QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU công ty hanjin transportation

Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận, “dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam kể từ khi mở cửa đã có những bước phát triển vượt bậc Các hoạt động đầu tư, buôn bán giao dịch với nước ngoài ngày càng được đẩy mạnh và có những đóng góp to lớn đối với đất nước Đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một hoạt động thiết yếu trong lĩnh vực này Để làm tốt công tác này, yêu cầu cần thiết và quan trọng là nắm vững các quy trình nghiệp vụ,áp dụng linh hoạt vào thực tiễn, nhất là đối với các sinh viên ngành kinh tế sắp ra trường bên cạnh kiến thức chuyên môn được học ở trường lớp thì cần phải bổ sung kiến thức và kinh nghiệm thực tế

Trong đợt thực tập vừa qua, em đã được hướng dẫn chi tiết và tận tình về quy trình giao nhận hàng hóa xuất,nhập khẩu của Hanjin Transportation Company chi nhánh Hải Phòng

Nội dung báo cáo thực tập của em như sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

- Chương 2: Giới thiệu chung về Công ty Hanjin Transportation

- Chương 3: Quy trình nhập khẩu chi tiết 1 lô hàng

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN

HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU

Ví dụ: Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải; Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK

Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư

− Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng theo phương thức ấy.

− Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc của người được chủ hàng ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu) Chủ hàng phải tổ chức giao nhận hàng hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng

− Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong việc giao nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa

− Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận một cách liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoá ghi trên chứng từ

Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan

− Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu xi, chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng

− Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vào cảng xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng

− Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹ thuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng Nếu phát hiện thấy tổn thất của hàng hóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất

− Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được

ủy thác

1.2 Cơ sở lý luận

1.2.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận và người giao nhận

• Dịch vụ giao nhận

Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội

Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành

Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải Thông qua giao nhận các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận

Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) về dịch vụ giao nhận, “dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”

Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)

• Người giao nhận

Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”

Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.

Người giao nhận với trình độ chuyên môn như:

− Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau

− Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch

vụ giao hàng

− Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các

tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng…

− Người giao nhận còn tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình Như vậy, nhà xuất nhập khẩu có thể

sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê, từ đó giảm được chi phí sử dụng kho bãi Bên cạnh đó cũng giảm được các chi phí như quản

lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập khẩu

Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng tất

cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (International Freight Forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận

Hiện nay, các nhà giao nhận Việt Nam đã đảm đương nhiều công việc khác có liên quan đến đóng gói, phân phối hàng hóa, vận tải đa phương thức Phù hợp xu thế chung của quốc tế gọi họ là nhà cung ứng dịch vụ Logistics nên Việt Nam đã ban hành Luật thương mại 2005 trong đó quy định rõ trách nhiệm của các bên trong hoạt động dịch vụ Logistics (bao hàm cả khái niệm giao nhận hàng hóa)

1.2.2 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận

1.2.2.1 Đại diện cho người xuất khẩu

Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau:

− Lựa chọn truyến đường vận tải

− Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải

− Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (như: biên lai nhận hàng - the Forwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận tải - the Forwarder Certificate

of Transport)

− Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp của chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể cả các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, cũng như chuẩn bị các chứng từ cần thiết

− Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho người giao nhận)

− Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá (nếu được yêu cầu)

− Chuẩn bị kho bao quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần)

− Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vực giám sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải

− Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu

− Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện hệ với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài

− Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có)

− Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổn thất của hàng hoá

1.2.2.2 Đại diện cho người nhập khẩu

Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người nhập khẩu) những công việc sau:

− Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển

− Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hoá

− Nhận hàng từ người vận tải

− Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như các lệ phí khác liên quan

− Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần thiết)

− Giao hàng hoá cho người nhập khẩu

− Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hàng hoá

1.2.2.3 Các dịch vụ khác

Ngoài các dịch vụ kể trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, tình huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp, v.v

1.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận

− Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

− Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

− Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

− Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xẩy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm.

− Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý

1.2.4 Trách nhiệm của người giao nhận

1.2.4.1 Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy

đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn

+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn.+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

+ Chở hàng đến sai nơi quy định

+ Giao hàng cho người không phải là người nhận

+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên

Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm

về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết Khi là đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình

1.2.4.2 Khi là người chuyên chở

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người

chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thếnào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Perfoming Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier) Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bố xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở

Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các Công ước quốc tế hoặc các Quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành

Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:

− Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác,

− Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp,

− Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá,

− Do chiến tranh, đình công,

− Do các trường hợp bất khả kháng

1.3 Các phương pháp giao hàng bằng container.

1.3.1.Phương pháp nhận nguyên, giao nguyên cont (FCL):

Hàng nguyên (Full Container Load - FCL) là lô hàng của một người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container Nhận nguyên, giao nguyên tức là người chuyên chở nhận nguyên từ người gửi hàng (shipper) ở nơi đi và giao nguyên cho người nhận (consignee) ở nơi đến

Quy trình nhận nguyên, giao nguyên diễn ra như sau:

- Chủ hàng giao nguyên container đã đóng hàng và niêm phong kẹp chì cho

người chuyên chở tại bãi container ( CY) của cảng đi;

