Commercial correspondence practice - Thực hành thư tín thương mại

Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài có thể chào bán.

Unit 1: Letter Layout, Content and Style Practice 1: Answer the following questions

1 What are the important parts of a business letter?

2 Where and how do you write the date? Give examples

3 Where do you write the inside address?

4 How do you write the inside address when you know the recipient’s surname? Give

an example

5 What does “Messrs” in the name of a business indicate?

6 When do you write “Dear Sir” and “Dear Sirs” in the salutation?

7 How do you address a person in the salutation when you know his/her name? Give examples

8 How do you end a letter which begins with “Dear Sir or Madam”?

9 How do you end a letter which begins with “Dear Mrs Brown”?

10 What does the signer do to let the recipient know that the signer is male or female?

Practice 2: Write a letter in blocked letter style with the following details.

• Ngày viết: ngày hôm nay

• Người gửi: Thang Long Garment Export Co., 264 Minh Khai Street, Hai Ba Trung District, Ha Noi, Viet Nam

• Người nhận: J.C Gilbert Ltd, Columbia House, Aldwych, London WC2, UK

• Ký thư là ông Nguyễn Nam, chức vụ Giám đốc Kinh doanh

• Nội dung thư: Được biết về J.C Gilbert Ltd qua quảng cáo của họ trên tờ “Textile World”, và đề nghị họ gửi các mẫu thiết kế áo len nữ mới nhất

• Tham chiếu: NN/bn

• Chủ đề: Mẫu thiết kế áo len nữ

246 Minh Khai Street Hai Ba Trung District Hanoi

Vietnam NN/bn

Re: Patterns of ladies’ woolen sweaters

We have seen your advertisement in the “Textile World” and could you please send us your latest patterns of ladies’ woolen sweaters.

1 Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông

2 Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói Auto của các ngài, và xin cho chúng tôi biết thêm thông tin về các sản phẩm đó

Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English.

1 Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng với những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng

2 Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến các máy sưởi điện mà các ngài quảng cáo trên tờ West Country Gazette

Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài

Practice 3: Asking for details – Translate into English.

1 Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài đang quảng cáo trên trang web của mình

2 Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình” được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè của các ngài

Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.

1 Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem xét chất liệu và chất lượng

2 Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài

có thể chào bán

3 Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay Đề nghị các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán

Practice 5: Write an enquiry on the following details.

• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và

áo gối vải bông polyester

• Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này

• Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các loại sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ, màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu được sử dụng

• Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua với số lượng từ 500 sản phẩm trở lên Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía trên

• Mong sớm nhận được thư trả lời

Unit 2 – Enquiries - Key Practice 1: Opening – Translate into English.

1 Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông

2 Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói Auto của các ngài, và chúng tôi muốn có thêm thông tin về các sản phẩm đó

1 We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of

International Merchant Bank

2 Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing machines, and we would like to have more information about them.

Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English.

1 Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng với những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng

2 Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến các máy sưởi điện mà các ngài đang quảng cáo trên tờ West Country Gazette

Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài

1 Please send me a copy of your latest catalogue and current price list of fax machines, together with copies of any descriptive leaflets that I could pass to prospective /

potential customers

2 I have a large hardware store in Southampton and am interested in the electric heaters you are advertising in the West Country Gazette

Please send me your illustrated catalogue and price list

Practice 3: Asking for details – Translate into English.

1 Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài đang quảng cáo trên trang web của mình

2 Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình” được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè của các ngài

1 I would appreciate (I would like to have) more details about the new household

electrical application facilities which you are currently advertising on your website

2 Could you please give me more information about the “4-day Hanoi – Quang Binh Tour”, which appears in the Vietnam Traveling section of your summer prospectus?

Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc

1 Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem xét chất liệu và chất lượng

2 Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài

3 We are interested in your men’s and ladies’ ready-made clothing for immediate

shipment Could you please send us samples of these items and let us know details of your prices and terms of payment

Practice 5: Write an enquiry on the following details.

• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và

áo gối vải bông polyester

• Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này

• Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các lô sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ, màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu được sử dụng

• Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua số lượng từ 500 sản phẩm trở lên Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía trên

• Mong sớm nhận được thư trả lời

Please let me have details of your various ranges including sizes, colours and prices,

together with samples of the different qualities of material used

Please state your terms of payment and discounts allowed on purchases of quantities of not less than 500 of specific items Prices quoted should include delivery to our address shown above

Your prompt reply would be appreciated./We look forward to hearing from you soon

May I suggest a visit (7) _ our showrooms (8) you could see demonstrations of the (9) machines and at the same (10) _ view our wide (11) of office equipment.

Yours (12) _

Practice 2: Translate into English.

1 Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng bưu kiện những mẫu sau

2 Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và bán chạy nhất của chúng tôi

3 Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự

4 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài

5 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán chè giao hàng ngay

Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow cases in the previous Unit, Practice 5, with the following details.

 Thông báo

• Đã nhận được thư yêu cầu ngày … và xin gửi kèm catalô có minh hoạ và bảng giá

• Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng Tin tưởng rằng khi xem mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý

• Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng chiết khấu thương mại/bán sỉ là 33% Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được hoá đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực

 Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên hệ nếu cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó

 Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư

Practice 4: Write a reply to an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager) Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hàng

đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị

Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại xi măng nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng hỏi mua Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy

Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm

Practice 5: Write an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The Jameson

Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia Hãy gửi thư cho

công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street, Birmingham B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:

- Đã thấy quảng cáo của công ty trên tạp chí The Metal Work và mong được công ty vui long gửi cho thông tin về máy khoan

- Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo đây

- Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn hàng lớn và mua thường xuyên

- Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn nếu giá

cả cạnh tranh và giao hàng ngay

UNIT 3: REPLIES TO ENQUIRIES - KEY

Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word.

Dear Mrs King

In reply (1) _to your enquiry I have (2) pleasure_ in (3) _enclosing_ a leaflet

showing our latest fax machines

All the models illustrated can be supplied (4) _from_ stock at competitive (5) _prices_ as shown on the price (6) _list inside the catalogue.

May I suggest a visit (7) _to_ our showrooms (8) _where_ you could see demonstrations of the (9) _various machines and at the same (10) time_ view our wide (11) range _

of office equipment

Yours (12) sincerely_

Practice 2: Translate into English.

1 Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng bưu kiện những mẫu sau

2 Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và bán chạy nhất của chúng tôi

3 Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự

4 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài

5 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán chè giao hàng ngay

1 We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the following samples

2 We are very pleased to enclose herewith a fairly full collection of our latest and best selling designs/patterns

3 We are sure that you will find it sells very well indeed

4 We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for the time being

5 We regret to inform you that we are not in position to offer you any tea for immediate shipment.

Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow cases in Unit 3, Practice 5 with the following details.

Thông báo

• Đã nhận được thư yêu cầu ngày … và xin gửi kèm catalô có minh hoạ và bảng giá

• Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng Tin tưởng rằng khi xem mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý

• Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng chiết khấu thương mại/bán sỉ là 33% Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được hoá đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực

Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên hệ nếu cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó

Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư

Dear Mr Johnson/ Mrs Harrison

Thank you for your enquiry of 15 August and I am pleased to enclose our illustrated

catalogue and price list giving the details requested.

A full range of samples has also been sent by separate post When you have had an

opportunity to examine them, I feel confident that you will agree that the goods are

excellent in quality and very reasonably priced.

On regular purchases of quantities of not less than 500 individual items, we would allow a trade discount of 33% For payment within 10 days from receipt of invoice, an extra

discount of 5% of net price would be allowed.

I am sure you will also be interested to see information on our other products which are shown in our catalogue If you need further details on any of these please contact me.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely

Practice 4: Write a reply to an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager) Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hàng

đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị

Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại xi măng nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng hỏi mua Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy

Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm

Dear Mr Brown,

Thank you for your enquiry of 20 December in which you asked for our Red Dragon

cement.

We are very sorry to inform you that this range has run out of stock However we would offer you our Blue Dragon cement of similar quality and at the same price as the range you asked for This range is very popular with customers here and sells very well.

We (are pleased to) enclose our price list, FOB Hai Phong port, and hope to receive your order soon.

Yours sincerely,

Enc Price list

Practice 5: Write an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The Jameson

Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia Hãy gửi thư cho công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street, Birmingham B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:

- Đã thấy quảng cáo của công ty trên tạp chí The Metal Work và mong được công ty vui long gửi cho thông tin về máy khoan

- Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo đây

- Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn hàng lớn và mua thường xuyên

- Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn nếu giá

cả cạnh tranh và giao hàng ngay

THE JAMESON CONSTRUCTION CO PTY Harbour Road, Melbourne, Australia

17 August 20

The Aluminium Alloy Co Ltd

79 Prime Albert Street

We would be grateful if you could indicate your delivery times, terms of payment and

discounts for large orders and regular purchases Our annual demand for drillers is

considerable and we may be able to place substantial orders with you if your prices are competitive and your deliveries (are) prompt.

We look forward to receiving your early reply.

Yours faithfully

Enc Enquiry form

Unit 4: Offers and Cover Letters of Offers

Practice 1: Translate into English.

3 Chúng tôi đã nhận được và xin rất cám ơn thư của các ngài đề ngày 1/12 hỏi mua apatit Lào Cai (xi măng Hoàng Thạch, dụng cụ nhà bếp, ghế mây, thảm len các loại)

4 Trả lời thư hỏi mua lạc hộp, dứa hộp và dưa chuột của các ngài đề ngày 20/10 chúng tôi rất vui mừng chào bán ba mặt hàng này với những điều kiện hết sức có lợi

5 Chúng tôi rất vui mừng nhận được thư của các ngài đề ngày 14/11 hỏi mua dầu hồi và dầu tùng, và theo yêu cầu chúng tôi đã gửi mẫu qua bưu điện

6 Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 8/10 hỏi mua vaseline và rất vui mừng chào bán cố định cho các ngài 1000 tấn, giá mỗi tấn CIF tại Luân Đôn là 815 USD chấp nhận trong vòng mười ngày

7 Chúng tôi muốn mua 10 máy bơm loại X30 và 10 máy bơm loại K25, và muốn biết với

số lượng này các ngài có cho chúng tôi được hưởng chiết khấu 5% không?

8 Rất tiếc chúng tôi không thể chiết khấu cho những đơn hàng mà số lượng mua nhỏ như thế Nếu ngài vui lòng mua tổng số là 30 máy, chúng tôi là sẽ sẵn sàng chiết khấu cho các ngài 2,5%

9 Chúng tôi muốn các ngài giao hàng cho chúng tôi càng sớm càng tốt và không được chậm quá 1/12

10 Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giao hàng cho các ngài vào trung tuần tháng 11 hoặc chậm nhất là vào cuối tháng ấy

11 Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang

12 Thanh toán bằng thư tín dụng mở qua Ngân hàng Thương mại Tokyo chậm nhất là 15 ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vòng 30 ngày, vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng toàn bộ giá trị lô hàng được giao

13 Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu các ngài giao ngay ½ số lượng chúng tôi đặt mua và số còn lại sẽ giao tiếp sau đó hai tuần

Practice 2: Write a free offer by translating this letter into English, using the block style.

Kính thưa Ông X

Về: Chiếu cói

Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 25 tháng 6 và rất vui mừng thấy các ngài muốn mua chiếu cói của chúng tôi Chúng tôi xin chào bán với các điều kiện sau đây, tuỳ thuộc vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn đặt hàng của các ngài:

1 Tên hàng: chiếu hoa

2 Số lượng: 5000

3 Qui cách: theo qui cách kèm theo

4 Giá: 1 Bảng Anh/ 1 chiếc, CIF Luân Đôn, kể cả đóng gói bao bì

5 Bao bì: 20 chiếc đóng thành một kiện bọc trong chiếu cói loại cứng (strong mating) và được kẹp bằng nẹp sắt (steel hooped)

rush-6 Giao hàng: một chuyến vào tháng 8 năm 20

7 Thạnh toán: bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang, bằng đồng bảng Anh, được mở vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng qua Ngân hàng Thương mại Luân Đôn 15 ngày trước chuyến hàng

Chúng tôi mong nhận được đơn đặt hàng sớm của các ngài và đảm bảo với các ngài rằng bất kỳ đơn hàng nào của các ngài cũng được chúng tôi hết sức chú ý

Kính chào

Practice 3: Write a firm offer

Công ty XNK Tạp phẩm (The National Sundries Import and Export Corporation), địa chỉ

36 Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại …, fax …, email … nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D Edward & Co Ltd ở địa chỉ Finewell House, 8 Fínbury Square, London EC2, England, đề ngày 17 tháng 8 năm 20 hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS 44TD (table tennis bat) và vợt cầu lông kiểu VB 50MT (badminton bat)

Anh/chị hãy viết thư chào hàng cố định bán vợt cầu lông có giá trị đến ngày 3 tháng 9 theo các điều kiện thông thường, chú ý:

- Quy cách: giống như catalo đính kèm số 22/95 VS

- Số lượng: 500 đôi

- Giá vợt cầu lông: 2 đô la/chiếc FOB Hải Phòng, bao gồm cả đóng gói bao bì

- Đóng gói: theo tập quán xuất khẩu

- Ký mã hiệu: ghi theo chỉ dẫn của người mua

- Giao hàng: một chuyến vào tháng 10/ 2011

- Thanh toán: bằng tín dụng thư không hủy ngang, bằng đô la Mỹ, mở qua ngân hàng ABC, Luân Đôn, 15 ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vòng 45 ngày, trả vào tài khoản của ngân hàng DEF cho chúng tôi hưởng lợi cho toàn bộ giá trị lô hàng

- Thông báo rằng hiện công ty ta đã hết vợt bóng bàn VS 44TD, tuy nhiên công ty xin chào bán vợt bóng bàn VS 45MH có cùng chất lượng và các điều kiện bán tương tự với vợt VS 44TD với giá là 8 đô la Mỹ/ chiếc

- Thư này đề ngày 24 tháng 8 năm 20 và do ông Nguyễn Thanh, Trưởng phòng Xuất khẩu ký

Practice 4

Công ty của anh/chị nhận được thư đề ngày 20/9/20 hỏi mua áo len trẻ em, mã số 421/GL của một khách hàng Anh và áo khoác trẻ em mã số 876/NQ Anh/chị hãy viết thư gửi kèm chào hàng cố định số OF09/09 chào hàng bán áo khoác trẻ em mã số 876/NQ theo

catalogue mùa đông đã gửi cho khách hàng và nói rõ thêm những điểm sau:

- Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng không hủy ngang và mở qua Ngân Hàng Lloyd, Luân Đôn, 20 ngày trước ngày giao hàng vào tài khoản của ngân hàng Vietcom Bank, cho người bán hưởng 100% giá trị của lô hàng được giao.

- Công ty anh/chị sẵn sàng dành chiết khấu 2,5 % nếu trị giá đơn hàng của khách lên tới 150.000 bảng Anh

- Hàng có thể giao ngay một chuyến vào trung tuần tháng 11 để kịp thời bán vào dịp Nôen

- Riêng với áo len mã 421/GL, hiện nay công ty không sản xuất nữa, thay vào đó anh/chị chào bán loại áo len trẻ em 521/GL có nhiều màu đẹp hơn, nhiều kiểu hoa và giá lại rẻ hơn

- Chào hàng này chỉ có giá trị đến ngày 20/10/20 Sau ngày đó giá chào bán và các điều khoản điều kiện đã nêu trong chào hàng có thể sẽ thay đổi

Practice 5

Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu của Công Ty May Thăng Long (Thang Long Garment Company), địa chỉ 245 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 38633745, Fax: 38652337, nhận được thư hỏi hàng đề ngày 18/11/20 của Công Ty F.Lynch & Co.Ltd, địa chỉ Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3EL, Vương Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty

Anh/chị hãy soạn thảo một thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng catalogue mùa hè

và bảng giá hiện hành để bà Thanh Hà ký với một số nội dung chính sau:

• Cám ơn công ty F.Lynch & Co.Ltd đã quan tâm đến các sản phẩm của Công ty và tin tưởng rằng chúng sẽ được khách hàng tại Anh Quốc ưa chuộng và hàng sẽ bán rất chạy tại thị trường của họ

• Quy cách phẩm chất và số đo cũng như màu sắc, kiểu dáng theo như hàng mẫu đã được gửi qua đường hàng không cho khách

• Giá chào bán là giá CIF London Chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng mức giảm giá là 5% tính trên giá tịnh cho những đơn hàng trị giá trên 20 nghìn bảng Anh và 5% nếu họ thanh toán sớm

• Hàng có thể giao theo yêu cầu của họ vì đã có sẵn trong kho

• Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả tiền ngay Tín dụng thư được mở tại ngân hàng Northminster, Birmingham, 15 ngày trước ngày giao hàng, vào tài khoản của công ty Thăng Long tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam cho tổng trị giá hàng hóa sẽ giao

• Ngoài các loại áo sơ mi họ hỏi mua, công ty của anh/chị còn may theo đơn đặt hàng với kiểu dáng, số đo và cả nguyên liệu riêng của họ và có thể giao hàng nhanh chóng theo yêu cầu

Hy vọng sớm nhận được đơn đặt mua chính thức của họ

Ghi chú:

+ Ngày viết thư: 23/11/2009

+ Số tham chiếu của thư hỏi hàng: MJ/rm

+ Số tham chiếu của thư này: TH/mh

Practice 6

Ông Đỗ Xuân Bắc, Giám đốc công ty TNHH Hải Nam, địa chỉ giao dịch 224 Đường Giải Phóng, Hà Nội, chào bán cho ông Jones Smith, Công ty Ceraco Ltd., địa chỉ 354 King Road, London SW2, bộ đồ uống trà Anh/chị hãy thảo giúp ông Bắc một bức thư để gửi kèm theo đơn hàng số CH/09 với những nội dung chính sau:

Cám ơn công ty Ceraco đã hỏi hàng trong thư ngày 23 tháng 11 năm 20 và xin gửi kèm thư này chào hàng và catalo mới nhất Tuy nhiên ta cũng lưu ý khách hàng một số điểm sau:

• Giá chào bán là cố định 10 bảng Anh một bộ, CIF cảng Luân Đôn, bao gồm cả chi phí bao bì và đóng gói, có giá trị hiệu lực trong vòng 1 tháng Ta cũng dành cho khách tỷ lệ giảm giá thương mại thông thường là 5%, và 10% cho những đơn hàng đặt mua trên 1.000 bộ một lần

• Ta có sẵn hàng nên có thể giao trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng chính thức của khách nếu số lượng mua là dưới 1500 bộ Nếu số lượng lớn hơn thời hạn giao hàng có thể phải lâu hơn

• Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả ngay, bằng Đồng Bảng Anh, mở tại một ngân hàng hạng nhất ở Anh Quốc, 15 ngày trước ngày giao hàng, trả tiền vào tài khoản của người bán tại chi nhánh Ngân Hàng Công Thương Thành Phố Hà Nội cho người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ được giao

• Lưu ý khách: hàng của ta có mẫu mã đẹp, giá cả phải chăng và tin tưởng hàng sẽ bán chạy và được khách hàng tại Anh ưa chuộng

• Bày tỏ hi vọng sớm nhận được đơn hàng của Công Ty Ceraco và đảm bảo với họ rằng đơn hàng sẽ được thực hiện làm họ hài lòng

• Anh/chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung và hình thức thích hợp

UNIT 4: Key

Practice 1

1 Thank you for your enquiry of 1 December for (asking for) Lao Cai apatite (Hoang

Thach cement, kitchen utensils, rattan chairs, and woolen carpets of various types/ designs).

2 In reply (response) to your enquiry of October 20 asking for tinned/canned peanuts, pineapples, cucumbers, we are happy to offer you these three items on favorable

5 We are interested in the purchase of 10 Model X30 pumps, and 10 Model K25 pumps

We wonder if you could/ can offer us a 5 % discount (a discount of 5%) on such a

quantity.

6 We regret our inability (that we are unable) to give you a discount on such a small

quantity If you are willing to place an order for 30 pumps, we will (are pleased to) give you a 2.5% quantity discount.

7 The delivery should be made as soon as possible and not later than 1 December

(We would like you to deliver the goods asap and not later than 1 December.)

8 We will try our best to deliver the goods in mid November or by the end of that month at the latest

9 Regarding (With regard to) terms of payments, we suggest (stress) that it should be

made by an irrevocable letter of credit.

10 Payment: by an irrevocable letter of credit to be opened at (through/with)Tokyo

Commercial Bank, 15 days before the shipment at the latest, valid for 30 days, to the account of Vietcombank in our favor for the total value of the goods to be shipped.

11 We would highly appreciate it if you could deliver half of the ordered goods

immediately, the rest will be shipped in two weeks’ time.

Practice 2

Dear Mr X

Re: Rush Mats

We thank you for your enquiry of 25 June 20 and are happy (glad) to learn that you are particularly interested in (the purchase of) our rush mats We are pleased to make you an offer, subject to our final confirmation (acceptance) upon receipt of your order, on the following terms and conditions:

1 Commodity: fancy rash mat (patterned rush mat)

2 Quantity: 5,000 pieces

3 Specification: as per enclosed specification

4 Price: £1.00/piece, CIF London, including packing

5 Packing: 20 pieces to be packed in one bale, which is wrapped in strong

rush-mating and steel hooped

6 Delivery: in one lot in August 20

7 Payment: in pounds sterling by an irrevocable letter of credit to be opened at

(through/with) the Commercial Bank of London to the account of Vietcombank in our favour, 15 days before (prior to) the shipment.

We look forward to your prompt order and guarantee that (assure you that) any of your orders will be given our best attention

Yours sincerely

Practice 3

The Vietnam National Sundries Import and Export Corporation

36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam Tel: Fax: Email:

Your ref: 17 August 20

We thank you for your inquiry of 17 August 20 (asking) for our table tennis bats, model

VS 44TD, and badminton bats, model VB 50MT We would like to offer firm until 3

September our badminton bats on the following terms and conditions:

1 Commodity: VB 50MT badminton bats

2 Specification: as per enclosed catalogue No 22/95VS

3 Quantity: 500 pairs

4 Price: USD2.00 per piece FOB Haiphong port, including packing

5 Packing: in export customary packing

6 Marking: upon buyer’s instructions

7 Delivery: in one lot in October 20…

8 Payment: in US dollars by an irrevocable letter of credit to be opened with ABC Bank, London, 15 days prior to the shipment, valid for 45 days, to the account of DEF Bank, in our favour for the total value of the goods to be shipped.

We regret that the VS 44TD table tennis bats are out of stock However, we would offer you Model VS 45MH of the same quality on similar conditions with Model VS 44TD and at the price of USD8.00 each.

We hope you will find our terms and conditions satisfactory We are looking forward to your order soon.

Yours sincerely

Nguyễn Thanh

Export Manager

In addition, we would like to draw your attention to the following points:

Payment is to be made in pounds sterling, by an irrevocable letter of credit, to be opened through the Bank of Lloyd, London, 20 days before/ prior to the shipment, to the account of Vietcombank, in the seller’s favour for the total value (100% of the value) of the goods to

This offer will only be valid /subject to acceptance until 20 October 20 After this time, the price, terms and conditions stated in this offer may be subject to change

Thang Long Garment Company

245 Minh Khai Street, Hai Ba Trung Distict, Hanoi

United Kingdom

Dear Mr Smith

We thank you for your inquiry of 18 November 20 for men’s shirts and we are pleased

to enclose our offer No OS/05 together with our summer catalogue and current price list as you asked for

We are confident that our products will be popular with the UK customers and will all be selling well in your market The specifications, sizes, colours as well as designs of the shirts are as per samples sent to you by air The prices offered are quoted CIF London port

including packing

We are willing to offer you a 5% quantity discount off net prices for orders over £20,000.00 and a 5% cash discount for prompt payment As we have all the goods in stock, delivery can be made as requested

Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit at sight to be

opened at Northminster Bank, Birmingham, 15 days prior to the shipment, to the account of Thang Long Garment Co Ltd with Vietcombank for the total value of the goods to be delivered

In addition to the products you asked for, we also make goods to customers’ orders with their own designs, sizes and materials, and delivery can be made as promptly as requested

We look forward to receiving your order soon

Re: Enquiry for tea sets

We thank you for your enquiry of 23 November 20 , in which you asked for tea sets We are pleased to enclose our offer No CH/09 and the latest catalogue

We would like to draw your attention to (to emphasize) the following points:

The price offered (the quoted price) is fixed £10.00 per set, CIF London port, including packing charges, valid within one month.

We are willing to give (offer) you the usual trade discounts of 5%, and in addition 10% quantity discount for orders of over 1,000 sets at one time

The goods you ordered can be supplied from stock and we can deliver the goods within two weeks from receipt of your official order if the quantity ordered is less than (under) 1,500 sets For larger quantities (orders), delivery time may be longer

Payment is to be made in pounds sterling by an irrevocable letter of credit at sight to be opened through a first-class bank in the UK 15 days prior to the shipment to the seller’s account with VietinBank, Hanoi Branch, in favour of the seller for 100% of the value (for the total value) of the goods to be shipped

We are confident that our products will be very popular in your market, thanks to their fine designs and reasonable prices

We look forward to your early order and can assure you that your order will be completed (processed/ executed) to your satisfaction

Unit 5: Orders and Cover Letters of Orders

Practice 1: Translate into English.

14 Đề nghị các ngài xác nhận chấp nhận đơn đặt hàng này Sự chấp nhận này phải đến với chúng tôi không quá 14 ngày kể từ ngày ghi trên đơn đặt hàng

15 Đề nghị các ngài xác nhận đơn đặt hàng này và xác nhận rằng các ngài có thể giao hàng vào đầu tháng 10

16 Chúng tôi xin cám ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy

có thể chấp nhận được những điều kiện đã nêu trong đó

17 Chúng tôi xin cám ơn mẫu hàng mà các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng 12 và

sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các loại thảm mà chúng tôi gửi kèm thư này

18 Chúng tôi xin cám ơn chào hàng của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng 5 chào bán các loại máy nông nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt hàng theo các điều kiện sau đây

19 Chúng tôi cám ơn ngài đã gửi catalô và bảng giá kèm chào hàng số 72 ngày 4 tháng 8 của các ngài, nhưng rất tiếc giá của các ngài có phần cao hơn giá của những nhà cạnh

tranh khác Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng sẽ có dịp khác giao dịch làm ăn với các ngài trong tương lai.

20 Đề nghị các ngài sắp xếp giao hàng ngay cho chúng tôi và tiện đây chúng tôi xin gửi các ngài chỉ dẫn chi tiết về bao bì và ký mã hiệu để các ngài chú ý

21 Xin các ngài giao hàng theo đúng ngày đã ghi trong đơn đặt hàng của chúng tôi và chúng tôi sẽ không nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì lúc đó không còn thời vụ bán hàng trên thị trường của chúng tôi nữa

22 Chúng tôi cần ba bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng máy Một trong

ba bộ sẽ phải được gửi bằng máy bay cho chúng tôi trước để dịch sang Tiếng Việt cho những người tiêu dùng trong nước; hai bản còn lại sẽ được gửi theo hàng

23 Chúng tôi thấy những máy móc này sẽ phải được bảo hành trong vòng 24 tháng kể từ ngày giao hàng và sáu tháng kể từ ngày sử dụng

24 Chúng tôi muốn thanh toán bằng hối phiếu định kỳ 60 ngày và sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý

25 Cảm ơn thư của các ngài đề ngày … và chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý ký phát hối phiếu đình kỳ 30 ngày cho chúng tôi, theo phương thức chấp nhận đổi chứng

từ

Practice 2: Translate into English

Kính thưa Ông Crane

Chuyến máy kéo vạn năng đầu tiên CT860 của các ngài đã bán rất chạy ngay tuần đầu khi hàng đến đây và bây giờ chúng tôi xin đặt hàng cố định theo các điều kiện như sau:

1 Tên hàng: Máy kéo vạn năng kiểu CT860

6 Bao bì: Theo tập quán xuất khẩu thích hợp với việc vận chuyển xa bằng đường biển

7 Ký mã hiệu: Mỗi kiện được ghi ở hai bên đối diện nhau, chữ không dưới 5cm chiều cao, bằng sơn không phai, như sau:

Đơn hàng số TD44/50

Người gửi hàng: Export Tractor Co Ltd

Người nhận hàng: Tổng Công ty Nhập Máy và Phụ tùng Hà Nội

của Ngân hàng Thương mại Tokyo cho người bán được hưởng 100% giá trị của hàng

sẽ giao

Chứng từ cần cho việc thanh toán:

• Hoá đơn thương mại (3 bản)

• Vận đơn gốc (1 bản)

• Phiếu đóng gói (3 bản)

• Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản)

• Đơn bảo hiểm (1 bản)

9 Tài liệu kỹ thuật: Hai bộ bản vẽ kỹ thuật, hai bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng bằng Tiếng Anh sẽ được gửi bằng đường biển cùng với hàng hoá Một bộ khác sẽ được gửi bằng máy bay cho người mua không chậm quá ngày 30 tháng 8 năm 20

10 Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, 6 tháng kể từ ngày sử dụng Điều khoản bảo hành này không áp dụng đối với những tổn thất do sự bất cẩn của người sử dụng gây ra.Chúng tôi mong nhận được xác nhận đơn đặt hàng này sớm

Kính chào

Practice 3: Letter writing

Anh/chị đang làm việc cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Nam có địa chỉ ở 214 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội Công ty anh/chị đã nhận được thư chào hàng đề ngày 3 tháng 9 của ông A Suzuki, Trưởng phòng Mại vụ của Công ty TNHH Shonan Computers, 1-33 Kistashinjuku -7 Chome, Shinjuku-ku, Tokyo 160, Nhật Bản

Giám đốc của công ty anh/chị là bà Mai Hoa, có yêu cầu anh/chị viết một bức thư để gửi kèm với đơn hàng số BN07 với nội dung như sau:

Cảm ơn chào hàng của họ

Bày tỏ hân hạnh được gửi kèm thư này Đơn hàng số BN07 đặt mua một số linh kiện điện tử theo danh mục đính kèm

Nói rõ cho họ biết nếu có bất kỳ mặt hàng nào mà họ không có sẵn để giao theo thời hạn đã nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế

Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 15% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ, nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 20% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi chứng từ

Đề nghị họ hãy quan tâm đặc biệt đến việc thực hiện đơn hàng này, nhất là thời hạn giao hàng và công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí

và rủi ro họ chịu nếu giao hàng chậm

Tỏ ý mong muốn việc thực hiện đơn hàng đầu tiên này sẽ làm cho công ty anh/chị hoàn toàn hài lòng và sẽ dẫn tới quan hệ buôn bán tốt đẹp giữa hai bên

Kết thúc bức thư cho phù hợp

Practice 4: Letter writing

Ngày 17/11/20 , bà Nguyễn Thị Lan Anh, Giám đốc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp 1 (Vietnam National General Export-Import Corporation No.1) có trụ sở đóng tại số 46 Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội nhận được thư chào hàng đề ngày 15/11/20 của công ty F.Lynch & Co Ltd có trụ sở ở Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL, Vương quốc Anh chào bán các mặt hàng sứ cao cấp Sau khi nghiên cứu chào hàng, bà Lan Anh quyết định gửi một đơn hàng đặt mua một số mặt hàng chọn trong catalog mà họ gửi cùng thư chào hàng

Bà Lan Anh yêu cầu anh/chị viết một thư gửi kèm với đơn hàng số PO/024 để bà ký với những nội dung sau:

• Yêu cầu người bán dùng loại giấy dầy bọc riêng từng thứ một Sau đó đóng gói trong 10 thùng gỗ thưa có chèn lót bằng rơm cẩn thận Ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ: “ĐỒ SỨ”, “DỄ VỠ”, “ĐỀ NGHỊ XẾP CẨN THẬN” và đánh số thùng từ 1 đến 10

• Đề nghị người bán quan tâm đặc biệt đến thời hạn vì các đại lý của ta phải có hàng bán vào dịp Tết nguyên đán Sau thời hạn 10/1/20 mà hàng chưa về tới cảng Hải Phòng thì người mua sẽ từ chối nhận hàng

• Xác nhận lại điều khoản thanh toán: người bán sau khi giao hàng sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 30 ngày với người mua và gửi cùng với bộ chứng từ giao hàng đến đại lý ngân hàng giao dịch của người mua là Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, Anh quốc, để ngân hàng này chuyển cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Thanh toán theo phương thức D/A như 2 bên đã thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua

• Lưu ý người bán đây chỉ là đơn hàng đặt mua thử, nếu việc thực hiện đơn hàng này làm người mua hài lòng và nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì người mua chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn

• Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm

Practice 5

Ngày 1 tháng 11 năm 20 , công ty TNHH Hoa Mai (HOACO HANOI LTD) địa chỉ 37 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội, điện thoại và fax: 84-4-8715340, nhận được thư chào hàng của công ty TNHH Huynh đệ (Brothers Co., Ltd) số 18 đường Caranation, Singarore

2478, chào bán máy điều hòa (air conditioners) kiểu Freshman 2034 và 2035 Sau khi

nghiên cứu kỹ chào hàng trên, HOACO đã quyết định đặt hàng số OR11/06

Hãy viết một bức thư để giám đốc HOACO là Ông Nguyễn Thành Trung ký gửi kèm với đơn đặt hàng nói trên với những nội dung chính sau đây:

• Đơn đặt hàng này mua thử 350 chiếc Freshman 2034 với giá CIF Hải Phòng là UD$750 một chiếc kể cả chi phí bao bì, giao hàng vào tháng 2/200

• HOACO yêu cầu giao hàng chậm nhất là trung tuần tháng 2 để kịp thời phân phối cho các đại lý trong toàn quốc để bán vào đầu mùa hè

• Yêu cầu người bán dùng giấy chống thấm để gói hàng và đóng vào các thùng cát tông, bên ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ “tránh ướt” và “đề nghị xếp nhẹ tay”

• Xác nhận lại điều khoản thanh toán: Như thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua thanh toán sẽ thực hiện theo phương thức Chấp nhận đổi chứng từ, người bán sau khi giao hàng sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 60 ngày cho người mua và gửi cùng bộ chứng từ đến ngân hàng giao dịch của người mua là ngân hàng thương mại Singapore để ngân hàng này chuyển cho ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

• HOACO đề nghị Brothers gửi trước 1 bộ tài liệu kỹ thuật bằng hai thứ tiếng, tiếng Anh

và tiếng Việt

• Hiện tại HOACO chưa có khả năng đặt mua Freshman 2035 vì giá còn hơi cao và

HOACO không chắc chắn mặt hàng này sẽ bán chạy ở Việt Nam Tuy nhiên nếu việc thực hiện đơn hàng này hoàn toàn làm HOACO hài lòng và HOACO thấy hàng có thị trường ở Việt Nam thì HOACO chắc chắn sẽ đặt thêm những đơn hàng khác

Anh/chị có thể thêm, bớt một số chi tiết để bức thư phù hợp về nội dung và đẹp về hình thức

3 We thank you for your offer of 1 December and find that the terms and conditions

mentioned (quoted) can be acceptable to us (and are able to accept the terms and

conditions you quoted).

4 We thank you for the samples you sent us on 25 December and should be glad if you would accept and make up (execute/processed) promptly the order enclosed for various (different) kinds of carpets (and could you please accept and make up promptly the order …)

5 We thank you very much for your offer No.234 of 6 May 20 for a number (selection)

of small-sized agricultural machines and are happy to place an order on the following terms and conditions.

6 We thank you for the catalogue and price list enclosed with your offer No.72 of 4

August 20 but regret to inform you that your prices are somewhat (rather) higher than those quoted by some other suppliers We hope, however, to have another

opportunity of doing business with you in the future.

7 Please/ Could you please arrange for immediate shipment (We would appreciate

prompt delivery) of our order and we would also like to draw your attention to the packing and marking of the goods, on which instructions are enclosed

8 Delivery should be made by the date specified in our order, and we would refuse to take delivery after 31 December when the goods are out of sales season in our market.

9 We need three sets of instructions for assembly, operation and maintenance of the machines One of them is to be (should be) airmailed to us in advance in order to be translated into Vietnamese for home consumers; the other two sets are to be shipped with the goods.

10 We suggest that these machines (should) be guaranteed within 24 months from despatch and 6 months from use.

11 We would like to pay by draft at 60 D/S and should be glad if you would agree to this.

12 Thank you for your letter of … and we should be glad if you would agree to draw on us

at 30 D/S document against acceptance.

Practice 2

Dear Mr Crane

We are pleased to inform you that the first shipment of your CT860 multi-function purpose) tractors sold very well in the first week of its arrival here We now would like to place a firm order on the following terms and conditions

(all-1 Commodity: multi-function tractors CT860

2 Quantity: 30 units

3 Specification: as per catalogue No 4/88 and technical instructions enclosed with

(attached to) your offer No 67 of 2 March 20

4 Price: USD2,200.00 per unit CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City, including packing.Total amount: USD66,000.00 (Sixty six thousand US dollars)

5 Delivery: in two lots The first one of 10 units is to be shipped in August 20 and the second of 20 units will be in December 20

6 Packing: in customary export packing for long sea voyage

7 Marking: each case is marked on both opposite sides in letters not less than 5 cm high in weather-proof paint as follows:

Order No TD44/50

Shipper: Export Tractor Co Ltd

Consignee: Hanoi Machines and Components Import Co

Case numbers : From 1 upward

Documents required for payment include:

Commercial Invoice: 3 copies (in triplicate)

Original Bill of Lading: 1 copy

Packing list: 3 copies

Certificate of quality: 1 copy

Insurance Policy: 1 copy

9 Technical documents: Two sets of technical drawings and two sets of instructions for assembly, operation and maintenance in English are to be shipped with the goods Another set is to be sent by air (airmailed) to the buyer not later than 30 August 20

10 Guarantee: 12 months from despatch, 6 months from use This provision of warranty does not apply to the damage caused by the user’s negligence.

We look forward to receiving your confirmation of this order soon

Yours sincerely

Dong Da DistrictHanoi

VietnamYour Ref: 3 September 20 Our Ref: MH/123

Meanwhile, we would like to draw your attention to the following points:

If any of the listed items are not available in stock for delivery at the time specified

(stated/mentioned) in the order, please do not send substitutes for them (in their places) For this first order, we decided to accept the 15% trade discount you offered and agree to pay by a letter of credit at sight, documents against payment However, for further (the next) orders, could (would) you please give us a 20% trade discount and accept payment by

a letter of credit at 60 days, documents against acceptance?

We would highly appreciate your special attention to the execution of this order, the time of delivery in particular, and we reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your account if the delivery date is not met

We hope that the first order will be completed (processed/executed) to our satisfaction which will lead to good relationship between the two companies

We look forward to having your confirmation soon

Yours sincerely

(Signed)

Mai Hoa (Mrs)

General Director

Enc: Order No BN07

Hoan Kiem DistrictHanoi

VietnamYour Ref: 15 November 20 Our Ref: LA/123

We thank you for your offer of 15 November 20 for high quality ceramics and are

pleased to enclose our order No PO/024 for a selection of items in your catalogue attached

to (enclosed with) your offer

We would like to emphasize the following points:

Each piece (item) is to be individually wrapped in thick paper, carefully packed in straw, and shipped in 10 wooden crates, marked with the buyer’s address, order number, crate dimensions and the words: “CERAMICS”, “FRAGILE”, “HANDLE WITH CARE”, and numbered from 1 to 10

We would appreciate your special attention to the delivery date as we urgently need the goods for our traditional New Year selling period We reserve the right to refuse taking delivery of the goods if they arrive at Haiphong Port after 10 January 20

We would like to confirm that after shipment you will draw on us at 30 D/S and send the draft together with a full set of shipping documents to our correspondent bank,

Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, UK, which will

transfer them to Vietcombank Payment is on a D/A basis as we agreed on (over) the

telephone yesterday

This is a trial order, and if it is completed (processed) to our satisfaction (satisfactorily) and

if we feel we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in the future

We look forward to your sales confirmation soon

Yours sincerely,

(Signed)

Nguyen Thi Lan Anh (Mrs)