Nó cho nhóm biết quyết định như thế nào khi chạm đến những vấn đề quan trọng. Trong thực tế, nhóm có thể có nhiều quy trình làm việc nhằm hoàn thành những nhiệm vụ khác nhau. Để làm việc hiệu quả, nhóm phải rõ ràng và thống nhất các quy trình. Ví dụ các quy trình làm việc như:
- Quy trình tổ chức thảo luận nhóm
- Quy trình ra quyết đinh
- Quy trình giải quyết mâu thẫn của các thành viên trong nhóm
- Các bước tìm kiếm tài liệu của nhóm
- Các cơ sở để tổ chức thảo luận nhóm
1. Tại lần họp đầu tiên
Thực hiện một số công việc như bảng sau:
Làm gì? Ai? Thế nào? Khi nào?
Tự giới thiệu: sở thích, kinh nghiệm
Tất cả Được chia sẻ bởi cả nhóm Buổi gặp lần 1
Bầu chọn nhóm trưởng Tất cả - Được quyết định bởi cả nhóm
- Các yếu tố cần cân nhắc:tự nguyện,
kinh nghiệm, nguyện vọng,
- Biểu quyết
Buổi gặp lần 1
Phân công công việc ghi chép, thư ký.. để ghi chép lại nội dung các cuộc họp
Tất cả - Được quyết định bởi cả nhóm
- Các yếu tố cần cân nhắc:tự nguyện,
kinh nghiệm, nguyện vọng,
- Cách thông báo các báo cáo cuộc
họp
- Xem các báo cáo để theo dõi tiến độ
40 công việc
Cách thức cả nhóm sẽ liên lạc với nhau
Tất cả - Gặp trực tiếp: thời gian, địa điểm
- Danh sách số điện thoại và thời gian
thuận tiện để gọi
- Địa chỉ email Buổi gặp lần 1 Tóm tắt các mục tiêu Tất cả Gợi ý: - Từng thành viên tự thảo ra từ 2-3 mục tiêu chính. - Cả nhóm so sánh, và từ đó quyết định Buổi gặp lần 1
Thiết lập các quy tắc Tất cả - Từng thành viên đưa ra các quy tắc cần đạt được khi cùng nhau làm việc - Đề ra các khen thưởng & xử phạt
Buổi gặp lần 1
Quyết định quá trình và cách đạt được mục đích
Tất cả - Các chương trình hỗ trợ trình bày
(Word, PowerPoint, etc. )
- Các bước thực hiện
- Lịch làm việc và hạn cụ thể
- Chia nhóm nhỏ
Buổi gặp lần 1
2. Những lần họp sau
Sau lần họp đầu tiên, thì công việc cũng đi vào ổn định, những lần họp sau sẽ có những nội dung mà nhóm phân công cho các thành viên về hoàn thành và cụ thể thì từng nhóm không giống nhau.
Những buổi họp sau bao giờ cũng nhẹ nhàng hơn buổi họp trước, vì các vấn đề dần dần được giải quyết. Tuy nhiên, nếu các mục tiêu chưa được hoàn thành thì các nhóm phải tăng thêm số buổi họp để hoàn thành được nhiệm vụ được giao.
41
Thông thường ta cần tổ chức họp hai lần trên một tuần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn. Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn duy trì.
Tốc độ diễn biến các cuộc họp: khoảng 75 phút – thời gian mà mọi người có thể thể tập trung vào vấn đề.
3. Lần họp cuối cùng: Đánh giá kết quả làm việc nhóm
1.Chọn các tiêu chuẩn đánh giá:
Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể đánh giá bằng việc thực hiện. Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi phân tích việc thực hiện. Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tiến của chúng bảo đảm các lợi ích kinh tế thực.
2. Đánh giá kết quả
Việc đánh giá kết quả cần phải có ý nghĩa và chính xác, nghĩa là cần thiết thực, và nếu cần, bạn có thể hỏi thêm những người bên ngoài để họ đóng góp ý kiến đánh giá.
3. Đo lường sự thực hiện của nhóm viên
- Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian, và tài
chính:
- Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến.
- Thời gian: thành quả so với kế hoạch làm việc.
- Chất lượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng.
- Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả năng.
4. Đánh giá lãnh đạo
- Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn nhóm.
- Việc điều hành: đạt được các kết quả như kế hoạch đã vạch ra không, ở mức nào.
- Tham khảo thêm: ý kiến của nhóm khác, khách hàng, những người có liên quan.
5. Các thành viên nhóm
- Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện kế hoạch toàn nhóm.
42
- Ý kiến đánh giá: của lãnh đạo
- Tự đánh giá: so với các thành viên khác
- Giá trị khác: có đóng góp gì thêm không; ý thức trách nhiệm
Việc đánh giá nên tổ chức linh hoạt. Không nên giao toàn bộ cho trưởng nhóm. Các thành viên trong nhóm đánh giá lẫn nhau sẽ tạo sự công bằng nhất trí cao. Tuy nhiên trưởng nhóm cần khéo léo điều hành đảm bảo quá trình nhận xét đánh giá diễn ra trong không khí thông hiểu, công bằng và bình đẳng.
Thảo luận: Làm thế nào để các cuộc họp không trở nên lãng phí thời gian và công sức của các thành viên?
43
CHỦ ĐỀ. NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM1