Kỹ năng làm việc nhóm huỳnh phương duyên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KHOA HỌC CHÍNH TRỊ BỘ MÔN XÃ HỘI & NHÂN VĂN - BÀI GIẢNG MÔN HỌC: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM (Tài liệu lưu hành nội bộ) Người soạn: Ths Huỳnh Phương Duyên Khánh Hoà, Tháng năm 2015 Lời mở đầu Mọi người biết làm việc nhóm điều tốt; chí điều thiết yếu Tuy nhiên, để có kỹ làm việc nhóm trình rèn luyện học hỏi Bên cạnh đó, vị trí kỹ làm việc nhóm thể rõ giáo dục nay: “Người học quốc gia cần xác định rõ động học để biết, học để làm, học để định hình thân học để chung sống với người khác” (Báo Tuổi trẻ ngày 06/12/2013, Kết đánh giá học sinh quốc tế (PISA): Bất ngờ dễ hiểu) Học để biết nói lên yêu cầu mặt trí tuệ, bao gồm kiến thức giúp người học vươn lên học tập, hoạt động nghề nghiệp, học tập suốt đời Học để làm đòi hỏi thành thạo kỹ năng, thao tác phương pháp tư Học để định hình thân đặt yêu cầu phát triển toàn diện chất, nhằm giúp người học phát triển nhân cách hoàn chỉnh Học để chung sống nhấn mạnh mục đích đào tạo ngưòi biết cách sống biết cách làm việc với người xung quanh Chính vậy, học ứng dụng nội dung môn học, tin bạn nhận thấy ảnh hưởng tích cực lên mặt sống bạn Tác giả MỤC LỤC Lời mở đầu CHỦ ĐỀ TỔNG QUAN VỀ NHÓM CHỦ ĐỀ QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÓM 39 CHỦ ĐỀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM 43 CHỦ ĐỀ LÃNH ĐẠO NHÓM 48 CHỦ ĐỀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ TRONG NHÓM 54 CHỦ ĐỀ GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN TRONG NHÓM 61 CHỦ ĐỀ MỘT SỐ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 CHỦ ĐỀ TỔNG QUAN VỀ NHÓM Khái niệm 1.1 Kỹ Trong hoạt động nào, muốn đảm bảo kết quả, người cần có tri thức, có ý chí mà phải có kỹ năng, kỹ xảo định Trong Tâm lý học tồn hai quan điểm khác kỹ năng: - Quan niệm thứ nhất: kỹ xem xét nghiêng mặt kỹ thuật thao tác hay hành động hay hoạt động Đại diện cho quan niệm tác giả như: Ph.N.Gônbolin, V.X.Cudin, V.A.Kruteski, A.G.Kovalio,…Các tác giả cho rằng, muốn thực hành động, cá nhân phải có tri thức hành động đó, tức phải hiểu mục đích, phương thức điều kiện để thực Vì vậy, ta nắm tri thức hành động, thực thực tiến theo yêu cầu khác nhau, tức ta có kỹ hành động Chẳng hạn: Ph.N.Gonobolin cho rằng, kỹ phương thức tương đối hoàn chỉnh việc thực hành động Các hành động hình thành sở tri thức kỹ xảo – người lĩnh hội trình hoạt động Trong Tâm lý học xuất năm 1980, V.A.Kruteski cho rằng: “Kỹ phương thức thực hoạt động – mà người lĩnh hội được” A.G.Kovalov “Tâm lý học cá nhân” nhấn mạnh “Kỹ phương thức thực hành động phù hợp với mục đích điều kiện hành động” Ông không đề cập đến kết hành động Theo ông, kết hành động phụ thuộc vào nhiều yếu tố, quan trọng lực người không đơn giản nắm vững cách thức hành động đem lại kết tương ứng Trong Từ điển Tâm lý học Liên xô (cũ): “Kỹ giai đoạn việc nắm vững phương thức hành động – dựa quy tắc (tri thức) trình giải loạt nhiệm vụ tương ứng với tri thức đó, chưa đạt đến mức độ kỹ xảo” - Quan niệm thứ hai: Kỹ xem xét nghiêng mặt lực người Theo quan niệm này, kỹ vừa có tính ổn định , vừa có tính mềm dẻo, tính linh hoạt, sáng tạo vừa có tính mục đích Đại diện cho quan điểm có tác giả: N.D.Levitov, V.V.Bogxloxki, K.K.Platonov, G.G.Golubev, A.V.Barabasicoov (1963), Nguyễn Quan Uẩn, Ngô Công Hoàn, Hoàng Anh, Nguyễn Thạc, Trần Quốc Thành… N.D.Levitov quan niệm: “Kỹ thực có kết động tác hay hoạt động phức tạp cách lựa chọn áp dụng cách thức đắn, có tính đến điều kiện định” Theo ông, người có kỹ hành động người phải nắm vận dụng đắn cách thức hành động có két Theo ông để hành động kỹ năng, người không nắm lý thuyết hành động mà phải biết vận dụng vào thực tế V.V.Bogxloxki cho rằng, kỹ có hai mức độ: kỹ sơ đẳng kỹ thành thạo Kỹ sơ đẳng ban đầu kỹ hành động – hình thành sở tri thức kết bắt chước Còn kỹ thành thạo hình thành sở tri thức kỹ xảo – lĩnh hội từ trước Nhà tâm lý học K.K.Platonov G.G.Golubev nghiên cứu kỹ phạm trù Hai ông ý tới mặt kết hành động, kỹ năng lực người thực công việc có kết với chất lượng cần thiết điều kiện khác khoảng thời gian tương ứng Bất kỳ kỹ bao hàm biểu tượng, khái niệm, vốn tri thức, kỹ xảo tập trung phân phối, di chuyển ý, kỹ xảo tri giác, quan sát, tư duy, sáng tạo, tự kiểm tra, điều chỉnh hoạt động kỹ xảo hành động Hay nói cách khác, kỹ hình thành sở tri thức kỹ xảo Nhà Tâm lý học người Nga A.V.Barabasicoov (1963) cho rằng: “Kỹ khả sử dụng tri thức kỹ xảo cách có mục đích sáng tạo trình hoạt động thức tiễn Khả khả tự tạo người” A.V.Petrovxki nhận định: “Kỹ vận dụng tri thức, kỹ xảo có để lựa chọn thực phương thức hành động tương ứng với mục đích đặt ra” Trong Từ điển tiếng Việt: “Kỹ khả vận dụng kiến thức thu nhận lĩnh vực vào thực tế” Quan niệm nhà giáo dục Việt Nam như: Nguyễn Ánh Tuyết, Ngô Công Hoàn, Lê Văn Hồng Nguyễn Quang Uẩn tương tự quan điểm nói Chẳng hạn, Lê Văn Hồng có viết: “Kỹ khả vận hành kiến thức (khái niệm, cách thức, phương pháp…) để giải nhiệm vụ mới” Bất kỳ kỹ hoạt động phải dựa sở lý thuyết Cơ sở lý thuyết - kiến thức Sở dĩ xuất phát từ cấu trúc kỹ (phải hiểu mục đích, biết cách thức đến kết hiểu điều kiện cần thiết để triển khai cách thức đó) Nói cách khác là, có kỹ năng, người sử dụng tri thức cách tự giác có chủ định, biết lựa chọn biện pháp cần thiết, phù hợp với hoàn cảnh vận dụng biện pháp vào hoạt động để đạt mục đích Việc xem xét kỹ với tư cách lực hành động cá nhân yêu cầu ta không phân tích mặt kỹ thuật hành động mà phải nghiên cứu yếu tố nhân cách khác có liên quan tới việc triển khai hành động Như vậy, kỹ có nhiều tác giả nghiên cứu đưa quan điểm khác quy hai xu hướng Về mặt hình thức diễn đạt, hai xu hướng khác nhau, nhiên thực chất chúng hoàn toàn không mâu thuẫn hay phủ định lẫn Chúng khác chỗ mở rộng hay thu hẹp thành phần cấu trúc kỹ đặc tính chúng Khi muốn bắt đầu hình thành kỹ hoạt động đó, đặc biệt hoạt động nghề nghiệp, cần xem xét kỹ mặt kỹ thuật thao tác, hành động hay hoạt động Còn kỹ hình thành ổn định người biết sử dụng cách linh hoạt, sáng tạo hoàn cảnh, tình khác nhau, vận dụng vào thực tế, đó, kỹ xem xét lực vô cần thiết quý giá người Chính vậy, nghiên cứu hình thành phát triển kỹ thiết vừa phải quan tâm đến mặt kỹ thuật, vừa phải quan tâm đến kết thao tác, hành động hay hoạt động Với cách nhìn nhận trên, phạm vi hoạt động giảng dạy môn học kỹ mềm, cho rằng: Kỹ khả thực có hiệu hành động, công việc dựa sở nắm vững phương thức thực vận dụng tri thức, kinh nghiệm có để thực hành động phù hợp với điều kiện định 1.2 Kỹ mềm Kỹ mềm thuật ngữ kỹ có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả hòa nhập xã hội, thái độ hành vi ứng xử áp dụng vào việc giao tiếp người với người Một số kỹ coi kỹ mềm bao gồm:  Kỹ giao tiếp  Kỹ làm việc nhóm  Kỹ lãnh đạo người khác  Kỹ nói chuyện trước đám đông 1.3 Kỹ sống Kỹ sống bao gồm kỹ mềm, cộng thêm kỹ giúp phản ứng hiệu trước thách thức sống, từ vươn lên mạnh mẽ để thành công hơn, là:  Kỹ làm chủ tự đánh giá than  Kỹ suy nghĩ tích cực  Kỹ học tập tự học  Kỹ quản lý thời gian 1.4 Khái niệm nhóm Trong khoa học xã hội: nguyên tắc có hai cách sử dụng khái niệm “nhóm”  Cách thứ nhất, thống kê thường đề cập đến nhóm mang tính điều kiện: phân nhóm có chủ định người theo dấu hiệu chung cần thiết cho hệ thống phân tích cụ thể Cách hiểu phổ biến thống kê Khi cần thiết nhóm người phân chia theo tiêu chí Ví dụ: nhóm người với trình độ học vấn định, nhóm người bị bệnh tim mạch, nhóm người cần có nhà  Cách thứ hai, loạt khoa học, xã hội nhóm hiểu thực thể xã hội tồn thực: người tập hợp lại, liên kết lại dấu hiệu định đa dạng hoạt động hay điều kiện đồng hoàn cảnh sống họ Những người ý thức theo cách định thâu thuộc vào cấu mức độ trình độ ý thức khác Trong phạm vi nghiên cứu việc rèn luyện kỹ hợp tác, phối hợp cho sinh viên cách thứ hai đề cập đến: “Nhóm tập hợp cá nhân mà họ có số đặc điểm chung theo đuổi số mục đích giống nhau” Hoặc “Nhóm tập hợp hai nhiều người, thành viên có tương tác ảnh hưởng lẫn hành vi - “Hai hay nhiều người làm việc với để hoàn thành mục tiêu chung” (Lewis – McClear) - “Một số người với kỹ bổ sung cho nhau, cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm mục tiêu chung” (Katzenbach Smith) - Đối với Khoa học Tâm lý, nhóm chủ yếu xem xét phân tích phương diện tâm lý, động thái, hành vi, tính cách, sở thích chung giống cá nhân thành viên nhóm - Xã hội học tiếp cận nhóm: không hướng ý vào đặc trưng tâm lý nhóm mà tập trung vào phân tích cấu trúc nhóm, vị thế, vai trò xã hội cá nhân thành viên nhóm Như vậy, nhóm tập hợp nhiều người có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng có quy tắc chung chi phối lẫn Hay nhóm xem là: Một tập hợp người thống mối quan hệ định theo mục tiêu Ví dụ: nhóm học tập, nhóm bạn chơi, nhóm công tác xã hội… Trong đời sống ngày người ta thường sử dụng từ “nhóm” cách rộng rãi có mơ hồ để tập hợp từ hai người trở lên, có vô hạn định Nhưng nhóm hay nhóm nhỏ theo xác định nhà nghiên cứu, với khả thực mục đích giáo dục, phát triển, sản xuất…như nói phần trước, phải hội tụ đồng thời bốn yếu tố:  Mục đích chung  Sự tương tác thành viên  Các quy tắc chung  Các vai trò khác mà thành viên đảm nhận a Mục đích chung Là điểm quy tụ thành viên họ chia sẻ trách nhiệm để đạt tới Mục đích rõ ràng, nhóm viên hiểu giống liên kết họ mạnh mẽ họ góp sức để hành động Tuy nhiên mục đích công bố hay thức chấp thuận chưa phải tất Mỗi cá nhân tham gia nhóm với mục đích chủ quan mà có họ không ý thức Ví dụ: CLB văn học thành lập nhằm tạo điều kiện cho bạn trẻ thưởng thức văn học nâng cao trình độ Trên thực tế có số bạn tham gia ham vui hay để tìm bạn Họ không tích cực đóng góp cho nội dung sinh hoạt Ngược lại số tham gia để nâng cao trình độ mà chất lượng sinh hoạt không đáp ứng mong chờ họ Từ từ họ chán nản rời bỏ CLB Nhu cầu ham vui, tìm bạn hoàn toàn bình thường đáng với bạn trẻ người phụ trách nhóm cần phải vận động để họ tích cực chuyên môn, đồng thời tổ chức sinh hoạt để đáp ứng nhu cầu phụ đáng Do điều quan trọng cho mục đích chung nhóm mục đích cá nhân ăn khớp với Mục đích điểm quy tụ ban đầu cần rà soát suốt trình sinh hoạt nhóm sống thay đổi, nảy sinh vấn đề mới, nhu cầu Luôn điều chỉnh mục đích chung giúp giữ nhóm đoàn kết hoạt động với nhiều sinh lực, hiệu Lưu ý: Khi nhóm trở thành nhóm đạt đến tầm cao mới, mục đích nhóm xem SỨ MỆNH CỦA NHÓM Hầu hết nhóm thất bại thành viên thiếu thống tường tận sử mệnh Sứ mệnh nhóm làm, mục đích cho tồn nhóm Những nhóm hay nhóm gặp khó khăn nên xác định rõ nhóm làm để thoả mãn người Nhiệm vụ rõ ràng, thành viên có hành động đắn để thực nhiệm vụ b Tương tác nhóm Để trở thành nhóm thành viên cần có mối “quan hệ mặt-giáp-mặt” kéo dài thời gian Họ giao tiếp ảnh hưởng lẫn Chính tương tác yếu tố chủ yếu làm thay đổi hành vi người Trong tiếp xúc họ gắn kết với nhóm có may đạt đến mục đích chung Chất lượng tương tác mang ý nghĩa lớn làm tăng cường hiệu nhóm Qua trao đổi, tương tác, nhóm viên gắn kết mục đích riêng với mục đích chung Họ liên kết với để tiến tới mục đích nhóm c Quy tắc nhóm Hệ thống quy tắc nhóm luật lệ hướng dẫn hành vi mà nhóm đặt Những quy tắc thông báo thức, nhóm viên chấp nhận không cần hình thức Sự tuân thủ quy tắc giúp nhóm họat động tốt Các quy tắc áp đặt từ bên ngòai ( ví dụ nội qui trường) , hay phát triển từ nội nhóm: áo đồng phục, mừng sinh nhật thành viên…Nhóm thường có sức ép mạnh mẽ với nhóm viên xác lập hình thức kiểm sóat xã hội khiến nhóm viên phải tuân thủ luật lệ chung Tập thể làm việc chung xây dựng nội quy để người tuân theo Ví dụ giấc làm việc, lịch họp, kỷ luật làm việc Đây quy tắc công bố Nhưng quan trọng quy tắc không thành văn, ngấm ngầm, phản ánh sắc thái riêng nhóm 10 CHỦ ĐỀ MỘT SỐ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ I KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP/THẢO LUẬN NHÓM Khái niệm - Họp nhóm? Là thành viên nhóm ngồi lại với nhau, đưa ý kiến để bàn bạc, thảo luận công việc chung nhóm điều hành nhóm trưởng (hoặc thành viên nhóm nhóm trưởng phân công) - Điều hành? Là điều khiển cá snhân quy trình công việc chung  Người điều hành ai? Thông thường, người điều hành thảo luận nhóm nhóm trưởng, nhóm trưởng vắng mặt trực tiếp điều hành thảo luận nhóm trưởng uỷ quyền cho thành viên khác có uy tín nhóm điều hành thảo luận Ngoài ra, thảo luận có nhiều vấn đề nảy sinh, đòi hỏi phải chia thành nhiều nhóm nhỏ để giải cách dễ dàng Khi nhóm trưởng giao quyền cho thành viên đại diện nhóm điều hành Tuy nhiên, người điều hành cần phải đảm bảo yêu cầu sau: + Am hiểu vấn đề cách khái quát + Tiếp thu tổng hợp ý kiến phát biểu + Hiểu biết tâm lý nhóm để điều động có khoa học + Tin tưởng tiềm nhóm việc đạt tới mục tiêu biết khơi dây tiềm + Dân chủ trình điều hành nhóm  Và không thiết phải người: + Cao niên nhất, nói hay (các nhóm thiếu kinh nghiệm thường bầu mẫu người tiêu chuẩn cao niên nói hay mà không quan tâm đến khả chuyên môn kỹ làm việc nhóm) + Nắm rõ vấn đề thảo luận (loại người có ích vô tình làm suy giảm tiềm suy nghĩ nhóm Nên dung họ thông tin viên cho nhóm bên cạnh trưởng nhóm) 67 + Có quyền lực cao (loại người vai trò điều hành/trưởng nhóm làm cho nhóm viên e dè, sợ hãi lúc cần ý kiến tất Sự diện loại người cần thiết để lấy định tốt trợ lý điều động nhóm) - Thảo luận? Là trao đổi ý kiến, có phân tích lý lẽ, để làm sáng tỏ vấn đề mà nhiều người quan tâm đến Tiêu chí để có buổi thảo luận nhóm thành công Mục tiêu - Được nhóm xác định thật rõ cụ thể; - Được giải sau buổi thảo luận (Các vấn đề làm sáng tỏ, định đề mang tính khả thi tạo tâm thực hiện, nội dung mà tất thành viên hiểu rõ, kiến thức tiếp thu, mâu thuẫn giải cẩn thận – hợp tình hợp lý); Bầu không khí thuận lợi - Thoải mái, thân tình, cởi mở; - Tránh bầu không khí gượng gạo, long trọng mức, lời lẽ văn hoa, khách sáo - Có bình đẳng chấp nhận lẫn nhóm viên; Nhóm viên thật thoả mãn - Thu nhận nhiều điều (kiến thức smới, nắm nội dung công tác, thay đổi thái độ, gắn kết tinh thần đồng đội); - Đóng góp vào mục tiêu chung (về chuyên môn việc xây dựng nhóm); Đảm bảo thời gian Đúng giờ, không kéo dài 1- tiếng, theo chương trình/ kế hoạch đề đầu buổi họp Một số yêu cầu cụ thể để tổ chức họp/thảo luận nhóm  Yêu cầu nhóm - Phải xác định mục đích chung nhóm; - Xây dựng bước cụ thể để đạt mục đích; 68 - Mỗi thành viên phải có kiến thức kỹ cần thiết; - Các thành viên lắng nghe khai thác ý kiến đóng góp (mặt tích cực ý kiến thường giúp nhóm dễ dàng vượt qua trở ngại); - Vai trò nhiệm vụ thành viên thay đổi phù hợp với vấn đề phải giải quyết; - Sự đóng góp cá nhân (dù nhỏ) thành viên khác nhóm công nhận; - Các thành viên phải tôn trọng giúp đỡ tạo môi trường làm việc thân thiện cởi mở;  Yêu cầu với cá nhân - Có chuẩn bị theo phân công nhóm, ghi vấn đề chưa rõ trao đổi nhóm - Có ý kiến ngắn gọn tập trung vào vấn đề - Phải có trách nhiệm giải thích giúp đỡ thành viên nhóm chưa hiểu rõ vấn đề - Lắng nghe ý kiến người khác yêu cầu bắt buộc - Không tự ý bỏ ngòai nhóm làm việc - Không coi thường , trích ý kiến trái ngược, người khác nói - Nếu có ý kiến khác biệt cần tìm nguyên nhân trước đến kết luận  Môi trường - Phương tiện làm việc (máy móc, thiết bị, phòng, điều kiện nhiệt độ, ánh sáng, không khí …) - Không khí làm việc thành viên nhóm: thân thiện, giúp đỡ, tôn trọng, khuyến khích thành viên họat động Quy trình điều hành họp/thảo luận nhóm  Các công việc nhóm trưởng  Chuẩn bị: - Nội dung ( xác định mục tiêu, chuẩn bị kiện, tư liệu, đặt vấn đề với số cá nhân tích cực để họ hạt nhân buổi họp) 69 - Sắp xếp chỗ ngồi: Nguyên tắc tất nhìn thấy nghe - Thời gian địa điểm: trưởng nhóm cần xếp thời gian phù hợp với tất thành viên để đến tham dự đầy đủ, cần lựa chọn địa điểm không ồn ào, yên tĩnh, không gian phù hợp có đầy đủ điều kiện cần thiết để diễn buổi hợp thoải mái Thời gian địa điểm cần phải thông báo cụ thể đến thành viên để tránh tình trạng đến muộn không tham gia ảnh hưởng đến chất lượng buổi họp nhóm  Mở đầu buổi thảo luận - Nếu chưa quen giới thiệu tất thành viên (nên tự giới thiệu) Nhóm trưởng đề cử nhóm viên làm thư lý để ghi chép lại nội dung thảo luận - Tạo bầu không khí thoải mái cách kể câu chuyện vui hay chơi trò chơi nhỏ để nhóm tương tác, nói chuyện hiểu hơn,…(Kéo dài 3-5 phút) - Nhóm trưởng nhóm viên xác định mục tiêu, chương trình họp thời gian dành cho phần tòan thảo luận, cách thức diễn đạt, hành vi cư xử thành viên nhóm - Dành thời gian ngắn (5 -7 phút) nhóm trưởng đưa vấn đề ( đơn giản ) tạo ý thành viên nhóm: vấn đề dạng tình huống, tốt nên thời liên quan đến chủ đề phải thảo luận, tạo điều kiện để thành viên tham gia ý kiến Để họp diễn trôi chảy, cần loại bỏ số nhân tố gây nhiễu đến họp nói chuyện riêng, nhắn tin, nói chuyện điện thoại, không tập trung  Trong trình thảo luận - Đây giai đoạn họp, giai đoạn triển khai công việc quan trọng, hay đưa vấn đề bàn bạc Vì giai đoạn nhóm trưởng nên tạo bầu không khí nghiêm túc cho thành viên tham gia, không khí không nên căng thẳng tạo áp lực lớn - Khi triển khai khai thác nội dung: triển khai vấn đề, giải vấn đề phải giải cách triệt để toàn hay đa số thống quan điểm, thống thực 70 - Khi bàn bạc ý tưởng nên lắng nghe tất ý kiến dù có trái chiều ghi chép đầy đủ Sau lấy ý tưởng xong rồi, trưởng nhóm nên lọc số ý tưởng phù hợp để phân tích lên kế hoạch thực - Trong họp, nhóm trưởng cần biết cách điều động tham gia tích cực đồng nhóm viên cách:  Thái độ lắng nghe, khách quan  Khuyến khích bảo đảm an tòan cho người rụt rè  Khéo léo chặn bớt người nói nhiều, khuynh hướng lấn át người khác  Quan sát tham gia thành viên (lặng thinh đồng tình hay dửng dưng hay lo ra, hay chống đối, cười hứng thú hay châm biếm, thụ động)  Tuyệt đối không ép tham gia  Thụ động, e dè thật muốn nói mà ngại (nhóm trưởng tinh ý mời bạn phát biểu)  Không cúi xuống ghi chép hoài mà theo dõi, quan sát phản ứng người , bầu không khí, diễn tiến buổi thảo luận)  Hỏi nhiều, chờ đợi nhóm viên suy nghĩ, không vội vã trả lời giải thay nhóm viên - Để họp nhóm thêm phần sôi nổi, nhóm trưởng có thể:  Khơi mào, nhóm trưởng nhờ nhóm viên nêu vấn đề để kích kích ý lắng nghe nhóm viên khác  Quan tâm đến lời nói nhóm viên  Hỏi lại, làm sáng tỏ phát biểu cho rõ ràng, bảo đảm cho tất nhóm hiểu nội dung  Sau vấn đề, nhóm trưởng nên tóm lược lại để làm rõ, phải tóm lược dựa nội dung bàn luận, tránh bóp méo để phải thảo luận lại  Phát khác biệt, mâu thuẫn phát biểu ý kiến giúp nhóm viên gỡ rối 71  Kết thúc họp Có hai việc mà nhóm trưởng cần ý là: tóm lược nội dung lượng giá buổi thảo luận Thứ nhất, tóm lược lại phần - Chốt lại nội dung bàn bạc thống ý kiến Phân công lại lần công việc mà thành viên có trách nhiệm hoàn thành yêu cầu thời gian hoàn thành công việc Sau họp cần ghi lại thống nhất, bàn đề cập thông tin cho người vắng họp - Việc kết luậnphải đồng tình nhóm viên - Nếu có biểu quyết, phải xác, nhanh gọn Thứ hai, lượng giá buổi thảo luận nhóm Để rút kinh nghiệm cải tiến chất lượng buổi họp, sau buổi thảo luận nhóm tự lượng giá lại việc hoàn thành mục tiêu đề miệng thông qua phiếu đánh giá  Các công việc nhóm viên phải làm - Chuẩn bị nội dung phân công trước đến buổi họp - Đúng - Tích cực đóng góp ý kiến - Lắng nghe có thái độ tích cực Cách ứng xử với người có tính cách khác Dạng tính cách Trầm lặng Ưng xử Người trầm lặng thường hay tự ti, có rào cản tâm lý, bạn cần tiếp thêm lực để họ vượt qua rào cản tâm lý, bạn cần tiếp thêm lực để họ vượt qua rào cản tâm lý để hoà nhập Bằng nhiều cách: tạo hội để hoà nhập, động viên, gặp gỡ trao đổi thêm 72 Nói nhiều Đối với người nói nhiều, bạn nên: - Chọn lúc thích hợp để dừng họ lại Thừa nhận lĩnh hội - Yêu cầu nhắc lại tiêu chuẩn: cô đọng, xúc tích, nội quy nhóm - Quy định nội dung phát biểu (tối đa phút) - Liệt kê người phát biểu lần - Giao nhiệm vụ lắng nghe ý kiến bạn Nhà thông thái (cái Đối với người có tính cách bạn nên: biết) - Thừa nhận vai trò vấn phải nhấn mạnh “đãi cát tìm vàng” - Thừa nhận phải điều cần phải bổ sung - Chia nhóm thành nhóm nhỏ nhóm phải phát biểu - Chú ý tránh độc thoại riêng với vài cá nhân Người thích đùa Đối với người có tính cách bạn nên: - Có phân loại vô tư hay có ẩn ý gì? - Thừa nhận chuyện vui mang lại cho nhóm - Không nên cắt câu chuyện - Tìm lúc thích hợp để chuyển chủ đề - Không nên biểu thái độ bực dọc, khó chịu - Dùng câu chuyện hài hước, hóm hỉnh khác để giải vấn đề Người hay phủ định Đối với người có tính cách bạn nên: - Có thái độ khách quan - Phải phân tích cụ thể, sai, nguyên nhân vấn đề - Thu hút người vào để phân tích điểm mạnh, điểm yếu 73 Người hay công Đối với người có tính cách bạn nên: - Có thái độ thông cảm với tâm trạng người kích - Xác định thừa nhận nội dung vấn đề, vấn đề - Yêu cầu họ giải thích thêm ý kiến - Để người phát biểu bổ sung thêm quan điểm Người tích cực Đối với người có tính cách bạn nên: - Không tỏ ưu người - Giao số nhiệm vụ phù hợp - Gợi ý cho đối tượng phát biểu trước - Hãy nêu ví dụ cụ thể II Kỹ phân công công việc nhóm Khái niệm Phân công công việc là: Giao cho trách nhiệm quyền hạn để thực công việc Song song với phân công công việc, người quản lý cần cung cấp phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người phân công hoàn thành công việc Cơ sở phân công công việc - Năng lực - Sở trường, nguyện vọng - Điều kiện (phương tiện, vật chất, thời gian ) Lợi ích phân công công việc  Đối với người phân công công việc - Cơ hội phát triển chuyên môn - Cơ hội phát triển kỹ năng: xử lý tình huống, giải vấn đề, thương lượng thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, định - Tạo cho họ hài long thân hoàn thành công việc 74 - Cơ hội thử thách chinh phục - Tính tham gia cao hơn, dẫn đến tinh thần làm việc ngày tốt  Đối với người phân công - Điều hoà công việc phòng ban - Có thêm nhiều thời gian cho việc quản lý kiểm soát công việc - Củng cố quyền hạn trách nhiệm việc quản lý, giám sát, đánh giá - Giảm áp lực công việc người phân công - Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa - Tăng ảnh hưởng uy tín thành viên  Đối với nhóm - Tăng suất lao động - Tiết kiệm chi phí - Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm - Tập thể có lực Cách thức giao việc Là việc người quản lý giao việc cụ thể cho nhóm viên thực công việc gồm có công việc thường xuyên công việc không thường xuyên Công việc thường xuyên công việc có tính lặp lại, thể kế hoạch nhóm Công việc không thường xuyên công việc phát sinh đột xuất lãnh đạo giao cho nhóm viên thực a Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo quy trình bạn có đầy đủ tài liệu hướng dẫn cho nhóm viên thực hiện, bao gồm: - Cách thức thực - Nguồn lực để thực hiện: người, tài chính, phương tiện - Thời gian, tần suất thực (Yêu cầu nhóm viên ghi nhớ nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch cá nhân) b Đối với công việc không thường xuyên: Nội dung công việc: giao trực tiếp/ sổ/phiếu/giấy tờ giao việc 75  Trên sở tính chất công việc, tiến hành phân công công việc theo bước sau đây: Bước 1: Nhận dạng công việc - Chuẩn bị sổ tay công việc - Dành – 15 phút đầu để hình dung tất công việc phải làm - Sắp xếp trình tự công việc theo tính chất ưu tiên quan trọng - Nhóm công việc theo tiêu chí đặc thù Bước 2: Đối chiếu lực - Phải nắm vững thông tin tay nghề, lực thành viên - Phải nắm rõ tình hình, cách hành xử thành viên - Nắm rõ mảng công việc người - Nắm rõ lượng công việc người Bước 3: Ráp nối công việc người - Xác định công việc cần phải phân công - Ai người phù hợp để giao việc - Giao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết - Nêu rõ yêu cầu, mong đợi ước lượng thời gian hoàn thành  Hoặc nhận diện đặc điểm tính cách thành viên nhóm phân công công việc: - Có khả – muốn thực Người nhận nhiệm vụ lý tưởng, vui vẻ nhận hết trách nhiệm nhiệm vụ cụ thể vui vẻ tham khảo ý kiến người khác, hành động theo điều khuyên - Có khả – không muốn thực Không sẵn lòng tìm hiểu tiếp thu ý kiến người khác, đ thuầ túy cá nhân, thành viên nhóm, người nhận nhiệm vụ tốt 76 - Không có khả – không muốn thực Trừ việc thiếu lực động làm việc kiểu người khắc phục, thông thường không nên giao việc nên chuyển họ sang môi trường làm việc khác - Muốn thực – Không có khả Thoạt đầu người nhận nhiệm vụ cần có can đảm tham gia khóa huấn luyện thích hợp để khắc phục yếu thiếu kinh nghiệm, trước chịu trách nhiệm công việc phân công Nguyên tắc giao việc - Đúng người, việc, thời điểm - Rõ ràng, công khai, minh bạch - Công bằng, hợp lý - Có công tác giám sát - Yêu cầu báo báo phản hồi kết Nhận diện điểm mạnh - Giao việc nghĩa “đẩy công việc” cho - Giao việc trù dập - Giao việc nghĩa người quản lý hết nhiệm vụ - Cùng với giao việc phải giao quyền - Cùng với giao việc phải giao phương tiện, nguồn lực - Phải giúp người giao việc ý thức tự chịu trách nhiệm - Qui đầu mối giao việc cho nhóm - Hiệu nhân lực - Tối ưu thời gian - Tiết kiệm chi phí - Kết phải tốt Rào cản giao việc - “Tăng thời gian cho cho công tác quản lý, giảm thời gian tác nghiệm cụ thể” - “Không phải có khả giao việc” 77 - “Nếu làm làm theo cách khác” - “Họ nói: Tôi nhiều việc rồi” - “Nó phá hỏng công việc” - “Quá nhiều công việc, phải đây” - “Nó làm, giỏi mình” - “Tôi không thích thằng đó” Bài tập Trình bày cách phân công giao việc nhóm 78 CHỦ ĐỀ CÁC THUYẾT ẢNH HƯỞNG ĐẾN PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM Thuyết tâm lý động Theo lý thuyết nhóm viên thể xung đột không giải từ kinh nghiệm sống từ thời bé Bằng nhiều cách nhóm tái lại tình gia đình, thí dụ mô tả người trưởng nhóm hình ảnh người cha có toàn quyền nhóm viên Nhóm viên hình thành phản ứng chuyển giao cho người trưởng nhóm cho sở kinh nghiệm sống thuở ban đầu họ Như mối tương tác diễn nhóm phản ảnh cấu nhân cách chế tự vệ mà nhóm viên bắt đầu phát triển từ thời thơ ấu Thuyết học hỏi Điều lý thuyết nhấn mạnh đến hành vi cá nhân hành vi nhóm Theo lý thuyết hành vi nhóm giải thích phương pháp học tập Theo lối tiếp cận cổ điển, hành vi có liên quan tới stimulus Thí dụ nhân viên đáp ứng lời phê tiêu cực nhóm viên quay qua nói với nhóm viên khác lúc nhân viên nhóm viên khác nói Sau nhiều lần cần nhóm viên tái hành vi quay qua mà không nói chuyện đủ cho người nhân viên nhận xét tiêu cực Khi nhóm viên khen ngợi hành vi nhóm viên khác tái tạo hành vi sau hy vọng nhận khen thưởng tương tự Khi nhóm viên thể hành vi mà xã hội không quan tâm hay trừng phạt nhóm viên khác học không cư xử hành vi đem lại kết tiêu cực Thuyết trao đổi xã hội Thuyết nhấn mạnh đến hành vi cá nhân thành viên nhóm Phát xuất từ học thuyết trò chơi, phân tích kinh tế, tâm lý động vật nhà lý thuyết trao đổi xã hội cho người ta tương tác nhóm, người cố gắng hành xử để gia tăng tối đa khen thưởng giảm thiểu tối đa trừng phạt Các thành viên nhóm bắt đầu tương tác trao đổi xã hội đem lại cho họ điều 79 có giá trị, tán thành chẳng hạn Theo nhà lý thuyết trao đổi xã hội thường người ta nhận người ta không cho, có moat trao đổi ngầm mối quan hệ người Trong lý thuyết trao đổi xã hội, hành vi nhóm phân tích cách quan sát cách mà cá nhân thành viên tìm kiếm khen thưởng ứng phó với tương tác diễn nhóm Đối với cá nhân nhóm, quuyết định diễn tả hành vi dựa vào cân nhắc, so sánh khen thưởng trừng phạt có từ hành vi Các thành viên nhóm cư xử để gia tăng hiệu tích cực làm giảm kết tiêu cực Lý thuyết trao đổi xã hội nhấn mạnh đến cách mà thành viên nhóm ảnh hưởng lẫn tương tác xã hội Kết tương tác xã hội dựa quyền lực xã hội lệ thuộc xã hội mối tương tác đặc biệt 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO Blair Singer Xây Dựng Một Nhóm Kinh Doanh Thành Công 2011 NXB Trẻ Nguyễn Thị Oanh Làm Việc Theo Nhóm 2011 NXB Trẻ Brian Cole Miller Xây dựng nhóm hiệu 2011 NXB Lao động – Xã hội Michael Magini Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu 2008 NXB Tổng hợp TP HCM Robert B Maddlux Xây dựng nhóm làm việc 2008 NXB Tổng hợp Tp HCM Huỳnh Văn Sơn, Nguyễn Hoàng Khắc Hiếu Giáo trình Kỹ làm việc nhóm 2009 NXB Trẻ Ekip-Tiến lên Ken Blanchard, Alan Randolp, Peter Grazier 2005 NXB Trẻ Nhóm Tác Giả Của Business Edge Thuật lãnh đạo nhóm dẫn dắt đến thành công 2006 NXB Trẻ John C.Maxwell 17 nguyên tắc vàng làm việc nhóm 2008 NXB Lao động – Xã hội 10 Lawrence Holpp Quản lý nhóm 2008 NXB Tri thức 11 Daniel Goleman Trí tuệ xúc cảm – làm 2007 để biến xúc cảm bạn thành trí tuệ NXB Lao động – Xã hội 12 Mijnd Huijser Lợi văn hóa - Một mô hình 2012 để thành công làm việc với nhóm toàn cầu NXB Trẻ 81 [...]... hình thức dạy học nhóm • Phát triển năng lực giao tiếp: thông qua cộng tác làm việc trong nhóm, giúp cá nhân phát triển năng lực giao tiếp như biết lắng nghe, chấp nhận và phê phán ý kiến người khác, biết trình bày, bảo vệ ý kiến của mình trong nhóm • Phát triển năng lực phương pháp: thông qua quá trình tự lực làm việc và làm việc nhóm giúp cá nhân rèn luyện, phát triển phuơng pháp làm việc, vận dụng... quả hơn Đặc biệt lưu ý đến việc sử dụng cơ chế lây lan để tạo ra sự thống nhất trong các trạng thái xúc cảm, hình thành tình cảm “chúng ta” 8 Đặc điểm của một nhóm làm việc hiệu quả Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm đặc trưng bởi năng suất cao, các thành viên hài long về công việc và khả năng trụ vững của nhóm Một nhóm được coi là làm việc hiệu quả nếu các thành viên trong nhóm đáp ứng đầy đủ những đặc... chính thức góp phần quan trọng trong việc tạo ra bầu không khí tâm lý của nhóm 18  Các nhóm không chính thức Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như: * Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ, * Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc, * Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những... của nhóm được xác định chủ yếu trên cơ sở công việc của nhóm Nó đảm bảo cho hoạt động của nhóm trong việc thực hiện các chức năng xã hội của nhóm  Các nhóm chính thức Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề  Cấu trúc không chính thức Trong bất kì nhóm. .. trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm - Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó  Các hoạt động cần làm - Giai đoạn chấp nhận sự khác biệt của nhau, môi trường thay đổi - Để làm việc có hiệu quả, nhóm viên đề ra các thủ tục làm việc. .. quan tâm vì nó có tác động mạnh đến nhóm 19 Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau 5 Quy mô nhóm Cần bao nhiêu người để làm thành một nhóm? Các nhà khoa học còn dùng khái niệm nhóm nhỏ” để nhấn mạn hiệu quả của nhóm khi nó không quá đông  Các nhóm có chức năng rõ rệt như tổ sản xuất, phòng... tạp, áp lực công việc quá cao làm cho người thực hiện cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, buông xuôi Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón các hoạt động của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc hơn bao giờ hết, vì trong nhóm có sự hỗ trợ của đồng đội, có điều kiện thể hiện cá nhân, được chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn những thành viên khác và mọi việc trước đây được... tình cảm và hành động độc lập, sáng tạo • Phát triển năng lực cộng tác làm việc: SV được luyện tập những kỹ năng cộng tác làm việc như tinh thần đồng đội, sự quan tâm đến những người khác và tính khoan dung • Hỗ trợ qúa trình học tập mang tính xã hội: dạy học nhóm là quá trình học tập mang tính xã hội Cá nhân học tập trong mối tương tác lẫn nhau trong nhóm, có thể giúp đỡ lẫn nhau, tạo lập, củng cố các... ra một cấu trúc - bộ xương của nhóm, trên cơ sở đó “con người” nhóm có được hình dạng cụ thể và có những hoạt động cụ thể Từ cách hiểu đó, cấu trúc chính thức của nhóm là những mối quan hệ mang tính chất công việc được quy định trước, phụ thuộc vào chức năng xã hội mà nhóm phải thực hiện, trong đó các vị trí được quy định một cách rõ ràng Nhóm chỉ thực hiện tốt chức năng của nó khi các vị trí đó hoạt... một vị tướng tài là những nhân tài khác nữa” Điều đó cho thấy, làm việc nhóm không chỉ có tầm quan trọng đối với sự phát triển của từng cá nhân, từng nhóm riêng lẻ mà còn với cả một đất nước, một dân tộc và nói rộng ra là cả thế giới Chính vì vậy, chúng ta có thể đúc kết một vài giá trị từ làm việc nhóm như sau:  Cải thiện hành vi giao tiếp Nhóm giúp cải thiện sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao ...Lời mở đầu Mọi người biết làm việc nhóm điều tốt; chí điều thiết yếu Tuy nhiên, để có kỹ làm việc nhóm trình rèn luyện học hỏi Bên cạnh đó, vị trí kỹ làm việc nhóm thể rõ giáo dục nay: “Người... lực phương pháp: thông qua trình tự lực làm việc làm việc nhóm giúp cá nhân rèn luyện, phát triển phuơng pháp làm việc, vận dụng vào môn học khác (Tham khảo thêm vai trò xã hội “ Làm việc nhóm ... đích nhóm xem SỨ MỆNH CỦA NHÓM Hầu hết nhóm thất bại thành viên thiếu thống tường tận sử mệnh Sứ mệnh nhóm làm, mục đích cho tồn nhóm Những nhóm hay nhóm gặp khó khăn nên xác định rõ nhóm làm