TIỂU LUẬN đàm PHÁN TRONG hợp ĐỒNG KINH DOANH XNK

TIỂU LUẬN đàm PHÁN TRONG hợp ĐỒNG KINH DOANH XNK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỐ CHÍ MINH

KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH - MARKETING

BÀI TIỂU LUẬN

ĐỀ TÀI:

ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

ĐỀ TÀI:

ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

DANH SÁCH NHÓM 5:

MỤC LỤC

I KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: 3

II THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ: 6

1 BATNA (Best alternative to a negotiated agreement): 6

2 ZOPA (Zone of Possible Agreement): 7

III NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: 8 IV QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: 13

1 Giai đoạn chuẩn bị: 13

2 Giai đoạn tiếp xúc: 25

3 Giai đoạn đàm phán: 27

4 Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng: 30

5 Giai đoạn kết thúc: 30

V BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU: 31

1 Đàm phán bằng thư: 31

a Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại: 31

b Cấu trúc của một bức thư thương mại: 32

2 Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp: 34

a Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: 34

b Kỹ thuật đàm phán: 35

LỜI MỞ ĐẦU

Mọi người đều đang đàm phán một việc gì đó mỗi ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc Chúng ta đàm phán với mọi người, thương lượng về mọi chuyện Đàm phán với sếp về việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mình mong muốn; dàn xếp một vụ kiện; Tất cả những việc này đều là đàm phán Có thể nói rằng: Thế giới hiện thực quanh ta là một chiếc bàn đàm phán khổng lồ Các cuộc đàm phán có thể xảy ra trong hội nghị, trên bàn tiệc, ngoài ánh sáng và cả trong bóng tối Đàm phán về chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh doanh đến những quan hệ tế nhị khác

Ngày càng có nhiều những tình huống cần phải đàm phán Mọi người đều muốn tham gia vào việc ra các quyết định có ảnh hưởng đến bản thân mình, rất ít người chấp nhận một quyết định được phán quyết bởi người khác Con người không ai giống ai, và họ đàm phán để giải quyết sự khác nhau đó Mặc dù đàm phán diễn ra mỗi ngày, nhưng đàm phán sao cho có hiệu quả là một việc không dễ dàng Đặc biệt là trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường

Về mặt lịch sử, khi xã hội bắt đầu có sự phân công lao động xã hội mỗi người sản xuất ra một loại hoặc một nhóm hàng hoá Để có thể có được những hàng hóa khác nhau để phục vụ cho nhu cầu trao đổi, người ta phải tiến hành trao đổi Trong trao đổi, thông thường mỗi người đều tìm cách sao cho được nhiều nhưng chỉ mất ít, do đó để có thể dung hoà lợi ích giữa các bên người ta phải tiến hành thương lượng với nhau Từ đó đàm phán bắt đầu xuất hiện trong lĩnh vực kinh tế Vì hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên nên đàm phán diễn ra ngày càng phổ biến và

có vai trò quan trọng Tuy nhiên đàm phán kinh tế chỉ thực sự phong phú, đa dạng và phát huy vai trò quan trọng của nó khi nền sản xuất xã hội phát triển đến trình độ cao, hàng hóa sản xuất

ra ngày càng nhiều, các hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán trao đổi diễn ra mạnh mẽ không chỉ trên phạm vi quốc gia mà còn trên phạm vi toàn thế giới Trong điều kiện hội nhập, đàm phán

phát triển hơn, phức tạp hơn Vậy đàm phán trong kinh doanh quốc tế là gì?

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai quá trình đàm phán và việc các bên nhận thức thế nào về mối quan hệ là điểm mấu chốt Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc

tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngoài vào quá trình này Sự khác biệt văn hóa hiện diện trên các cấp độ khác nhau là một trong những yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia,

đó là sự khác biệt của văn hóa dân tộc; trên cấp độ tổ chức, bên cạnh sự tác động của văn hóa dân tộc là sự tác động của văn hóa tổ chức; trên cấp độ cá nhân, mỗi cá nhân tham gia vào quá trình đàm phán đều có những điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm đó không chỉ phụ thuộc vào dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà còn được quyết định bởi tính cách cá nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp của nhà đàm phán Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa tạo nên một thách thức lớn cho các nhà đàm phán, đòi hỏi phải có sự hiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua Khả năng đánh giá được các khác biệt văn hóa và điều khiển được đúng cách là yếu tố quan trọng giúp các cuộc đàm phán trong kinh doanh quốc tế thành công Các bên càng hiểu và thích ứng với nhau thì bầu không khí đàm phán càng thuận lợi, các bên càng thấy rõ lợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác để cùng chiến thắng

I KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ

“If you are going to play the game properly, you’d better know the rules” – “Muốn chơi đúng điệu, hãy học luật chơi”

(The Essence of Negotiation – Jean M Hiltrop and Sheila Udall – tr.8)

Nói đến đàm phán có lẽ nhiều người biết Nhưng ý nghĩa thực của nó là gì, phản ánh khái niệm cụ thể gì thì rất ít người có được câu trả lời trọn vẹn

Theo cách hiểu thông thường, đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên muốn điều hòa quan hệ giữa hai hay nhiều bên, thông qua hiệp thương mà đi đến thống nhất ý kiến Điều đó có nghĩa là, nếu các vấn đề hội đàm chưa được giải quyết thành công trên thực tế thì quá trình đàm phán còn chưa chấm dứt

Điều đó giống như khi có hai người hoặc hai người trở lên muốn chia nhau một giỏ cam, cam rất quí và hiếm, nhưng ai cũng muốn phần nhiều hơn, con người văn minh không ủng hộ việc sử dụng bảo lực, do vậy đã phát minh ra đàm phán

“Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thỏa thuận trong khi giữa ta

và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng”

(Theo Roger Fisher & William Ury (1991))

“Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất”

(Theo quan điểm của GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân & Th.S Kim Ngọc Đạt)

Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, phải học tập và phấn đấu không ngừng Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán là một hoạt động không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng

II THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ

1 BATNA (Best alternative to a negotiated agreement)

BATNA (Biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới thoả thuận): Khái niệm này đã được đề

cập đến vào năm 1981 trong cuốn “Có được sự đồng ý” của Roger Fisher và William Ury, yêu cầu bạn phải suy nghĩ xem bạn có thể chấp nhận được giải pháp nào khi đàm phán không thành công Có BATNA, bạn vẫn cảm thấy mục đích của bạn vẫn được thoả mãn dù đối tác không chấp thuận Cuộc đàm phán càng quan trọng đối với bạn, bạn càng phải cần đến yếu tố này, cả về tâm lý lẫn mưu lược

- BATNA là cơ hội để thể hiện đường lối hành động trong cuộc đàm phán

- Nhận biết BATNA của mình: biết được những gì mình cần làm hoặc đã xảy ra nếu không đạt được thỏa thuận cuối cùng

- BATNA xác định một điểm mà tại đó có thể từ chối một lời đề nghị không có lợi

- Nếu không có BATNA người đàm phán: Không biết cuộc đàm phán mang lại lợi ích cuối cùng hay không hoặc khi nào có thể từ chối Đừng thương lượng nếu không rõ

Khi xác định BATNA, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau:

- Bạn có thể làm gì để thực hiện được mục tiêu nếu bạn đứng lên và chấm dứt cuộc đàm phán? Đôi khi bạn cần phải tìm một đối tác khác Ví dụ, nếu giá bên đối tác đưa

ra quá cao, lựa chọn của bạn là tìm đối tác khác Trong các trường hợp khác, cách tốt nhất là không có sự chấp nhận nào Ví dụ, bạn có thể quyết định không cần mua xe mới nữa

- Bạn có thể làm gì để có được sự hợp tác của đối tác nhằm đạt được mục tiêu? Khi trả phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không nếu bạn rời đi vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp?

- Nếu cuộc đàm phán bị phá vỡ, có thể nhờ đến bên thứ ba như luật sư hoặc một người trung gian không? Nếu không thể thoả hiệp được sự bất đồng giữa công nhân và nhà quản lý về một hợp đồng mới thì có thể nhờ đến bên trung gian không?

2 ZOPA (Zone of Possible Agreement)

ZOPA là khu vực hay mức độ mà tại đó có thể xuất hiện một thỏa thuận làm vừa lòng cả

hai bên BATNAs là nền tảng cho ZOPA

ZOPA tồn tại nếu có một cuộc thỏa thuận tiềm năng sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên

nhiều hơn so với các lựa chọn thay thế của họ

Ví dụ, nếu người mua một chiếc xe để sử dụng với giá $5.000 hoặc ít hơn, và người bán với giá $4.500 trở lên, hai người đã hình thành một ZOPA (khoản có thể chấp nhận được

$4.500 - $5.000 ) Nhưng nếu người bán không bán dưới $7.000 và người mua sẽ không mua trên $5.000, họ sẽ không có một ZOPA nào cả

ZOPA là quan trọng đối với kết quả thành công trong cuộc đàm phán, nhưng nó có thể

mất một thời gian để xác định xem ZOPA có tồn tại Nó chỉ có thể trở nên tồn tại khi các bên khám phá những lợi ích khác nhau của họ thông qua BATNAs Nếu các bên đàm phán có thể xác định ZOPA, có một cơ hội tốt mà họ sẽ đi đến thỏa thuận.

III NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

QUỐC TẾ

1 Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể

Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ để nếu thành công thì mỗi bên sẽ tiến hành kí hợp đồng nhằm đạt mục đích cho mỗi bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ quyền lợi của mình Chính vì vậy, muốn đàm phán thành công thì phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục tiêu đàm phán khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ mục tiêu của mình

Đồng thời người tham gia đàm phán phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát hiện ra những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong trường hợp này nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác để đạt được mục đích cuối cùng là cuộc đàm phán thành công tốt đẹp

2 Phải biết kết hợp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác

Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận, thuyết

phục giữa các bên mà giữa họ có các điểm chung

nhưng đồng thời cũng có những điểm bất đồng, để

mở rộng phần điểm chung và thu hẹp phần bất

đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất Nếu như

không bên nào chịu nhượng bộ bên nào mà chỉ

quan tâm đến lợi ích của mỗi bên thì sẽ không kí

được hợp đồng Đàm phán thành công, kí được

hợp đồng tức là vừa giữ được mối quan hệ vừa phải giữ được lợi ích của các bên nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt “hợp tác” và “xung đột” Trong đàm phán, phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “mềm”, chỉ chú trọng giữ mối quan hệ của hai bên mà không quan tâm đến lập trường của mình, dẫn đến việc bị đối phương chèn

ép, đi từ nhượng bộ này đến nhượng bộ khác, cuối cũng phải chịu thiệt thòi mặc dù đã kí được hợp đồng Ngược lại, cũng không nên quá “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường của mình làm cho đàm phán tan vỡ, không kí được hợp đồng hoặc kí được hợp đồng nhưng đối phương bị quá dồn ép đến nổi không thực hiện được hợp đồng Đàm phán theo kiểu “Nguyên tắc” chính là phương án tối ưu đồng thời thực hiện được cả hai mục đích: bảo vệ được lợi ích của mình và duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác đàm phán

3 Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi”

“ Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên quyết đấu một trân thắng thua, đàm phán cũng không phải một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp đôi bên cùng có lợi”

(Gerald I Nierenberge)

Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của chính mình, trong phạm vi đã được xác định có thể tìm kiếm được lợi ích nhiều nhất, mặt khác, bất kì người đàm phán nào cũng thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương Nếu không làm được điều đó thì đàm phán

sẽ tan vỡ

4 Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp

Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại Muốn đánh giá được kết quả đàm phán trước hết cần xem xét kết quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu ban đầu xác định không? Mức độ thực hiện được là cao hay thấp?

Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán phải có những chi phi nhất định, thông thường, trong hợp đồng xuất khẩu có ba loại chi phí sau:

- Chi phí cơ bản: sự nhượng bộ để kí được hợp đồng = khoảng cách giữa lợi ích dự kiến thu được với lợi ích thu được trong đàm phán

- Chi phí trực tiếp của đàm phán: chi phí nhân lưc, vật lực, tài lực và thời gian dành cho đàm phán

- Chi phí cơ hội: mất cơ hội đầu tư kiếm lợi (kí được những hợp đồng khác)

5 Đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật

Nếu như trước đây người ta cho rằng: đàm phán chỉ là một nghệ thuật, thì từ thế kỷ XX trở về sau các nhà nghiên cứu cũng như các nhà đàm phán đều công nhận: đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật

Trước hết, đàm phán là khoa học, khoa học về phân tích giải quyết một cách có hệ thống, theo phương châm tìm giái quyết tối ưu cho các bên tham gia Tính phân tích nhằm giải quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán, từ giai đoạn đàm phán cho đến giai đoạn kết thúc đàm phán Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất quán trong suốt quá trình đàm phán

Đàm phán có thể được thực hiện theo mô hình tuyến tính hay mô hình vòng tròn, mỗi mô hình đều có nhưng ưu, nhược điểm riêng, nhưng dù thực hiện theo mô hình nào thì cũng chú ý đến việc phân tích, tính hệ thống, tính nhất quán

Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa của nó (khoa học là sự quan sát, nhận biết, miêu tả, điều tra thực nghiệm và giải thích lý thuyết về các hiện tượng), đàm phán liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như luật, kế toán – tài chính, xác suất thống kê, nhân chủng học, văn hóa học, nghệ thuật giao tiếp…nhằm giúp nhà đàm phán tìm ra được “phần chung” của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán

và tìm được hướng đi thích hợp cho quá trình đàm phán

Đồng thời, đàm phán luôn là một nghệ thuật Với tư cách là một nghệ thuật (nghệ thuật là

sự thao tác đến mức thành thục, điêu luyện một số nguyên tắc và phương pháp trong một

số lĩnh vực hoạt động nào đó của con người), đàm phán là chuỗi thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục, chấp nhận sự thuyết phục, dẫn dắt vấn đề, khả năng sử dụng các kỹ xảo đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách mang lại hiệu quả cao

Nếu như chỉ đến thế kỷ XX đàm phán mới được công nhận là khoa học thì ngay từ thời tiền trung cổ , khi giữa các bộ lạc người xuất hiện giao lưu và trao đổi hàng hóa, đàm phán đã xuất hiện như một nghệ thuật Muốn đạt đến trình độ nghệ thuật thì nhà đàm phán trẻ phải luôn nỗ lực học hỏi, rèn luyện, phấn đấu không ngừng

Muốn nhiều tiền và vợ đẹp nhưng vẫn dửng dưng trước phụ nữ đẹp và tiền Đó là nhà đàm phán.

6 Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ chính trị và ngoại giao của các quốc gia có liên quan Khi đàm phán với công ty nước ngoài, bạn cần chấp hành tốt đường lối, chính sách ngoại giao liên quan đến quốc gia đó Đồng thời, cần tìm hiểu đường lối, chính sách, hệ thống pháp luật, các chế độ quy định về hoạt động xuất nhập khẩu của nước đối tác, để không vi phạm, để phòng ngừa rủi ro

7 Đàm phán kinh doanh quốc tế phải lấy

thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán

lệ quốc tế làm cơ sở Vì thế các nhà đàm

phán phải nắm vững tập quán, luật pháp

thương mại quốc tế, thông thạo luật pháp

của nước mình cũng như nước đối tác, hiểu

thấu đáo những qui định của các tổ chức

kinh doanh quốc tế và pháp luật quốc tế

Đàm phán quốc tế cần phải kiên trì theo

đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có

lợi ho dù làm ăn với nước nghèo hay giàu

đi nữa, chỉ cần 2 bên có thành ý với nhau

thì phải coi như nhau, không phân biệt

Tóm lại, là một nhà kinh doanh khi tiến hành đàm phán trong kinh doanh quốc tế càng xác định chính xác các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán và ứng dụng tốt các nguyên tắc trong đàm phán thì quá trình đàm phán sẽ thu được những thành công nhất định

Trong cuộc sống hàng ngày, mỗi người chúng ta

dù muốn hay không muốn cũng vẫn là một nhà đàm phán Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, phải học tập và phấn đấu

IV QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU

Như đã phân tích, quá trình đàm phán vừa là khoa học và vừa là nghệ thuật, do đó nó diễn ra rất đa dạng, phong phú; tùy từng trường hợp mà nhà đàm phán có thể tiến hành khác nhau

Tổng quát, đàm phán có 3 giai đoạn:

- Giai đoạn tiền đàm phán

- Giai đoạn đàm phán

- Giai đoạn hậu đàm phán Chi tiết hơn, đàm phán gồm 5 giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị

- Giai đoạn tiếp xúc

- Giai đoạn đàm phán

- Giai đoạn kết thúc – ký hợp đồng

- Giai đoạn rút kinh nghiệm

1 Giai đoạn chuẩn bị

a Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu:

Mọi cuộc đàm phán muốn thành công thì cần có sự chuẩn bị tốt những yếu tố cơ bản sau:

Ngôn ngữ:

Trước hết là tiếng mẹ đẻ Tất nhiên khi con người ta sinh lên phải biết tiếng mẹ đẻ, nhưng không phải ai cũng có thể nói tiếng mẹ đẻ một cách lưu loát, không phải ai cũng có khả năng dùng từ chuẩn xác, nói mạch lạc, rõ ràng và thuyết phục được Đây cũng có thể là

kỹ năng trời phú nhưng đa phần nó cần được học hỏi và tôi luyện để có thể trở thành một người có khả năng ngoại giao tốt

Nếu không thuê thông dịch viên thì yêu cầu tối thiểu là chúng ta đều phải có khả năng sử dụng thành thạo ngôn ngữ thương mại toàn cầu – tiếng Anh, thêm nữa là tiếng Pháp, Hoa Yêu cầu về ngoại ngữ không có giới hạn, chúng ta biết càng nhiều càng tốt nhưng phải lưu ý là ngôn ngữ dùng trong đàm phán là ngôn ngữ mà cả hai bên đều sử dụng tốt

Khi đàm phán với người trung Quốc chúng ta thường phải dùng tiếng Hoa Đàm phán với Nam Phi thì tùy người gốc nào mà dùng ngôn ngữ thích hợp Người Nam Phi chủ yếu

là người da đen nói tiếng bản địa, 20% dân số là người da trắng chủ yếu là gốc Hà Lan,

họ có thể nói tiếng Anh hoặc Afrikann

Việc sử dụng thông dịch viên hoàn toàn không đơn giản, tuy nhiên nếu như tình thế bắt buộc phải sử dụng phương án này thì chúng ta cần lưu ý những điểm sau:

- Nói sơ lược trước với người phiên dịch về chủ đề của buổi đàm phán Thậm chí nếu đó là một cuộc đàm phán phức tạp thì chúng ta cần tập dượt lời nói của mình với người phiên dịch trước khi đàm phán xảy ra

- Nói ngắn (không lâu hơn 1-2 phút), nói rõ và chậm để tránh tình trạng người phiên dịch có thể dịch sai Không dùng tiếng lóng/ tiếng địa phương

- Cắt nghĩa ý chính theo 2-3 cách khác nhau để chắc chắn rằng người phiên dịch hiểu rõ nội dung đang được đề cập và cho phép họ ghi chú

- Không ngắt lời phiên dịch để tránh gây ra hiểu lầm

- Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần nếu như có thể dùng câu khẳng định

- Diễn đạt rõ ý muốn nói, có thể dùng thêm ngôn ngữ cơ thể nhưng không nên thể hiện thái quá

- Khi nói thì nhìn đối tác chứ không nhìn người phiên dịch

- Viết ra những điểm cần thảo luận để có thể kiểm tra vấn đề kỹ càng hơn

- Cần có thời gian nghỉ giải lao để người phiên dịch được thư giản

- Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày thì nên có hai phiên dịch để thay đổi cho nhau

- Xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý sau khi đàm phán

- Sau mỗi cuộc họp nên khai thác thêm thông tin từ người phiên dịch vì họ có thể nghe được nhiều thông tin từ phía đối tác Đồng thời, chúng ta cần thông cảm nếu như người phiên dịch có mắc sai lầm

Ngôn ngữ cơ thể cũng được đánh giá là yếu tố vô cùng quan trọng đối với việc

đàm phán, một loại phi ngôn từ nhưng lại cung cấp thông tin một cách chắc chắn

về những gì mà người ta đang suy nghĩ Hiểu được ngôn ngữ cơ thể là một việc khó khăn Điều tốt nhất khi chúng ta không hiểu gì về ngôn ngữ cơ thể là hãy

đừng cố tình thể hiện nó theo cách nghĩ của riêng mình Chẳng hạn, biểu tượng hình chữ V (ngón tay trỏ và ngón giữa) mình có thể hiểu là số 2 (người Mỹ cũng nghĩ vậy), nhưng đối với người Anh/ Úc thì nó có nghĩa là “đồ chó chết” Hoặc biểu tượng ngón tay cái và ngón trỏ làm thành chữ O thể hiện “Okay” đối với người phương Tây, nhưng lại mang nghĩa là “Tiền” đối với người Nhật Vì vậy, khi bàn về chuyện làm ăn với người Nhật mà chúng ta ra hiệu “Okay” thì họ nghĩ rằng bạn đang hối lộ họ đấy

Việc hiểu được ngôn ngữ cơ thể cũng giúp nhà đàm phán bỏ những thói quen thường ngày của họ mà vô tình cử chỉ ấy mang ý nghĩa không hay cho lắm Có nhiều người có thói quen đưa tay sau gáy, hoặc sờ mũi khi đang nói; điều đó chỉ cho đối tác thấy rằng bạn không hề chắc chắn với những điều mình đang nói hoặc bạn đang nói dối họ

Thông tin

Có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” Để vận dụng thành công kỹ năng

này thì thông tin là một yếu tố quyết định, người nắm thông tin nhanh nhất và chính xác nhất sẽ luôn là người chiến thắng

Thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán rất phong phú:

- Thông tin về hàng hóa:

 Tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa Yêu cầu của thị trường đối với những mặt hàng đó như: quy cách, phẩm chất, bao bì, cách trang trí bên ngoài, cách lựa chọn, phân loại…

 Nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất…

 Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối tác kinh doanh thích hợp

 Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh

 Xem xét đến tỷ suất ngoại tệ của các mặt hàng:

 Nếu hàng xuất khẩu: tỷ suất chính là tổng chi phí bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ

 Nếu hàng nhập khẩu: tỷ suất chính là số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu

- Thông tin về thị trường:

 Những thông tin cơ bản về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội: diện tích, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, luật pháp, các chính sách kinh tế và

xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình…

Một bài học khá đau đớn đối với một công ty XNK Đà Nẵng là khi xuất khẩu một

lô hàng mây tre đan sang Australia mà không biết quy định về pháp lý là hàng hoá phải được hun trùng trước khi đưa vào cảng Australia Kết quả là toàn bộ lô hàng không được chấp nhận và bị bắt huỷ tại chỗ

“http://thongtinphapluatdansu.edu.vn/2008/11/22/1992/”

 Các thông tin cơ bản của thị trường: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái

và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ: tình hình

nợ nần, tổng sản phẩm quốc dân, thu nhập quốc dân bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường…

 Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính…

Nếu chúng ta đàm phán về mặt hàng “trái cây tươi” để xuất khẩu qua nước đối tác (Mỹ và các nước châu Âu) thì phương tiện vận chuyển tốt nhất là máy bay chứ không nên vận chuyển bằng đường thủy hoặc bộ

 Chính sách ngoại thương: tìm hiểu xem các nước đó có là thành viên của

tổ chức thương mại nào không: Tổ chức Thương mại Quốc tế WTO, khu vực mậu dịch tự do AFTA…? Các mối quan hện buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (các chế độ ưu đãi đặc biệt, hàng rào thuế quan, hạn ngạch…)

 Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng

 Điều kiện vận tải và giá cước

- Thông tin về đối tác:

 Thực lực của đối tác: lịch sử của công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội, uy tín, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai…

 Nhu cầu và ý định của đối tác: tại sao họ lại muốn hợp tác với ta? Nguyện vọng hợp tác có chân thành hay không? Họ có nhiều đối tác khác hay không?

 Lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị, sở thích, tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó

để tìm hiểu thật kỹ về người này

Người Hàn Quốc rất coi trọng “Tôn ti trật tự” nên trưởng nhóm đàm phán thường phải thuộc Ban lãnh đạo công ty Hiểu được điều này, chúng ta có thể sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức vụ ngang bằng Người Hàn Quốc thấy họ được tôn trọng -> không khí đàm phán có thể trở nên nhẹ nhàng và thoải mái hơn

Bên cạnh đó, “biết người” thì cũng cần phải “biết ta”, chúng ta cần nắm vững:

- Thông tin của chính công ty mình Sẽ trở nên vô nghĩa khi chúng ta tìm hiểu thông tin của đối tác mà không có sự so sánh nào với chính bản thân mình

“Biết nhiều không bằng biết điều” hay “Yếu mà còn ra gió”, những câu nói này rất đúng nếu chúng ta là kẻ yếu thế hơn so với đối tác Hãy tìm những điểm mạnh hơn của chúng ta so với đối tác và phát huy điểm mạnh đó tối đa

- Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu…

- Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng…

Các phương pháp chủ yếu để

nghiên cứu thị trường nước ngoài:

- Nghiên cứu tại bàn:

Phương pháp này khá phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí thấp nhưng độ chính xác không cao vì chỉ dựa vào các tài liệu thu thập được để nghiên cứu Tuy nhiên, nếu biết cách tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó thì phương pháp này cũng khá thành công Những nguồn cơ bản là:

 Nguồn nội bộ: (ngay tại công ty của mình)

Nếu ngay từ đầu công ty lập một tủ sách thương mại một cách khoa học thì việc tìm thông tin thông qua nguồn này thật sự rất dễ dàng và chính xác

 Nguồn từ các tổ chức, cơ quan:

Thuộc nguồn này có thể kể đến những nguồn như: thư viện, cơ quan chính phủ, phòng thương mại, hiệp hội buôn bán, nhà xuất bản, viện nghiên cứu, ngân hàng, tổ chức của người tiêu dùng…

 Nguồn từ internet:

Đầy là nguồn thông tin khổng lồ và quan trọng nằm ngay dưới ngón tay của người sử dụng Với sự cải tiến về giao diện cũng như nâng cấp về khả năng tìm kiếm và ngôn ngữ, những trang tìm kiếm thông tin trên internet không phải là một công việc khó khăn Vấn đề nằm ở chỗ chúng ta phải biết chọn từ khóa cũng, kiên nhẫn thử các từ khóa khác nhau để tìm được nhiều thông tin và chọn được thông tin chính xác nhất Đồng thời, có thể tiến hành kiểm tra chéo thông tin để đảm bảo tính chính xác của nó

 Và những nguồn khác: các tạp chí chuyên đề kinh tế xuất bản định kỳ, các

bản thống kê…



- Nghiên cứu tại chỗ (thị trường):

Phương pháp này tốn kém và phức tạp hơn hẳn, tuy nhiên kết quả lại rất nhanh

và chính xác Vấn đề cốt lõi của phương pháp nghiên cứu này là phải chọn được người có đủ khả năng nghiên cứu

Trước khi nghiên cứu: Cần chuẩn bị kỹ các thông tin:

 Mục tiêu nghiên cứu (What?)

 Đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ (Who?)

 Các câu hỏi và các biểu mẫu (How?)

 Sắp xếp thời gian và địa điểm cho các cuộc phỏng vấn (When và Where?)

Có nhiều cách để thực hiện việc nghiên cứu này: phỏng vấn cá nhân trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, thăm dò qua thư từ, kiểm tra kho hàng, cửa hàng… Sau các buổi phỏng vấn cần viết báo cáo rồi tiến hành phân tích, xử lý dữ liệu, nhận xét và đưa ra dực báo về kết quả.

Một số phương pháp nghiên cứu khác cũng được khuyến cáo như: bán thử, sử dụng chuyên gia người địa phương, gián điệp kinh tế hoặc cũng có thể kết hợp các phương pháp trên để đạt kết quả tối ưu.

Năng lực của người/ đoàn đàm phán

- Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán:

 Chuẩn bị về kiến thức: Kiến thức cần được trang bị cho chuyên gia đàm

phán là mối tổng hòa các kiến thức về:

 Thương mại

 Luật

 Ngoại giao

 Tâm lý

 Ngoại ngữ, đặc biệt là Anh văn

 Khả năng sử dụng mạng internet như một công cụ đắc lực phục vụ cho đàm phán

 Các kiến thức khác: kỹ thuật, văn hóa…

 Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý: Chuyên gia đàm phán giỏi là người biết

kiểm soát và biểu hiện tâm lý tốt

 Chuẩn bị về kỹ năng đàm phán:

Ở nội dung trước, nhóm đã trình bày về những tiêu chuẩn của một nhà đàm phán giỏi Có thể nói ngắn gọn về kỹ năng cần trang bị cho người đàm phán gồm hai ý:

 Khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt: diễn đạt được ý mình muốn nói để những người trong đoàn đàm phán hiểu rõ ý mình, biết cách dùng

từ chuẩn xác, rõ ràng, trước là sử dụng tốt tiếng mẹ đẻ sau là thành thạo các ngoại ngữ thích hợp

 Kỹ năng giao tiếp tốt:

o Kỹ năng lắng nghe: đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng

vì nó giúp cho chúng ta có được rất nhiều thông tin Một nhà đàm phán giỏi thường nghe nhiều hơn là nói

o Kỹ năng đặt câu hỏi: giúp chúng ta làm rõ vấn đề hơn

o Kỹ năng diễn thuyết: truyền tải chính xác ý mình muốn nói

o Kỹ năng giao dịch bằng thư từ

o Kỹ năng xã giao thông thường: chào hỏi, trao nhận danh thiếp, nhận điện thoại

- Tổ chức đoàn đàm phán:

 Trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, đoàn đàm phán cần hội

tụ đủ chuyên gia ở cả ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật, thương mại, mà trong

đó chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất và thường là người trưởng đoàn đàm phán Nếu ba loại chuyên gia trên biết phối hợp ăn ý, nhịp nhàng thì sẽ là tiền đề để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao

 Trong trường hợp thiếu một trong ba loại chuyên gia trên thì chúng ta có thể chọn cách giải quyết là: “Thuê chuyên gia bên ngoài” hoặc “Nghiên cứu sau” tùy điều kiện của từng thương vụ

Thời gian và địa điểm đàm phán:

- Thời gian:

Do sự khác biệt về múi giờ nên thời gian cần được sự thỏa thuận giữa hai bên để thuận tiện cho đôi bên Không ai có thể đàm phán vào tờ mờ sáng hoặc chập tối được

Cách tốt nhất là hai bên lập và thống nhất lịch làm việc cụ thể, lưu ý là có thời gian dự phòng để tránh tình trạng hết giờ mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết Gửi lịch hẹn cho đối tác, thường thì trước 1-2 tuần Tuy nhiên, cũng có một vài đối tác muốn nhận lịch làm việc trước 3-4 tuần Tùy từng trường hợp mà chúng ta chủ động tiến hành

- Địa điểm:

Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và phù hợp cho cả hai bên Nơi diễn ra đàm phán phải được cách ly âm thanh với không gian bên ngoài Không có quá nhiều cửa để thấy những sự việc đang diễn ra bên ngoài Những yếu tố đó chỉ làm cho họ không tập trung vào công việc mà thôi Nên nhớ, 30 phút tập trung chúng ta có thể giải quyết tốt công việc còn hơn 45 phút mà chúng

ta bị mất tập trung

Địa điểm của buổi đàm phán có thể diễn ra tại nước chủ nhà, nước đối tác hoặc nước thứ ba