Cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa vận tải hàng container của công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Tiên Phong

Cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa vận tải hàng container của công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Tiên Phong Cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa vận tải hàng container của công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Tiên Phong

LỜI MỞ ĐẦU Giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng đời sống kinh tế - xã hội quốc gia giới Có thể nói giao thông huyết mạch kinh tế Không có giao thông vận tải kinh tế giới mà kinh tế quốc gia , vùng phát triển Hàng hóa sản xuất cần phải vận chuyển đến nơi tiêu thụ điều tất yếu đời giao thông vận tải để lưu thông luồng hàng hóa Muốn phát triển kinh tế, yếu tố quan trọng thiếu phát triển đồng hệ thống giao thông vận tải vững mạnh đủ sức theo kịp phát triển kinh tế Vận tải biển ngành quan trọng thời đại Kể từ đời nay, vận chuyển đường biển chứng tỏ phương thức vận tải hàng hóa tối ưu quan trọng, đặc biệt vận tải quốc tế Một số ưu việt kể đến là: Chi phí vận tải biển thấp so với loại hình vận tải khác Vận chuyển lô hàng có khối lượng lớn Vận chuyển với khoảng cách xa từ châu lục tới châu lục khác Một quốc gia có vận tải biển phát triển quốc gia có chiếm nhiều ưu Không tạo chủ động quan hệ kinh tế đối ngoại, vận tải biển làm tăng nguồn thu ngoại tệ nhờ việc phát triển mạng lưới vận tải Bên cạnh đó, vận tải biển đẩy mạnh trình xuất nhập khẩu, tạo động lực thúc đẩy trình xuất nhập , tạo động lực thúc đẩy trình sản xuất phát triển… đặc biệt nước ta, với 3200 km đường biển kéo dài nhiều vùng vịnh, nên vận tải biển giữ vai trò then chốt mạng lưới vận tải quốc gia, dễ dàng giao lưu phát triển việc xuất nhập hàng hóa vận tải biển với nước Singapore ,Thái Lan, Đài Loan, Trung Quốc, Hàn Quốc… Khi kinh tế ngày phát triển,nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày lớn việc giới hóa, đại hóa sở vật chất kĩ thuật hệ thống vận tải nước ngày quan trọng Vì vậy, việc chuyên chở hàng hóa container chứng minh tính ưu việt so với phương pháp chuyên chở bao gói thông thường Nhu cầu vận chuyển hàng hóa nước tương đối lớn công ty vận tải biển nước tham gia vào thị trường vận tải biển Việt Nam Tuy nhiên gặp gỡ trực tiếp chủ hàng người vận tải biển nhiều khó khăn hạn chế thông tin, thiếu tính chuyên môn Do xuất người đại lí vận tải đứng làm trung gian thu xếp công việc chủ hàng người vận tải đáp ứng nhanh chóng với chi phí bỏ hợp lí Việt Nam nước có điều kiện thuận lợi để phát triển vận tải biển hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển Thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển nước ta năm qua phát triển mạnh mẽ, bước bắt kịp với trình độ tiên tiến giới Thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế với công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận nước quốc tế cạnh tranh liệt Là công ty cung cấp dịch vụ liên quan đến vận tải biển kinh doanh kho bãi , công ty cổ phẩn thương mại dịch vụ vận tải Tiên Phong năm qua có chỗ đứng định thị trường tạo mối quan hệ tốt với hang đại lí nước để làm đại lí vận tải cho họ Việt Nam dùng họ làm đại lí vận tải cho nước Trong nước với chi nhánh miền Bắc, Trung, Nam công ty phần khai thác nhu cầu vận tải Ở Hải Phòng – thành phố phát triển tương đối mạnh cảng biển dịch vụ liên quan đến vận tải công ty thành lập chi nhánh chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận đại lí giao nhận cho khách hàng Trong năm qua, công ty hoạt động tương đối hiệu quả, đạt doanh thu lợi nhuận cao, có uy tín lớn khách hàng Tuy nhiên, quy trình giao nhận, vận tải hàng hóa thủ tục luân chuyển chứng từ công ty tồn số điểm bất cập, không hiệu làm giảm hiệu chung toàn trình giao nhận vận tải hàng hóa chi nhánh Do đó, để công ty Tiên Phong khẳng định vươn lên chế thị trường lĩnh vực hoạt động giao nhận việc nghiên cứu hoàn thiện hoạt động giao nhận đường biển công ty cần thiết Chính lí mà em chọn đề tài “ cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa vận tải hàng container công ty TNHH thương mại dịch vụ vận tải Tiên Phong” Bất kì công ty muốn cho doanh nghiệp hoạt động cách có hiệu thu nguồn lợi nhuận khổng lồ Để đạt điều đó, doanh nghiệp phải tập trung mở rộng thị trường tăng doanh thu cho doanh nghiệp Đối với công ty giao nhận kho vận hiệu từ dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng coi trọng Chất lượng dịch vụ giao nhận khẳng định vị doanh nghiệp thị trường, tăng uy tín doanh nghiệp khách hàng Doanh nghiệp hoạt động có hiệu hay không mà dịch vụ doanh nghiệp khách hàng tin dùng Trong thời gian thực tập công ty, tiếp xúc với nghiệp vụ giao nhận, kiến thực thực tế giúp em lí giải thêm phần khúc mắc việc học lí thuyết trường Bài báo cáo em sâu nghiên cứu nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, quy trình phục vụ khách hàng nghiệp vụ này, kết từ hoạt động nào, mặt đạt phận mặt hạn chế cần khắc phục đưa biện pháp để nghiệp vụ chuyên nghiệp thu hút ủng hộ khách hàng nước nước Do thời gian thực tập công ty không nhiều nên đề tài giới hạn phạm vu: sâu vào tìm hiểu quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập công ty TNHH thương mại dịch vụ vận tải Tiên Phong, từ tìm thuận lợi khó khăn đề tìm biện pháp giúp công ty hoạt động ngày trở nên hiệu mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Khái quát chung giao nhận hàng hóa xuất nhập 1.1.1 Hoạt động giao nhận người giao nhận Đặc điểm bật buôn bán quốc tế người bán người mua thường cách xa Việc di chuyển hàng hóa người vận tải đảm nhận Đây khâu nghiệp vụ quan trọng, thiếu coi hợp đồng mua bán thực Để cho trình vận tải bắt đầu – tiếp tục – kết thúc, tức hàng hóa đến tay người mua , ta cần phải thực loạt công việc khác liên quan đến trình vận chuyển đưa hàng cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận nơi đến… Tất công việc gọi giao nhận vận tải hàng hóa ( hay gọi tắt giao nhận) Theo quy tắc liên đoàn hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) dịch vụ giao nhận định nghĩa sau: “ Giao nhận loại dịch vụ có liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa dịch vụ tư vấn có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa” Theo Luật thương mại Việt Nam, “ dịch vụ giao nhận hàng hóa hành vi thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao nhận theo ủy thác chủ hàng, người vận tải người làm dịch vụ giao nhận khác” Hay nói cách khác: “ giao nhận tập hợp nghiệp vụ có liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi “ người giao nhận” – forwarder – freight forwarder – forwarding agent Người giao nhận chủ hàng , chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hang, người giao nhận chuyên nghiệp hay người khác có đăng kí dịch vụ giao nhận hàng Người giao nhận phải thỏa mãn yêu cầu sau đây: Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải khác Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải công cụ vận tải nhờ dịch vụ gom hàng Biết kết hợp vận tải, giao nhận, xuất nhập liên hệ tốt với tổ chức có liên quan đến trình vận chuyển hàng hóa hải quan, quản lí tàu, bảo hiểm, ga, cảng… Người giao nhận tạo điều kiện cho người kinh doanh xuất nhập hoạt động có hiệu nhờ vào dịch vụ giao nhận Nhà xuất nhập sử dụng kho bãi người giao nhận hay người giao nhận thuê từ giảm chi phí xây dựng kho bãi Nhà xuất nhập giảm chi phí quản lí hành chính, máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập 1.1.2 Các tổ chức giao nhận người giao nhận a Liên đoàn quốc tế hiệp hội giao nhận –FIATA Liên đoàn quốc tế hiệp hội giao nhận FIATA thành lập năm 1926 tổ chức giao nhận vận tải lớn giới FIATA tổ chức chi phí trị, đại diện 35.000 công ty giao nhận 130 nước giới Thành viên FIATA hội viên thức hội viên hợp tác Hội viên thức liên đoàn giao nhận nước, hội viên hợp tác công ty giao nhận riêng lẻ FIATA thừa nhận quan Liên hợp quốc hội đồng kinh tế xã hội Liên hợp quốc ( ECOSOC), Uỷ ban châu Âu Liên hợp quốc ( ECE),ESCAP… Mục tiêu FIATA bảo vệ tăng cường lợi ích người giao nhận phạm vi quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, liên kết nghề nghiệp, tuyên truyền dịch vụ giao nhận, vận tải, xúc tiến trình đơn giản hóa thống chứng từ điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm cải tiến chất lượng, dịch vụ hội viên, đào tạo nghiệp vụ trình độ quốc tế, tăng cường quan hệ phối hợp tổ chức giao nhận với chủ hàng người chuyên chở Hiện nay, nhiều công ty giao nhận Việt Nam trở thành thành viên thức FIATA b Các công ty giao nhận quốc tế Việt Nam Những năm 1960, tổ chức giao nhận quốc tế Việt Nam mang tính chất phân tán Các đơn vị xuất nhập tự đảm nhiệm việc tổ chức chuyên chở hàng hóa Vì vậy, công ty xuất nhập thành lập riêng phòng kho vận chi nhánh xuất nhập Trạm giao nhận cảng, ga liên vận đường sắt Để tập trung đầu mối quản lí chuyên môn hóa, khâu vận tải giao nhận năm 1970, giao thông (nay thương mại) thành lập hai tổ chức giao nhận: Cục kho vận kiêm tổng công ty giao nhận ngoại thương, trụ sở Hải Phòng Công ty giao nhận đường bộ, trụ sở Hà Nội Năm 1976, Bộ thương sát nhập hai tổ chức để thành lập công ty giao nhận thống tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương Vietrans Trong thời kì bao cấp Vietrans quan phép giao nhận hàng hóa xuất nhập sở ủy thác đơn vị xuất nhập Những năm gần kinh tế nước ta chuyển dần sang kinh tế thị trường có điều tiết nhà nước, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập không vietrans độc quyền mà nhiều quan, công ty khác tham gia, có nhiều chủ hàng ngoại thương tự giao nhận lấy mà không ủy thác cho vietrans Các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận là: • • • • • • • Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Công ty vận tải thuê tàu Công ty container Việt Nam Công ty đại lí vận tải quốc tế Công ty thương mại dịch vụ kho vận ngoại thương Công ty thương mại dịch vụ hàng hải TRAMACO Gematrans… Việt Nam thành lập hiệp hội giao nhận VIFFAS đại diện quyền lợi công ty giao nhận nói 1.1.3 Phạm vi dịch vụ giao nhận Phạm vi dịch vụ giao nhận nội dung dịch vụ giao nhận, kho vận Trừ thân người gửi hàng ( người nhận hàng) muốn tham gia vào khâu hay thủ tục nào, chứng từ đó, thông thường người giao nhận thay mặt người gửi hàng (người nhận hàng) lo liệu trình vận chuyển hàng hóa qua công đoạn tay người nhận hàng cuối Người giao nhận làm dịch vụ cách trực tiếp thông qua đại lí thuê dịch vụ người thứ ba khác Những dịch vụ mà người giao nhận thường tiến hành : • • • • • • • • • • • • • • • • • • Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở Tổ chức chuyên chở hàng hóa phạm vi ga , cảng Tổ chức xếp dỡ hàng hóa Làm tư vấn cho chủ hàng lĩnh vực chuyên chở hàng hóa Kí hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước Làm thủ tục gửi, nhận hàng Làm thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch Mua bảo hiểm cho hàng hóa Lập chứng từ cho việc gửi, nhận hàng toán Thanh toán, thu đổi ngoại tệ Nhận hàng từ chủ hàng giao cho người chuyên chở giao cho người nhận hàng Nhận hàng từ người chuyên chở giao cho người nhận hàng Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải người chuyên chở thích hợp Đóng gói phong bì, phân loại tái chế hàng hóa Lưu kho bảo quản hàng hóa Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho bãi… Thông báo tổn thất với người chuyên chở Giúp chủ hàng việc khiếu nại đòi bồi thường Ngoài người kinh doanh dịch vụ giao nhận cung dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu chủ hàng vận chuyển máy móc thiết bị cho công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần án may mặc sẵn từ container đến thẳng cửa hàng hay vận chuyển nước để tham dự hội chợ, triển lãm… Đặc biệt năm gần đây, người giao nhận thường cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức, đóng vai trò MTO phát hành chứng từ vận tải 1.1.4 Vai trò người giao nhận thương mại quốc tế a Môi giới hải quan Thuở ban đầu, người giao nhận hoạt động nước Nhiệm vụ người giao nhận lúc làm thủ tục hải quan hàng nhập môi giới hải quan Sau , người giao nhận mở rộng hoạt động phục vụ hàng xuất dành chở hàng vận tải quốc tế lưu cước hãng tàu theo ủy thác người xuất người nhập tùy thuộc vào hợp đồng mua bán Trên sở nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập để khai báo làm thủ tục hải quan môi giới hải quan Theo tập quán xuất hàng hóa theo điều kiện FOB chức người giao nhận gọi “ FOB người giao nhận” Ở nước Pháp, Mỹ hoạt động người giao nhận yêu cầu phải có giấy phép làm môi giới hải quan b Đại lí (agent) Trước đây, người giao nhận không đẩm nhận trách nhiệm người chuyên chở Người giao nhận hoạt động cầu nối người gửi hàng người chuyên chở đại lí người chuyên chở người gửi hàng Người giao nhận nhận ủy thác từ chủ hàng từ người chuyên chở để thực công việc khác giao nhận , giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan… sở hợp đồng ủy thác c Người gom hàng Ở châu Âu, từ lâu người giao nhận cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt Đặc biệt vận tải hàng hóa container, dịch vụ gom hàng thiếu nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) để tận dụng sức chở, sức chứa container giảm cước phí vận chuyển Khi người gom hàng, người giao nhận đóng vai trò người vận tải đại lí d Người chuyên chở Ngày nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò người chuyên chở, tức người giao nhận trực tiếp kí kết hợp đồng vận chuyển với chủ hàng chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi đến nơi khác Người giao nhận đóng vai trò người thầu chuyên chở theo hợp đồng (contracting carier), người giao nhận kí hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở Nếu người giao nhận trực tiếp chuyên chở người chuyên chở trực tiếp (performing carrier) e Lưu kho hàng hóa, lo liệu chuyển tải gửi tiếp hàng hóa Trong trường hợp phải lưu kho hàng hóa trước xuất sau nhập khẩu, người giao nhận lo liệu việc phương tiện thuê người khác phân phối hàng cần Khi hàng hóa phải chuyển tải cảng qua nước thử ba, người giao nhận lo liệu thủ tục cảnh tổ chức chuyển tải hàng hóa từ phương tiện vận tải sang phương tiện vận tải khác, giao hàng đến tay người nhận f Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải suốt ( gọi vận tải từ cửa đến cửa) người giao nhận đóng vai trò người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) MTO người chuyên chở chịu trách nhiệm hàng hóa trước chủ hàng Người giao nhận coi “ kiế trúc sư vận tải” ( Architect of transport) người giao nhận có khả tổ chức trình vận tải cách tốt tiết kiệm 1.1.5 Quyền hạn nghĩa vụ trách nhiệm người giao nhận a Khi người giao nhận đại lí Người giao nhận hoạt động với danh nghĩa đại lí phải chịu trách nhiệm lỗi thân hay lỗi người làm thuê cho Ví dụ: • • • • • Giao hàng trái với dẫn Quên mua bảo hiểm có thị Lỗi lầm làm thủ tục hải quan Gửi hàng sai địa chỉ, chở hàng sai đến nơi quy định Tái xuất không làm thủ tục xin hoàn lại thuế Người giao nhận bị bên thứ ba khiếu nại hư hỏng hay mát hàng hóa hay tổn hại cá nhân mà gây cho họ trình thực nhiệm vụ Tuy nhiên người giao nhận thường không nhận trách nhiệm , hành vi hay sơ suất bên thứ ba : người chuyên chở, người nhận lại dịch vụ giao nhận… miễn biểu đầy đủ quan tâm chu đáo việc lựa chọn bên thứ ba Điều thể qua điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn ( Standard trading condition ) người giao nhận hoạt động với tư cách đại lí việc thực chức truyền thống như: lưu cước, lo vận chuyển khai báo hải quan b Khi người giao nhận người ủy thác Là người ủy thác, người giao nhận bên kí hợp đồng độc lập nhận trách nhiệm với danh nghĩa thực dịch vụ khách hàng yêu cầu Anh ta chịu trách nhiệm hành vi sơ suất người chuyên chở người nhận lại dịch vụ giao nhận… mà sử dụng để thực hợp đồng Nói chung, thương lượng giá dịch vụ với khách hàng nhận lại hoa hồng Ví dụ người giao nhận gom hàng, làm dịch vụ vận tải đa phương thức hay đảm nhận vận tải tự vận chuyển hàng hóa đảm nhận vai trò người ủy thác Là người ủy thác trách nhiệm bên thứ ba, quyền hạn giới hạn trách nhiệm quyền thực việc giữ hàng giống đóng vai trò làm đại lí Khi người giao nhận đóng vai trò người ủy thác để làm dịch vụ vận tải đa phương thức điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nói chung không áp dụng Vì công ước quốc tế áp dụng nên hợp đồng vận tải liên hợp thường quy tắc phòng thương mại quốc tế điều chỉnh gọi “ quy tắc thống ICC chứng từ thống vận tải liên hợp” 3.1.2 Diễn giải quy trình a Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lí yêu cầu từ khách hàng Nhận viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khách hàng đại lí Sau tiến hành xem xét báo giá, hai bên thỏa thuận kí kết hợp đồng giao nhận Sau hoàn tất việc giao hàng với chứng từ cần thiết cho hãng tàu đại lí công ty nước gửi chứng từ sang cho công ty thông qua hệ thống email bao gồm nội dung đính file Master Bill of Lading, House Bill Of Lading , Debit/ Credit Note, thông tin tàu ngày dự kiến tàu đến , thông tin yêu cầu công ty kiểm tra xác nhận Trong Master Bill Of Lading thể mối quan hệ người gửi hàng người nhận hàng Debit Note dùng để toán tỷ lệ hoa hồng mà công ty phải trả cho đại lí côn g ty Credit note giấy đòi tiền đại lí phát sinh đại lí nhờ công ty đóng hộ cước hãng tàu Tất chứng từ thể mối quan hệ tình trạng công nợ đại lí công ty nhằm xác định khoản thu chi lợi nhuận hai bên b Kiểm tra chứng từ Sau nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra chứng từ đại lí gửi cách nhanh chóng cẩn thận cách xem thông tin vận đơn có trùng khớp đầy đủ thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu ngày đến, số container, số seal chi tiết hàng hóa Trong trường hợp không trùng khớp với số liệu chứng từ với nhận viên chứng từ có trách nhiệm liên lạc với đại lí để kịp thời bổ sung thông báo cho công ty nhằm có điều chỉnh gấp Một số trường hợp lỗi đại lí không bổ sung chứng từ cho công ty kịp thời phải chịu trách nhiệm khoản chi phí điều chỉnh c.Lấy lệnh giao hàng D/O Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ đến ngày nhận giấy báo hàng đến hãng tàu Dựa vào số vận đơn giấy báo để kẹp vào Debit /Credit lô hàng Nhân viên giao nhận thực việc đòi lệnh phải cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hóa đơn để lấy lệnh Đối với FCL khách hàng trực tiếp đóng tiền cược container đóng dấu chuyển thẳng đại lí hãng tàu có nhu cầu d Thông quan hàng nhập Chuẩn bị chứng từ cần thiết để mở tờ khai Hồ sơ hải quan gồm: Tờ khai hải quan: gồm dành cho người nhập khẩu, hải quan lưu Hợp đồng mua bán hàng hóa: y Hóa đơn thương mại: Phiếu đóng gói: Giấy giới thiệu công ty nhập khẩu: Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai bái hải quan điện tử để truyền số liệu lên tờ khai hải quan qua mạng Nếu truyền thành công hệ thống mạng hải quan tự đống báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai phâ luồng hàng hóa Nhờ bước cải tiến mà thời gian làm thủ tục nhanh so với thủ công trước nhân viên hải quan nhập lại số liệu tờ khai vào máy Luồng hàng hóa có luồng: luồng xanh, luồng vàng luồng đỏ Làm thủ tục hải quan cảng Chia thành hai trường hợp: Trường hợp 1: Hàng hóa nhập khaair miễn kiểm (luồng xanh) Bước 1: Mở tờ khai hải quan Nhân viên giao nhận sau lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa Sau tiến hành đăng kí mở tờ khai hải quan cảng Nhân viên kinh doanh đến hải quan mở tờ khai tìm “ Báo cáo vi phạm pháp luật “ xem doanh nghiệp nhập có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay không, đóng thuế cho doanh nghiệp Nếu không vi phạm nộp lại với chứng từ để hải quan kiểm tra Các chứng từ phải nộp bao gồm: Báo cáo vi phạm pháp luật Tờ khai hải quan nhập khẩu: hải quan lưu, lại người khai hải quan lưu Hợp đồng mua bán: y Hóa đơn thương mại: Vận đơn đường biển (sao y) có kí hậu ngân hàng toán LC Lệnh giao hàng: Packing list: Giấy giới thiệu công ty Giấy chứng nhận xuất xứ ( có) Chứng từ đăng kí viện vệ sinh ( hàng thực phẩm) Nếu doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho doanh nghiệp Sau đó, y “ Biên nhận nộp thuế vào ngân sách nhà nước” nộp hải quan tiếp nhận hồ sơ với chứng từ để hải quan kiểm tra Hải quan tiếp nhận hồ sơ nhân viên công ty từ dựa vào mã số thuế doanh nghiệp, hải quan tra cứu mạng xem doanh nghiệp có tên danh sách bị cưỡng chế hay không kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế Sau kiểm tra xong hải quan chuyển qua phận tính giá thuế Bước 2:Tính giá thuế Hải quan kiểm tra lại thuế tính tờ khai có với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không Nếu donh nghiệp ân hạn thuế đóng dấu xác nhận Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế nhân viên giao nhận đóng thuế y biên nhận nộp tiền vào ngân sách nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận Bước 3: Trả tờ khai quan Sau kiểm tra đóng dấu xong hải quan chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai Hải quan trả lại chứng từ bao gồm: Tờ khai hải quan Phiếu ghi kết kiểm tra chứng từ Trường hợp 2: Hàng hóa nhập kiểm hóa ( luồng đỏ) Bước 1: Mở tờ khai hải quan Thực trường hợp Bước 2: Tính giá thuế Thực trường hợp Bước 3: Kiểm hóa Nhân viên giao nhận xem phân công kiểm hóa để liên lạc với hải quan kiểm hóa Sau đăng kí chuyển bãi kiểm hóa cho container mua seal cho container Xuống bãi làm “ giấy cắt seal” gọi công nhân cắt seal đến Đồng thời liên lạc với hải quan kiểm hóa xuống bãi xem cắt seal kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà hải quan yêu cầu Sau đó, nhân viên giao nhận bấm seal lại Bước 4: Trả tờ khai hải quan Sau kiểm tra đóng dâu hải quan xong chuyển qau cửa trả tờ khai hải quan Nhân viên giao nhận mua tem dán vào tờ khai Hải quan trả lại chứng từ bao gồm: Tờ khai hải quan Phiếu ghi kết kiểm tra chứng từ Phiếu ghi kết kiểm tra hàng hóa Bước 5: Xuất phiếu EIR Nhân viên giao nhận đến phòng thương vụ (ở cảng) nộp D/O ( có dấu giao thẳng hãng tàu) đóng tiền nâng hạ, lưu container để xuất phiếu EIR Thanh lí hải quan cổng Nhân viên công ty mang chứng từ gồm: Lệnh giao hàng Phiếu EIR Tờ khai hải quan: Hải quan vào sổ hải quan lô hàng đóng dấu vào tờ khai phiếu EIR Hải quan trả lại tờ khai hải quan (bản chính) phiếu EIR cho nhân viên giao nhận Giao hàng cho khách hàng Nhân viên giao nhận cho xe vào cảng chở hàng giao đến kho cho khách hàng Quyết toán lưu hồ sơ Sau hoàn thành xong thủ tục thông quan chuyển hàng kho khách hàng xong người giao nhận phải: Kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, người giao nhận trao trả chứng từ lại cho khách hàng Tiên Phong lưu lại Đồng thời kèm theo Debit Note – giấy bảo nợ (một dành cho khách hàng dành cho công ty) bao gồm: khoản phí mà công ty nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phíc dịch vụ vận chuyển hàng hóa, chi phí phát sinh ( có)… sau giám đốc kí tên đóng dấu 3.2 Quy trình giao nhận lô hàng phụ kiện nối ống nhựa nhập công ty TNHH thương mại vận tải Tiên Phong 2) Các chứng từ liên quan đến trình nhập lô hàng phụ kiện nối ồng nhựa Tiên Phong gồm: Commercial invoice Hợp đồng ngoại thương Packing list Vận đơn giấy bảo lãnh Giấy chứng nhận chất lượng quan quản lí nhà nước (nếu có) Giấy ủy quyền Giấy giới thiệu Tờ khai hải quan List cont Các bước thực quy tình giao nhận nhập lô hàng phụ kiện nối ống nhựa: Bước 1: Nhận chứng từ từ khách hàng bố trí nhân viên Sau nhận ủy thác công ty cổ phần , công ty nhận chứng từ hàng hóa từ khách hàng Công ty tiến hành phân công công việc cho nhân viên giao nhận cách hợp lí Những nhân viên làm có kinh nghiệm thường bố trí làm thủ tục hải quan, nhân viên làm công việc phức tạp lấy lệnh hãng tàu, lấy cược container… Bước 2: Mở tờ khai hải quan điện tử nhập Khi nhận đỉ giấy tờ khách hàng, nhân viên giao nhận tiến hành mở tờ khai hải quan điện tử, gửi kèm file chứng từ mà hải quan yêu cầu Chờ phản hồi hải quan Bước 3: Lấy lệnh giao hàng hãng tàu Sau nhận giấy báo nhận hàng vào đó, nhân viên giao nhận Tiên Phong đễn hãng tàu để lấy lệnh giao hàng Giấy báo nhận hàng cho biết ngày hàng đến, tên tàu, số chuyến Khi đến hãng tàu cần mang theo: Giấy ủy quyền Giấy báo hàng đến Giấy giới thiệu công ty B/L gốc, có điện giao hàng Surrender không cần gốc Chứng minh thư photo người lấy lệnh Bên cạnh đó, phải mag theo tiền để đóng khoản phụ phí (phí chứng từ ) lô hàng Sau hãng tàu cấp D/O : để lưu hồ sơ hãng tàu, làm thủ tục hải quan, đưa cảng để nhận hàng Sau nhân viên giao nhận làm việc với phận điều độ cảng để nhờ cảng bố trí cầu tàu cần cẩu dỡ hàng từ tàu xuống toa xe Phía cảng có cán giao nhận kiểm tra việc bố trí Bước 4: Làm thủ tục hải quan Tại bàn tiếp nhận hồ sơ, nhân viên phải đăng kí làm thủ tục hải quan vào sổ đăng kí tờ khai hải quan, để sẵn ghi đầy đủ thông tin số tờ khai, người nhập khẩu, người xuất khẩu, vận đơn, tên hàng, số lượng… Xuất trình hồ sơ cho cán hải quan gồm: Tờ khai hải quan: Hợp đồng thương mại:1 gốc Bản khai chi tiết: gốc Lệnh giao hàng: gốc Vận đơn: Giấy ủy quyền:1 gốc Giấy đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất nhập Nhân viên hải quan kiểm tra hồ sơ, ghi số tờ khai Tại phải nộp phí hải quan Sau hoàn tất hồ sơ,hải quan cấp giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá để thu tiền lô hàng Giấy tiên phong gửi lại cho bên nhập để họ nộp thuế Sau đăng kí kiểm hóa lô hàng hàng phải kiểm hóa Còn hàng miễn kiểm Lô hàng phụ kiện nối ống hàng miễ kiểm hóa Bộ hồ sơ hải quan sau trưởng cục hải quan đóng dấu, kí xác nhận thông quan vào coi thông quan Cơ quan hải quan trả tờ khai hải quan cho người mở Bước 5: Nhận hàng từ tàu Sau lô hàng đượcác nhận thông quan tiến hành dỡ hàng từ tàu xuống Sau dỡ xong hàng, chủ hàng, giao nhận cảng chủ tàu kí tổng kết giao nhận xác nhận số lượng hàng hóa giao nhận biên hay phiếu giao nhận hàng hóa ( phía công ty lập) Lô hàng dỡ khỏi tàu cần cầu tàu cảng xếp lên phương tiện vận tải sau hoàn thành xong việc dỡ hàng khỏi tàu lên toa xe, phía công ty đại diện đường sắt kí vào biên giao nhận hàng hóa, đại diện người nhận hàng đường sắt cấp vận đơn đường sắt để xác nhận số toa, trọng lượng… phương tiện vận chuyển khỏi khu vực kiểm soát phải xuất trình biên giao nhận hàng, giấy khỏi cổng bảo vệ cho Tiên Phong nhận dịch vụ vận chuyển hàng hóa tới tận kho người nhập Bước 6: Giao nhận nơi trả hàng ( kho người nhập khẩu) Sau gửi hàng lên toa xe, Tiên Phong vận chuyển hàng tận kho nơi người nhập yêu cầu Do Tiên Phong có đầu kéo container nên công ty đảm nhận khâu vận tải tận kho khách hàng Trường hợp có nhiều lô hàng cần vận chuyển, công ty bố trí lô hàng thích hợp cho đầu kéo container mình, đồng thời liên hẹ với hãng vận tải uy tín khách hưởng chênh lệch tiền cước vận chuyển Trường hợp 1: Hàng lưu kho kho Tiên Phong Sau nhân viện giao nhận Tiên Phong nhận hàng cảng, công ty cho lái xe kéo hàng kho mình, đến ngày kéo hàng để giao cho khách hàng Trường hợp 2: Hàng không lưu kho Tiên Phong Sau nhận hàng cảng, nhân viên giao nhận bố trí xe kéo hàng thẳng kho khách hàng khách hàng tự đảm nhận khâu vận chuyển trường hợp khách hàng chịu chi phí lưu kho bãi, nhiên việc bố trí xe phải hợp lí kịp thời Cụ thể lô hàng công ty chịu trách nhiệm nhập hàng kho Tân Tiên Phong, việc vận chuyển hàng kho riêng toán phí lưu kho công ty tự thực Trên trình giao nhận hàng nhập nguyên container công ty Tiên Phong theo ủy quyền công ty …… Bảng 3.1: Tổng doanh thu thực giao nhận lô hàng phụ kiện nối ống nhựa STT Chỉ tiêu Số tiền (VND) Doanh thu từ cung cấp dịch vụ giao nhận Doanh thu từ dịch vụ vận tải Tổng Bảng 3.2: Tổng chi phí giao nhận lô hàng STT Tổng Chi phí Số tiền (VND) Tiền lương nhân viên trực tiếp Chi phí khác Bảng 3.3: lợi nhuận từ giao nhận lô hàng STT Chỉ tiêu Tổng doanh thu Số tiền (VND) Tổng chi phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Bảng 3.4: Các khoản phải thu khách hàng STT Chỉ tiêu Phí chứng từ Phí vệ sinh container THC Kẹp hải quan Bóc tờ khai Đóng phí nâng hạ cảng Kí hải quan cổng Kí hải quan bãi Số tiền (VND) Tổng 3.3 Nhận xét công tác giao nhận hàng hóa nhập công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại vận tải Tiên Phong 3.3.1 Một số tồn công tác giao nhận hàng hóa công ty Đối với việc tiếp nhận hồ sơ chứng từ chủ yếu tồn chậm trễ mà nguyên nhân là: Người xuất gửi thiếu số chứng từ cần thiết yêu cầu Các sai sót thông tin chứng từ Chậm trễ việc liên lạc nhân viên cảng, hải quan quan Khi nhận chứng từ không xem xét kiểm tra kĩ Chậm trễ ngân hàng chứng từ không ăn khớp Đối với việc khai báo hải quan gặp khó khăn sau: Việc khai báo hải quan công việc chiếm nhiều thời gian công ty Đôi có trở ngại giấy tờ cần thiết cho việc khai báo hải qun như: Trong chứng từ hàng hóa mà người xuất gửi tới giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa thuộc diện ưu đãi thuế quan Có sai lệch thông tin chứng từ hóa đơn Hồ sơ không hoàn chỉnh Chủ hàng khai giá thấp giá trị thực tế gây khó khăn cho hải quan việc thẩm định giá đưa mức thuế Nội dung tên hàng không rõ ràng Mã áp cho hàng không phù hợp Đối với việc vận chuyển nội địa: Phương tiện vận chuyển thiếu nên việc cạnh tranh với đối thủ khác tỏng lĩnh vực thường gặp nhiều bất lợi giá cước điều động xe, đặc biệt vào mùa cao điểm từ tháng 10 đến tháng 11 Trong việc giao dịch lựa chọn số hãng tải nội địa, công ty trọng đến vài sở chủ yếu để lựa chọn giá cước, dịch vụ mà chưa xem xét mức đến yêu tố khác không mang lại lợi ích trước mắt mang lại hiệu lâu dài như: mức độ an toàn vận chuyển, linh hoạt việc giải vấn đề phát sinh hàng hóa vận chuyển xác định tầm quan trọng yếu tố việc định Để công tác giao nhận thực tốt công ty cần phải khắc phục mặt tồn tại, đưa phương pháp giải mang tính quy luật chung cho tính nhằm nâng cao uy tín, phục vụ tốt nhu cầu khách hàng 3.3.2 Một số biện pháp để nâng cao hiệu giao nhận công ty Khắc phục chậm trễ việc tiếp nhận chứng từ.Để khắc phục vấn đề cần phải có nhân viên chức giải công việc chứng từ Trong trình nhận chứng từ người xuất khẩu, cán lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kĩ lưỡng chứng từ với Nếu có sai lệch thông tin hàng hóa chứng từ cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch đó, sai lệch chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với nhà xuất để tìm hiểu nguyên nhân sai lệch yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với Đồng thời xây dựng trình tự làm việc chia nhỏ công việc trình tự đó, cán nhân viên đảm nhiệm công đoạn trình tự đó, người có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều thành thạo lĩnh vực đó, đẩy nhanh tiến độ công việc Nâng cao hiệu quy trình thủ tục hải quan Cần tăng cường thêm phận sales dịch vụ cho công ty tới mức cầu dịch vụ tăng lên đáng kể, việc tìm kiếm khách hàng quan trọng việc phát triển công ty Công ty cần có kế hoạch cụ thể công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên Thường xuyên dự thảo kế hoạch mục tiêu cho nhân viên , khen thưởng cho nhân viên đạt thành tích hay vượt yêu cầu Công ty phải cập nhật thường xuyên giá cước tàu giá dịch vụ công ty khác để từ hình thành cho công ty giá dịch vụ phù hợp môi trường cạnh tranh gay gắt loại hình dịch vụ thời gian tới Tăng cường hỗ trợ cho nhân viên giao nhận tham gia lớp đào tạo nghiệp vụ hải quan để cấp chứng Công ty cần kí hợp đồng văn rõ ràng với doanh nghiệp khác lĩnh vực làm thủ tục hải quan Yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ, xác chứng từ thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan lô hàng Công ty cần quảng bá thương hiệu, ngành nghề kinh doanh phương tiện thông tin đại chúng báo hải quan, báo người lao đông, báo tuổi trẻ… website để tăng cường mức độ cạnh tranh công ty Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng xuất nhập cho chủ hàng Để thực khâu vận tải công ty cần phải có chuẩn bị kĩ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt trình chuyên chở đảm bảo an toàn cho hàng hóa tiến độ thời gian giao hàng Các yêu cầu đặt để thực tốt công việc là: Cần hiểu rõ đặc tính hàng hóa Với số mặt hàng cần vận chuyển container chuyên dụng công ty phải chuẩn bị tổ chức vận chuyển nhanh chóng kịp thời tránh hư hỏng hàng hóa Chuẩn bị nhân công, kho bãi phương tiện để phục vụ tốt trình vận chuyển Đồng thới với trình làm thủ tục giao nhận hàng công ty cần phải có chuẩn bị nhân công, kho bãi phương tiện vận chuyển để tiến hành xếp dỡ, lưu kho vận chuyển thẳng hàng đến cho chủ hàng theo tiến độ thời gian thỏa thuận hai bên Tổ chức trình vận chuyển : sau kí hợp đồng vận chuyển giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở hàng đến nơi quy định mà người ủy thác yêu cầu công ty hết trách nhiệm để thực trình vận chuyển bên cạnh việc người vận tải chở hàng đến cho người nhập vận chuyển hàng nhà xuất tới cảng, công ty phải có hai cán công ty áp tải hàng hóa vận tải đường để giám sát yêu cầu kĩ thuật áp dụng cho hàng hóa đặt cho người vận tải hỗ trợ cho người vận tải đường gặp khó khăn trở ngại Cán áp tải hàng hóa phải giữ liên lạc với công ty để thông báo tình hình vận chuyển Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với công ty để xin ý kiến đạo lãnh đạo công ty việc xử lí giải tình khó khăn trở ngại Trong trình vận chuyển, cán áp tải hàng phải yêu cầu người vận tải thực nghiêm ngặt yêu cầu kĩ thuật áp dụng cho hàng hóa để giảm thiểu rủi ro xảy Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu: khâu cuối trình vận chuyển nội địa Khi hàng hóa chở đến nơi quy định theo yêu cầu chủ hàng, cán áp tải hàng trực tiếp giao hàng cho chủ hàng phải lập biên giao hàng theo khối lượng chất lượng yêu cầu trình dỡ hàng, cán áp tải hàng yêu cầu chủ hàng giúp đỡ việc thuê phương tiện nâng hạ hàng dỡ hàng đưa vào kho Việc tùy thuộc vào thỏa thuận công ty chủ hàng hợp đồng ủy thác xem việc dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải người nhập hay công ty đảm nhiệm Sau hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập công ty thực hoàn thành nhiệm vụ hết trách nhiệm hàng hóa