Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND quận cầu giấy

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu giấy 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy 4 2. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy. 5 2.1. Cơ cấu tổ chức 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Nội vụ quận Cầu Giấy. 6 1. Chức năng. 6 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 3.Cơ cấu tổ chức 17 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội Vụ 20 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 20 1.1. Vai trò của phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. 20 1.2. Sơ đồ nội dung quy trình công tác thường kỳ của cơ quan 21 1.3. Sơ đồ công tác tổ chứ 01 hôi nghị 22 1.4. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 22 1.5. Đánh gia công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của phòng 23 2.Khảo sát về công tác văn thư 24 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội Vụ 24 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác văn thư cơ quan 25 3.Khảo sát tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ 26 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 26 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 26 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 27 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 27 3.5. Đánh giá ưu, nhược điểm 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 29 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 29 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của phòng Nội Vụ 33 3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở cho cơ quan. 34 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 42 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 44 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48 I. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng 48 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 50 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu

giấy 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy 4

2 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy 5

2.1 Cơ cấu tổ chức 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Nội vụ quận Cầu Giấy 6

1 Chức năng 6

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

3.Cơ cấu tổ chức 17

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội Vụ 20

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 20

1.1 Vai trò của phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần 20

1.2 Sơ đồ nội dung quy trình công tác thường kỳ của cơ quan 21

1.3 Sơ đồ công tác tổ chứ 01 hôi nghị 22

1.4 Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 22

1.5 Đánh gia công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của phòng 23

2.Khảo sát về công tác văn thư 24

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội Vụ 24

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác văn thư cơ quan 25

3.Khảo sát tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ 26

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 26

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 26

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 27

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 27

3.5 Đánh giá ưu, nhược điểm 27

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 29 1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 29

2 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của phòng Nội Vụ 33

3 Soạn thảo quy chế văn hóa công sở cho cơ quan 34

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 42

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 44

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48 I Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng 48

II Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 50

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Thưc tập cuối khóa là một công việc quan trọng nằm trong chương trìnhđào tạo chính quy các bậc đai học cao đẳng của các trường Thực tập tốt nghiệpbảm thân mỗi sinh viên vận dụng các kiến thức lý thuyết được trang bị ở nhàtrường vạo công việc, một mặt củng cố vững chắc các lý thuyết đã được học mặtkhác giúp sinh viên biết vận dụng và kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết và thực tếtrong mọi tình huống Thực tập tốt nghiêp cũng giúp cho sinh viên làm quen vớicông việc thực tế về mọi mặt hoạt động của đơn vị thực tập, đặc biệt là côngviệc chuyên nghành được đào tạo chuyên sâu qua đó sinh viên thực tập được rènluyện cách làm việc, đạo đức,tác phong của người công chức trong tươnglai.xuất phát từ mục đích cao cả, từ yêu cầu của hoạt động đào tạo trường đạihọc Nội Vụ Hà Nội đã có những quy đinh cụ thể nhằm hướng dẫn chỉ đạo sinhviên thực tập tại các đơn vị ,đây cũng là dịp để nhà trường và các thầy cô trongkhoa quản trị văn phòng đánh giá được kết quả học tập, ý thức của mỗi sinhviên, giúp sinh viên hoàn thiện hơn những kiến thức cơ bản làm hành trang khi

ra ngoài trường

Dưới sự chỉ đạo của nhà trường cùng các thầy cô giáo trong khoa, emthực tập tại phòng Nôi Vụ UBND quận Cầu Giấy Tại đây, em có dịp làm quenvới phong cách làm việc của phòng Nội Vụ UBND quận Cầu Giấy Đợt thực tậpgiúp em học tập được những kiến thức từ thực tế, trực tiếp làm quen với côngviệc công sở Hành chính Là một đơn vị hành chính giúp việc cho UBND thựchiện các chưc năng tham mưu giúp việc đảm bao hạu cần cho UBND quận.Cũng giống như cac đơn vị khác phòng Nội Vụ luôn có những đề xuất để đổimới hoạt động hành chính cũng như phương thức điều kiện làm việc sao cho đápứng kịp thời các ywwu cầu của Nhà nước và xã hội Trong thời gian thực tập tạpphòng Nội vụ mặc dù thời gian thực tập không nhiều nhưng em được nhận sựquan tâm chỉ bảo nhiệt tình của các anh, chị trong phòng Nội Vụ Tại đây emđược làm quen với công việc của phòng, được hướng dẫn vào sổ đảng, giúp

chuyên viên làm công tác xét nâng lương, phụ cấp thâm niên, giúp chuyên viên

dà xoát công tác thi đua khen thưởng, công tác chuẩn bị tài liệu cho đại hộiĐảng các cấp lần VI của UBND và một số công việc khác

Mặc dù đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, nhưng trong quá trình thực tập emvẫn gặp phải những khó khăn nhất định, phần do kiến thức còn hạn chế cộng vớiviệc lần đầu đi thực tập tại một cơ quan lớn nên không tránh khỏi những ngớngàng Hơn nữa thời gian làm việc tại phòng không được nhiều nên em không

có điều kiện tìm hiểu và nắm bắt hết họa động của phòng, ban trong Ủy ban.Những thiếu sót này trước hết xuất phát từ phía cá nhân nên em rất mong nhậnđược sự quan tâm, thông cảm giúp đỡ của các thầy cô giáo tạo điều kiện cho emhoàn thành tốt bản báo cáo này

Để hoàn thành báo cáo thực tập này, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân emxin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tụy của các thầy cô trong khoaQuản Trị Văn Phòng cũng như cán bộ công nhân viên trong cơ quan đã giúp đỡ

em hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cung cấp cho em những kiến thức chuyênmôn hết sức quý báu

Cùng với sự giúp đỡ, sự nỗ lực và kinh nghiệm của bản thân thu được,qua 8 tuần thực tập em đã hoàn thành báo cáo

Bố cục bài báo cáo gồm 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của phòng Nội Vụ

Phần II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành chính cơ quan

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến từ thầy, cô giáo,cán bộ khoa Văn Phòng và các bạn để bài báo cáo của em được hào thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Sinh viên

Hoàng Thị Quỳnh PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu giấy

Khái quát chung về Ủy ban nhân dân quân Cầu giấy

Quận Cầu giấy được thành lập theo Nghị định 74-CP ngày 22/11/1996của Thủ tướng Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 1/9/1997.Quận Cầu Giấy được hợp bởi 4 thị trấn (Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịch, QuanHoa) với diện tích tự nhiên là 1.210,07 ha dân số gần 142.800 người năm 2001.Quận nằm ở của ngõ phía Tây thành phố, cầu giấy là một đầu mối giao thôngquan trọng nối trung tâm thủ đo với khu đô thị ở vung tây bắc Trên địa bànQuận tập trung nhiều trường đại học, cao đẳng, viện nghiên cưu khoa học, trungtâm công nghệ cao, các đơn vị nghệ thuật trung ương như: (ĐHQGHN, Họcviện Thuật Quân Sự, ĐH Sư phạm Hà Nội, Viện khoa học công nghệ Việt Nam,trung tâm nhiệt đới Việt Nga) đây cũng là cái nôi của văn hóa truyền thống vớinhiều làng nghề nổi tiếng và nhiều đình đền miếu từ thời xa xưa để lại như:Làng Vòng làm Cốm, những đền chùa khá tôn nghiêm như: đền Lê, Chùa HoaLang, Chùa Hả, Chùa Thánh Chúa Đây là điểm mạnh là tiềm năng quá báu gópphần tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của Quận.bên cạnh đó Quận cũnggặp không ít khó khăn: trong địa bàn có nhiều trường đại học, cao đẳng dân số

cơ học tăng nhanh, số lương sinh viên và người ngoài tỉnh cư trú trên địa bànkhá đông nên sức ép về cơ sở hạ tầng cũng như các vấn đề phục vụ dân sinh,vấn đề lao động, việc làm và các vấn đề xã hội náy sinh ngày cang lớn với Quận

Xác đinh rõ những thuận lợi và khó khăn Quận ủy – HĐND – UBNDQuận đã tập chung kiện toàn củng cố nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trêntất cả các lĩnh vưc, đấy mạnh quả hơn nữa công tác hành chính cơ quan để nâng

cao hiệu quả làm việc trong đội ngũ cán bộ cơ quan

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.1.1 Chức năng

- UBND tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, luật các văn bản của

cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội Động nhân dân cụng cấp

- UBND cấp huyện phối hợp với Thường trực Hội đồng nhân dân cùngcấp chuẩn bị nội dung các cuộc họp hộp đồng nhân dân, xây dựn đề án trình hộiđồng nhân xét và quyết định

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy

Quản lý nhà nước ở địa phương trong cac lĩnh vực nông nghiệp ngưnghiệp,lâm nghiệp, công nghiệp tiểu thủ công nghiệp thương mại, du lich, vănhóa y tế, giáo dục, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báochí, phát thanh, truyền thông và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước vềđât và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý thực hiện tiêu chuẩn đolường chất lượng sản phẩm hàng hóa;

Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật cácvăn bản của cơ quan nhà nươc cấp trên và Nghị quyết của hội đông nhan dâncùng cấp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế tổ chức xã hội đơn vị vũ trangnhân dân và công dân ở đia phương;

Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiêm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độnghĩa vụ quân sự nhiệm vụ hậu cần tại chỗ nhiệm vụ động viên, chính sách hậuphương quân đội và chính sách dối với lượng vũ trang nhân dân ở địa phương

Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi íchhợp pháp của công dân, chống tham nhũng chống buôn lậu làm hàn giá và các tệnạn xã hội khác

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũviên chức nhà nước và các bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của

chính phủ

Tổ chức thực hiện thu chi ngân sach địa phương theo quy đinh của phápluật, phối hợp vói vơ quan hưu quan để đảm bảo thu đúng đủ thu kịp thời cácloai thuế các khoản thu khác của địa phương

2 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy.

* Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của UBND Quận Cầu Giấy ( phụ lục 1)

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Phòng Lao động thương binh xã hội

- Ủy ban dân số - Gia đình và Trẻ em

- Thanh tra Xây dựng+ Khối sự nghiệp có 10 đơn vị

- Ban quản lý chợ Cầu Giấy

+ Khối giáo dục có 4 đơn vị:

- Khối Tiểu học

- Khối THCS

- Khối Mầm non

- Trung tâm giáo dục thường xuyên

+ Khối phường có 8 phường:

- Phường Nghĩa Đô

- Phường Nghĩa Tân

- Phường Mai Dịch

- Phường Quan Hoa

- Phương Dịch Vọng

- Phường Dịch Vọng Hậu

- Phường Yên Hòa

- Phường Trung Hòa

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Nội vụ quận Cầu Giấy.

1 Chức năng.

a) Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận;tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp Quận thực hiện chức năng quản lý nhànước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra,

xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; Chế độ chínhsách; Công tác biên chế luân chuyển điều động cán bộ; công tác thi đua khenthưởng trên địa bàn quận và công tác khác theo quy định của pháp luật

b) Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân Quận;đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở

Nội Vụ

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân dự thảo các quyếtđịnh, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự án

và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính

về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bànQuận

2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

3 Về tổ chức bộ máy:

a) Trình Ủy ban nhân dân Quận quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức

bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủyban nhân dân;

b) Trình Ủy ban nhân dân Quận đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giảithể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận có thẩm quyền quyếtđịnh theo quy định;

c) Trình Ủy ban nhân dân Quận ban hành văn bản quy định cụ thể chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức;

d) Giúp Ủy ban nhân dân Quận trong việc xây dựng đề án thành lập, tổchức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân để trìnhcấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;

đ) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sựnghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại,giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của Ủyban nhân dân Quận ;

e) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phốihợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dânquậntheo quy định của pháp luật;

g) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Ủyban nhân dân quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cácphòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân ;

h) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan của tỉnhhướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng đơn vị sựnghiệp công lập của Quận theo quy định của pháp luật

4 Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trongđơn vị sự nghiệp công lập:

a) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân Quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dânQuận kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng nămcủa các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lýcủa Ủy ban nhân dân Quận, để Ủy ban nhân dân Quận trình Bộ Nội vụ theo quyđịnh;

b) Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận trình Hộiđồng nhân dân cùng cấp quyết định tổng biên chế công chức trong các cơ quancủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủyban nhân dân Quận, Ủy ban nhân dân cấp huyện trong phạm vi biên chế côngchức được Bộ Nội vụ giao;

c) Căn cứ ý kiến thẩm định của Bộ Nội vụ, giúp Ủy ban nhân dân và Chủtịch Ủy ban nhân dân Quận trình Hội đồng nhân dân cùng cấp phê duyệt tổng sốngười làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; chủ trì tham mưu vàgiúp Ủy ban nhân dân Quận tổ chức triển khai và kiểm tra việc thực hiện sau khiHội đồng nhân dân cùng cấp phê duyệt;

d) Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làmviệc đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận các đơn vị

sự nghiệp công lập theo quy định;

đ) Tổng hợp, thống kê, báo cáo biên chế, số lượng người làm việc và việcthực hiện biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơ quan, tổchức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

5 Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu chức danhnghề nghiệp viên chức (gọi chung là cơ cấu chức danh công chức, viên chức):

a) Trình Ủy ban nhân dân Quận ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các

cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cơcấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơcấu chức danh công chức, viên chức theo quy định;

b) Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận thẩm định đề án vị trí việc làm,

cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơcấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộctỉnh quản lý theo quy định;

c) Giúp Ủy ban nhân dân Quận tổng hợp danh mục vị trí việc làm, xâydựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề ánđiều chỉnh vị trí việc làm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức của các cơquan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý để Ủy ban nhân dân Quận gửi Bộ Nội

vụ phê duyệt theo quy định;

d) Trình Ủy ban nhân dân quận quyết định phân cấp hoặc ủy quyền thựchiện việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm và cơ cấu chức danh công chức, viênchức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý theo quy định củapháp luật

các cấp;

c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Quận trình Hội đồng nhân dân cấptỉnh bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên kháccủa Ủy ban nhân dân Quận;

d) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Quận trong việc trình cấp có thẩmquyền phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối vớicác chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;

đ) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn kếtquả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với thành viên Ủyban nhân dân Quận theo quy định của pháp luật;

e) Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận bổ nhiệm, bổ nhiệmlại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân Phường nơithực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân theo quy định;

g) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Quận thống kê, tổng hợp, báo cáo sốlượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân cáccấp theo quy định;

h) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc hướng dẫn, kiểmtra, tổng hợp, báo cáo việc thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ở cơ quanhành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trong địa bàn tỉnh vàviệc thực hiện công tác dân vận của chính quyền theo quy định của pháp luật;

i) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, tổ dân phố theo quy định củapháp luật;

7 Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, côngchức (trong khoản này gọi chung là cán bộ, công chức, viên chức):

a) Trình Ủy ban nhân dân quận ban hành chế độ, chính sách khuyếnkhích cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh học tập để nâng cao trình độ, nănglực công tác;

b) Phối hợp với các cơ quan có liên quan trình Ủy ban nhân dân Quận

quyết định việc bố trí, phân bổ kinh phí đối với hoạt động đào tạo, bồi dưỡngcán bộ, công chức, viên chức của tỉnh theo quy định;

c) Trình Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành quy hoạch, kế hoạch đàotạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý; giúp Ủyban nhân dân Quận tổ chức triển khai thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo,bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức sau khi được phê duyệt;

8 Về thực hiện chế độ, chính sách tiền lương:

a) Tổng hợp danh sách, hồ sơ, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận cóvăn bản đề nghị Bộ Nội vụ cho ý kiến thống nhất trước khi ký quyết định nângbậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh xếplương ở ngạch chuyên viên cao cấp và các ngạch, chức danh tương đương ngạchchuyên viên cao cấp theo quy định;

b) Quyết định theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết địnhviệc nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng lươngvượt bậc và các chế độ, chính sách về tiền lương đối với cán bộ, công chức, viênchức, người lao động theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủyban nhân dân cấp tỉnh;

c) Hướng dẫn, kiểm tra, giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp cóthẩm quyền giải quyết những vướng mắc trong việc thực hiện chính sách, chế độtiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí và tiền thưởng đối với cán bộ, công chức, viênchức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệpcông lập của tỉnh theo quy định

9 Về cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức:

a) Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh lãnh đạo,chỉ đạo, triển khai công tác cải cách hành chính của tỉnh theo các nghị quyết,chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Chính phủ;

b) Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyếtđịnh phân công các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì

hoặc phối hợp thực hiện các nội dung, công việc của cải cách hành chính, baogồm: cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính, cải cách tổ chức bộ máyhành chính, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính;

c) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết địnhcác biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ,công chức;

d) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủyban nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xãtriển khai thực hiện công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, côngchức theo chương trình, kế hoạch, đề án cải cách hành chính, cải cách chế độcông vụ, công chức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

đ) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửaliên thông, một cửa liên thông hiện đại tại các cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương;

e) Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo dõi, đánh giá, tổng hợp chung kếtquả thực hiện các nhiệm vụ về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ,công chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã; xây dựng và thựchiện chế độ báo cáo về công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ,công chức theo quy định;

g) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan hướng dẫn về chuyênmôn, nghiệp vụ trong lĩnh vực cải cách hành chính cho công chức chuyên tráchcải cách hành chính ở các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấptỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện

10 Về công tác tổ chức hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện (gọi chung là quỹ):a) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định chophép thành lập, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, đổi tên và phê duyệt điều

lệ đối với hội có phạm vi hoạt động trong tỉnh theo quy định của pháp luật;

b) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy phépthành lập và công nhận điều lệ, cho phép hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, giải thể,đổi tên, đình chỉ, tạm đình chỉ hoạt động, cho phép quỹ hoạt động trở lại sau khi

bị tạm đình chỉ, công nhận quỹ đủ điều kiện hoạt động, công nhận thành viênHội đồng quản lý quỹ, cho phép thay đổi hoặc cấp lại giấy phép thành lập, thuhồi giấy phép thành lập, giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với quỹ có phạm vi hoạtđộng trong tỉnh và quỹ có tổ chức, cá nhân nước ngoài góp tài sản để thành lập,hoạt động trong phạm vi huyện, xã;

c) Căn cứ tình hình thực tế ở địa phương, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dâncấp tỉnh ủy quyền cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc thựchiện công tác quản lý đối với hội có phạm vi hoạt động trong xã, quỹ có phạm vihoạt động trong huyện, xã theo quy định của pháp luật;

d) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép hội có phạm vihoạt động trong cả nước, hội có phạm vi hoạt động liên tỉnh đặt văn phòng đạidiện của hội ở địa phương theo quy định của pháp luật;

đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về hội, quỹ đối với cáchội, quỹ hoạt động trong phạm vi tỉnh Xử lý theo thẩm quyền hoặc trình cấp cóthẩm quyền xử lý các vi phạm pháp luật về hội, quỹ;

e) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Ủyban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định việc hỗtrợ và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội, quỹ theo quyđịnh của pháp luật

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thựchiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật;

b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác quản lý lưu trữ

thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật;

c) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị củaLưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử củatỉnh theo quy định của pháp luật;

d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đốivới cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật;

đ) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,lưu trữ;

e) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũcông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

g) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưutrữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

h) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật;

i) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp cóthẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu

và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫncác cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thuthập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản,giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theoquy định của pháp luật;

k) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ cácđiều kiện theo quy định của pháp luật;

l) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

12 Về công tác tôn giáo:

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tôngiáo đối với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tuhành, nhân sỹ các tôn giáo trong phạm vi quản lý của tỉnh;

b) Giải quyết theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyếtnhững vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật Chủ trì, phối hợpvới các sở, ban, ngành trong việc tham mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giảiquyết những vấn đề phát sinh trong tôn giáo theo quy định; là đầu mối liên hệgiữa chính quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo trên địa bàn tỉnh;

c) Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo vềlĩnh vực tôn giáo theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác tôn giáo đốivới đội ngũ công chức làm công tác tôn giáo thuộc phạm vi quản lý của Sở Nộivụ;

đ) Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc áp dụng chính sách đốivới những tổ chức tôn giáo và cá nhân có hoạt động tôn giáo theo quy định củapháp luật;

e) Thực hiện việc nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực tôn giáo, tổng kếtthực tiễn, cung cấp luận cứ khoa học cho việc xây dựng và thực hiện các chủtrương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước đối với tôn giáo;

g) Hướng dẫn Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyếtnhững vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật

13 Về công tác thi đua, khen thưởng:

a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận vàHội đồng thi đua - khen thưởng Quận tổ chức các phong trào thi đua; hướngdẫn, đôn đốc, kiểm tra các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp Phường, Mặttrận Tổ quốc, các tổ chức chính trị, chính trị-xã hội và các tổ chức kinh tế thựchiện các phong trào thi đua và chính sách khen thưởng của Đảng, Nhà nước trên

địa bàn Quận Chủ trì, phối hợp với Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị, tổchức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở địa phương và các cơ quan thông tin đạichúng phát hiện, tuyên truyền và nhân rộng các điển hình tiên tiến;

b) Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn chuyênmôn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác thi đua, khen thưởng ở các

sở, ban, ngành, ở các cấp và doanh nghiệp trên địa bàn Quận; ứng dụng khoahọc công nghệ trong lĩnh vực thi đua, khen thưởng Thực hiện công tác thanhtra, kiểm tra những vấn đề liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng và giảiquyết các khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực thi đua, khen thưởng theo quy định củapháp luật;

c) Thẩm định hồ sơ đề nghị khen thưởng của các sở, ban, ngành, của cáccấp,Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội, tổ chức kinh tế ở địa phương và cơ sở, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyếtđịnh khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định khen thưởng theoquy định;

d) Quản lý, lưu trữ hồ sơ khen thưởng theo quy định của pháp luật; xâydựng và quản lý cơ sở dữ liệu về thi đua, khen thưởng; tổng hợp, báo cáo định

kỳ về thi đua, khen thưởng theo quy định Xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thiđua, khen thưởng theo quy định của pháp luật; quản lý, cấp phát, thu hồi, cấpđổi hiện vật khen thưởng theo phân cấp; tham mưu tổ chức thực hiện việc traotặng, đón nhận các hình thức khen thưởng theo quy định của pháp luật;

đ) Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua-Khen thưởng cấp Quận

14 Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáoliên quan đến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân cônghoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân Quận; thực hiện các quy định về phòng,chống tham nhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãngphí; xử lý theo thẩm quyền các vi phạm pháp luật, hoặc tham mưu cho cấp cóthẩm quyền xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được giao

theo quy định của pháp luật.

17 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vựckhác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộctỉnh, đối với Ủy ban nhân dân Quận, Ủy ban nhân dân cấp Phường Giúp Ủyban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vựccông tác được giao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địaphương khác đặt trụ sở trên địa bàn Quận

18 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quanhành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; số lượng các đơn vị hành chính cấpQuận,số lượng tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức và cán bộ, công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tácthi đua, khen thưởng; công tác thanh niên và các lĩnh vực khác được giao

19 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xâydựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyênmôn, nghiệp vụ được giao

20 Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong cáclĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ

21 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với Ủyban nhân dân quận và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theoquy định

22 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,

vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng ngườilàm việc trong các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ; quản lý hồ sơ,quyết định việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điềuđộng, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chứcdanh nghề nghiệp, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng và các chế

độ, chính sách khác đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩmquyền quản lý của Sở Nội vụ theo quy định và theo sự phân công hoặc ủy quyền

của Ủy ban nhân dân Quận

23 Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quyđịnh của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhândân Quận

24 Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của ngườiđứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định củapháp luật

25 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân Quận,Chủ tịch Ủy bannhân dân Quận giao và theo quy định của pháp luật

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG (phụ trách chính quyền)

CHUYÊN VIÊN

(Phụ trách công tác

chính quyền)

CHUYÊN VIÊN (Phụ trách công tác cán bộ)

CHUYÊN VIÊN ( Phụ trách thi đua khenthưởng)

CHUYÊN VIÊN (Phụ trách văn thư lưu trữ kiêm kế toán)

TRƯỞNG PHÒNG(Phụ trách chung)

Bản mô tả công việc

+ Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm

vụ, quyền hạn được giao

+ Quản lý các cơ sở vật chất cho bộ máy, đảm bảo các điều kiện vật chấtcho hoạt động của phòng Nội vụ

+ Ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

+ Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách của Đảng và nhà nước các quyếtđịnh của UBND trong phạm vi Phòng Nội vụ

+ Là người truyền đạt chủ trương của UBND quận tới các cấp, các ngànhtrong quận khi được UBND quận ủy nhiệm

+ Hàng ngày phân công cán bộ về chuyên môn và tổng hợp tham mưugiúp thường trực UBND quận về các công việc của cơ quan

+ Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu – chi ngân sách của phòngnội vụ theo quy định của pháp luật

+ Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự cơ quan và bảo vệ bí mậtthông tin tư liệu

+ Thường xuyên quan tâm công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo, bồidưỡng đội ngũ công chức của phòng Nội vụ

+ Triệu tập và chủ tọa các công việc của Phòng Nội vụ

* Về thẩm quyền

- Ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Phòng Nội vụ

- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính thông thường để đônđốc các ngành, phòng, ban, các đơn vị, UBND các các phường trong quận việcthực hiện công tác được giao

- Ký giấy giới thiệu cho các cán bộ, chuyên viên của phòng Nội vụ đicông tác

- Ký báo cáo, thông báo, các đề xuất về tổ chức cán bộ, tiền lương, khenthưởng, kỷ luật cho nội bộ Phòng Nội vụ

* Về quyền hạn

- Có quyền quyết định các công việc do hai Phó Trưởng phòng đề xuất

- Được cấp trên ủy quyền hoặc ủy quyền cho cấp dưới trong việc giảiquyết công việc

- Bố trí công tác văn phòng

- Được hưởng quyền lợi theo luật lao động hiện hành.

* Về trình độ:

- Có trình độ từ đại học trở lên

- Có kiến thức sâu rộng và khả năng lý luận chính trị tốt

- Qua đào tạo sơ cấp về nghiệp vụ hành chính văn phòng

- Có khả năng tư duy và năng lực lãnh đạo tốt

Bản mô tả công việc của lãnh đạo và các cá nhân trong phòng nội vụ

kèm thèo tại (phụ lục số02)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội Vụ

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.

Phòng Nội Vụ là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đềxuất ý kiến, giúp Lãnh đạo cơ quan quản lý và thực hiện các mặt công tác hànhchính, kế hoạch, tổng hợp đánh giá tình hình, điều phối hoạt động của các đơn vịtrong Ủy ban nhân dân Quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức luôn cómối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản giao dịch chính vì vậyphòng có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo và các bộ phận trong Ủy ban nhândân

Về chức năng tham mưu Phòng thực hiện các công việc Nghiên cứu, xâydựng các quy định, quy trình quản trị, hành chính áp dụng tại Ủy ban nhân dânbao gồm: quy trình cung cấp dịch vụ văn phòng; quy trình tổ chức hội nghị hộithảo; quy trình quản lý tài sản,quy trình quản lý hành chính, Tham gia xây dựng

kế hoạch hàng năm của Ủy ban nhân dân kế hoạch công tác tổ chức thực hiệncông tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thi đua khen thưởng

Đối với chức năng Tổng hợp Phòng Nội Vụlàm đầu mối tiếp nhận, tổnghợp, giải quyết hoặc phối hợp giải quyết các đề xuất, đề nghị quan đến chức

năng nhiệm vụ của phòng Nội Vụ, Tham gia, phối hợp với các phòng khácthuộc Ủy ban nhân dân khi được đề nghị đối với những nội dung công việc liênquan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng.

Về vai trò giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho Tổng công tyPhòng Hành chính Quản trị Đảm bảo công tác lễ tân tiếp khách, vệ sinh công ty,

và phụ trách việc phục vụ các buổi họp, hội nghị cảu cơ quan tổ chức trong vàngoài nước Như vậy, Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúplãnh đạo thực hiện chức năng quản lý, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợphòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ của mình

Ví dụ:Phòng nội vụ tham mưu cho lãnh đạo về công tác cải cách hành

chính, giúp việc cho lãnh đạo quận các công tác Đại hội các cấp,

1.2 Sơ đồ nội dung quy trình công tác thường kỳ của cơ quan

Phòng Nội Vụ là phòng có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo,

có trách nhiệm trong việc xây dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện chươngtrình công tác đảm bảo cho hoạt động của Công ty được diễn ra một cách khoahọc và hợp lý

Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: chương trình công tácnăm, quý, tháng, 06 tháng cuối năm, lịch công tác tuần

- Ưu điểm : Được xây dựng đảm bảo tính khoa học, có sự sắp xếp theo

một trình tự nhất định, thuận lợi trong công tác tổ chức, điều hành giúp cho cơcán bộ,công chức, viên chức và toàn thể nhân viên trong cơ quan, nắm đượcnhững tình hình trước mắt những công việc đã đạt được trong thời gian vừa qua,

để từ đó, xác định cho mình, cho cơ quan mục tiêu trong thời gian tới

Giúp cho việc thực hiện công việc một cách có hiệu quả nhất, theo trình

tự đã được sắp sẵn

- Nhược điểm : Chưa nói rõ được những mặt họat động chưa làm đượctrong thời gian vừa qua, chưa đánh giá sâu sắc những mặt hạn chế trong côngtác quản lý điều hành Quá trình thực hiện, các công việc mới, đột xuất phát sinh

còn chậm trễ, hiệu quả công việc chưa cao, ảnh hưởng đến hoạt động chung

(Phụ luc 03)

1.3 Sơ đồ công tác tổ chứ 01 hôi nghị

Hội họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn

hoá của tổ chức được duy trì,Cuộc họp bàn về một vấn đề chuyên môn, mộtđường lối một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt

ra Mục đích của hội họp là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn

đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học

Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi

sự phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghịthường có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị Mụcđích nhằm tổ chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giánhững kết quả của việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộcchức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan

- Chuẩn bị Hội nghị

- Trong quá trình Hội nghị làm việc

- Sau khi Hội nghị bế mạc

trong đó mọi người đều tuân theo khi làm việc.Và văn hoá công sở là một hệthống được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tingiá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cáchlàm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó Xây dựng văn hoá công sở

là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏicác nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viên của cơ quan phải quan tâmđến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình Muốn như thế cán bộ phải tôntrọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với mộtngười, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quanliêu, hách dịch, cơ hội

Văn hóa công sở bao gồm:

 Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự;

 Văn hoá công sở là văn hoá ứng xử;

 Văn hoá công sở là sự tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thứctái sử dụng giấy in, phôto một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm Tiết kiệmnhững tài nguyên vô hình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở)

 Văn hoá công sở là phong cách làm việc;

Ủy ban nhân dân quận Cầu giấy rất chú trọng đến các vấn đề về cử chỉ,thái độ làm việc, cách thực giao tiếp, văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấpdưới, cấp dưới đối với cấp trên và nhân viên cùng cấp với nhau, tác phong làmviệc để xấy dựng 1 văn phòng cơ quan không chỉ hiện đại về cơ sở vật chất,quy mô, mô hình mà còn hiện đại về con người

Qua quá trình thưc tập và được trưc tiếp làm việc và tuân thủ theo nộiquy quy định của cơ quan và nhận thấy trụ sở làm việc tiến hành triển khai vàthực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở về các mặt:

Quy định về ngày làm, giờ làm việc:

- Ngày làm việc: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần.

- Giờ làm việc:

- Cà vạt: màu vàng, kẻ chéo đen.

- Áo sơ mi: cổ đức (Khôngquy định về màu)

- Quần hoặc váy: sẫm màu

Màu đông - Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định

về màu)

- Áo Vest và quần: Sẫm màu

- Cà vạt: màu vàng, kẻ chéo đen

- Áo sơ mi: cổ đức (Khôngquy định về màu)

- Áo Vest, quần hoặc váy:Sẫm màu

2.Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội Vụ

Công tác văn thư là hoạt động đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Côngtác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung vàhoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Bởi vậy,ban hành văn bản quyđịnh quản lý về công tác văn thư - lưu trữ là vấn đề quan trọng và yêu cầu cao

về tính rõ ràng,hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với nền hành chínhnước ta

bản; làm thủ tục phát hành.

Thực hiện tốt khi soạn thảo đảm bảo cho văn bản khi ban hành có đầy đủmục đích, trình bày rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu Đặc biệt, đó là những văn bảnban hành đúng thẩm quyền, hợp hiến, hợp pháp

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác văn thư cơ quan

Lãnh đạo văn phòng luôn luôn quan tâm và coi trọng công tác hành chínhnói chung và công tác văn thư nói riêng Công tác văn thư giúp cho hoạt độngđiều hành công việc thường xuyên của cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng,

có hiệu quả Lãnh đạo văn phòng thường xuyên cập nhật và thực hiện theonhững văn bản của Nhà nước về công tác này Bên cạnh đó văn phòng còn thammưu cho lãnh đạo Bộ ban hành những văn bản chỉ đạo cho công tác văn thư

- Tham gia với các đơn vị soạn thảo về hình thức, kỹ thuật trình bày vănbản

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướngdẫn việc quản lý văn bản đi, đến và quản lý sử dụng con dấu của cơ quan

- Xây dựng và tổ chức triển khai áp dụng phần mềm Quản lý văn bản,đảm bảo việc sử dụng an toàn, thông suốt, nhanh chóng, tiện lợi, bảo mật

- Đôn đốc các đơn vị tham mưu cho cơ quan xây dựng bộ Quy chế Công

vụ với 12 quy chế ( quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, quy chế văn thư– lưu trữ, quy chế quản lý hoạt động đối ngoại, quy chế phát ngôn với báochí…)

Nhìn chung lãnh đạo văn phòng đã quan tâm đến công tác hành chính vănphòng nói chung và công tác văn thư nói riêng Tạo thuận lợi cho việc điềuhành, thực hiện công việc của cơ quan diễn ra thuận lợi, nhanh chóng hiệu quả.

3.Khảo sát tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

* Ưu điểm:

Toàn bộ hồ sơ được sắp xếp 1 cách khoa học vừa đáp ứng được yêu cầuquản lý vừa đáp ứng được nhu cầu khái thác và sử dụng;

Việc thanh lọc hủy bỏ tài liệu khi hết hạn lưu trữ thuận tiện hơn;

Công tác lập hồ sơ công việc của Phòng và các đơn vị trực thuộc Quậnquan tâm Quận đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công tác nghiệp vụ lưutrữ cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ Vì vậy, có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốtchế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Khốilượng tài liệu đã được lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm

* Nhược điểm:

Cán bộ lưu trữ của Phòng Nội vụ chỉ có 1 người nên công tác thu thập bổsung tài liệu lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn

Phân công công việc của bộ phận lưu trữ chưa hợp lý vẫn tập trung toàn

bộ trách nhiệm vào 1 người;

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng lên được tiến hànhđúng kỹ thuật và chính xác Đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn, quytrình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các bước sau:

1 Phân loại tài liệu

2 Lập hồ sơ

3 Biên mục phiếu tin

4 Hệ thống hóa hồ sơ

5 Biên mục hồ sơ

6 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu.

7 Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

8 Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và gián nhãn hộp

9 Xây dựng công cụ quản lý và công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Tài liệu sau khi chỉnh lý lập thành hồ sơ, được sắp xếp gọn gàng trong cáccặp, hộp và được đặt lên giá một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việctra tìm và nghiên cứu tài liệu

Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữthì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nóquyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng Công tácbảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của phápluật về lưu trữ

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:

Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng đọc phục vụ tại chỗ, chomượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thôngtin đại chúng

3.5 Đánh giá ưu, nhược điểm

+ Nhược điểm:

- Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tàiliệu lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tratìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ Nguồn tài liệu lưu trữ phongphú vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầmquan trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội

- Kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm, các trang thiết bị bảo quản tàiliệu đã cũ, không còn phù hợp; phương tiện tra tìm lạc hậu, chưa đáp ứng đượcyêu cầu của người sử dụng, tài liệu sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học…

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA