Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm Lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

TS.Phạm Thanh Bình

ptbinh@iemh.edu.vn

Mục tiêu

Hiểu được một số nguyên tắc làm việc nhóm

NỘI DUNG 1

MỘT SỐ HIỆN TƯỢNG TÂM

LÝ – XÃ HỘI TRONG NHÓM

– TẬP THỂ

KỸ NĂM LÀM VIỆC NHÓM

THỰC HÀNH VÀ ĐÁNH GIÁ

NỘI DUNG 2

NỘI DUNG 3

NỘI DUNG 4

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM VÀ NHÓM

LÀM VIỆC

Nội dung

“Không ai có thể làm gì một mình Mỗi chúng ta sinh ra trong một nhóm và không thể sống nếu không có nhóm”

Clip: Bài học từ loài

ngỗng

1

CÁC KHÁI NIỆM

1.1

Khái niệm nhóm

Nhóm là cộng đồng người thống nhất với nhau trên cơ sở một số dấu hiệu chung, có quan hệ với việc thực hiện hoạt động chung và mối quan hệ giao tiếp giữa họ

A.V Pêtrốpxki

1.Tập thể là gì ?

2 Nhóm và tập thể khác nhau như thế nào ?

Dấu hiệu của tập thể

Khái niệm nhóm làm việc

cá nhân có các kỹ năng có thể bổ

chịu trách nhiệm thực hiện một số

mục tiêu chung

“Muốn hoàn thành tốt sự

nghiệp cũng như kinh doanh, phải tạo quanh mình một Êkíp Mình chỉ là con thuyền, tập thể là nước, nước có lên thuyền mới lên được”

BILL GATESBILL GATES Chủ tịch Mirosoft

“Đến với nhau chỉ là sự khởi đầu

Làm việc cùng nhau là sự tiến bộ

Giữ được nhau mới là thành công”

“Henry Ford”

VAI TRÒ CỦA NHÓM LÀM VIỆC TRONG TỔ CHỨC

1.2

Làm việc theo nhóm giống như trò chơi ghép tranh, các mảnh sẽ không có ý nghĩa nếu chúng chưa ghép lại ăn khớp với nhau.

Thầy (cô) suy nghĩ như thế nào về hình ảnh này ?

Vai trò của nhóm làm việc trong tổ chức

Với mỗi thành viên

Với cả nhóm làm việc

CHUẨN MỰC NHÓM

1.3

Khái niệm chuẩn mực nhóm

Chuẩn mực nhóm là hệ thống những quy định, những mong mỏi của nhóm, yêu cầu các thành viên của nhóm phải thực hiện

Đảm bảo sự hình thành và tồn tại một trật tự nhất định trong nhóm

Chức năng chuẩn mực nhóm

Làm giảm tính hỗn tạp

Tránh các xung đột

CẤU TRÚC NHÓM

1.4

A.V Pêtrốpxki

Nhà quản lý thường ưu tiên quan tâm đến nhóm nào ? tại sao?

PHÂN LOẠI NHÓM

1.5

THEO QUY MÔ

3 7-10

11-18

19- 30

30

THEO QUY CHẾ XÃ HỘI

THEO GIÁ TRỊ

CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM, TẬP THỂ

1.6

• Nhóm làm việc có hiệu quả Mâu thuẫn nội bộ giảm nhiều.

• Các thành viên trong nhóm đều có thái độ tích cực với nhóm Lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể thống nhất Các quan hệ trong nhóm mang mầu sắc xúc cảm, tình cảm rõ rệt

2

THỦ LĨNH

2.1

Thủ lĩnh là cá nhân nổi bật trong nhóm không chính thức, được các thành viên trong nhóm suy tôn để giữ vai trò điều khiển nhóm

1 Theo Thầy (cô) cơ chế nào xuất hiện thủ lĩnh ?

2 Thầy (cô) suy nghĩ như thế nào nếu trong tổ chức xuất hiện thủ lĩnh ?

Chia sẻ

Thủ lĩnh

Kết luận cho công tác quản lý

 Việc xuất hiện thủ lĩnh cho nhóm không chính thức là hiện tượng TLXH bình thường

 Thủ trưởng cần phát huy mặt tích cực của thủ lĩnh để bổ sung khiếm khuyết của bản thân và phát triển nhóm

 Cần quan tâm và bồi dưỡng thủ lĩnh Thủ trưởng cần bồi dưỡng bản thân để vừa là thủ trưởng vừa là thủ lĩnh

 Người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò, vị trí của mỗi cá nhân trong các nhóm để phối hợp làm việc hiệu quả

QUAN HỆ LIÊN NHÂN CÁCH

2.2

Quan hệ liên nhân cách là toàn bộ các quan hệ công việc và quan hệ cá nhân trong tập thể tạo thành hệ thống quan hệ liên nhân cách trong tập thể đó

Có những sở thích giống nhau hoặc khác nhau

Quan hệ liên nhân cách

Thừa nhận thành tích của nhau hoặc không tôn trọng nhau

Tin tưởng nhau hoặc ngờ vực nhau

Thương yêu nhau hoặc thù ghét nhau

SỰ TƯƠNG HỢP NHÓM

2.3

Là sự kết hợp thuận lợi nhất những phẩm chất và năng lực của các thành viên trong nhóm, bảo đảm cho sự hài lòng cá nhân cũng như hiệu quả hoạt động chung của nhóm được cao Sự kết hợp này có thể là tương đương hoặc bổ sung cho nhau

Tương hợp về thể chất

Tương hợp về phẩm chất

Tương hợp về năng lực

Tương hợp

BẦU KHÔNG KHÍ TÂM LÝ CỦA NHÓM, TẬP THỂ

2.4

Bầu không khí tâm lý trong tập thể là hệ thống các trạng thái tâm lý tương đối ổn định, đặc trưng cho một tập thể nào đó

Quan hệ về mặt tâm lý

Quan hệ về mặt xã hội

Quan hệ về mặt tâm lí xã hội

BẦU KHÔNG KHÍ TÂM LÝ

Thảo luận để xây dựng tập thể vững

mạnhMục đích

của tập thể được mọi người hiểu

Trách nhiệm cá

nhân rõ ràng, đúng

đắnMọi người

tôn trọng và giúp đỡ

Các thành viên tiếp xúc

thoải mái

Nhận xét, phê bình manh tính

xây dựngMọi người

thấy hài lòng khi ở

tập thể

Không có hiện tượng cán

bộ bất mãn

Lãnh đạo vừa là thủ

lĩnh, vừa là thủ trưởngHiệu suất

công tác của tập thể cao

MỘT SỐ CĂN BỆNH ĐIỂN HÌNH TRONG NHÓM, TẬP THỂ

2.5

3

Những khó khăn

trong làm việc nhóm? Điều kiện để làm việc nhóm hiệu quả?

1 + 1 < 21 + 1 >2

Không ai mạnh bằng tất cả chúng ta hợp lại

Chia sẻ theo nhóm

nhỏ

CÁC NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM

3.1

Đảm bảo công bằng, dân chủ

Phân công và tổ chức công việc theo mục tiêu của nhóm

Tạo sự đồng thuận

Chia sẻ trách nhiệm

và hợp tác

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM3.2

Tổ chức nhóm

Xác định vai trò và trách nhiệm của nhóm.

Lựa chọn thành viên cho nhóm.

Xác định quyền lợi của nhóm.

Xác định quy mô nhóm.

Tổ chức nhóm khoa học, tiến hành công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công

Trưởng nhóm

Trưởng nhóm không phải là người:

Trưởng nhóm là

người:Trưởng nhóm

Các thành viên trong nhóm

Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

Người bổ sung

Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

 Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.

Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi.

Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.

Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.

Người giao dịch

Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm 

Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác.

Gây được sự an tâm và am hiểu.

Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.

Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.

Người điều phối

Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết

 Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.

Cảm nhận được những ưu tiên.

Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.Có tài giải quyết những rắc rối.

Người tham gia ý kiến

Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm

Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.

Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác.

Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai họa.

Xây dựng kế hoạch làm việc nhóm

Yêu cầu

 Mục tiêu rõ ràng

 Các công việc cần tiến hành rõ ràng

 Phân công công việc

 Các thức tiến hành công việc

Nội dung

 Xác định mục tiêu của kế hoạch

 Các công việc cần tiến hành

 Địa điểm, thời gian tiến hành kế hoạch

 Trách nhiệm của các thành viên

 Cách tiến hành công việc như thế nào

Họp nhóm

Tại lần họp đầu tiên

Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.

Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.

Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau Thông báo

phần thưởng, phạt với các thành viên.

Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

 Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

 Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.

 Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị

Để cuộc họp thành công

Chuẩn bị buổi họp

 Chuẩn bị về nội dung

 Chuẩn bị về tài liệu

 Chuẩn bị về khung cảnh

Để cuộc họp thành công

Khởi đầu buổi họp

 Giới thiệu thành phần buổi họp

 Tạo bầu không khí bằng một hoạt động nhỏ nào đó

 Thoải mái về tâm lý

 Ân cần, quan tâm đến từng thành viên

 Cùng các thành viên xác định các nội dung chính của buổi họp

 Biết khai thác các nội dung của cuộc họp

 Biết điều động để hướng tới mục tiêu

Để cuộc họp thành công

Kết thúc buổi họp

 Nếu tóm tắt các ý chính và xin sự đồng tình của các thành viên

 Nếu có biểu quyết phải chính xác, nhanh gọn

 Quan sát nhanh sự hài lòng của các thành viên sau cuộc họp

Thông tin trong nhóm

Yêu cầu với thông tin trong nhóm

 Tránh trùng lặp

 Phải đầy đủ, tránh nhiễu

 Đảm bảo thông tin hai chiều thông suốt

Những phương pháp thông tin

Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹn trước Ví dụ như:

Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp.

Những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại.

Các phương tiện điện tử như điện tử, mạng nội bộ,…

Phim ảnh hội nghị.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thông tin trong nhóm

 Yếu tố chủ quan từ phía người nhận

 Vị trí và quan hệ xã hội

 Môi trường làm việc nhóm

 Lắng nghe

Giải quyết các vấn đề phát sinh khi làm việc nhóm

Mâu thuẫn, xung đột trong nhóm, tập thể

Bản chất của mâu thuẫn là xuất phát từ nhu cầu của sự phát triển và hoàn thiện nhóm.

Bản chất của xung đột thường xuất phát từ mâu thuẫn lợi ích

Phân loại

Cá nhân – Cá nhân

Cá nhânCá nhân - NhómNhóm - NhómMâu thuẫn

Nguyên nhân

Tập thể chưa phát triển hoàn chỉnh

Có thể có các nhóm không chính thức với thủ lĩnh tiêu cực

Điều kiện hoạt động của nhóm gặp khó khăn

Không công bằng

Phong cách lãnh đạo không phù hợp

Tình huống

Thầy giáo A được nhà trường cử đi học thạc sĩ, có bằng cấp cao hơn thầy B nhưng năng lực chuyên môn kém hơn thầy B Vì vậy, Hiệu trưởng quyết định giáo viên B làm tổ trưởng Thầy A phản đối kịch liệt vì cho rằng mình bằng cấp hơn phải làm tổ trưởng Thầy lên Hiệu trưởng trình bày ý kiến thắc mắc

Nếu là Hiệu trưởng nhà trường, Thầy (cô) sẽ giải quyết như thế nào ?

Trường X

Chiến lược giải quyết

Bước 1: Nhất trí với vấn đề mâu thuân, xung đột

Bước 2: Trao đổi những đề xuất, cảm nghĩ của nhau

Bước 3: Cố gắng tìm hiểu viễn cảnh của đối thoại

Bước 4: Tiên tới sự thỏa thuận không ngoan, hợp lý, hợp tình

Các chiến lược giải quyết mâu thuẫn

Cạnh tranh

Thoả hiệp

Cộng tác

Đánh giá kết quả làm việc nhóm

Xây dựng chuẩn đánh giá

Dựa vào chuẩn công việc của nhóm

Dựa vào kế hoạch làm việc nhóm

Đánh giá kết quả làm việc nhóm

Đánh giá chung hoạt động của nhóm

Đánh giá vai trò lãnh đạo của trưởng nhóm

Đánh giá các nhóm nhỏ (nếu có)

Đánh giá từng thành viên trong nhóm

KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

3.3

Để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Xác định mục tiêu rõ ràng cho nhóm

Phân định rõ trách nhiệm cho từng thành viên

Công bằng với nhân viên trong vấn đề đào tạo, bồi dưỡng

Khuyến khích xây dựng quan hệ thân thiện giữa các nhân viên

Trao quyền lực cho các thành viên

Để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Phản hồi về kết quả làm việc của các thành viên

Khen thưởng kịp thời

Đặt ra thời hạn hợp lý để các thành viên hoàn thành nhiệm vụ

Gặp gỡ thường xuyên

Hạn chế kiểu báo cáo “cửa sau”

CÁC KỸ NĂNG ĐỂ QUẢN LÝ NHÓM HIỆU QUẢ

3.4

Người lãnh đạo làm thế nào tạo động lực làm việc cho nhân viên dưới quyền ?

Thuyết kỳ vọng của Vroom

Động viên

Nỗ lựcKhen thưởng

Hiệu quả công việc

Đoàn kết, đoàn kết, đại đoàn kết! Thành công, thành công, đại thành công!

Chủ tịch Hồ Chí Minh

Sống gần nhau thân mới thẳng

Hợp tác với nhau tạo thành sức mạnh của sự đoàn kết Sức mạnh của sự đoàn kết sẽ thành công, đại thành công!

4

Chia lớp thành các nhóm nhỏ Các nhóm sẽ bầu ra nhóm trưởng, thư ký.

Các nhóm cùng xây dựng kế hoạch năm học với các mục tiêu cụ thể, rõ ràng.

Các nhóm trình bày kết quả thảo luận nhóm trước cả lớp

THỰC HÀNH TRÌNH BÀY NHÓM

Hợp tác và sẻ chia là bí quyết của sự thành công

Clip: Sẻ chia

Kỹ năng sống cho sinh viênChờ đón ý kiến từ quý

thầy cô và các bạn!

Chúc Quý Thầy (cô) sức khoẻ và hạnh phúc!