Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty TNHH Thanh Huyền Trang

Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều phải chịu sự chi phối của quy luật cung cầu, quy luật đào thải, quy luật cạnh tranh gay gắt và phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình.

Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều phải chịu sự chi phối của quy luật cung cầu, quy luật đào thải, quy luật cạnh tranh gay gắt và phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình. Để tồn tại và phát triển được thì điều quan trọng trước tiên là các doanh nghiệp phải tiêu thụ được sản phẩm hàng hóa hay nói cách khác là phải bán được hàng hóa. Đối với mỗi doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp thương mại điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng bởi mọi nguồn lợi nhuận trong doanh nghiệp thương mại đều xuất phát từ việc bán hàng. Hoạt động bán hàng sẽ quyết định đến sự thành công hay thất bại trong kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp thương mại chính là cầu nối giữa các nhà sản xuất với người tiêu dùng, giữ vai trò phân phối lưu thông hàng hóa thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội. Sự phát triển của các doanh nghiệp thương mại góp phần làm cho sản xuất trong nước phát triển, hàng hóa ngày càng đa dạng phong phú về chủng loại, mẫu mã, chất lượng được đảm bảo. Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại có thể được hiểu là việc dự trữ và bán ra các loại thành phẩm, hàng hóa trong đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trình kinh doanh. Khi mà các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh doanh, tự chịu trách nhiệm về mọi quyết định của mình thì tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự sống còn của mỗi doanh nghiệp. Chỉ khi bán được hàng thì mới bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ công nhân viên, Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 1 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích lũy mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Như vậy trong hoạt động kinh doanh thương mại muốn quay vòng vốn nhanh, thu lợi nhuận nhiều thì các nhà quản trị doanh nghiệp cần luôn nắm bắt nhu cầu thị trường để có chiến lược phát triển phù hợp. Đó chính là lý do mà các nhà quản lý doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa. Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa là yêu cầu hết sức cần thiết với bất cứ doanh nghiệp nào. Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động kinh doanh có vai trò hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại là một trong những thành phần chính của công tác kế toán. Từ khi đi vào hoạt động Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang luôn cố gắng áp dụng các chế độ kế toán mới của Bộ tài chính ban hành như các chuẩn mực kế toán cũng như các thông tư hướng dẫn kế toán thực hiện các chuẩn mực kế toán ban hành nhằm hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế trong quá trình đổi mới, mở cửa và hội nhập quốc tế nhằm đạt được sự đánh giá trung thực, hợp lý, khách quan về thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung của Báo cáo thực tập tổng hợp ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần chính: Chương I: Tổng quan về đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Thanh Huyền Trang Chương II: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty TNHH Thanh Huyền Trang Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 2 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chương III: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Thanh Huyền Trang Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 3 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THANH HUYỀN TRANG. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thanh Huyền Trang. Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang kinh doanh các sản phẩm của Nhà máy Bia Hà Nội, Nhà máy Bia Heineken, Nhà máy Rượu Hà Nội, kinh doanh các loại nước giải khát, nước khoáng. Công Ty được thành lập vào ngày 29 tháng 12 năm 2003. Tiền thân của Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang chỉ là một đại lý bán lẻ Bia, Rượu, nước giải khát với tên là Đại Lý Huyền Trang được thành lập từ năm 1994 hoạt động theo hình thức bán đúng giá hưởng hoa hồng, không có bộ máy quản lý và con dấu riêng. Đến năm 2003 sau nhiều năm hoạt động thị trường tiêu thụ của công ty ngày càng được mở rộng quy mô của đại lý không đủ cung ứng cho khách hàng với số lượng lớn Đại lý Huyền Trang đã quyết định mở rộng quy mô kinh doanh thành Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang. Công ty TNHH Thanh Huyền Trang được tổ chức lại và thành lập theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102010729 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hà nội cấp ngày 29 tháng 3 năm 2003. Vốn điều lệ của công ty: 1000 000 000 VNĐ Đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 29 tháng 12 năm 2003 Đăng ký thay đổi lần thứ nhất vào Ngày 02 tháng 11 năm 2006 Tên Công Ty: Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 4 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Tên giao dịch: Thanh Huyen Trang Company Limited. Tên viết tắt: Thanh Huyen Trang CO.,LTD. Trụ sở chính: Số 18 Ngõ 1 Phố Nguyễn Khánh Toàn, phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội. Số điện thoại: 04. 37676162 hoặc 04. 37676234. Theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102010729 Ngành nghề đăng ký kinh doanh của công ty là: - Mua bán Rượu, Bia, Nước giải khát, Đường sữa, Bánh kẹo, Văn phòng phẩm, Đồ dùng cá nhân và Đồ gia dụng gia đình - Mua bán lương thực, thực phẩm, công nghệ phẩm - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa. Công ty có một kho chứa hàng đặt tại số 71/76 Phố Linh Lang – Cống Vị - Ba Đình – Hà Nội. Tại kho có chứa hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty với 5 nhân viên làm nhiệm vụ bảo vệ và xuất, nhập kho. Mục tiêu hoạt động của công ty là cung cấp các sản phẩm đến tay người tiêu dùng với mức giá thấp nhất, nâng cao uy tín của công ty, tối đa hóa lợi nhuận, tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh và mở rộng thị trường tiêu thụ. Đến nay sau 15 năm hoạt động Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang đã đứng vững trên thị trường và có uy tín với khách hàng. Hiện tại Công ty đã là đại lý chính thức của Nhà máy Bia Hà Nội, Đại lý của Nhà máy Bia Heineken và Đại lý của Nhà máy Rượu Hà Nội. Ngoài ra còn là đại lý của Công Ty Coca Việt Nam và Công Ty Vital, Công Ty Lavi. Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 5 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Đặc biệt năm 2009 vừa qua Công ty còn được làm đại lý chính thức của hãng Bia Bitburger là hãng bia mới có mặt trên thị trường Việt Nam từ tháng 9 năm 2009 và được nhập khẩu từ nước Đức. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuât kinh doanh của Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang. 1.2.1.Chức năng và nhiệm vụ của Công Ty. * Chức năng của Công ty: - Lựa chọn ngành nghề và quy mô kinh doanh theo đăng ký kinh doanh - Lựa chọn hình thức và cách thức huy động vốn nhằm phát triển hoạt động kinh doanh - Lựa chọn khách hàng, cách tiếp thị, giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng - Tuyển dụng lao động và thuê mướn lao động theo yêu cầu của hoạt động kinh doanh - Xây dựng và áp dụng các định mức về lao động, đơn giá tiền lương, tiền thưởng trên hiệu quả công việc để khuyến khích tăng năng suất lao động. - Tổ chức vận chuyển, kinh doanh tiêu thụ các sản phẩm của Nhà máy Bia Hà Nội, Bia Heineken, Nhà máy Rượu Hà Nội, Nước khoáng, Nước giải khát. - Tổ chức xây dựng mạng lưới kinh doanh tiêu thụ các sản phẩm của Nhà máy Bia, Rượu, Nước giải khát, Nước khoáng. * Nhiệm vụ của Công ty: - Sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề ghi trong giấy phép đăng ký kinh doanh - Đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ theo quy định - Tuân thủ đúng chế độ kế toán theo quy định hiện hành - Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các nghĩa vụ khác theo quy định của Nhà nước Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 6 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - Chấp hành các quy định của nhà nước về chế độ tuyển dụng lao động, quản lý và sử dụng lao động - Bảo đảm quyền và lợi ích của người lao động theo quy định của luật lao động. - Phát triển mạng lưới bán buôn, bán lẻ các sản phẩm Bia, Rượu, Nước giải khát, Nước khoáng. - Thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn, quy định, quy trình của hệ thống quản lý an toàn. - Vận chuyển hàng hóa an toàn, các kho chứa hàng phải đảm bảo an toàn và không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. - Tăng cường công tác an toàn an ninh, phòng cháy chữa cháy và công tác vệ sinh môi trường. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuât kinh doanh của Công Ty. Công Ty TNHH Thanh Huyền Trang được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp do vậy công ty thuộc sở hữu của cá nhân, có bộ máy quản lý và có con dấu riêng. Công ty do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Công ty TNHH Thanh Huyền Trang chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là kinh doanh các sản phẩm của Nhà máy Bia, Rượu, Nước giải khát, Nước khoáng. Bia được cung cấp tới khách hàng dưới 2 dạng: Bia lon và Bia chai. Rượu gồm có Rượu chai và Rượu can. Các loại nước giải khát gồm 2 dạng: dạng lon và dạng bình. Nước khoáng gồm có: Nước khoáng đóng chai và Nước khoáng bình. Nước khoáng đóng chai gồm có loại chai 330ml và chai 500ml. Nước khoáng bình gồm có loại bình 1,5l ; bình 5l và bình 19,5l. Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 7 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Những mặt hàng của công ty thường có đặc điểm là: - Hàng hóa thường có kích thước nhỏ thuận tiện trong việc bảo quản trong kho bãi và dễ vận chuyển, được đảm bảo an toàn vể chất lượng. - Thời gian vận chuyển ngắn và chi phí vận chuyển thấp. Để có được nguồn hàng hóa trên doanh nghiệp dựa vào các nguồn cung cấp chính đó là Nhà máy Bia Hà Nội, Nhà máy Rượu Hà Nội, Công Ty nước khoáng Lavi, Công Ty nước khoáng Vital, Công ty Coca. Việc kinh doanh các mặt hàng có chất lượng cao của các nhà cung cấp có uy tín đã giúp công ty nâng cao được sức cạnh tranh của mình với các doanh nghiệp khác. 1.2.3 Đặc điểm tổ chức tiêu thụ sản phẩm của công ty Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa của công ty: Công ty TNHH Thanh Huyền Trang là công ty kinh doanh thương mại với các mặt hàng cung ứng đó là các sản phẩm Bia, Rượu, Nước khoáng, Nước giải khát… Vì vậy việc tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Nhằm đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận công ty đã áp dụng các hình thức tiêu thụ như: - Bán lẻ - Bán hàng đại lý - Cung cấp cho các Nhà hàng, Khách sạn - Bán hàng với số lượng lớn theo Đơn đặt hàng và Hợp đồng kinh tế ký kết. Bán hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế ký kết tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của công ty. Với phưong thức bán hàng này sản lượng hàng hóa tiêu thụ nhiều và nó chiếm phần lớn doanh thu của công ty. Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 8 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Trong quá trình bán hàng công ty luôn có các chính sách hợp lý trong việc tiêu thụ hàng hóa như: - Giảm giá hàng bán và Chiết khấu bán hàng cho khách hàng. - Giảm giá với những khách hàng mua với số lượng lớn, thanh toán ngay, thanh toán tốt hàng tháng. - Chấp nhận cho khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản hoặc ký nhận nợ thanh toán theo tháng, thanh toán gối mã. - Bán theo chương trình khuyến mại khi có chương trình khuyến mại của Nhà máy như chương trình mua 50 tặng 1 hoặc 100 tặng 1. Khi các hợp đồng kinh tế được ký kết về mặt số lượng, chủng loại và chất lượng của sản phẩm thì phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công Ty 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy của Công ty Là một công ty được thành lập theo vốn góp của các cổ đông nên bộ máy hoạt động của công ty không cồng kềnh, luôn năng động để có hiệu quả hoạt động cao nhất trên cơ sở chi phí thấp nhất. Để thực hiện được chức năng nhiệm vụ nêu trên các phòng ban của công ty luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, tương tác qua lại lẫn nhau tạo thành một thể thống nhất trong mọi hoạt động tổ chức kinh doanh, giúp cho công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển. Sự phối hợp phân công nhiệm vụ của từng phòng ban trong bộ máy được quy định chặt chẽ bằng hệ thống văn bản và điều lệ công ty đó là điều kiện đảm bảo cho sự hoạt động nhịp nhàng thông suốt của các bộ phận phòng ban trong bộ máy điều hành và quản lý của công ty. 1.3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 9 Báo cáo thực tập tổng hợp Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Thanh Huyền Trang Sinh viên: Nguyễn Thị Thắm Lớp KT3K9 GIÁM ĐỐC 10 Phụ trách giao dịch với khách hàng Phụ trách kinh doanh Bia Phụ trách phát triển thị trường Phụ trách kinh doanh Nước giải khát Phụ trách kinh doanh Nước khoáng Phòng Marketting PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng Tổ Chức Hành Chính PHÓ GIÁM ĐỐC MARKETTING Phòng Kinh Doanh