giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận đông dương

giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận đông dương giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận đông dương giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận đông dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC …… KHOA ……………………………… KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực …………………… ………………… Lớp: Mã sinh viên : HÀ NỘI – 2021 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “…………….” sản phẩm em nỗ lực nghiên cứu thời gian thực tập công ty cổ phần Airsealglobal Việt Nam Trong q trình thực khóa luận, viết có tham khảo số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng (được nêu cuối khóa luận) hướng dẫn T.S ……… Tất số liệu, kết khóa luận tốt nghiệp em thu thập có trích dẫn rõ ràng, khơng có chép từ tài liệu Hà Nội, ngày … tháng … năm …… Sinh viên thực (Ký tên) (Ghi rõ họ tên) i LỜI MỞ ĐẦU Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, em nhận giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ góp ý tận tình thầy Khoa ………………… nói riêng Trường …………… nói chung Em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô đem đến tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập trường, đặc biệt tạo điều kiện cho chúng em có hội tập cuối khóa để đưa kiến thức học trường vào thực tiễn Em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến thầy cô mơn, đặc biệt T.S ………….đã tận tình hướng dẫn, bảo, góp ý để em hồn thành khóa luận tốt nghiệp cách tốt nhất! Đồng thời, em xin gửi lời cám ơn chân thành tới giám đốc tồn thể cán nhân viên Cơng ty tạo điều kiện, giúp đỡ em hồn thành tốt q trình thực tập Dù cố gắng hồn thiện khóa luận tốt nghiệp hạn chế mặt kiến thức kinh nghiệm nên tránh thiếu sót Vì vậy, em mong nhận nhận xét, góp ý thầy Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực (Ký ghi rõ họ tên) ii MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ii iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG Sơ đồ 1.1 Mơ hình điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế .13 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty 17 Bảng 3.1 Cơ cấu lao động Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương 18 giai đoạn 2014- 2016 18 Bảng 3.2 Năng lực tài Cơng ty Cổ phần GNVT Đơng Dương 20 giai đoạn 2014- 2016 20 Bảng 3.3 Lượng hàng hóa XNK giao nhận cơng ty Cổ phần GNVT Đông Dương giai đoạn 2014 -2016 21 Sơ đồ 3.2 Quy trình nhận hàng nhập cơng ty Đơng Dương .23 Bảng 3.4 Tổng hợp kết phiếu điều tra giám sát quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương 23 Hình 3.1 Hồ sơ kiểm sốt thực lô hàng .24 Hình 3.2 Hồ sơ giám sát thông tin lô hàng Công ty CPGNVT Đông Dương 25 Bảng 3.5 Số lượng hợp đồng sai sót khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập CƠng ty Đơng Dương 26 Bảng 3.6 Tổng hợp kết phiếu điều tra công tác điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương 29 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Mơ hình điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tếError: Reference source not found Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty Error: Reference source not found Sơ đồ 3.2 Quy trình nhận hàng nhập cơng ty Đơng Dương Error: Reference source not found DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 3.1 Hồ sơ kiểm sốt thực lơ hàng Error: Reference source not found iv Hình 3.2 Hồ sơ giám sát thông tin lô hàng Công ty CPGNVT Đông Dương Error: Reference source not found v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu B/L Tên tiếng Anh Bill of Lading Tên tiếng Việt Vận đơn H.B/L House Bill of Lading Vận đơn nhà M.B/L Master Bill of Lading Vận đơn chủ Tiền hàng ,và cước phí (theo CFR Cost & Freight CIF Cost, Insurance & Freight CFS C/O D/O FCL Certificate of Free Sale Certificate of Origin Delivery Order Full Container Load FIATA International Federration of Freight Forwarders Association 10 11 12 13 FOB ICD L/C LCL NOR 14 VISABA 15 16 XNK GNVT Incoterm) Tiền hàng, bảo hiểm cước phí (Theo Incoterm) Giấy chứng nhận lưu hành tự Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Thơng báo hàng đến Hàng ngun Container Liên đồn hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế Free on Boad Inland Container Depot Letter of Credit Less than Container Load Notice of Readiness Viet Nam Ship Agents & Giao hàng lên tàu (theo Incoterm) Cảng thông quan nội địa (cảng cạn) Thư tín dụng Hàng lẻ Thơng báo hàng đến Hiệp hội đại lý môi giới hàng Brokers Association hải Việt Nam Xuất nhập Giao nhận vận tải vi CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Hịa với xu khu vực hóa tồn cầu hóa hợp tác kinh tế trội, với phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường, với tính phụ thuộc lẫn kinh tế thương mại quốc gia ngày sâu sắc, Việt Nam không ngừng cố gắng đẩy mạnh nghiệp cơng nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước đưa kinh tế hịa nhập vào kinh tế giới Trong bối cảnh đó, hoạt động xuất nhập hoạt động chủ lực, có vai trị định việc hội nhập kinh tế Việt Nam Để hoạt động thực mang lại hiệu kinh tế cao cần phải có chiến lược phát triển hợp lý mà số đẩy mạnh giao nhận hàng nhập Đây hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động nhập Dịch vụ giao nhận hàng nhập làm đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển hàng hóa hàng hóa nhập khẩu, làm phong phú thêm mặt hàng nước Trong lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập đường biển phương thức có nhiều ưu điểm chuyên chở hàng hóa có khối lượng lớn, cồng kềnh, tuyến đường xa, giúp tiết kiệm chi phí Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường biển quy trình phức tạp bao gồm nhiều khâu mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng, hãng tàu, quan cấp giấy phép, hải quan, cảng vụ… Nên doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận mắc nhiều lỗi chậm tiến độ giao hàng, sai sót chuẩn bị chứng từ tài liệu có liên quan, hàng hóa bị hỏng hóc, mát, giao sai, vướng mắc thủ tục hải quan, chậm trễ toàn quy trình thiếu khả quản lý nguồn lực Những tác động ảnh hưởng tiêu cực đến kết kinh doanh doanh nghiệp hạn chế phát triển ngành giao nhận vận tải Việt Nam bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương doanh nghiệp hoạt động nhiều lĩnh vực, giao nhận hoạt động chủ lực Do vậy, công ty khơng tránh khỏi khó khăn chung ngành Chính vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty, từ đưa giải pháp nâng cao hiệu hoạt động vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết Với gốc độ tiếp cận từ cơng tác giám sát điều hành quy trình giúp cơng ty nhìn nhận điểm mà làm được, đồng thời nhìn hạn chế, sai sót q trình thực giám sát điều hành trình giao nhận hàng hóa đường biển cơng ty; từ đề xuất số giải pháp giúp Cơng ty nâng cao chất lượng dịch vụ hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa đường biển Công ty Từ thực tế trên, qua q trình thực tập cơng ty Cổ phần hàng hải MACS dựa kiến thức trang bị trường, em xin chọn đề tài: “Giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty Cổ phần GNVT Đơng Dương” giai đoạn 2014-2016 làm đề tài khóa luận tốt nghiệp 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Giao nhận hàng hóa đường biển XNK phổ biến, chiếm khoảng 80% giao nhận quốc tế, mà doanh nghiệp làm giao nhận giao nhận đường biển quan tâm, trọng, bao gồm khâu thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan, lập chứng từ…đòi hỏi phải đảm bảo quy tắc yêu cầu độ an tồn, xác quyền lợi bên liên quan Qua trình tìm hiểu nghiên cứu có vài đề tài khóa luận có liên quan : - Trương Thị Hương Giang ( 2007) với đề tài“ Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK chun chở đường biển cơng ty kho vận ngoại thương VIETRANS”- khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại Bài khóa khái quát hóa vấn đề lý luận quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển nêu lên thực trạng vấn đề quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty kho vận ngoại thương VIETRANS Từ đưa kiến nghị giúp cho cơng ty ngày hồn thiện vấn đề quản trị giao nhận hàng hóa XNK cơng ty - Vũ Thúy Hằng ( 2008) với đề tài " Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển công ty cổ phần VINAFCO”- khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại Trong khóa luận tác giả khái quát hóa lý luận vấn đề quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển cơng ty cổ phần VINAFCO Bên cạnh đó, tác giả cịn nêu lên thực trạng, thành cơng hạn chế vấn đề quản trị giao nhận hàng hóa XNK cơng ty Từ đó, đưa giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển Cơng ty - Hồng Thị Phương Biên (2010) với đề tài“Giám sát điều hành quy trình thực hợp đồng nhập Cơng ty TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại Trong khóa luận, tác giả khái qt hóa vấn đề lý luận cơng tác giám sát điều hành quy trình thực hợp đồng nhập Tác giả trọng vào việc phân tích thực trạng cơng tác giám sát điều hành công ty hợp đồng nhập khẩu, từ đưa điểm đạt hạn chế cơng ty cịn gặp phải Từ hạn chế, tác giả đề xuất số kiến nghị nhằm giúp cơng ty ngày hồn thiện trình giám sát điều hành quy trình thực hợp đồng nhập công ty - Nguyễn Thị Lan Anh (2015) với đề tài “Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội”- Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại Đối với khóa luận này, tác giả hệ thống hóa vấn đề lý luận quản trị quy trình giao hàng nhập đường biển nêu lên thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển cơng ty Từ đó, tác giả đánh giá thực rạng hạn chế mà công ty cịn gặp phải q trình quản trị Từ hạn chế, tác giải đề kiến nghị giải pháp phù hợp nhằm nâng cao công tác quản trị quy tình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty CPHH MACS- chi nhánh Hà Nội 1.3 Mục đích nghiên cứu Hệ thống hóa sở lý luận giám sát điều hành trình giao nhận hàng nhập bằng đường biển Phân tích thực trạng giám sát điều hành trình giao nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần GNVT Đơng Dương cách tồn diện xác trưởng phòng XNK giao cho nhân viên phụ trách liên hệ với Cơ quan Hải quan để tiến hành kiểm hóa lơ hàng Hoặc gần nhất, nhân viên mở cont kiểm tra hàng hóa phát lô hàng công ty Fuji nhập ngày 20/12/2016 bị hỏng Ngay trưởng phòng XNK với nhân viện phụ trách lô hàng liên hệ với khách hàng bên giám định để làm biên xác nhận hư hỏng sau gửi mail thơng báo tình trạng hư hỏng cho khách hàng Và timg nguyên nhân lỗi trình, bốc xếp vận chuyển hàng hóa địa điểm giao hàng xảy cố làm hỏng hàng công ty chịu trách nhiệm tổn thất Trưởng phòng trực tiếp liên hệ với khách hàng để thơng báo tình trạng hàng hóa hình dưới: •Giao hàng cho chủ hàng Sau hàn nhận cảng, tùy vào nhu cầu khách hàng mà trưởng phòng giao cho nhân viên phụ trách giao hàng cho khách Đối với khách hàng muốn tự lấy hàng cảng, trưởng phòng giao cho nhân viên liên hệ với bên đại lý để giao hàng cho khách yêu cầu đại lý gửi biên giao hàng lại cho công ty Đối với khách hàng thuê công ty vận chuyển hàng địa điểm khách hàng quy định, trưởng phòng cử nhân viên phụ trách lấy hàng trả hàng cho khách đến địa điểm khách yêu cầu yêu cầu khách hàng ký biên nhận hàng Nhìn chung, cơng tác điều hành khâu khơng gặp khó khăn gì, đơi phát sinh trường hợp đường tắc nên việc giao hàng bị hoãn lại Lúc 33 nhân viêm phụ trách thông báo với trưởng phòng, trưởng phòng liên hệ với khách hàng để xin lỗi thông báo lại thời gian giao hàng •Quyết tốn hồn trả chứng từ Thông thường khách hàng lần đầu công ty Đông Dương yêu cầu khách hàng tốn tiền cước phí trước nhả lệnh giao hàng cho khách hàng Đối với khách hàng mà chưa có điều kiện trả trưởng phịng u cầu nhân viên liên hệ với khách hàng ký biên vay nợ, sau nhả lệnh kéo hàng cho khách hàng Nếu khách hàng không chấp nhận ký nợ, công ty Đông Dương kéo hàng kho giữ hàng đến khách hàng toán cước phí nhả lệnh cho khách kéo hàng kho Cịn khách quen cơng ty gia hạn trả nợ cho khách hàng vòng 15 ngày kể từ ngày khách hàng nhận hàng Thông thường trường hợp không ký giấy nợ hay không tả nợ xảy công ty Đông Dương Với việc hồn chứng từ hóa đơn cước nhân viên ln trưởng phịng nhắc nhở Nhưng có số trường hợp việc làm hóa đơn cước cảng diễn lâu việc hồn trả chứng từ hóa đưn cước cho khách hàng bị chậm so với quy định Trưởng phòng cân nhắc xem xét lỗi phạt lỗi nghiệp vụ nhân viên cần Sau lấy chứng từ hoàn trả đầy đủ cho khách hàng, trưởng phòng XNK yêu cầu nhân viên hồn thiện hồ sơ lơ hàng gửi cho Giám đốc ký để hồn thành lơ hàng 3.4 Đánh giá thực trạng giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương 3.4.1 Những thành tựu đạt Sau nỗ lực không ngừng cán công nhân viên, chi nhánh dần xây dựng thương hiệu lĩnh vực giao nhận vận chuyển, đại lý hải quan đạt số kết khả quan Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa đường biển Cơng ty Cổ phần GNVT Đông Dương diễn bối cảnh thị trường giới có nhiều biến động cung, cầu, giá cả, sách xuất nhập khẩu…nhưng đạt mức tăng trưởng Với động sáng tạo, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm ban giám đốc Công ty với nỗ lực to lớn cán đội ngũ nhân viên vượt qua thách thức, tận dụng tối đa lợi nên kết kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập đường biển ln 34 có bước tiến vượt bậc, cơng tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển phát triển ngày bền vững, góp phần xây dựng uy tín Cơng ty thương trường Nhìn mặt cơng tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển nói riêng Cơng ty đạt nhiều thành tựu sau: Thứ nhất, năm gần công tác giám sát điều hành tiến hành sát làm giảm tỷ lệ số hợp đồng sai sót tổng số hợp đồng giao nhận đường biển, cụ thể theo bảng 3.2 năm 2014 tỷ lệ hợp đồng sai sót 10/145(=7%), năm 2015 8/163(=5%) giảm 2%, năm 2016 12/197(=6%) Thứ hai, công tác giám sát điều hành khâu chuẩn bị chứng từ thực tốt nhân viên công ty đánh giá cao Công tác giám sát nâng cao cách sử dụng phương pháp hồ sơ vi tính để trách sai sót từ bước đầu tiên, tạo thuận lợi cho khâu Thứ ba, công tác giám sát khâu kiểm hóa, nhận hàng tại; giao hàng cho chủ hàng toán ngày nâng cao so với năm trước Bên cạnh việc điều hành khâu dần vào quỹ đạo theo trình tự Thứ tư, công tác giám sát điều hành việc nhân viên tốn hồn thiện chứng từ nâng cao hơn, tỷ lệ nhân viên bị phạt lỗi nghiệp vụ ngày Nhân viên cơng ty tự giác tiến hành vấn đề hoàn trả chứng từ cho khách hàng 3.4.2 Những tồn Trong quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty, dù nhà quản trị, nhân viên Công ty Đông Dương nỗ lực để làm tốt công tác giám sát điều hành biến cố, rủi ro xảy quy trình nhận hàng nhập việc giám sát điều hành Công ty số khâu lỏng lẻo chưa khắt khe đặc biệt khâu làm thủ tục hải quan nên dẫn đến mắc số lỗi sau: Thứ nhất, thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định Nguyên nhân phát sinh khâu chuẩn bị chứng từ việc giám sát điều hành diễn tốt chứng từ bao gồm nhiều loại giấy tờ kèm theo nhân viên phải làm nhiều chứng từ lúc nên khơng thể tránh khỏi sai sót Đôi khi, chứng từ bị thiếu lại bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song nhân viên Công ty không kịp 35 thời phát để thông báo cho khách hàng bổ sung, trình độ nghiệp vụ nhân viên vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời thiếu sót Nguyên nhân thứ hai khâu nhận hàng nhập khẩu: Nếu nhân viên công ty Đông Dương không ý cẩn thận kiểm tra, giám sát q trình nhận hàng làm phát sinh nhiều sai sót nhận hàng khơng đúng, không đủ, thiếu trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói khơng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng… Khi bên đối tác chủ hàng yêu cầu bổ sung thay hàng hóa nhận sai, từ làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết Thứ hai, trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ Việc hàng hóa bị hỏng hóc q trình vận chuyển cơng ty khơng thể giám sát cách hồn tồn Cơng ty Đơng Dương biết tình trạng hàng hóa hàng hóa kiểm tra, vậy, công tác giám sát điều hành kịp thời giúp khách hàng giảm thiệt hại cho thân doanh nghiệp mà không làm giảm vấn đề hàng hóa bị hư hỏng đổ vỡ Thứ ba, trình độ đội ngũ cán không đồng đều, hiệu làm việc chưa cao Tại công ty Đông Dương, đội ngũ lao động đánh giá có chất lượng ngày cao năm 2016 công ty tuyển thêm nhiều nhân viên mới, nhân viên tốt nghiệp đại học khối ngành kinh tế, thương mại quốc tế nên dẫn đến tình trạng lực đội ngũ nhân viên không đồng Đôi việc giám sát chéo nhân viên phận yếu kém, kỹ làm việc nhóm kém, phương pháp giám sát linh hoạt nhân viên không chủ động việc giám sát chéo dẫn đến tình trạng mắc số lỗi phổ biến khâu chuẩn bị chứng từ Thứ tư, công nghệ máy móc trang bị đầu tư nhiều việc nâng cao bảo dưỡng không trọng thường xuyên nên dẫn đến khó khăn công tác giám sát điều hành Đôi mạng nên trưởng phịng khó cập nhật kịp thời thông tin lô hàng mà nhân viên khách hàng gửi cho, dẫn đến việc giám sát trở nên khó khăn 36 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CPGNVT ĐÔNG DƯƠNG 4.1 Định hướng phát triển Công ty Để tăng cường hiệu hoạt động kinh doanh, công ty Đông Dương đề mục tiêu tiếp tục cao chất lượng dịch vụ tăng doanh thu Trong hoạt động giao nhận hàng hóa XNK đường biển cố gắng đóng góp khoảng 50%- 60% so với tồn hoạt động Cơng ty Để thực mục tiêu khó khăn này, Cơng ty nỗ lực trì mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng nhu cầu khách hàng mục tiêu doanh nghiệp XNK vừa nhỏ nước Cùng với đó, Cơng ty xác định cho phương hướng phát triển sau: - Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa sở vật chất, kho bãi, đổi thiết bị phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận - Xây dựng, thực chế điều hành kinh doanh, chế giá cả, hoa hồng, tạo địn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường cơng tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khả cạnh tranh thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống - Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, trọng tới thị trường Châu Á (Trung Quốc, Nhật, nước Đông Nam Á ), Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả mở rộng ngành nghề - Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức, chủ yếu trọng vào phương thức giao nhận đường biển sở khai thác triệt để mạnh sẵn có kinh doanh hệ thống sở vật chất kỹ thuật kho, bến bãi, đội ngũ cán đào tạo có kinh nghiệm - Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ phòng ban văn phịng cơng ty lợi ích chung tồn cơng ty - Thường xuyên tổ chức họp phòng ban họp tồn thể cơng ty, đưa chương trình đào tạo ngắn hạn cho cán nhân viên để truyền 37 đạt kinh nghiệm, hồn thiện trình độ nghiệp vụ nâng cao ý thức trách nhiệm Công ty 4.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao việc giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương Để nâng cao hiệu công tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương, điều trước tiên Cơng ty cần hồn thiện cơng tác quy trình nhận hàng nhập đường biển đặc biệt trọng đến khâu Chuẩn bị chứng từ nhận hàng; làm thủ tục hải quan; kiểm hóa nhận hàng cảng Từ làm tiền đề nâng cao cao công tác giám sát điều hành giúp cho công tác giám sát đièu hành trở lên linh hoạt hiệu hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ công ty * Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ Việc làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ giúp cho quy trình nhận hàng thơng suốt, dễ dàng Cơng ty nên có giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như: - Phân công hai người thực công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhằm phát kịp thời thiếu sót khâu chuẩn bị chứng từ Nếu có chi tiết, số liệu cịn chưa rõ phải có trao đổi lại với khách hàng bên liên quan, kịp thời bổ sung chứng từ thiếu sót khơng phù hợp - Cần phân cơng người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía quan chức để kịp thời phổ biến có bổ sung, điều chỉnh phù hợp với chứng từ cần thiết * Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan Sau chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên Đông Dương tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập - Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực tốt khâu là: + Khi tiến hành tra áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên cơng ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà làm thủ tục 38 + Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật văn hướng dẫn thực việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng Hải quan cho mặt hàng nhập - Đối với kiểm hóa: Đây khâu định hàng hóa có phép nhập hay khơng, nhân viên Cơng ty cần làm tốt khâu + Chủ động liên lạc phối hợp với cán kiểm hoá thực tốt bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa giao cho chủ hàng thời gian giải phóng hàng kịp thời cho kho, bãi, cảng + Phân công cán phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững mặt hàng nhập có chuẩn bị tốt cho phương án giải trình trường hợp bị hải quan chất vấn * Hồn thiện cơng tác nhận kiểm tra hàng - Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa đâu, nội dung mà nhân viên Đông Dương phải lưu ý Bởi cần sai sót nhỏ thời gian địa điểm diễn công tác kiểm nghiệm làm chậm lại trình nhận hàng Việc biết rõ địa điểm thời gian kiểm hóa giúp cho Trưởng phịng BGĐ chủ động việc giám sát đièu hành việc kiểm hóa - Kiểm tra hàng q trình nhận hàng phải xác Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nên dễ bị nhầm lẫn - Số lượng chất lượng hàng hai yếu tố cần đặc biệt quan tâm Nhân viên Công ty cần vào thảo hợp đồng chứng từ có liên quan để kiểm tra lại cho xác Quá trình kiểm hàng cần kiểm tra số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng khối lượng hàng khơng có sai lệch ngồi phạm vi cho phép - Kiểm tra cẩn thận bao bì mã ký hiệu bao bì sản phẩm (nếu có) phải lưu ý nhân viên Đông Dương kiểm hàng để chắn hàng nhận nguyên vẹn Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu cần phải bỏ hàng kiểm tra lại đồng thời có bổ sung, sửa chữa, thay thấy cần thiết * Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình Cơng ty muốn phát triển lâu dài cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ đội ngũ lao động Trước hết trình độ nghiệp vụ, cho dù nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm nghiệp vụ vai trị Cơng ty việc đào tạo đội 39 ngũ lao động khơng thể phủ nhận Cơng ty cần thường xuyên tổ chức khóa học nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm luật pháp cho cán kinh doanh Thực phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn dài hạn, vừa học hỏi, vừa tích lũy kinh nghiệm Bên cạnh đó, nhân viên công ty nâng cao tinh thần trách nhiệm làm việc nhóm, giám sát hoạt động tất nhân viên phòng Từ giảm thiểu lỗi sai phổ biến khâu quy trình nhận hàng nhập Đưa hình thức khiển trách kỷ luật tương xứng với nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng khuyến khích nhân viên hồn thành tốt, để xảy sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý tình phát sinh chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh * Đầu tư đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận hàng nhập Thực tế cho thấy, phịng ban Cơng ty trang bị hệ thống máy tính, máy fax, máy in, điện thoại… hầu hết náy cũ, thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động liên lạc, kinh doanh Công ty Vì thế, hệ thống máy tính đại truy cập vào Internet cần thiết để tạo thuận tiện giao dịch đối tác tăng cường quản lý, tăng cường phối hợp phòng ban, chi nhánh Các nhân viên chuyên đảm nhận nhiệm vụ chủ chốt quy trình nhận hàng nhập đường biển (người quản lý, lãnh đạo, chuên viên…) việc trang bị điện thoại di động để liên lạc Cơng ty nên đầu tư máy tính xách tay cho họ để họ làm tốt vai trò 4.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao việc giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương 4.3.1 Kiến nghị với doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế nay, để đạt kết mong muốn Đơng Dương phải hồn thiện máy tổ chức, đổi phương thức hoạt động 40 Trước mắt, Công ty cần huy động nguồn vốn đầu tư cho hoạt động nhận hàng nhập đường biển, đồng thời tiến hành đồng giải pháp nêu để tăng cường công tác giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập chuyên chở đường biển Công ty Nhưng nỗ lực thân Công ty không chưa đủ, doanh nghiệp Đơng Dương cần có ủng hộ, quan tâm giúp đỡ Nhà nước, bộ, ngành, quan hữu quan Hiệp hội giao nhận Việt Nam, phịng thương mại cơng nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Công ty 4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước Ngày nay, mục tiêu cần đạt hoạt động giao nhận khai thác tốt nguồn lực quốc gia có hoạt động vận tải giao nhận, lưu trữ hàng hóa hoạt động khác có liên quan Để làm điều cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn luật kinh tế phù hợp, điều chỉnh hoạt động có liên quan đến dịch vụ giao nhận, tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động phát triển dịch vụ Nhà nước xây dựng hành lang, khung pháp lý mở chọn lọc, đảm bảo tính qn, thơng thống hợp lý văn bản, quy định liên quan đến lĩnh vực giao nhận với mục đích tạo sở cho thị trường giao nhận minh bạch, cải thiện quy trình thủ tục hải quan XNK Bên cạnh đó, Nhà nước cần quản lý ban ngành, cấp để đưa văn luật cách thống nhất, tránh tình trạng chồng chéo, có bổ sung hợp lý sở quyền nghĩa vụ người giao nhận xác định cụ thể Đồng thời, Nhà nước sửa đổi, hồn thiện, chuẩn hóa văn quy định cấp phép, điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, vận tải đa phương thức, thay đổi thói quen bán FOB, mua CIF làm suy yếu công ty vận tải Việt Nam, thống hóa tiêu chuẩn tên hàng mã hàng hóa 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Giáo trình PGS.TS Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất trị hành chính, Hà Nội Phạm Mạnh Hiền (2010), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, Nhà xuất Lao động- Xã hội, Hà Nội Th.S Vũ Anh Tuấn (2014), Slide giảng mơn giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế II.Các loại báo, tạp chí Báo hải quan Tạp chí Thương mại III Website Cơng ty Cổ phần GNVT Đông Dương: http://indotrans.com.vn Cổng thông tin điện tử Bộ Công thương: http://www.moit.gov.vn Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam: http://www.vla.info.vn https://www.google.com.vn Tổng cục Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn IV Tài liệu doanh nghiệp Công ty Cổ phần GNVT Đơng Dương, Bảng cân đối kế tốn năm 2014, 2015, 2016 Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương, Báo cáo kết hoạt động sản xuât kinh doanh năm 2014, 2015, 2016 Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương, Báo cáo tài năm 2014, 2015, 2016 Số lượng hợp đồng sai sót khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập Chi nhánh MACS- Hà Nội (2011- 2014), Phòng giao nhận Quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Cơng ty Cổ phần Hàng hải MACS, phịng giao nhận 42 V Một số luận văn tốt nghiệp khóa trước Trương Thị Hương Giang (2006), “Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập chuyên chở đường biển công ty giao nhận kho vận Ngoại thương Viettrans”, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại Vũ Thúy Hằng (2008), “Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển công ty cổ phần VINAFCO”, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại Nguyễn Thị Lan Anh (2015), “Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội”- Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Thương Mại Quốc Tế- Đại học Thương Mại 43 PHỤ LỤC TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ Độc lập – Tự – Hạnh phúc *********** ********* PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM (Phục vụ cho việc viết luận văn tốt nghiệp) Đề tài: Giám sát điều hành quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty CPGNVT Đông Dương SV thực hiện: Nguyễn Thị Liên Lớp: K49e2- Mã SV: 13d130093 Kính gửi Ông/Bà……………………………………………… Để giúp cho trình nghiên cứu luận văn sinh viên bám sát tình hình đáp ứng yêu cầu thực tế đơn vị thực tập, kính đề nghị Ơng/Bà vui lịng cho biết thơng tin sau: A Phần thông tin cá nhân Họ tên:………………………………………………………… Lĩnh vực chuyên môn:…………………………………………… Chức vụ:……………………………………………………………… SĐT:……………………… Email:…………………… B Phần câu hỏi trắc nghiệm Khoanh trịn vào đáp án mà Ơng/Bà lựa chọn Đánh giá tổng qt Ơng/Bà cơng tác giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển quý công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- Xin Ơng/Bà đánh giá tầm quan trọng việc giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- I- Cơng tác giám sát 1.Ơng/Bà đánh công tác giám sát Công ty khâu chuẩn bị để nhận hàng nhập đường biển? a b c d e Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- 2.Đánh giá Ông/Bà việc giám sát công tác làm thủ tục hải quan cho hàng nhập đường biển Công ty? a b c d e Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Nhận xét Ơng/Bà cơng tác giám sát kiểm tra nhận hàng cảng quý công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- Hãy cho biết ý kiến Ơng/Bà cơng tác giám sát khâu giao hàng cho chủ hàng quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty? a b c d e Rất tốt- Tốt- Khá- Trung bình- Yếu- Đánh giá Ơng/Bà cơng tác giám sát khâu Quyết tốn hồn trả chứng từ q công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Khá- d Trung bình- e Yếu- II- Cơng tác điều hành 1.Ơng/Bà đánh công tác điều hành Công ty khâu chuẩn bị để nhận hàng nhập đường biển? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- 2.Đánh giá Ơng/Bà việc điều hành công tác làm thủ tục hải quan cho hàng nhập đường biển Công ty? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- Nhận xét Ông/Bà công tác điều hành kiểm tra nhận hàng cảng quý công ty? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- Hãy cho biết ý kiến Ông/Bà công tác điều hành khâu giao hàng cho chủ hàng quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- Đánh giá Ơng/Bà cơng tác điều hành khâu Quyết tốn hồn trả chứng từ quý công ty? f Rất tốt- g Tốt- h Khá- i.Trung bình- j.Yếu- ... Rất tốt- b Tốt- c Kh? ?- d Trung bình- e Yếu- Xin Ơng/Bà đánh giá tầm quan trọng việc giám sát điều hành quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty? a Rất tốt- b Tốt- c Kh? ?- d Trung bình- ... pháp vi tính gồm: - Tên hàng, mơ tả chi tiết hàng hóa - Ngày giao hàng - Vận đơn - Số xe/ số tàu/ số toa - Lộ trình vận chuyển - Người gửi hàng, người nhận hàng - Nơi đi, nơi đến - Sự cố cách giải... như: - Biên kết tốn nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC) - Biên kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC) - Biên hàng hư hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR)