ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA ĐC BAI GIANG QLDA
Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DỰ ÁN 1.1 Khái niệm dự án Dự án kế hoạch hay chương trình hành động nhằm đạt tới kết mong muốn tương lai Dự án nỗ lực tạm thời thực thời gian định với ngân sách hạn định để đạt mục tiêu cụ thể Tình trạng phát triển Dự án Tình trạng cải thiện Thay đổi Dự án can thiệp để thay đổi mà can thiệp có dự trù mục tiêu, kế hoạch hành động Dự án loạt hoạt động có mục đích hoạch định thực nhằm hoàn thành số kết vòng nguồn tài nguyên kiếm 1.2 Phân loại dự án Với phát triển phức tạp công nghệ ngày cao đất nước Sự phát triển tác động đồng thời tới thời gian, tiền vốn hoạt động mặt đời sống xã hội, nên dự án có khuynh hướng phát triển đa dạng nhiều lĩnh vực với nhiều loại, nhiều quy mô mục đích khác Có thể phân loại sau: a Phân theo ngành - Nông nghiệp (xây đập, cải tạo đất, giống…) - Công nghiệp nông thôn - Lâm nghiệp - Thuỷ sản - Hoạt động dịch vụ b Phân theo mục tiêu - Tăng thu nhập, xoá đói giảm nghèo - Tạo việc làm cho cộng đồng - Giáo dục - Khuyến nông - Dinh dưỡng sức khỏe cộng đồng - Phát triển phụ nữ, trẻ em, dân tộc thiểu số - Bảo vệ tài nguyên môi trường c Phân theo nội dung - Dự án phát triển sản xuất (Nông, lâm, ngư, ngành nghề) - Dự án phát triển sở hạ tầng - Viện trợ (kỹ thuật, vay vốn, dinh dưỡng) - Cải tạo môi trường, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên - Phát triển nguồn nhân lực (đào tạo, tập huấn cho cộng đồng) - Nghiên cứu khoa học (thí nghiệm, kiểm định) - Dự án triển khai tiến khoa học kỹ thuật, khuyến nông 1.3 Các đặc điểm dự án - Có thời điểm bắt đầu kết thúc rõ ràng - Có nguồn lực kinh phí hạn định - Có nhiều người không chuyên môn tham gia - Có thể xác định bên liên quan - Phải tạo kết dịch vụ rõ ràng kết thúc dự án - Thường xuyên trao đổi với nhiều đơn vị, tổ chức - Bao gồm nhiều hoạt động liên tiếp - Các hoạt động hướng đến mục tiêu - Có thể có rủi ro điều không đoán trước - Mang tính nhất, lần - Đảm bảo tham gia người dân 1.4 Yêu cầu dự án - Phải hướng đến mục tiêu lâu dài giúp cộng đồng tăng cường lực quyền lực giải vấn đề thân cộng đồng - Phải đảm bảo tham gia người dân cộng đồng toàn trình xây dựng quản lý dự án - Phải đảm bảo dự án đáp ứng nhu cầu thân cộng đồng - Có mục tiêu xác định hướng đến đáp ứng nhu cầu cộng đồng - Có kế hoạch xây dựng rõ ràng, cụ thể - Được thực khoảng thời gian xác định - Được thực khuôn khổ chi phí nguồn lực định - Có tham gia tác nhân, tổ chức cộng đồng 1.5 Cơ sở hình thành dự án Phải hội tụ đủ ba yếu tố cần thiết: - Nhu cầu người dân - Ý định - Khả Những yếu tố hình thành dự án: Thông thường, dự án đứng độc lập nằm chương trình gồm nhiều dự án Qui mô dự án nên mức độ mang tính khả thi kinh tế, kỹ thuật quản lý Để hình thành dự án cần thiết phải có yếu tố chính: - Cộng động có nhu cầu: Cộng đồng có vấn đề xúc, người dân thực quan tâm muốn giải quyết, có số điều kiện phương tiện, nhân để thực dự án - Nhóm quản lý có lực: Nhóm người dân tự nguyên quyền địa phương có khả quản lý dự án, nhiệt tâm với lợi ích cộng đồng Có điều kiện thuận lợi theo dõi, giám sát - Sự hỗ trợ: Có hỗ trợ bên cộng đồng 1.6 Các thành phần tham gia dự án Có nhiều thành phần can thiệp vào dự án Các thành phần tham gia có vai trò trách nhiệm (quyền lợi nghĩa vụ) cần phải xác định rõ trước khởi đầu dự án Nhà quản lý dự án Là nhân viên thực nhân viên chức năng, làm việc toàn thời gian bán thời gian cho dự án Trách nhiệm nhà quản lý dự án • Đánh giá yếu tố nguy làm chủ chúng thời điểm • Chỉ định công việc cần thực • Theo dõi bước tiến công việc • Hoà giải xung đột thành phần êkíp dự án • Theo dõi kinh phí thời hạn • Báo cáo tiến độ dự án Ban quản lý dự án (êkip dự án) Thuộc nhiều phận khác nhau: • Nhân viên xã hội • Các bên đối tác • Đại diện quan, ban ngành • Đại diện đoàn thể • Đại diện dân • … Về mặt hoạt động, ê – kíp dự án: • Thực công việc • Báo cáo tiến độ công việc cho quản lý dự án Các chuyên gia Là người có nhiều kỹ năng, nhiều kinh nghiệm Về mặt hoạt động, chuyên gia: • Can thiệp lúc theo yêu cầu nhà quản lý dự án • Cung cấp ý kiến chuyên môn Người thụ hưởng dự án Là người làm cho dự án sống động, với tư cách thành phần tham gia thường xuyên, họ trở thành người hoạt động Chương CHU TRÌNH DỰ ÁN 2.1 Khái niệm chu trình dự án Chu trình dự án bước giai đoạn mà dự án phải trải qua từ bắt đầu kết thúc mối liên hệ chúng Chu trình dự án tổng hợp giai đoạn dự án theo chu trình khép kín Thuật ngữ “chu trình” sử dụng để nhấn mạnh việc kết thúc dự án kết thúc chu trình Đồng thời nói lên mối liên hệ qua lại giai đoạn với 2.2 Tiến trình xây dựng thực dự án Tiến trình xây dựng dự án tiến trình giải vấn đề: Cái gì? Tại sao? Phải làm gì? Làm nào? Mô hình quản lý dự án phát triển cộng đồng tiến trình bao gồm bước ba giai đoạn: - Giai đoạn: Lập kế hoạch dự án Nhận diện cộng đồng Xác định nhu cầu cộng đồng Xây dựng mục đích mục tiêu, xây dựng hệ thống báo Đánh giá nguồn lực trở ngại Lập kế hoạch hoạt động dự án - Giai đoạn 2: Thực kế hoạch Thực giám sát, đánh giá dự án - Giai đoạn 3: Lượng giá dự án Lượng giá dự án LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN THỰC HIỆN DỰ ÁN LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN Chu trình triển khai dự án phát triển cộng đồng 2.2.1 Tìm hiểu cộng đồng Hiểu biết cách có hệ thống tình trạng cộng đồng giúp xác định bối cảnh làm sở cho trình triển khai dự án cho cộng đồng Vì vậy, bước mà tác viên phát triển cộng đồng cần phải tiến hành cố gắng tìm hiểu tường tận cộng đồng mà phục vụ Tìm hiểu cộng đồng giúp cho tác viên cộng đồng có hiểu biết hữu ích đặc điểm nhằm đạt mục tiêu lý tưởng 2.2.1.1 Đặc điểm cộng đồng Phạm vi khảo sát tìm hiểu cộng đồng có hai cách: - Tìm hiểu tất lĩnh vực đời sống cộng đồng Cách thường tổ chức có đủ khả chuyên môn điều kiện nguồn lực để can thiệp nhiều lĩnh vực yếu cộng đồng Việc phân tích tình hình bao gồm nhiều lĩnh vực cộng đồng sau: Đặc điểm địa lý dân cư Cơ cấu trị, hành Các hoạt động kinh tế Các nguồn lực mạnh Sự phân tầng xã hội mối tương quan quyền lực Phương thức lãnh đạo ảnh hưởng Các tổ chức có cộng đồng Các khía cạnh văn hóa hay truyền thống Tình trạng giáo dục 10 Trình trạng sức khỏe, vệ sinh môi trường dinh dưỡng - Chỉ tìm hiểu sâu số lĩnh vực có liên quan tới chuyên môn, khả năng, kinh nghiệm tổ chức làm dự án Ví dụ: Tìm hiểu sâu vấn đề liên quan đến trẻ em; giáo dục; sức khỏe y tế; vệ sinh môi trường tùy chuyên môn mối quan tâm tổ chức làm phát triển Mặc dù việc tìm hiểu cộng đồng thường thực vào giai đoạn đầu tiến trình hoạch định không thiết làm công việc tìm hiểu cộng đồng giai đoạn mà Phải liên tục phân tích tình hình tùy theo bối cảnh giúp phát nhiều thông tin cần thiết cho việc thực dự án Tuy nhiên, làm công việc giai đoạn đầu dự án giúp có thông tin rõ ràng cụ thể làm sở liệu cho dự án 2.2.1.2 Các nguồn thu thập thông tin a Các nguồn thu thập thông tin • Nguồn thông tin thứ cấp - Các văn hay hồ sơ văn phòng phủ hay tổ chức phi phủ (NGOs) - Các báo cáo hay tài liệu điều tra khảo sát có liên quan • Nguồn thông tin sơ cấp - Các thành viên cộng đồng - Những người lãnh đạo không thức cộng đồng - Những người lớn tuổi - Các viên chức phủ hay người lãnh đạo thức - Các nhân viên tổ chức phi phủ - Các trị gia hay đại diện quyền trung ương hay địa phương khu vực • Những phương pháp nghiên cứu thu thập thông tin Hầu hết tìm hiểu cộng đồng áp dụng phối hợp phương pháp nghiên cứu sau Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu định lượng Kỹ thuật thu thập thông tin Đọc tài liệu có sẵn Phỏng vấn với bảng hỏi cấu trúc Phỏng vấn sâu với bảng hướng dẫn vấn Thảo luận nhóm Nghiên cứu định tính Lắng nghe người dân Các phiên họp động não Những buổi trò chuyện thân mật Phương pháp PRA Những điểm quan trọng cần ghi nhớ thu thập thông tin từ cộng đồng • Không thể sử dụng kỹ thuật để thu thập thông tin từ nguồn • Giải pháp tốt sử dụng nhiều kỹ thuật khác Tác viên phát triển cộng đồng khái quát thành bảng sau để thuận lợi cho việc hoạch định triển khai kỹ thuật thu thập thông tin Bảng triển khai kỹ thuật thu thập thông tin Đặc điểm Thông tin cần Nguồn cung Kỹ thuật Công cụ cộng đồng thu thập cấp thông tin Ví dụ: Đặc điểm Thông tin Nguồn cung cộng đồng cần thu cấp thông tin thập Kỹ thuật Sức khoẻ, - Các loại - Hồ sơ bệnh - Xem lại hồ sơ vệ sinh môi bệnh án bệnh - Phỏng vấn trường - Tử xuất bà viện trung - Thảo luận dinh dưỡng mẹ trẻ em tâm y tế - Bảng câu hỏi - Suy dinh - Hồ sơ học bạ trường - Quan sát duỡng học - Mức độ vệ - Cán y tế sinh - Một số thành viên chọn lọc cộng đồng - Một số hộ gia đình tiêu biểu 10 Công cụ - Đề cương vấn - Đề cương thảo luận - Bảng câu hỏi - Biểu mẫu quan sát - Danh sách việc phải làm Những yếu tố sau làm tin tưởng cộng đồng tổ dự án: - Thái độ thô lỗ cộc cằn - Thiếu tôn trọng văn hoá giá trị cộng đồng 4.1.4.3 Một số khó khăn mối quan hệ hợp tác a) Với quan tài trợ - Một số quan tài trợ không hiểu nhiều văn hoá, hệ thống quản lý, cách làm việc, luật lệ…của bên nhận tài trợ nên có hiểu lầm áp đặt quan nhận tài trợ - Huỷ bỏ cam kết, không tuân thủ nguyên tắc thoả thuận Ví dụ: yêu cầu báo cáo toàn hoạt động tài quan nhận tài trợ thay hoạt động dự án; chuyên gia nước đến thăm dự án nhiều mà không báo trước thời gian, kiểm toán phải kiểm toán quốc tế, quan nhận tài trợ xin ý kiến mà không trả lời trả lời chậm; giải ngân chậm… b) Với quyền ban ngành địa phương - Thường địa phương quen làm theo cách thường làm, cán tiếp cận với cách làm Do đó, dự án nhiều thời gian để nâng cao lực vận động thay đổi, xảy bất đồng hai bên - Mức độ tham gia hoạt động dự án cán địa phương thấp họ kiêm nhiệm nhiều việc nên bận rộn, thay người khác vai trò khó Giải pháp chung khắc phục khó khăn trên: - Tăng cường truyền thông, tập huấn - Tham vấn - Xây dựng quy định trách nhiệm - Tạo thêm hội tham gia - Có kế hoạch chuyển giao dần việc cho địa phương 66 4.2 Quản lý thời gian Quản lý thời gian sử dụng thời gian sẵn có cách tối ưu để hoàn tất công việc giao 4.2.1 Các bước quản lý thời gian • Xác định công việc • Trình tự công việc • Ước lượng thời gian hoàn thành công việc • Lập tiến độ/kế hoạch • Kiểm soát thời gian 4.2.2 Tầm quan trọng thời gian lập kế hoạch Bất kỳ công việc cần thời gian để thực Thời gian nguồn lực đặc biệt Chúng ta có khoảng thời gian cho ngày, tháng, năm Chúng ta vay mượn tích trữ thời gian Nếu ta không dùng tự Vì vậy, phân bố công việc theo thời gian cho hiệu lực cần có để quản lý kế hoạch 4.2.3 Cách lập lịch thời gian Khi lập kế hoạch tổng thể cho toàn dự án Ví dụ năm, người lập kế hoạch khó hình dung hết thời gian cần thiết cho công việc Do vậy, cần ước tính công việc cần thực khỏng thời gian Đơn vị để tính toán thời gian loại kế hoạch theo quý - Khi lập kế hoạch năm (cho năm thứ cho năm tiếp theo) người lập kế hoạch phải cố gắng hình dung công việc thực vào khaỏng thời 67 gian kéo dài Đơn vị để tính thời gian loại kế hoạch theo tháng - Khi lập kế hoạch cụ thể cho quý cần chia công việc thành bước nhỏ để thấy hết thời gian thực cần thiết cho đầu việc Mặt khác, cần hình dung cụ thể khoảng thời gian cần thiết cho bước Đơn vị để tính toán thời gian loại kế hoạch theo tuần 4.2.4 Theo dõi tiến độ Sau định triển khai, việc thực kế hoạch thường không diễn suông sẻ Theo dõi tiến độ để đảm bảo bạn sớm phát vấn đề nhanh chóng thực hành động điều chỉnh Xác định thông tin cần thiết đánh giá tiến độ • Tiến độ có hợp lý không? • Tiến độ lập nào? • Tiến độ lập nào? • Ai lập tiến độ • Ngày hoàn thành dự án? 4.2.5 Các loại công việc Căn vào mức độ quan trọng khẩn cấp công việc chia thành: Rất khẩn cấp Công việc khẩn cấp không quan trọng: làm nhanh, dành thời cho công việc khẩn cấp quan trọng Ít quan trọng Công việc không khẩn cấp mà không quan trọng: cần phân bố thồi gian để làm bị bỏ quên trở thành khẩn cấp Rất quan trọng 68 Công việc không khẩn cấp quan trọng: cần dành thời gian để không trở thành khẩn cấp Công việc khẩn cấp quan trọng: cần dành thời gian giải để tránh khủng hoảng Ít khẩn cấp • Công việc khẩn cấp không quan trọng: làm nhanh, dành dành thời cho công việc khẩn cấp quan trọng • Công việc khẩn cấp quan trọng: cần dành thời gian giải để tránh khủng hoảng • Công việc không khẩn cấp quan trọng: cần dành thời gian để không trở thành khẩn cấp • Công việc không khẩn cấp mà không quan trọng: cần phân bố thồi gian để làm bị bỏ quên trở thành khẩn cấp 4.2.6 Cạm bẫy sử dụng thời gian Tập trung xử lý khủng hoảng công việc Người quản lý chịu sức ép thời gian phải xử lý hết việc khẩn cấp đến việc khẩn cấp khác chưa công việc quan trọng Hậu • Người quản lý phải định vội vã nên phạm sai lầm • Người quản lý rơi vào tình trạng mệt mỏi căng thẳng Tập trung vào đòi hỏi công việc trước mắt Người quản lý lún sâu vào công việc tức Hậu • Người quản lý không đủ thời gian để lập kế hoạch hướng hoạt động tới nhũng mục tiêu dài hạn 69 • Người quản lý dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng không xác định ưu tiên để đầu tư thời gian cho hợp lý 4.3 Quản lý công việc 4.3.1 Qui trình quản lý công việc Điểm lại mục tiêu cụ thể Chia dự án thành dự án nhánh Chia dự án nhánh thành mảng công việc Chia công việc thành việc riêng lẻ Lập thời biểu cụ thể Tổ dự án hình thành để hoàn thành số công việc nhằm đạt mục tiêu đề Nhưng công việc không xác định rõ ràng Đây lúc cần phải lập kế hoạch Lưu ý: mảng công việc quan trọng giai đoạn lập kế hoạch, công việc riêng lẻ lại quan trọng giai đoạn thực Ví dụ: công việc dự án “Dịch vụ kế hoạch hóa gia đình làng X” dự tính sau: Bước 1: Điểm lại mục tiêu cụ thể Một dự án báo gồm nhiều mục tiêu cụ thể Bước 2: chia dự án thành dự án nhánh Trừ trường hợp dự án nhỏ, thông thường ta nên chia dự án thành dự án nhánh Những dự án nhánh xuất phát từ mục tiêu cụ thể Ở có dự án nhánh • Điều tra hộ gia đình • Tập huấn • Cung cấp dịch vụ KHHGĐ phòng khám • Cung cấp dịch vụ KHHGĐ nhà 70 Mỗi dự án nhánh thực nối tiếp nhau, số khác thực lúc Bước 3: Chia dự án nhánh thành mảng công việc Mỗi xác định dự án nhánh công việc đặt “làm để thực dự án nhánh một? Mỗi dự án nhánh bao gồm số mảng công việc rõ ràng Ví dụ dự án nhánh mảng công việc thực hiện: Các dự án nhánh Các mảng công việc Điều tra hộ gia đình - Hình thành mẫu điều tra - Tiến hành điều tra - Viết báo cáo Tập huấn - Xây dựng chương trình - Tìm người tập huấn - In ấn tài liệu Cung cấp dịch vụ KHHGĐ phòng khám - Lập phòng khám - Đào tạo nhân viên - Cung cấp dịch vụ Cung cấp dịch vụ KHHGĐ nhà - Tập huấn nhân viên chỗ - Cung cấp phương tiện tránh thai - Cung cấp dịch vụ Bước 4: Chia mảng công việc thành công việc riêng lẻ Một xác định mảng công việc nên xem xét mảng công việc đặt câu hỏi: “thực nào?”I Ví dụ: xem xét chi tiết dự án nhánh: “cung cấp dịch vụ KHHGĐ phòng khám” Các mảng công việc Các công việc lẻ 71 Lập phòng khám - Chọn địa điểm - Ký hợp đồng - Mua bàn ghế - Mua trang thiết bị - Mua vật tư Đào tạo nhân viên - Tuyển nhân viên - Bố trí nhân viên - Tập huấn nhân viên Cung cấp dịch vụ - Xây dựng hệ thống sổ sách - Nhận phương tiện tránh thai - Cung cấp dịch vụ Bước 5: Lập thời biểu cụ thể Một thời biểu cụ thể biểu đồ Gantt minh hoạ cho kế hoạch công việc giúp dễ nhận “việc gì, làm, làm” Do đó, sau xác định