Thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ Tại UBND quận Tây Hồ

MỤC LỤC A. Lời Mở Đầu 1 B. Phần Nội Dung 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3 1.1.1: Lịch sử hình thành 3 1.1.2:Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 4 1.1.3: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 5 1.1.4: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ 7 1.2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11 1.2.1:Chức năng, nhiệm vụ 11 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư – lưu trữTại cơ quan tổ chức 13 2.1: Thực tiễn công tác văn thư 13 2.1.1: Thực tiễn quy trình quản lý văn bản 13 2.1.1.1: Quy trình quản lý văn bản đi 13 2.1.1.2: Quy trình giải quyết văn bản đến 14 2.1.2: Thực tiễn công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15 2.1.2.1: Các loại hồ sơ 15 2.1.2.2: Lập danh mục hồ sơ 16 2.1.2.3: Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16 2.2: Thực tiễn công tác lưu trữ 17 2.2.1: Công tác xác định giá trị tài liệu 17 2.2.2: Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.3: Chỉnh lý tài liệu 20 2.2.4: Bảo quản tài liệu lưu trữ 21 Chương 3:Nội dung công tác văn thư lưu trữ tại cơ quanvà đề xuất nâng cao hiệu quả đợt kiến tập 22 3.1: Nhận xét 22 3.2: Đề xuất nâng cao hiệu quả đợt kiến tập 23 3.2.1: Đề xuất đối với UBND quận Tây Hồ 23 3.2.2: Đề xuất với phòng Nội vụ quận Tây Hồ 25 3.2.2: Đề xuất đối với nhà trường 25 C. Kết luận 27 D. Phụ lục

MỤC LỤC

A Lời Mở Đầu

Trong công cuộc đổi mới hiện nay, xã hội càng phát triển nhu cầu trao đổithông tin của con người ngày càng lớn, lưu giữ được những tài liệu quý giá làmột điều rất cần thiết Điều đó đòi hỏi chúng ta phải đặc biệt quan tâm đến tàiliệu lưu trữ

Ra đời như một quy luật tất yếu của xã hội – công tác lưu trữ đã gópphần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn và bảo quảnthông tin lâu dài nhằm phục vụ cho sự nghiệp lãnh đạo của Đảng và Nhà nướctrên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…

Nhận thức được điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội – một cơ sở đàotạo có chất lượng về công tác văn thư – lưu trữ của cả nước, với phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế “ Trường Đại học Nội vụ HàNội đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại cơ quan nhằm mục đích giúp sinhviên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan tổ chức; tạo cơ hộicho sinh viên chủ động độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nộidung công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan đơn vị; giúp sinh viên nâng cao ý thức,trách nhiệm trong việc học tập các học phần kế tiếp; giúp sinh viên làm quen vớimôi trường làm việc thực tế tại cơ quan Từ đó sinh viên có thể tổng hợp lại kiếnthức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một lưu trữ viên và là cơ hộicho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc saunày

Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của Ủyban Nhân dân ( UBND) quận Tây Hồ, em đã được tiếp nhận tại phòng Nội vụquận Tây Hồ kể từ ngày 01/06/2016 đến hết ngày 31/06/2016

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận có chức năng tham mưu giúpviệc, quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ và một số lĩnh vực khác Emtin chắc rằng việc được kiến tập, học hỏi tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ sẽ giúp

em củng cố thêm kiến thức cũng như kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế kết hợp giữa líluận mà em đã đúc rút được trong thời gian kiến tập tại phòng Nội Vụ quận TâyHồ.

Trong khoảng thời gian được khảo sát, làm việc thực tế bản thân em đã cốgắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹnăng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Tuy nhiên vì đây là lần đầu tiên được tiếp xúcvới môi trường làm việc thực tế cho nên em không thể tránh khỏi những khókhăn như : chưa nắm bắt hết được các quy trình làm việc của phòng trên thực tế,vẫn còn bỡ ngỡ với công việc mới đầu được giao, một số nghiệp vụ vẫn chưathành thục vì thời gian kiến tập không cho phép

Mặc dù vậy được sự quan tâm giám sát của nhà trường và sự giúp đỡ chỉbảo tận tình của các cô, chú cán bộ nhân viên tại cơ quan kiến tập, với môitrường làm việc cởi mở thân thiện đã phần nào giúp em thấy thỏa mái trong việckhảo sát, học tập, đúc rút kinh nghiệm cho công việc về sau

Sau một tháng kiến tập và làm việc tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ, với sựhướng dẫn tận tình của ban lãnh đạo, các cô chú anh chị trong cơ quan đã giúp

em học hỏi, tiếp thu, bổ sung thêm nhiều kiến thức quý báu phục vụ cho việchọc tập và làm việc sau này của mình một cách dễ dàng hơn

Qua đây em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ban lãnh đạo nhà trường,khoa văn thư – lưu trữ đã sắp xếp tạo điều kiện để em thực hiện tốt đợt kiến tậpvừa qua

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới toàn thể Ban lãnh đạoUBND quận Tây Hồ nói chung và các cô chú anh chị nói riêng đã trực tiếphướng dẫn dìu dắt tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em kiến tập trong thời gianqua để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này

Cuối cùng em xin gửi lời chúc sức khỏe và lòng biết ơn chân thành nhấtđến quý thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ, ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ

cùng các cô chú anh chị trong phòng Nội vụ đã quan tâm giúp đỡ em trong thờigian qua.

Một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ quý báunày!

Hà Nội, ngày 03 tháng 07 năm 2016

Sv Nguyễn Thị Phương Hoa

B Phần Nội Dung Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

1.1.1: Lịch sử hình thành

Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội Phíađông giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giápquận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh

Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 1990 của thế kỉ

XX, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà nộidiễn ra càng ngày càng nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đôtrong thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động

mở rộng nội thành thành phố Hà nội Quận được thành lập theo Nghị định số69/CP ngày 28/ 10/ 1995 của Chính phủ Việt Nam, trên cơ sở tách 3 phường:Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã: Tứ Liên, Nhật Tân,

Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm.Và được xác định làtrung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên của HàNội Tổ chức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/1996

Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộquận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm,có điều kiện đặcbiệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa họccông nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận nói riêng vàcủa Hà Nội nói chung

Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, nổi bật với hồTây rộng khoảng 526 ha được coi là "lá phổi của Thành phố" Từ xa xưa, hồTây đã giữ một vị trí quan trọng về du lịch nhờ vào vị trí và giao thông thuậnlợi

Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận HàĐông, Long Biên và Hoàng Mai) Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số hơn17.878 ha (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội

1.1.2:Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhcác nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉđạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước UBND quậnTây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày

26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là:

Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biệnpháp thực hiện nghị quyết của HĐND quận về kinh tế xã hội, an ninh, quốcphòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận

Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy vàthực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý.

Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt doUBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại

1.1.3: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 PhóChủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc

Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chứctheo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phùhợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên củaUBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mìnhtrước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khácchịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ HĐND

& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ

Tư Pháp

Thanh tranhà nước

PhòngNội Vụ

1.1.4: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sựchỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nộivụ

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

4 Về tổ chức, bộ máy:

a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân quận quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn quận theo hướng dẫn của Ủy bannhân dân Thành phố

b) Trình Ủy ban nhân dân quận quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân quậntrình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận

c) Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trìnhcấp có thẩm quyền quyết định

d) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quyết định thành lập,giảithể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngànhquận theo quy định của pháp luật

5 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

a) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phân bổ chỉ tiêu biên chếhành chính, sự nghiệp hàng năm

b) Giúp Ủy ban nhân dân quận hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính, sự nghiệp

c) Giúp Ủy ban nhân dân quận tổng hợp chung việc thực hiện các quy định

về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp quận và Ủy ban nhân dân phường

6 Về công tác xây dựng chính quyền:

a) Giúp Ủy ban nhân dân quận và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực

hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân côngcủa Ủy ban nhân dân quận và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố.

b) Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phê chuẩn cácchức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân phường; giúp Ủy ban nhân dân quậntrình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy địnhcủa pháp luật

c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận xây dựng đề án thành lập mới,nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trìnhHội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét,quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hànhchính của quận

d) Giúp Ủy ban nhân dân quận trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sápnhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố trên địa bànquậntheo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ dân phố Giúp

Ủy ban nhân dân quận trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thựchiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quanhành chính, đơn vị sự nghiệp,

Uỷ ban nhân dân phường trên địa bàn quận

8 Về cán bộ, công chức, viên chức:

a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dânquậntrong việc tuyển dụng, sử dụng,điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức,viên chức

b) Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức phường và thực hiện chính

sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường theo phâncấp.

9 Về cải cách hành chính:

a) Giúp Ủy ban nhân dân quận triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân phường thực hiện công tác cải cáchhành chính

b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quậnvề chủ trương, biện pháp đẩymạnh cải cách hành chính trên địa bàn quận

c) Tổng hợp công tác cải cách hành chính trên địa bàn quận báo cáo Ủy bannhân dân quậnvà thành phố

10 Giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức vàhoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quậnchấp hành chế

độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànquậnvà lưu trữ quận

12 Về công tác tôn giáo:

a) Giúp Ủy ban nhân dân quận chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thựchiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và

công tác tôn giáo trên địa bàn.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhândân thành phố và theo quy định của pháp luật

13 Về công tác thi đua, khen thưởng:

a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân quận tổ chức các phong trào thiđua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địabànquận; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng quận

b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn quận; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khenthưởng theo quy định của pháp luật

14 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền

15 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhândânquậnvà Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụtrên địa bàn

16 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn

17 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán

bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định

của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dânquận.

18 Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân quận

19 Giúp Ủy ban nhân dân quận quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của Ủy ban nhân dân phường về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khácđược giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ

20 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dânquận

Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng đượcTrưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm,

từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng doChủ tịch Ủy ban nhân dânquậnquyết định theo quy định của pháp luật

1.2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức

1.2.1:Chức năng, nhiệm vụ

Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổchức của một cơ quan, đơn vị nói chung Công chức, viên chức (CCVC) làm vănthư, lưu trữ giúp lãnh đạo quản lý công tác này trong cơ quan bằng việc thực hiệncác nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư,lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệulưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng công chức, viênchức làm văn thư, lưu trữ cho cơ quan và các đơn vị trực thuộc (nếu có) Hàng nămbáo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạchthực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới

Nhìn chung cán bộ chuyên viên quản lý công tác văn thư – lưu trữ phòngNội vụ quận Tây Hồ thực hiện đúng theo hướng dẫn của Thông tư 02/2010/TT –BNV quy định cụ thể như sau:

Phòng Nội vụ quận có bộ phận quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ giúptrưởng phòng Nội vụ tham mưu UBND quận chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ văn thư - lưu trữ tại địa phương; kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quyđịnh về văn thư – lưu trữ của nhà nước Thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụkhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ của quận; thực hiệnbáo cáo, thống kê về văn thư – lưu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện cácnhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Phòng Nội vụ quận, tổ chức việc giao nộp tài liệuvào Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định

1.2.2:Cơ cấu tổ chức

Tại phòng Nội Vụ đã phân công 01 đồng chí lãnh đạo phòng và bố trí 01 cán

bộ chuyên trách có chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác quản lý nhà nước vềVăn thư – lưu trữ Mỗi người được phân công thực hiện những công việc cụ thể,quy định thống nhất trong văn bản của lãnh đạo UBND quận Nhờ vậy, mọi việctrong các khâu nghiệp vụ được thực hiện trôi chảy, tránh được sự chồng chéo vềchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, đảm bảo tốt mọi yêu cầu được giao

Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ

Tại cơ quan tổ chức 2.1: Thực tiễn công tác văn thư

Nhìn chung việc quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND được phòng

Nội vụ quận thực hiện khá tốt đúng theo quy định của thông tư 07/2012/TT – BNVngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.1.1: Thực tiễn quy trình quản lý văn bản

2.1.1.1: Quy trình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện hoạtđộng quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi luôn được UBND quận Tây Hồ nói chung,phòng Nội vụ nói riêng đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm đúng theo quy trình

của Nhà nước Có như vậy các văn bản đi do cơ quan ban hành mới có tác dụngthiết thực với cơ quan.

Để quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi của phòng Nội vụquận Tây Hồ đều được quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư Các văn bản đicủa phòng Nội vụ quận Tây Hồ chủ yếu được giao cho các cán bộ chuyên môn phụtrách soạn thảo trên máy vi tính Văn bản sau khi được soạn thảo xong cán bộchuyên môn sẽ trình trưởng phòng phê duyệt về nội dung, sau đó trình Chủ tịch kýduyệt rồi chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan hoàn thành các thủ tục pháp lý đểban hành

Việc đăng ký số đi chỉ được cán bộ văn thư của phòng Nội vụ đăng ký đốivới các văn bản sau: Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Giấy mời,… còn các văn bảnnhư Quyết định sẽ do cán bộ văn thư tại Văn phòng UBND quản lý và đăng ký

Mỗi văn bản ban hành của phòng Nội vụ đều được lưu 02 bản gốc tại bộphận văn thư để tiện cho việc quản lý, tra tìm khi cần thiết Sau đây là bảng tổnghợp số lượng các văn bản đi của phòng Nội vụ tính đến cuối tháng 05 năm 2016:

2.1.1.2: Quy trình giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ văn bản , tài liệu do cơ quan nhận được từ cácnguồn khác đến Văn bản đến của phòng Nội vụ quận Tây Hồ được gửi đến trực

tiếp thường là các loại văn bản: Công văn, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo,…;gửiqua đường bưu điện chủ yếu là các loại văn bản như: Giấy mời, Công điện, Thư từ,Báo, Tập san của các cơ quan Đảng, các cơ sở, ban ngành, đơn vị trong cơ quan,các cá nhân, tổ chức kinh tế - xã hội.

Khi văn bản được gửi đến, cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận, ( riêng đối với vănbản được gửi qua đường bưu điện văn thư nhận sẽ ký nhận tất cả các loại văn bản

do nhân viên bưu điện chuyển đến ) Khi nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra,phân loại sơ bộ Các văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo như Trưởng phòng, Phótrưởng phòng thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho lãnh đạo ( người được đềtên, chức vụ tại phần “ nơi nhận “ ngoài bì )

Đối với các văn bản gửi chung cho phòng Nội vụ thì bóc bì để tiến hànhđăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến và chuyển cho lãnh đạo và các cán bộ chuyênviên giải quyết Quy trình giải quyết văn bản đến được thực hiện như sau:

Bước 1: Cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản, phân loại sơ bộ văn bản, bóc bì( nếu văn bản được gửi qua đường bưu điện )

Bước 2: Cán bộ văn thư đăng kí văn bản vào sổ đăng kí văn bản đến, kèmtheo phiếu xử lý công văn

Bước 3: Cán bộ văn thư trình trưởng phòng phê duyệt cho ý kiến vào phiếu

xử lý công văn đã được trình kèm theo văn bản

Bước 4: Sau khi trưởng phòng phê duyệt và cho ý kiến vào phiếu xử lýcông văn thì cán bộ văn thư căn cứ vào quyết định của trưởng phòng để chuyểncho cán bộ chuyên môn phụ trách giải quyết công việc

Bước 5: Cán bộ văn thư theo dõi tiến độ, đôn đốc giải quyết công việc đối

với cán bộ chuyên viên được giao phụ trách.

Qua quy trình giải quyết văn bản đến tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ trênđây ta có thể dễ dàng thấy rõ được rằng quy trình tại phòng không có bước đóngdấu văn bản đến Bước đầu qua quan sát bản thân, em cũng thấy rất thắc mắc, tuynhiên sau một thời gian tìm hiểu em thấy được rằng: các văn bản đến nếu đượcchuyển giao từ văn phòng UBND hầu như đã được bộ phận văn thư tại Văn phòngUBND đóng dấu đến và đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến, khi đó văn bản đượcchuyển giao đến phòng Nội vụ sẽ không qua bước này mà chỉ làm thủ tục đăng kívào sổ đăng kí văn bản đến tại văn phòng và các bước tiếp theo Còn các văn bảnđược gửi qua bưu điện thì hầu như không tiến hành đóng dấu đến mà làm thủ tụcnhư các bước đã nêu ở trên Và một điểm lưu ý tại phòng Nội vụ là phiếu xử lýcông văn luôn đi kèm với văn bản đến khi trình thủ trưởng giải quyết

2.1.2: Thực tiễn công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 2.1.2.1: Các loại hồ sơ

Qua khảo sat cho thấy, các loại hồ sơ hình thành tại UBND quận Tây Hồ

nói chung và tại phòng Nội vụ nói riêng gồm có các loại hồ sơ sau:

Hồ sơ công việc: Đây là hồ sơ bao gồm một tập văn bản có liên quan vớinhau về một vấn đề sự việc hoặc cùng đặc trưng như tên loại tác giả hình thànhtrong quá trình giải quyết công thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.Hiện tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ có các loại hồ sơ công việc như: Hồ sơ về báocáo kết quả triển khai thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ 06 tháng đầu năm,phương hướng nhiệm vụ 06 tháng cuối năm 2013 của UBND quận Tây Hồ; Hồ sơbáo cáo về công tác thi đua khen thưởng trên địa bàn quận năm 2014…

Hồ sơ nguyên tắc: Đây là hồ sơ bao gồm các tập bản sao văn bản quy phạmpháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùnglàm căn cứ pháp lý hoặc tra cứu khi giải quyết công việc

Hồ sơ nhân sự: Đây là hồ sơ bao gồm các tập văn bản, tài liệu có liên quanđến một cá nhân cụ thể như: hồ sơ cán bộ, hồ sơ Đảng viên… Do tính chất liênquan đến chức năng, nhiệm vụ về quản lý, tổ chức tuyển dụng nhân lực cho nênphòng Nội vụ hiện đang lưu hầu như toàn bộ hồ sơ cán bộ, Đảng viên đang làmviệc tại đơn vị trực thuộc UBND quận

2.1.2.2: Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan tổ chức trong năm kèm theo ký hiệu và thời hạnbảo quản của mỗi hồ sơ, được dùng làm căn cứ để các đơn vị cá nhân lập hồ sơ

Bản danh mục hồ sơ có tác dụng làm căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập

hồ sơ tại cơ quan, đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm củamỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan; làm căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ, phục vụ cho công việcsau này

Tuy nhiên trên thực tế khảo sát cho thấy tại UBND quận Tây Hồ nói chung

và phòng Nội vụ nói riêng chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, mà chủ yếuviệc lập hồ sơ được cán bộ công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ

2.1.2.3: Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một công tác hết

sức quan trọng của mỗi cơ quan đơn vị, việc lập hồ sơ sẽ tạo thói quen nề nếp cho

cán bộ nhân viên trong cơ quan, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ, cho ra đượcnhững hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan và tránh bỏ sót các tài liệu có giátrị cao Còn việc giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan sẽ giúp cho việc bảo quản tàiliệu được chặt chẽ an toàn, tránh tình trạng hư hỏng hồ sơ tài liệu.

Tuy nhiên trên thực tế, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan còn khá nhiều hạn chế, đơn cử một số tình trạng như: việc lập hồ sơ tại một

số đơn vị còn khá dềnh dàng, chưa đúng với thời hạn quy định được giao Công tácgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan không được một số đơn vị thực hiện tốt đơn cửtại phòng Nội vụ, hồ sơ công việc chủ yếu được lưu trữ tại phòng và chỉ có một số

ít tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Qua thực tế trên ta có thể thấy rằng công tác lập hồ sơ tại UBND quận nóichung và tại phòng Nội vụ nói riêng tuy đã đáp ứng được phần nào theo quy địnhcủa Nhà nước về công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, nhưng vẫncòn khá nhiều những hạn chế trong công tác này, đặc biệt là công tác giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan thực sự chưa được thực hiện triệt để Điều đó phần nào chothấy được nhận thức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vàolưu trữ cơ quan của cán bộ, công chức tại UBND quận Tây Hồ là chưa cao và nênđược khắc phục trong thời gian sớm nhất

2.2: Thực tiễn công tác lưu trữ

2.2.1: Công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và

phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu

cụ thể được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhântheo giá trị của chúng về các mặt ( chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác )