Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam

Công ty có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, nhưng đến năm 1990 thì chi nhánh này tách ra thành công ty xuất nhập khẩu y tế II và chịu trách nhiệm phân phối hàng hóa cho thị trường phía Nam.

Báo cáo thực tập tổng hợp LỜI MỞ ĐẦU Trong đợt thực tập tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam, em đã được gần hơn với thực tế sơ bộ tổng quan về công ty, để có thể so sánh giữa lý thuyết những gì đã được học ở trường và thực tiễn tại doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập, em đã có được cái nhìn cụ thể hơn về đặc điểm kinh tế kĩ thuật, tổ chức bộ máy quản lí của công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng. Từ đó,em đã hoàn thành bài Báo cáo thực tập tổng hợp. Bài báo gồm những những nội dung chính sau: Phần I: Tổng quan về đặc điểm kinh tế-kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam. Phần II: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam. Phần III: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của TS Lê Kim Ngọc và ban lãnh đạo công ty, các anh chị tại phòng kế toán công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam đã tạo điều kiện cho em để em có thể hoàn thành bài Báo cáo tổng hợp này. \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 1 Báo cáo thực tập tổng hợp PHẦN 1:TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ-KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ VIỆT NAM 1.1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ VIỆT NAM. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam tiền thân là công ty xuất nhập khẩu y tế I được thành lập vào ngày 05 tháng 02 năm 1985 theo quyết định số 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng và nghị định số 530/CP của chính phủ.Công ty được Bộ thương mại chuyển sang cho Bộ y tế quản lý và trực thuộc Tổng công ty dược Việt Nam-Bộ y tế. Công ty có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, nhưng đến năm 1990 thì chi nhánh này tách ra thành công ty xuất nhập khẩu y tế II và chịu trách nhiệm phân phối hàng hóa cho thị trường phía Nam.Tại Hà Nội, công ty xuất nhập khẩu y tế I chịu trách nhiệm phân phối dược phẩm và thiết bị y tế trên thị trường phía Bắc. Năm 1997 công ty giao nhận y tế Hải Phòng sáp nhập vào công ty xuất nhập khẩu y tế I và trở thành chi nhánh của công ty xuất nhập khẩu y tế I tại Hải Phòng. Tháng 3 năm 2001 chi nhánh của công ty tại Hải Phòng được cổ phần hóa trở thành công ty cổ phần thương mại y tế Hải Phòng trở thành một pháp nhân độc lập. Ngoài ra năm 2000 công ty còn mở thêm 1 chi nhánh tại Lạng Sơn và năm 2001 mở chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 15 tháng 9 năm 2006 theo quyết định số 3476/QĐ-BYT của Bộ y tế công ty xuất nhập khẩu y tế I Hà Nội chuyển thành công ty cổ phần xuất nhập \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 2 Báo cáo thực tập tổng hợp khẩu y tế Việt Nam, có tên giao dịch quốc tế là VIMEDIMEX VN ( Việt Nam Medical Products Import-Export Joint-Stock Company )trụ sở chính tại 138 Giảng Võ quận Ba Đình Hà Nội. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài khoản tại ngân hàng Việt Nam. 1.2.ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT- KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ VIỆT NAM. 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam. Công ty xuất nhập khẩu y tế I cũng như các công ty Nhà nước khác hoạt động theo cơ chế có sự chỉ đạo của Nhà nước, tuy nhiên vẫn được hoạt động theo cơ chế hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng Việt Nam và được sử dụng con dấu riêng theo thể thức của Nhà nước quy định nên có thể bảo đảm trong kinh doanh cho đối tác của mình.Với chức năng chính là nghiên cứu, sản xuất, lưu thông, xuất nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc, dược liệu, hóa chất, dụng cụ y tế và mỹ phẩm. Các mặt hàng và lĩnh vực kinh doanh của công ty cũng khá đa dạng. Trong đó nói riêng về xuất khẩu Công ty đã có 52 loại dược liệu và 13 loại tinh dầu chính, ngoài ra công ty còn được phép xuất khẩu một số mặt hàng tiểu ngạch như các sản phẩm nông nghiệp, sản phẩm chức năng. Về mặt hàng nhập khẩu, hầu hết các mặt hàng công ty nhập khẩu là tân dược và thiết bị y tế. Ngoài ra công ty còn nhập khẩu một số các mặt hàng khác như hóa chất, thuốc bắc cao đơn,hạt nhựa, phôi nhôm, dập vỉ. \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 3 Báo cáo thực tập tổng hợp 1.2.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam. Lĩnh vực kinh doanh của công ty cũng hết sức đa dạng, ngoài hoạt động kinh doanh buôn bán trong nước và xuất nhập khẩu công ty cũng phát triển một số dịch vụ như xuất nhập khẩu ủy thác, đẩy mạnh dịch vụ kinh doanh giao nhận hàng hóa thuộc các chương trình hỗ trợ y tế quốc gia. Công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ các ngành hàng chính dưới đây: -Dược phẩm: Tân dược, đông dược, thuốc nam, thuốc bắc,cao đơn hoàn tán . -Nguyên liệu, hóa chất,phụ liệu để sản xuất thuốc, bao dược và các sản phẩm y tế khác. -Dược liệu, tinh dầu, hương liệu, dầu động vật. -Mỹ phẩm, sản phẩm vệ sinh, thực phẩm chức năng (Thực phẩm bổ sung vi chất dinh dưỡng, thực phẩm bổ sung, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, sản phẩm dinh dưỡng y học). -Trang thiết bị, máy móc, dụng cụ, bao bì cho sản xuất dược phẩm, mỹ phẩm, trang thiết bị và dụng cụ y tế. -Hóa chất xét nghiệm và kiểm nghiệm ( Các hóa chất phục vụ cho ngành y dược).Vắc xin sinh phẩm. -Các loại hóa chất thông dụng,các loại nguyên liệu vật tư dùng cho các ngành công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, điện-điện tử. -Các mặt hàng nông, lâm, hải sản,hàng thủ công mỹ nghệ. \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 4 Báo cáo thực tập tổng hợp -Các mặt hàng tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng khác. Công ty kinh doanh các dịch vụ: -Dịch vụ khám chữa bệnh và các dịch vụ y tế khác. -Giao nhận, kho vận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. -Thu đổi ngoại tệ và kiều hối. -Hội chợ triển lãm, quảng cáo tiếp thị. -Khách sạn, nhà hàng và hướng dẫn du lịch. Công ty còn là đại lý ký gửi, đại lý tiêu thụ cho các tổ chức trong và ngoài nước. Công ty hợp tác, liên kết liên doanh với các công ty , đơn vị trong và ngoài nước. Sản xuất thuốc và trang thiết bị vật tư y tế. Các hoạt động sản xuất kinh doanh khác phù hợp với quy định của pháp luật. \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 5 Báo cáo thực tập tổng hợp 1.2.3. Đặc điểm quy trình nhập khẩu thuốc tân dược và nguyên liệu sản xuất thuốc tân dược tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam. Quy trình nhập khẩu thuốc tân dược và nguyên liệu sản xuất thuốc tân dược tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam dược thực hiện theo các bước: -Nghiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác Có thể nói, nghiên cứu thị trường là bước đầu tiên rất quan trọng đối với một quy trình nhập khẩu, nghiên cứu thị trường là cầu nối giữa công ty và khách hàng.Việc nghiên cứu tìm hiểu bạn hàng của công ty được nhiều phòng ban tham gia như phòng kế hoạch và hợp tác quốc tế, trung tâm kinh doanh dược mĩ phẩm, trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu kinh tế. Việc tiến hành nghiên cứu thị trường của công ty chia ra làm hai mảng là nghiên cứu thị trường trong nước và nghiên cứu thị trường nước ngoài. -Xây dựng phương án kinh doanh. Hàng năm công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam vẫn xây dựng phương án kinh doanh dựa trên kết quả việc nghiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác. Công ty sau một năm hoạt động kinh doanh đều có báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước và dự kiến kế hoạch kinh doanh cũng như những định hướng phát triển cho những năm tiếp theo. Việc xây dựng phương án kinh doanh phân đoạn mục tiêu lớn thành mục tiêu cụ thể, để ban lãnh đạo doanh nghiệp quản lý và điều hành doanh nghiệp liên tục, chặt chẽ. Phương án kinh doanh được lập đầy đủ và chính xác sẽ giúp cho doanh nghiệp lường trước được những rủi ro và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Qua việc xây dựng phương án kinh doanh công ty đã có được những nguồn hàng nhập khẩu \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 6 Báo cáo thực tập tổng hợp tốt, bên cạnh đó việc tiêu thụ những mặt hàng này tương đối nhanh và hiệu quả. Việc xây dựng phương án kinh doanh thường do phòng kế hoạch và hợp tác quốc tế của công ty đảm nhiệm. Thông qua việc xây dựng phương án kinh doanh giúp công ty có những định hướng kinh doanh rõ ràng hơn và thu được hiệu quả cao trong kinh doanh nhập khẩu. -Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng. Công ty thực hiện giao dịch và đàm phán chủ yếu qua phương thức thư tín, fax và điện thoại. Giao dịch và đàm phán qua thư tín: Công ty thường hay áp dụng hình thức này do tiết kiệm được chi phí lớn và mọi thỏa thuận trên giấy tờ có thể làm xác nhận trước khi đi dến thỏa thuận chính thức trên hợp đồng giấy tờ. Phương thức này cũng thường được công ty sử dụng các những đối tác là những bạn làm ăn lâu năm hai bên rất hiểu và tin tưởng lẫn nhau. Giao dịch, đàm phán qua fax và điện thoại: Hình thức này thường áp dụng trong giao dịch và đàm phán cần sự nhanh chóng. Nhờ phương pháp này mà công ty kịp thời nắm bắt được nhiều cơ hội làm ăn và giảm bớt được chi phí hơn so với gặp mặt trực tiếp do kết hợp giữa fax và điện thoại.Đặc biệt trong thời gian gần đây sử dụng phương pháp này có nhiều thuận lợi do giá cước điện thoại ngày càng rẻ. Ngoài ra,đối với những hợp đồng có có giá trị lớn, công ty còn tổ chức giao dịch, đàm phán trực tiếp. Tuy nhiên hình thức này không được công ty áp dụng thường xuyên do chi phí quá cao, đi lại khó khăn. Hơn nữa đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ, đôi khi tạo ra sự căng thẳng trong quá trình giao dịch dẫn đến cơ hội thành công ít. Do vậy, công ty thường giao dịch bằng phương thức khác nhưng vẫn \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 7 Báo cáo thực tập tổng hợp có thể tiến hành việc ký kết hợp đồng bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Như vậy trong quá trình giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng tùy từng trường hợp cụ thề mà công ty có thể linh đông hơn trong việc sử dụng các hình thức khác nhau. -Tổ chức thực hiện hợp đồng. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty cũng như nhiều doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu khác cũng được tiến hành từng bước theo quy trình chung. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam thường nhập khẩu theo điều kiện CIP (Incoterm 2000) nếu giao hàng bằng đường biển (CIP Hải Phòng), giao hàng bằng đường hàng không (CIP Nội Bài). Phương thức thanh toán của công ty chủ yếu bằng L/C và điện chuyển tiền T/T, nên quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty theo các bước sau: Bước 1:Xin giấy phép nhập khẩu. Bước 2:Mở L/C (Nếu thanh toán bằng L/C). Bước 3:Làm thủ tục hải quan. Bước 4:Nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu. Bước 5:Thanh toán. Bước 6:Khiếu nại (Nếu có). \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 8 Báo cáo thực tập tổng hợp 1.3.TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT-KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ VIỆT NAM. Sơ đồ 1:Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 9 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG SHAREHOLDER ASSEMBLY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BOARD OF MANAGEMENT BAN KIỂM SOÁT SUPERVISORY COMMITEE TỔNG GIÁM ĐỐC GENERAL DIRECTOR PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC VICE GENERAL DIRECTOR PHÓ GIÁM ĐỐC VICE GENERAL DIRECTOR KHỐI KINH DOANH SALES AND MARKETING KHỐI QUẢN LÝ ADMINESTRATIVE MANAGEMENT 1.KINH DOANH DƯỢC PHẨM VÀ MỸ PHẨM 2.KINH DOANH MÁY MÓC VÀ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ 3.KINH DOANH XNK TỔNG HỢP 4.CÁC CHI NHÁNH TẠI TP HỒ CHÍ MINH, LẠNG SƠN,ĐÀ NẴNG,HÀ TÂY,HẢI PHÒNG. 1.Sales of pharmaceutical and cosmetic products. 2.Sales of medical equipment and instrucments. 3.General import and export 4.Branches in Ho Chi Minh city,Lang Son, Ha Tay, Hai Phong, Da Nang. 1.BỘ PHẬN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 2.BỘ PHẬN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 3.BỘ PHẬN QUẢN LÝ KHO HÀNG VÀ QUAN HỆ QUỐC TẾ 1.Human resoures management 2.Financial management 3.Warehouse management and international relations Báo cáo thực tập tổng hợp Công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Việt Nam cũng như nhiều công ty cổ phần khác tổ chức quản lý với những quyết định của đại hội đồng cổ đông và hằng năm có cuộc họp định kì vào khoảng giữa tháng 4. Dưới đại hội đồng cổ đông là hội đồng quản trị, với mục tiêu bảo đảm thực hiện phương án kinh doanh sau cổ phần hóa, hội đồng quản trị công ty đã bàn thảo và biểu quyết thông qua nhiều Nghị quyết, quyết định để chỉ đạo thực hiện các vấn đề. Bên cạnh đó sẽ có Ban kiểm soát theo dõi cũng như chỉnh lý các hoạt động của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị bổ nhiệm ai là Tổng giám đốc theo sự nhất chí của Đại hội đồng cổ đông. Giúp việc cho Tổng giám đốc là hai phó tổng giám đốc ở bên khối quản lý và khối kinh doanh, bao gồm các phòng ban (trung tâm) có chức năng nhiệm vụ tham mưu và giúp việc cho Tổng giám đốc. Trong các bộ phận phòng ban ngoài các phòng là tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch và hợp tác quốc tế không tham gia trực tiếp công việc kinh doanh của công ty, còn lại các phòng ban khác đều tham gia vao công việc kinh doanh. Trong đó: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: là đơn vị được thành lập từ tháng 7 năm 2000 trên cơ sở hợp nhất 3 vị chức năng có ngành nghề tương tự nhau là phòng xuất khẩu 1, phòng xuất khẩu 2 và phòng xuất khẩu 3. Phòng có chức năng tìm kiếm mặt hàng kinh doanh và tìm hiểu bạn hàng , đặc biệt là tình hình tài chính của bạn hàng trước khi ra quyết định giao dịch buôn bán. Trung tâm kinh doanh Dược Mỹ phẩm: là đơn vị chuyên kinh doanh thuốc tân dược (thành phẩm và dược liệu). Hiện nay trung tâm đã đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh thuốc tân dược truyền thống. Ngoài ra, trung tâm còn \ Nguyễn Thị Phương Thảo - Lớp: Kế toán 48A 10