BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỐ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH - MARKETING BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU GVHD : TS ĐINH LỚP : VB15NT002 MÔN : QUẢN TRỊ XNK SVTH : NHÓM T.P HCM, ngày 23 tháng 05 năm 2013 ĐỀ TÀI: ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU DANH SÁCH NHÓM 5: 1ǁ NGUYỄN HỒ TỐ NGÂN 2ǁ VÕ THỊ THÚY 3ǁ LÊ THỊ THU PHƯỢNG 4ǁ BÙI QUANG TÁM 5ǁ NGUYỄN TUẤN MẠNH 6ǁ TRẦN THỊ THANH TÂM 7ǁ NGUYỄN HỮU NAM 8ǁ PHAN QUỲNH NHƯ Trang |1 MỤC LỤC I KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: II THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ: BATNA (Best alternative to a negotiated agreement): ZOPA (Zone of Possible Agreement): III NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: IV QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: 13 Giai đoạn chuẩn bị: 13 Giai đoạn tiếp xúc: 25 Giai đoạn đàm phán: 27 Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng: 30 Giai đoạn kết thúc: 30 BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP V KHẨU: 31 Đàm phán thư: 31 a Phân loại cấu trúc thư đàm phán thương mại: 31 b Cấu trúc thư thương mại: 32 Đàm phán cách gặp mặt trực tiếp: 34 a Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: 34 b Kỹ thuật đàm phán: 35 Trang |2 LỜI MỞ ĐẦU Mọi người đàm phán việc ngày, bắt gặp ngày sống, cơng việc Chúng ta đàm phán với người, thương lượng chuyện Đàm phán với sếp việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mong muốn; dàn xếp vụ kiện; Tất việc đàm phán Có thể nói rằng: Thế giới thực quanh ta bàn đàm phán khổng lồ Các đàm phán xảy hội nghị, bàn tiệc, ánh sáng bóng tối Đàm phán trị, ngoại giao, quân sự, kinh doanh đến quan hệ tế nhị khác Ngày có nhiều tình cần phải đàm phán Mọi người muốn tham gia vào việc định có ảnh hưởng đến thân mình, người chấp nhận định phán người khác Con người không giống ai, họ đàm phán để giải khác Mặc dù đàm phán diễn ngày, đàm phán cho có hiệu việc không dễ dàng Đặc biệt kinh doanh, doanh nghiệp muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao Ðiều phụ thuộc nhiều tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng nhà kinh doanh thương trường Về mặt lịch sử, xã hội bắt đầu có phân công lao động xã hội người sản xuất loại nhóm hàng hố Để có hàng hóa khác để phục vụ cho nhu cầu trao đổi, người ta phải tiến hành trao đổi Trong trao đổi, thông thường người tìm cách cho nhiều ít, để dung hồ lợi ích bên người ta phải tiến hành thương lượng với Từ đàm phán bắt đầu xuất lĩnh vực kinh tế Vì hoạt động kinh tế diễn thường xuyên nên đàm phán diễn ngày phổ biến có vai trị quan trọng Tuy nhiên đàm phán kinh tế thực phong phú, đa dạng phát huy vai trị quan trọng sản xuất xã hội phát triển đến trình độ cao, hàng hóa sản xuất ngày nhiều, hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán trao đổi diễn mạnh mẽ không phạm vi quốc gia mà cịn phạm vi tồn giới Trong điều kiện hội nhập, đàm phán phát triển hơn, phức tạp Vậy đàm phán kinh doanh quốc tế gì? Trang |3 Trong mơi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai trình đàm phán việc bên nhận thức mối quan hệ điểm mấu chốt Quá trình đàm phán kinh doanh quốc tế chịu tác động nhiều yếu tố từ bên ngồi vào q trình Sự khác biệt văn hóa diện cấp độ khác yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia, khác biệt văn hóa dân tộc; cấp độ tổ chức, bên cạnh tác động văn hóa dân tộc tác động văn hóa tổ chức; cấp độ cá nhân, cá nhân tham gia vào q trình đàm phán có điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm khơng phụ thuộc vào dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà định tính cách cá nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp nhà đàm phán Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, khác biệt văn hóa tạo nên thách thức lớn cho nhà đàm phán, địi hỏi phải có hiểu biết tính mềm dẻo vượt qua Khả đánh giá khác biệt văn hóa điều khiển cách yếu tố quan trọng giúp đàm phán kinh doanh quốc tế thành cơng Các bên hiểu thích ứng với bầu khơng khí đàm phán thuận lợi, bên thấy rõ lợi ích chung sẵn lòng hợp tác để chiến thắng Trang |4 I KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ “If you are going to play the game properly, you’d better know the rules” – “Muốn chơi điệu, học luật chơi” (The Essence of Negotiation – Jean M Hiltrop and Sheila Udall – tr.8) Nói đến đàm phán có lẽ nhiều người biết Nhưng ý nghĩa thực gì, phản ánh khái niệm cụ thể người có câu trả lời trọn vẹn Theo cách hiểu thông thường, đàm phán hành vi q trình, mà hai hay nhiều bên muốn điều hòa quan hệ hai hay nhiều bên, thông qua hiệp thương mà đến thống ý kiến Điều có nghĩa là, vấn đề hội đàm chưa giải thành công thực tế q trình đàm phán cịn chưa chấm dứt Điều giống có hai người hai người trở lên muốn chia giỏ cam, cam quí hiếm, muốn phần nhiều hơn, người văn minh không ủng hộ việc sử dụng bảo lực, phát minh đàm phán “Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm đạt thỏa thuận ta phía bên có quyền lợi chia sẻ quyền lợi đối kháng” (Theo Roger Fisher & William Ury (1991)) “Đàm phán hành vi q trình, mà hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận mối quan tâm chung quan điểm bất đồng, để đến thỏa thuận thống nhất” (Theo quan điểm GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân & Th.S Kim Ngọc Đạt) Nhưng để trở thành nhà đàm phán giỏi địi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, phải học tập phấn đấu không ngừng Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán hoạt động khơng thể thiếu có vị trí đặc biệt quan trọng Trang |5 II THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ BATNA (Best alternative to a negotiated agreement) BATNA (Biện pháp dự phòng tốt để tiến tới thoả thuận): Khái niệm đề cập đến vào năm 1981 “Có đồng ý” Roger Fisher William Ury, yêu cầu bạn phải suy nghĩ xem bạn chấp nhận giải pháp đàm phán không thành cơng Có BATNA, bạn cảm thấy mục đích bạn thoả mãn dù đối tác không chấp thuận Cuộc đàm phán quan trọng bạn, bạn phải cần đến yếu tố này, tâm lý lẫn mưu lược - BATNA hội để thể đường lối hành động đàm phán - Nhận biết BATNA mình: biết cần làm xảy khơng đạt thỏa thuận cuối - BATNA xác định điểm mà từ chối lời đề nghị khơng có lợi - Nếu khơng có BATNA người đàm phán: Không biết đàm phán mang lại lợi ích cuối hay khơng từ chối Đừng thương lượng khơng rõ BATNA bạn - Có thể từ chối lời đề nghị tốt ước tính - Chấp nhận lời đề nghị có lợi Ví dụ, bạn công ty mời làm việc với mức lương tăng 2% so với mức lương bạn, bạn cảm thấy tự tin đàm phán mức cao bạn có biện pháp dự phịng - tiếp tục cơng việc cũ mà bạn thích Dựa biện pháp dự phịng để bạn chấp nhận không vấn đề đàm phán Khi xác định BATNA, bạn trả lời ba câu hỏi sau: - Bạn làm để thực mục tiêu bạn đứng lên chấm dứt đàm phán? Đôi bạn cần phải tìm đối tác khác Ví dụ, giá bên đối tác đưa cao, lựa chọn bạn tìm đối tác khác Trong trường hợp khác, cách tốt khơng có chấp nhận Ví dụ, bạn định khơng cần mua xe Trang |6 - Bạn làm để có hợp tác đối tác nhằm đạt mục tiêu? Khi trả phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không bạn rời vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp? - Nếu đàm phán bị phá vỡ, nhờ đến bên thứ ba luật sư người trung gian không? Nếu thoả hiệp bất đồng công nhân nhà quản lý hợp đồng nhờ đến bên trung gian không? ZOPA (Zone of Possible Agreement) ZOPA khu vực hay mức độ mà xuất thỏa thuận làm vừa lòng hai bên BATNAs tảng cho ZOPA ZOPA tồn có thỏa thuận tiềm mang lại lợi ích cho hai bên nhiều so với lựa chọn thay họ Ví dụ, người mua xe để sử dụng với giá $5.000 hơn, người bán với giá $4.500 trở lên, hai người hình thành ZOPA (khoản chấp nhận $4.500 - $5.000 ) Nhưng người bán không bán $7.000 người mua không mua $5.000, họ ZOPA ZOPA quan trọng kết thành công đàm phán, thời gian để xác định xem ZOPA có tồn Nó trở nên tồn bên khám phá lợi ích khác họ thông qua BATNAs Nếu bên đàm phán xác định ZOPA, có hội tốt mà họ đến thỏa thuận Seller’s Walkaway Position $4,500 $7,000 SELLER’S settlement range ZOPA BUYER’S settlement range $0 Buyer’s Walkaway Position $5,000 Trang |7 III NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi mình, đồng thời phải biết ứng phó cách linh hoạt, sáng tạo trường hợp cụ thể Đàm phán trình bàn bạc, thỏa thuận bên, nhằm đến ý kiến thống nên đàm phán trình bên đưa yêu cầu, chấp nhận nhượng để thành cơng bên tiến hành kí hợp đồng nhằm đạt mục đích cho bên, khơng phải q trình bên khăng khăng bảo vệ quyền lợi Chính vậy, muốn đàm phán thành cơng phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng mục tiêu đàm phán khoa học, chuẩn bị lập luận vững để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ mục tiêu Đồng thời người tham gia đàm phán phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích phát phương án hay đối tác, đem lại lợi ích lớn cho bên, trường hợp nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án đối tác để đạt mục đích cuối đàm phán thành công tốt đẹp Phải biết kết hợp hài hoà bảo vệ lợi ích phía với việc trì phát triển mối quan hệ với đối tác Đàm phán trình trao đổi, thảo luận, thuyết phục bên mà họ có điểm chung đồng thời có điểm bất đồng, để mở rộng phần điểm chung thu hẹp phần bất đồng nhằm đến ý kiến thống Nếu không bên chịu nhượng bên mà quan tâm đến lợi ích bên khơng kí hợp đồng Đàm phán thành cơng, kí hợp đồng tức vừa giữ mối quan hệ vừa phải giữ lợi ích bên nên đàm phán trình thống mặt “hợp tác” “xung đột” Trong đàm phán, phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu “mềm”, trọng giữ mối quan hệ hai bên mà khơng quan tâm đến lập trường mình, dẫn đến việc bị đối phương chèn Trang |8 ép, từ nhượng đến nhượng khác, cuối phải chịu thiệt thịi kí hợp đồng Ngược lại, không nên “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường làm cho đàm phán tan vỡ, khơng kí hợp đồng kí hợp đồng đối phương bị dồn ép đến không thực hợp đồng Đàm phán theo kiểu “Nguyên tắc” phương án tối ưu đồng thời thực hai mục đích: bảo vệ lợi ích trì, phát triển mối quan hệ với đối tác đàm phán Phải đảm bảo ngun tắc “Đơi bên có lợi” “ Đàm phán cờ, không nên đấu trân thắng thua, đàm phán trận đánh, phải tiêu diệt đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán nghiệp đơi bên có lợi” (Gerald I Nierenberge) Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích mình, phạm vi xác định tìm kiếm lợi ích nhiều nhất, mặt khác, người đàm phán thỏa mãn nhu cầu thấp đối phương Nếu không làm điều đàm phán tan vỡ Đánh giá đàm phán thành công hay thất bại lấy việc thực mục tiêu dự định bên làm tiêu chuẩn nhất, mà phải sử dụng loạt tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp Tiêu chuẩn thực mục tiêu: tiêu chuẩn để đánh giá đàm phán thành công hay thất bại Muốn đánh giá kết đàm phán trước hết cần xem xét kết cuối đàm phán có đạt mục tiêu ban đầu xác định không? Mức độ thực cao hay thấp? Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành đàm phán phải có chi phi định, thơng thường, hợp đồng xuất có ba loại chi phí sau: - Chi phí bản: nhượng để kí hợp đồng = khoảng cách lợi ích dự kiến thu với lợi ích thu đàm phán - Chi phí trực tiếp đàm phán: chi phí nhân lưc, vật lực, tài lực thời gian dành cho đàm phán - Chi phí hội: hội đầu tư kiếm lợi (kí hợp đồng khác) Trang |9 Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng Sau đàm phán thành công bên tiến đến ký kết hợp đồng Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý điểm sau: - Cần thỏa thuận thống với điều khoản cần thiết trước ký hợp đồng - Cần đề cập tới sở pháp lý vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải tranh chấp phát sinh sau - Hợp đồng khơng có điều khoản trái với luật hành - Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng xác, tránh dùng từ mập mờ, suy luận nhiều cách - Hợp đồng thường bên soạn thảo, trước ký kết bên cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với thỏa thuận đạt đàm phán - Người đứng ký hợp đồng phải người có thẩm quyền - Ngơn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải ngôn ngữ bên thông thạo Giai đoạn rút kinh nghiệm Đây giai đoạn kiểm tra lại kết giai đoạn trước nhằm rút kinh nghiệm cho lần đàm phán sau Sau đàm phán quan trọng cần tổ chức họp để đánh giá ưu điểm, nhược điểm, tìm nguyên nhân biện pháp khắc phục Nhưng dừng lại chưa đủ, mà cịn phải theo dõi suốt q trình tổ chức thực hợp đồng, ghi nhận lại vướng mắc, đặc biệt vướng mắc hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa Các công việc cần làm giai đoạn là: - Thực cơng việc bước đầu khâu tốn - Làm thủ thục XNK - Chuẩn bị hàng hóa (đối với nhà nhập khẩu) - Thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng quy định) - Làm thủ tục hải quan - Giao hàng (xuất khẩu), nhận hàng (nhập khẩu) - Kiểm tra hàng hóa - Hồn tất thủ tục tốn - Khiếu nại/ giải khiếu nại (nếu có) - Thanh lý hợp đồng T r a n g | 30 V BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU Đàm phán diễn nhiều hình thức khác nhau, ngồi hình thức gặp mặt trực tiếp cịn có hình thức khác qua thư từ, fax điện thoại Mỗi hình thức có ưu, nhược điểm riêng Ví dụ:  Gặp mặt trực tiếp:  Ưu điểm: trực tiếp bàn bạc để hiểu hơn, giải điểm chưa hiểu  Nhược điểm: lại tốn kém, dễ lộ bí mật  Qua thư từ, điện tín:  Ưu điểm: tốn việc lại, giữ bí mật, lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác  Nhược điểm: tốn thời gian, nhiều không hiểu  Qua điện thoại:  Ưu điểm : nhanh chóng  Nhược điểm: khơng trình bày hết ý, tốn Mặt khác, trao đổi qua điện thoại trao đổi miệng, khơng có làm chứng cho thỏa thuận, định trao đổi  Đàm phán qua mạng: Với bùng nổ mạng internet, đàm phán qua mạng ngày khẳng định vị trí mình- hình thức đàm phán chủ yếu thương mại quốc tế, có khả khắc phục nhược điểm phương nêu Dưới xin giới thiệu hai hình thức là: đàm phán thư đàm phán trực tiếp Đàm phán thư: a Phân loại cấu trúc thư đàm phán thương mại: Một cách đàm phán đơn giản dễ thực đàm phán thông qua thư từ Cuộc đàm phán thư thông thường diễn theo trình tự sau: hỏi hàng, chào hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận (ký kết hợp đồng) Các thư từ viết nhiều dạng phong phú, dân tộc ngơn ngữ thường có cách thức T r a n g | 31 viết thư khác Sau xin giới thiệu loại thư thương mại phổ biến naythư thương mại viết tiếng Anh Cuộc đàm phán thư thương mại (Fax, Email ) thường diễn theo trình tự sau: hỏi hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng cuối xác nhận Vì có loại thư đàm phán thương mại sau:  Thư hỏi hàng ( The enquiry)  Thư chào hàng, báo giá ( Offer)  Thư hoàn giá( Counter-offer)  Thư chấp nhận ( Acceptance)  Thư đặt hàng ( Order)  Thư xác nhận ( Confirmation) b Cấu trúc thư thương mại:  Letter head (Phần tiêu đề công ty: Tên, địa công ty gửi thư)  File reference (Mã số hồ sơ)  Date line (Ngày, tháng)  Inside address (Tên, địa người nhận)  Salutation (Chào hỏi: gentlemen, Dear Sirs…)  The opening paragraph (Mở đầu thư)  The body of letter ( Nội dung thư)  The closing paragraph ( Câu kết thư)  Signature (Ký tên)  Stenographic reference (Ký hiệu riêng)  Enclosure (Phần đính kèm)  Carbon copy notation (Nơi gửi sao) Trong nội dung thư có phần cần đặc biệt quan tâm sau: Phần chào hỏi cần thể phép lịch người đọc Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận, sử dụng kiểu chào hỏi thân mật, như: “Tâm thân mến” Nếu viêt khác, người nhận cảm thấy xa lạ Trong trường hợp khác, cần phải sử dụng dạng chào hỏi trang trọng, như: “Kính gửi Ngài Tom” Với phụ nữ nên dùng danh T r a n g | 32 xưng Bà (Ms.) trừ họ yêu cầu gọi khác Nếu người nhận có tước hiệu hay học hàm, học vị, chẳng hạn giáo sư, tiến sỹ hay đại tá tước hiệu, học hàm, học vị viết vị trí ưu tiên thay cho danh xưng chung Ông Bà Phần thân thư nội dung thông điệp bạn Một thư hiệu phải thể ý định, mong muốn người viết Mở đầu thư thường trình bày câu ngắn gọn, đơn giản, nêu rõ lý lại viết thư Phần trọng tâm thư cần trình bày rõ mong muốn minh phúc đáp vấn đề đối tác yêu cầu Phần cuối thư, phải viết lời chào tạm biệt đư tín hiệu bạn ln mong chờ phản hồi từ phía người nhận Cần lưu ý: viết thư, trường hợp, cố gắng thể rõ thiện chí Ví dụ: CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG Phần mở đầu:  Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với trước phần mở đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng  Trong trường hợp hai bên có sẵn mối quan hệ từ trước bớt phần nghi thức trực tiếp đề cập đến chủ đề Nội dung thư:  Thơng báo cho người bán biết cần loại hàng gì, yêu cầu người bán gửi cataloge mẫu hàng … đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả cung cấp thời hạn giao hàng điều kiện toán điều kiện cần thiết khác  Có thể cho người bán biết, sau lần yêu cầu mở khả phát triển quan hệ hai bên Phần kết: Mong người bán đáp ứng yêu cầu mình, mong thư phúc đáp Một số ưu điểm cần lưu ý hỏi hàng:  Chỉ nên ghi vào thư hỏi hàng điệu kiện “giao hàng sớm tốt” điều kiện cần thiết, điều thể yếu người mua T r a n g | 33  Trong thư hỏi hàng không nên bộc lộ giá muốn mua, để bớt thời gian hồn giá, người mua nêu số điều kiện mong muốn, để có sở định giá  Người mua lúc hỏi nhiều nơi để nhận chào hàng cạnh tranh, sở lựa chọn người bán thích hợp Các lưu ý viết thư điện tử (Email): Ngồi ưu điểm trình bày trên, e-mail gây cho người sử dụng cơng ty họ số phiền tối Thứ nhất, nhân viên giao dịch gửi nhận tin nhắn không cần thiết, gây tổn thời gian Thứ hai, nhiều e-mail viết cách cẩu thả, người viết túy viết nảy đầu, không kịp xếp, trau truốt ý, chí khơng kiểm tra lại thư mà gửi Thứ ba, nhiều thông điệp gửi mang nặng tình cảm riêng tư người viết vội vã, khơng giữ bình tĩnh xem xét dẫn đến ảnh hưởng đến mối quan hệ bên Thứ tư, thông điệp gửi nhầm địa chỉ, đưa lại hậu xấu Thứ năm, nội dung xóa khơi phục lại để sử dụng vụ kiện tụng Để khắc phục nhược điểm nêu trên, viết e-mail cần lưu ý vấn đề sau:  Đưa thơng tin lên dịng “Subject” để giảm thiểu khả bị người nhận bỏ qua xóa thơng điệp quan trọng  Viết ngắn gọn, cố gắng đưa thơng tin lên trang đầu hình  Mỗi e-mail nên chứa thơng điệp  Kiểm tra, chỉnh sửa lỗi trước gửi  Không gửi thư trạng thái bực bội  Bước cuối kiểm tra lại địa chỉ, kiểm tra lại toàn thư trước click “send” Việc giúp bạn tránh khả gửi thư khơng hồn hảo Đàm phán cách gặp mặt trực tiếp Để đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu, cần nắm nội dung kỹ thuật đàm phán đây: a Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: Tập trung đàm phán điều khoản sau: T r a n g | 34  Commodity (tên hàng)  Quality (chất lượng)  Quantity (số lượng)  Shipment/ delivery (giao hàng)  Price (giá cả)  Payment (thanh toán)  Packing and marking (bao bì, ký mã hiệu)  Warranty (bảo hành)  Penalty (phạt)  Insurance (bảo hiểm)  Force majeure (bất khả kháng)  Claim (khiếu nại)  Arbitration (trọng tài)  General conditions (điều khoản chung) b Kỹ thuật đàm phán: Kỹ thuật khai thác thông tin đối tác Để đảm bảo đàm phán đạt hiệu cao, bạn cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng thơng tin cần thiết từ phía đối tác Trên bàn đàm phán, trừ trường hợp cần thiết, người ta không sẵn sàng lật ngửa quân họ lên cho ta chọn, phải dùng nhiều cách để thu nhập thơng tin Trong lắng nghe đặt câu hỏi cách Để đạt mong muốn, cần giải vấn đề: nội dung câu hỏi, hình thức câu hỏi, thời điểm đưa câu hỏi Để hỏi chỗ, lúc đạt hiệu mong muốn, cần:  Lập kế hoạch đặt câu hỏi cách kỹ lưỡng, chi tiết  Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ đối tác  Cách hỏi cụ thể, phạm vi thu hẹp dần  Phải chọn thời điểm để hỏi  Biết khéo léo khai thác phát triển điều đối phía đối tác trình bày  Xin phép hỏi T r a n g | 35 Một số điểm cần lưu ý đặt câu hỏi:  Khơng đặt câu hỏi trả lời “có” “khơng”, trừ điều ta cần  Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời liệu, giải pháp  Ngữ điệu câu hỏi nên dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh Hãy ln nhớ: thái độ cơng kích, trích hay cay cú, áp đặt khơng giúp bạn có kết mong muốn  Nếu ta định lấy thông tin “khó moi”, đặt loạt câu hỏi mềm mỏng trước để định hướng câu trả lời đối tác, sau đặt câu hỏi  Nếu đối tác tránh né thông tin cách hứa quay trở lại vấn đề sau, đừng quên nhắc họ phải thực lời hứa Một số câu hỏi sử dụng : câu hỏi trực tiếp/ có tính định hướng, câu hỏi khơng định hướng, câu hỏi trình bày thơng tin, câu hỏi kích thích suy nghĩ, câu hỏi dẫn dắt , câu hỏi kết luận… Kỹ thuật trả lời câu hỏi: Muốn trả lời tốt phải chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng Trong trình chuẩn bị lường trước câu hỏi đối tác đưa có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Muốn làm điều cần chuẩn bị đầy đủ thơng tin, rèn cách ứng phó để đối đáp cách hiệu quả, bên cạnh tùy trường hợp cụ thể cần vận dụng thủ pháp cách thích hợp:  Đầu tư thời gian thích đáng để suy nghĩ  Không đưa câu trả lời thiếu câu hỏi  Phát câu hỏi không cần trả lời  Đưa câu trả lời đáp ứng phần câu hỏi, không trả lời tồn câu hỏi, việc gây bất lợi cho ta  Tìm cách khơng trả lời thẳng vào câu hỏi, cách đưa câu hỏi lạc đề - câu trả lời cho câu hỏi khơng hỏi  Hỗn câu trả lời với lý chưa đủ tài liệu khơng nhớ xác, đầy đủ thơng tin cần thiết T r a n g | 36  Buộc phía đối tác tự tìm câu trả lời, cách yêu cầu họ làm rõ câu hỏi họ  Khi có người cắt ngang, đừng tỏ phiền lịng cắt ngang Kỹ thuật thuyết phục đối tác: Tính hợp lí quan điểm đàm phán ta yếu tố định để thuyết phục đối tác đến thỏa thuận Nghĩa vụ nhà đàm phán phải làm cho đối tác tin họ đạt thỏa thuận họ mong muốn  Luôn dùng câu ngắn, rõ ràng, khúc thiết để đảm bảo cho người nghe hiểu được, hiểu đúng, hiểu rõ trình bà Người trình bày tốt người có khả biến điều thành điều dễ hiểu  Tốc độ vừa phải để theo dõi, ghi chép  Luôn giữ chủ động sử dụng câu khẳng định trình bày vấn đề Nếu ta hành động, biểu hiện, suy nghĩ trình bày cách tự tin chắn vào điều ta trình bày tác động mạnh đến đối tác, kiến họ tin theo, nhờ thuyết phục họ  Nắm nhớ xác số liệu chứng minh cho vấn đề trình bà, trình bày đĩnh đạc, dứt khốt làm cho đối tác nể phục nên dễ thuyết phục họ  Nói chuyện với người định Bất kể người người đưa câu hỏi ai, trả lời câu hỏi hướng ngưởi định, người ta cần thuyết phục  Khơng cơng kích trực tiếp đối phương, kể cơng kích trực tiếp lẫn gián tiếp  Nếu cần thiết, dẫn chứng lập luận ta xác nhận bên thứ ba  Chỉ cho phép ta giải vấn đề họ Nếu tình đàm phán cho phép, ta co thể đặt vào vị trí đối tác, để nêu cách giải vấn đề, làm có sức thuyết phục cao  Cách trình bày hấp dẫn Trong trường hợp dù trình bày quan điểm hay tranh luận, thuyết phục đối tác, cách trình bày giúp ta đạt hiệu cao T r a n g | 37 Kỹ thuật nâng cao vị đàm phán:  Làm bật điểm mạnh” Đương nhiên ngài thấy buộc phải nói chuyện với nhà cung cấp khác”  Giảm thiểu điểm yếu: “chúng muốn giải vấn đề nhanh chóng cịn nhiều thời gian.”  Người trước “các kỹ thuật trước bạn hàng ngài áp dụng” Kỹ thuật giảm giá trị lý lẽ đối tác  Khoảng cách tín nhiệm “hình ngài khơng quán với điều mà đồng nghiệp hôm trước trình bày”  Đặt câu hỏi kiện/ nguồn tin  Nghi vấn giả thiết  Nghi vấn kết luận  Tập trung phần thiếu sót  Nhấn mạnh điểm yếu  Đề nghị xem lại Kỹ thuật nhượng đòi đối tác nhượng bộ:  Cần biết rõ điểm giới hạn bạn nhượng  Giúp đối tác đưa nhượng cách gợi cho họ lý hợp lý Tránh làm cho họ mặt  Khi đối tác nhượng , nói to nhượng lên  Đưa nhượng với tính chất thăm dị sử dụng cách nói giả thiết  Hãy trao đổi thơng tin nhượng cách sử dụng cách nói điều kiện  Đưa đề nghị gói để đạt mục tiêu bạn Hãy tìm cách liên kết vấn đề với  Luôn đánh giá nhượng bạn theo quan điểm đối tác  Đừng đưa nhượng mà khơng nghĩ đến hậu lâu dài xảy đến với bạn  Tuyên bố lý trước, sau đưa nhượng  Vững vàng với lợi ích bản, uyển chuyển với vị đàm phán T r a n g | 38 Kỹ thuật giải tình bế tắc đàm phán Trong đàm phán, đến giai đoạn đó, xảy tình bế tắc đôi bên thấy không nhượng nữa, đàm phán rơi vào tình trạng gay go, co nguy tan vỡ Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:  Khoảng cách lợi ích mà hai bên đề lớn  Tranh chấp lập trường  Một bên dùng mạnh để ép buộc bên  Do không hiểu  Năng lực cán đàm phán bị hạn chế Cách giải quyết:  Tập trung vào lợi ích khơng tập trung vào lập trường  Cần nhận thức lợi ích xác định lập trường  Đằng sau lập trường bất đồng tồn lợi ích chung  Xác định rõ lợi ích đối tác  Trao đổi lợi ích bên  Gắn lợi ích khác lại với  Tạo phương án để đạt mục đích  Trước hết cần làm sáng tạo phương án  Đánh giá, lựa chọn phương án để đưa đám phán  Thảo luận với đối tác  Hai bên đến định lựa chọn phương án tối ưu  Đưa tiêu chuẩn khách quan  Hãy coi đàm phán tìm kiếm chung tiêu chuẩn khách quan  Hãy lập luận lắng nghe lập luận đối tác, để xem tiêu chuẩn khách quan nhất, phù hợp T r a n g | 39  Chỉ lùi bước trước nguyên tắc, không lùi bước trước áp lực đối tác  Áp dụng thuật nhu đạo  Khơng cơng kích lập trường đối tác, mà tìm kiếm, phát lợi ích đằng sau  Đừng bảo vệ ý kiến bạn, mà đề nhị đối tác góp ý kiến khuyên bạn, sau hỏi xem họ làm vào địa vị bạn  Chuyển cơng kích nhằm vào bạn thành công giải vấn đề  Hãy đặt câu hỏi giữ im lặng cần thiết  Thay cán đàm phán:  Nói cho đối tác biết nguyên nhân thay đổi  Không tùy tiện thay đổi người, thay cần thiết  Khơng làm thể diện nhân viên  Tập chung vào nhân vật chủ chốt: Trong đàm phán cần tìm nhân vật chủ chốt người cịn chưa đồng ý với ý kiến bạn, cần tập trung sức lực để thuyết phục người đạt kết  Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để công: Trong đàm phán cần nắm chất vấn, nắm lấy chỗ sơ hở đối phương, tập trung công vào điểm yếu họ  Lợi dụng mâu thuẫn: Lợi dụng mâu thuẫn nội đối tác đấu tranh khéo léo, đẩy trách nhiệm gỡ tình bế tắc cho phía bên kia, từ làm cho bế tắc tiêu biến  Dưới búa lượm củi Là sách lược nguy hiểm Nó sử dụng đàm phán sa vào găng, có ý tuyệt đối hóa điều kiện đàm phán, đem đặt tồn vấn đề lên bàn đàm phán, chứng minh khơng cịn đường khác để lui, hy vọng đối phương nhượng bộ, khơng đành chấp nhận kết cục đàm phán tan rã T r a n g | 40 Kỹ thuật lắng nghe: Để đàm phán thành cơng nói hay, hỏi chưa đủ, mà phải biết lắng nghe Để nghe cách chăm chú, hiệu quả, cần:  Nghe cách hứng thú, tích cực  Khi nghe cần ý quan sát thái độ cử người nói  Tránh ngắt lời đối tác  Khơng xao lãng phân tán tư tưởng  Phải cố gắng ghi chép nghe  Thể cho đối tác biết tập trung ý quan tâm bạn đến điều họ trình bày  Trong đàm phán cố gắng giữ bình tĩnh, tránh giận tình  Hãy ln nhớ khơng thể đồng thời vừa nghe, vừa nói tốt Kỹ tìm hiểu, đánh giá đối tác:  Hãy đặt vào địa vị người khác  Nhìn nhận vấn đề theo cách nhìn người khác để tìm hiểu thấu đáo tâm tư, suy nghĩ mục đích họ  tạo thành điều có lợi cho  Giúp thu hẹp lĩnh vực xung đột đàm phán tạo triển vọng phát triển lợi ích cho  Lưu ý : hiểu biết quan điểm người khác khơng có nghĩa đồng ý với quan điểm  Đừng suy diễn ý định người khác qua lăng kính sợ hãi  Đừng đổ lỗi cho người khác khó khăn  Chê trách làm cho vấn đề đàm phán người rối vào nhau, gây phản tác dụng  Nên tách biểu vấn đề khỏi người để đàm phán thành công  Thảo luận quan điểm  Nếu bạn làm điều cách chân thành khơng trách móc người khác vấn đề tồn tại, thảo luận tạo nên hiểu biết cần thiết để phía bên xem điều bạn nói nghiêm túc ngược lại T r a n g | 41  Hãy để người khác có phần họ kết cách lôi họ vào việc  Từng giải pháp nên thảo luận, xây dựng đóng góp ý tưởng tồn q trình thương lượng vững đạt hiệu cao  Loại bỏ hồi nghi nghi khơng tham gia q trình soạn thảo thỏa thuận  Biết giữ thể diện cho người khác Là biết điều hòa thỏa thuận với nguyên tắc tạo chứng nhà thương lương có tiếng nói thỏa thuận Kỹ thuật trao đổi thông tin:  Hãy nghe cách tích cực cố gắng nắm bắt điều đối phương nói  Lắng nghe cách tích cực để cảm nhận cảm xúc phía bên thông điệp mà họ truyền tải  Trình bày quan điểm đối tác nhấn vào chỗ mạnh họ nhắc lại điều hiểu từ cách nói họ  Tạo niềm tin cho đối tác lời họ nói lắng nghe thấu hiểu, từ dễ dàng giải thích quan điểm mình, mở rộng hội thành công đàm phán giảm thiểu tối đa khả đối tác nghĩ khơng hiểu họ  Nói để người ta hiểu  Thẳng thắn trao đổi nhìn nhận vấn đề, tìm giải pháp chung cho vấn đề để hai bên có lợi  Nói có mục đích  Khơng nên đưa q nhiều thơng tin lúc gây cản trở q trình đàm phán  Trước đưa thông tin cần suy nghĩ kỹ mục đích ý muốn việc đưa thơng tin T r a n g | 42 Kỹ tìm kiếm lợi ích chung  Xác định lợi ích chung Để xác định lợi ích chung cần ý: thứ nhất, lợi ích chung tiềm tàng đàm phán; thứ hai, nhận biết cách cụ thể lợi ích chung đàm phán nhìn tương lai; thứ ba, trọng lợi ích chung làm cho đàm phán trơi chảy có khả thành cơng  Gắn lợi ích khác lại với  Hỏi xem họ thích gì? Một cách để gắn lợi ích vơi sáng tạo số phương án bạn chấp nhận hỏi xem phía bên thích phương án Từ cách đàm phán thư, cách viết thư thương mại đến kỹ thuật cần lưu ý đàm phán đường gặp mặt trực tiếp trình bày trên, vận dụng tốt kỹ thuật giúp đàm phán đạt kết tốt T r a n g | 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO “Kỹ đàm phán” , http://docs.4share.vn/ky-nang-mem/ky-nang-dam-phan.html “ quy tắc vàng đàm phán” ,http://advice.vietnamworks.com/vi/career/bi-quyet-thangtien/6-quy-tac-vang-trong-dam-phan.html “ Một số đặc tính kinh doanh đối tác quốc tế đàm phán”, http://www.vietrade.gov.vn/kien-thuc-kinh-doanh/846-mot-so-dac-tinh-kinh-doanh-cua-cac-doitac-quoc-te-trong-dam-phan.html “Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế”, http://www.thuongmai.vn/thuong-mai-quoc-te/kienthuc/kien-thuc-xnk/53559-dam-phan-hop-dong-mua-ban-quoc-te.html “Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế”, http://xuatnhapkhauvietnam.com/dam-phan-hop-dongmua-ban-quoc-te.html “Kỹ đàm phán , http://www.slideshare.net/piggynguyen/savedfiles?s_title=ky-nang-damphan&user_login=hoangru “ Chiến thắng đàm phán thương mại”, http://www.kynang.com.vn/dam-phan-thuongluong/595-chien-thang-trong-dam-phan-thuong-mai-p2.html “ Đàm phán kinh doanh thương mại”, http://www.doko.vn/luan-van/dam- phan-trong-kinh-doanh-thuong-mai-lay-vi-du-dam-phan-voi-nguoi-nhat-97303 “Để thành công đàm phán”, http://doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Sach- 360/Kinh-doanh-Quan-ly/De_thanh_cong_trong_dam_phan/ T r a n g | 44 ... khơng hồn hảo Đàm phán cách gặp mặt trực tiếp Để đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu, cần nắm nội dung kỹ thuật đàm phán đây: a Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: Tập trung đàm phán điều khoản... hình thức là: đàm phán thư đàm phán trực tiếp Đàm phán thư: a Phân loại cấu trúc thư đàm phán thương mại: Một cách đàm phán đơn giản dễ thực đàm phán thông qua thư từ Cuộc đàm phán thư thông... BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: IV QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: 13 Giai đoạn chuẩn bị: 13 Giai đoạn tiếp xúc: 25 Giai đoạn đàm phán: