Tổ chức khai thác, dùng tài liệu tại kho lưu trữ văn phòng chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của chính phủ

Vì vậy việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ có ý nghĩa lamlahết sức quan trọng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm biến các thông tin tro

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ LAN HƯƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ

VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ,

ĐIỀU HÀNH CỦA CHÍNH PHỦ

Luận văn Thạc sĩ

Hà Nội - 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ LAN HƯƠNG

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ

VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ,

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá của quốc gia, là kho tàng kinh nghiệm quý báu được tích lũy qua hàng nghìn năm lịch sử dựng nước và giữ nước Tài liệu lưu trữ có giá trị về nhiều mặt như: chính trị, kinh tế, xã hội, lịch sử và các giá trị khác Nó chứa đựng những thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một cách trung thực, toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội

Tuy vậy, tài liệu lưu trữ sẽ không phát huy được ý nghĩa to lớn, quan trọng của nó Công tác lưu trữ cũng không làm tròn chức năng cơ bản nếu không tiến hành khâu lưu thông tin nhất là những thông tin vô giá chứa đựng trong tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chỉ có thể được phát huy giá trị đó khi và chỉ khi được nghiên cứu, sử dụng để phục vụ cho sự phát triển của cơ quan, xã hội cũng như những yêu cầu chính đáng của nhân dân Do vậy, việc tổ chức và áp dụng các biện pháp để mọi người tiếp cận và khai thác tài liệu đó là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ Mục đích của công tác khai thác, sử dụng tài liệu là cung cấp những thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu xã hội Vì vậy, chất lượng của công tác khai thác, sử dụng tài liệu góp phần nâng cao vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ có giá trị to lớn về nhiều mặt Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định ra đường lối,

chính sách xây dựng và phát triển đất nước Trong quá trình hoạt động, cơ quan

đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu vô cùng quý giá, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực Những tài liệu này có ý nghĩa lớn trong việc cung cấp tài liệu đáng tin cậy để phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Văn phòng và nhu cầu chính đáng của cán bộ trong Văn phòng cũng như cung cấp thông tin giúp các vị lãnh đạo Chính phủ qua các thời kỳ hoạch định đường lối, chính sách để điều hành, quản

lý đất nước tốt hơn Vì vậy việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ có ý nghĩa lamlahết sức quan trọng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm biến các thông tin trong quá khứ được bảo quản trong kho lưu trữ thành những tài liệu bổ ích phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nói riêng và sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật… nói chung Tại cơ quan quan trọng này, công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Văn phòng Chính phủ

Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ vẫn còn những điểm hạn chế dẫn đến hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu chưa cao: số lượt cán bộ trong Văn phòng đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Lưu trữ còn thấp; số lượt tài liệu đã được khai thác, sử dụng chiếm tỉ lệ nhỏ so với khối lượng tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ Như vậy là những tài liệu lưu trữ này chưa được phát huy giá trị một cách toàn diện trong quá trình giải quyết công việc của các cán bộ trong Văn phòng Chính phủ đối với hoạt động quản

lý, điều hành của Chính phủ Chính vì vậy việc đẩy mạnh công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào hoạt động quản lý, tham mưu

đề xuất của Văn phòng Chính phủ là một nhiệm vụ quan trọng cần được quan tâm và khuyến khích

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Tổ chức

khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” làm luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:

- Một là, nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ Qua việc tìm hiểu, phân tích giá trị tài liệu tại Văn phòng Chính phủ nhằm khẳng định giá trị tài liệu tại Kho lưu trữ đối vối công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ quản lý, điều hành của Chính phủ

- Hai là, nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá về ưu điểm và những mặt còn hạn chế về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ

- Ba là, đề xuất các giải pháp về tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn giúp đối tượng độc giả dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao hơn nữa công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

* Đối tượng nghiên cứu:

- Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Văn phòng Chính phủ

- Những quy định của Văn phòng Chính phủ về công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ nói riêng

- Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ

* Phạm vi nghiên cứu:

- Nghiên cứu thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ và đưa ra các giải pháp về khai thác, sử dụng, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Vụ, Cục đơn vị trực thuộc (không bao gồm các đơn vị sự nghiệp có thu, Cục Hành chính, Quản trị II)

- Đề tài nghiên cứu chủ yếu tập trung vào tài liệu lưu trữ hiện hành đang bảo quản tại Kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:

- Một là, khảo sát và giới thiệu nội dung, thành phần, khối lượng tài liệu tại Văn phòng Chính phủ Bên cạnh đó, chỉ rõ ý nghĩa của tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý, điều hành của Chính phủ trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

- Hai là, nghiên cứu những quy định hiện hành của Văn phòng Chính phủ

về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trên cơ sở đó chúng tôi đánh giá kết quả đạt được cũng như tồn tại trong công tác này

- Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ

Bên cạnh đó vấn đề này đã thu hút sự quan tâm nghiên cứu của nhiều nhà lưu trữ học, nhiều cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Không ít luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp của học viên, sinh viên khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng có chủ đề nghiên cứu là khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan Đảng và Nhà nước ở nhiều khía cạnh khác nhau Dưới đây

là khái quát về tình hình và kết quả nghiên cứu:

Về sách lý luận, giáo trình đề cập đến khai thác sử dụng tài liệu có các cuốn

như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn

Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm xuất bản năm 1990; Công tác Văn thư lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin năm 2006…

Về luận văn thạc sĩ, có các đề tài như: Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Luận văn thạc sĩ của Hà Văn Huề, Hà Nội, 2002), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng Quốc hội (Luận văn thạc sĩ của Đặng Thị Thu Trang, 2009), Một số vấn đề về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Khóa luận tốt nghiệp cử nhân của Hoàng Mai Liên, 1999), Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp (Khóa luận tốt nghiệp của Trần Bảo

Hà, 2005)…

Ngoài ra, trên Tạp chí ngành văn thư, lưu trữ đã có nhiều chuyên luận, bài

viết của một số tác giả như: Công bố tài liệu văn kiện một trong những nhiệm vụ cần thiết của các kho lưu trữ (Tạp chí Văn thư lưu trữ số 2/1980) của tác giả Nguyễn Văn Hàm; Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ toàn diện công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/1999) của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng; Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02/1990) của tác giả Vũ Thị Phụng); Một vài suy nghĩ sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử dân tộc (Tạp chí Lưu

trữ Việt Nam số 02/1987) của tác giả Nguyễn Văn Thâm…

Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra những vấn đề cơ bản nhất về

lý luận công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng như: giá trị của tài liệu lưu trữ, quy định, chế độ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu… Các bài viết trên báo, tạp chí đã

đề cập đến vấn đề mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu cũng như nguyên tắc khi tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức nhất định … Các luận văn thạc sỹ, khóa luận và các công trình khoa học nghiên cứu vấn đề này đã

đi sâu nghiên cứu về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu ở các cơ quan Đảng, cơ

quan nhà nước, doanh nghiệp cũng như một số cơ quan cụ thể và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục cũng như đổi mới đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tuy vậy, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ - cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

6 Nguồn tƣ liệu tham khảo

Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm:

- Các văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định về khai thác, sử dụng tài liệu như: Luật Lưu trữ năm 2011; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị

số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ…

- Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn phòng Chính phủ nói chung và của từng đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ: Nghị định 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm

2012 quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục thuộc Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 45/QĐ-VPCP về quy chế làm việc của văn phòng Chính phủ ngày 19/01/2009 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 09 tháng 01 năm

2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ…

- Các giáo trình về lưu trữ trong đó có đề cập đến công tác khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, xuất bản năm 1990; Công tác Văn thư Lưu trữ xuất bản năm 2006…

- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan Văn phòng Chính phủ;

- Các luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học và tư liệu học; các bài viết, khóa luận, công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lênin Sử dụng phương pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

- Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và nêu những hạn chế, nguyên nhân trong công tác khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phương pháp khảo sát thực tế, được tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng chính phủ, số lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ

- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và các chuyên viên ở đơn vị có chức năng nghiên cứu, độc giả để biết được nhu cầu, mong muốn của độc giả Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ

- Phương pháp hệ thống: Phương pháp này nhằm khái quát các nhóm tài liệu có ý nghĩa nhất và có nhu cầu khai thác nhiều nhất Đồng thời chúng tôi cần lựa chọn và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác,

sử dụng tài liệu

Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh…

8 Đóng góp của đề tài

Sản phẩm tạo ra là một công trình nghiên cứu khoa học nhằm đóng góp vào thực tiễn công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ quản lý, điều hành của Chính phủ

Bên cạnh đó, đề tài nghiên cứu này có thể sẽ làm cơ sở tham khảo nhằm ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ

Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận nhiều với thực tế

Chương 2: Thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

Nội dung của chương này trình bày thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Chính phủ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý điều hành của Chính phủ ở tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống, xã hội Qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá mặt được và chưa được

Chương 3: Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ

Chương này đưa ra các giải pháp giúp cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ có thể tham khảo để chỉ đạo, hướng dẫn về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức tiến hành khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ

trước hết công việc của mình, sau đó là tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ

Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất tận

tình của PGS Nguyễn Văn Hàm và các cán bộ thuộc Phòng Lưu trữ Văn phòng

Chính phủ Do hạn chế về mặt thời gian, nguồn tài liệu tham khảo cũng như kinh nghiệm nghiên cứu nên đề tài chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế nhất định Qua việc nghiên cứu đề tài này, tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư – lưu trữ đang làm nhiệm vụ có liên quan

và tất cả các bạn đọc

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ

Cơ sở cho việc hình thành chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ được quan niệm xuất phát từ đặc điểm tổ chức, cơ cấu bộ máy, tính chất và hình thức hoạt động của Chính phủ (CP)

Theo Hiến pháp và Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001, CP là cơ quan chấp hành của Quốc hội, cơ quan hành chính Nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa

Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Tổ chức và hoạt động của CP có những đặc trưng chính sau đây:

Tổ chức và hoạt động của CP mang tính chất của tổ chức hội đồng, điều hành tập thể, quyết định tập thể các vấn đề chủ yếu thuộc chức năng, nhiệm vụ của CP Đây là đặc trưng cơ bản của tổ chức CP không chỉ ở Việt Nam mà còn hầu hết các nước trên thế giới Điều này có ý nghĩa trong việc chi phối cách thức

tổ chức công việc và hình thức hoạt động của CP

CP là cơ quan thực thi quyền hành pháp (có thẩm quyền chung): CP là cơ quan chấp hành của Quốc hội, cơ quan hành chính nhà nước cao nhất trong bộ máy hành chính nhà nước do vậy CP có thẩm quyền chung Với chức năng của

cơ quan chấp hành và điều hành, thẩm quyển của CP rất rộng lớn, bao gồm: tổ

chức thực thi pháp luật, thực hiện quản lý và tổ chức điều hành mọi hoạt động trong lĩnh vực của đời sống

Thành phần của CP và bộ máy hành chính của CP: thành phần của CP bao gồm Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ (gọi là thành viên CP); Bộ máy hành chính của CP bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ

Hình thức hoạt động tập thể của CP: đó là các phiên họp CP Ở nước ta phiên họp CP được thực hiện thường kỳ mỗi tháng một lần (thường diễn ra trong

2 ngày cuối tháng trước hoặc đầu tháng sau), CP thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số những vấn đề quan trọng thuộc thẩm quyền của CP Chế độ làm việc của CP kết hợp trách nhiệm tập thể với đề cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân của Thủ tướng và mỗi thành viên Chính phủ

Với cơ cấu tổ chức, tính chất và hình thức hoạt động như trên có thể nói tổ chức và hoạt động của CP là sự thể hiện nguyên tắc thống nhất trong sự phân công Tính thống nhất được thể hiện trong tổ chức bộ máy của CP (cụ thể là phiên họp CP) Tính phân công, phân nhiệm thể hiện ở quyền hạn và trách nhiệm chỉ đạo, điều hành của CP và Thủ tướng; ở sự độc lập nhất định của các Bộ và người đứng đầu các Bộ, cơ quan ngang bộ trong quản lý, điều hành một ngành, một lĩnh vực thuộc thẩm quyền của CP

Thực tiễn tổ chức và hoạt động của CP, đặc biệt là chế độ làm việc và hình thức hoạt động tập thể của CP là nền tảng cho việc hình thành tổ chức cơ quan Văn phòng Chính phủ và chức năng, nhiệm vụ của nó

1.1.1 Sơ lược lịch sử Văn phòng Chính phủ

Văn phòng Chính phủ được thành lập ngay từ khi Chính phủ Lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời, với nhiệm vụ là giúp việc cho Chính phủ Lâm thời và Chủ tịch Hồ Chí Minh Trải qua hơn 68 năm, Văn phòng Chính phủ đã có nhiều thay đổi về tên gọi, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ Với bốn bản Hiến pháp (Hiến pháp 1946, Hiến pháp 1959, Hiến pháp 1980 và Hiến pháp 1992) và bốn Luật Tổ chức Chính phủ (Luật Tổ chức Hội đồng Chính phủ năm 1960, Luật Tổ chức Hội đồng Bộ trưởng năm 1981, Luật Tổ chức Chính phủ năm 1992 và Luật Tổ chức

Chính phủ năm 2001), Văn phòng Chính phủ đã trải qua 5 lần đổi tên và 17 lần sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ

Trải qua các thời kỳ khác nhau, Văn phòng Chính phủ – bộ máy giúp việc cho CP, Thủ tướng (TTg) thực hiện sự phối hợp các hoạt động chung của CP bao gồm tổng thể các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc CP được tổ chức một cách khác nhau, với các tên gọi khác nhau Đó là: Văn phòng Chủ tịch Chính phủ (1945-1949); Văn phòng Thủ tướng Phủ (1949-1960); Văn phòng Phủ Thủ tướng (1960-1981); Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng (1981-1992) và từ năm

1992 đến nay được gọi là Văn phòng Chính phủ

Dù mang các tên gọi khác nhau, được tổ chức với quy mô khác nhau, song

bộ máy giúp việc cho CP điều thực hiện điều phối, phối hợp các hoạt động chung của CP trong quản lý, tổ chức, điều hành các hoạt động kinh tế, chính trị, quốc phòng, văn hóa xã hội… ở từng gia đoạn phát triển

1.1.2 Vị trí và chức năng:

Căn cứ vào Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 của

Chính phủ thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ được quy định như sau:

Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ

tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:

Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang bộ cho nên thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm

2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ, cơ quan ngang Bộ và Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ nêu trên Theo đó, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:

- Tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ:

+ Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Chính phủ theo quy định của pháp luật;

+ Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Chính phủ và Quy chế làm việc của Chính phủ;

+ Phối hợp thường xuyên trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án,

dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ trình Chính phủ xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật;

+ Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án theo chương trình công tác của Chính phủ

+ Chủ trì, phối hợp chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, đột xuất của Chính phủ, các cuộc họp của Chính phủ với lãnh đạo địa phương

- Tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ:

+ Xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và giúp Thủ tướng Chính phủ đôn đốc thực hiện chương trình công tác;

+ Kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ giao các bộ, ngành xây dựng cơ chế, chính sách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định

+ Chủ trì, phối hợp hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định đối với những công việc thường xuyên khác;

+ Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các bài phát biểu quan trọng của Thủ tướng Chính phủ;

+ Giúp Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công tác giữa Chính phủ với các cơ quan;

+ Giúp Thủ tướng Chính phủ kiểm tra thực hiện những công việc thuộc thẩm quyền kiểm tra của Thủ tướng Chính phủ;

Bảo đảm thông tin cho hoạt động của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

+ Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; quản lý và duy trì hoạt động liên tục mạng tin học diện rộng của Chính phủ;

+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Thủ tướng Chính phủ; + Cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật và chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ;

+ Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Chính phủ theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý tổ chức và hoạt động của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, quản lý nguồn nhân lực phục vụ hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

- Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với Văn phòng các Bộ, ngành, Văn phòng Ủy ban nhân cấp tỉnh

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế

độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Chính phủ và các tổ chức tư vấn, chỉ đạo, phối hợp liên ngành do Thủ tướng Chính phủ giao

Với vị trí và chức năng như vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Chính phủ là rất quan trọng Có thể nói tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ là một trong những tài liệu có giá trị cao trong thành phần tài liệu lưu trữ quốc gia Việt Nam Đây là nguồn sử liệu, tư liệu đa dạng và phong phú, phản ánh mọi hoạt động của Nhà nước Việt Nam từ trung ương đến địa phương kể từ khi thành lập nước năm 1945 đến nay, trên tất cả các lĩnh vực như kinh tế, chính trị, quân sự, ngoại giao, nội chính, khoa học, văn hóa, xã hội,…

1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Chính phủ

Theo Nghị định số 74/2012/NĐ-CP nói trên, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ bao gồm:

- Lãnh đạo Văn phòng Chính phủ gồm: Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn

phòng Chính phủ; các Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ

- Các Vụ, Cục đơn vị trực thuộc: Vụ Tổng hợp, Vụ Thư ký- Biên tập Vụ

Pháp luật, Kinh tế tổng hợp, Vụ Kinh tế ngành, Vụ Đổi mới doanh nghiệp, Vụ Quan hệ Quốc tế, Vụ Nội chính, Vụ Theo dõi khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng (gọi tắt là Vụ I), Vụ Theo dõi phối hợp công tác giữa Chính phủ với Quốc hội, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, cơ quan Trung ương các đoàn thể nhân dân và Chính quyền địa phương (gọi tắt là Vụ III), Vụ Khoa giáo- Văn xã, Vụ Tổ chức hành chính nhà nước và công vụ, Vụ Văn thư - Hành chính, Vụ Tổ chức Cán bộ, Vụ Kế hoạch Tài chính, Cục Quản trị, Cục Hành chính - Quản trị II, Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Trung tâm Tin học

Có thể chia các đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ nói trên thành 2 nhóm: nhóm tham mưu tổng hợp và nhóm công tác nội bộ

Nhóm tham mưu, tổng hợp có nhiệm vụ: rà soát, đôn đốc việc xây dựng, đăng ký và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực phụ trách; đọc và xử lý các tờ trình, kiến nghị của Bộ, ngành, địa phương, tổ chức chính trị

xã hội trình lên Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chủ trì, phối hợp xây dựng các văn bản chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, phó Thủ tướng Chính phủ…

