tài liệu quản lí dự án

tài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự án

Dự án Câu1: Khái niệm dự án quản lý dự án Dự án kế hoạch hay chương trình hành động nhằm đạt tới kết mong muốn tương lai Dự án nỗ lực tạm thời thực thời gian định với ngân sách hạn định để đạt mục tiêu cụ thể Tình trạng phát triển  Dự án  Tình trạng cải thiện Thay đổi Dự án can thiệp để thay đổi mà can thiệp có dự trù mục tiêu, kế hoạch hành động Dự án loạt hoạt động có mục đích hoạch định thực nhằm hoàn thành số kết vòng nguồn tài nguyên kiếm Quản lý dự án Quản lý dự án trình lãnh đạo, lập kế hoạch tổ chức, tuyển chọn nhân lực kiểm soát hoạt động, nhân nguồn lực nhằm đạt tới mục tiêu dự án Câu : Đặc điểm dự án - Có thời điểm bắt đầu kết thúc rõ ràng - Có nguồn lực kinh phí hạn định - Có nhiều người không chuyên môn tham gia - Có thể xác định bên liên quan - Phải tạo kết dịch vụ rõ ràng kết thúc dự án - Thường xuyên trao đổi với nhiều đơn vị, tổ chức - Bao gồm nhiều hoạt động liên tiếp - Các hoạt động hướng đến mục tiêu - Có thể có rủi ro điều không đoán trước - Mang tính nhất, lần - Đảm bảo tham gia người dân Câu 3: Yêu cầu dự án - Phải hướng đến mục tiêu lâu dài giúp cộng đồng tăng cường lực quyền lực giải vấn đề thân cộng đồng - Phải đảm bảo tham gia người dân cộng đồng toàn trình xây dựng quản lý dự án - Phải đảm bảo dự án đáp ứng nhu cầu thân cộng đồng - Có mục tiêu xác định hướng đến đáp ứng nhu cầu cộng đồng - Có kế hoạch xây dựng rõ ràng, cụ thể - Được thực khoảng thời gian xác định - Được thực khuôn khổ chi phí nguồn lực định - Có tham gia tác nhân, tổ chức cộng đồng Câu : Cơ sở hình thành dự án Phải hội tụ đủ ba yếu tố cần thiết: - Nhu cầu người dân - Ý định - Khả Những yếu tố hình thành dự án: Thông thường, dự án đứng độc lập nằm chương trình gồm nhiều dự án Qui mô dự án nên mức độ mang tính khả thi kinh tế, kỹ thuật quản lý Để hình thành dự án cần thiết phải có yếu tố chính: - Cộng động có nhu cầu: Cộng đồng có vấn đề xúc, người dân thực quan tâm muốn giải quyết, có số điều kiện phương tiện, nhân để thực dự án - Nhóm quản lý có lực: Nhóm người dân tự nguyên quyền địa phương có khả quản lý dự án, nhiệt tâm với lợi ích cộng đồng Có điều kiện thuận lợi theo dõi, giám sát - Sự hỗ trợ: Có hỗ trợ bên cộng đồng Câu 5: Các thành phần tham gia dự án Các thành phần tham gia dự án Có nhiều thành phần can thiệp vào dự án Các thành phần tham gia có vai trò trách nhiệm (quyền lợi nghĩa vụ) cần phải xác định rõ trước khởi đầu dự án Nhà quản lý dự án Là nhân viên thực nhân viên chức năng, làm việc toàn thời gian bán thời gian cho dự án Trách nhiệm nhà quản lý dự án • Đánh giá yếu tố nguy làm chủ chúng thời điểm • Chỉ định công việc cần thực • Theo dõi bước tiến công việc • Hoà giải xung đột thành phần êkíp dự án • Theo dõi kinh phí thời hạn • Báo cáo tiến độ dự án Ban quản lý dự án (êkip dự án) Thuộc nhiều phận khác nhau: • Nhân viên xã hội • Các bên đối tác • Đại diện quan, ban ngành • Đại diện đoàn thể • Đại diện dân • … Về mặt hoạt động, ê – kíp dự án: • Thực công việc • Báo cáo tiến độ công việc cho quản lý dự án Các chuyên gia Là người có nhiều kỹ năng, nhiều kinh nghiệm Về mặt hoạt động, chuyên gia: • Can thiệp lúc theo yêu cầu nhà quản lý dự án • Cung cấp ý kiến chuyên môn Người thụ hưởng dự án Là người làm cho dự án sống động, với tư cách thành phần tham gia thường xuyên, họ trở thành người hoạt động Câu 6: Các bước chu trình xây dựng, quản lý dự án phát triển cộng đồng Mô hình quản lý dự án phát triển cộng đồng tiến trình bao gồm bước ba giai đoạn: - Giai đoạn: Lập kế hoạch dự án Nhận diện cộng đồng Xác định nhu cầu cộng đồng Xây dựng mục đích mục tiêu, xây dựng hệ thống báo Đánh giá nguồn lực trở ngại Lập kế hoạch hoạt động dự án - Giai đoạn 2: Thực kế hoạch Thực giám sát, đánh giá dự án - Giai đoạn 3: Lượng giá dự án Lượng giá dự án LẬP KẾ THỰC HOẠCH HIỆN DỰ ÁN DỰ ÁN LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN Chu trình triển khai dự án phát triển cộng đồng Tiến trình 1.Tìm hiểu cộng đồng Hiểu biết có hệ thống tình trạng cộng đồng giúp xác định bối cảnh làm sở cho trình triển khai dự án Các nội dung cần tìm hiểu : * Đặc điểm cộng đồng - Phạm vi khảo sát cộng đồng có cách + Tìm hiểu tất lĩnh vực đời sống cộng đồng: vị trí địa lí, đặc điểm dân cư, cấu trị, hành chính, hoạt động kinh tế, nguồn lực mạnh, khía cạnh văn hóa hay truyền thống, tình trạng giáo dục., vệ sinh môi trường, - Chỉ tìm hiểu số lĩnh vực có liên quan ts chuyên môn, khả năng, kinh nghiệm tổ chức làm dự án : ví dụ tìm hiểu trẻ em, giáo dục, sức khỏe, * Các nguồn thu thập thông tin - Nguồn thông tin thứ cấp : Các văn bản, hồ sơ văn phòng, báo cáo, tài liệu - Nguồn tt sơ cấp : người lãnh đạo, người dân cd Các nhân vien tổ chức phi phủ - Các pp nghiên cứu : định tính định lượng Xác định nhu cầu Đánh giá nhu cầu khâu quan trọng tiến trình triển khai dự án Nhu cầu xem điều cần đáp ứng hay nguyện vọng lợi ích người dân Những kỹ thuật xác định nhu cầu - Điều tra khảo sát - Bảng câu hỏi - Quan sát - Phỏng vấn - Lắng nghe người dân - Dự họp tổ chức cộng đồng lắng nghe họ thảo luận - Hội thảo chuyên đề cộng đồng - Nắm bắt quan điểm tổ chức - Tham khảo ý kiến viên chức nhà nước - Đơn xin, đơn thỉnh cầu cộng đồng - Chiếu phim làm sở thảo luận - Biên bản, báo cáo nghiên cứu vấn đề cộng đồng - Những kiến nghị đại biểu Quốc hội hay đại biểu Hội đồng nhân dân địa phương Có thể sử dụng nhiều kỹ thuật để xác định nhu cầu cộng đồng Tác viên phát triển cộng đồng phải có khả định kỹ thuật thích hợp phối hợp kỹ thuật phù hợp dựa tình hình cụ thể cộng đồng *Xếp hạng ưu tiên nhu cầu (phương pháp phân tích nhu cầu Coffing-Hutchison) • Mục đích Kết khảo sát tìm hiểu cộng đồng cho thấy cộng đồng có nhiều vấn đề có mức độ nghiêm trọng khác Tuy vậy, kết chưa thể nhu cầu, mong đợi người dân Vì vậy, để dự án đáp ứng với nhu cầu, mong đợi người dân, nhóm khảo sát cần tổ chức lấy ý kiến dân theo cách xếp hạng ưu tiên nhu cầu • Cách thực - Tập hợp nhóm người có liên quan - Đưa nhu cầu cần xếp hạng dựa kết tìm hiểu cộng đồng - Đề nghị thành viên tham gia bổ sung nhu cầu mà họ cảm thấy cần có chưa viết - Thảo luận xác định tiêu chí chấm điểm - Mỗi thành viên tham gia cho điểm nhu cầu - Tính tổng số điểm cho nhu cầu - Tạo trí dựa kết việc xếp hạng ưu tiên *Cân đối nhu cầu - Các dự án phát triển phải dựa nhu cầu cộng đồng thẩm định với tham gia người dân - Khi tổ chức tài trợ hay quan phủ cung cấp kinh phí cho dự án, họ có chương trình, mục đích riêng Chương trình, mục đích họ khác với nhu cầu cộng đồng - Khi nhóm khác thường nhận thức nhu cầu cộng đồng cách khác Vì vậy, cần phải có thảo lụân, thương lượng để đạt tới trí hay thoả thuận nhu cầu - Việc cân đối nhu cầu yếu tố cần thiết để dự án chấp nhận cộng đồng thực sở hữu dự án Xây dựng mục đích, mục tiêu hệ thống báo Mục đích phát biểu tổng quát mô tả kết chung dự án Còn mục tiêu phát biểu cụ thể hướng để đạt kết chung Mục đích phát biểu bao trùm mục tiêu cụ thể Mục đích phát biểu ngắn gọn, đầy đủ xuất phát từ nhu cầu hay vấn đề cần phải giải Còn mục tiêu phát biểu biểu thị hành động nhiều đồng thời hướng đáp ứng nhu cầu hay giải vấn đề *Sự khác mục đích mục tiêu - Mục đích mô tả cách khái quát mong đợi từ dự án - Mục tiêu mô tả cụ thể hơn, rõ ràng mong đợi - Một mục đích triển khai thành nhiều mục tiêu cụ thể *Tầm quan trọng mục đích mục tiêu - Đưa trọng tâm định hướng, giúp ta dễ dàng việc thiết kế lập kế hoạch dự án - Thuyết phục nhà tài trợ dự án đáng hỗ trợ, ủng hộ - Giúp giám sát đánh giá dự án dễ dàng - Giúp so sánh với dự án tương tự *Các yêu cầu mục tiêu (SMART) Specific: Cụ thể, gì, ai, đâu? Measurable: Đo đếm Available: Khả thi, thực Realistic: Thực tế, đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng người dân Time - bound: Có thời gian định Lượng định tài nguyên trở ngại Để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch thực dự án ta cần lượng định rõ: • Các nguồn tài nguyên cần thiết cho việc triển khai dự án • Các nguồn tài nguyên sẵn có cộng đồng • Các nguồn tài nguyên cần huy động thêm từ bên • Các phương thức tận dụng tối đa nguồn tài nguyên Có ba nguồn tài nguyên cộng đồng: • Nguồn tài nguyên vật chất: nước, đường sá, đất đai, cối • Nguồn tài nguyên thiết chế: trường học, trung tâm y tế, câu lạc thể thao, • Nguồn tài nguyên người: Những người lãnh đạo thức cộng đồng (nhân viên y tế, giáo viên, nhân viên khuyến nông ), người lãnh đạo không thức cộng đồng (thanh niên tình nguyện, nông dân động, người có kinh nghiệm có chuyên môn cộn đồng ) Những trở ngại nhân tố cản trở bước tiến triển dự án Việc thẩm định trở ngại cần thiết để nhận diện khó khăn, đề xuất chiến lược khắc phục Lập kế hoạch hoạt động dự án Lên kế hoạch hoạt động dự án yếu tố quan trọng tiến trình triển khai dự án Khâu gồm bước yếu sau: Xác định hoạt động Lập trình tự cho hoạt động Lên khung thời gian cho hoạt động Phân công trách nhiệm thực hoạt động Lượng định phương tiện, thiết bị dịch vụ cần có Dự trù kinh phí - Xác định hoạt động - Lập trình tự cho hoạt động - Lên khung thời gian cho hoạt động - Phân công trách nhiệm thực hoạt động - Phương tiện, thiết bị, nguyên vật liệu dịch vụ - Dự trù kinh phí Thực kế hoạch - Phải đảm bảo tham gia cộng đồng vào việc phát động dự án, phối hợp hoạt động giám sát dự án - Lưu ý ts tình bất ngờ sinh trở ngại - Cần có giám sát để kiểm tra xem dự án có tiến triển kế hoạch hay không Tóm lại, giai đoạn thực ta cần tập trung vào vấn đề sau:  Đảm bảo hỗ trợ cộng đồng việc thực dự án  Công tác phối hợp dự án : Những trở ngại cho việc phối hợp : tâm lý bảo vệ lãnh địa riêng, thiếu chế thông tin, thờ mặt trị,  Giám sát dự án Các bước giám sát : xây dựng tiêu chuẩn giám sát, quan sát tiến độ, so sánh thực tế vs tiêu chuẩn, thực biện pháp điều chỉnh Giám sát công việc thực so vs kế hoạch, cung ứng vật tư, chí phí,  Xử lý tình phát sinh - Một dự án PTCĐ triển khai luôn tác động qua lại với môi trường xung quanh, có tình không dự kiến trước xảy mà chúng làm ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng thực dự án -Người quản lý cần hình dung yếu tố bất định lên để vạch kế hoạch - Tuy nhiên phương cách hay định sẵn cho việc xử lý tình bất ngờ 7.Lượng giá Mục đích - Mục tiêu dự án có đạt hay không? - Nêu thay đổi có từ dự án - Nhận dạng kết không mong đợi từ dự án - Những nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại - Phân tích vấn đề, thách thức mà dự án phải đương đầu - Xác định rõ ràng tính hiệu dự án - Nghiên cứu thành công kỹ thuật, phương pháp thay - Điều chỉnh lại mục tiêu cần thiết, phương tiện cần thiết để đạt mục tiêu * Các hình thức lượng giá -Lượng giá tiên dự án - lg quán trình thực dự án - lg kì - lg cuối da - lg sau dự án Thành phần tham gia lượng giá  Ban quản lí dự án  Đại diện quan tài trợ  Đại diện quyền  Các nhà tư vấn  Đối tượng thụ hưởng Nội dung lượng giá  Đối tượng thụ hưởng: họ ai, có đối tượng thụ hưởng theo bảng mô tả dự án không Một số thông tin tuổi, nam, nữ, nghề nghiệp, thu nhập… để phân tích biến phụ thuộc  Các hoạt động dự án - Làm - Kết quả, thay đổi có - Cách làm - Bài học kinh nghiệm  Những thuận lợi, khó khăn, hội đe dọa  Tác động dự án có Tìm hiểu cộng đồng Xác định nhu cầu Xác định mục đích mục tiêu cụ thể Xác định tiềm trở ngại Xác định hoạt động Kế hoạch Thời gian Trách nhiệm Phương tiện Kinh phí Thực Phối hợp Giám sát Lượng giá dự án Quản lý dự án Tiến trình dự án phát triển cộng đồng Câu : Các mặt cần quản lý dự án Các mặt cần quản lý dự án a Quản lý nhân Xác định yếu tố giúp cho nhân viên hay người làm việc cho dự án đóng góp tối đa làm việc chung cách hài hòa b Quản lý công việc Xác định dự án thực công việc ngày lên kế hoạch thực c Quản lý thời gian Hướng dẫn nhân viên dự án lên kế hoạch, việc làm trước, việc làm sau, thời gian Biết sử dụng thời gian sẵn có cách hiệu d Quản lý tài nguyên vật chất Bảo đảm việc sử dụng không gian, thiết bị vật tư, nguyên vật liệu có hiệu cao, không phí phạm e Quản lý tài Kiểm tra việc thực nguồn thu – chi đảm bảo chế độ sách, mục tiêu dự án, thực đầy đủ chế độ báo cáo để nguồn kinh phí dự án sử dụng hiệu f Ghi chép lưu trữ hồ sơ Vạch phương cách chuẩn bị, trì lưu trữ biên bản, báo cáo, văn thư trao đổi g Giám sát lượng giá Xây dựng kế hoạch giám sát hoạt động dự án theo tiến độ mục tiêu Lên kế hoạch lượng giá tổ chức thực theo định kỳ kết thúc dự án Quản lý công việc Quản lý nhân Quản lý thời gian QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý tài nguyên vật chất Theo dõi lượng giá Quản lý tài Ghi chép báo cáo Mô hình mặt cần quản lý dự án Câu : Vai trò n Chức quản lý chức lập kế hoạch, xây dựng tổ chức, huy, điều chỉnh, lãnh đạo Theo ông Peter Druker để hoàn thành vai trò này, người quản lý cần tiến hành điều sau: Đưa mục tiêu: định hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu mà tổ chức đưa Xây dựng tổ chức: xây dựng sơ đồ chức nghiệp vụ cần thiết để đạt mục tiêu, bố trí nhân Tạo động cơ: giao tiếp với tất người để hiểu họ tạo động giúp họ phát huy tốt lực Đo lường đánh giá thành tích: lập “thước đo” để đo lường công việc, tiến hành phân tích đánh giá thành tích người Phát huy nhân tài: để tâm đến việc giáo dục cấp dưới, đạo đắn nhằm phát triển lực, nâng cao phẩm chất 3.4 Đặc điểm người quản lý dự án Người quản lý dự án: - Làm việc thời gian cụ thể xác định - Kiểm soát nguồn lực cách tạm thời nghĩa thời gian dự án Khi dự án kết thúc nhiều nguồn lực giải phóng để dùng vào công việc khác - Việc quản lý có phần dễ dàng công việc khác nguồn lực tập trung cho việc hoàn thành mục tiêu - Chịu ràng buộc chặt chẽ thời gian, chi phí, chất lượng - Nhân viên tham gia dự án không làm cho dự án mà phụ trách dự án khác công việc quan họ Câu : Nguyên tắc hành động người quản lý dự án Chấp nhận Người quản lý phải biết chấp nhận người cộng tác với (nhân viên, đối tác cộng đồng, người dân ), tôn trọng, không phân biệt đối xử, không thành kiến Chấp nhận nhân viên cá nhân riêng biệt, có khả giới hạn giúp họ phát triển khả cách cung cấp mục tiêu hướng dẫn rõ ràng Thể quan tâm Người quản lý phải chứng tỏ nhiệt tình mình, giúp nhân viên dấn thân, gắn bó với tổ chức Người quản lý hòa hợp với nhân viên, tạo nơi nhân viên cảm giác họ chấp nhận, họ biết rõ người quản lý coi trọng tin tưởng họ, nói nghĩa người quản lý phải đồng ý việc mà cho phép có khác biệt sai lầm Sáng tạo Người quản lý dự án phải người sáng tạo người tiên phong việc thiết lập sách, phương pháp để cải tiến hoạt động, người không dự thay đổi muốn thay đổi để có tốt Để vậy, người quản lý phải linh hoạt, tự suy nghĩ thảo luận với nhân viên để tìm Tin người khác Người quản lý cần tin tưởng vào nhân viên mình: cách nhìn, ý kiến, thông tin họ tôn trọng làm cho họ tin tưởng lẫn Thừa nhận Người quản lý phải biết người - nhân viên thân chủ khao khát thừa nhận Khi cần, người quản lý nên đưa lời khen ngợi công nhận đóng góp công lao họ Duy trì cân Người quản lý cần có sốn cân đối, bao gồm làm việc, nghỉ ngơi, vui chơi, quan tâm nhiều đến sức khỏe tinh thần thể chất, tránh tối đa có ức chế vấn đề vô tình trút vào đầu nhân viên Khi vào trạng thái thoải mái, ta dễ dàng nhìn nhận vấn đề cách tích cực Biết lập kế hoạch Biết tổ chức Chọn ưu tiên Người quản lý cần biết chọn mục tiêu quan trọng mục tiêu ngắn hạn mục tiêu dài hạn Việc chọn ưu tiên giúp cho tiến trình dự án tốt 10 Biết ủy thác Sự ủy thác giúp chia sẻ trách nhiệm quyền hạn Khi ủy thác, nhân viên dấn thân công việc 11 Tương tác với cộng đồng ngành nghề khác Dự án thuận lợi người quản lý có mối quan hệ tốt đẹp với môi trường xung quanh Các nhân viên phải biết làm nói quan trọng mối quan hệ với bên 12 Lấy định Người quản lý giỏi người biết định, đúng, kịp thời khuyến khích nhân viên tham gia tích cực vào tiến trình 13 Tạo thuận lợi Người quản lý cần tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng cởi mở, nhạy cảm với ý muốn, nhu cầu họ 14 Truyền thông Một hành động quan trọng người quản lý dự án truyền thông - phát nhận thông điệp, dấu hiệu, ý tưởng cảm xúc 15 Biết chọn thời gian thích hợp Người quản lý cần có khả định hành động vào thời điểm thích hợp 16 Tạo động lực Người quản lý hiệu người có khả tạo động lực hiệu cho nhân viên đem hết khả phục vụ cho hoạt động chung tổ chức Người quản lý phải nhận biết nhu cầu mong đợi nhân viên  ... giá dự án Quản lý dự án Tiến trình dự án phát triển cộng đồng Câu : Các mặt cần quản lý dự án Các mặt cần quản lý dự án a Quản lý nhân Xác định yếu tố giúp cho nhân viên hay người làm việc cho dự. .. ta dễ dàng việc thiết kế lập kế hoạch dự án - Thuyết phục nhà tài trợ dự án đáng hỗ trợ, ủng hộ - Giúp giám sát đánh giá dự án dễ dàng - Giúp so sánh với dự án tương tự *Các yêu cầu mục tiêu (SMART)... Xây dựng kế hoạch giám sát hoạt động dự án theo tiến độ mục tiêu Lên kế hoạch lượng giá tổ chức thực theo định kỳ kết thúc dự án Quản lý công việc Quản lý nhân Quản lý thời gian QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản