụng các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài Ngoài ra để nghiên cứu đề tài chúng tôi còn sử dụng tổ hợp phương pháp: Lịch sử, lô gíc, hệ thống, so sánh, phân tích, nghiên cứu khảo sát, phương pháp chuyên gia Phần nghiên cứu khảo sát là nghiên cứu khảo sát luật pháp lưu trữ một số nước và nghiên cứu khảo sát ở một số Bộ, ngành và tỉnh

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong nhiều năm qua việc nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã được rất nhiều nhà khoa học, nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm Ngoài những đề tài nghiên cứu cấp ngành, những luận văn tốt nghiệp thì phải kể đến đề án cấp nhà nước “Quy

hoạch tổng thể cấp cơ sở vật chất kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia đến năm 2010” do Viện Chiến lược phát triển Bộ Kế hoạch và Đầu

tư chủ trì nghiên cứu biên soạn, chủ nhiệm đề án là PGS-TS Nguyễn Quang Thái, Phó viện trưởng, cơ quan chủ đầu tư dự án là Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) Đề án tập trung vào vấn đề quy hoạch cơ sở vật chất bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia

mà trong đó cũng đã có đề cập đến vai trò hệ thống văn bản quản lý ngành lưu trữ, cần phải có cơ sở pháp lý hoàn chỉnh cho công tác lưu trữ Tuy nhiên, hướng nghiên cứu của đề án không phải là hệ thống văn bản nên không đi sâu và đưa ra được nhận xét và mô hình của một hệ thống hoàn chỉnh các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Gần đây nhất đề tài “Cơ sở khoa học để xây dựng luật lưu trữ” của nhóm tác giả

do tiến sĩ Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm và được nghiệm thu vào đầu năm 2003 có giá trị lớn trong việc nghiên cứu khoa học xây dựng cơ sở

lý luận khoa học để xây dựng Luật Lưu trữ Đề tài này đã nêu được tính cấp thiết khoa học của luật lưu trữ đối với sự phát triển của công tác lưu trữ Tuy nhiên đề tài cũng đi sâu vào nghiên cứu việc cần thiết phải xây dựng Luật Lưu trữ chứ không nghiên cứu việc xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo nghiệp vụ công tác lưu trữ Trong tình hình hiện nay khi đất nước đang chuyển mình, chúng ta đang tập trung xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa thì việc xây dựng

hệ thống pháp luật hoàn chỉnh giúp cho ngành hoạt động thực sự cần thiết

và có ý nghĩa to lớn Do vậy đề tài mà các tác giả nghiên cứu trong luận văn này có ý nghĩa thực tiễn đối với công tác lưu trữ, nhất là trong hoàn

cảnh hiện nay công tác lưu trữ đang cần phải được đầu tư phát triển hơn nữa

7 Các nguồn tư liệu được sử dụng

Để thực hiện đề tài này, các nguồn tư liệu được sử dung bao gồm: Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ

và công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay, kể cả các văn bản về các lĩnh vực khác có đề cập đến công tác ban hành văn bản và quản lý hồ sơ lưu trữ Các văn bản qui phạm pháp luật như: Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ 1982, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các nghị định hướng dẫn các pháp lệnh, các thông tư , các quyết định…

Các giáo trình, tập bài giảng về văn thư lưu trữ sử dụng giảng dạy ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Các báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan trung ương, địa phương và các đơn vị trong ngành lưu trữ

Các công trình nghiên cứu khoa học, các luận văn tiến sĩ, thạc sĩ, các luận văn tốt nghiệp của sinh viên liên quan đến đề tài này Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành

Các sách tài liệu của nước ngoài, đặc biệt những tài liệu giới thiệu

hệ thống luật pháp lưu trữ các nước: Nga, Anh, Pháp, Đức, Canađa, Trung Quốc và các nước trong khu vực…

8 Đóng góp của luận văn