- Người chuyên chở bằng chi phí của mình xếp container lên tàu và vận chuyển đến cảng đến;

- Người chuyên chở bằng chi phí của mình dỡ container khỏi tàu và đưa về CY;

- Người chuyên chở giao container trong tình trạng nguyên niêm phong cho

người nhận tại CY của cảng đến

Từ quy trình trên có thể thấy, theo phương pháp này, địa điểm giao nhận hàng hoá là CY nên người ta còn gọi là giao hàng từ bãi đến bãi (CY/CY) Theo phương pháp này, chi phí đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container đều thuộc chủ hàng (người gửi hoặc người nhận)

1.3.2.Phương pháp nhận lẻ, giao lẻ (LCL)

Hàng lẻ (Less Container Load - LCL) là lô hàng của một người gửi hàng có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong 1 container Nhận lẻ, giao lẻ tức là người chuyên chở nhận lẻ từ người gửi hàng và giao lẻ cho người nhận phương pháp này diễn ra theo quy trình như sau:

- Người gửi hàng giao hàng lẻ của mình cho người chuyên chở tại trạm giao nhận đóng gói hàng lẻ (CFS) của nơi đi;

- Người chuyên chở bằng chi phí của mình đóng gói hàng lẻ của nhiều chủ hàng vào container và niêm phong kẹp chì;

- Người chuyên chở bằng chi phí của mình xếp container đã đóng hàng lên tàu và vận chuyển đến nơi đến;

- Người chuyên chở bằng chi phí của mình dỡ container khỏi tàu và đưa về trạm CFS;

- Người chuyên chở bằng chi phí của mình dỡ hàng hoá ra khỏi container

và giao cho người nhận tại CFS

Phương pháp này khác phương pháp nhận nguyên, giao nguyên ở chỗ: địa điểm giao nhận hàng hoá là CFS (CFS/CFS); chi phí đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container đều do người chuyên chở chịu và trong thực tế đã xuất hiện 1 dịch vụ gọi

là dịch vụ gom hàng mà chính người chuyên chở (hãng tàu) đã đảm nhận dịch vụ này

Gom hàng ( Consolidation) là việc biến các lô hàng lẻ thành hàng nguyên để gửi

đi nhằm tiết kiệm chi phí vận tải, là một dịch vụ không thể thiếu được trong vận tải container Dịch vụ này cũng có thể do 1 người khác đảm nhiệm , gọi là người gom hàng ( Consolidator) Trong trường hợp này quy trình giao nhận hàng lẻ sẽ diễn ra như sau:

- Người gom hàng nhận hàng lẻ từ các chủ hàng và họ sẽ cấp cho người gửi hàng

1 chứng từ gọi là vận đơn gom hàng (House B/L);

- Người gom hàng đóng các hàng lẻ vào container và gửi nguyên container cho người chuyên chở (hãng tàu);

- Hãng tàu nhận container và sẽ cấp cho người gom hàng 1 vận đơn gọi là vận đơn chủ (Master B/L)

- Hãng tàu vận chuyển container đến cảng đến, dỡ khỏi tàu và giao nguyên

container cho đại ký của người gom hàng tại cảng đến trên cơ sở xuất trình Master B/L;

- Đại lý của người gom hàng bằng chi phí của mình dỡ hàng ra khỏi container và giao hàng cho các người nhận trên cơ sở các người nhận đó xuất trình House B/L

1.3.3.Phương pháp nhận lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)

Phương pháp này được sử dụng khi có nhiều chủ hàng cần gửi hàng cho 1 người nhận tại nơi đến Quy trình của phương pháp này diễn ra như sau:

- Chủ hàng giao lô hàng lẻ cho người chuyên chở hoặc người gom hàng tại CFS quy định và lấy House B/L hoặc OB/L trong đó có ghi chữ “part of container”;

- Sau khi kiểm tra hải quan, người chuyên chở hoặc người gom hàng đóng hàng vào container tại CFS;

- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến;

- Người chuyên chở dỡ container khỏi tàu và đưa về CY hoặc CFS của cảng đến và giao cho người nhận

1.3.4 Phương pháp nhận nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)

Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhận lẻ giao nguyên tức là người chuyên chở khi nhận thì nhận nguyên container từ chủ hàng và có thể cấp nhiều B/L tương ứng với số lượng người nhận Tại nơi đến người chuyên chở sẽ giao lẻ cho từng người nhận tại CFS

Từ thực tiễn giao nhận hàng hoá vận chuyển bằng container giữa người vận tải

và chủ hàng, cũng đồng thời giữa người bán và người mua ( người vận tải thay mặt người mua nhận hàng) ta thấy, điểm tới hạn trong mua bán hàng hoá đóng trong container là CFS hoặc CY chứ không phải là lan can tàu Hơn nữa, khi mua bán hàng container vận chuyển bằng đường biển thì lan can tàu đã mất hết ý nghĩa làm ranh giới phân chia trách nhiệm và rủi ro giữa người bán và người mua, do vậy không thể sử dụng các điều kiện thương mại quốc tế như FOB, CIF hay CFR mà phải dùng điều kiện tương ứng như FCA, CIP hay CPT

1.4 Các chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu:

1.4.1 Chứng từ hải quan:

a Hàng xuất khẩu: