III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ:
3. Giai đoạn đàm phán:
Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toán bộ quá trình đàm phán, giai đoạn mà hai bên tiến hành bàn bạc và thỏa thuận những vấn đề cốt lõi của hợp đồng như: hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán....nhằm đi đến đích cuối cùng là ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa.
a. Đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác:
Đề nghị luôn là một yếu tố quan trọng của mọi cuộc đàm phán. Đó là con đường mà các bên đối tác cần phải đi để đạt được thoả thuận. Nếu các bên đều đã có sự chuẩn bị kỹ thì việc bên nào đưa ra đề nghị trước không quá trọng mà cần chú ý thời điểm đưa ra đề nghị.
Sẽ trở nên dễ dàng hơn cho cả hai bên nếu như việc trao đổi yêu sách đưa ra đúng thời điểm, những điều khoản trong yêu sách là khả thi và thể hiện lợi ích cho cả hai bên chứ không thiệt thòi cho bên nào...
Cần chú ý khi đưa ra yêu sách:
- Đưa ra các yêu cầu một cách hợp lý.
- Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có căn cứ khoa học.
- Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đàm phán.
- Luôn nhớ tới các lợi ích cơ bản.
- Không nên sử dụng cách nói yếu mềm trong đàm phán.
Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi cho đối tác tình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Để làm được điều đó cần chú ý:
- Không được ngắt lời đối tác: Việc ngắt lời không có lợi trong đàm phán. Thứ nhất, điều này rất thô lỗ. Thứ hai bạn có thể cắt ngang những thông tin có ích cho cuộc đàm
Giai đoạn đàm phán Đưa ra yêu cầu và lắng nghe yêu cầu của đối tác Nhận và đưa ra nhượng bộ Phá vở những bế tắc Tiến tới thỏa thuận
| 28 T r a n g
phán của mình. Ngay cả khi đối tác nói những thông tin sai lệch, hãy để cho họ nói nốt. Nếu như bạn thực sự lắng nghe bạn có thể thu được những thông tin quý giá làm nền tảng cho những câu hỏi sau của bạn.
- Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp.
- Chỉ nói những điều cần thiết.
- Thường xuyên tóm lượt lại những gì được nói theo cách của mình.
- Tránh bị lạc đề.
- Tránh xa sự sao lãng: Hãy chọn những không gian mà bạn có thể suy nghĩ sáng suốt và không bị gián đoạn khi đàm phán. Sự gián đoạn có thể làm cho buôỉ đàm phán diễn tiến một cách không trôi chảy hay thậm chí có thể thất bại. Nhân viên, bạn bè, trẻ em, thú vật điện thoại … có thể làm bạn sao lãng và khiến mắt bạn rời ra khỏi mục tiêu chính. Nếu có thể, hãy tạo ra môi trường nghe tốt nhất cho mình.
b. Nhận và đưa ra nhượng bộ:
- Khi cuộc đàm phán đã đi vào giai đoạn giữa thì các vấn đề sẽ trở nên rất rõ ràng. Lúc này, việc tránh để hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng là một điều rất quan trọng, vì khi đó, bên mua sẽ rất dễ biết được rằng bạn đang tìm ra một phương án để cả hai bên cùng có lợi hay bạn dùng thái độ cương quyết để cố giữ vững lấy thế thượng phong.
- Nếu như lập trường của cả hai bên "kẻ theo hướng Bắc, người vọng hướng Nam" thì bạn phải không nên tranh cãi. Tranh cãi chỉ càng khiến cho bên mua cảm thấy lập trường của mình là đúng. Tốt nhất là khi bắt đầu bạn nên đồng tình với quan điểm của bên mua, sau đó vận dụng phương pháp: "cảm giác, cảm nhận và phát hiện" (thuật ngữ tiếng Anh là 3F: "feel, felt and found"). Dùng phương pháp lùi trước tiến sau sẽ khiến cho bạn xoay chuyển được cục diện tình hình.
Ví dụ, bên mua nhận xét rằng: "Tôi nghe nói về phần vận chuyển hàng hoá công ty ngài có vấn đề?" Khi nghe xong nhận xét đó bạn không nên vội vàng tranh luận với họ. Như vậy chỉ khiến cho họ càng nghi ngờ thêm tính khách quan của bạn khi nói về vấn đề đó. Nếu như bạn dùng một cách diễn đạt khác: "Tôi rất hiểu cảm giác của bên ngài đối với vấn đề này. Rất nhiều người khi đi mua hàng đều có cảm giác như thế. Nhưng tôi nghĩ vấn đề các ngài đề cập đến chỉ là vấn đề xảy ra cách đây mấy năm khi chúng tôi dịch chuyển kho sang vị trí mới. Hiện tại, các công ty lớn
| 29 T r a n g
giống như Công ty General Motors đều tin tưởng công ty chúng tôi, hơn thế chúng tôi chưa hề để xảy ra bất kỳ vấn đề gì. Sau khi chúng tôi để cho khách hàng kiểm tra một cách kỹ lưỡng và họ đa số đều phát hiện ra rằng:.
- Nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của bạn trong đàm phán và thay đổi nó sao cho thích hợp. Trong đàm phán luôn luôn có nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn cố gắng hạn chế càng ít càng tốt. Nhượng bộ có điều kiện luôn là một trong những kỹ thuật được sử dụng để giải quyết vấn đề trong đàm phán.
c. Phá vỡ sự bế tắc:
Trong thực tế đàm phán đôi khi có thể rơi vào bế tắc- tình huống mà các bên đều cảm thấy không thể nhượng bộ hơn được nữa, cuộc đàm phán dừng lại và có nguy cơ tan vỡ. Nếu rơi vào tình huống này mà bạn hãy bình tĩnh và tìm cách giải quyết. Tình huống cụ thể, bạn có thể chọn một trong hai cách sau để phá vở bế tắc.
Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau:
- Tập trung vào phần lợi ích chứ không tập trung vào lập trường.
- Tạo ra các phương án để cùng đạt mục tiêu.
- Đưa ra các tiêu chuẩn khách quan.
- Áp dụng thuật nhu đạo.
- Thay thế cán bộ đàm phán.
- Tập trung vào nhân vật chủ chốt.
- Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn côn.
- Lợi dụng mâu thuẫn.
- Dưới búa lượm củi.
Nhờ sự giúp đỡ của bên thứ ba như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp hoặc phân xử.
d. Tiến tới thỏa thuận:
Cái đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Càng tiến tới gần thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên bạn càng phải tập trung, cố gắng, sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất.
| 30 T r a n g