công việc cụ thể, cần phải lên thời biểu chi tiết Ví dụ: Công việc Chọn điểm Công việc dự án thực theo tháng địa Ký hợp đồng Mua bàn ghế Mua thiết bị Mua sắm vật tư Bố trí nhân viên Tập huấn nhân viên 72 10 11 12 Hệ thống lưu trữ hỗ sơ Nhận phương tiện tránh thai Cung dịch vụ ứng 4.4 Quản lý tài 4.4.1 Khái niệm - Quản lý tài chức chủ yếu Chủ nhiệm/Trưởng dự án Tiền nhận chi theo kế hoạch định - Công tác quản lý tài bao hàm quản lý nguồn vào nguồn dự án theo phần dự toán ngân sách nêu Chế độ sổ sách, giấy tờ thực theo quy định hành nhà nước tài chính, kết hợp với yêu cầu tổ chức tài trợ Thông thường, tổ chức tài trợ có quy định riêng vấn đề - Chi tiêu dự án phải đảm bảo hạng mục nêu dự toán ngân sách theo cam kết với tổ chức tài trợ (kế vốn đối ứng) - Những công việc người kế toán quan trọng Chủ nhiệm/Trưởng dự án Vai trò dự án cho biết tình hình thu, chi hàng ngày, hàng tháng…và số dư kinh phí 4.4.2 Một số vấn đề quản lý tài a Tài khoản ngân hàng Giúp nhà quản lý dự án trả lời câu hỏi: Giữ kinh phí đâu có quyền kinh phí - Mở tài khoản ngân hàng Để đảm bảo tính minh bạch rõ ràng chi tiêu, dự án có tài khoản riêng (không dùng chung tài khoản quan đối tác địa phương) Tổ chức phi phủ (thực dự án) tạm ứng số tiền nhỏ để mở tài khoản ngân hàng Sau đó, tiền dự án chuyển vào rút khoản tiền tạm ứng 73 - Chọn ngân hàng Nên mở tài khoản ngân hàng tiếng đáng tin cậy Tổ chức tài trợ gợi ý ngân hàng mà họ thích (dễ giao dịch), tham khảo ý kiến họ - Tên tài khoản Nên mở tải khoản theo tên dự án, không nên theo tên cá nhân Một số nhà tài trợ phép gửi khoản tiền khác vào tài khoản phải tham khảo ý kiến họ - Ký tên Ban điều hành dự án uỷ quyền cho ba người tổ chức điều hành tài khoản Hai số người phải ký tên vào ngân phiếu, cần người thứ ba hai người vắng b Công tác kế toán Sổ sách kế toán để ghi chép cách có hệ thống tất khoản thu chi - Kế toán viên • Các tổ chức tài trợ có yêu cầu riêng họ quản lý tài sổ sách kế toán • Kế toán viên phải người đào tạo hiểu yêu cầu làm kế toán cho dự án • Có thể sử dụng kế toán viên tổ chức trả tiền thù lao cho người - Lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Mỗi khoản thu, khoản chi mục kinh phí cần có chứng từ để lưu trữ nhằm giúp ta theo dõi cách có hiệu quả, tránh mát lạm dụng tiền quỹ dự án - Sổ sách Sổ sách kế toán quan trọng vì: • Là ghi chép văn giao dịch tài thường xuyên có hệ thống 74 • Giúp giảm thiểu mát, nghi ngờ, sai sót lạm dụng tiền bạc • Giúp Ban quản lý dự án nắm tình hình tài cách cập nhật • Cung cấp thông tin cần thiết để lấy định thích hợp • Tạo niềm tin nội tổ dự án c Báo cáo tài Là phần báo cáo số liệu liên quan đến tài chính, có thu – chi cụ thể Thu – chi tài cần theo thoả thuận dự án yêu cầu tổ chức tài trợ Báo cáo tài quan trọng vì: • Giúp trưởng dụ án chi tiêu phạm vi kinh phí phê duyệt • Dự kiến trước lưu lượng tiền lo liệu trước khoản thiếu hụt • Giúp tổ chức tài trợ đánh giá khả tổ dự án, để cần hỗ trợ thêm kỹ hay kinh nghiệm d Kiểm toán - Hiện kiểm toán thường điều kiện bị bắt buộc từ nhà tài trợ Nếu có điều kiện trên, việc thu chi dự án kiểm tra công ty kiểm toán tiếng Công ty cấp giấy xác nhận - Hàng năm, thường kiểm toán vào cuối năm Tuy nhiên, tổ chức tài trợ yêu cầu kiểm toán định kỳ nhằm đảm bảo kinh phí sử dụng thủ tục sai sót 4.5 Quản lý nguồn lực vật chất 4.5.1 Khái niệm Quản lý nguồn lực vật chất công việc quản lý mặt sở vật chất địa điểm không gian nhà cửa, văn phòng, đất đai…và tài nguyên vật chất khác đồ đạc, vật tư, máy móc, xe cộ… 75 Công tác quản lý nguồn lực vật chất công việc quan trọng tiến trình triển khai thực dự án Công tác quản lý nguồn lực vật chất có liên quan mật thiết đến hiệu dự án Trước thực dự án, phải nghiên cứu yêu cầu nguồn lực vật chất ngân sách Sử dụng vật tư, sở vật chất trang thiết bị tốt khả ngân sách cho phép, có nghĩa phải quản lý nguồn lực vật chất tốt 4.5.2 Quản lý sở vật chất – tổ chức không gian làm việc Không gian làm việc “môi trường sống”, trước tổ chức không gian việc bạn cần đặt số câu hỏi sau: • Bao nhiêu người làm việc đây? • Những người thực loại công việc gì? • Có có chức vụ đặc biệt không? • Công việc có đòi hỏi yên tĩnh hay giao tiếp thường xuyên không? • Cần thiết bị để phục vụ công việc? Yêu cầu: người quản lý dự án cần ý đến yếu tố tạo môi trường làm việc thoải mái như: • Văn phòng làm việc cần có ánh sáng đủ không loé mắt • Lý tưởng chọn vị trí đặt văn phòng phù hợp với chức năng/nhiệm vụ dự án • Đối với thiết bị máy móc có toả nhiệt, cần có khoảng trống không gian đủ thông thoáng 4.5.3 Quản lý sở vật chất văn phòng a Trang thiết bị Đối với trang thiết bị máy móc dùng văn phòng máy vi tính, máy in, máy photocopy…cần phải có danh mục đầy đủ chủng loại, tính năng, ngày mua, hạn dùng, hướng dẫn sử dụng thực bảo trì định kỳ 76 Tất nguồn lực vật chất cần có sổ theo dõi kiểm định định kỳ để kịp thời phát hư hỏng, mát b Văn phòng phẩm Tuy hàng hoá hay sản phẩm chủ lực dự án việc quản lý bảo quản văn phòng phẩm đặt số điều đáng lưu ý: • Cần có quy trình chuẩn mực thích hợp để chuẩn bị công việc, tránh gián đoạn không đáng có, đồng thời xây dựng thói quen trách nhiệm sử dụng hợp lý cho tổ dự án • Tuỳ theo tính chất hoạt động dự án mà định nên mua chứa số lượng lớn để giảm chi phí hay nên mua đủ dùng tổ chức quản lý cách có khoa học • Nên bố trí tủ đựng cho loại văn phòng phẩm để người tự động lấy sau ghi lại vào sổ theo dõi ngày Cách đáp ứng nhanh cho cá nhân • Không để không khí ẩm nên để nắng trực tiếp chiếu vào • Xếp loại thường dùng bên ngoài, loại nặng để bên • Duy trì thứ tự ngăn nắp, thứ linh tinh để chung nhóm có ngăn riêng cho loại • Có danh sách cập nhật tình trạng tồn kho/hàng có sẵn 4.5.4 Quản lý sử dụng nguồn cung ứng dịch vụ bên Dù quy mô nhỏ hay lớn, hầu hết dự án phải có hỗ trợ từ dịch vụ bên nhằm phục vụ tốt cho công việc đạt hiệu như: - Chuyển thư - Photocoppy số lượng nhiều - Sửa chữa bảo trì máy móc - Điện thoại, mạng internet để liên lạc … 77 Một số điều quan tâm quản lý là: • Lập danh sách thứ thường mua, dịch vụ thường dùng nguồn cung ứng • Có danh sách với đầy đủ chi tiết cần thiết nhà cung ứng mà dự án sử dụng • Ghi nhận ý kiến, phản hồi đồng nghiệp sản phẩm dịch vụ cung ứng • Đánh giá theo tiêu chuẩn như: chất lượng, giá cả, phương thức toán, dịch vụ hậu mãi, thời hạn sản phẩm thời hạn bảo trì 4.6 Quản lý thông tin 4.6.1 Khái niệm Quản lý thông tin công việc viết lại hay chia sẻ loại thông tin khác dự án trình thực dự án Công việc gọi ghi chép báo cáo, quản lý công việc giấy tờ hay quản lý hệ thống thông tin 4.6.2 Thu thập thông tin a Tại lại cần đến thông tin Thông tin cần để: - Lấy định - Dự báo tương lai - Đánh giá trình thực dự án đánh giá nhân viên - Đánh giá tình hình tài b Nguồn thông tin - Nguồn thông tin thức: họp thường kỳ (được ghi chép thành văn bản), ghi chép báo cáo thường xuyên dự án - Nguồn thông tin không thức: thảo luận không thức đồng nghiệp, kinh nghiệm cá nhân, kiến thức chuyên môn… c Thông tin có ích cho chủ nhiệm dự án nào? 78 Để hữu hiệu, hệ thống ghi chép hay báo cáo dự án giúp chủ dự án: - Phân tích tình hình - Xác nhận vấn đề nảy sinh tìm giải pháp - Nhận xu hướng mô hình để hỗ trợ phát triển tương lai - Có lựa chọn sáng suốt việc sử dụng nguồn lực có hạn người, tài 4.6.3 Hệ thống hồ sơ Phương pháp xếp hệ giấy tờ theo hệ thống bỏ chúng vào bìa hồ sơ theo chủ đề Có thể lưu hồ sơ theo thứ tự chữ theo số chủ đề Đối với dự án, xếp hồ sơ theo chủ đề tiện ví dụ: bìa hồ sơ biên họp, bìa hồ sơ tài chính, bìa hồ sơ nhân viên…Thông thường người ta xếp hồ sơ cũ dưới, hồ sơ bên Hệ thống hồ sơ quan trọng vì: - Đơn giản dễ bảo quản - Phòng ngừa tài liệu - Tìm kiếm nhanh chóng cần - Nâng cao hiệu công việc nhân viên 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Ngọc Lâm, Kỹ xây dựng quản lý dự án, Đại học Mở Bán công TP HCM, 2002 [2] Tài liệu tập huấn triển khai thực dự án cho cộng đồng, Nâng cao lực cộng đồng, NXB Trẻ, 1997 [3] Nguyễn Thị Oanh, Phát triển cộng đồng, Đại học Mở Bán công TP HCM, 2000 [4] Nguyễn Kim Liên, Giáo trình Phát triển cộng đồng, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội, 2008 [5] Trần Thị Bích Nga – Phạm Ngọc Sáu, Quản lý dự án lớn nhỏ, NXB Tổng hôp TP HCM, 2006 [6] Nguyễn Ngọc Lâm, Sách bỏ túi dành cho nhân viên xã hội, Đại học Mở Bán công TP HCM, 2001 [7] Phạm Đình Thái, Tài liệu tập huấn xây dựng dự án, 1998 [8] Đỗ Văn Bình, Tài liệu tập huấn quản lý dự án, 2006 [9] Tài liệu Internet 80 ... động dự án - Giai đoạn 2: Thực kế hoạch Thực giám sát, đánh giá dự án - Giai đoạn 3: Lượng giá dự án Lượng giá dự án LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN THỰC HIỆN DỰ ÁN LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN Chu trình triển khai dự án.. . Chương CHU TRÌNH DỰ ÁN 2.1 Khái niệm chu trình dự án Chu trình dự án bước giai đoạn mà dự án phải trải qua từ bắt đầu kết thúc mối liên hệ chúng Chu trình dự án tổng hợp giai đoạn dự án theo chu... thành dự án Phải hội tụ đủ ba yếu tố cần thiết: - Nhu cầu người dân - Ý định - Khả Những yếu tố hình thành dự án: Thông thường, dự án đứng độc lập nằm chương trình gồm nhiều dự án Qui mô dự án