Giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần GNVT Đông Dương

LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại học thương mại thời gian thực tập công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Đông Dương, em thầy cô khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế Ban giám đốc anh chị nhân viên Công ty giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Vì vậy, em xin chân thành cảm ơn thầy, cô khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế- trường Đại học Thương mại, tận tình dạy em kiến thức hữu ích cơng việc thực tế nơi em thực tập q trình nghiên cứu phân tích viết khóa luận Và em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt tới T.S Lê Thị Việt Nga người trực tiếp hướng dẫn em hồn thành khóa luận Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo, anh chị nhân viên Công ty, tạo điều kiện cho em thực tập Công ty cung cấp cho em thông tin thực tế để em hồn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày, 01 tháng 04 năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thị Liên i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG Sơ đồ 1.1 Mơ hình điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế .13 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty 17 Bảng 3.1 Cơ cấu lao động Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương 18 giai đoạn 2014- 2016 18 Bảng 3.2 Năng lực tài Cơng ty Cổ phần GNVT Đông Dương 20 giai đoạn 2014- 2016 20 Bảng 3.3 Lượng hàng hóa XNK giao nhận cơng ty Cổ phần GNVT Đông Dương giai đoạn 2014 -2016 21 Sơ đồ 3.2 Quy trình nhận hàng nhập cơng ty Đông Dương .23 Bảng 3.4 Tổng hợp kết phiếu điều tra giám sát quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương 23 Hình 3.1 Hồ sơ kiểm sốt thực lơ hàng .24 Hình 3.2 Hồ sơ giám sát thông tin lô hàng Công ty CPGNVT Đông Dương 25 Bảng 3.5 Số lượng hợp đồng sai sót khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập CƠng ty Đơng Dương 26 Bảng 3.6 Tổng hợp kết phiếu điều tra công tác điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương 29 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Mơ hình điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tếError: Reference source not found Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty Error: Reference source not found Sơ đồ 3.2 Quy trình nhận hàng nhập cơng ty Đông Dương Error: Reference source not found DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 3.1 Hồ sơ kiểm sốt thực lơ hàng Error: Reference source not found iii Hình 3.2 Hồ sơ giám sát thông tin lô hàng Công ty CPGNVT Đông Dương Error: Reference source not found iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu B/L Tên tiếng Anh Bill of Lading Tên tiếng Việt Vận đơn H.B/L House Bill of Lading Vận đơn nhà M.B/L Master Bill of Lading Vận đơn chủ Tiền hàng ,và cước phí (theo CFR Cost & Freight CIF Cost, Insurance & Freight CFS C/O D/O FCL Certificate of Free Sale Certificate of Origin Delivery Order Full Container Load FIATA International Federration of Freight Forwarders Association 10 11 12 13 FOB ICD L/C LCL NOR 14 VISABA 15 16 XNK GNVT Incoterm) Tiền hàng, bảo hiểm cước phí (Theo Incoterm) Giấy chứng nhận lưu hành tự Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Thơng báo hàng đến Hàng ngun Container Liên đoàn hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế Free on Boad Inland Container Depot Letter of Credit Less than Container Load Notice of Readiness Viet Nam Ship Agents & Giao hàng lên tàu (theo Incoterm) Cảng thơng quan nội địa (cảng cạn) Thư tín dụng Hàng lẻ Thông báo hàng đến Hiệp hội đại lý môi giới hàng Brokers Association hải Việt Nam Xuất nhập Giao nhận vận tải v CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Hòa với xu khu vực hóa tồn cầu hóa hợp tác kinh tế trội, với phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường, với tính phụ thuộc lẫn kinh tế thương mại quốc gia ngày sâu sắc, Việt Nam không ngừng cố gắng đẩy mạnh nghiệp công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước đưa kinh tế hòa nhập vào kinh tế giới Trong bối cảnh đó, hoạt động xuất nhập hoạt động chủ lực, có vai trò định việc hội nhập kinh tế Việt Nam Để hoạt động thực mang lại hiệu kinh tế cao cần phải có chiến lược phát triển hợp lý mà số đẩy mạnh giao nhận hàng nhập Đây hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động nhập Dịch vụ giao nhận hàng nhập làm đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển hàng hóa hàng hóa nhập khẩu, làm phong phú thêm mặt hàng nước Trong lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập đường biển phương thức có nhiều ưu điểm chuyên chở hàng hóa có khối lượng lớn, cồng kềnh, tuyến đường xa, giúp tiết kiệm chi phí Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường biển quy trình phức tạp bao gồm nhiều khâu mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, quan cấp giấy phép, hải quan, cảng vụ… Nên doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận mắc nhiều lỗi chậm tiến độ giao hàng, sai sót chuẩn bị chứng từ tài liệu có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mát, giao sai, vướng mắc thủ tục hải quan, chậm trễ tồn quy trình thiếu khả quản lý nguồn lực Những tác động ảnh hưởng tiêu cực đến kết kinh doanh doanh nghiệp hạn chế phát triển ngành giao nhận vận tải Việt Nam bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương doanh nghiệp hoạt động nhiều lĩnh vực, giao nhận hoạt động chủ lực Do vậy, cơng ty khơng tránh khỏi khó khăn chung ngành Chính vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển cơng ty, từ đưa giải pháp nâng cao hiệu hoạt động vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết Với gốc độ tiếp cận từ công tác giám sát điều hành quy trình giúp cơng ty nhìn nhận điểm mà làm được, đồng thời nhìn hạn chế, sai sót trình thực giám sát điều hành q trình giao nhận hàng hóa đường biển cơng ty; từ đề xuất số giải pháp giúp Cơng ty nâng cao chất lượng dịch vụ hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa đường biển Cơng ty Từ thực tế trên, qua q trình thực tập cơng ty Cổ phần hàng hải MACS dựa kiến thức trang bị trường, em xin chọn đề tài: “Giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty Cổ phần GNVT Đông Dương” giai đoạn 2014-2016 làm đề tài khóa luận tốt nghiệp 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Giao nhận hàng hóa đường biển XNK phổ biến, chiếm khoảng 80% giao nhận quốc tế, mà doanh nghiệp làm giao nhận giao nhận đường biển quan tâm, trọng, bao gồm khâu thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan, lập chứng từ…đòi hỏi phải đảm bảo quy tắc yêu cầu độ an tồn, xác quyền lợi bên liên quan Qua trình tìm hiểu nghiên cứu có vài đề tài khóa luận có liên quan : - Trương Thị Hương Giang ( 2007) với đề tài“ Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở đường biển cơng ty kho vận ngoại thương VIETRANS”- khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại Bài khóa khái quát hóa vấn đề lý luận quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển nêu lên thực trạng vấn đề quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Cơng ty kho vận ngoại thương VIETRANS Từ đưa kiến nghị giúp cho công ty ngày hoàn thiện vấn đề quản trị giao nhận hàng hóa XNK cơng ty - Vũ Thúy Hằng ( 2008) với đề tài " Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển cơng ty cổ phần VINAFCO”- khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại Trong khóa luận tác giả khái quát hóa lý luận vấn đề quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển công ty cổ phần VINAFCO Bên cạnh đó, tác giả nêu lên thực trạng, thành công hạn chế vấn đề quản trị giao nhận hàng hóa XNK cơng ty Từ đó, đưa giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển Cơng ty - Hồng Thị Phương Biên (2010) với đề tài“Giám sát điều hành quy trình thực hợp đồng nhập Công ty TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại Trong khóa luận, tác giả khái quát hóa vấn đề lý luận cơng tác giám sát điều hành quy trình thực hợp đồng nhập Tác giả trọng vào việc phân tích thực trạng cơng tác giám sát điều hành công ty hợp đồng nhập khẩu, từ đưa điểm đạt hạn chế cơng ty gặp phải Từ hạn chế, tác giả đề xuất số kiến nghị nhằm giúp công ty ngày hồn thiện q trình giám sát điều hành quy trình thực hợp đồng nhập công ty - Nguyễn Thị Lan Anh (2015) với đề tài “Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội”- Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại Đối với khóa luận này, tác giả hệ thống hóa vấn đề lý luận quản trị quy trình giao hàng nhập đường biển nêu lên thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển cơng ty Từ đó, tác giả đánh giá thực rạng hạn chế mà cơng ty gặp phải q trình quản trị Từ hạn chế, tác giải đề kiến nghị giải pháp phù hợp nhằm nâng cao cơng tác quản trị quy tình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty CPHH MACS- chi nhánh Hà Nội 1.3 Mục đích nghiên cứu Hệ thống hóa sở lý luận giám sát điều hành trình giao nhận hàng nhập bằng đường biển Phân tích thực trạng giám sát điều hành trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần GNVT Đơng Dương cách tồn diện xác Đề xuất số giải pháp Công ty đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác giám sát điều hànhq trình giao nhận hàng hóa XNK đường biển Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương, góp phần nâng cao hiệu hoạt động, nâng cao khả cạnh tranh cho Công ty 1.4 Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu hoạt động giám sát điều hành trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương giai đoạn 2014-2016 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Về mặt không gian nghiên cứu: Luận văn tập trung tìm hiểu nghiên cứu cơng tác giám sát điều hành q trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển doanh nghiệp, cụ thể Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương - Về mặt thời gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác giám sát điều hành trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương giai đoạn 2014-2016 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu 1.6.1.1 Phương pháp thu thập liệu sơ cấp Dữ liệu thứ cấp thu thập chủ yếu thơng qua q trình điều tra trắc nghiệm vấn anh chị làm việc Công ty 1.6.1.2 Phương pháp nghiên cứu liệu thứ cấp  Đối với nguồn liệu thu thập từ nội Công ty: Dữ liệu thứ cấp cung cấp số liệu cụ thể tình hình kinh doanh đơn vị, số liệu thu thập từ phòng kế tốn, phòng gian nhận Cơng ty  Đối với nguồn liệu thu thập từ bên ngoài: Những liệu thu thập chủ yếu qua internet, khóa luận năm trước,các báo, tập san tạp chí chuyên ngành 1.6.2 Phương pháp sàng lọc phân tích liệu 1.6.2.1 Đối với liệu sơ cấp Sau thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm ghi chép nhật ký vấn chuyên gia, em tiến hành tổng hợp liệu sơ cấp phân tích kết thu 1.6.2.2 Đối với liệu thứ cấp - Dữ liệu thu thập từ nguồn nội Công ty: tiến hành tập trung phân tích số liệu kế tốn từ 2014 đến 2016 - Dữ liệu thu thập từ bên ngoài: dùng làm sở để nghiên cứu mở rộng vấn đề Tuy nhiên đặc tính đa dạng nguồn liệu này, vậy, thơng tin sử dụng luận văn sàng lọc cách kỹ càng, nhằm tránh tình trạng thơng tin khơng xác, gây ảnh hưởng đến hiệu nghiên cứu vấn đề 1.7 Kết cấu khóa luận Trong khóa luận, ngồi phần như: Lời cảm ơn, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, nội dung Luận văn gồm chương sau: Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Chương 3: Thực trạng công tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất giải pháp nâng cao việc giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Cơng ty CPGNVT Đơng Dương trưởng phòng XNK giao cho nhân viên phụ trách liên hệ với Cơ quan Hải quan để tiến hành kiểm hóa lơ hàng Hoặc gần nhất, nhân viên mở cont kiểm tra hàng hóa phát lơ hàng cơng ty Fuji nhập ngày 20/12/2016 bị hỏng Ngay trưởng phòng XNK với nhân viện phụ trách lô hàng liên hệ với khách hàng bên giám định để làm biên xác nhận hư hỏng sau gửi mail thơng báo tình trạng hư hỏng cho khách hàng Và timg nguyên nhân lỗi q trình, bốc xếp vận chuyển hàng hóa địa điểm giao hàng xảy cố làm hỏng hàng công ty chịu trách nhiệm tổn thất Trưởng phòng trực tiếp liên hệ với khách hàng để thơng báo tình trạng hàng hóa hình dưới: •Giao hàng cho chủ hàng Sau hàn nhận cảng, tùy vào nhu cầu khách hàng mà trưởng phòng giao cho nhân viên phụ trách giao hàng cho khách Đối với khách hàng muốn tự lấy hàng cảng, trưởng phòng giao cho nhân viên liên hệ với bên đại lý để giao hàng cho khách yêu cầu đại lý gửi biên giao hàng lại cho công ty Đối với khách hàng thuê công ty vận chuyển hàng địa điểm khách hàng quy định, trưởng phòng cử nhân viên phụ trách lấy hàng trả hàng cho khách đến địa điểm khách yêu cầu yêu cầu khách hàng ký biên nhận hàng Nhìn chung, cơng tác điều hành khâu khơng gặp khó khăn gì, đơi phát sinh trường hợp đường tắc nên việc giao hàng bị hoãn lại Lúc 33 nhân viêm phụ trách thơng báo với trưởng phòng, trưởng phòng liên hệ với khách hàng để xin lỗi thơng báo lại thời gian giao hàng •Quyết tốn hồn trả chứng từ Thơng thường khách hàng lần đầu công ty Đông Dương yêu cầu khách hàng tốn tiền cước phí trước nhả lệnh giao hàng cho khách hàng Đối với khách hàng mà chưa có điều kiện trả trưởng phòng yêu cầu nhân viên liên hệ với khách hàng ký biên vay nợ, sau nhả lệnh kéo hàng cho khách hàng Nếu khách hàng không chấp nhận ký nợ, công ty Đông Dương kéo hàng kho giữ hàng đến khách hàng tốn cước phí nhả lệnh cho khách kéo hàng kho Còn khách quen công ty gia hạn trả nợ cho khách hàng vòng 15 ngày kể từ ngày khách hàng nhận hàng Thông thường trường hợp không ký giấy nợ hay không tả nợ xảy cơng ty Đơng Dương Với việc hồn chứng từ hóa đơn cước nhân viên ln trưởng phòng nhắc nhở Nhưng có số trường hợp việc làm hóa đơn cước cảng diễn lâu việc hồn trả chứng từ hóa đưn cước cho khách hàng bị chậm so với quy định Trưởng phòng cân nhắc xem xét lỗi phạt lỗi nghiệp vụ nhân viên cần Sau lấy chứng từ hồn trả đầy đủ cho khách hàng, trưởng phòng XNK u cầu nhân viên hồn thiện hồ sơ lơ hàng gửi cho Giám đốc ký để hoàn thành lô hàng 3.4 Đánh giá thực trạng giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương 3.4.1 Những thành tựu đạt Sau nỗ lực không ngừng cán công nhân viên, chi nhánh dần xây dựng thương hiệu lĩnh vực giao nhận vận chuyển, đại lý hải quan đạt số kết khả quan Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa đường biển Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương diễn bối cảnh thị trường giới có nhiều biến động cung, cầu, giá cả, sách xuất nhập khẩu…nhưng đạt mức tăng trưởng Với động sáng tạo, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm ban giám đốc Công ty với nỗ lực to lớn cán đội ngũ nhân viên vượt qua thách thức, tận dụng tối đa lợi nên kết kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập đường biển ln 34 có bước tiến vượt bậc, công tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển phát triển ngày bền vững, góp phần xây dựng uy tín Cơng ty thương trường Nhìn mặt cơng tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển nói riêng Cơng ty đạt nhiều thành tựu sau: Thứ nhất, năm gần công tác giám sát điều hành tiến hành sát làm giảm tỷ lệ số hợp đồng sai sót tổng số hợp đồng giao nhận đường biển, cụ thể theo bảng 3.2 năm 2014 tỷ lệ hợp đồng sai sót 10/145(=7%), năm 2015 8/163(=5%) giảm 2%, năm 2016 12/197(=6%) Thứ hai, công tác giám sát điều hành khâu chuẩn bị chứng từ thực tốt nhân viên công ty đánh giá cao Công tác giám sát nâng cao cách sử dụng phương pháp hồ sơ vi tính để trách sai sót từ bước đầu tiên, tạo thuận lợi cho khâu Thứ ba, công tác giám sát khâu kiểm hóa, nhận hàng tại; giao hàng cho chủ hàng toán ngày nâng cao so với năm trước Bên cạnh việc điều hành khâu dần vào quỹ đạo theo trình tự Thứ tư, cơng tác giám sát điều hành việc nhân viên tốn hồn thiện chứng từ nâng cao hơn, tỷ lệ nhân viên bị phạt lỗi nghiệp vụ ngày Nhân viên công ty tự giác tiến hành vấn đề hoàn trả chứng từ cho khách hàng 3.4.2 Những tồn Trong quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty, dù nhà quản trị, nhân viên Công ty Đông Dương nỗ lực để làm tốt công tác giám sát điều hành biến cố, rủi ro xảy quy trình nhận hàng nhập việc giám sát điều hành Công ty số khâu lỏng lẻo chưa khắt khe đặc biệt khâu làm thủ tục hải quan nên dẫn đến mắc số lỗi sau: Thứ nhất, thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định Nguyên nhân phát sinh khâu chuẩn bị chứng từ việc giám sát điều hành diễn tốt chứng từ bao gồm nhiều loại giấy tờ kèm theo nhân viên phải làm nhiều chứng từ lúc nên tránh khỏi sai sót Đơi khi, chứng từ bị thiếu lại bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song nhân viên Công ty không kịp 35 thời phát để thông báo cho khách hàng bổ sung, trình độ nghiệp vụ nhân viên vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời thiếu sót Nguyên nhân thứ hai khâu nhận hàng nhập khẩu: Nếu nhân viên công ty Đông Dương không ý cẩn thận kiểm tra, giám sát trình nhận hàng làm phát sinh nhiều sai sót nhận hàng không đúng, không đủ, thiếu trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói khơng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng… Khi bên đối tác chủ hàng yêu cầu bổ sung thay hàng hóa nhận sai, từ làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết Thứ hai, trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ Việc hàng hóa bị hỏng hóc q trình vận chuyển công ty giám sát cách hồn tồn Cơng ty Đơng Dương biết tình trạng hàng hóa hàng hóa kiểm tra, vậy, cơng tác giám sát điều hành kịp thời giúp khách hàng giảm thiệt hại cho thân doanh nghiệp mà không làm giảm vấn đề hàng hóa bị hư hỏng đổ vỡ Thứ ba, trình độ đội ngũ cán khơng đồng đều, hiệu làm việc chưa cao Tại công ty Đông Dương, đội ngũ lao động đánh giá có chất lượng ngày cao năm 2016 công ty tuyển thêm nhiều nhân viên mới, nhân viên tốt nghiệp đại học khối ngành kinh tế, thương mại quốc tế nên dẫn đến tình trạng lực đội ngũ nhân viên không đồng Đôi việc giám sát chéo nhân viên phận yếu kém, kỹ làm việc nhóm kém, phương pháp giám sát linh hoạt nhân viên không chủ động việc giám sát chéo dẫn đến tình trạng mắc số lỗi phổ biến khâu chuẩn bị chứng từ Thứ tư, cơng nghệ máy móc trang bị đầu tư nhiều việc nâng cao bảo dưỡng không trọng thường xuyên nên dẫn đến khó khăn cơng tác giám sát điều hành Đơi mạng nên trưởng phòng khó cập nhật kịp thời thơng tin lơ hàng mà nhân viên khách hàng gửi cho, dẫn đến việc giám sát trở nên khó khăn 36 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY CPGNVT ĐÔNG DƯƠNG 4.1 Định hướng phát triển Công ty Để tăng cường hiệu hoạt động kinh doanh, công ty Đông Dương đề mục tiêu tiếp tục cao chất lượng dịch vụ tăng doanh thu Trong hoạt động giao nhận hàng hóa XNK đường biển cố gắng đóng góp khoảng 50%- 60% so với toàn hoạt động Cơng ty Để thực mục tiêu khó khăn này, Cơng ty nỗ lực trì mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng nhu cầu khách hàng mục tiêu doanh nghiệp XNK vừa nhỏ nước Cùng với đó, Cơng ty xác định cho phương hướng phát triển sau: - Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa sở vật chất, kho bãi, đổi thiết bị phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận - Xây dựng, thực chế điều hành kinh doanh, chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khả cạnh tranh thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống - Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, trọng tới thị trường Châu Á (Trung Quốc, Nhật, nước Đơng Nam Á ), Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả mở rộng ngành nghề - Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức, chủ yếu trọng vào phương thức giao nhận đường biển sở khai thác triệt để mạnh sẵn có kinh doanh hệ thống sở vật chất kỹ thuật kho, bến bãi, đội ngũ cán đào tạo có kinh nghiệm - Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ phòng ban văn phòng cơng ty lợi ích chung tồn cơng ty - Thường xun tổ chức họp phòng ban họp tồn thể cơng ty, đưa chương trình đào tạo ngắn hạn cho cán nhân viên để truyền 37 đạt kinh nghiệm, hồn thiện trình độ nghiệp vụ nâng cao ý thức trách nhiệm Công ty 4.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao việc giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương Để nâng cao hiệu công tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần GNVT Đơng Dương, điều trước tiên Cơng ty cần hồn thiện cơng tác quy trình nhận hàng nhập đường biển đặc biệt trọng đến khâu Chuẩn bị chứng từ nhận hàng; làm thủ tục hải quan; kiểm hóa nhận hàng cảng Từ làm tiền đề nâng cao cao cơng tác giám sát điều hành giúp cho công tác giám sát đièu hành trở lên linh hoạt hiệu hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ cơng ty * Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ Việc làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ giúp cho quy trình nhận hàng thơng suốt, dễ dàng Cơng ty nên có giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như: - Phân công hai người thực công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhằm phát kịp thời thiếu sót khâu chuẩn bị chứng từ Nếu có chi tiết, số liệu chưa rõ phải có trao đổi lại với khách hàng bên liên quan, kịp thời bổ sung chứng từ thiếu sót khơng phù hợp - Cần phân công người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía quan chức để kịp thời phổ biến có bổ sung, điều chỉnh phù hợp với chứng từ cần thiết * Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan Sau chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên Đông Dương tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập - Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực tốt khâu là: + Khi tiến hành tra áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà làm thủ tục 38 + Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật văn hướng dẫn thực việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng Hải quan cho mặt hàng nhập - Đối với kiểm hóa: Đây khâu định hàng hóa có phép nhập hay khơng, nhân viên Cơng ty cần làm tốt khâu + Chủ động liên lạc phối hợp với cán kiểm hoá thực tốt bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa giao cho chủ hàng thời gian giải phóng hàng kịp thời cho kho, bãi, cảng + Phân cơng cán phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững mặt hàng nhập có chuẩn bị tốt cho phương án giải trình trường hợp bị hải quan chất vấn * Hoàn thiện công tác nhận kiểm tra hàng - Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa đâu, nội dung mà nhân viên Đông Dương phải lưu ý Bởi cần sai sót nhỏ thời gian địa điểm diễn công tác kiểm nghiệm làm chậm lại trình nhận hàng Việc biết rõ địa điểm thời gian kiểm hóa giúp cho Trưởng phòng BGĐ chủ động việc giám sát đièu hành việc kiểm hóa - Kiểm tra hàng trình nhận hàng phải xác Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nên dễ bị nhầm lẫn - Số lượng chất lượng hàng hai yếu tố cần đặc biệt quan tâm Nhân viên Công ty cần vào thảo hợp đồng chứng từ có liên quan để kiểm tra lại cho xác Q trình kiểm hàng cần kiểm tra số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng khối lượng hàng khơng có sai lệch ngồi phạm vi cho phép - Kiểm tra cẩn thận bao bì mã ký hiệu bao bì sản phẩm (nếu có) phải lưu ý nhân viên Đông Dương kiểm hàng để chắn hàng nhận ngun vẹn Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu cần phải bỏ hàng kiểm tra lại đồng thời có bổ sung, sửa chữa, thay thấy cần thiết * Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình Cơng ty muốn phát triển lâu dài cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ đội ngũ lao động Trước hết trình độ nghiệp vụ, cho dù nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm nghiệp vụ vai trò Cơng ty việc đào tạo đội 39 ngũ lao động khơng thể phủ nhận Cơng ty cần thường xun tổ chức khóa học nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm luật pháp cho cán kinh doanh Thực phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn dài hạn, vừa học hỏi, vừa tích lũy kinh nghiệm Bên cạnh đó, nhân viên cơng ty nâng cao tinh thần trách nhiệm làm việc nhóm, giám sát hoạt động tất nhân viên phòng Từ giảm thiểu lỗi sai phổ biến khâu quy trình nhận hàng nhập Đưa hình thức khiển trách kỷ luật tương xứng với nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng khuyến khích nhân viên hồn thành tốt, để xảy sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý tình phát sinh chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh * Đầu tư đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận hàng nhập Thực tế cho thấy, phòng ban Công ty trang bị hệ thống máy tính, máy fax, máy in, điện thoại… hầu hết náy cũ, thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động liên lạc, kinh doanh Cơng ty Vì thế, hệ thống máy tính đại truy cập vào Internet cần thiết để tạo thuận tiện giao dịch đối tác tăng cường quản lý, tăng cường phối hợp phòng ban, chi nhánh Các nhân viên chuyên đảm nhận nhiệm vụ chủ chốt quy trình nhận hàng nhập đường biển (người quản lý, lãnh đạo, chuên viên…) việc trang bị điện thoại di động để liên lạc Cơng ty nên đầu tư máy tính xách tay cho họ để họ làm tốt vai trò 4.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao việc giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương 4.3.1 Kiến nghị với doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế nay, để đạt kết mong muốn Đông Dương phải hoàn thiện máy tổ chức, đổi phương thức hoạt động 40 Trước mắt, Công ty cần huy động nguồn vốn đầu tư cho hoạt động nhận hàng nhập đường biển, đồng thời tiến hành đồng giải pháp nêu để tăng cường cơng tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập chuyên chở đường biển Công ty Nhưng nỗ lực thân Công ty không chưa đủ, doanh nghiệp Đông Dương cần có ủng hộ, quan tâm giúp đỡ Nhà nước, bộ, ngành, quan hữu quan Hiệp hội giao nhận Việt Nam, phòng thương mại công nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Công ty 4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước Ngày nay, mục tiêu cần đạt hoạt động giao nhận khai thác tốt nguồn lực quốc gia có hoạt động vận tải giao nhận, lưu trữ hàng hóa hoạt động khác có liên quan Để làm điều cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn luật kinh tế phù hợp, điều chỉnh hoạt động có liên quan đến dịch vụ giao nhận, tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động phát triển dịch vụ Nhà nước xây dựng hành lang, khung pháp lý mở chọn lọc, đảm bảo tính qn, thơng thống hợp lý văn bản, quy định liên quan đến lĩnh vực giao nhận với mục đích tạo sở cho thị trường giao nhận minh bạch, cải thiện quy trình thủ tục hải quan XNK Bên cạnh đó, Nhà nước cần quản lý ban ngành, cấp để đưa văn luật cách thống nhất, tránh tình trạng chồng chéo, có bổ sung hợp lý sở quyền nghĩa vụ người giao nhận xác định cụ thể Đồng thời, Nhà nước sửa đổi, hồn thiện, chuẩn hóa văn quy định cấp phép, điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, vận tải đa phương thức, thay đổi thói quen bán FOB, mua CIF làm suy yếu cơng ty vận tải Việt Nam, thống hóa tiêu chuẩn tên hàng mã hàng hóa 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Giáo trình PGS.TS Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất trị hành chính, Hà Nội Phạm Mạnh Hiền (2010), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, Nhà xuất Lao động- Xã hội, Hà Nội Th.S Vũ Anh Tuấn (2014), Slide giảng môn giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế II.Các loại báo, tạp chí Báo hải quan Tạp chí Thương mại III Website Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương: http://indotrans.com.vn Cổng thông tin điện tử Bộ Công thương: http://www.moit.gov.vn Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam: http://www.vla.info.vn https://www.google.com.vn Tổng cục Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn IV Tài liệu doanh nghiệp Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương, Bảng cân đối kế tốn năm 2014, 2015, 2016 Cơng ty Cổ phần GNVT Đông Dương, Báo cáo kết hoạt động sản xuât kinh doanh năm 2014, 2015, 2016 Công ty Cổ phần GNVT Đơng Dương, Báo cáo tài năm 2014, 2015, 2016 Số lượng hợp đồng sai sót khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập Chi nhánh MACS- Hà Nội (2011- 2014), Phòng giao nhận Quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần Hàng hải MACS, phòng giao nhận 42 V Một số luận văn tốt nghiệp khóa trước Trương Thị Hương Giang (2006), “Hồn thiện quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập chuyên chở đường biển công ty giao nhận kho vận Ngoại thương Viettrans”, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại Vũ Thúy Hằng (2008), “Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển cơng ty cổ phần VINAFCO”, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại Nguyễn Thị Lan Anh (2015), “Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội”- Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại 43 PHỤ LỤC TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ Độc lập – Tự – Hạnh phúc *********** ********* PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM (Phục vụ cho việc viết luận văn tốt nghiệp) Đề tài: Giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương SV thực hiện: Nguyễn Thị Liên Lớp: K49e2- Mã SV: 13d130093 Kính gửi Ơng/Bà……………………………………………… Để giúp cho q trình nghiên cứu luận văn sinh viên bám sát tình hình đáp ứng yêu cầu thực tế đơn vị thực tập, kính đề nghị Ơng/Bà vui lòng cho biết thông tin sau: A Phần thông tin cá nhân Họ tên:………………………………………………………… Lĩnh vực chuyên môn:…………………………………………… Chức vụ:……………………………………………………………… SĐT:……………………… Email:…………………… B Phần câu hỏi trắc nghiệm Khoanh tròn vào đáp án mà Ông/Bà lựa chọn Đánh giá tổng quát Ông/Bà cơng tác giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển quý công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- Xin Ông/Bà đánh giá tầm quan trọng việc giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- I- Cơng tác giám sát 1.Ơng/Bà đánh công tác giám sát Công ty khâu chuẩn bị để nhận hàng nhập đường biển? a b c d e Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- 2.Đánh giá Ông/Bà việc giám sát công tác làm thủ tục hải quan cho hàng nhập đường biển Công ty? a b c d e Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Nhận xét Ơng/Bà công tác giám sát kiểm tra nhận hàng cảng quý công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- Hãy cho biết ý kiến Ông/Bà công tác giám sát khâu giao hàng cho chủ hàng quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty? a b c d e Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Đánh giá Ơng/Bà cơng tác giám sát khâu Quyết tốn hồn trả chứng từ quý công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- II- Cơng tác điều hành 1.Ơng/Bà đánh công tác điều hành Công ty khâu chuẩn bị để nhận hàng nhập đường biển? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- 2.Đánh giá Ơng/Bà việc điều hành cơng tác làm thủ tục hải quan cho hàng nhập đường biển Công ty? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- Nhận xét Ơng/Bà cơng tác điều hành kiểm tra nhận hàng cảng quý công ty? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- Hãy cho biết ý kiến Ơng/Bà cơng tác điều hành khâu giao hàng cho chủ hàng quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- Đánh giá Ơng/Bà cơng tác điều hành khâu Quyết tốn hồn trả chứng từ q cơng ty? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu-