Tổ chức thực hiện giao nhận lô hàng nhập khẩu tấm khuếch tán vuông bằng container cho công ty TNHH VINALOGS tại cảng Tân Cảng – Hải Phòng quý II năm 2016

Tổ chức thực hiện giao nhận lô hàng nhập khẩu tấm khuếch tán vuông bằng container cho công ty TNHH VINALOGS tại cảng Tân Cảng – Hải Phòng quý II năm 2016 Tổ chức thực hiện giao nhận lô hàng nhập khẩu tấm khuếch tán vuông bằng container cho công ty TNHH VINALOGS tại cảng Tân Cảng – Hải Phòng quý II năm 2016

LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm gần đây, xu hội nhập kinh tế quốc tế ngày phát triển mạnh mẽ, tiếp tục phát triển tương lai Điều tác động không nhỏ đến kinh tế nước, có Việt Nam Với xu đó, hàng hóa xuất nhập ngày gia tăng khối lượng đa dạng chủng loại Điều giúp hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập phát triển hoàn thiện Thực tế nước ta có nhiều công ty hoạt động lĩnh vực đại lý, giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế logistics Phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế nước gắn liền với phát triển kinh tế nước Trong trình hội nhập kinh tế khu vực giới, với tác động trình toàn cầu hóa, tự hóa thương mại quốc tế, việc phát triển hoạt động giao nhận vận tải quốc tế nước ta có ý nghĩa quan trọng, góp phần tích lũy ngoại tệ, làm đơn giản hóa thủ tục, chứng từ hải quan thủ tục pháp lí khác Nhờ mà sức cạnh tranh hàng hóa nước ta thị trường quốc tế tăng lên đáng kể, đẩy mạnh giao lưu hàng hóa xuất nhập với nước giới, góp phần làm cho kinh tế đất nước phát triển cân đối, nhịp nhàng Vì vậy, vấn đề cấp thiết phải có biện pháp để nghiên cứu, hoàn thiện nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận đồng thời thúc đẩy tăng trưởng xuất nhập hàng hóa, góp phần vào việc mang lại giá trị nhiều cho công ty Qua góp phần vào phát triển ngành vận tải nước, nâng cao lực cạnh tranh nước ta đấu trường quốc tế Qua thời gian thực tập, tìm hiểu nghiên cứu hoạt động giao nhận hàng hóa công ty TNHH VINALOGS, giúp đỡ anh chị nhân viên công ty, đặc biệt hướng dẫn tận tình thầy giáo Th.s Trương Thế Hinh, em hoàn thành báo cáo thực tập với đề tài: “Tổ chức thực giao nhận lô hàng nhập khuếch tán vuông container cho công ty TNHH VINALOGS cảng Tân Cảng – Hải Phòng quý II năm 2016” Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nhằm mục đích tìm hiểu rõ hoạt động giao nhận hàng hóa, nghiên cứu vấn đề chủ yếu quy trình giao nhận hàng hóa nhập container để nắm rõ nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế nội địa tình hình xuất nhập công ty thời gian qua, thuận lợi hạn chế tồn Qua đưa số biện pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận công ty thời gian tới, góp phần thúc đẩy phát triển công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng đề tài nghiên cứu công ty TNHH VINALOGS Phạm vi chủ yếu mà đề tài nghiên cứu việc tổ chức thực giao nhận lô hàng nhập container cho công ty cảng Tân Cảng quý II năm 2016 Phương pháp nghiên cứu Thông qua lần làm công tác giao nhận hàng hóa thực tế Cảng, với chia sẻ kinh nghiệm từ anh chị nhân viên công ty TNHH VINALOGS em nắm rõ quy trình giao nhận hàng hóa nhập container, học hỏi kiến thức thực tế - Phương pháp phân tích: Phân tích thông số, liệu liên quan đến công ty để biết tình hình hoạt động công ty, kết mà công ty đạt phần việc công ty chưa hoàn thành - Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu tiêu số lượng giao nhận, tiêu kinh doanh, tiêu thị trường giao nhận,… - Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động đưa biện pháp sở khoa học mang tính thực tiễn Kết cấu đồ án tốt nghiệp Nội dung đồ án tốt nghiệp gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận đề tài Chương 2: Tổ chức thực giao nhận lô hàng nhập khuếch tán vuông container cho công ty TNHH VINALOGS cảng Tân Cảng – Hải Phòng quý II năm 2016 Chương 3: Biện pháp nâng cao hiệu hoạt động giao nhận cho công ty TNHH VINALOGS CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI 1.1 GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1.1 Tính tất yếu khách quan dịch vụ giao nhận 1.1.1.1 Khái niệm giao nhận người giao nhận a Giao nhận Theo Luật Thương mại Việt Nam: “Giao nhận hàng hóa hành vi thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao nhận theo ủy thác chủ hàng, người vận tải nguwofi làm dịch vụ giao nhận khác (các khách hàng) Mục tiêu giao nhận hàng hóa hoàn thành yêu cầu khách hàng thu hiệu cao nhất, lâu dài vững bền Nói cách khác, giao nhận hàng hóa tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).” b Người giao nhận “Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi người giao nhận (Forwarder) Người giao nhận chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay người khác có đăng kí kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận với trình độ chuyên môn biết kết hợp nhiều phương thức vận tải khác nhau, biết tận dụng tối đa phương thức, trọng tải công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ gom hàng biết kết hợp vận tải – giao nhận – xuất nhập Người giao nhận làm dịch vụ cách trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ người thứ ba khác.” (Giáo trình Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế - PGS TS Đinh Ngọc Viện) 1.1.1.2 Các loại dịch vụ giao nhận hàng hóa a Thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu) Theo dẫn người gửi hàng (người xuất khẩu), người giao nhận thực nhiệm vụ sau: - Chọn tuyến đường, phương thức, phương tiện vận tải người chuyên chở thích hợp - Thỏa thuận cước vận chuyển với người chuyên chở chọn - Nhận hàng, cung cấp chứng từ thích hợp - Nghiên cứu điều khoản tín dụng thư tất luật lệ Chính phủ áp dụng việc giao hàng nước xuất khẩu, nước nhập nước cảnh nào, chuẩn bị tất chứng từ cần thiết - Đóng gói hàng hóa có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải chất hàng hóa; lo liệu việc lưu kho hàng cần - Vận tải hàng hóa đến cảng, thực việc khai báo Hải quan, chứng từ liên quan giao hàng cho người chuyên chở - Thanh toán cước vận chuyển loại phí, chi phí khác có liên quan - Giám sát trình vận tải hàng hóa, thường xuyên cập nhật tình hình chuyến - Ghi nhận tổn thất hàng hóa có giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở tổn thất b Thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) Theo dẫn khách hàng, người giao nhận thực nhiệm vụ sau: - Giám sát trình vận tải hàng hóa - Nhận kiểm tra chứng từ có liên quan đến việc vận tải hàng hóa - Nhận hàng từ người chuyên chở toán cước (nếu cần) - Thực khai báo hải quan toán phí, lệ phí, thuế chi phí liên quan cho quan Hải quan quan khác - Thu xếp việc lưu kho cảnh cho hàng hóa (nếu cần) - Giao hàng làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng - Nếu có tổn thất hàng hóa, người giao nhận giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại c Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt - Vận chuyển hàng công trình, chủ yếu máy móc, thiết bị nặng,… để xây dựng công trình lớn sân bay, nhà máy thủy điện, nhà máy hóa chất,… từ nơi sản xuất đến công trường xây dựng Việc di chuyển hàng hóa cần phải có kế hoạch thật cẩn thận để đảm bảo giao hàng thời hạn cần sử dụng thiết bị như: cần cẩu loại nặng, tàu chở hàng loại đặc biệt,… Đây lĩnh vực chuyên môn hóa người giao nhận - Dịch vụ vận chuyển quần áo treo mắc Những quần áo may mặc chuyên chở mắc áo treo giá container đặc biệt chuyển trực tiếp từ container vào cửa hàng để bầy bán nơi đến - Triển lãm nước Người giao nhận theo dẫn người tổ chức triển lãm vận chuyển hàng đến nơi triển lãm nước ngoài… d Những dịch vụ khác Ngoài dịch vụ trên, tùy theo yêu cầu khách hàng mà người giao nhận làm dịch vụ khác như: gom hàng, có liên quan đến hàng công trình,… Người giao nhận thông báo cho khách hàng thị hiếu tiêu dùng, thị trường mới, tình hình cạnh tranh,… 1.1.1.3 Vai trò người giao nhận thương mại quốc tế Trước đây, người giao nhận làm đại lý thực số công việc nhà xuất nhập ủy thác xếp dỡ, lưu kho hàng hóa, vận tải nội địa, làm thủ tục giấy tờ, thủ tục toán tiền hàng,… Cùng với phát triển thương mại quốc tế ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận mở rộng Đến người giao nhận đóng vai trò hêt sức quan trọng thương mại vận tải quốc tế Không làm thủ tục hải quan thuê tàu mà người giao nhận cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn trình vận tải phân phối hàng hóa Người giao nhận thực chức sau đây: a Môi giới hải quan (Custom broker) Trước đây, người giao nhận hoạt động nước nhiệm vụ chủ yếu làm thủ tục hải quan hàng nhập Sau mở rộng hoạt động phục vụ hàng xuất dành chỗ chở hàng vận tải quốc tế lưu cước với hãng tàu theo ủy thác người xuất người nhập khẩu, tùy theo quy định hợp đồng mua bán Được Nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người nhập khẩu, xuất để khai báo làm thủ tục hải quan môi giới hải quan b Đại lý (Agent) Người giao nhận trước hoạt động đại lý người gửi hàng người chuyên chở Anh ta giống cầu nối người gửi hàng người chuyên chở Người giao nhận nhận ủy thác từ chủ hàng người chuyên chở để thực công việc như: nhận hàng, lập chứng từ để làm thủ tục hải quan, giao hàng, lưu kho,… sở hợp đồng ủy thác Khi đại lý, người giao nhận sẽ: - Nhận ủy thác từ chủ hàng để thu xếp công việc liên quan đến giao nhận hàng hóa, làm việc để bảo vệ lợi ích chủ hàng, trung gian người bán với người mua, người vận tải với người gửi hàng, người vận tải với người nhận hàng - Hưởng hoa hồng chịu trách nhiệm hành vi không chịu trách nhiệm hành vi người làm thuê cho cho chủ hàng, không chịu trách nhiệm tổn thất hàng hóa c Lo liệu chuyển tải tiếp gửi hàng hóa (Transhipment anh on – carriage) Khi hàng hóa phải chuyển tải cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận lo liệu thủ tục cảnh tổ chức chuyển tải hàng hóa từ phương tiện vận tải sang phương tiện vận tải khác giao hàng đến tay người nhận d Lưu kho hàng hóa (Warehousing) Trong trường hợp phải lưu kho hàng hóa trước xuất sau nhập khẩu, người giao nhận lo liệu việc phương tiện cảu thuê người khác phân phối hàng hóa cần e Người gom hàng (Cargo consolidator) Trong vận tải hàng hóa container, dịch vụ gom hàng thiếu nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở container giảm cước phí vận tải Khi người gom hàng, người giao nhận đóng vai trò người chuyên chở đại lý g Người chuyên chở (Carrier) Ngày nay, nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò người chuyên chở, có nghĩa người giao nhận trực tiếp kí hợp đồng vận tải với chủ hàng chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi đến nơi khác Nếu người giao nhận kí hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở đóng vai trò người thầu chuyên chở Nếu trực tiếp chuyên chở người chuyên chở thực tế Dù trường hợp người giao nhận phải chịu trách nhiệm hàng hóa suốt hành trình, hành vi mà người sử dụng phát hành vận đơn h Người kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal transport operator – MTO) Người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải suốt hay gọi từ cửa đến cửa MTO thực chất người chuyên chở, thường chuyên chở theo hợp đồng phải chịu trách nhiệm hàng hóa Với nhiều chức vậy, người giao nhận thường coi “kiến trúc sư vận tải” họ có khả tổ chức trình vận tải cách tốt nhất, tiết kiệm an toàn 1.1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm người giao nhận 1.1.2.1 Địa vị pháp lý người giao nhận Do thiếu luật lệ quốc tế lĩnh vực giao nhận, địa vị pháp lý người giao nhận nước có khác nhau, tùy theo luật pháp nước - Các nước thuộc khối Liên hiệp Anh sử dụng luật tập tục, theo “địa vị pháp lý dựa khái niệm đại lý Người giao nhận lấy danh nghĩa người ủy thác để giao dịch cho công việc người ủy thác.” - Ở nước có luật dân “địa vị pháp lý, quyền lợi nghĩa vụ người giao nhận nước có khác Thông thường người giao nhận nước lấy danh nghĩa giao dịch cho công việc người úy thác, họ vừa người ủy thác, vừa đại lý Đối với người ủy thác họ coi đại lý người ủy thác người chuyên chở họ lại người ủy thác.” - Ở nhiều nước hiệp hội giao nhận xây dựng điều kiện kinh doanh chuẩn, quy định quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm người giao nhận Nơi chưa có điều kiện kinh doanh chuẩn vào hợp đồng người giao nhận với khách hàng 1.1.2.2 Phạm vi hoạt động người giao nhận Giao nhận - Cấp chứng từ vận tải - Lưu cước hàng hóa - Tổ chức vận tải Tính cước Thuê tàu – lưu khoang Gom hàng – hoạt động NVOCC Thông báo cho người nhận Đại lý tàu Dỡ hàng xử lý hàng nhập Bảo hiểm vận tải Khai báo hải quan Giám định chất lượng Lưu kho phân phối hàng Kế hoạch xếp hàng theo lịch tàu Giao hàng địa phương Lưu kho Dán nhãn hiệu Dịch vụ vận chuyển ô tô Những dịch vụ đặc biệt Cấp chứng từ xuất (xử lý kiện) Hàng công trình Đóng gói Kiểm soát đơn hàng Nguồn: Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế - 2002 1.1.2.3 Quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm người giao nhận a Trách nhiệm 10 nước, nhiều đại lý khắp nơi giới Đối với nhà xuất nhập khẩu, công ty nhắc đến chất lượng dịch vụ tốt, tận tâm phục vụ hoàn toàn chiếm tin cậy khách hàng - Công ty có trụ sở Hải Phòng, đầu mối giao thông quan trọng vận tải đường biển phía Bắc nước ta, cách sân bay Cát Bi km, thuận lợi giao nhận hàng hoá đường biển, đường hàng không, đồng thời điều kiện để công ty tìm kiếm khách hàng tiềm - Bộ máy tổ chức quản lí gọn nhẹ, hiệu Đồng thời, công ty đào tạo đội ngũ nhân viên trẻ trung, động, nhiều kinh nghiệm, quan hệ rộng rãi với cảng, hãng vận tải hải quan, nhạy bén với thị trường để nhanh chóng hoàn tất thủ tục với chi phí phù hợp nhất, thời gian nhanh đem lại hiệu chất lượng cao - Có phối hợp chặt chẽ với Hiệp hội giao nhận kho vận vận tải Việt Nam quốc tế 2.1.7.2 Khó khăn Qua năm tham gia vào thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế Việt Nam, VINALOGS phải đối mặt với khó khăn: - Thành lập bối cảnh kinh tế nước giới gặp nhiều khó khăn khủng hoảng kinh tế giới nên có ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình hoạt động công ty - Các đối thủ cạnh tranh khác gần xâm nhập vào thị trường hoạt động dựa theo đường mòn người trước nên tốn thời gian, công sức tiền bạc, có nhiều điều kiện thuận lợi để sửa chữa sai lầm hoàn thiện công nghệ vận tải Chính điều gây nhiều sức ép căng thẳng đến hoạt động công ty - Mặt khác, với sách toàn cầu hoá dịch vụ, hãng lớn (liên doanh, công ty TNHH) chấp nhận lỗ vài tuyến để đạt hiệu 41 dành khách hàng lớn tuyến khác Vì sách cạnh tranh theo hình thức gây khó khăn không nhỏ cho công ty 2.1.8 Định hướng phát triển công ty TNHH VINALOGS tương lai 2.1.8.1 Phương hướng hoạt động, phát triển công ty Để công ty phát triển cách ổn định, toàn diện, tiến tới vươn xa trường quốc tế công ty đề số phương hướng sau: - Luôn bảo toàn phát triển mục tiêu kinh doanh, hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh - Phát huy kết quả, thành tích đạt năm qua, tranh thủ thuận lợi, lường trước khó khăn thử thách, lập phương án kinh doanh, nghiên cứu thị trường - Tiếp tục củng cố tăng cường lòng tin nơi khách hàng để xứng đáng bạn hàng tin cậy khách hàng ngành nước - Nâng cao chất lượng dịch vụ cung ứng cho khách hàng, đổi đa dạng hoá loại hình dịch vụ vận tải giao nhận, mặt hàng kinh doanh phải đảm bảo cung ứng thường xuyên kịp thời, trì mặt hàng, loại hình kinh doanh truyền thống Công ty để dần hướng tới phát triển toàn diện - Tích cực tìm kiếm bạn hàng nước nhằm khai thác tối đa tiềm lực thị trường Ngoài mục tiêu mở rộng thị trường quốc tế, công ty phải trọng thị trường nước vốn tiềm ngày phát triển 2.1.8.2 Mục tiêu đề hoạt động giao nhận vận tải thời gian tới - Tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm vận tải đạt 15% - 20%, dịch vụ giao nhận đạt từ 10% - 15% 42 - Tiếp tục trì gia tăng quan hệ bạn hàng lâu năm nước thị trường nước Trung Quốc, Mỹ, khu vực EU,… Đồng thời mở rộng quan hệ với bạn hàng tiềm khác khu vực Asean giới - Đầu tư chiều sâu nghiên cứu thị trường lục địa Âu, Mỹ tập quán, văn hóa, tư tưởng, trị khu vực để có sách tiếp cận phù hợp - Xây dựng lực lượng kinh doanh vững mạnh việc đào tạo nhân cốt cán cho trình tiếp cận, xây dựng mở rộng tới thị trường nóng 2.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN LÔ HÀNG NHẬP KHẨU TẤM KHUẾCH TÁN VUÔNG BẰNG CONTAINER CHO CÔNG TY TNHH VINALOGS TẠI CẢNG TÂN CẢNG – HẢI PHÒNG QUÝ II NĂM 2016 2.2.1 Khái quát chung lô hàng nhập khuếch tán vuông container: Tấm khuếch tán vuông hay gọi miệng thổi khuếch tán vuông, thường sử dụng để lắp trần giả công trình Đây loại miệng thổi sử dụng phổ biến đơn giản bền đẹp, phù hợp với loại mặt trần Dòng không khí qua miệng thổi khuếch tán rộng theo nhiều hướng khác nên tốc độ không khí vùng làm việc nhanh chóng giảm xuống luồng không khí phân bố đồng toàn không gian Do miệng thổi kiểu khuếch tán thường sử dụng công sở, phòng làm việc, phòng ngủ,… Sản phẩm có ưu điểm hạn chế rớt áp, độ ồn, lan tỏa khuếch tán không khí Lô hàng khuếch tán vuông có xuất xứ Hàn Quốc Công ty TNHH Daesun Việt Nam nhập từ Công ty TNHH vật liệu kĩ thuật FINE Hàn Quốc với số lượng 1.460 chiếc, đơn giá 27,5 USD/ 43 Lô hàng đóng container vận chuyển đường biển từ cảng Busan, Hàn Quốc đến cảng Tân Cảng Hải Phòng Công ty TNHH Vinalogs chịu trách nhiệm nhận hàng Tân Cảng, Hải Phòng vận chuyển đến điểm đích lô hàng Hà Nội, Việt Nam giao hàng cho công ty TNHH Daesun Việt Nam 2.2 Quy trình giao nhận lô hàng nhập khuếch tán vuông container công ty TNHH VINALOGS Nhận yêu cầu từ khách hàng Nhận kiểm tra chứng từ Lấy lệnh giao hàng Làm thủ tục hải quan Đổi lệnh cảng Thanh lý cổng Giao hàng cho chủ hàng, giao trả cont rỗng Thanh lý hợp đồng giao nhận SƠ ĐỒ 2.1 QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH VINALOGS 44 2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập lĩnh vực hoạt động công ty TNHH VINALOGS, việc tìm kiếm mở rộng mối quan hệ khách hàng trọng đẩy mạnh Đây công việc phòng kinh doanh đảm nhận thực Sau tìm kiếm khách hàng, nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập đại lý khách hàng Sau tiến hành xem xét báo giá dịch vụ cho chủ hàng, bảng báo giá gồm điều khoản như: tên hàng, đơn giá cho hàng nguyên container 20 feet 40 feet Giá bảng báo giá tùy thuộc vào cảng đến lô hàng nhập điểm đích mà người giao nhận giao hàng cho chủ hàng Sau báo giá, hai bên thỏa thuận tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận 2.2.2 Nhận kiểm tra chứng từ Sau kí kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên phận chứng từ công ty nhận chứng từ đại lý gửi Bộ chứng từ gồm có: Hợp đồng thương mại Hóa đơn thương mại (Invoice) phiếu đóng hàng (PACKING LIST) Vận đơn đường biển (B/L gốc) Sau nhận chứng từ này, nhân viên phận chứng từ công ty cần phải kí xác nhận cho người nhận hàng nhận đủ chứng từ nêu Khi kí xác nhận nêu rõ nhận chứng từ gì, gốc hay sao, số lượng bản, thời gian kí nhận Sau đó, nhân viên chứng từ phải photo chứng từ nhiều nhằm phục vụ cho công việc lúc cần thiết, tùy theo tính chất công việc mà có lúc không cần phải chứng nhận y, có lúc cần phải đem cho người nhận hàng chứng nhận y Khi chứng nhận sao, người nhận hàng kí tên, đóng dấu tên chức vụ người chứng nhận dấu “sao y chính” với dấu doanh nghiệp (người nhập khẩu) 45 Trên sở chứng từ nhận được, nhân viên phận chứng từ tiến hành kiểm tra thật cẩn thận chứng từ nội dung hình thức: kiểm tra tính hợp lí chứng từ, nhân viên bắt đầu kiểm tra thật kĩ hợp đồng, sở hợp đồng tiếp tục kiểm tra giấy tờ khác hóa đơn, phiếu đóng gói xem có phù hợp với hợp đồng hay không, trường hợp không trùng khớp với số liệu chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý, khách hàng để kịp thời bổ dung thông báo cho công ty có điều chỉnh gấp Một số trường hợp lỗi đại lý, khách hàng không bổ sung chứng từ cho công ty kịp thời phải hoàn toàn chịu trách nhiệm khoản chi phí điều chỉnh phát sinh Bộ phận chứng từ chuyển chứng từ cho phận giao nhận công ty để thực công việc 2.2.3 Lấy lệnh giao hàng (D/O) Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ đến ngày nhận điện báo hàng đến hãng tàu nhân viên phận giao nhận chủ động liên lạc với hãng tàu tàu hay chưa, lúc cập cảng dỡ Sau biết tàu cập cảng dỡ (thông qua ARRIVAL NOTE), nhân viên giao nhận mang B/L, giấy giới thiệu, chứng minh thư đến văn phòng đại diện hãng tàu địa ghi giấy báo hàng đến để đổi lấy D/O Tại quầy cấp lệnh, đến lượt hỏi nhân viên hãng tàu xin gia hạn hết hạn cược container Nhân viên giao nhận công ty VINALOGS cung cấp thông tin lên hóa đơn (gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế), nhân viên tiếp nhận đưa mức phí phải đóng Tùy theo phương hướng kinh doanh hãng tàu mà khoản phí đóng khác Các mức phí phải nộp lấy D/O ghi giấy thông báo hàng đến, để yêu cầu giám đốc công ty ứng tiền lấy lệnh 46 Cầm phiếu thu có xác nhận quay lại quầy lấy lệnh, nhân viên hãng tàu thu lại phiếu thu tiền có xác nhận, nhân viên giao nhận nhận lại hóa đơn (gồm liên trắng liên hồng) giấy kí nhận lệnh Kí nhận lệnh (ghi rõ họ tên số điện thoại), kí nhận hóa đơn đưa trả nhân viên hãng tàu Nhân viên hãng tàu đưa lại liên hồng hóa đơn lệnh giao hàng (D/O), hóa đơn photo, tờ biên nhận cược cont, tờ hạ vỏ (lưu ý: tên mã số thuế doanh nghiệp hóa đơn công ty giao nhận chủ hàng tùy theo thỏa thuận chủ hàng người làm dịch vụ giao nhận) Khi nhận D/O D/O văn phòng diện đóng dấu hãng tàu (tại Việt Nam) Vì người nhận giao chứng từ cho công ty giao nhận người nhận hàng kiểm tra tính hợp lệ chứng từ, hay điều chỉnh xảy bất hợp lệ nên số liệu chứng từ khớp với nhau, lúc nhân viên giao nhận cần kiểm tra đối chiếu nội dung D/O với vận đơn nhằm phát sai sót D/O (nếu có) điều chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O giá trị hiệu lực Vậy nhận lệnh nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn (bản sao) đại lý hãng tàu nội dung chủ yếu sau: - Tên tàu - Loại hàng loại hàng lẻ hay hàng nguyên container Nếu hàng lẻ xem có kiện, khối lượng Nếu hàng nguyên container kiểm tra số lượng container, loại container (20’ hay 40’), mã số container, số seal, khối lượng container, số kiện container - Cảng bốc hàng dỡ hàng Đặc biệt nhân viên giao nhận phải ý tới thời hạn hiệu lực D/O vấn đề lưu kho bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau D/O hết hiệu lực) để thực việc xếp cho hợp lí thời gian tiến hành làm thủ tục nhận hàng, tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí D/O hiệu lực lấy hàng 47 2.2.4 Làm thủ tục hải quan - Chuẩn bị hồ sơ Bộ hồ sơ hải quan mà phận giao nhận công ty chuẩn bị gồm có: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Phiếu đóng gói (Packing List) Vận đơn đường biển (Bill of Lading) Do áp dụng Thông tư 38/2015/TT-BTC Hải quan Thuế có hiệu lực từ ngày 1/1/2015 nên hồ sơ hợp đồng Bộ hồ sơ kiểm tra tính xác hợp lệ trước khai báo Hải quan để tránh sai sót bổ sung kịp thời, tránh trường hợp sau khai báo phát nhiều thời gian chi phí điều chỉnh, điều ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hóa - Tiến hành khai hải quan điện tử Thủ tục hải quan điện tử khâu quan trọng công tác giao nhận hàng hóa, sở pháp lí để xác định hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế nhập Sau tổng hợp tất thông tin cần thiết lô hàng, nhân viên chứng từ lên tờ khai hải quan điện tử cho lô hàng nhập Thông tin tờ khai HQĐT Hệ thống tự động kiểm tra điều kiện tiếp nhận Không, từ chối, trả Đủ điều kiện Có Thông tin phản hồi Cấp số tiếp nhận Kiểm tra điều kiện đăng kí tờ khai 48 Không, từ chối, trả Đủ điều kiện nêu lí Có Cấp số tờ khai Phân luồng Luồng xanh (mức 1) Luồng vàng (mức 2) Luồng đỏ (mức 3) Kiểm tra chứng từ, giá thuế Chưa Kiểm tra chứng từ, hợp lệ giá thuế Kiểm tra hàng hóa Hợp lệ Thông quan SƠ ĐỒ 2.2: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN Sau hồ sơ làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận tới Hải quan cửa nộp hồ sơ bàn đăng kí tiếp nhận hồ sơ Một cán phân công trực tiếp giải hồ sơ này, cán phân công tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra nợ thuế Để biết doanh nghiệp đứng tên hồ sơ có nợ thuế hay không cán hải quan truy tìm mạng Doanh nghiệp nộp thuế giải tờ khai, chưa nộp nhân viên giao nhận phải liên lạc với công ty để nhanh chóng hoàn thành đầy đủ thuế cán hải quan làm việc 49 Cán hải quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra chứng từ chi tiết, vấn đề kí tên, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên vào phiếu ghi kết kiểm tra chứng từ tờ khai ô “Xác nhận thông quan”, đóng dấu họ tên lên tất giấy tờ, chứng từ dấu Sau đó, nhân viên giao nhận đến ô thu phí Hải quan để nộp phí Hải quan đến ô cửa trả tờ khai để nhận tờ khai đóng dấu thông quan phiếu ghi kết kiểm tra chứng từ 2.2.5 Đổi lệnh cảng Chuẩn bị hồ sơ, gồm: - Lệnh vừa lấy hãng tàu - Bill photo có dấu hãng tàu - Phiếu mượn vỏ container Trình tự thực sau: Nhân viên giao nhận mang hồ sơ chuẩn bị đến phận “Tính cước” để nhân viên hải quan tính tiền nâng hàng Nhân viên giao nhận đóng tiền nhận hóa đơn đỏ Nhân viên giao nhận mang hồ sơ tờ hóa đơn đỏ đến phận “Đổi lệnh” Tại đây, nhân viên giao nhận đọc họ tên, số CMTND, số điện thoại cho nhân viên hải quan Nhân viên hải quan cấp phiếu EIR (phiếu giao nhận container) cho nhân viên giao nhận (họ giữ lại liên màu trắng) Trên phiếu EIR phải ý số cont, trọng lượng cont, trạng thái cont Sau đó, nhân viên giao nhận xuống hải quan cổng hải quan bãi để đóng dấu vào tờ khai thông quan Lưu ý: Trước nhận cont chứa hàng cần kiểm tra tình trạng cont, cont tình trạng không tốt như: cong, thủng, móp,… phải báo cho nhân viên điều độ cảng tình trạng thực tế cont Tiến hành lập biên với cảng vấn đề trên, biên đại diện điều độ cảng kí nhận chứng giải tranh chấp sau cho chủ hàng 50 2.2.6 Thanh lý cổng Sau hoàn tất thủ tục giấy tờ cần thiết, nhân viên giao nhận liên hệ với lái xe cont, đứng đợi cổng cảng Khi lái xe cont đến, nhân viên giao nhận kẹp phiếu EIR, phiếu mượn cont, biên giao nhận cont thành giao cho lái xe để lái xe vào cảng lấy hàng 2.2.7 Giao hàng cho chủ hàng trả cont rỗng Hàng hóa sau vận chuyển kho riêng chủ hàng tiến hành cắt seal container để mở cửa rút hàng Sau rút hàng xong, cont rỗng đưa đến bãi để hạ bãi trả cho hãng tàu, đồng thời lúc phiếu giao cont ghi “Empty” thể rút hàng xong Cont rỗng sau hạ bãi nhân viên điều độ cảng kí xác nhận ghi rõ ngày, lên “Giấy cam kết mượn container” Khi lấy tiền cược cont cần mang theo giấy tờ sau: - Chứng minh thư nhân dân - Phiếu mượn cont hàng nhập - Phiếu EIR (1 phiếu full phiếu empty) - Giấy giới thiệu - Phiếu thu tiền Nhân viên giao nhận mang giấy tờ đến đại lý hãng tàu lấy lại tiền cược cont 2.2.8 Thanh lý hợp đồng dịch vụ giao nhận Khi hoàn thành thủ tục nhận hàng giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm bảng kết toán kèm vào chứng từ lô hàng, gồm có: Hồ sơ hải quan, hóa đơn, biên lai chi phí việc làm hàng chuyển qua phận kế toán Nhân viên kế toán kiểm tra lại bảng kết toán xem với hóa đơn, chứng từ thực tế chưa Nếu nhân viên kế toán làm giấy đề nghị toán chuyển cho giám đốc duyệt để toán chi phí với chủ hàng 51 Bộ chứng từ nhân viên giao nhận công ty photo chuyển giao cho phận kế toán lưu lại, gốc chuyển cho khách hàng để toán CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CHO CÔNG TY TNHH VINALOGS 3.1 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC GIAO NHẬN a Bối cảnh giới Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển chịu tác động lớn từ tình hình giới Trong năm 2012, công ty thành lập, tình hình giao nhận hàng hóa khó khăn “Theo đánh giá chuyên gia kinh tế, năm 2012 thực năm đầy khó khăn kinh tế toàn cầu Khu vực châu Âu khó khăn việc tìm kiếm nguồn tài nhằm thoát khỏi nguy suy thoái, thêm vào phải hứng chịu tác động nặng nề khủng hoảng nợ công Theo quan thống kê liên minh châu Âu, lạm phát khu vực đồng Euro tháng 02/2012 mức 2.7% so với 2.6% tháng 01/2012 Tỷ lệ thất nghiệp khu vực đồng Euro lên mức 10.7% tháng 01/2012, so với 10.6% tháng 12/2011 cao nhiều so với mức 8% mà đồng Euro đưa vào lưu hành năm 2000 Sự chững lại kinh tế khu vực châu Âu với việc giá dầu tăng kéo theo số giá tiêu dùng tăng, số tiêu dùng giảm; đó, doanh nghiệp vận tải biển dự báo năm 2012 không mong đợi có tín hiệu khả quan so với năm 2011 Ngoài ra, bùng nổ nhu cầu vận tải năm 2006-2007 làm ngành Công nghiệp vận tải biển phải đối mặt với tình trạng dư thừa cung nhu cầu giảm, với việc ngân hàng thắt chặt cho vay đặt ngành Vận tải biển vào tình khó khăn Cùng với ảnh hưởng chung từ 52 kinh tế giới, nhu cầu vận tải sụt giảm mạnh kéo giá cước vận tải giảm theo, thêm vào đó, giá nguyên liệu đầu vào (xăng dầu) tăng mạnh khiến cho biên lợi nhuận gộp doanh nghiệp giảm Do sử dụng nợ vay cao, đặc biệt nợ vay ngoại tệ, phí tài doanh nghiệp vận tải biển tăng tác động tăng tỷ giá lãi suất Khoản chi phí tạo nên áp lực lớn cho lợi nhuận ròng nên hầu hết doanh nghiệp ngành ghi nhận mức lợi nhuận thấp Năm 2012, tuyến vận tải quốc tế tiếp tục gặp khó khăn nhiều lý Đó khủng hoảng nợ châu Âu chưa có tín hiệu kết thúc, kinh tế khác tình trạng tăng trưởng chậm (đặc biệt chậm lại kinh tế Trung Quốc)… Tình trạng cung vượt cầu thị trường giới dự báo kéo dài đến năm 2013 Diễn biến nghịch chiều giá cước giá đầu vào (xăng dầu) dự kiến tiếp diễn năm 2012 2013 Giá cước khó điều chỉnh tăng mạnh nhu cầu thấp, nguồn cung vượt cầu Trong đó, giá xăng dầu tiếp tục điều chỉnh tăng, khấu hao lớn từ tàu khiến cho lợi nhuận gộp doanh nghiệp vận tải biển tiếp tục bị thu hẹp Bên cạnh đó, áp lực khoản khó khăn lớn cho doanh nghiệp mà khoản nợ vay dài hạn gần đến hạn trả.” (Theo trang báo điện tử http://www.vinamarine.gov.vn/) Ngoài ra, cần biến động nhỏ sách xuất nhập quốc gia mà công ty TNHH VINALOGS thường xuyên thực giao nhận khiến cho lượng hàng tăng lên giảm Ví dụ điển năm đầu công ty thành lập, 2012 – 2013, thời điểm bùng phát dịch bệnh H5N1, H1N1,… gây ảnh hưởng không nhỏ tới việc giao thương hàng hóa, chịu tác động mạnh mặt hàng thực phẩm đông lạnh Tất nước tăng cường kiểm tra, chí cấm nhập thịt từ nước có dịch bệnh Ở Việt Nam, container thịt đông lạnh “tạm nhập tái xuất” ứ đọng cảng mà xuất được, gây tổn thất không nhỏ cho 53 doanh nghiệp Nhà nước Đây rủi ro thường đoán trước nên doanh nghiệp Nhà nước cần lưu ý vấn đề KẾT LUẬN Được cho phép anh Đào Văn Long – Giám đốc công ty TNHH VINALOGS, với hướng dẫn tận tình anh Nguyễn Thanh Duy làm việc phận giao nhận công ty, em có khoảng thời gian thực tập bổ ích Em tìm hiểu học hỏi thêm nhiều kiến thức thực tế quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập container Điều giúp cho em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập container công ty TNHH VINALOGS” Qua trình thực tập công ty, em thấy kiến thức mà thầy, cô giáo trường giảng dạy giúp ích cho em nhiều việc tìm hiểu đề tài này, đồng thời tiết kiệm nhiều thời gian để tìm hiểu thêm vấn đề khác liên quan đến vận tải, giao nhận, logistics,… Trong thời gian này, em rèn luyện thêm cho kĩ xã hội Đây kiến thức kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, Th.s Trương Thế Hinh thời gian qua tận tình góp ý giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Mặc dù cố gắng trình hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp, chắn tránh khỏi sai sót, em mong nhận lời góp ý từ thầy, cô giáo để báo cáo hoàn thiện hơn, làm tiền đề để phục vụ cho đồ án tốt nghiệp Sinh viên 54 CÁC TÀI LIỆU VÀ NGUỒN THÔNG TIN THAM KHẢO I Các tài liệu sử dụng nguồn tham khảo Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, PGS.TS Đinh Ngọc Viện, Nhà xuất Giao thông vận tải (2002) Giáo trình Đại lý tàu biển giao nhận hàng hóa cảng, TS Đặng Công Xưởng, Nhà xuất Giao thông vận tải (2013) Luật thương mại Việt Nam – 2005 Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh, bảng cân đối kế toán công ty TNHH VINALOGS giai đoạn 2014 – 2015 Kết giao nhận hàng hóa quốc tế xuất nhập theo hình thức khác công ty TNHH VINALOGS giai đoạn 2012 – 2015 Các tài liệu khác từ công ty TNHH VINALOGS II Các websites tham khảo http://www.vinalogs.com/ http://www.customs.gov.vn/ http://doc.edu.vn/ 55