Đàm phán trong hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỐ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH - MARKETING BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU GVHD : TS ĐINH LỚP : VB15NT002 MÔN : QUẢN TRỊ XNK SVTH : NHÓM T.P HCM, ngày 23 tháng 05 năm 2013 ĐỀ TÀI: ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU DANH SÁCH NHÓM 5: 1ǁ NGUYỄN HỒ TỐ NGÂN 2ǁ VÕ THỊ THÚY 3ǁ LÊ THỊ THU PHƯỢNG 4ǁ BÙI QUANG TÁM 5ǁ NGUYỄN TUẤN MẠNH 6ǁ TRẦN THỊ THANH TÂM 7ǁ NGUYỄN HỮU NAM 8ǁ PHAN QUỲNH NHƯ Trang |1 MỤC LỤC I KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: II THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ: BATNA (Best alternative to a negotiated agreement): ZOPA (Zone of Possible Agreement): III NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: IV QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: 13 Giai đoạn chuẩn bị: 13 Giai đoạn tiếp xúc: 25 Giai đoạn đàm phán: 27 Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng: 30 Giai đoạn kết thúc: 30 BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP V KHẨU: 31 Đàm phán thư: 31 a Phân loại cấu trúc thư đàm phán thương mại: 31 b Cấu trúc thư thương mại: 32 Đàm phán cách gặp mặt trực tiếp: 34 a Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: 34 b Kỹ thuật đàm phán: 35 Trang |2 LỜI MỞ ĐẦU Mọi người đàm phán việc ngày, bắt gặp ngày sống, công việc Chúng ta đàm phán với người, thương lượng chuyện Đàm phán với sếp việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mong muốn; dàn xếp vụ kiện; Tất việc đàm phán Có thể nói rằng: Thế giới thực quanh ta bàn đàm phán khổng lồ Các đàm phán xảy hội nghị, bàn tiệc, ánh sáng bóng tối Đàm phán trị, ngoại giao, quân sự, kinh doanh đến quan hệ tế nhị khác Ngày có nhiều tình cần phải đàm phán Mọi người muốn tham gia vào việc định có ảnh hưởng đến thân mình, người chấp nhận định phán người khác Con người không giống ai, họ đàm phán để giải khác Mặc dù đàm phán diễn ngày, đàm phán cho có hiệu việc không dễ dàng Đặc biệt kinh doanh, doanh nghiệp muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao Ðiều phụ thuộc nhiều tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng nhà kinh doanh thương trường Về mặt lịch sử, xã hội bắt đầu có phân công lao động xã hội người sản xuất loại nhóm hàng hoá Để có hàng hóa khác để phục vụ cho nhu cầu trao đổi, người ta phải tiến hành trao đổi Trong trao đổi, thông thường người tìm cách cho nhiều ít, để dung hoà lợi ích bên người ta phải tiến hành thương lượng với Từ đàm phán bắt đầu xuất lĩnh vực kinh tế Vì hoạt động kinh tế diễn thường xuyên nên đàm phán diễn ngày phổ biến có vai trò quan trọng Tuy nhiên đàm phán kinh tế thực phong phú, đa dạng phát huy vai trò quan trọng sản xuất xã hội phát triển đến trình độ cao, hàng hóa sản xuất ngày nhiều, hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán trao đổi diễn mạnh mẽ không phạm vi quốc gia mà phạm vi toàn giới Trong điều kiện hội nhập, đàm phán phát triển hơn, phức tạp Vậy đàm phán kinh doanh quốc tế gì? Trang |3 Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai trình đàm phán việc bên nhận thức mối quan hệ điểm mấu chốt Quá trình đàm phán kinh doanh quốc tế chịu tác động nhiều yếu tố từ bên vào trình Sự khác biệt văn hóa diện cấp độ khác yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia, khác biệt văn hóa dân tộc; cấp độ tổ chức, bên cạnh tác động văn hóa dân tộc tác động văn hóa tổ chức; cấp độ cá nhân, cá nhân tham gia vào trình đàm phán có điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm không phụ thuộc vào dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà định tính cách cá nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp nhà đàm phán Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, khác biệt văn hóa tạo nên thách thức lớn cho nhà đàm phán, đòi hỏi phải có hiểu biết tính mềm dẻo vượt qua Khả đánh giá khác biệt văn hóa điều khiển cách yếu tố quan trọng giúp đàm phán kinh doanh quốc tế thành công Các bên hiểu thích ứng với bầu không khí đàm phán thuận lợi, bên thấy rõ lợi ích chung sẵn lòng hợp tác để chiến thắng Trang |4 I KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ “If you are going to play the game properly, you’d better know the rules” – “Muốn chơi điệu, học luật chơi” (The Essence of Negotiation – Jean M Hiltrop and Sheila Udall – tr.8) Nói đến đàm phán có lẽ nhiều người biết Nhưng ý nghĩa thực gì, phản ánh khái niệm cụ thể người có câu trả lời trọn vẹn Theo cách hiểu thông thường, đàm phán hành vi trình, mà hai hay nhiều bên muốn điều hòa quan hệ hai hay nhiều bên, thông qua hiệp thương mà đến thống ý kiến Điều có nghĩa là, vấn đề hội đàm chưa giải thành công thực tế trình đàm phán chưa chấm dứt Điều giống có hai người hai người trở lên muốn chia giỏ cam, cam quí hiếm, muốn phần nhiều hơn, người văn minh không ủng hộ việc sử dụng bảo lực, phát minh đàm phán “Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đó trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm đạt thỏa thuận ta phía bên có quyền lợi chia sẻ quyền lợi đối kháng” (Theo Roger Fisher & William Ury (1991)) “Đàm phán hành vi trình, mà hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận mối quan tâm chung quan điểm bất đồng, để đến thỏa thuận thống nhất” (Theo quan điểm GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân & Th.S Kim Ngọc Đạt) Nhưng để trở thành nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, phải học tập phấn đấu không ngừng Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán hoạt động thiếu có vị trí đặc biệt quan trọng Trang |5 II THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ BATNA (Best alternative to a negotiated agreement) BATNA (Biện pháp dự phòng tốt để tiến tới thoả thuận): Khái niệm đề cập đến vào năm 1981 “Có đồng ý” Roger Fisher William Ury, yêu cầu bạn phải suy nghĩ xem bạn chấp nhận giải pháp đàm phán không thành công Có BATNA, bạn cảm thấy mục đích bạn thoả mãn dù đối tác không chấp thuận Cuộc đàm phán quan trọng bạn, bạn phải cần đến yếu tố này, tâm lý lẫn mưu lược - BATNA hội để thể đường lối hành động đàm phán - Nhận biết BATNA mình: biết cần làm xảy không đạt thỏa thuận cuối - BATNA xác định điểm mà từ chối lời đề nghị lợi - Nếu BATNA người đàm phán: Không biết đàm phán mang lại lợi ích cuối hay không từ chối Đừng thương lượng không rõ BATNA bạn - Có thể từ chối lời đề nghị tốt ước tính - Chấp nhận lời đề nghị có lợi Ví dụ, bạn công ty mời làm việc với mức lương tăng 2% so với mức lương bạn, bạn cảm thấy tự tin đàm phán mức cao bạn có biện pháp dự phòng - tiếp tục công việc cũ mà bạn thích Dựa biện pháp dự phòng để bạn chấp nhận không vấn đề đàm phán Khi xác định BATNA, bạn trả lời ba câu hỏi sau: - Bạn làm để thực mục tiêu bạn đứng lên chấm dứt đàm phán? Đôi bạn cần phải tìm đối tác khác Ví dụ, giá bên đối tác đưa cao, lựa chọn bạn tìm đối tác khác Trong trường hợp khác, cách tốt chấp nhận Ví dụ, bạn định không cần mua xe Trang |6 - Bạn làm để có hợp tác đối tác nhằm đạt mục tiêu? Khi trả phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không bạn rời vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp? - Nếu đàm phán bị phá vỡ, nhờ đến bên thứ ba luật sư người trung gian không? Nếu thoả hiệp bất đồng công nhân nhà quản lý hợp đồng nhờ đến bên trung gian không? ZOPA (Zone of Possible Agreement) ZOPA khu vực hay mức độ mà xuất thỏa thuận làm vừa lòng hai bên BATNAs tảng cho ZOPA ZOPA tồn có thỏa thuận tiềm mang lại lợi ích cho hai bên nhiều so với lựa chọn thay họ Ví dụ, người mua xe để sử dụng với giá $5.000 hơn, người bán với giá $4.500 trở lên, hai người hình thành ZOPA (khoản chấp nhận $4.500 - $5.000 ) Nhưng người bán không bán $7.000 người mua không mua $5.000, họ ZOPA ZOPA quan trọng kết thành công đàm phán, thời gian để xác định xem ZOPA có tồn Nó trở nên tồn bên khám phá lợi ích khác họ thông qua BATNAs Nếu bên đàm phán xác định ZOPA, có hội tốt mà họ đến thỏa thuận Seller’s Walkaway Position $4,500 $7,000 SELLER’S settlement range ZOPA BUYER’S settlement range $0 Buyer’s Walkaway Position $5,000 Trang |7 III NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi mình, đồng thời phải biết ứng phó cách linh hoạt, sáng tạo trường hợp cụ thể Đàm phán trình bàn bạc, thỏa thuận bên, nhằm đến ý kiến thống nên đàm phán trình bên đưa yêu cầu, chấp nhận nhượng để thành công bên tiến hành kí hợp đồng nhằm đạt mục đích cho bên, trình bên khăng khăng bảo vệ quyền lợi Chính vậy, muốn đàm phán thành công phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng mục tiêu đàm phán khoa học, chuẩn bị lập luận vững để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ mục tiêu Đồng thời người tham gia đàm phán phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích phát phương án hay đối tác, đem lại lợi ích lớn cho bên, trường hợp nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án đối tác để đạt mục đích cuối đàm phán thành công tốt đẹp Phải biết kết hợp hài hoà bảo vệ lợi ích phía với việc trì phát triển mối quan hệ với đối tác Đàm phán trình trao đổi, thảo luận, thuyết phục bên mà họ có điểm chung đồng thời có điểm bất đồng, để mở rộng phần điểm chung thu hẹp phần bất đồng nhằm đến ý kiến thống Nếu không bên chịu nhượng bên mà quan tâm đến lợi ích bên không kí hợp đồng Đàm phán thành công, kí hợp đồng tức vừa giữ mối quan hệ vừa phải giữ lợi ích bên nên đàm phán trình thống mặt “hợp tác” “xung đột” Trong đàm phán, phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu “mềm”, trọng giữ mối quan hệ hai bên mà không quan tâm đến lập trường mình, dẫn đến việc bị đối phương chèn Trang |8 ép, từ nhượng đến nhượng khác, cuối phải chịu thiệt thòi kí hợp đồng Ngược lại, không nên “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường làm cho đàm phán tan vỡ, không kí hợp đồng kí hợp đồng đối phương bị dồn ép đến không thực hợp đồng Đàm phán theo kiểu “Nguyên tắc” phương án tối ưu đồng thời thực hai mục đích: bảo vệ lợi ích trì, phát triển mối quan hệ với đối tác đàm phán Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên có lợi” “ Đàm phán cờ, không nên đấu trân thắng thua, đàm phán trận đánh, phải tiêu diệt đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán nghiệp đôi bên có lợi” (Gerald I Nierenberge) Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích mình, phạm vi xác định tìm kiếm lợi ích nhiều nhất, mặt khác, người đàm phán thỏa mãn nhu cầu thấp đối phương Nếu không làm điều đàm phán tan vỡ Đánh giá đàm phán thành công hay thất bại lấy việc thực mục tiêu dự định bên làm tiêu chuẩn nhất, mà phải sử dụng loạt tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp Tiêu chuẩn thực mục tiêu: tiêu chuẩn để đánh giá đàm phán thành công hay thất bại Muốn đánh giá kết đàm phán trước hết cần xem xét kết cuối đàm phán có đạt mục tiêu ban đầu xác định không? Mức độ thực cao hay thấp? Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành đàm phán phải có chi phi định, thông thường, hợp đồng xuất có ba loại chi phí sau: - Chi phí bản: nhượng để kí hợp đồng = khoảng cách lợi ích dự kiến thu với lợi ích thu đàm phán - Chi phí trực tiếp đàm phán: chi phí nhân lưc, vật lực, tài lực thời gian dành cho đàm phán - Chi phí hội: hội đầu tư kiếm lợi (kí hợp đồng khác) Trang |9