Kỹ thuật đàm phán:

V. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP

b. Kỹ thuật đàm phán:

Kỹ thuật khai thác thông tin của đối tác.

Để đảm bảo đàm phán đạt được hiệu quả cao, bạn cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng và những thông tin cần thiết từ phía đối tác. Trên bàn đàm phán, trừ những trường hợp cần thiết, người ta không sẵn sàng lật ngửa quân bài của họ lên cho ta chọn, vì vậy phải dùng nhiều cách để thu nhập thông tin. Trong đó lắng nghe và đặt câu hỏi là các cách cơ bản.

Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề: nội dung câu hỏi, hình thức câu hỏi, thời điểm đưa ra câu hỏi.

Để có thể hỏi đúng chỗ, đúng lúc và đạt được hiệu quả mong muốn, cần:

 Lập kế hoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng, chi tiết

 Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về đối tác

 Cách hỏi cụ thể, phạm vi thu hẹp dần

 Phải chọn đúng thời điểm để hỏi

 Biết khéo léo khai thác và phát triển những điều đối phía đối tác trình bày

| 36 T r a n g

Một số điểm cần lưu ý khi đặt câu hỏi:

 Không đặt câu hỏi trả lời “có” hoặc “không”, trừ khi đó là điều ta cần.

 Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng dữ liệu, chứ không phải là giải pháp

 Ngữ điệu câu hỏi nên ở dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh. Hãy luôn nhớ: thái độ công kích, chỉ trích hay cay cú, áp đặt không giúp bạn có kết quả mong muốn.

 Nếu ta định lấy thông tin “khó moi”, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để định hướng câu trả lời của đối tác, sau đó mới đặt câu hỏi chính.

 Nếu đối tác tránh né thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau, đừng quên nhắc họ phải thực hiện lời hứa của mình.

Một số câu hỏi có thể sử dụng như : câu hỏi trực tiếp/ có tính định hướng, câu hỏi không định hướng, câu hỏi trình bày thông tin, câu hỏi kích thích suy nghĩ, câu hỏi dẫn dắt , câu hỏi kết luận….

Kỹ thuật trả lời câu hỏi:

Muốn trả lời tốt phải chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Trong quá trình chuẩn bị thì lường trước những câu hỏi đối tác đưa ra có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Muốn làm điều đó cần chuẩn bị đầy đủ thông tin, rèn cách ứng phó để có thể đối đáp một cách hiệu quả, bên cạnh đó tùy từng trường hợp cụ thể cần vận dụng các thủ pháp một cách thích hợp:

 Đầu tư thời gian thích đáng để suy nghĩ

 Không đưa ra câu trả lời nếu thiếu câu hỏi

 Phát hiện những câu hỏi không cần trả lời

 Đưa ra những câu trả lời đáp ứng một phần câu hỏi, chứ không trả lời toàn bộ câu hỏi, nếu việc đó gây bất lợi cho ta

 Tìm cách không trả lời thẳng vào những câu hỏi, bằng cách đưa ra những câu hỏi lạc đề - câu trả lời cho một câu hỏi nào đó không được hỏi

 Hoãn câu trả lời với những lý do chưa đủ tài liệu hoặc không nhớ chính xác, đầy đủ thông tin cần thiết

| 37 T r a n g  Buộc phía đối tác tự tìm câu trả lời, bằng cách yêu cầu họ làm rõ câu hỏi của

họ

 Khi có người cắt ngang, hãy đừng tỏ ra phiền lòng về sự cắt ngang đó. Kỹ thuật thuyết phục đối tác:

Tính hợp lí trong quan điểm đàm phán của ta là yếu tố quyết định để thuyết phục đối tác đi đến thỏa thuận. Nghĩa vụ của nhà đàm phán là phải làm cho đối tác tin rằng họ sẽ đạt được thỏa thuận như họ mong muốn.

 Luôn luôn dùng câu ngắn, rõ ràng, khúc thiết để đảm bảo cho người nghe hiểu được, hiểu đúng, hiểu rõ những gì được trình bà. Người trình bày tốt là người có khả năng biến điều đó thành điều dễ hiểu

 Tốc độ vừa phải để có thể theo dõi, ghi chép

 Luôn giữ thế chủ động và sử dụng câu khẳng định khi trình bày các vấn đề. Nếu ta hành động, biểu hiện, suy nghĩ và trình bày một cách tự tin chắc chắn vào những điều ta trình bày thì sẽ tác động mạnh đến những đối tác, kiến họ tin theo, nhờ vậy thuyết phục được họ.

 Nắm chắc và nhớ chính xác số liệu chứng minh cho những vấn đề được trình bà, trình bày đĩnh đạc, dứt khoát sẽ làm cho đối tác nể phục nên dễ thuyết phục được họ

 Nói chuyện với người ra quyết định. Bất kể người người đưa ra câu hỏi là ai, khi trả lời câu hỏi về hướng ngưởi ra quyết định, bởi vì đó chính là người ta cần thuyết phục

 Không công kích trực tiếp đối phương, kể cả công kích trực tiếp lẫn gián tiếp

 Nếu cần thiết, dẫn chứng lập luận của ta bằng sự xác nhận của bên thứ ba

 Chỉ cho phép ta có thể giải quyết vấn đề của họ. Nếu tình huống đàm phán cho phép, ta co thể đặt mình vào vị trí của đối tác, để nêu cách giải quyết vấn đề, làm được như vậy sẽ có sức thuyết phục rất cao.

 Cách trình bày hấp dẫn. Trong mọi trường hợp dù là trình bày quan điểm của mình hay tranh luận, thuyết phục đối tác, cách trình bày bao giờ cũng giúp ta đạt được hiệu quả cao.

| 38 T r a n g

Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán:

 Làm nổi bật điểm mạnh” Đương nhiên ngài thấy chúng tôi buộc phải nói chuyện với nhà cung cấp khác”

 Giảm thiểu điểm yếu: “chúng tôi cũng muốn giải quyết vấn đề nhanh chóng nhưng chúng ta còn nhiều thời gian.”

 Người đi trước “các kỹ thuật này trước đây đã được các bạn hàng của ngài áp dụng”

Kỹ thuật giảm giá trị lý lẽ của đối tác

 Khoảng cách tín nhiệm “hình như các ngài không nhất quán với những điều mà đồng nghiệp hôm trước đã trình bày”.

 Đặt câu hỏi về dữ kiện/ nguồn tin

 Nghi vấn giả thiết

 Nghi vấn kết luận

 Tập trung phần thiếu sót

 Nhấn mạnh điểm yếu

 Đề nghị xem lại

Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ:

 Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ

 Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý. Tránh làm cho họ mất mặt.

 Khi đối tác nhượng bộ , hãy nói to nhượng bộ đó lên

 Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò và sử dụng cách nói giả thiết

 Hãy trao đổi thông tin nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều kiện

 Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn. Hãy tìm cách liên kết các vấn đề với nhau.

 Luôn luôn đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm của đối tác.

 Đừng bao giờ đưa ra một nhượng bộ mà không nghĩ đến những hậu quả lâu dài có thể xảy ra đến với bạn

 Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ

| 39 T r a n g

Kỹ thuật giải quyết những tình huống bế tắc trong đàm phán

Trong đàm phán, đến một giai đoạn nào đó, có thể xảy ra những tình huống bế tắc - đôi bên đều thấy không nhượng bộ được nữa, cuộc đàm phán rơi vào tình trạng gay go, co nguy cơ tan vỡ.

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:

 Khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên đề ra quá lớn

 Tranh chấp lập trường

 Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia

 Do không hiểu nhau

 Năng lực của cán bộ đàm phán bị hạn chế Cách giải quyết:

 Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường

 Cần nhận thức được lợi ích xác định lập trường

 Đằng sau lập trường bất đồng có thể tồn tại những lợi ích chung

 Xác định rõ lợi ích của mình và của đối tác

 Trao đổi về lợi ích giữa các bên

 Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau

 Tạo ra các phương án để đạt được mục đích

 Trước hết cần làm sáng tạo ra các phương án

 Đánh giá, lựa chọn các phương án để đưa ra đám phán

 Thảo luận với đối tác

 Hai bên đi đến quyết định lựa chọn phương án tối ưu

 Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan

 Hãy coi cuộc đàm phán là cuộc tìm kiếm chung những tiêu chuẩn khách quan

 Hãy lập luận và lắng nghe những lập luận của đối tác, để xem tiêu chuẩn nào là khách quan nhất, phù hợp nhất

| 40 T r a n g  Chỉ lùi bước trước nguyên tắc, chứ không lùi bước trước áp lực của đối

tác.

 Áp dụng thuật nhu đạo

 Không công kích lập trường của đối tác, mà hãy tìm kiếm, phát hiện những lợi ích đằng sau đó

 Đừng bảo vệ ý kiến của bạn, mà hãy đề nhị đối tác góp ý kiến và khuyên bạn, sau đó sẽ hỏi xem họ làm gì nếu ở vào địa vị của bạn.

 Chuyển sự công kích nhằm vào bạn thành cuộc tấn công giải quyết vấn đề.

 Hãy đặt câu hỏi và giữ im lặng khi cần thiết.

 Thay thế cán bộ đàm phán:

 Nói cho đối tác biết nguyên nhân thay đổi

 Không tùy tiện thay đổi người, chỉ thay thế khi cần thiết

 Không làm mất thể diện nhân viên của mình

 Tập chung vào nhân vật chủ chốt:

Trong đàm phán cần tìm ra nhân vật chủ chốt và người còn chưa đồng ý với ý kiến của bạn, cần tập trung sức lực để thuyết phục những người đó thì mới đạt kết quả

 Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công:

Trong đàm phán cần nắm được bản chất của vấn, nắm lấy chỗ sơ hở của đối phương, tập trung tấn công vào điểm yếu của họ

 Lợi dụng mâu thuẫn:

Lợi dụng mâu thuẫn trong nội bộ đối tác và đấu tranh khéo léo, đẩy trách nhiệm gỡ tình thế bế tắc cho phía bên kia, từ đó có thể làm cho thế bế tắc tiêu biến mất

 Dưới búa lượm củi

Là một sách lược nguy hiểm. Nó chỉ sử dụng khi đàm phán sa vào thế găng, có ý tuyệt đối hóa điều kiện đàm phán, đem đặt toàn bộ vấn đề lên bàn đàm phán, chứng minh rằng mình không còn con đường nào khác để thoát lui, hy vọng đối phương có thể nhượng bộ, nếu không đành chấp nhận kết cục cuộc đàm phán tan rã.

| 41 T r a n g

Kỹ thuật lắng nghe:

Để đàm phán thành công thì chỉ nói hay, hỏi đúng chưa đủ, mà còn phải biết lắng nghe. Để nghe một cách chăm chú, hiệu quả, cần:

 Nghe một cách hứng thú, tích cực

 Khi nghe cần chú ý quan sát cả thái độ và cử chỉ của người nói

 Tránh ngắt lời đối tác

 Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng

 Phải cố gắng ghi chép những gì mình nghe được

 Thể hiện cho đối tác biết sự tập trung chú ý và quan tâm của bạn đến điều họ trình bày

 Trong đàm phán cố gắng giữ bình tĩnh, tránh giận dữ trong mọi tình huống

 Hãy luôn nhớ không thể đồng thời vừa nghe, vừa nói tốt được. Kỹ năng tìm hiểu, đánh giá đối tác:

 Hãy đặt mình vào địa vị của người khác.

 Nhìn nhận vấn đề theo cách nhìn của người khác để tìm hiểu thấu đáo tâm tư, suy nghĩ và mục đích của họ  tạo thành điều có lợi cho mình

 Giúp thu hẹp các lĩnh vực xung đột khi đàm phán và tạo ra triển vọng phát triển những lợi ích mới cho mình.

 Lưu ý : hiểu biết quan điểm của người khác không có nghĩa là đã đồng ý với quan điểm đó

 Đừng suy diễn ý định của người khác qua lăng kính sợ hãi của chính mình.

 Đừng đổ lỗi cho người khác về khó khăn của mình.

 Chê trách sẽ làm cho vấn đề đàm phán và con người rối vào nhau, gây phản tác dụng.

 Nên tách những biểu hiện của vấn đề ra khỏi con người để đàm phán được thành công.

 Thảo luận quan điểm của nhau.

 Nếu bạn làm điều đó một cách chân thành và không trách móc người khác về vấn đề đang tồn tại, thì cuộc thảo luận có thể tạo nên sự hiểu biết cần thiết để phía bên kia xem những điều bạn nói nghiêm túc và ngược lại.

| 42 T r a n g  Hãy để người khác có phần của họ trong kết quả bằng cách lôi cuốn họ vào việc.

 Từng giải pháp nên được thảo luận, cùng nhau xây dựng đóng góp ý tưởng thì toàn bộ quá trình thương lượng sẽ vững chắc và đạt được hiệu quả cao nhất.

 Loại bỏ các hoài nghi vì nghi rằng mình không được tham gia trong quá trình soạn thảo thỏa thuận đó.

 Biết giữ thể diện cho người khác.

Là biết điều hòa thỏa thuận với những nguyên tắc của mình và tạo ra được bằng chứng là các nhà thương lương đều có tiếng nói của mình trong thỏa thuận.

Kỹ thuật trao đổi thông tin:

 Hãy nghe một cách tích cực và cố gắng nắm bắt những điều đối phương nói.

 Lắng nghe một cách tích cực để cảm nhận cảm xúc của phía bên kia và thông điệp mà họ đang truyền tải.

 Trình bày quan điểm của đối tác và nhấn vào chỗ mạnh của họ khi nhắc lại những điều mình hiểu từ cách nói của họ.

 Tạo niềm tin cho đối tác rằng những lời họ nói đều được lắng nghe và thấu hiểu, từ đó dễ dàng giải thích quan điểm của mình, mở rộng cơ hội thành công của cuộc đàm phán và giảm thiểu tối đa khả năng đối tác nghĩ rằng mình không hiểu họ.

 Nói để người ta hiểu.

 Thẳng thắn trao đổi và cùng nhìn nhận vấn đề, tìm ra giải pháp chung cho vấn đề để hai bên cùng có lợi.

 Nói có mục đích.

 Không nên đưa ra quá nhiều thông tin cùng một lúc vì có thể gây cản trở trong quá trình đàm phán.

 Trước khi đưa ra một thông tin cần suy nghĩ kỹ về mục đích và ý muốn của việc đưa ra thông tin đó.

| 43 T r a n g

Kỹ năng tìm kiếm lợi ích chung

 Xác định lợi ích chung.

Để xác định lợi ích chung cần chú ý: thứ nhất, các lợi ích chung luôn tiềm tàng trong mọi cuộc đàm phán; thứ hai, hãy nhận biết một cách cụ thể lợi ích chung trong đàm phán và nhìn về tương lai; thứ ba, chú trọng những lợi ích chung có thể làm cho đàm phán trôi chảy hơn và có khả năng thành công hơn.

 Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau.

 Hỏi xem họ thích gì?

Một cách để gắn lợi ích vơi nhau là sáng tạo ra một số phương án bạn chấp nhận được và hỏi xem phía bên kia thích phương án nào.

Từ cách đàm phán bằng thư, cách viết các thư thương mại đến các kỹ thuật cần lưu ý trong đàm phán bằng con đường gặp mặt trực tiếp như đã trình bày ở trên, vận dụng tốt những kỹ thuật này sẽ giúp chúng ta đàm phán đạt kết quả tốt.

| 44 T r a n g

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. “Kỹ năng đàm phán” , http://docs.4share.vn/ky-nang-mem/ky-nang-dam-phan.html

2. “ 6 quy tắc vàng trong đàm phán” ,http://advice.vietnamworks.com/vi/career/bi-quyet-thang- tien/6-quy-tac-vang-trong-dam-phan.html

3. “ Một số đặc tính kinh doanh của các đối tác quốc tế trong đàm phán”,

http://www.vietrade.gov.vn/kien-thuc-kinh-doanh/846-mot-so-dac-tinh-kinh-doanh-cua-cac-doi- tac-quoc-te-trong-dam-phan.html

4. “Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế”, http://www.thuongmai.vn/thuong-mai-quoc-te/kien- thuc/kien-thuc-xnk/53559-dam-phan-hop-dong-mua-ban-quoc-te.html

5. “Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế”, http://xuatnhapkhauvietnam.com/dam-phan-hop-dong- mua-ban-quoc-te.html

6. “Kỹ năng đàm phán , http://www.slideshare.net/piggynguyen/savedfiles?s_title=ky-nang-dam- phan&user_login=hoangru

7. “ Chiến thắng trong đàm phán thương mại”, http://www.kynang.com.vn/dam-phan-thuong- luong/595-chien-thang-trong-dam-phan-thuong-mai-p2.html