Công tác văn thư tại bộ tài chính

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNLỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU1Chương 1:MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ BỘ TÀI CHÍNH31.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư31.1.1. Khái niệm31.1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm31.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.41.1.4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.41.2. Tổng quan về Bộ Tài chính.51.2.1. Lịch sự hình thành và phát triển của Bộ Tài chính.51.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính51.2.2.1. Vị trí và chức năng51.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn61.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính8Tiểu kết:9Chương 2:THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH.102.1. Công tác văn thư của cơ quan.102.1.1. Tình hình đội ngũ cán bộ.102.1.2. Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư.112.2. Thực trạng tình hình công tác cơ sở khoa học văn thư ở cơ quan.122.2.1.Cơ sở khoa học.122.2.2. Thực trạng tình hinh công tác.142.2.2.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản142.2.2.2.Tình hình quản lý văn bản đi đến.172.2.2.3. Quản lý văn bản đi thường.192.2.2.4. Quản lý văn bản đến thường:222.2.2.5. Quản lý văn bản mật252.2.2.6 Quản lý con dấu262.2.2.7. Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ27Tiểu kết:28Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH293.1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư293.1.1. Ưu điểm.293.1.2. Hạn chế293.2.Một vài giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại bộ Tài Chính.30KẾT LUẬN32TÀI LIỆU THAM KHẢO33PHỤ LỤC34

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân tận tình hướng dẫn suốt thời gian thực đề tài Xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ truyền dạy cho vốn tri thức quý báu Công tác Văn thư suốt thời gian học tập trường; Cảm ơn Văn phòng Bộ Tài cung cấp tài liệu cho thực đề tài Sinh viên thực đề tài LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thực Mọi số liệu thể công trình hoàn toàn trung thực Chúng xin chịu trách nhiệm viết đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên thực đề tài MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động thiếu hoạt động quan, tổ chức bao gồm hoạt động quản lý luân chuyển, hình thành, ban hành, tổ chức khai thác bảo quản tài liệu lưu trữ Đây khâu quan trọng, mắt xích thiếu hoạt động hàng ngày quan, tổ chức Quản lý hiệu công tác văn thư giúp quan, tổ chức việc tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin kịp thời, góp phần giúp quan, đơn vị hoạt động có hiệu quả, tránh thất thoát sai lệch thông tin trình hoạt động Hàng năm, quan, đơn vị giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn xử lý thông qua văn Văn đến văn phương tiện, công cụ quan trọng hoạt động điều hành, quản lý quan Để văn phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng việc tổ chức quản lý văn yếu tố thiếu hoạt động công tác văn thư Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài này, tìm đọc số tác phẩm như: Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I; 2007) Tác phẩm cung cấp cho lý luận công tác văn thư Quy chế công tác văn thư Bộ Tài (ban hành kèm theo Quyết định số 1616 /QĐ-BTC ngày 19 tháng năm 2016) cho thấy tầm quan trọng công tác hoạt động Bộ Tài cung cấp cho mẫu văn như: mẫu công văn đi, mẫu định, mẫu thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu … Báo cáo thực tập tốt nghiệp năm 2012 cung cấp cho thông tin lịch sử hình thành, cấu tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ chế độ công tác văn thư Bộ Tài chính, điều kiện thuận lợi để viết chương chương Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực để nghiên cứu tổ chức công tác văn thư Bộ Tài Kiểm chứng lại kiến thức học trường thực tế công việc Đối tượng nghiên cứu Tổ chức công tác văn thư Bộ Tài Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Bộ tài - Thời gian: Công tác văn thư Bộ Tài năm 2012 Phương pháp nghiên cứu Để tìm hiểu tốt vấn đề sử dụng phương pháp nghiên cứu: Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây phương pháp xem sơ lý luận nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung cấu trúc luận văn Phương pháp điền dã: Phương pháp xem công cụ thu thập khai thác thông tin Công tác văn thư Bộ Tài Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thư tại Bộ Tài Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưu giữ thông tin có giá trị Công tác văn thư Bộ Tài Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp áp dụng việc xử lý thông tin khai thác từ các cán nhân viên nguồn tài liệu sẵn có về Công tác văn thư để trình bày đề tài Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục… đề tài bố cục thành chương: - Chương Một số vấn đề Công tác văn thư tổng quan Bộ Tài - Chương Thực tiễn công tác văn thư Bộ Tài - Chương Một số giải kiến nghị công tác văn thư Bộ Tài Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ BỘ TÀI CHÍNH 1.1 Một số vấn đề lý luận Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư giữ vai trò đặc biệt quan trọng trình hoạt động giải công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế Ngày nay, văn sử dụng để ghi chép, lưu giữ truyền đạt thông tin quan trọng trình hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư gồm nhiều khâu xử lý soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ sơ… Công tác văn thư có nhiều khái niệm khác như: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động quan tổ chức, tổ chức trị xã hội, lực lượng vũ trang gọi chung quan (Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhàm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức (Theo giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư PGS Vương Đình Quyền) Công tác văn thư toàn công việc liên quan đến giấy tờ văn bản, tổ chức giải văn quản lý quy trình chuyển giao văn quan, tổ chức 1.1.2 Nội dung, tính chất đặc điểm * Nội dung: Soạn thảo văn bản: Thảo văn bản; Duyệt văn bản; Đánh máy, in văn bản; Ký văn để ban hành.Quản lý giải văn bản, đăng ký vào sổ chuyển giao văn đến; Vào sổ chuyển giao văn đi; Giải văn theo dõi việc giải văn Quản lý sử dụng dấu Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan * Tính chất, đặc điểm: Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật đòi hỏi phải nắm vững lý luận phương pháp tiến hành nghiệp vụ có liên quan kỹ thuật soạn thảo, lập hồ sơ… Công tác văn thư mang tính trị cao nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục vụ cho việc ban hành chủ trương, sách ….thực nhiệm vụ trị Đảng, Nhà nước quan Công tác văn thư ngành hay lĩnh vực hoạt động riêng biệt Nhà nước hay tổ chức trị, trị - xã hội 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn - Chính xác nội dụng, thể thức văn khâu kỹ thuật nghiệp vụ soạn thảo, dăng ký, chuyển giao - Bí mật xếp gọn gàng văn tài liệu - Hiện đại ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo văn bản, chữ ký số, quản lý giải văn môi trường mạng; Sử dụng thiết bị phục vụ cho công tác văn thư: máy tính, fax, internet, máy photo, loại bàn ghế, giá để tài liệu 1.1.4 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư - Vị trí: Công tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng; Công tác văn thư thiếu văn phòng chiếm nội dung lớn hoạt động văn phòng; Nhắc đến vị trí công tác văn thư không nhắc đến vị trí văn Văn công cụ người quản lý dử dụng công tác quản lý quan, truyền lưu giữ thông tin Văn quyền lực vị quan -Ý nghĩa công tác văn thư: Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, ghi lại thông tin lãnh đạo, quản lý điều hành quan tổ chức; Truyền đạt thông tin lãnh đạo, quản lý từ quan đến phận cá nhân, đơn vị; Thu nhận thông tin cần cho hoạt động lãnh đạo, đạo công việc hàng ngày quan; Làm sở cho việc ban hành, triển khai định lãnh đạo; Cung cấp thông tin khứ phục vụ cho hoạt động quản lý quan; Nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác; Hạn chế nạn quan liêu giấy tờ; Giữ bí mật quan, bí mật nhà nước; Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ 1.2 Tổng quan Bộ Tài 1.2.1 Lịch hình thành phát triển Bộ Tài Ngày 28/8/1945 với đời Chính phủ cách mạng lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa ngành Tài thành lập Trong trình hình thành, xây dựng hoàn thiện ngành Tài có đóng góp to lớn xây dựng tài nhân dân, hoàn thành nhiệm vụ bảo đảm nhu cầu tài cho kháng chiến thắng lợi, góp phần quan trọng cho việc xây dựng bảo vệ vững toàn vẹn lãnh thổ đất nước Ngày 06 tháng năm 2010 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 1372/QĐ-TTg công nhận ngày 28 tháng hàng năm “Ngày Truyền thống ngành Tài Việt Nam” Trụ sở làm việc Bộ tài đặt 28 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội [Phụ lục 1; Tr34] Trên chặng đường phát triển, quan Bộ Tài hoàn thành thành tốt nhiệm vụ trị giao, thực tốt chức quản lý nhà nước tài góp phần đưa đất nước vững bước đường xây dựng Chủ nghĩa xã hội, phát triển phồn vinh hội nhập 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Tài 1.2.2.1 Vị trí chức Bộ Tài quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước về: tài (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí thu khác ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, quỹ tài nhà nước, đầu tư tài chính, tài doanh nghiệp, tài hợp tác xã kinh tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm; hoạt động dịch vụ tài dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; thực đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước doanh nghiệp theo quy định pháp luật 1.2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Tài thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt dự án, đề án theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành định, thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Về quản lý thuế, phí, lệ phí thu khác ngân sách nhà nước: Thống quản lý, đạo, kiểm tra việc tổ chức thực công tác thu thuế, phí, lệ phí khoản thu khác ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật quan thuế, hải quan quan khác nhà nước giao nhiệm vụ thu phí, lệ phí thu khác ngân sách nhà nước; Về quản lý quỹ ngân sách, quỹ dự trữ nhà nước quỹ tài khác Nhà nước: Thống quản lý, đạo, kiểm tra chịu trách nhiệm quỹ ngân sách nhà nước quản lý Kho bạc Nhà nước; Về quản lý tài sản nhà nước: Chủ trì, xây dựng, ban hành theo thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản nhà nước; Về tài doanh nghiệp quản lý vốn Nhà nước doanh nghiệp: Xây dựng, ban hành chế giám sát tài loại hình doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế; Về quản lý vay nợ, trả nợ nước, nước Chính phủ, nợ khu vực công, nợ quốc gia nguồn viện trợ quốc tế: Xây dựng, trình Chính phủ Thủ tướng Chính phủ ban hành theo thẩm quyền sách, chế độ quản lý vay nợ trả nợ nước nước Chính phủ, khu vực công, nợ quốc gia; Quản lý nhà nước bảo hiểm: Xây dựng, trình Chính phủ ban hành chế, sách phát triển thị trường bảo hiểm; Cấp, đình thu hồi Giấy phép thành lập hoạt động doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm; giấy phép đặt Văn phòng đại diện doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước Việt Nam; Về hải quan: Xây dựng, trình Chính phủ ban hành quy định cụ thể thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, điều kiện đăng ký hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan, trách nhiệm quan nhà nước cửa khẩu, hoạt động kho ngoại quan, kho bảo thuế, kiểm tra sau thông quan; 10 Về lĩnh vực giá: Xây dựng, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tổ chức thực định hướng điều hành giá hàng năm, 05 năm 10 năm; quy hoạch phát triển dịch vụ thẩm định giá; Chủ trì, phối hợp với quan liên quan xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ định danh mục hàng hoá, dịch vụ thực bình ổn giá; danh mục hàng hoá, dịch vụ Nhà nước định giá phân cấp quản lý giá 11 Tổ chức đạo thực ứng dụng công nghệ thông tin, công tác thống kê lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ 12 Về hợp tác quốc tế: Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật; Đàm phán, ký kết điều ước quốc tế tài theo uỷ quyền Chủ tịch nước, Chính phủ; đại diện Chính phủ Việt Nam diễn đàn tài quốc tế song phương, đa phương theo phân công Chính phủ; 13 Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, quan liêu, hách dịch, cửa quyền; thực hành tiết kiệm, phòng, chống lãng phí sử dụng tài sản, kinh phí giao theo quy định pháp luật; xử lý theo thẩm quyền kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy 10 đơn vị Hiện nay, Văn phòng Bộ Tài ký hợp đồng chuyển giao văn qua đường bưu điện với Bưu điện quốc gia Hàng ngày, bưu điện cử người đến nhận chuyển phát thư • Lưu văn đi: Mỗi văn lưu 03 bản: Tất văn quan Bộ ban hành phải lưu gốc văn thư Bộ, đơn vị soạn thảo văn lưu 02 gồm: 01 lưu văn thư đơn vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho đơn vị, 01 đính kèm hồ sơ công việc để theo dõi giao nộp vào lưu trữ đến thời hạn theo quy Cán văn thư phụ trách công văn ngày xếp theo số thứ tự văn trực tiếp quản lý theo tập lưu văn hàng tháng 2.2.2.4 Quản lý văn đến thường: Văn đến tất loại văn bao gồm văn Quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chuyên ngành (kể Fax, chuyển qua mạng) ; văn mật đơn thư khiếu nại gửi tới quan tổ chức Là quan quản lý cấp Bộ nên ngày Bộ Tài nhận nhiều loại văn từ quan gửi tới nhiều hình thức: Đường bưu điện, fax, telex, Lãnh đạo, cán chuyên viên nhận tiếp nhận làm thủ tục đăng ký Văn thư chuyên trách thuộc phòng Hành Bộ phận văn thư tập hợp tất văn gửi đến từ tất nguồn khác quản lý theo quy trình: • Tiếp nhận văn đến Văn thư Bộ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số, kí hiệu văn ghi bì với sổ giao nhận, trả lại văn gửi không địa kí nhận bóc bì tất văn đến (trừ trường hợp văn mật có quy định riêng) • Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Văn đến phân thành loại sau đây: + Loại công văn mà Văn thư không bóc bì, chuyển thẳng đến nơi nhận, phải đăng ký vào sổ Công văn đến, chuyển bì: Văn gửi Ban cán 25 Đảng, Thư từ cá nhân; Văn đề đích danh tên người nhận ghi rõ “chỉ người có tên bì thư bóc”, “gửi tận tay người nhận” đăng ký theo dõi chuyển tên người nhận ghi bì chuyển thư ký lãnh đạo Bộ (đối với bì thư gửi đích danh Lãnh đạo Bộ), bì quan nước chuyển đến vụ Hợp tác quốc tế; + Loại Văn phải bóc bì đăng ký vào sổ công văn đến: Là loại văn lại có địa nơi nhận Bộ Tài chính, bì gửi Bộ trưởng, thứ trưởng, bì gửi đơn vị thuộc Bộ Loại văn thư Bộ bóc bì theo quy định nghiệp vụ văn thư Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo người bóc bì phải giữ lại bì đính kèm đơn thư trình người có thẩm quyền giải + Loại văn không cần bóc bì vào sổ đăng ký: Là loại sách, báo, tạp chí, tin mà bỏ vào ngăn đựng tài liệu phòng, ban, đơn vị đặt phòng Hành Sau phân loại văn đến thường cán văn thư làm thủ tục bóc bì, sau xem xét thể thức văn bản; văn thiếu yếu tố như; ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung, thiếu ký hiệu văn bản, ký không thẩm quyền, thiếu văn phải trả lại nơi gửi đồng thời phải nêu lý gửi trả lại văn Còn văn đảm bảo đầy đủ yếu tố nội dung lẫn thể thức cán văn thư đóng dấu văn đến, đăng ký vào sổ công văn đến Đối với văn đến Fax cán văn thư đóng dấu đến ghi đầy đủ văn bình thường đăng ký vào sổ nhận Fax riêng Mẫu dấu đến Bộ Tài chính: BỘ TÀI CHÍNH ĐẾN NGÀY: SỐ CV ĐẾN:………………… 26 Sau đóng dấu đến văn phải đăng ký vào phần mềm quản lý văn mạng nội Giao diện phần mềm quản lý văn đến quan Bộ Tài chính: * Trình chuyển giao văn đến: Văn đến sau hoàn tất thủ tục tiếp nhận đăng ký phải trình lên người có thẩm quyền tới đơn vị chức xử lý Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình, chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải đảm bảo nhanh chóng, đối tượng, xác giữ bí mật nội dung Văn chuyển trực tiếp cho đơn vị xử lý văn có nội dung thuộc thẩm quyền giải đơn vị thuộc quy định theo chức theo quy chế làm việc Bộ Ví dụ công văn gia hạn nộp thuế chuyển tới Vụ Chính sách thuế giải quyết, Báo cáo tạm dừng 27 mua sắm tài sản chuyển tới Cục Quản lý công sản,… Với văn gửi đến để biết, ví dụ như: Thông báo giới thiệu chức danh chữ ký, Văn giữ lại Phòng văn thư đơn vị chức có liên quan Đối với văn trình lãnh đạo Bộ, sau có ý kiến lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp – Thư ký thuộc Văn phòng Bộ nhập ý kiến đạo Lãnh đạo Bộ vào sở liệu văn chuyển lại văn thư Bộ để gửi theo địa Lãnh đạo Bộ có ý kiến Các văn gấp cần phải chuyển đến người có thẩm quyền xử lý photo cho đơn vị phối hợp giải để đảm báo thời hạn ghi văn Những bì cán phòng Hành cắt đọc mang tính chất thư riêng vụ niêm phong chuyển tới đồng chí Chánh văn phòng xử lý, báo cáo Bộ Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải văn chuyển đến đơn vị, giúp Lãnh đạo Bộ đôn đốc đơn vị xử lý văn giải công việc theo đạo Lãnh đạo Bộ Qua nghiên cứu sổ đăng ký công văn đến phần mềm quản lý điều hành văn bản, nhận thấy loại văn văn đến quan thường là: + Các văn phản ánh chủ trương quan cấp Chính phủ, Văn phòng Chính phủ Ngoài có khối lượng lớn văn gửi đến từ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ khác có liên hệ công tác với Bộ để liên hệ công tác phối hợp hoạt động Các văn chủ yếu Nghị Định, Quyết định, Chỉ thị, công văn + Các văn quan cấp gửi lên văn Cục, Vụ Viện, Tổng công ty, Sở trực thuộc với loại hình chủ yếu Quyết định, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch nhằm báo cáo tình hình, kết hoạt động đề xuất Bộ Tài xem xét giải vấn đề cụ thể + Văn đối tác cá nhân có liên quan, văn tổ chức quốc tế chủ yếu để liên hệ, thảo luận vấn đề tài chính, sách thuế, … 28 2.2.2.5 Quản lý văn mật Tại quan Bộ Tài có quy định Quản lý văn mật riêng ngành Tài Các cán công chức quan thực nghiêm túc đầy quy định quản lý văn mật Văn mật đăng ký vào sổ riêng ghi mức độ mật Về độ mật văn người ký văn định Gửi tài liệu: Tài liệu mật cán thực thủ tục cần thiết để gửi tới đơn vị Tài liệu mật cho vào phong bì riêng Tùy theo mức độ mật tài liệu mà cán văn thư đóng dấu có ký hiệu độ mật phong bì: "C" tài liệu mật, "B" tài liệu tối mật, "A" tài liệu "tuyệt mật" Nhận tài liệu mật: Tất tài liệu mật vào sổ đăng ký văn mật riêng Với văn mật gửi đích danh người nhận cán văn thư đóng dấu đến, đăng ký thông tin bì chuyển trực tiếp đến cá nhân Đối với văn mật gửi tên quan lãnh đạo Bộ, đơn vị thuộc Bộ lãnh đạo Phòng Hành bóc bì trực tiếp đăng kí vào sổ đăng ký văn mật đến • Trách nhiệm Văn thư đơn vị + Ký nhận vào sổ giao nhận văn văn phòng Bộ văn thuộc thẩm quyền giải đơn vị + Văn chuyển đến nhầm địa xử lý, Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn phòng Bộ để xử lý tiếp, không chuyển trực tiếp cho đơn vị khác Tóm lại, việc quản lý văn đến bao gồm văn đến thường văn mật Bộ Tài tiến hành chặt chẽ góp phần bảo vệ nguồn thông tin văn trình giải văn nhanh chóng, kịp thời xác 2.2.2.6 Quản lý dấu Dấu văn thành phần thể thức thiếu khẳng định tính chân thực hiệu lực pháp lý vủa văn bản; Con dấu cần quản lý chặt chẽ 29 tránh trường hợp lạm dụng dấu để làm trái pháp luật Việc quản lý sử dụng dấu Văn Phòng Bộ Tài thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm quản lý sử dụng loại dấu như: dấu quốc huy, dấu văn phòng Bộ, dấu chức danh Lãnh đạo Bộ, dấu công văn đến có dấu mức độ mật, khẩn Dấu quan giao cho cán văn thư chuyên trách có kinh nghiệm lâu năm quản lý Cán chịu trách nhiệm trước pháp luật việc bảo quản cất giữ dấu Trường hợp cán giữ dấu vắng bàn giao cho cán khác có văn bàn giao công việc Cán giao quản lý dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, không đóng dấu khống 2.2.2.7 Tình hình công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Văn sản phẩm hoạt động quản lý để phục vụ cho hoạt động quản lý Trong hoạt động mình, hàng năm Bộ Tài sản sinh nhiều loại văn khác để sử dụng tốt nguồn tin văn văn phải quản lý chặt chẽ Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng công tác văn thư công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Lập hồ sơ công việc yêu cầu cần thiết Qua nghiên cứu tìm hiểu thấy Bộ Tài có quy định chi tiết công tác lập hồ sơ hiên hành thể Quy chế công tác lưu trữ dự thảo quy chế công tác văn thư Bộ Bản Quy chế quy định rõ thành phần hồ sơ tài liệu nộp lưu thời hạn nộp lưu vào lưu Khi giao nộp tài liệu phải lập “ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “ Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp vào lưu trữ hành Bộ bên giữ Tình hình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ: Qua trao đổi với cán 30 phòng Lưu trữ biết từ quy chế công tác lưu trữ đời ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-BTC Bộ trưởng Bộ Tài ngày 10 tháng 01 năm 2005 có quy định cụ thể công tác lập hồ sơ nên năm gần tài liệu mà đơn vị giao nộp đa số theo thời hạn tình trạng nộp hồ sơ dạng bó gói, rời lẻ không nhiều trước Qua tìm hiểu biết, đơn vị thực tương đối tốt việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành như: Vụ Pháp chế, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Cục Quản lý, giám sát bảo hiểm, Cục Quản lý giá Chất lượng hồ sơ giao nộp đơn vị tương đối tốt, tiêu đề hồ sơ phản ánh trình giải công việc cụ thể phù hợp với nội dung văn có hồ sơ Nhưng số đơn vị không tiến hành lập hồ sơ nên giao nộp tài liệu không hoàn chỉnh gây nhiều khó khăn thực nghiệp vụ công tác Lưu trữ Hiện phòng lưu trữ xây dựng bảng danh mục hồ sơ cho quan Tiểu kết: Ở Chương trình bày khái quát tình hình đội ngũ công tác đạo Bộ công tác văn thư Đồng thời sâu, tìm hiểu thực trạng sở khoa học Bộ tài chính, để đưa đánh giá cách khách quan Chương 31 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư 3.1.1 Ưu điểm - Công tác Văn thư quan tâm lớn Lãnh đạo Bộ thể văn Bộ quy định công tác Văn thư lưu trữ Bộ Tài ban hành Quy chế công tác lưu trữ tới quy chế công tác lưu trữ ban hành đảm bảo thống quy định Nhà nước Bộ công tác Văn thư Lưu trữ tạo điều kiện để công tác thực thống toàn Bộ - Tổ chức Văn thư chuyên trách: Đội ngũ Văn thư chuyên trách đáp ứng yêu cầu số lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ Đội ngũ cán Văn thư bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ có nhiều kinh nghiệm tâm huyết với nghề họ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao góp phần đảm bảo nguồn thông tin nhanh chóng, xác phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Bộ - Tình hình soạn thảo ban hành văn bản: Một số văn quan trọng Thông tư, Quyết định, Tờ trình,… mẫu hóa tạo thống nhất, liền mạch quy trình soạn thảo ban hành văn - Quản lý văn đến: Văn đến quản lý chặt chẽ thể việc sử dụng nhiều loại sổ đăng ký văn đồng thời với việc sử dụng phần mềm quản lý văn Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến Bộ Tài tạo nhiều thuận lợi việc thống kê , tra tìm văn Cơ quan Bộ có quy định cụ thể việc quản lý văn mật riêng ngành Tài tạo thuận lợi cho quản lý văn 32 3.1.2 Hạn chế - Về Quản lý văn đến: Với văn đến, việc chuyển giao văn cho đồng chí Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo văn phòng, phòng ban đơn vị trực thuộc thông qua ngăn đựng tài liệu tiết kiệm thời gian cho cán văn thư; nhiên có hạn chế đảm bảo việc tài liệu không bị thất lạc tình trạng chậm trễ việc xử lý văn bản… Khi việc xác định trách nhiệm thuộc cán văn thư hay thuộc cán phân công lấy tài liệu khó Bên cạnh chưa có quy định cụ thể thời hạn xử lý văn đến - Về công tác lập nộp lưu hồ sơ: Một số đơn vị thuộc Bộ chưa làm tốt việc lập hồ sơ công việc, tài liệu nộp vào lưu trữ Văn phòng Bộ đa phần dạng bó gói, rời lẻ dẫn đến tình trạng thất lạc, mát tài liệu văn hồ sơ không phản ánh trọn vẹn trình giải công việc cán lưu trữ nhiều thời gian chỉnh lý Mặc dù có quy định cụ thể công tác lập hồ sơ, yêu cầu với hồ sơ lập; thời hạn giao nộp vào lưu trữ quan; quy định trách nhiệm lập hồ sơ song chưa quy định chế tài cụ thể để xử lý đơn vị, cá nhân không lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành; đơn vị, cá nhân làm tốt công việc đánh giá 3.2.Một vài giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Tài Chính - Nâng cao nhận thức Lãnh đạo Bộ công tác Văn thư để hoàn thiện hệ thống văn đạo công tác này, vai trò tham mưu Văn phòng Bộ quan trọng Nâng cao nhận thức cán chuyên môn ý nghĩa hồ sơ công việc để nâng cao chất lượng cảu hồ sơ giao nộp vào lưu trữ Theo ý kiến cá nhân nên đưa tiêu chí cán có hoàn thành tốt công việc có lập hồ sơ công việc hay không vào tiêu chí để xét thi đua cuối năm, đồng thời với cá nhân, đơn vị không lập hồ sơ cần quy định rõ trách nhiệm, biện pháp để xử lý - Cần quy định rõ trách nhiệm Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng việc 33 đôn đốc, đạo công tác lập hồ sơ quan; trách nhiệm cán văn thư quan thực nghiệp vụ văn thư - Tăng cường sở vật chất phục vụ công tác Văn thư giá tủ, cặp hộp, bìa hồ sơ để nâng cao hiệu suất công việc - Cần xây dựng danh mục hồ sơ công việc đến cán phòng ban để tạo chủ động, ý thức tinh thần trách nhiệm cá nhân lập hồ sơ công việc để kiểm tra, đôn đốc để công tác lập hồ sơ tốt - Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, tập huấn, hướng dẫn văn Nhà nước Bộ quy định công tác Văn thư để nâng cao chất lượng việc thực khâu nghiệp vụ văn thư quan Bộ Tài • Tiểu kết: Trong Chương đưa nhận xét, đánh giá hình thực trạng công tác văn thư Bộ Tài cách khách quan nhất, từ đưa giải pháp để nâng cao hiệu Công tác văn thư Bộ tài 34 KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động thường xuyên thiếu quan hệ thống máy tổ chức, Nhà nước Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Tại quan, công tác văn thư ngày trú trọng quan tâm nhiều thông qua việc nâng cấp phần mềm quản lý văn đến hỗ trợ việc quản lý sử dụng, tra tìm văn cách nhanh chóng Bộ Tài có đội ngũ cán làm công tác văn phòng có đầy đủ lực phẩm chất, dày dạn kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm góp phần đẩy mạnh công cải cách hành chính, kiện toàn máy để xây dựng phát triển đất nước; đồng thời Văn phòng tạo dựng mối quan hệ bền vững với lãnh đạo, với cục, vụ trực thuộc Bộ nhằm tạo cầu nối vững cho hoạt động Bộ Tài Qua chương trình bày số vấn đề lý luận công tác văn thư, khai thác chức năng, vị trí vai trò công tác văn thư Đồng thời giới thiệu khái quát lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Bộ tài Qua tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Bộ Tài chính, để từ đưa đánh giá cách khách quan 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền (2005), Lý luận Phương pháp công tác văn thư NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Ngô Thanh Thủy (2012), Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trường Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ Trung ương I (2007), Giáo trình Nghiệp vụ Công tác Văn thư, Nhà xuất Văn hóa thông tin, Hà Nội 36 PHỤ LỤC Trụ sở Bộ Tài 37 Cơ cấu tổ chức Bộ Tài 38 39