Letter writing - Viết thư tín thương mại

Đề 1: Offers – Rattan products Công ty Xuất nhập đầu tư Hà Nội (Unimex Hanoi), địa 41 Ngô Quyền, Hà Nội, nhận đơn hàng số OD24 mua hàng mây mã số UB08 DL0215, catalô số S37 công ty Zenith SA, địa Haldenstrasse 118, 3000 Bern 22, Switzerland Với tư cách Trưởng phòng xuất, anh/chị viết thư phúc đáp với nội dung sau: Thông báo nhận đơn hàng đề ngày tháng khách, song tiếc công ty anh/chị không kinh doanh mã hàng mà khách yêu cầu mã không mốt Chào bán mã hàng mới, cụ thể giỏ mây hình ô van (oval rattan basket) ký hiệu B150-3, khay mây hình chữ nhật (rectangular rattan tray), ký hiệu T430 Giá chào giá FOB cảng Hải Phòng, 1,5 đô la Mỹ giỏ mây 2,2 đô la Mỹ khay mây Với đơn hàng có giá trị 8.000 đô la ta sẵn sàng dành chiết khấu 5% Có thể giao hàng vòng tuần kể từ ngày nhận đơn hàng thức Ký mã hiệu theo yêu cầu khách Thanh toán thư tín dụng huỷ ngang, mở ngân hàng hàng đầu Thuỵ Sĩ, 15 ngày trước giao hàng, có giá trị vòng 30 ngày, để người bán hưởng toàn trị giá lô hàng giao Sẽ xem xét lại điều kiện toán khách hàng tiếp tục đặt hàng tương lai Lưu ý khách hàng hai mã hàng công ty chào mẫu ưa chuộng thị trường Châu Âu Hy vọng hàng bán chạy ưa chuộng Thuỵ Sĩ nhờ mẫu mã đại, giá cạnh tranh, tay nghề cao Anh/ Chị thêm chi tiết khác để trình bày thư văn phong hình thức thư thương mại 41 Ngo Quyen Street Ha Noi VIETNAM Zenith SA Haldenstrasse 118 3000 Bern 22 SWITZERLAND Dear Mr Smith We thank you for your enquiry No.OD24 of September asking for our rattan products, code UB08 and DL0215 as per catalogue No.S37 However, we regret to inform you that the above products are no longer in production because they were out of fashion We take this opportunity to offer you our new products, which are B150-3 oval rattan basket and T430 rectangular rattan tray, at the prices of USD1.50 and USD2.20 per item respectively, FOB Haiphong port We are willing to give you a 5% discount for orders of USD8,000.00 or more We are able to deliver the goods within three weeks from receipt of your official order The goods are marked upon your instructions Payment is to be made by irrevocable letter of credit, to be opened at a first-class bank in Sweden, 15 days before the shipment, valid for 30 days, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped We will review our terms of payment if you continue to place orders with us in the future Please be noted that these above two items are the most fashionable models and popular in the European market for the time being We hope that they will sell well and also become popular in Sweden market thanks to their modern designs, competitive prices and great workmanship We look forward to hearing from you soon Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam Export Manager Đề 2: Cover letters of offers – Rattan table and chair sets Ông Trịnh Hằng, giám đốc công ty TNHH Hải Nam, địa giao dịch 32 đường Nguyễn Trãi, thành phố Hà Nội, chào bán cho ông Smith, công ty Home Design Ltd, địa 35 King Road, SW2 London, bàn ghế mây Bạn thảo giúp ông Hằng thư để gửi kèm đơn chào hàng với nội dung sau: Cám ơn công ty Home Design hỏi hàng thư ngày 20 tháng 12 năm 20 xin gửi kèm theo thư chào hàng số CH/09 catalogue Tuy nhiên bạn lưu ý khách số điểm: Quy cách phẩm chất theo mẫu minh họa catalogue ký hiệu CT204 Mỗi gồm bàn ghế Giá chào bán cố định 200 bảng Anh bộ, CIF cảng Liverpool bao gồm chi phí đóng gói, có giá trị hiệu lực vòng tháng Ta sẵn sàng dành cho khách tỷ lệ giảm giá 5% đặt mua 1.000 trở lên Chúng ta khó khăn việc đáp ứng thời hạn giao hàng Ta giao hàng vòng tháng kể từ nhận đơn hàng thức khách số lượng mua 100 Nếu số lượng lớn thời hạn giao hàng phải lâu Thanh toán Đồng Bảng Anh, tín dụng thư hủy ngang sở hối phiếu trả ngay, mở ngân hàng hạng Anh Quốc, 20 ngày trước ngày giao hàng, chuyển tiền vào tài khoản người bán chi nhánh Ngân hàng Công Thương thành phố Hà Nội cho người bán hưởng 100% giá trị lô hàng giao Lưu ý khách: hàng ta có mẫu mã đẹp, làm từ vật liệu chất lượng cao, có chọn lọc kĩ, trình độ gia công tinh xảo, giá phải tin tưởng hàng khách hàng Anh ưa chuộng Bạn thêm chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong hình thức thích hợp 32 Nguyen Trai Street Hanoi VIETNAM Home Design Co.Ltd 35 King Road SW2 London UNITED KINGDOM Dear Mr Smith We thank you for your enquiry of 20 December 20_ for our rattan table and chair sets and are pleased to enclose our offer No.CH/09 together with our latest catalogue In addition, we would like to draw your attention to the following points: The specifications are as per samples No.CT204 as illustrated in the enclosed catalogue, each contains table and chairs The price is fixed GBP200.00 per set, CIF Liverpool port including packing, valid within months We are also willing to give you a 5% discount for orders of 1000 sets or more We have no difficulty in meeting delivery times We are able to make delivery within two months from receipt of your official order if the quantity ordered is less than 100 sets For larger quantities, delivery time may be longer Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit on a sight draft basis, to be opened at a first-class bank in England, 20 days before the shipment, to the account of the seller at Vietinbank, Hanoi branch, in favour of the seller for the total value of the goods to be shipped Please be noted that our products are beautiful in designs, made of high quality materials, carefully selected, of sophisticate workmanship and at reasonable prices We believe that they will be popular with the US customers We look forward to receiving your early order Yours sincerely (Signed) Trinh Hang General Manager Enc Offer No.CH/09 Đề 3: Cover letters of offers – Bookshelves Ông Nguyễn Nam giám đốc công ty TNHH Minh Long, địa 550 Đường La Thành, Hà Nội chào bán tủ sách cho Công ty Melony, địa 20 Queens Park, London SW20 Anh/chị thảo giúp ông Nam thư gửi kèm chào hàng số BS2015 với nội dung sau: Cám ơn thư hỏi hàng đề ngày tháng công ty Melony thông báo gửi qua bưu điện đường hàng không catalô có ảnh minh hoạ theo yêu cầu, hôm xin gửi kèm thư chào hàng thức đặc biệt lưu ý khách hàng số điểm sau: Mẫu tủ sách kim loại mà khách hàng hỏi ngừng sản xuất Mẫu mã mà khách hàng hỏi cải tiến thay gỗ, nhẹ đẹp Khẳng định ta cung cấp 200 vòng 30 ngày sau nhận đơn hàng thức Giá chào bán USD 65/ chiếc, giá FOB cảng Hải Phòng bao gồm chi phí đóng gói bao bì, ta sẵn sàng dành cho người mua hưởng tỷ lệ chiết khấu 5% số lượng đặt mua 100 Thanh toán thư tín dụng không huỷ ngang trả Chúng sẵn sàng giúp người mua thu xếp vận tải đường biển đường hàng không số hàng theo phương thức cước thu sau (carriage forward) khách hàng yêu cầu Chào hàng có giá trị vòng 20 ngày phụ thuộc vào xác nhận người bán Lưu ý khách hàng hàng ta thiết kế tạo dáng đại lịch sự, với trình độ tay nghề cao, gỗ chất lượng tốt xuất sang thị trường EU Mỹ với số lượng lớn, khách hàng ưu chuộng Hy vọng sớm nhận đặt hàng khách Anh/ Chị thêm chi tiết khác để trình bày thư văn phong hình thức thư thương mại 550 La Thanh Street Ha Noi VIETNAM Melony Company 20 Queens Park London SW20 UNITED KINGDOM Dear Mr Smith We thank you for your enquiry of September asking for our bookshelves and would like to inform you that we have sent you by airmail our illustrated catalogue as you required Today we are pleased to enclose our official offer No.BS2015 and would like to draw your attention to the following points: We regret to inform you that the metal bookshelves you asked for are no longer in production They have been refined and replaced by wood, which makes them lighter and more beautiful We are able to offer you 200 items within 30 days from receipt of your official order The price quoted is USD65.00 per piece, FOB Haiphong port including packing We are willing to give you a 5% discount for orders of more than 100 items Payment is to be made by irrevocable letter of credit at sight We are also willing to help you make arrangements for these above items by sea or by air, on a carriage forward basis if you require This offer is valid within 20 days depending on the seller’s confirmation Please be noted that our products are modern and elegant in designs, sophisticated in workmanship and made of high quality wood They have been exported to the European and American markets in substantial quantities and became popular with the customers there We look forward to receiving your early order Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam General Manager Enc Offer No.BS2015 Đề 4: Cover letters of offers – Dining sets Anh/chị viết thư gửi cho ông John Smith, trưởng phòng mua hàng (purchasing manager) công ty Home Designs Ltd kèm với chào hàng số CH/08, catalo, bảng giá hành bàn ghế ăn (dining set) theo nội dung gợi ý sau: - Cảm ơn nhận thư hỏi hàng hân hạnh gửi kèm chào hàng số CH/08, catalo, bảng giá hành -Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 minh họa catalo: Mỗi có bàn ghế -Giá chào giá cố định: 120 pound/bộ, CIF Liverpool bao gồm phí đóng gói thùng phù hợp với tập quán xuất khẩu, chào hàng có giá trị vòng tháng Sẵn sàng chiết khấu 5% đơn hàng có số lượng 200 -Giao hàng vòng tháng kể từ nhận đơn hàng thức với số lượng 100 bộ; 100 thời gian giao hàng dài -Thanh toán đồng bảng Anh, tín dụng thư hủy ngang sở hối phiếu trả tiền ngay, mở ngân hàng hàng đầu Anh 30 ngày trước giao hàng vào tài khoản người bán Ngân hàng Công thương Việt Nam, chi nhánh Hà Nội, để người bán hưởng 100% giá trị lô hàng giao -Sản phẩm làm từ nguyên liệu lựa chọn kỹ, chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, trình độ gia công tinh xảo cộng với giá hợp lý chắn ưa chuộng thị trường Anh Anh/ Chị thêm chi tiết khác để trình bày thư văn phong hình thức thư thương mại Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư ông Nguyễn Nam Dear Mr Smith We thank you for your enquiry asking for our dining sets and are pleased to enclose our offer No.CH/08 together with our catalogue and current price list We would like to draw your attention to the following points: The specifications are as per samples No CT/204 as illustrated in the enclosed catalogue: each set contains one table and six chairs The price quoted is fixed 120 pounds per set, CIF Liverpool including export customary packing, valid for three months We are willing to give you a 5% discount for orders of 200 sets or more Delivery is to be made within two months from receipt of your official order if the quantity ordered is less than 100 sets For larger quantities, delivery times may be longer Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit, to be opened at a first-class bank in UK, 30 days before the shipment, to the account of the seller at Vietinbank, Hanoi branch, in the favor of the seller for the total value of the goods to be shipped We assure that our products are made of well-selected materials, high in quality, beautiful in designs, sophisticated in workmanship and reasonable in prices We are confident that they will be popular in the UK market We look forward to receiving your early order Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam General Manager Enc.1 Offer No.CH/08 Catalogue Price list Đề 5: Cover letters of offers – Washing machines Công ty anh/chị, công ty TNHH British Exporter (Brexport), địa West House, 12 Green Lane, Luân đôn JC 29, Vương quốc Anh nhận thư hỏi hàng số 48/NQ đề ngày 28/11 công ty TNHH Công Nghệ Cao (High Technology Co Ltd) số 26 phố Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại & fax 0488269743, có số tham chiếu Hl/th Cảm ơn nhận thư hỏi hàng hân hạnh gửi kèm chào hàng số CH/08 chào báo máy giặt (washing machines) loại WL39, catalo, bảng giá hành Trong thư ý nói rõ thêm điểm sau: - - - - Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 minh họa catalo Họ thấy loại máy giặt hiệu cao, vận hành tốt dễ sử dụng Hầu hết ưu điểm loại máy trước tích hợp mẫu máy Giá chào cố định: 120 pound/bộ, CIF Hải Phòng bao gồm chi phí đóng gói thùng phù hợp với tập quán xuất , chào hàng có giá trị vòng tháng Sẵn sàng chiết khấu 5% đơn hàng có số lượng 200 Giao hàng vòng tháng kể từ nhận đơn hàng thức với số lượng 200 chiếc; 200 thời gian giao hàng dài Thanh toán đồng bảng Anh, tín dụng thư hủy ngang sở hối phiếu trả tiền ngay, mở Ngân hàng Công thương Việt Nam, chi nhánh Hà Nội 30 ngày trước giao hàng vào tài khoản người bán Ngân hàng Thương mại Hoàng gia, Luân Đôn, để người bán hưởng 100% giá trị đơn hàng giao Bày tỏ hy vọng sớm nhận đơn đặt hàng khách hàng Anh/chị thêm chi tiết khác để trình bày thư đung văn phong hình thức thư thương mại Anh/chị bắt đầu thư : Dear Mr Smith, ký thư ông Nguyễn Nam Dear Mr Smith We thank you for enquiry No.48/NQ of 28 November asking for our washing machines and are pleased to enclose our offer No.CH/08 for WL39 washing machines, together with our catalogue and