II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội Vụ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.
Phòng Nội Vụ là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Lãnh đạo cơ quan quản lý và thực hiện các mặt công tác hành chính, kế hoạch, tổng hợp đánh giá tình hình, điều phối hoạt động của các đơn vị trong Ủy ban nhân dân. Quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản giao dịch chính vì vậy phòng có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo và các bộ phận trong Ủy ban nhân dân.
Về chức năng tham mưu Phòng thực hiện các công việc Nghiên cứu, xây dựng các quy định, quy trình quản trị, hành chính áp dụng tại Ủy ban nhân dân bao gồm: quy trình cung cấp dịch vụ văn phòng; quy trình tổ chức hội nghị hội thảo; quy trình quản lý tài sản,quy trình quản lý hành chính, Tham gia xây dựng kế hoạch hàng năm của Ủy ban nhân dân .kế hoạch công tác tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thi đua khen thưởng
Đối với chức năng Tổng hợp Phòng Nội Vụlàm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp, giải quyết hoặc phối hợp giải quyết các đề xuất, đề nghị quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng Nội Vụ, Tham gia, phối hợp với các phòng khác thuộc Ủy ban nhân dân khi được đề nghị đối với những nội dung công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
Về vai trò giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho Tổng công ty Phòng Hành chính Quản trị Đảm bảo công tác lễ tân tiếp khách, vệ sinh công ty, và phụ trách việc phục vụ các buổi họp, hội nghị cảu cơ quan tổ chức trong và ngoài nước. Như vậy, Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phòng
ban khác hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Ví dụ:Phòng nội vụ tham mưu cho lãnh đạo về công tác cải cách hành chính, giúp việc cho lãnh đạo quận các công tác Đại hội các cấp,
1.2. Sơ đồ nội dung quy trình công tác thường kỳ của cơ quan
Phòng Nội Vụ là phòng có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo, có trách nhiệm trong việc xây dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác đảm bảo cho hoạt động của Công ty được diễn ra một cách khoa học và hợp lý.
Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: chương trình công tác năm, quý, tháng, 06 tháng cuối năm, lịch công tác tuần.
- Ưu điểm : Được xây dựng đảm bảo tính khoa học, có sự sắp xếp theo một trình tự nhất định, thuận lợi trong công tác tổ chức, điều hành giúp cho cơ cán bộ,công chức, viên chức và toàn thể nhân viên trong cơ quan, nắm được những tình hình trước mắt những công việc đã đạt được trong thời gian vừa qua, để từ đó, xác định cho mình, cho cơ quan mục tiêu trong thời gian tới.
Giúp cho việc thực hiện công việc một cách có hiệu quả nhất, theo trình tự đã được sắp sẵn.
- Nhược điểm : Chưa núi rừ được những mặt họat động chưa làm được trong thời gian vừa qua, chưa đánh giá sâu sắc những mặt hạn chế trong công tác quản lý điều hành. Quá trình thực hiện, các công việc mới, đột xuất phát sinh còn chậm trễ, hiệu quả công việc chưa cao, ảnh hưởng đến hoạt động chung.
(Phụ luc 03)
1.3. Sơ đồ công tác tổ chứ 01 hôi nghị
Hội họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì,Cuộc họp bàn về một vấn đề chuyên môn, một đường lối một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của hội họp là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học.
Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi sự phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Mục đích nhằm tổ chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giá những kết quả của việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Chuẩn bị Hội nghị
- Trong quá trình Hội nghị làm việc - Sau khi Hội nghị bế mạc
(Phụ luc 04)
1.4. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 05)
1.5. Đánh gia công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của phòng
Văn hoá công sở giống như bất cứ loại hình văn hoá nào khác, là một loạt hành vi và qui ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác của mình với những người khác. Văn hoá tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chất vấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức mà trong đó mọi người đều tuân theo khi làm việc.Và văn hoá công sở là một hệ thống được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó. Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với một
người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
Văn hóa công sở bao gồm:
• Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự;
• Văn hoá công sở là văn hoá ứng xử;
• Văn hoá công sở là sự tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in, phôto một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm. Tiết kiệm những tài nguyên vô hình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở).
• Văn hoá công sở là phong cách làm việc;
Ủy ban nhân dân quận Cầu giấy rất chú trọng đến các vấn đề về cử chỉ, thái độ làm việc, cách thực giao tiếp, văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới, cấp dưới đối với cấp trên và nhân viên cùng cấp với nhau, tác phong làm việc...để xấy dựng 1 văn phòng cơ quan không chỉ hiện đại về cơ sở vật chất, quy mô, mô hình mà còn hiện đại về con người.
Qua quá trình thưc tập và được trưc tiếp làm việc và tuân thủ theo nội quy quy định của cơ quan và nhận thấy trụ sở làm việc tiến hành triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở về các mặt:
Quy định về ngày làm, giờ làm việc:
- Ngày làm việc: Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần.
- Giờ làm việc:
• Sáng: từ 8h00’ đến 11h00’
• Chiều: từ 14h00’ đến 17h00’
- Các ngày Lễ, Tết được nghỉ lễ theo quy định chung của Nhà nước.
Về trang phục:
- Cán bộ, nhân viên trong Quận cần đảm bảo tính trang trọng, lịch sự gọn gàng và theo đúng quy định của Công ty.
Mùa Nam Nữ
Mùa hè - Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định về màu)
- Quần: sẫm màu
- Cà vạt: màu vàng, kẻ chéo đen.
- Áo sơ mi: cổ đức (Không quy định về màu)
- Quần hoặc váy: sẫm màu
Màu đông - Áo sơ mi: Cổ đức (Không quy định về màu)
- Áo Vest và quần: Sẫm màu - Cà vạt: màu vàng, kẻ chéo đen.
- Áo sơ mi: cổ đức (Không quy định về màu)
- Áo Vest, quần hoặc váy:
Sẫm màu 2.Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội Vụ
Công tác văn thư là hoạt động đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Bởi vậy,ban hành văn bản quy định quản lý về công tác văn thư - lưu trữ là vấn đề quan trọng và yêu cầu cao về tớnh rừ ràng,hợp lý, đảm bảo tớnh phỏp lý và phự hợp với nền hành chớnh nước ta.
•Ưu điểm:
Thực hiện theo quy trình 7 bước trong soạn thảo văn bản: xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lý thông tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo; nhân bản văn bản; làm thủ tục phát hành.
Thực hiện tốt khi soạn thảo đảm bảo cho văn bản khi ban hành có đầy đủ mục đớch, trỡnh bày rừ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Đặc biệt, đú là những văn bản ban hành đúng thẩm quyền, hợp hiến, hợp pháp
• Nhược điểm.
Đôi khi, còn bỏ 1 trong các bước trong quy trình. Quá trình đánh máy còn sai sót.
Tuy nhiên, vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưa tuân theo đúng quy định. Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan ban hành văn bản, thể thức đề ký văn bản.Trình bày chưa đẹp.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác văn thư cơ quan
Lãnh đạo văn phòng luôn luôn quan tâm và coi trọng công tác hành chính nói chung và công tác văn thư nói riêng. Công tác văn thư giúp cho hoạt động điều hành công việc thường xuyên của cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, có hiệu quả. Lãnh đạo văn phòng thường xuyên cập nhật và thực hiện theo những văn bản của Nhà nước về công tác này. Bên cạnh đó văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành những văn bản chỉ đạo cho công tác văn thư
- Tham gia với các đơn vị soạn thảo về hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
- Tham mưu cho Chủ tịch UBND trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, đến và quản lý sử dụng con dấu của cơ quan
- Xây dựng và tổ chức triển khai áp dụng phần mềm Quản lý văn bản, đảm bảo việc sử dụng an toàn, thông suốt, nhanh chóng, tiện lợi, bảo mật
- Đôn đốc các đơn vị tham mưu cho cơ quan xây dựng bộ Quy chế Công vụ với 12 quy chế ( quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở, quy chế văn thư – lưu trữ, quy chế quản lý hoạt động đối ngoại, quy chế phát ngôn với báo chí…)
Nhìn chung lãnh đạo văn phòng đã quan tâm đến công tác hành chính văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng. Tạo thuận lợi cho việc điều hành, thực hiện công việc của cơ quan diễn ra thuận lợi, nhanh chóng hiệu quả.
3.Khảo sát tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
* Ưu điểm:
Toàn bộ hồ sơ được sắp xếp 1 cách khoa học vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vừa đáp ứng được nhu cầu khái thác và sử dụng;
Việc thanh lọc hủy bỏ tài liệu khi hết hạn lưu trữ thuận tiện hơn;
Công tác lập hồ sơ công việc của Phòng và các đơn vị trực thuộc Quận quan tâm. Quận đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công tác nghiệp vụ lưu
trữ cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ. Vì vậy, có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối lượng tài liệu đã được lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm.
* Nhược điểm:
Cán bộ lưu trữ của Phòng Nội vụ chỉ có 1 người nên công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.
Phân công công việc của bộ phận lưu trữ chưa hợp lý vẫn tập trung toàn bộ trách nhiệm vào 1 người;
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng lên được tiến hành đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các bước sau:
1. Phân loại tài liệu.
2. Lập hồ sơ.
3. Biên mục phiếu tin.
4. Hệ thống hóa hồ sơ.
5. Biên mục hồ sơ.
6. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu.
7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
8. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và gián nhãn hộp.
9. Xây dựng công cụ quản lý và công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý lập thành hồ sơ, được sắp xếp gọn gàng trong các cặp, hộp và được đặt lên giá một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu.
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữ thì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng. Công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng đọc phục vụ tại chỗ, cho mượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thông tin đại chúng.
3.5. Đánh giá ưu, nhược điểm + Ưu điểm:
- Tiết kiệm lao động và chất lượng hơn do nhân viên lưu trữ được chuyên môn hóa.
- Công tác lưu trữ được tổ chức tương đối khoa học, hợp lý, tài liệu được bảo quản với số lượng lớn, chất lượng của tài liệu cũng được đảm bảo.
+ Nhược điểm:
- Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tài liệu lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Nguồn tài liệu lưu trữ phong phú vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm quan trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội.
- Kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm, các trang thiết bị bảo quản tài liệu đã cũ, không còn phù hợp; phương tiện tra tìm lạc hậu, chưa đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng, tài liệu sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học…
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA