Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ, tỉnh vĩnh long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ………./……… BỘ NỘI VỤ ………/……… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN TỒN THẮNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ………./……… BỘ NỘI VỤ ………/……… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN TOÀN THẮNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 60 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ THỦY TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan, đề tài luận văn: “Quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng tơi Các trích dẫn, số liệu nêu luận văn trung thực, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, đáng tin cậy Không chép cơng trình Các kết nghiên cứu nêu luận văn chưa công bố cơng trình nghiên cứu Tác giả luận văn NGUYỄN TỒN THẮNG LỜI CẢM ƠN Hồn thành luận văn này, tác giả xin chân thành cảm ơn giúp đỡ của: - Quý Thầy, Cô Học viện Hành Quốc gia - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long - Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh - Ban Giám hiệu Trường Chính trị Phạm Hùng - Cùng toàn thể đồng nghiệp, bạn bè tạo điều kiện giúp tác giả hồn thành khóa học luận văn Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đến TS Nguyễn Thị Thủy Người trực tiếp hướng dẫn tác giả suốt trình nghiên cứu luận văn Ngồi ra, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn xin hứa tiếp thu ý kiến góp ý quý Thầy, Cô Hội đồng chấm luận văn để tác giả hoàn thiện, nâng cao chất lượng luận văn Trân trọng cảm ơn! Tác giả luận văn Nguyễn Toàn Thắng MỤC LỤC MỞ ĐẦU ……………………………………………………………………… 1 Tính cấp thiết đề tài …………………………………………………….1 Tình hình nghiên cứu …………………………………………………… 3 Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài …………………………………………… 3.1 Mục tiêu ……………………………………………………………… 3.2 Nhiệm vụ ……………………………………………………………….7 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu …………………………………………….7 4.1 Đối tượng nghiên cứu ………………………………………………….7 4.2 Phạm vi nghiên cứu …………………………………………………….7 Phƣơng pháp nghiên cứu ………………………………………………….8 5.1 Phương pháp luận ………………………………………………………8 5.2 Phương pháp cụ thể ……………………………………………… .8 Ý nghĩa lý luận thực tiễn ………………………………………………9 6.1 Ý nghĩa lý luận …………………………………………………………9 6.2 Ý nghĩa thực tiễn ……………………………………………………….9 Bố cục luận văn… ………………………………………………………… Chƣơng …………………………………………………………………….10 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ …………………10 1.1 Cơ sở lý luận………………………………………………………… 10 1.1.1 Một số khái niệm …… ……………………………………… 10 1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ 11 1.1.3 Nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ 13 1.1.4 Quản lý nhà nước công tác lưu trữ 13 1.1.5 Sự cần thiết quản lý nhà nước công tác lưu trữ …………21 1.2 Cơ sở pháp lý 23 1.3 Phân cấp quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ 25 1.4 Các yếu tốt ảnh hƣởng đến quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ 30 1.5 Kinh nghiệm quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ số Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ địa phƣơng 32 1.5.1 Kinh nghiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh 32 1.5.2 Bài học kinh nghiệm 39 Tiểu kết chương 42 Chƣơng 43 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 43 2.1 Sơ lƣợc thành lập, chức năng, nhiệm vụ Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ qua thời kỳ 43 2.1.1 Vài nét điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Vĩnh Long 43 2.1.2 Sự thành lập cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ qua thời kỳ 45 2.2 Tình hình quản lý nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long 49 2.2.1 Tham mưu ban hành văn 49 2.2.2 Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức 55 2.2.3 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ 61 2.2.4 Đầu tư kinh phí, sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 69 2.2.5 Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm 71 2.3 Nhận xét ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long 73 2.3.1 Ưu điểm nguyên nhân 73 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân 75 Tiểu kết chương 81 Chƣơng 82 PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 82 3.1 Chủ trƣơng Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 82 3.1.1 Chủ trương Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 82 3.1.2 Chủ trương Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 83 3.2 Phƣơng hƣớng tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ từ năm 2018 -2025 ………………… 86 3.3 Một số giải pháp ………………………………………………… …89 3.3.1 Tiếp tục hoàn thiện văn quản lý, đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ ………………………………….…………………………89 3.3.2 Tham mưu kiện toàn tổ chức, nhân đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ………………………………………………………………………….92 3.3.3 Tăng cường bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, kỹ làm việc viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ ………………………………… 94 3.3.4 Tiếp tục hoàn thiện khâu nghiệp vụ ……………………… 96 3.3.5 Thực tốt tra, xử lý sau kiểm tra …………………… 98 3.3 Kiến nghị 100 3.3.1 Đối với Chính phủ 100 3.3.2 Đối với Bộ Nội vụ 101 3.3.3 Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long 103 Tiểu kết chương 105 KẾT LUẬN………………………………………………………………… 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tài liệu lưu trữ tài sản quốc gia, di sản đặc biệt quý giá dân tộc, đất nước Đó chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, có ý nghĩa trị, kinh tế văn hóa, khoa học, lịch sử ý nghĩa khác đưa vào bảo quản kho, viện lưu trữ phục vụ cho mục đích khác người xã hội Tài liệu lưu trữ tranh tái hình thành phát triển đất nước Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước Ngày nay, tài liệu lựa chọn để lưu trữ coi di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Cơng tác lưu trữ đảm nhiệm vai trị thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực thường xuyên, liên tục cấp, ngành phạm vi nước Đến nay, quan lưu trữ thu thập đưa vào bảo quản hàng trăm ngàn mét giá tài liệu, phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tổ chức, cá nhân Trước phát triển không ngừng nguồn lực thông tin giai đoạn nay, cơng tác lưu trữ ngày đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý nhà nước, xây dựng thể chế hành nhà nước, cung cấp thông tin, số liệu cho nhà quản lý Trong nhiều nguồn thông tin khác khau nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ ln xem có tính xác độ tin cậy cao Vì vậy, Nhà nước ta xem trọng công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Quản lý nhà nước công tác lưu trữ quan trọng xã hội nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng Quản lý nhà nước công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an toàn khai thác, sử dụng có hiệu quả, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước; giúp xây dựng đầy đủ thể chế, pháp luật lưu trữ; giúp xây dựng cấu tổ chức máy; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; giúp thống thực khâu nghiệp vụ; giúp xây dựng vật chất - kỹ thuật đẩy mạnh ứng dụng khoa học - công nghệ vào công tác lưu trữ; thực công tác thi đua, khen thưởng xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ Nếu khơng có quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ không quan, tổ chức, cá nhân trọng, bị mát, thất lạc, quản lý tùy tiện, chiếm làm riêng mà khơng có chế tài xử lý, không đảm bảo nguyên tắc tập trung thống khơng phát huy giá trị vốn có chúng Trong năm qua, quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ nước nói chung, tỉnh Vĩnh Long nói riêng quan chức quan tâm nhiều Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày xây dựng theo mơ hình thống ổn định Đội ngũ cán lưu trữ ngày trưởng thành số lượng chất lượng Nhiều văn luật, luật ban hành, đặc biệt Luật Lưu trữ (2011), có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2012, Luật Lưu trữ đời có hiệu lực đánh dấu mốc kiện quan trọng lịch sử xây dựng phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam Tài liệu lưu trữ bước thu thập đưa vào bảo quản theo nguyên tắc tập trung thống Tài liệu lưu trữ khai thác sử dụng với nhiều hình thức mang lại hiệu thiết thực, phát huy tác dụng nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Tuy nhiên, việc quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ nói chung tỉnh Vĩnh Long nói riêng cịn mặt hạn chế như: tài liệu lưu trữ phân tán chưa thu thập đầy đủ, cịn tình trạng tồn đọng dạng bó gói, chưa chỉnh lý, xếp, có nguy hư hỏng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; sở vật chất, trang thiết bị thiếu chưa đồng bộ; trình độ cơng chức, viên chức làm lưu trữ cịn hạn chế Từ địi hỏi cần có quản lý chặt chẽ, sâu sát quan nhà nước công tác Với mong muốn tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý nhà nước đối công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích ưu điểm, hạn chế nguyên nhân, đề xuất giải pháp khắc phục, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cho luận văn cao học, chun ngành Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu Liên quan đến đề tài, có số cơng trình nghiên cứu cơng bố như: Các đăng tạp chí chuyên ngành: - “Quản lý nguồn tài liệu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tỉnh phía Nam - thực trạng giải pháp” - viết tác giả Nguyễn Thị Thủy tác giả Hồng Văn Thụ, đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số năm 2011 Bài viết đề cập đến thực trạng tổ chức quản lý nguồn tài liệu quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tỉnh phía Nam - “Ngành lưu trữ Việt Nam qua năm thực Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” - viết tác giả Vũ Thị Minh Hương, đăng tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số năm 2012 Bài viết đánh giá năm thực Chỉ thị số Người ký: Trung tâm Tin học Email: tinhoc@luutru.gov.vn Cơ quan: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ Thời gian ký: 02.11.2017 10:43:38 +07:00 ... cơng tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 3.2 Nhiệm vụ - Nghiên cứu sở lý luận pháp lý quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ -... Lưu trữ, phân cấp quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh - Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; đánh giá ưu... tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Chương CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ 1.1 Cơ sở lý