Kỹ năng thuyết trình ấn tượng

Chương 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Presentation Skill) NỘI DUNG Một số câu hỏi Bước chuẩn bị Đặc điểm thuyết trình Trình bày phương tiện trực quan Thuyết trình overhead projector Một số điểm cần lưu ý thuyết trình Một số câu hỏi • Thuyết trình gì? Trình bày cách hệ thống sáng rõ vấn đề trước đông người Thời gian trình bày “ngắn” • Ai cần ai? Người nói cần người nghe Hay Người nghe cần người nói Bước chuẩn bị Không chuẩn bị Chuẩn bị cho thất bại Bước chuẩn bị • • • • • • Xác định tình Phân tích thính giả diễn giả Xác định mục tiêu Thu thập thông tin Xây dựng thuyết trình Tập luyện Xác định tình • Tại có buổi thuyết trình •Phân biệt gốc tin vấn đề xuyên cập nhật •Thông rễ thường •Chi cung cấp thông số hóa vấn • Cái tiết•Những gìđề cáccho người nghe xảy •Đơn giản hóa tình lĩnh vực • Kết đề thành phầntrình •Chia vấn củagì đangthuyết thực •Những buổi xảy lĩnh vực liên quan •Sự ảnh hưởng phạm vi quốc gia, quốc tế • Giới hạn vấn đề • Đánh giá môi trường bên Phân tích thính giả diễn giả • • • • Đánh giá văn hóa tổ chức Xác định thính giả Phân tích thính giả Phân tích diễn giả Đánh giá văn hóa tổ chức • Phong cách giao tiếp trang trọng hay không? • Ăn mặc trang trọng hay không? • Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động? • Cơ cấu ngang hay cấp bậc? • Thái độ an toàn hay mạo hiểm? Xác định thính giả • Thính giả vãng lai, bất đắc dĩ – Người gặp dịp ghép chơi; người bị buộc tới … • Thính giả sở – Người dự để biết • Thính giả tiềm ẩn – Người dự chưa xác định rõ mục tiêu • Thính giả định – Người dự mong muốn thật đến nội dung thuyết trình Phân tích thính giả • Những thông tin cá nhân người nghe: độ tuổi, giới tính, học vấn, khả kinh tế, tôn giáo, nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, trị, ảnh hưởng văn hóa • Thái độ, giá trị niềm tin người nghe gì?: Chúng ta tìm hiểu đặc điểm tâm lý thính giả ví dụ người nghe làm việc công ty, phòng ban nào? Lĩnh vực nào? • Những mong đợi người nghe gì? Hãy tìm hiểu xem họ lại tham dự buổi thuyết trình chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến thuyết trình hay họ bị buộc phải nghe? Trình bày trực quan nên…  Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu truyền đạt  Trình bày trực quan làm phong phú thông điệp lời nói  Trình bày trực quan nên sử dụng màu sắc, hình ảnh âm Trình bày trực quan tốt …  Visible  Clear  Simple Mọi người xem thấy rõ Ký tự cao inch thấy từ 30 Mỗifeet tập trung ý tưởng visual • Tránh nhiều thông tin sơ đẳng Cần phải tính • Dùng rộng hình thông tin •Độ thông tin trung liên Loại màu để tập khôngtrên quan thenKhoảng cách từ projector tới • đơn Làmchốt giản cách dùng Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạt hình phác thảo, màu sắc … Bổ sung cho thông điệp lời nói Khoảng cách người tới • Âm •điệu hình • Tổng quan hình ảnh toàn cục Số từ dòng  tới tối ưu  tới tối đa Số dòng slide  Ít 10 Những cách để thêm sắc thái vào trình bày • Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh… • Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng ý nghĩa màu sắc • Sử dụng bút chiếu, che phủ làm biến slide … • Thay đổi backgrounds để chuyển bước chuyển chủ đề • Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên) Sử dụng overhead projector  Những tiện lợi Overhead Projectors  Những điểm bất tiện Overhead Projectors  Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors  Overhead Projection Survival Kit Những tiện lợi Overhead Projectors  Tập trung ý thính giả :  Gây ý lên phương tiện trình bày  Ngừng ý lên người nói  Có thể hiệu chỉnh giấy lúc trình bày  Highlight điểm quan trọng  Viết lên giấy viết lên bảng  Làm đơn giản thông tin phức tạp cách đặt giấy lên  Giấy dễ mang Những điểm bất tiện Overhead Projectors  Overhead projector khó vận chuyển  Overhead projection “chuyên nghiệp” slides Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors • Chuyển đổi ý : – Vào hình hay vào người trình bày • Tắt projector không dùng • "Chalkboarding" – Dùng projector bảng đen • Pointing để nhấn mạnh – Dùng đèn pin rọi để kéo ý nơi chiếu Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors • Highlighting – Dùng màu khác với màu gốc để gây ý • Che nội dung trình bày – Mở chủ đề lúc – Hướng ý vào phần mở – Ngừa lãng • Phủ lấp giấy lên – Làm đơn giản khái niệm phức tạp – Từng phần trình bày lúc Overhead Projection Survival Kit Cần chuẩn bị thiết bị hỗ trợ : – – – – – Extension Cord (dây nối) Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm chấu) Spare Bulb (bóng dự phòng) Transparency Pen (bút lông xóa) Acetate Film (giấy trong) Một số điểm cần lưu ý thuyết trình Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo ứng xử Khi thuyết trình, cần lưu ý nguyên tắc sau đây:     Nói Đứng Đối diện Điểm     Công cụ Thời gian Diện mạo Chiến lược Một số điểm cần lưu ý thuyết trình • Nói: Nói đọc – Nói đủ lớn để người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói nhanh hay chậm – Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu giọng nói Tránh nói đều cách buồn tẻ – Cần đặt câu hỏi cho người nghe; cần trao đổi nhiều • Đứng: Đứng di chuyển – Đứng thuyết trình bị bắt buộc phải ngồi nói – Thỉnh thoảng di chuyển có điệu không nên đứng yên chỗ – Đừng đút tay vào túi, đừng hấp tấp… Một số điểm cần lưu ý thuyết trình • Đối diện: Đối diện cử tọa – Nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết truyền đạt tiếp nhận thể Qua thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt cho thích hợp – Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề nhạy bén đáp ứng nhu cầu cử tọa • Điểm chính: Trọng tâm – Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết – Tổng kết điểm trước nói sau kết thúc thuyết trình Một số điểm cần lưu ý thuyết trình • Công cụ: – Sử dụng công cụ hỗ trợ nhuần nhuyễn, xác Tránh nói với screen mà nói với cử tọa Thẻ ghi nhớ (đề cương, giới thiệu, thành ngữ, lời kết ) – – • Thời gian: ― ― ― Giành đủ thời gian cho câu hỏi nhận xét sau thuyết trình Cần phân rõ thời gian cho nội dung, slide Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất thuyết trình Một số điểm cần lưu ý thuyết trình • Diện mạo – Buổi thuyết trình gồm người ăn mặc trang trọng mà quí vị không, có nghĩa quí vị thiếu tôn trọng với chủ đề người nghe – Buổi thuyết trình thoải mái mà quí vị lại ăn mặc trang trọng có nghĩa quí vị chưa hiểu người nghe – lạc lõng • Chiến lược trình bày – Bám sát theo nội dung thời gian thuyết trình, tránh lạc đề Giữ tiến độ – Truyền tải thông tin đơn giản trực tiếp – Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp