Công tác văn thư tại công ty cổ phần lưu trữ phương bắc

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5 1.1 Một số khái niệm 5 1.2 Vai trò của công tác văn thư và hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư 5 1.2.1 Vai trò của công tác văn thư 5 1.2.2 Hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư 6 1.2.3 Cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư 7 1.2.4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư 8 1.3 Chủ trương, chính sách của nhà nước về công tác văn thư 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ PHƯƠNG BẮC 12 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 12 2.1.1. Lịch sử hình thành 12 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc. 13 2.2 Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 19 2.2.1 Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 19 2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc. 23 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ PHƯƠNG BẮC 39 3.1. Đánh giá về thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc. 39 3.1.1 Tích cực 39 3.1.2 Tiêu cực 40 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 40 3.2.1 Nâng cao trình độ cho cán bộ 40 3.2.2 Tuyên truyền về các chủ trương, chính sách của Nhà nước về Công tác văn thư 41 PHẦN II: KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung đề tài em thực hướng dẫn cô giáo TS Bùi Thị Ánh Vân Không chép, copy từ tài liệu khác Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Ký Tên Nguyễn Quang Vinh LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt đề tài nhờ giúp đỡ nhiều người, đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Bùi Thị Ánh Vân người tận tâm hướng dẫn chúng em suốt thời gian học tập môn Phương pháp Nghiên cứu Khoa học Đồng thời em xin cảm ơn ban Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc giúp đỡ cung cấp cho em tài liệu bổ ích liên quan đến đề tài, tạo điều kiện cho em hoàn thiện đề tài cách tốt Bài thu hoạch thực thời gian ngắn, bước đầu vào thực tế, kiến thức hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do khó tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý thầy, cô giáo người để đề tài em hoàn thiện MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN Nguyễn Quang Vinh LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.2 Vai trò công tác văn thư hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư 1.2.1 Vai trò công tác văn thư 1.2.2 Hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư 1.2.3 Cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư 1.2.4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư 1.3 Chủ trương, sách nhà nước công tác văn thư Chương 2: 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ PHƯƠNG BẮC 11 2.1 Khái quát Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 11 2.1.1 Lịch sử hình thành 11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 13 2.2 Công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc .18 2.2.1 Công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc .18 2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 23 Chương 3: 38 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ PHƯƠNG BẮC .38 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 38 3.1.1 Tích cực .38 3.1.2 Tiêu cực .39 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc .39 3.2.1 Nâng cao trình độ cho cán .39 3.2.2 Tuyên truyền chủ trương, sách Nhà nước Công tác văn thư 40 PHẦN II: KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .43 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện sống ngày sôi động trình hội nhập, phát triển xu hướng hội nhập toàn cầu hoá nước giới đưa Việt Nam vào vòng quay Hiện Đảng Nhà nước quan tâm đến tất lĩnh vực, đặc biệt vấn đề Giáo dục nói chung đào tạo cán làm công tác văn thư nói riêng Xã hội phát triển lượng thông tin nhu cầu đòi hỏi đáp ứng cung cấp thông tin lớn, để đáp ứng quản lý lượng thông tin người tìm nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu xã hội văn phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng thiếu xã hội loài người Văn phương tiện để truyền đạt thông tin nhằm ghi chép lại kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh để điều hành quản lý xã hội Nhận thức tầm quan trọng văn phục vụ thiết thực cho công việc quan mà không quan nhà nước nói chung mà doanh nghiệp nói riêng coi trọng quan tâm Và từ công tác Văn thư – Lưu trữ đời Chính vậy, công tác văn thư công tác quan trọng phát triển xã hội loài người nói chung trình hoạt động phát triển Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc nói riêng Công tác văn thư đời chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội góp phần lớn vào phát triển đất nước mắt xích thiếu hoạt động tổ chức máy doanh nghiệp Văn thư nơi tập trung thông tin văn xử lý văn doanh nghiệp nên đòi hỏi phải có đội ngũ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc Trong năm gần công tác văn thư quan chức năng, cấp, ngành quan tâm có nhiều tiến góp phần quan trọng trình cải cách Hành chính, giảm thiểu thủ tục rườm rà, không cần thiết cho công tác quản lý, đáp ứng phần lớn yêu cầu quản lý Nhà nước doanh nghiệp Sở dĩ em chọn đề tài: “Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc” trước hết phù hợp với khả mặt khác em muốn sâu tìm hiểu chuyên ngành mà theo học để nâng cao hiểu biết, thành thạo kỹ năng, phát huy khả vốn có tìm cho phong cách cán văn phòng đại, từ vững niềm tin làm việc Nhận thấy cần thiết việc đổi mới, nâng cao hiệu công tác Văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc, hạn chế số lượng đề tài nghiên cứu vấn đề vấn đề liên quan, em định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi: “Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc giai đoạn 2012-2014” Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: giai đoạn 2012 - 2014 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác Văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định công tác văn thư công tác quan trọng phát triển xã hội loài người nói chung trình hoạt động phát triển Công ty Cổ phần Lưu trữ phương Bắc nói riêng Nói đến công tác văn thư, có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến, công tác văn thư không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số công trình khoa học tiêu biểu công tác văn thư nêu sau: - Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ; - Công văn số 298/VTLTNN-NVTW ngày 08/5/2013 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ; - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Nghị định số: 09/2010/NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số: 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính Phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58; - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; - Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 BNV VPCP hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính; - Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ công tác văn thư; - Nghị định số: 58/2001/NĐ - CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700 – 2002) mẫu trình bày văn bản; - Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Là Công ty đầy tiềm phát triển với đội ngũ cán công nhân viên chức dồi dào, có trình độ chuyên môn góp phần đưa Công ty ngày phát triển Cũng công tác Văn thư Công ty ngày phát triển theo hướng đại hóa mang lại hiệu tích cực Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp em tiến hành nghiên cứu Đề tài “Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc” hoàn thiện Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát - Phương pháp vấn - Phương pháp điều tra Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc giai đoạn thời gian 2012-2014, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác văn thư công ty - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc nói riêng nước nói chung Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư Công ty sau Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài chia làm chương: Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm Công tác văn thư công tác liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức 1.2 Vai trò công tác văn thư hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư 1.2.1 Vai trò công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong Văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồ khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cầ thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiên thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh 1.2.2 Hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư *Nội dung quản lý Nhà nước công tác văn thư Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư; Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp lệnh công tác văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; + Ghi số ngày, tháng cho văn bản: Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý Văn mật đánh số đăng ký riêng Ghi ngày, tháng cho văn + Nhân Văn nhân theo số lượng thời gian quy định - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật: + Đóng dấu quan: dấu quan đóng ngắn, rõ ràng chùm lên khoảng 1/3 chữ ký người có thẩm quyền phía bên trái Đóng dấu giáp lai: dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy + Đóng dấu độ khẩn, mật, dấu tài liệu thu hồi… - Đăng ký văn Mẫu bìa sổ đăng ký văn CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ PHƯƠNG BẮC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: (3)… Từ ngày… đến ngày….(4) Từ số….đến số…….(5) Quyển số:…(6)… - 29 Phần nội dung bên trong: Số ký Ngày Tên loại trích Người Nơi Đơn vị Số Ghi hiệu tháng yếu nội dung văn ký nhận người lượng văn văn bản văn nhận (5) lưu (6) (7) (1) (2) (3) (4) (8) Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính Ví dụ: Số ký Ngày Tên loại hiệu tháng trích yếu nội văn văn (1) 39/L TPBVP … Người ký Nơi nhận Đơn vị Số Ghi văn người lượng dung văn nhận bản (2) 04/7/ (3) V/v Cung cấp (4) Lê Xuân lưu (6) Văn (7) 02 2012 gói chỉnh lý Phượng tài liệu …………… (5) tỉnh (8) Lạng Sơn phòng ………… ……… ……… …… … - Lưu văn + Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Văn lưu làm 02 01 văn thư 01 đơn vị soạn thảo Bản lưu văn văn thư lập thành tập lưu văn Công ty Bản lưu đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc + Việc lưu văn mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước b Công tác quản lý văn đến Văn thư 30 Tiếp nhận văn Phân loại, bóc bì văn đến Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến cho văn Đăng ký chuyển giao văn đến 31 * Tiếp nhận, đăng ký văn đến Mẫu bìa sổ CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ PHƯƠNG BẮC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: (3)… Từ ngày… đến ngày….(4) Từ số….đến số…….(5) Quyển số:…(6)… Phần nội dung bên trong: Ngày Số đến đến Tác giả Số ký Ngày Tên loại Đơn vị văn hiệu tháng trích cá nhân nhận văn văn yếu nội nhân dung văn Ký Ghi - Tiếp nhận văn đến: Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn cán văn thư phải kiểm tra sơ Đối với văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát có sai sót bì không nguyên vẹn văn thư phải lập biên với người đưa văn + Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn 32 bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: Sau tiếp nhận, bì văn đến phân 02 loại: Loại không bóc bì, loại cán văn thư bóc bì - Loại bóc bì: văn gửi chung cho quan, tổ chức văn thường, văn khẩn - Loại không bóc bì: bao gồm văn gửi chung cho quan văn mật văn gửi đích danh gửi cho đơn vị quan * Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến: Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức như: hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến * Đăng ký văn đến: Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính Có 02 cách đăng ký văn bản: đăng ký văn sổ đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn - Khi đăng ký văn bản, bảo đảm rõ ràng, xác; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Ví dụ: Ngày đến Số đến Tác giả văn Số, ký Ngày hiệu văn tháng văn Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị cá nhân nhân văn Ký nhận Ghi 04/5 05 UBND tỉnh Lạng Sơn 39/UBN 03/5 D-VP V/v cung Hành cấp gói chínhchỉnh lý Tổ chức tài liệu Hành - Tổ chức …… * Trình chuyển giao văn đến: 33 - Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến phải trình cho người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể Sau có ý kiến phân phối văn chuyển văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, vào phần mềm quản lý văn - Chuyển giao văn đến: Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Tuỳ theo số lượng văn đến quan năm tận dụng sổ đăng ký văn đến làm sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển văn đến: Ngày tháng năm … Số đến Đơn vị người nhận văn đến Ký nhận Ghi 34 * Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Mẫu sổ theo dõi giải văn đến Ngày Số tháng ký Số năm hiệu T đăng T ký văn theo dõi đến Ngày tháng năm văn Nội Nơi gửi văn đến đến dung giải văn Nơi xin ý kiến Thời Kết hạn Ghi hoàn giải thành đến 10 … - Giải văn đến: Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn theo quy định, văn đến có đóng dấu độ khẩn phải giải trước; Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm + Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định c Công tác quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần quan trọng thiếu văn khẳng định giá trị pháp lý tính chân thực văn giấy tờ quan Nhận thức 35 tầm quan trọng dấu văn công ty thực theo Nghị định số 58/CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 quản lý sử dụng dấu Dấu Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc nhân viên văn thư công ty để vào hộp nhôm nhỏ hình vuông, xếp ngắn để tủ bảo quản cẩn thận theo quy định công ty Dấu công ty Giám đốc công ty quản lý nhân viên văn thư người giữ dấu đóng dấu lên văn bản, cán văn thư không đóng giữ dấu Dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu đóng phải chiều, ngắn, mực dấu phải quy định d Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Hồ sơ tập văn tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể phản ánh vấn đề, việc, người hình thành trình theo dõi, giải vấn đề việc Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ quan Do đặc trưng Công ty chỉnh lý tài liệu nên việc lập hồ sơ Công ty thực tốt 2.2.2.3 Trang thiết bị làm việc phòng văn thư Trang thiết bị làm công tác văn thư yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn thư, đồng thời yếu tố giúp cho người cán làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển tiến khoa học ngày ứng dụng rộng rãi công tác văn thư, đặc biệt việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin việc bố trí trang thiết bị phải gắn liền với việc đại hóa công tác văn thư Bộ phận văn thư Công ty bố trí tầng 1, cạnh phòng Hành – Tổ chức thuận tiện cho việc tiếp nhận bưu kiện, văn từ nơi khác chuyển đến tiếp cán quan đến giao dịch, làm thủ tục giấy tờ, 36 nhận văn Trang thiết bị, sở vật chất trang bị đầy đủ như: máy in, máy fax, điện thoại, máy vi tính, tủ đựng tài liệu… giúp cho cán văn thư thực công việc nhanh chóng, hiệu Tuy nhiên, khu làm việc cán văn thư không bố trí, xếp, tổ chức cách hợp lý Chỗ làm việc không bố trí phòng riêng biệt, có cửa chắn để đề phòng kẻ gian đột nhập Bàn, ghế, tủ, trang thiết bị, đồ dùng văn phòng… không lựa chọn theo tiêu chuẩn, không bố trí, xếp thuận tiện để giúp người cán văn thư tập trung phát huy hết khả 37 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ PHƯƠNG BẮC 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc Được học tập rèn luyện mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việc tiếp thu kiến thức quan trọng tạo tiền đề cho em bước vào ngưỡng cửa công chức Nhà nước có kiến thức, có chuyên môn Sau lại Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc tiếp nhận em vào thực tập Sau gần tháng thực tập Công ty, khoảng thời gian nhìn lại thành đạt được, hạn chế cần khắc phục để hoàn thiện Thời gian thực tập công ty với kiến thức học trường giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên công ty nỗ lực thân em hoàn thành kế hoạch thực tập, học hỏi nhiều kinh nghiệm, cách giao tiếp, ứng xử môi trường làm việc công sở Sau gần tháng thực tập công ty tìm hiểu, khảo sát thân thời gian thực tập em xin có vài nhận xét, đánh giá chung thực trạng công tác văn thư công ty 3.1.1 Tích cực Nhìn chung công tác văn thư công ty tương đối đồng dần hoàn thiện, với trình độ chuyên môn, kinh nghiệm tinh thần trách nhiệm cao công việc ban lãnh đạo chuyên viên công ty vận dụng linh hoạt định Nhà nước vào chế công ty thực tế công việc Nhìn cách tổng thể văn công ty ban hành thể đầy đủ, xác yếu tố thông tin văn nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý hiệu văn ban hành Mặc dù chưa có văn Nhà nước 38 hướng dẫn quy định quy trình thể thức, kỹ thuật trình bày văn loại hình doanh nghiệp doanh nghiệp chủ động việc vào văn quy định Nhà nước Thông tư số 01, để áp dụng vào doanh nghiệp Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc Hơn Công ty có đội ngũ cán có ý thức chấp hành quy định Nhà nước công văn giấy tờ, công tác văn thư trang bị trang thiết bị máy tính, máy in, máy fax…do đảm bảo cho quy trình hoạt động công ty thông suốt nâng cao hiệu công việc Công tác văn thư công ty đạt nhiều thành tích, việc soạn thảo, đăng ký, quản lý chuyển giao văn kịp thời xác 3.1.2 Tiêu cực Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai, văn có nội dung lủng củng, trình bày nhiều kiểu, dãn dòng dãn đoạn không hợp lý, văn hành thông thường tình trạng ghi năm ban hành sau phần số văn … Tuy nhiên số Việc đóng dấu đến công ty không đồng có văn đóng dấu đến có văn lại không đóng dấu đến đăng ký sổ 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc 3.2.1 Nâng cao trình độ cho cán Công tác văn thư giữ vai trò then chốt, có ảnh hưởng to lớn sâu rộng đến hiệu chất lượng hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Nói cách khác, văn thư nơi thu nhận phát lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động tổ chức, doanh nghiệp trôi chảy, đạt hiệu cao Chính vậy, công tác văn thư công ty cần có đổi nhiều mặt Lãnh đạo doanh nghiệp phải quan tâm tới công tác văn thư để thấy hết vai trò tác dụng công tác hoạt động quản lý Phải ban hành quy chế riêng quy định công tác văn thư để cán công ty làm thực 39 Đối với đội ngũ cán làm công tác văn thư, soạn thảo phải bổ sung kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cán công ty phải nêu cao tinh thần trách nhiệm để nâng cao công tác văn thư quan Lãnh đạo công ty phải quan tâm đến công tác văn thư phải thường xuyên cho cán phòng ban học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư để trình soạn thảo văn thể thức Tạo điều kiện cho cán văn thư chuyên trách nâng cao trình độ nghiệp vụ Tóm lại, để nâng cao hoạt động hành văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc cần có chuyển biến mạnh mẽ công tác xây dựng cấu tổ chức hoàn chỉnh, quy hoạch lại đội ngũ cán bộ, nhân viên điều chỉnh hoạt động văn phòng cho đảm bảo phát huy tính tối đa, chủ động công tác tham mưu, giúp việc cho công ty Đồng thời để phát huy vai trò văn phòng công ty thực phận thiếu hoạt động công ty 3.2.2 Tuyên truyền chủ trương, sách Nhà nước Công tác văn thư Như biết công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý điều hành quan công cụ để kiểm soát thực thi quyền lực góp phần giữ gìn cứ, chứng liên quan đến trình hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Vì thời gian thực tập Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc em thấy: nhìn chung công tác văn thư công ty có bước phát triển để công tác thực vào hoạt động quy củ em mạnh dạn đưa số kiến nghị sau đây: Tổ chức thực việc quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng (theo công văn số 139/VTLTNN – TTTH cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ngày 14 tháng năm 2009 việc hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng) Phải có quy định cụ thể văn công tác văn thư để cán bộ, 40 nhân viên công ty làm theo Thường xuyên nâng cấp sơ vật chất, công nghệ thông tin, nâng cấp môi trường làm việc để đảm bảo hiệu công việc Trên giải pháp đóng góp nhỏ riêng em, em tin với quan tâm cấp lãnh đạo đến công tác văn thư quan có thay đổi tiến nhiều Công tác văn thư hoạt động đủ mạnh để thúc đẩy chất lượng hoạt động công ty 41 PHẦN II: KẾT LUẬN Công tác Văn thư công tác quan trọng có vai trò to lớn phát triển kinh tế xã hội nói chung phát triển doanh nghiệp nói riêng Thời gian tìm hiểu Công ty em nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực công tác quản lý điều hành Ban lãnh đạo, gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước quan, tổ chức, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Do công tác văn thư có vị trí quan trọng thiếu công tác điều hành, quản lý hoạt động công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban giám đốc công ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế công ty Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo công ty cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng, áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện công ty Cán làm công tác văn thư cần phải học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hoàn thành tốt công việc giao Qua việc nghiên cứu “ Công tác Văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc” giúp cho em có thêm nhiều kiến thức thực tiễn, thấy rõ thực trạng công tác Văn thư Công ty Cổ phần Lưu trữ Phương Bắc nói riêng quan, tổ chức khác nói chung.Từ làm để so sánh thực tiễn lý luận để có nhìn toàn diện lĩnh vực xã hội, đồng thời để thấy rõ vai trò công tác Văn thư quan tổ chức 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Bộ Nội vụ , Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ; - Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 h ướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Bộ Nội vụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ, Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính; - Chính phủ, Nghị định số: 09/2010/NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; - Chính phủ, Nghị định số: 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58; - Chính Phủ , Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư; - Chính Phủ, Nghị định số: 58/2001/NĐ - CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Công văn số 298/VTLTNN-NVTW ngày 08/5/2013 việc báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; - Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ công tác văn thư; - Nghị định số: 58/2001/NĐ - CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; 43