cách mọi người xử sự với nhau và hành động để đưa nhóm lên những tầm cao mới. Nguyên tắc làm việc nhóm là kim chỉ nam giúp các thành viên đưa vào thực tiễn những giá trị họ chia sẻ về cách làm việc với nhau.
1. Nguyên tắc chuỗi liên kết
Bất kỳ nhóm nào cũng thích đánh giá năng lực của nhóm bằng người giỏi nhất của họ, nhưng sự thật là “mắt xích yếu nhất mới là yếu tố phản ánh sức mạnh của nhóm”. Đó là nguyên tắc của Chuỗi liên kết.
Nhóm của bạn không dành cho tất cả mọi người.
Một trong những sai lầm người lãnh đạo hay mắc phải là nghĩ rằng tất cả mọi người trong nhóm của mình sẽ mãi mãi giữ nguyên không đổi. Có ba lý do khiến họ mắc phải suy nghĩ sai lầm đó. Thứ nhất, người lãnh đạo thường tìm ra ưu điểm và tiềm năng của mỗi người. Cố gắng động viên và tạo điều kiện để mọi thứ trở nên tốt hơn. Thứ hai, cho rằng càng nhiều người tham gia vào nhóm thì kết quả đạt được sẽ càng lớn. Thứ ba, tự cho rằng mục tiêu của lãnh đạo cũng là mục tiêu chung của cả nhóm.
Nhưng thực tế, không phải lúc nào mọi người cũng muốn đồng hành cùng bạn. Nếu điều đó xảy ra thì đừng níu kéo mà hãy để họ ra đi.
Hãy nhớ rằng, khi làm việc nhóm: Không phải mọi người đều muốn đồng hành cùng bạn, không phải mọi người nên đồng hành cùng bạn và không phải mọi người đều có thể đồng hành cùng bạn (Xem thêm 17 nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm).
Đối với nhóm thứ ba, vấn đề ở đây là khả năng. Họ không đủ năng lực để bắt kịp tốc độ của nhóm hoặc giúp nhóm đạt được mục tiêu. Nếu những người nào thể hiện một trong các đặc điểm dưới đây thì họ là mắt xích yếu của nhóm:
- Họ không bắt kiọ tốc độ của các thành viên khác trong nhóm
- Họ không phát triển trong lĩnh vực họ đảm nhận
1
John C. Maxwell, 17 Nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm, Nhà xuất bản lao động xã hội, 2008
44
- Họ không có tầm nhìn xa
- Họ không khắc phục những điểm yếu cá nhân
- Họ không làm thêm việc gì khác ngoài phần việc của họ
- Họ không thể thực hiện được những triển vọng trong triển vọng của họ
Vấn đề ở đây không phải cho rằng họ là những người dở tệ không cần đến mà hãy giúp đỡ họ trở nên mạnh mẽ hơn. Điều này tuỳ thuộc vào mục tiêu của nhóm. Nếu là người lãnh đạo, bạn có thể làm gì cho những thành viên là mắt xích yếu trong nhóm? Bạn chỉ có hai lựa chọn: đào tạo hoặc sa thải. Dĩ nhiên, bạn nên ưu tiên cho lựa chọn đầu tiên, hãy giúp đỡ họ bằng nhiều cách. Hãy cho họ niềm tin và đào tạo họ, họ sẽ tiến bộ hơn.
Nhưng nếu sau khi được đào tạo, động viên và tạo cơ hội phát triển, thành viên đó vẫn không tiến bộ thì cần làm gì? Có những người là mắt xích yếu của nhóm này nhưng lại là ngôi sao sáng ở nhóm khác. Hãy tạo cơ hội cho người đó tìm ra vị trí thích hợp của họ ở một nơi khác.
Ảnh hưởng của mắt xích yếu nhất
Nếu là người lãnh đạo nhóm, thì nhiệm vụ của bạn là phải giải quyết những mắt xích yếu. Nếu giữ lại những mắt xích yếu thì sẽ có một số trường hợp sau:
- Những thành viên giỏi hơn phải giúp đỡ thành viên yếu kém
- Những thành viên giỏi hơn bắt đầu thấy khó chịu với thành viên yếu kém.
- Những thành viên giỏi hơn làm việc kém hiệu quả hơn.
- Những thành viên giỏi hơn sẽ nghi nghờ năng lực của người lãnh đạo
Củng cố chuỗi liên kết
Những thành viên yếu kém luôn làm mất nhiều thời gian của những thành viên giỏi vì những người giỏi thường phải làm giúp cả phần công việc của người yếu kém. Sự khác biệt về năng lực giữa người giỏi và người yếu kém . Sự khác biệt về năng lực giữa người giỏi và người yếu kém càng nhiều thì sự thiệt hại của nhóm càng lớn.
Tuy nhiên, những mắt xích yếu kem lại thường không nhận thức được điểm yếu và thiếu sót của bản thân. Sự phát triển của họ phụ thuộc vào mối quan hệ của họ với những thành viên giỏi hơn trong nhóm. Người giỏi hơn thường linh hoạt, có tầm nhìn xa, năng
45
lực hơn hẳn so với người yếu kém. Do đó, khi kết hợp với nhau trong công việc, tiến độ và năng suất làm việc của người giỏi hơn sẽ bị chậm lại.
Nếu nhóm của bạn có một mắt xích yếu kém không thể và sẽ không bắt kịp tốc độ của nhóm, thì bạn buộc phải loại bỏ mắt xích đó. Tuy nhiên, cần phải lưu ý: hãy thận trọng, rõ ràng, trung thực, nhẹ nhàng và luôn thể hiện sự tôn trọng đối với họ.
2. Nguyên tắc phối hợp
Khi phá huỷ một toà nhà bằng thuốc nổ cần phải tính toán kỹ từng chi tiết từ việc phân tích công trình, chuẩn bị kế hoạch cho đến việc vận chuyển thuốc nổ, lắp đặt thiết bị, bảo đảm an toàn cho những khu vực xung quanh,…Nếu không có sự tính toán chính xác và phối hợp ăn ý giữa các bộ phận thì có thể gây thiệt hại đến cho những khu vực xung quanh, làm tổn thất tài sản và gây nguy hiểm cho con người. Tương tự, khi các bạn làm việc nhóm cần phải phối hợp với nhau thật hiệu quả.
Công thức về khả năng phối hợp:
Tính cách + năng lực + sự tận tâm + phong độ + sự đoàn kết = Khả năng phối hợp
a) Tính cách
Không có gì có thể thay thế được tính cách. Bạn có thể thay đổi được suy nghĩ nhưng không thể thay đổi được tính cách. Khả năng phối hợp bắt bằng tính cách bởi vì nó dựa vào sự tin tưởng, vốn là nền tảng của việc tác động đến người khác. Muốn thành lập được một nhóm, bạn phải bắt đầu hình thành tính cách cho từng thành viên trong nhóm. Ví dụ, khi thành lập một đội bóng, trước tiên phải đưa ra những điều khoản như: phải luôn đoàn kết và coi đội bóng như một gia đình.
b) Năng lực
Để lựa chọn thành viên cho nhóm, bạn cũng cần phải kiểm tra năng lực của người đó. Ví dụ:
Nếu phải phẫu thuật, thì bạn muốn có một bác sĩ phẩu thuật giỏi nhưng là người xấu hay một bác sĩ kém là người tốt. Tất nhiên, bạn sẽ muốn chọn bác sĩ giỏi, vì vấn đề đang đặt lên hàng đầu lúc này là năng lực.
46
c) Sự tận tâm
Sự thành công hay thất bại của một nhóm còn phụ thuộc vào sự tận tâm củ các thành viên với các thành viên khác và với cả nhóm.
d) Phong độ ổn định
Trong nhóm, luôn có một thành viên đóng vai trò là người ổn định phong độ cho cả nhóm. Nếu muốn đồng đội tin tưởng thì bạn phải chứng minh mọi lúc, mọi nơi. Sự ổn định phong độ là yếu tố rất quan trọng để duy trì nhóm.
e) Sự đoàn kết
Cổ ngữ nói khi đã trở thành một nhóm, mọi người sẽ “sống chết có nhau”. Sự đoàn kết là vấn đề mà ai cũng cho rằng mình hiểu rất rõ về nó. Nó không chỉ có nghĩa là yêu quý và đối xử tốt với nhau. Nó còn có nghĩa là bạn có khả năng đưa nhóm mình lên một cấp độ cao hơn, chứ không phải chỉ cá nhân bạn.
3. Nguyên tắc bảng điểm
Một đội muốn đạt tới mục tiêu thì phải hiểu rõ vị trí của mình. Vậy tại sao bảng điểm lại quan trọng như vậy? Bởi những nhóm thành công là những nhóm biết tạo ra sự điều chỉnh để tiếp tục cải tiến họ và vị trí của họ.
Ví dụ: khi trận đấu bắt đầu, kế hoạch trận đấu là rất quan trọng và bảng điểm không có ý nghĩa gì cả. Nhưng khi trận đấu tiếp diễn, kế hoạch trận đấu có ý nghĩa ngày càng giảm còn bảng điểm thì lại ngày càng tăng. Đó là bởi vì diễn tiến của trận đấu đang thay đổi liên tục. Kế hoạch trận đấu nói lên những gì bạn muốn xảy ra, còn bảng điểm thì nói lên những gì đang xảy ra.
Bảng điểm rất quan trọng cho sự hiểu biết
Thông thường, khi người ta đến xem một trận đấu vào giữa chừng, họ có thể nhìn vào bảng ghi điểm và đánh giá được diễn biến của trận đấu. Bảng điểm giúp bạn đánh giá được trận đấu ở bất kỳ thời điểm nào. Tương tự với nhóm của bạn, hãy dừng lại và tự đánh giá xem nhóm đang ở vị trí nào trên con đường dẫn đến thành công.
47
Bảng điểm rất quan trọng cho việc điều chỉnh
Bí quyết để có được thành công cho nhóm là cần phải có những điều chỉnh trong nhóm. Càng có nhiều điều chỉnh thì nhóm sẽ càng phát triển. Khi đã phát triển đến mức độ nhất định, thì những điều chỉnh trong nhóm sẽ càng ít đi. Và bảng điểm giúp bạn nhận thấy những điểm cần điều chỉnh.
Bảng điểm rất quan trọng cho việc nhóm đạt đến Tầm cao mới
Không ai có thể thành công mà không cần đến bảng điểm. Bảng điểm sẽ cho nhóm bạn biết còn bao nhiêu thời gian và công việc nhóm đang làm có tiến triển tốt đẹp hay không.
48
CHỦ ĐỀ. LÃNH ĐẠO NHÓM