chu trình quản lí dự án

chu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự ánchu trình quản lí dự án

2.2.1 Tìm hiểu cộng đồng Hiểu biết cách có hệ thống tình trạng cộng đồng giúp xác định bối cảnh làm sở cho q trình triển khai dự án cho cộng đồng Vì vậy, bước mà tác viên phát triển cộng đồng cần phải tiến hành cố gắng tìm hiểu tường tận cộng đồng mà phục vụ Tìm hiểu cộng đồng giúp cho tác viên cộng đồng có hiểu biết hữu ích đặc điểm nhằm đạt mục tiêu lý tưởng 2.2.1.1 Đặc điểm cộng đồng Phạm vi khảo sát tìm hiểu cộng đồng có hai cách: - Tìm hiểu tất lĩnh vực đời sống cộng đồng Cách thường tổ chức có đủ khả chun mơn điều kiện nguồn lực để can thiệp nhiều lĩnh vực yếu cộng đồng Việc phân tích tình hình bao gồm nhiều lĩnh vực cộng đồng sau: Đặc điểm địa lý dân cư Cơ cấu trị, hành Các hoạt động kinh tế Các nguồn lực mạnh Sự phân tầng xã hội mối tương quan quyền lực Phương thức lãnh đạo ảnh hưởng Các tổ chức có cộng đồng Các khía cạnh văn hóa hay truyền thống Tình trạng giáo dục 10 Trình trạng sức khỏe, vệ sinh mơi trường dinh dưỡng - Chỉ tìm hiểu sâu số lĩnh vực có liên quan tới chun mơn, khả năng, kinh nghiệm tổ chức làm dự án Ví dụ: Tìm hiểu sâu vấn đề liên quan đến trẻ em; giáo dục; sức khỏe y tế; vệ sinh mơi trường tùy chun mơn mối quan tâm tổ chức làm phát triển Mặc dù việc tìm hiểu cộng đồng thường thực vào giai đoạn đầu tiến trình hoạch định khơng thiết làm cơng việc tìm hiểu cộng đồng giai đoạn mà thơi Phải liên tục phân tích tình hình tùy theo bối cảnh giúp phát nhiều thơng tin cần thiết cho việc thực dự án Tuy nhiên, làm cơng việc giai đoạn đầu dự án giúp có thơng tin rõ ràng cụ thể làm sở liệu cho dự án 2.2.1.2 Các nguồn thu thập thơng tin a Các nguồn thu thập thơng tin • Nguồn thơng tin thứ cấp - Các văn hay hồ sơ văn phòng phủ hay tổ chức phi phủ (NGOs) - Các báo cáo hay tài liệu điều tra khảo sát có liên quan • Nguồn thơng tin sơ cấp - Các thành viên cộng đồng - Những người lãnh đạo khơng thức cộng đồng - Những người lớn tuổi - Các viên chức phủ hay người lãnh đạo thức - Các nhân viên tổ chức phi phủ - Các trị gia hay đại diện quyền trung ương hay địa phương khu vực • Những phương pháp nghiên cứu thu thập thơng tin Hầu hết tìm hiểu cộng đồng áp dụng phối hợp phương pháp nghiên cứu sau Phương pháp nghiên cứu Kỹ thuật thu thập thơng tin Nghiên cứu định lượng Đọc tài liệu có sẵn Nghiên cứu định tính Phỏng vấn sâu với bảng hướng dẫn vấn Phỏng vấn với bảng hỏi cấu trúc Thảo luận nhóm Lắng nghe người dân Các phiên họp động não Những buổi trò chuyện thân mật Phương pháp PRA Những điểm quan trọng cần ghi nhớ thu thập thơng tin từ cộng đồng • Khơng thể sử dụng kỹ thuật để thu thập thơng tin từ nguồn • Giải pháp tốt sử dụng nhiều kỹ thuật khác Tác viên phát triển cộng đồng khái qt thành bảng sau để thuận lợi cho việc hoạch định triển khai kỹ thuật thu thập thơng tin Bảng triển khai kỹ thuật thu thập thơng tin Đặc điểm cộng đồng Thơng tin cần thu thập Nguồn cung cấp thơng tin Kỹ thuật Cơng cụ Ví dụ: Đặc điểm Thơng tin Nguồn cung cộng đồng cần thu thập cấp thơng tin Kỹ thuật Cơng cụ Sức khoẻ, vệ - Các loại sinh mơi bệnh trường - Tử xuất bà dinh dưỡng mẹ trẻ em - Suy dinh duỡng - Hồ sơ bệnh án - Xem lại hồ sơ bệnh viện - Phỏng vấn trung tâm y - Thảo luận tế - Bảng câu hỏi - Hồ sơ học bạ trường học - Quan sát - Mức độ vệ - Cán y tế sinh - Một số thành viên chọn lọc cộng đồng - Đề cương vấn - Đề cương thảo luận - Bảng câu hỏi - Biểu mẫu quan sát - Danh sách việc phải làm - Một số hộ gia đình tiêu biểu Ví dụ CHÂN DUNG CỘNG ĐỒNG SAU KHI KHẢO SÁT • Đặc điểm tổng qt Diện tích địa bàn cộng đồng = số vng Dân số cộng đồng = 108 nam 99 nữ Số hộ gia đình cộng đồng = 43 • Phân loại dân số theo tuổi Tuổi Số dân 00 – 05 26 06 – 13 41 14 – 29 44 30 – 49 46 50 – 59 37 60 6010 Tổng cộng 204 • Phân loại nghề nghiệp chủ hộ Loại việc làm Số người Lao động cơng nhật 12 Thợ mộc 06 Thợ nề 04 Bn bán 04 Văn phòng 03 Giáo viên 02 Dịch vụ 01 Thất nghiệp 11 Tổng cộng 43 • Trình độ học vấn chủ hộ gia đình Trình độ học vấn Số người Thất học 04 Tiểu học 24 THCS 12 THPT trở lên 03 Tổng cộng 43 • Mức thu nhập gia đình Thu nhập bình qn hàng tháng Số gia đình Dưới 200.000 đồng 03 Từ 200.000 – 400.000 đồng 07 Từ 400.000 – 600.000 đồng 27 Trên 600.000 đồng • 06 Trích hồ sơ bệnh án Số phụ nữ mang thai cộng đồng Chỉ có 10 số 26 trẻ em từ – tuổi 05 chích ngừa Số trường hợp tiêu chảy: 10 Số trẻ khuyết tật: 03 Số trẻ bị bệnh ngồi da: 10 Số nhân viên y tế phục vụ cho cộng đồng: 01 2.2.2 Xác định nhu cầu Đánh giá nhu cầu khâu quan trọng tiến trình triển khai dự án Nếu tiến hành đánh giá nhu cầu có tham gia người dân thụ hưởng dự án củng cố động viên gắn bó cộng đồng dự án Việc đánh giá nhu cầu giúp có liệu cần cho việc xác định báo để sau lượng giá dự án Việc đánh giá nhu cầu cách có hệ thống bao gồm bước sau: ĐÁNH GIÁ NHU CẦU Xác định nhu cầu Xếp hạng ưu tiên nhu cầu Quyết định đáp ứng nhu cầu Cân đối nhu cầu 2.2.2.1 Khái niệm nhu cầu - Nhu cầu xem điều cần đáp ứng hay nguyện vọng lợi ích người dân - Theo ngơn ngữ phát triển, nhu cầu định nghĩa cách biệt “tình trạng nay” “tình trạng mong muốn đạt được” Các dự án phát triển đòi hỏi phải có thơng tin xác hữu dụng phản ánh nhu cầu cộng đồng cách cụ thể Khi lên kế hoạch thực dự án khơng thể trơng cậy vào dự đốn, cảm tính, quan điểm chun gia mà tâm lý ln ln thấy “đúng, việc phải làm” Vì vậy: - Nhu cầu phải trực tiếp xuất phát từ ý kiến nhóm đại diện cho đối tượng phục vụ dự án thành phần khác có liên quan cộng đồng - Điều quan trọng chỗ việc đánh giá nhu cầu giúp cho cộng đồng nhận lấy dự án họ, nghĩa họ “sở hữu” dự án Để đánh giá nhu cầu, cần trả lời câu hỏi như: Ai? Có nghĩa người có nhu cầu Ví dụ: Thanh niên bỏ học, người già, trẻ khuyết tật Nhu cầu nào? Có nghĩa loại nhu cầu mà người có nhu cầu muốn đáp ứng Ví dụ: Biết đọc biết viết, chăm sóc sức khỏe tốt hơn… Do xác định? Có nghĩa người có tư cách hiểu biết trách nhiệm xác định nhu cầu người có nhu cầu Ví dụ: Các tác viên phát triển cộng đồng, nhà vạch kế hoạch dự án, lãnh đạo cộng đồng, tổ chức tài trợ thân người dân có nhu cầu 2.2.2.2 Những kỹ thuật xác định nhu cầu - Điều tra khảo sát - Bảng câu hỏi - Quan sát - Phỏng vấn - Lắng nghe người dân - Dự họp tổ chức cộng đồng lắng nghe họ thảo luận - Hội thảo chun đề cộng đồng - Nắm bắt quan điểm tổ chức - Tham khảo ý kiến viên chức nhà nước - Đơn xin, đơn thỉnh cầu cộng đồng - Chiếu phim làm sở thảo luận - Biên bản, báo cáo nghiên cứu vấn đề cộng đồng - Những kiến nghị đại biểu Quốc hội hay đại biểu Hội đồng nhân dân địa phương Có thể sử dụng nhiều kỹ thuật để xác định nhu cầu cộng đồng Tác viên phát triển cộng đồng phải có khả định kỹ thuật thích hợp phối hợp kỹ thuật phù hợp dựa tình hình cụ thể cộng đồng 2.2.2.3 Xếp hạng ưu tiên nhu cầu (phương pháp phân tích nhu cầu Coffing-Hutchison) • Mục đích Kết khảo sát tìm hiểu cộng đồng cho thấy cộng đồng có nhiều vấn đề có mức độ nghiêm trọng khác Tuy vậy, kết chưa thể nhu cầu, mong đợi người dân Vì vậy, để dự án đáp ứng với nhu cầu, mong đợi người dân, nhóm khảo sát cần tổ chức lấy ý kiến dân theo cách xếp hạng ưu tiên nhu cầu • Khái niệm Xếp hạng ưu tiên cơng cụ giúp cộng đồng lập ưu tiên số chọn lựa có theo tập hợp tiêu chuẩn xác lập ưu tiên cá biệt • Cách thực - Tập hợp nhóm người có liên quan - Đưa nhu cầu cần xếp hạng dựa kết tìm hiểu cộng đồng - Đề nghị thành viên tham gia bổ sung nhu cầu mà họ cảm thấy cần có chưa viết - Thảo luận xác định tiêu chí chấm điểm - Mỗi thành viên tham gia cho điểm nhu cầu - Tính tổng số điểm cho nhu cầu - Tạo trí dựa kết việc xếp hạng ưu tiên Bảng xếp hạng ưu tiên Nhu cầu A B C D E F G H I Tổng điểm Chú thích: 5: Lựa chọn tốt 4: Lựa chọn tốt khơng phải tốt 3: Lựa chọn tốt 2: Lựa chọn trung bình 1: Lựa chọn xấu Ví dụ: Nhu cầu A B C D E F Tổng điểm Xếp hạng Vốn để mua máy bơm nước 20 Vốn để mua giống trồng 2 3 19 Kỹ thuật trồng trọt 4 19 Tìm việc làm cho phụ nữ rãnh 3 4 17 4 5 25 Nước sinh hoạt Nhận xét: Qua bảng ma trận xếp hạng ưu tiên nhu cầu, cộng đồng ưu tiên nhu cầu nước sinh hoạt Xếp loại Một phương pháp khác xác định nhu cầu người dân Lượng định tầm quan trọng tương đối vấn đề hay nhu cầu khác Nhu cầu hay vấn đề Mức độ phổ biến Mức độ nghiêm trọng Mức độ quan trọng Mức độ ưu tiên Chú thích: X: Khơng phổ biến (khơng nghiêm trọng, khơng quan trọng lắm) XX: Phổ biến (nghiêm trọng, quan trọng) XXX: phổ biến (rất nghiêm trọng hay quan trọng) Ví dụ mẫu: Nhu cầu hay vấn đề Mức độ phổ biến Mức độ nghiêm trọng Mức độ quan trọng Thiếu hố xí hợp vệ sinh XXX XX XX XX X XX Xây nhà văn hóa Mức độ ưu tiên 2.2.2.4 Cân đối nhu cầu - Các dự án phát triển phải dựa nhu cầu cộng đồng thẩm định với tham gia người dân - Khi tổ chức tài trợ hay quan phủ cung cấp kinh phí cho dự án, họ có chương trình, mục đích riêng Chương trình, mục đích họ khác với nhu cầu cộng đồng Tình trạng dưỡng Sức khoẻ dinhTrọng lượng theo tuổi Trọng lượng theo chiều cao, chiều cao theo tuổi Tỷ lệ tử vong trẻ sơ sinh Ngun nhân gây tử vong Giáo dục Tỷ lệ biết chữ; trung bình số năm theo học quy Bình đẳng giới Tỷ lệ giáo dục quy Khác biệt thù lao nam nữ Tỷ lệ phụ nữ thành viên tổ chức địa phương 2.2.4 Lượng định tài ngun trở ngại Sau xác định mục tiêu tổng qt mục tiêu cụ thể sở gặp phải q trình đạt tới mục tiêu cụ thể Việc thẩm định nguồn tài ngun giúp hiểu rõ mạnh cộng đồng để đạt mục tiêu cụ thể Để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch thực dự án ta cần lượng định rõ: • Các nguồn tài ngun cần thiết cho việc triển khai dự án • Các nguồn tài ngun sẵn có cộng đồng • Các nguồn tài ngun cần huy động thêm từ bên ngồi • Các phương thức tận dụng tối đa nguồn tài ngun Có ba nguồn tài ngun cộng đồng: • Nguồn tài ngun vật chất: nước, đường sá, đất đai, cối • Nguồn tài ngun thiết chế: trường học, trung tâm y tế, câu lạc thể thao, • Nguồn tài ngun người: Những người lãnh đạo thức cộng đồng (nhân viên y tế, giáo viên, nhân viên khuyến nơng ), người lãnh đạo khơng thức cộng đồng (thanh niên tình nguyện, nơng dân động, người có kinh nghiệm có chun mơn cộn đồng ) Những trở ngại nhân tố cản trở bước tiến triển dự án Việc thẩm định trở ngại cần thiết để nhận diện khó khăn, đề xuất chiến lược khắc phục 2.2.5 Lập kế hoạch hoạt động dự án Lên kế hoạch hoạt động dự án yếu tố quan trọng tiến trình triển khai dự án Khâu gồm bước yếu sau: Xác định hoạt động Lập trình tự cho hoạt động Lên khung thời gian cho hoạt động Phân cơng trách nhiệm thực hoạt động Lượng định phương tiện, thiết bị dịch vụ cần có Dự trù kinh phí 2.2.5.1 Xác định hoạt động Xác định hoạt động dự án bước quan trọng giai đoạn lên kế hoạch cho dự án Thời gian nỗ lực đầu tư cho bước giúp dự án có nhiều khả thành cơng • Xác định hoạt động tức vạch cụ thể tất cơng việc cần phải thực để dự án đạt mục đích mục tiêu đề • Việc xác định hoạt động phải thực dự án cần phải có tham gia tất bên có liên quan • Khi xác định hoạt động phải dựa sở mục tiêu cụ thể dự án, kể nguồn tài ngun trở ngại • Khả định loạt hoạt động ăn khớp với đề mục hoạt động kỹ quan trọng mà nhà vạch kế hoạch cho dự án cần có • Một hoạt động phù hợp tức hoạt động phải giải mục tiêu dự án cần đạt tới, phù hợp với điều kiện cụ thể địa phương khả huy động nguồn kinh phí • Các hoạt động nên tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có địa phương hoạt động phải thật đơn giản, phù hợp với lực người thực • Phải lường trước khả rủi ro (Lên kế koạch cho rủi ro) • Chọn hoạt động có lợi ích nhiều cho cộng đồng mặt kinh tế xã hội • Chọn hoạt động khơng ảnh hưởng tiêu cực nhiều đến phát triển sản xuất địa phương Ví dụ: Dự án xây dựng hệ thống thuỷ lợi gồm hoạt động sau: (1) Giải phóng mặt • Họp dân để thống vị trí cần giải phóng • Tính tốn cụ thể phần diện tích cần sử dụng (2) Xây dựng hệ thống kênh mương • Đào mương • Xây mương (3) Xây dựng nhà trạm bơm • Thiết kế nhà trạm • Xây nhà trạm (4) Lắp đặt hồn chỉnh, chạy thử: • Mua máy bơm • Lắp đặt, chạy thử (5) Tập huấn, vận hành máy bơm: • Chọn người vận hành lâu dài • Tập huấn kỹ thuật • Vận hành thử (6) Bàn giao cơng trình cho cộng đồng 2.2.5.2 Lập trình tự cho hoạt động - Một xác định hoạt động điều thiết yếu lên trình tự đắn cho hoạt động giai đoạn lên kế hoạch - Một số hoạt động phải hồn tất trước tiến hành hoạt động khác Cũng vậy, số hoạt động phải tiến hành song song với hoạt động khác - Biết xếp hoạt động theo trình tự đắn giúp tránh lãng phí thời gian tài ngun 2.2.5.3 Lên khung thời gian cho hoạt động Cần triển khai khung thời gian cho hoạt động phụ - Giúp tiên liệu trước hoạt động khởi hồn tất khn khổ nguồn tài ngun sẵn có trở ngại dự kiến trước - Giúp giám sát hoạt động dự án q trình thực kiểm tra xem cơng việc có tiến triển theo thời hạn hay khơn 2.2.5.4 Phân cơng trách nhiệm thực hoạt động - Để giúp cho việc giám sát q trình triển khai dự án sau này, cần xác định cá nhân nhóm người cộng đồng chịu trách nhiệm hồn tất hoạt động cụ thể - Nếu có người ngồi cộng đồng tham gia thực dự án ta phải xác định rõ phối hợp cộng tác người cộng đồng hoạt động người chịu trách nhiệm 2.2.5.5 Phương tiện, thiết bị, ngun vật liệu dịch vụ Việc tiến hành hoạt động dự án đòi hỏi nhiều phương tiện, thiết bị, ngun vật liệu dịch vụ khác Các thành viên cộng đồng phả xác định cho hoạt động dự án Ví dụ: Hầu hết dự án cần phương tiện để tổ chức buổi họp xe để chở ngun vật liệu cần thiết 2.2.5.6 Dự trù kinh phí - Ta cần ước tính chi phí cho tất khoản phục vụ cho việc thực hoạt động - Dựa vào hoạt động dự án khối lượng cơng việc cụ thể để xây dựng kinh phí thực dự án - Các khoản chi phí phương tiện, trang thiết bị, chuyển giao qui trình cơng nghệ, huấn luyện kỹ năng, th mướn,… - Tồn ước tính chi phí phải thể thành kế hoạch tài tổng thể - Ngân sách trình bày nhiều hình thức khác Thơng thường ngân sách dự án trình bày hình thức thu chi - Cần lưu ý, đơn giá cho hạng mục cơng việc phải phù hợp với giá hành - Ngân sách giúp tăng cường khả ứng phó với tình xảy tương lai • Là thước đo hợp lý giúp lượng giá mức độ thành cơng dự án Mẫu thơng tin dự tốn ngân quỹ Hoạt động Trang thiết bị cần có Chi phí ước tính Cộng đồng đóng góp Thâm hụt Được tài trợ Số tiền Trang thiết bị cần có Chi phí ước tính Cộng đồng đóng góp Thâm hụt Được tài trợ Số tiền 600.000 400.000 200.000 Chính quyền xã 200.000 Ví dụ Hoạt động Xây tường 10 bao xi măng 2.2.6 Thực kế hoạch - Phải đảm bảo tham gia cộng đồng vào việc phát động dự án, phối hợp hoạt động giám sát dự án - Một dự án phát triển cộng đồng thường triển khai thực nhiều người nhiều tổ chức khác Do cần có phối hợp cộng tác bên để tránh trùng lắp cơng việc, nâng cao hiệu giảm chi phí - Cũng cần có giám sát để kiêm tra xem dự án có tiến triển kế hoạch hay khơng xem có khiếm khuyết hay vấn đề nảy sinh hay khơng, để nắm vững tình hình đề biện pháp sửa chữa cần thiết - Lưu ý tới tình bất ngờ nảy sinh trở ngại, thăm dò giải pháp thay thực giải pháp khả thi bước cần thiết tồn tiến trình thực dự án Tóm lại, giai đoạn thực ta cần tập trung vào vấn đề sau:  Đảm bảo hỗ trợ cộng đồng việc thực dự án  Cơng tác phối hợp dự án  Giám sát dự án  Xử lý tình phát sinh 2.2.6.1 Đảm bảo hỗ trợ cộng đồng việc thực dự án - Thành cơng việc phát động thực dự án phụ thuộc vào hỗ trợ tham gia cộng đồng - Trong hồn cảnh thực tế nào, có yếu tố thuận lợi cản trở cộng đồng tham gia vào dự án 2.2.6.2 Cơng tác phối hợp dự án a Định nghĩa - Phối hợp tiến trình qua hai nhiều tổ chức làm việc với để thực cơng việc chung - Có thể giao trách nhiệm phối hợp cho cá nhân tổ/nhóm cách tham khảo ý kiến tất bên có liên quan b Mục đích - Đạt mục tiêu cụ thể dự án giảm thiểu tối đa trở ngại - Có biện pháp sửa chữa kịp thời vấn đề gặp phải q trình thực dự án - Xây dựng tốt mối quan hệ tổ chức, quan cá nhân có liên quan tới dự án, đồng thời điều phối tài ngun hoạt động nhằm đạt mục tiêu cụ thể dự án - Thiết lập mối quan hệ thân hữu người thụ hưởng dự án tất thành phần khác, kể lãnh đạo quyền địa phương c Những trở ngại cho việc phối hợp - Tâm lý “bảo vệ lãnh địa riêng mình” - Tâm lý thu vén cho tổ chức nhiều tài ngun tốt tố chức khác bị thiệt thòi - Thiếu chế thơng tin trao đổi hữu hiệu - Tương quan quyền lực, quan hệ xã hội, quan niệm, quan điểm, chế thơng tin trao đổi trở nên cứng nhắc sau q trình dài hoạt động - Những dị biệt qui tắc, luật lệ, cấu chuẩn mực tổ chức - Sự thờ mặt trị, thiếu tham gia mâu thuẫn cá nhân với Trong cơng tác phối hợp, người tác viên phát triển cần làm rõ câu hỏi sâu đây:  Phối hợp với ai? Giữa sở với sở nào?  Khi cố gắng phối hợp hoạt động vấn đề lên?  Cần phải làm cần phải có chế để ngăn ngừa vấn đề lên để việc phối hợp tốt hơn? 2.2.6.3 Giám sát dự án a Khái niệm - Giám sát hệ thống theo dõi liên tục hay định kỳ dự án - Nhằm giúp người có trách nhiệm xem xét, theo dõi tiến độ hoạt động, việc sử dụng tài ngun, liên kết, phối hợp phận cơng tác - Nhằm kịp thời điều chỉnh thiếu xót, trục trặc….hầu đảm bảo cung ứng đầu vào, lịch biểu cơng việc, đầu hoạt động tiến hành theo kế hoạch định b Lợi ích giám sát - Nhận diện thiếu xót kịp thòi trước q trễ - Điều chỉnh lại đầu tư, hoạt động để giúp dự án hoạt động có suất hiệu - Giúp dự án đạt mục tiêu đề cách hiệu - Thơng tin đến người dân hoạt động dự án - Vận động cộng đồng hoạt động - Nhận dạng nguy cao gây cản trở việc thực mục tiêu - Tạo thuận lợi việc thực hoạt động có trọng tâm phục vụ nhu cầu đối tượng - Nhằm biện hộ vận động nguồn tài ngun cộng đồng c Giám sát nhằm tìm hiểu - Đầu vào cung ứng đầy đủ khơng? - Tài ngun có sử dụng cách đáng, suất hiệu khơng? - Các cơng việc có thực theo kế hoạch khơng? - Sự liên kết, phối hợp phận nào? - Các thành phần có liên quan đến dự án có thơng tin đầy đủ dự án khơng? - Có trở ngại, vướng mắc gì? - Những trở ngại, vướng mắc (nếu có) điều chỉnh, sửa sai nào? d Các bước giám sát dự án Xây dựng tiêu chuẩn giám sát Thực biện pháp điều chỉnh Quan sát tiến độ So sánh thực tế với tiêu chuẩn Quan sát tình hình thực - Biết tình hình thực dự án - Đối chiếu với tiêu chuẩn giám sát đề để phân tích tình hình - Để định giúp dự án thực có hiệu So sánh thực tế thực dự án với tiêu huẩn giám sát dự án Để biết: - Dự án thực nào? - Có sai lệch so với kế hoạch? Mức độ sai lệch ba0 nhiêu? Sự sai lệch tốt hay khơng tốt? - Nếu có ngun nhân tình hình gì? Điều chỉnh - Mục đích: Đảm bảo thực mục tiêu dự án phù hợp với hồn cảnh - Nội dung điều chỉnh: + Lập lại kế hoạch, tìm phương án bổ sung hay thay + Thay đổi mức đầu tư + Tổ chức lại hoạt động + Mở rộng hay thu hẹp phạm vi hoạt động + Chỉnh lại mục tiêu hoạt động cần thiết e Các lĩnh vực giám sát - Các công việc thực so với kế hoạch dự án - Cung ứng vật tư, nguyên liệu, nhân sự, kỹ thuật so với kế hoạch dự án - Chi phí: + Chi phí thực so với chi phí dự trù + Các chế độ sách + Tính hiệu sử dụng kinh phí - Sự hợp tác, liên kết phối hợp bên - Hiệu quả, chất lượng phần việc dự án Giám sát cơng việc Theo dõi, xem xét hoạt động, công việc mô tả dự án, thực tế tiến hành thực nào? thuận lợi khó khăn gặp phải? Do nguyên nhân nào? Cùng với quan thực dự án tìm biện pháp giải quyết, tháo gỡ khó khăn Giám sát cơng việc cách: Tham dự giao ban đònh kỳ (thành phần tham dự gồm bên tham gia thực dự án (chủ dự án; tư vấn kỹ thuật; hỗ trợ, tài trợ), đọc báo cáo, quan sát thực tế trường, vấn Giám sát chi phí xem xét chi phí thực so với chi phí dự trù, chế độ sách, tính hiệu sử dụng kinh phí Giám sát chi phí cách: xem sổ sách, chứng từ kế toán, phối kiểm thực tế dựa báo số lượng, chất lượng, vấn Giám sát phối kết hợp bên liên quan: dự họp có bên liên quan tham dự, nói chuyện thân mật với cán có trách nhiệm liên quan bên liên quan, thăm dò nhận xét người hưởng lợi theo cách vấn cá nhân hay áp dụng công cụ xếp hạng, đánh giá theo nhóm, kết hợp với kết giám sát lónh vực khác f Các phương cách thực việc giám sát - Dự họp báo cáo định kỳ - Phê duyệt dự tốn tốn - Tham khảo báo cáo định kỳ, tài liệu sẵn có - Quan sát, tham quan trường - Thăm dò ý kiến bên - Phân tích giải pháp - Trao đổi khơng thức, trò chuyện thân mật 2.2.6.4 Xử lý tình phát sinh - Một dự án PTCĐ triển khai ln ln tác động qua lại với mơi trường xung quanh, có tình khơng dự kiến trước xảy mà chúng làm ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng thực dự án - Về thực chất, xảy ngẫu nhiên, khơng có báo trước, biến cố xảy tương lai, kiện khơng dự kiến trước, tai nạn, yếu tố bất định hay tình trạng khẩn cấp - Quản lý tình bất ngờ chuẩn bị lên kế hoạch để triển khai trường hợp khẩn cấp chuẩn bị trước phương sách hành động để đối phó với tình trạng khẩn cấp khơng thể dự kiến đầy đủ trước -Người quản lý cần hình dung yếu tố bất định lên để vạch kế - Hình dung tình bất ngờ tồn tiến trình xác định mức độ bất định mơi trường áp dụng biện pháp nhằm đáp ứng u cầu mơi trường hoạt động - Khi thực dự án cần xác định, thẩm định chẩn đốn tình bất ngờ quan trọng xảy để lấy định phù hợp - Nghĩa là, phải thực dự án khn khổ “nếu… thì…” Nếu số tình xảy bất ngờ, phải có biện pháp quản lý thích hợp để - Tuy nhiên khơng có phương cách hay định sẵn cho việc xử lý tình bất ngờ 2.2.7 Lượng giá dự án 2.2.7.1 Khái niệm - Lượng giá dạng nghiên cứu, điều tra khảo sát - Lượng giá tiến hành cho mục đích cụ thể, nhằm đánh giá giá trị, tính thích đáng dự án, hiệu đầu dự án - Lượng giá nhằm cung cấp thơng tin hữu ích cho người thực tài trợ, định tiếp tục, mở rộng ngưng - Lượng giá cung cấp thơng tin phản hồi người dân cho người thực dự án để họ rút kinh nghiệm 2.2.7.2 Mục đích - Mục tiêu dự án có đạt hay khơng? - Nêu thay đổi có từ dự án - Nhận dạng kết khơng mong đợi từ dự án - Những ngun nhân dẫn đến thành cơng hay thất bại - Phân tích vấn đề, thách thức mà dự án phải đương đầu - Xác định rõ ràng tính hiệu dự án - Nghiên cứu thành cơng kỹ thuật, phương pháp thay - Điều chỉnh lại mục tiêu cần thiết, phương tiện cần thiết để đạt mục tiêu 2.2.7.3 Các hình thức lượng giá a Lượng giá tiền dự án Là thẩm đònh tính chất thích đáng khả thi dự án, gồm việc xem xét lại mục tiêu, báo, kế hoạch (công việc, nhân sự, phương tiện, tài chính…) b Lượng giá q trình thực dự án Thực khoảng thời gian triển khai dự án để xem xét cải tiến kòp thời hoạt động, dựa kế hoạch dự án c Lượng giá kỳ Nhằm phân tích thẩm đònh đầu vào, tiến trình, kết tác động dự án thời điểm lượng giá, dựa theo mục tiêu kế hoạch đề nhằm giúp ban quản lý dự an có đònh hướng cho giai đoạn d Lượng giá cuối dự án Thực giai đoạn chấm dứt dự án Nhằm mục tiêu: - Phân tích thẩm đònh phương thức thực hiện, hiệu dự án - Rút học kinh nghiệm đề xuất cho tương lai e Lượng giá sau dự án - Được thực sau dự án chấm dứt hoạt động thức thời gian (thường năm sau hay nữa) - Mục tiêu loại lượng giá nhằm phân tích thẩm định tác động tính bền vững dự án quan tâm sách hay chiến lược - Loại lượng giá thực 2.2.7.4 Ai làm lượng giá? • - Nhờ chuyên gia từ bên có trình độ chuyên môn, khách quan • - Nội người thực dự án tổ chức lượng giá • - Phương thức lượng giá có tham gia Kiến thức kỹ cần thiết người làm lượng giá • Lập mục tiêu • Lập kế hoạch thu thập liệu • Kỹ vấn, xử lý phân tích liệu, viết báo cáo • Kiến thức phạm vi lượng gía • Kỹ giao tiếp 2.2.7.5 Thành phần tham gia lượng giá  Ban quản lý dự án  Đại diện quan tài trợ  Đại diện quyền  Các nhà tư vấn  Đối tượng thụ hưởng 2.2.7.6 Nội dung lượng giá  Đối tượng thụ hưởng: họ ai, có đối tượng thụ hưởng theo bảng mơ tả dự án khơng Một số thơng tin tuổi, nam, nữ, nghề nghiệp, thu nhập… để phân tích biến phụ thuộc  Các hoạt động dự án - Làm - Kết quả, thay đổi có - Cách làm - Bài học kinh nghiệm  Những thuận lợi, khó khăn, hội đe dọa  Tác động dự án có • Nội dung lượng giá dự án nhằm trả lời câu hỏi • Dự án đạt gì? • Dự án đạt mục tiêu đề hay khơng? • Những kết đạt có thoả đáng hay khơng so với nguồn tài ngun đầu tư? • Có vấn đề nảy sinh? Cái làm đúng? Cái làm sai? • Cần có thay đổi để khắc phục? • Có thể cải tiến dự án nào? Ví dụ: Mục tiêu dự án: Từ tháng 11/2008 – 11/2009 giúp 50% tổng số 200 hộ nghèo vay vốn nâng cao thu nhập bình qn đầu người hộ từ 200.000/tháng lên 300.000/tháng Mục tiêu lượng giá: - Đánh giá kết hoạt động tăng thu nhập? - Phát mặt, yếu tác động dự án? Nội dung lượng giá: • Tìm hiểu phương thức hoạt động nâng cao thu nhập • Tìm hiểu thu nhập bình qn đầu người hộ • Tìm hiểu phương thức hỗ trợ dự án, mặt mạnh, yếu • Tác động chương trình vay vốn gia đình, bạn bè Như vậy, tiến trình dự án phát triển cộng đồng biểu diễn qua mơ hình gồm bước xếp theo trình tự sau: ... ta dễ dàng việc thiết kế lập kế hoạch dự án - Thuyết phục nhà tài trợ dự án đáng hỗ trợ, ủng hộ - Giúp giám sát đánh giá dự án dễ dàng - Giúp so sánh với dự án tương tự 2.2.3.4 Các u cầu mục tiêu... nhu cầu Đánh giá nhu cầu khâu quan trọng tiến trình triển khai dự án Nếu tiến hành đánh giá nhu cầu có tham gia người dân thụ hưởng dự án củng cố động viên gắn bó cộng đồng dự án Việc đánh giá... để dự án chấp nhận cộng đồng thực sở hữu dự án 2.2.3 Xây dựng mục đích, mục tiêu hệ thống báo 2.2.3.1 Khái niệm Mục đích (mục tiêu tổng qt): kết mong đợi phát biểu cách chung chung mà dự án muốn