current price list In addition, we would like to draw your attention to the following points: The specifications are as per samples No CT/204 as illustrated in the enclosed catalogue You will see that this model is of high efficiency, good performance and easy to handle The good points of the earlier models have been integrated in this model The price quoted is fixed GBP120.00 per unit, CIF Haiphong port including export customary packing, valid for three months We are willing to give you a 5% discount for orders of 200 units or more Delivery is to be made within two months from receipt of your official order if the quantity ordered is less than 200 units For larger quantities, delivery time may be longer Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit on a sight draft basis, to be opened at Vietinbank, Hanoi branch, 30 days before the shipment, to the account of the seller at Royal Commercial Bank, London, in favor of the seller for the total value of the goods to be shipped We look forward to receiving your early order Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam General Manager Enc.1 Offer No.CH/08 Catalogue Price list Đề 26: Complain – Bookshelves and laptops Công ty TNHH Thái Bình Dương, địa 136 Xuân Thủy Cầu Giấy có nhập hãng John Bros Ltd, địa 12 Wolverton, London, UK hệ thống giá sách ăn phòng 200 máy tính xách tay theo hợp đồng nhập số HD 01/2011 ký ngày 10/01 Số hàng chở tàu Golden Lotus cập cảng Hải Phòng ngày 21/03 Tuy nhiên, mở hòm để kiểm tra cảng Hải Phòng, bên mua phát có 20 giá sách màu vàng nhạt màu nâu quy định hợp đồng 15 khác làm sai quy cách Trong số 200 máy tính xách tay có 50 Trung Quốc Nhật dã ghi hợp đồng có bị hỏng sửa chữa hòm bị vỡ Khi phát tổn thất, công ty mờ đại diện vinacontrol Hải Phòng đến kiểm tra chỗ lập biên giám định Anh/chị thay bên mua thảo thư khiếu nại gửi cho bên bán nêu rõ tình tiết việc, kèm theo biên giám định Vinacontrol Hải Phòng yêu cầu người bán: +/ Gửi đường hàng không số máy tính bị hỏng thay số máy tính Trung Quốc, chi phí bên bán chịu Số máy tính phải đến sân bay Nội Bài chậm vào ngày 15/05 +/ Đối với số giá sách giao sai màu, bên mua chấp nhận đề nghị Công ty John Bros giảm giá 15% +/ Cử người đến mang số giá sách sai quy cách Trong thời gian lưu kho, công ty John Bros phải chịu chi phí lưu kho (storage cost) +/ Sự cố ảnh hưởng đến ngày khai trường văn phòng đại diện Hà Nội dự định vào ngày 29/04 Anh/chị đề nghị bên toán số tiền bồi thường thiệt hại quy định trước 0,5% trị giá lô hàng Người ký thư: Mr Nguyen Nam 136 Xuan Thuy Street Cau Giay District Hanoi VIETNAM John Bros Co.Ltd 12 Wolverton London UNITED KINGDOM Dear Mr Smith We are writing to complain about the consignment of bookcases and laptops under the import contract No.HD01/2011 signed on 10 January, shipped on board the SS Golden Lotus which arrived at Haiphong port on 21 March On examination, it was found that the consignment was in short and damaged condition We asked representatives from Vinacontrol in Haiphong to make a survey report which indicates: • 20 bookcases were in light yellow, against the brown colour as stated in our contract • 15 other bookcases were not as per the required specifications • Out of 200 delivered laptops, 50 were made in China, not in Japan as specified in our contract, were seriously damaged beyond repair due to broken cases We enclose herewith the Survey report and other relevant documents to support our complaint and must ask you to send immediately by air the replacements for the damaged goods and Chinese laptops with all the expenses to your account It is essential that these items arrive at Noi Bai airport not later than 15 May Regarding the wrong-colored bookcases, we can still accept them if you agree to give us a discount of 15% Please send someone to pick up the wrongly-designed bookcases and pay for the storage fees As this incident has delayed the lauch of our representative office in Hanoi which due to open on 29 April, we would like to make a claim for the liquidated damages which are 0.5% of the consignment value We look forward to your early satisfactory solution Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam General Director Enc.Survey report Đề 27: Complain – Air-conditioners and laptops Công ty TNHH Ánh Dương, địa 14 Lý Thái Tổ, Hà Nội, điện thoại: 84 3920 9533, fax: 84 3920 9566, có nhập công ty Great Brothers Ltd., trụ sở số Đường Victoria, Hong Kong 15 máy điều hoà 180 máy tính xách tay theo đơn đặt hàng số DH-MT/439 Số hàng chở tàu Golden Lotus cập cảng Hải Phòng ngày 05/12/2011 Tuy nhiên, mở hòm để kiểm tra cảng Hải Phòng, Bên mua phát hiện: - Giao thiếu 12 máy tính xách tay - Trong số máy tính giao 60 Trung Quốc Đông Nam Á ghi đơn hàng, có 08 bị hỏng sửa chữa hòm bị vỡ - 05 máy điều hoà bị móp méo, đóng gói không qui cách Khi phát tổn thất, công ty mời đại diện Vinacontrol Hải Phòng đến kiểm tra chỗ lập biên giám định Anh/Chị thay Bên mua thảo thư khiếu nại gửi cho Bên bán nêu rõ tình tiết việc, kèm theo biên giám định Vinacontrol Hải Phòng, phiếu đóng gói, ảnh chụp trạng hàng hư hỏng yêu cầu người bán: - Gửi đường hàng không số máy tính bị thiếu hàng thay cho máy tính hỏng máy điều hoà bị móp méo, chi phí Bên bán chịu Số máy phải đến sân bay Nội Bài chậm vào ngày 22/01/2012 Sau ngày công ty Ánh Dương từ chối nhận hàng Great Brothers Ltd phải trả số tiền phạt gấp hai lần trị giá hàng - Đối với số máy tính Trung Quốc, Bên mua chấp nhận đề nghị công ty Great Brothers Ltd giảm giá 20% - Cử người đến mang số máy hỏng Trong thời gian lưu kho, công ty Great Brothers Ltd phải chịu phí lưu kho - Sự cố ảnh hưởng đến ngày khai trương văn phòng đại diện nước Hà Nội dự định vào ngày 25/12/2011 Anh/Chị đề nghị Bên bán toán số tiền bồi thường thiệt hại qui định trước (liquidated damages) 0,5% trị giá lô hàng Anh/Chị thêm chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong hình thức phù hợp Tham chiếu Công ty TNHH Ánh Dương là: AD/phh1011 Tham chiếu Công ty Great Brothers Ltd GB/sb Ngày viết thư ngày hôm Người ký thư: Bà Phạm Hoa Hồng, Giám đốc 14 Ly Thai To Street Hanoi VIETNAM Tel: 84 3920 9533 Fax: 84 3920 9566 Your ref: GB/sb Our ref: AD/phh1011 April 2015 Great Brothers Co.Ltd Victoria Street HONGKONG Dear Mr Smith We are writing to complain about the consignment of 15 air-conditioners and 180 laptops under the order No.DH-MT/439, shipped on board the SS Golden Lotus, which arrived at Haiphong port on December 2011 Upon unloading the goods at Haiphong port, it was found that the consignment was in short and damaged condition We asked representatives from Vinacontrol in Haiphong to make the survey report which indicates: • 12 laptops were missing • Out of 180 delivered laptops, 60 were made in China, not in ASEAN as stated in the contract, were seriously damaged beyond repair due to broken cases • air-conditioners were dented due to wrong packaging We enclose herewith the Survey report, packing list, photos of the damaged goods and must ask you to send immediately by air the missing laptops and the replacements for the damaged laptops and dented air-conditioners with all the expenses to your account These items should arrive at Noi Bai airport not later than 22 January 2012, after that time we will reserve the right to refuse to take delivery of them and you will have to pay a penalty which is double the value of the goods Regarding the Chinese laptops, we can still accept them if you agree to reduce the prices by 20% Please send someone to pick up the damaged goods and pay for the storage fees As this incident has delayed the launch of our representative office in Hanoi which due to open on 25 December 2011, we would like to make a claim for the liquidated damages which are 0.5% of the consignment value We look forward to your early satisfactory solution Yours sincerely (Signed) Pham Hoa Hong (Mrs.) General Director Enc.1 Surver report Packing list Photos of the damaged goods Đề 28: Complain – Fridges, air-conditioners and colour televisions Anh chị làm việc cho công ty TNHH Phương Nam nhận lô hàng điện tử theo đơn đặt hàng số 3648 công ty TNHH Tailor & Son chở tàu Red Lotus cập cảng Hải Phòng ngày 20/03 bị phát có hư hại thiếu Anh chị thảo thư khiếu nại với nội dung sau: Khi phát tổn thất công ty anh chị mời đại diện Vinacontrol đến để kiểm tra biên giám định họ có ghi: + Tủ lạnh thiếu 15 (theo đơn đặt hàng 250 phiếu đóng gói ghi 250 chiếc) + 20 số 150 thùng đựng máy điều hoà nhiệt độ bị vỡ máy hỏng sửa chữa + 200 tivi màu nhãn hiệu Sony đặt mua lô hàng Hướng giải sau: + Đối với máy điều hoà nhiệt độ bị vỡ tủ lạnh bị thiếu công ty Tailor & Son phải gửi gấp hàng thay để kịp bán cho khách hàng nước chi phí Tailor & Son chịu Số hàng phải giao trước ngày 15/06 Sau ngày công ty anh chị từ chối nhận hàng Tailor & Son phải trả số tiền phạt (penalty) gấp trị giá hàng + Đối với 200 Tivi màu Sony, anh chị đặt mua để bán dịp tháng 6, 29/05, anh chị đề nghị huỷ hợp đồng lô hàng đề nghị Tailor & Son trả số tiền bồi thường qui định trước (liquidated damages) 10% trị giá hợp đồng Người ký thư: Mr Nguyen Nam (Giám đốc) Anh/ Chị thêm chi tiết khác để trình bày thư văn phong hình thức thư thương mại Dear Mr Smith We are writing to complain about the consignment of electronic appliances under the order No.3648, shipped on board the SS Red Lotus, which arrived at Haiphong port on 20 March On examination, the consignment was found in short and damaged condition We asked representatives from Vinacontrol to make a survey report which indicates: • Out of 250 fridges ordered and also stated in the packing list, only 235 were delivered, 15 were missing • 20 out of 150 cases containing air-conditioners were broken and the airconditioners were damaged beyond repair • 200 Sony colour televisions ordered weren’t dispatched We enclose herewith the Survey report and other relevant documents to support our complaint and must ask you to send immediately the replacements for the broken air-conditioners and the missing fridges with all the expenses to your account as we urgently need them to complete our sales to our local customers These items must be delivered before 15 June, after that time we will reserve the right to refuse to take delivery of them and you will have to pay a penalty which is double the value of the goods Regarding the 200 Sony colour televisions which we ordered in time for June sales period, we regret to inform you that we have to cancel the contract for this portion of consignment as it is now 29 May and they have not been delivered We would like to make a claim for the liquidated damages which are 10% of the contract value We look forward to your early satisfactory solution Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam General Director Enc.1 Survey report Other relevant documents for the claim Đề 29: Complain – Fridges, washing machines and colour televisions Sáng qua đại diện Hải Phòng báo cho anh/chị biết chuyến hàng đồ dùng điện thuộc đơn hàng số 2072 gồm 200 tủ lạnh kiểu M2024, 100 máy giặt cỡ lớn kiểu 4488 500 tivi mầu 19 inch kiểu 5033; mua hãng Nhật Bản ngày 10/8 theo điều kiện CIF cảng Hải Phòng, tàu chở hàng tàu Carl Maxstart cộng hòa Liên bang Đức cập cảng Hải Phòng ngày 19/11 bị tổn thất Anh/chị viết thư khiếu nại theo hướng dẫn sau: Khi phát có tổn thất, đại diện Hải Phòng mời cán Vinacontrol Hải Phòng đến giám định lô hàng Và biên giám định họ lập có chi tiết sau: Chuyến hàng thực chất có: 190 tủ lạnh, 440 ti vi mầu, 60 ti vi đen trắng, 100 máy giặt Tình trạng hàng hóa: tủ lạnh thiếu 10 chiếc, TV màu thiếu 60 chiếc, 60 TV đen trắng không nằm đơn đặt hàng, máy giặt bị vỡ hòm máy hỏng sửa chữa Đối với tủ lạnh chưa giao ta mua Thái Lan, phía Nhật phải chịu chi phí ta cần gấp Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi nhanh tốt 60 TV màu đề nghị Nhật cho hướng giải 60 TV đen trắng theo cách: giảm giá 30% Nếu không ta bán hộ với giá cao cho người đến mang Người ký thư: Mr Nguyen Nam Giám đốc (Anh chị thêm chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong hình thức thích hợp) Anh chị bắt đầu thư: Dear Mr Smith Dear Mr Smith We are writing to complain about the consignment of electric appliances containing 200 M2024 fridges, 100 big-size washing machine, model 4488 and 500 color 19 inches televisions, code 5033, under the order No.2072, shipped on board the MS Carl Maxstart, Germany, which arrived at Haiphong port on 19 November On examination, the consignment was found in short and damaged condition We asked representative from Vinacontrol in Haiphong to make a survey report which indicates: • The actual consignment contains 190 fridges, 440 color televisions, 60 black and white televisions and 100 washing machines • 10 fridges and 60 color televisions were missing • 60 black and white televisions were not ordered • Out of 100 delivered washing machines, had broken cases and the washing machines were seriously damaged beyond repair We enclose herewith the Survey report and other relevant documents to support our complaint and would like to suggest the following solutions: Regarding the missing fridges, we will buy them from Thailand with all the expenses to your account as we urgently need them at the moment Regarding the televisions, please send us the remaining 60 color televisions as soon as possible We also suggest that you reduce the prices by 30% for 60 black and white televisions, otherwise we can sell them at the highest obtainable prices or have them picked up We look forward to your early satisfactory solution Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam General Director Enc.1.Survey report Other relevant documents for the claim Đề 30: Complain – Air-conditioning system Công ty TNHH Thái Bình Dương có nhập hãng Great Brothers hệ thống điều hoà trung tâm theo hợp đồng số HD30/01 ký ngày 30/01 Công ty nhận đủ số hàng cảng Sài Gòn chở tàu Hoa Sen cập cảng ngày 15/03 Tuy nhiên lắp đặt hệ thống điều hoà phát số phụ tùng có danh điểm AP/88 bị giao nhầm lắp đặt hệ thống điều hoà đưa vào hoạt động hạn Sự cố ảnh hưởng đến ngày khai trương khách sạn Thành phố Hồ Chí Minh công ty Thái Bình Dương phải bồi thường cho khách hàng nội địa số tiền US$ 8,000 Anh chị thảo thư khiếu nại gửi cho người bán nêu rõ tình tiết việc kèm ảnh chụp biên giám định Vinacontrol yêu cầu người bán: - Gửi đường hàng không số phụ tùng theo danh điểm nói trên, chi phí bên bán chịu Số phụ tùng phải đến sân bay Tân Sơn Nhất chậm ngày 15/04 để công ty kịp giao cho khách hàng - Trả T/T số tiền bồi thường thiệt hại US$ 8,000 việc giao hàng sai gây - Yêu cầu người bán cho biết ý kiến xử lý số phụ tùng giao sai danh điểm Người ký thư: Mr Nguyen Nam Giám đốc (Anh chị thêm chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong hình thức thích hợp) Anh chị bắt đầu thư: Dear Mr Smith Dear Mr Smith We are writing to complain about the consignment of central air-conditioning system under the sales contract No.HD30/01 signed on 30 January, shipped on board the MS Lotus, which arrived at Haiphong port on 15 March However, on installing the system, it was found that the components having listed No.AP/88 which had been wrongly delivered could not have been fitted in Therefore, the system failed to come into operation as scheduled This incident has delayed the launch of a 4-star hotel in Ho Chi Minh City As a result, we were forced to pay USD8,000.00 to our domestic customers as compensation We enclose herewith the Survey report and our illustrated photos to support our complaint and must ask you to send immediately by air the remaining components with all the expenses to your account It is essential that these components arrive at Tan Son Nhat airport not later than 15 April as we urgently need them to complete our sales to our customers We would like to make a claim for USD8,000.00, paid immediately by T/T, as compensation for wrong delivery Please let us know what you would like us to deal with the wrongly-delivered components We look forward to your early satisfactory solution Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam General Director Enc.1 Survey report Illustrated photos Đề 31: Complain – White sugar Dear Mr Smith We are writing to complain about the consignment of 5000 tons of white sugar, packed in 1000 bags, under the order No.HD355/11, shipped on board the SS Blue Lotus, which arrived at Haiphong port on 25 April On examination, the consignment was found in short and damaged condition We asked representatives from Vinacontrol to make a survey report which indicates that out of 1000 delivered bags, 100 bags were black sugar, 50 bags were flour, which had not been ordered It appears that this problem resulted from negligence during packaging We would like to make a claim for USD2,250.00, in which inspection fee makes up USD250.00 Regarding the 100 black sugar bags, we can still accept them if you agree to reduce the price by 50%, otherwise we will return them with all the expenses to your account Regarding the 50 flour bags, we will hold them at your disposal or you can send someone to pick them up We enclose herewith the Survey report to support our claim and hope that this sort of problem will not arise again We look forward to your early satisfactory solution Yours sincerely (Signed) Nguyen Nam General Director Enc Survey report [...]...Đề 6: Cover letters of offers – Bamboo vases Công ty thủ công mỹ nghệ Việt Nam (Vietnam Handicraft Company) nhận được thư hỏi hàng số No 01/VH-GC/09 đề ngày 20/4 của công ty TNHH Grace, hỏi mua bình bằng tre (Bamboo vase) kiểu VH1886 Anh/Chị hãy viết một thư gửi kèm chào hàng cho công ty TNHH Grace, chào bán cố định số BV2013 đến ngày 15/7/201 6400 bình bằng tre theo các điều kiện thông thư ng, ngoài... 100.000 đô la Mỹ trở lên và bày tỏ hy vọng sớm nhận được đơn đặt hàng khác lớn hơn của khách hàng Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong và hình thức của một bức thư thương mại Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư là ông Nguyễn Nam Dear Mr Smith We thank you for your enquiry No 01/VH-GC/09 of 20 April asking for our VH1886 bamboo vase and are pleased to enclose... đơn hàng đặt hàng 2000 bộ trở lên và bày tỏ hy vọng sớm nhận được đơn đặt hàng của khách hàng Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong và hình thức của một bức thư thương mại Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư là ông Nguyễn Nam Dear Mr Smith We thank you for your enquiry No 01/VH-GC/09 of 30 May 20_ asking for our VH1886 enamel bowls and are pleased to... price list Đề 9: Cover letters of offers – Male’s shirts Công ty May Thăng Long (The Thang Long Garments Company – THALOGA) số 258 Minh Khai, Hà Nội; phone và fax: 84-4-8634435 nhận được thư hỏi hàng của công ty TNHH Fashion, 1-5 Hills Road, Cambridge, Vương quốc Anh hỏi mua áo sơ mi Anh/chị hãy viết 1 bức thư cho công ty TNHH Fashion nói rằng: THALOGA nhận được và rất xin cảm ơn thư hỏi hàng nói trên;... Enc Firm offer No 239 DH Đề 10: Cover letters of offers – Males’ shirts Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng dệt TEXTIMEX HANOI, nhận được thư hỏi hàng số 295/LT đề ngày 2/10/201 của Công ty TNHH Johnson hỏi mua hai loại áo sơ mi nam (gentlemen’s shirts) kiểu TD01A2 Anh/chị hãy thay mặt công ty TEXTIMEX HANOI viết thư trả lời với những nội dung sau: -Cảm ơn thư hỏi hàng của họ và thông báo rằng... cao này giá cả của công ty anh/chị rất cạnh tranh Mong nhận được đơn đặt hàng đầu tiên của họ Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong và hình thức của một bức thư thương mại Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư là ông Nguyễn Nam Dear Mr Smith We thank you for your enquiry No.295/LT of 2 October 20_ asking for our TD01A2 gentlemen’s shirts and are pleased... Offer No.295/LT Đề 11: Cover letters of offers – Men’s jackets Công ty may Thăng Long (the Thang Long Garments Company – THALOGA) số 258 phố Minh Khai Hà Nội, phone và fax 844-38634435 nhận được thư hỏi hàng của công ty TNHH Fashion, số 1-5 Hills Road, Cambridge, Vương quốc Anh hỏi mua áo jacket nam mã số 420/MD Anh/ chị hãy viết thư cho công ty của Anh nói: 1 2 3 4 5 6 Cảm ơn thư hỏi hàng của họ và thông... Illustrated catalogue 3 Price list Đề 14: Cover letters of orders – Washing machines Công ty anh/chị, công ty TNHH Công nghệ Cao (High technology Co.Ltd) đã nhận được thư chào hàng số 48/NQ đề ngày 28 tháng 1 của công ty TNHH british exporter (Brexport), chào bán máy giặt loại WL39 Anh/chị hãy viết một bức thư cho Brexport thông báo cho họ biết gửi kèm thư này là đơn đặt hàng số 68/NA đặt mua 300 máy... dành cho chiết khấu 5% - Cuối thư anh/chị bày tỏ hi vọng sớm nhận được thư của Brexport xác nhận đơn hàng của công ty và việc thực hiện tốt đơn hàng này sẽ đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp của quan hệ buôn bán giữa 2 công ty Người kí thư: Mr Nguyen Nam, giám đốc Anh chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong và hình thức thích hợp Anh chị bắt đầu thư: Dear Mr Smith Dear Mr Smith... sincerely (Signed) Nguyen Nam General Director Enc Offer No.68/NA Đề 15: Cover letters of orders – Concrete pumps Anh/chị hãy viết một thư để gửi kèm với đơn hàng số PO/35 đặt mua 100 chiếc bơm bê tông (concrete pumps) với những nội dung chính sau: 1 Chào hàng của họ số FO/203 ngày 23/2 2 Cảm ơn thư chào hàng của họ và xin gửi kèm thư này đơn hàng số PO/35 dặt mua 100 chiếc bơm bê tông theo mã số CP/071