Ví dụ: Vụ Nội chính (gọi tắt là Vụ II) thực hiện chức năng, tham mưu cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong chỉ đạo, điều hành lĩnh vực nội chính, bao gồm: công tác quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, phòng chóng tội phạm, biên giới, công tác Biển Đông – Hải Đảo, tìm kiếm cứu nạn, cơ yếu, địa giới hành chính, tôn giáo, dân tộc, nhân quyền, đặc xá, công nghiệp quốc phòng, công tác phối hợp hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với Tòa án nhân dân tối cao và Viện Kiểm sát nhân dân tối cao

Còn nhóm công tác nội bộ có nhiệm vụ: đảm bảo cơ sở vật chất, hậu cần; công tác xây dựng cơ bản; quản lý công tác cán bộ… cho Văn phòng Chính phủ Nhóm này bao gồm các đơn vị: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Văn thư - Hành chính, Cục Quản trị

Ví dụ: Cục Quản trị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng bảo đảm hậu cần, phục vụ hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ; quản lý toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật, công tác lễ tân, hậu cần, bảo

vệ an ninh, an toàn trụ sở cơ quan, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức và người lao động

Ngoài 18 đơn vị trên, Văn phòng Chính phủ còn quản lý các đơn vị sự nghiệp có thu: Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Trung tâm Hội nghị Quốc tế, Nhà khách La Thành, Nhà khách 37 Hùng Vương, Hội trường Thống Nhất, Nhà khách Tao Đàn

Văn phòng Chính phủ còn một bộ phận đặc biệt đó là bộ phận giúp việc Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ (các đồng chí Trợ lý, thư

ký và cố vấn) Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo; sắp xếp lịch họp, công tác trong và ngoài nước; tham mưu cho các đồng chí lãnh đạo về các lĩnh vực phụ trách; giúp lãnh đạo Chính phủ soạn thảo các bài phát biểu tại các cuộc họp, hội nghị trong nước và quốc tế Tuy bộ phận này không được quy định trong văn bản chính thức, nhưng bộ phận này lại sinh hoạt tại Văn phòng Chính phủ

Có thể thấy, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ gồm các đơn vị làm nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp về nhiều lĩnh vực, hoạt động khác nhau, bao gồm: nội chính, ngân sách, tài chính, tiền tệ, ngân hàng, nông nghiệp, công nghiệp, ngư nghiệp, giao thông, giáo dục, y tế, lễ tân, hậu cần… Bộ phận giúp việc Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ tuy sinh hoạt tại Văn phòng Chính phủ, nhưng không chịu sự quản lý của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ Bộ phận này chịu sự quản lý trực tiếp của Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ

Cơ cấu tổ chức đó có sự khác biệt với cơ cấu tổ chức tại các Bộ, ngành Nếu như cơ cấu tổ chức của các Bộ, ngành chỉ tập trung quản lý nhà nước về một hoặc một số lĩnh vực nào đó, thì tại Văn phòng Chính phủ có các đơn vị thực hiện chức năng tham mưu đa ngành, đa lĩnh vực cho Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ Bộ phận giúp việc lãnh đạo Chính phủ là những đơn vị rất đặc biệt tại Văn phòng Chính phủ, bộ phận này hàng năm sản sinh ra khối tài liệu lớn có giá trị về nhiều mặt Do cơ cấu tổ chức tại Văn phòng Chính phủ có nhiều điểm không giống với các cơ quan khác, nên tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cũng có những khác biệt

1.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ

Theo Quyết định số 104/QĐ-HC ban hành ngày 27 tháng 5 năm 2013 của

Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nguyên tắc làm việc của cán bộ, công chức thuộc Vụ Văn thư Hành chính thì Phòng Lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau:

Phòng Lưu trữ là đơn vị thuộc Vụ Văn thư Hành chính, có chức năng giúp

Vụ trưởng tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ và lưu trữ các tài liệu của Vụ Văn thư Hành chính

Phòng Lưu trữ có nhiện vụ, quyền hạn:

- Giúp lãnh đạo Vụ chỉ trì, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu, nộp hồ

sơ, tài liệu của lãnh đạo CP, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ và văn bản phát hành hàng tháng tại Phòng Văn thư;

- Chủ động tham mưu giúp lãnh đạo Vụ triển khai, hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc lập, nộp hồ sơ của các đơn vị tại Văn phòng Chính phủ;

- Tổ chức thực hiện việc chỉnh lý và lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; Xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện công tác thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ

- Bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Vụ giao

Phòng Lưu trữ có Trưởng Phòng, 01 Phó trưởng phòng và 05 chuyên viên Tuy là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, nhưng Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang bộ có thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý nhà nước Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của

Văn phòng Chính phủ chứa đựng chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,

sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Do đó việc tổ chức, quản lý và đưa vào lưu trữ khai thác, sử dụng khối tài liệu đó là hết sức cần thiết tại Văn phòng Chính phủ Bởi vì trước hết những tài liệu đó phục vụ cho công việc hàng ngày của các chuyên viên, sau cùng mục đích cuối cùng là tham mưu, tổng hợp phục vụ sự điều hành, quản lý của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ trên tất cả các lĩnh vực khác nhau

1.2 Khối lƣợng, thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu của Văn phòng Chính phủ

Như trên đã đề cập, Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng

hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ, giúp Thủ

tướng Chính phủ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ, hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước và quản lý toàn diện nền kinh tế xã hội Trong quá trình hoạt động, ở Văn phòng Chính phủ đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn với thành phần, nội dung hết sức đa dạng và phong phú

1.2.1 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ

1.2.1.1 Khối lượng tài liệu

Văn phòng Chính phủ hiện là một trong 190 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Do đặc điểm lịch sử hình thành và phát triển nên tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ đã thu về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hiện được bảo quản tại hai phông: phông Phủ Thủ tướng và phông Văn phòng Chính phủ Trong những năm qua, Văn phòng Chính phủ đã bốn lần giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia với khối lượng tài liệu tương đối lớn

Toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ thu về đã được sắp xếp, bảo quản khoa học trong kho, sẵn sàng phục vụ nhu cầu của độc giả Tài liệu của Văn phòng Chính phủ giúp độc giả thuận tiện trong quá trình khai thác,

nghiên cứu, đồng thời góp phần làm phong phú thêm thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tuy nhiên, bên cạnh việc nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữu Quốc gia III theo quy định của nhà nước thì một số tài liệu

có giá trị thực tiễn, tài liệu quan trọng cần thiết cho Văn phòng Chính phủ và các chuyên viên thường xuyên tra cứu có thể giữ lại để phục vụ hoạt động của Văn phòng Chính phủ

Hiện nay tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ đang bảo quản tại 04 kho với hơn 800m tài liệu từ năm 1950 đến nay, sau khi giao nộp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 1950 đến năm 1975 tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ là bản sao, từ năm 1976 đến nay tài liệu lưu trữ vừa là bản sao, vừa là bản gốc Trong đó tài liệu Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ đã chỉnh lý được hơn 800m giá tài liệu, còn lại năm nào các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc nộp lưu vào Kho lưu trữ sẽ được chỉnh lý tiếp Đây là một khối lượng tài liệu đáng kể có thể phần nào phục vụ và đáng ứng như cầu khai thác tại Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ

1.2.1.2 Thành phần tài liệu

Thành phần tài liệu lưu trữ gồm có tài liệu giấy (tài liệu hành chính), băng từ, băng hình, phim, ảnh, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử Trong giới hạn của luận văn này, chúng tôi tập trung vào khối tài liệu hành chính, vì tài liệu hành chính tại Văn phòng Chính phủ chiếm khối lượng chủ yếu và phản ánh quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ

+ Tài liệu hành chính chiếm khối lượng chủ yếu trong kho lưu trữ Văn

phòng Chính phủ tài liệu này gồm:

- Tài liệu do Trung ương Đảng ban hành

Bao gồm tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị và Ban Bí thư, các ban của Đảng với các thể loại văn bản như: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tri, kết luận, thông báo, báo cáo, công văn… Những tài liệu trên đề cập đến các chủ trương, đường lối, cơ chế, chính sách của Đảng về phát triển kinh tế, xã hội, giáo dục, y tế, giữ vững an ninh, quốc phòng

- Tài liệu do Quốc Hội, Ủy ban thường vụ Quốc Hội ban hành

Tài liệu của Quốc hội và Ủy ban thường vụ quốc hội bao gồm văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường

Văn bản quy phạm pháp luật gồm: Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc Hội; pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định những vấn

đề cơ bản nhất của nhà nước như: chế độ chính trị, chế độ kinh tế, văn hóa, xã hội, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân, nguyên tắc tổ chức và hoạt động của hệ thống các cơ quan trong bộ máy nhà nước, điều chỉnh các mối quan hệ xã hội… và được áp dụng trên phạm vi toàn quốc Ngoài ra, Quốc hội và Ủy ban Thường vụ Quốc hội còn ban hành các văn bản hành chính thông thường như: công văn về góp ý các dự thảo luật, pháp lệnh; công văn trả lời chất vấn đại biểu quốc hội và các văn bản hành chính khác phục vụ công việc thường xuyên của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội…

- Tài liệu của Chủ tịch nước

Chủ tịch nước ban hành Lệnh, Quyết định, Công văn để thực hiện chức năng của mình gồm: bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phó Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng và các thành viên khác của Chính phủ; công bố tình trạng chiến tranh, đặc xá, phong hàm sỹ quan cao cấp, ký kết hiệp định, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày …

- Tài liệu do Chính phủ ban hành

Bao gồm các văn bản: nghị định, nghị quyết, công văn, báo cáo, tờ trình của Chính phủ Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất, Chính phủ thống nhất quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước; bảo đảm việc tôn trọng và chấp hành Hiến pháp và pháp luật

Nghị định của Chính phủ được ban hành để quy định các vấn đề sau: quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước Quy định các biện pháp cụ thể để thực hiện chính sách kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh, tài

chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tôn giáo, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, đối ngoại, chế độ công vụ, cán bộ, công chức, quyền, nghĩa vụ của công dân và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quản lý, điều hành của Chính phủ; Quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ…

- Tài liệu do Thủ tướng Chính phủ ban hành bao gồm: quyết định, chỉ thị, công văn Thủ tướng Chính phủ ban hành văn bản trên để quy định, quyết định các biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ đối với hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, chế độ làm việc với các thành viên Chính phủ, chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ

- Tài liệu do Văn phòng Chính phủ ban hành: trong quá trình hoạt động của mình với chức năng là cơ quan ngang bộ và cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ nên Văn phòng Chính phủ sản sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn,

đa dạng về nội dung bao gồm: Quyết định, công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình…với những mục đích khác nhau như:

* Văn bản liên quan đến công tác tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trên tất cả các lĩnh vực Đó là những văn bản truyền đạt ý kiến kết luận của Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ, thông báo kết luận, đôn đốc nhắc nhở, tổng hợp tình hình…gửi các bộ, ngành trung ương, địa phương để giải quyết công việc của Chính phủ, Khối lượng văn bản của công tác này chiếm khối lượng lớn nhất tại Văn phòng Chính phủ

Ví dụ: Thông báo số 276/TB-VPCP ngày 01 tháng 8 năm 2010 của Văn phòng Chính phủ về kết luận của Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân tại cuộc họp về việc tổ chức Hội nghị xã hội hóa nguồn vốn và thực hiện tổng kết 3 năm chương trình tín dụng đối với học sinh, sinh viên

* Văn bản nội bộ gồm: Văn bản về bộ máy tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong Văn phòng Chính phủ, về tiếp nhận, điều động,

bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, hưu trí, kỷ luật của cán bộ, công nhân, viên chức, về hợp đồng lao động…; Văn bản về xây dựng, sửa chữa các công trình của cơ quan như trụ sở làm việc, nhà khách, nhà ở … (gồm các loại văn bản, tài liệu sau: luận chứng kinh tế kỹ thuật hoặc nhiệm vụ thiết kế công trình, báo cáo diễn biến quá trình thi công, báo cáo nghiệm thu và thanh quyết toán công trình…); Văn bản về mua sắm và sử dụng các trang thiết bị; Văn bản về quyết toán thu chi hàng năm của cơ quan

Văn bản của các Vụ, cục đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ, tùy theo chức năng của từng Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc mà có các tài liệu khác nhau: Chương trình kế hoạch công tác và báo cáo tổng kết công tác 6 tháng, năm của

cơ quan Văn phòng Chính phủ và của từng đơn vị…

- Tài liệu của các bộ, ngành trung ương: các Bộ, ngành trung ương theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định, có các loại văn bản gửi Chính phủ và Văn phòng Chính phủ sau đây: chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; trình xin chủ trương các công trình quan trọng của ngành, lĩnh vực và tổ chức, chỉ đạo thực hiện khi được phê duyệt; trình Chính phủ việc ký kết, gia nhập, phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc ngành, lĩnh vực;

tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế, điều ước quốc tế theo quy định của Chính phủ; trình Chính phủ về tổ chức bộ máy quản lý ngành, lĩnh vực theo quy định của Chính phủ; trình Chính phủ quyết định phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nước cho Uỷ ban nhân dân địa phương về nội dung quản lý ngành, lĩnh vực Các Bộ, ngành trung ương hàng năm có các báo cáo lên Chính phủ về tình hình hoạt động của mình…

- Tài liệu của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

đó là báo cáo, tờ trình, đề án, quyết định… gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trình Chính phủ phê duyệt xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, phát triển ngành, phát triển đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý; xây dựng

kế hoạch dài hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Hàng năm các

tỉnh gửi báo cáo kinh tế, xã hội, báo cáo các công trình trọng điểm, báo cáo thực hiện ngân sách và các báo cáo chuyên đề khác lên Chính phủ…

- Tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội: các văn bản của tổ chức chính

trị xã hội gửi cho Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ để tham gia ý kiến về các đề

án, chương trình công tác thuộc phạm vi hoạt động của hội, gửi báo cáo về tình hình hoạt động của hội hoặc là giấy mời tham gia các buổi tổng kết, hội nghị mà đơn vị mình phụ trách, tờ trình xin kinh phí hoạt động…

- Tài liệu của cá nhân: văn bản của các cá nhân gửi đến Văn phòng Chính phủ chủ yếu là đơn thư, khiếu nại, tố cáo của công dân trong và ngoài nước gửi cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ Văn bản của cá nhân còn là những bài viết, bài phân tích, góp ý của cá nhân về những vấn

đề của xã hội gửi Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ…

+ Tài liệu khoa học kỹ thuật: Bên cạnh các loại tài liệu hành chính được

hình thành tại Văn phòng Chính phủ còn có tài liệu khoa học kỹ thuật như các bản vẽ công trình xây dựng, công trình giao thông, cầu đường, sơ đồ thiết kế các loại máy móc đi kèm tài liệu hành chính trong các hồ sơ trình, hồ sơ thiết kế, thi công xây dựng công trình xây dựng trụ sở làm việc của Văn phòng Chính phủ các hồ sơ thiết kế công trình do Bộ, ngành gửi lên để xin ý kiến,tài liệu sáng kiến cải tiến phương thức làm việc; tài liệu nghiên cứu khoa học như các hồ sơ về đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ…

+ Tài liệu ảnh, CD: khối lượng tài liệu này không nhiều , số lượng hiện có chủ yếu

thuộc tài liệu các dự án Những bức ảnh chụp lãnh đạo Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, cũng như những tài liệu ảnh phục vụ cho công việc chuyên môn của chuyên viên

+ Tài liệu ghi âm, ghi hình: là một dạng của tài liệu điện tử cũng đã dần

hình thành, nó phản ánh hoạt động của Văn phòng Chính phủ như: tài liệu ghi

âm các cuộc họp của lãnh đạo CP, những băng ghi âm các phiên họp thường kỳ, họp báo, của thường trực đảng ủy cơ quan, các bộ phim về lịch sử Chính phủ, Văn phòng Chính phủ … Tuy nhiên cho đến nay Nhà nước chưa có quy định sử

dụng hình thức ghi tin này Đây cũng là một nguyên nhân dẫn đến thiếu cơ sở quy định thành phần cứng tài liệu ghi âm, ghi hình cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Do hạn chế về tài liệu ghi âm, ghi hình nên loại tài liệu được khai thác, sử dụng tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ chủ yếu là tài liệu hành chính và các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tập trung chủ yếu vào loại tài liệu này

1.2.1.3 Nội dung tài liệu lưu trữ

Tài liệu tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nên phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ và các tổ chức đã giải thể, sáp nhập vào Văn phòng Chính phủ Thời gian tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ từ năm 1946 từ là từ khi Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời cho tới nay, phản ánh chính sách, chủ trương, đường lối toàn diện về kinh tế, xã hội, đời sống của nước ta qua các giai đoạn lịch sử Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ phản ánh một số nội dung chính sau:

- Tài liệu phản ánh quá trình hình thành, sáp nhập, chia tách, đổi tên Văn phòng Chính phủ, các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ

- Tài liệu các chương trình, báo cáo công tác tháng, quý, năm của Văn phòng Chính phủ, các đơn vị trong cơ quan, đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ

- Tài liệu về tổ chức cán bộ: đề bạt, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, nâng lương cán bộ…

Ví dụ: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2007

- Tài liệu phản ánh về mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như: kinh tế, văn hóa, giáo dục, quốc phòng, an ninh, quan hệ quốc tế, tôn giáo, khiếu nại, tố cáo, quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ… phục vụ công tác tham mưu, giúp việc cho CP, Thủ tướng CP

- Các tài liệu kế hoạch: chỉ tiêu, kế hoạch của nhà nước giao cho Văn phòng Chính phủ hàng năm và của Văn phòng Chính phủ giao cho các đơn vị; kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của Văn phòng Chính phủ và các đơn vị trực thuộc

- Tài liệu về khen thưởng, thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo của Văn phòng Chính phủ, báo cáo kết quả thanh tra, xử lý vi phạm và công văn trả lời khiếu nại, tố cáo…

Ví dụ: Quyết định số 856/QĐ-TCCB ngày 29/4/2010 về việc thanh tra, kiểm tra tình trạng nợ đọng văn bản, hồ sơ tại Văn phòng Chính phủ

- Tài liệu về công tác tài chính: văn bản của nhà nước và của Văn phòng Chính phủ quy định và chỉ đạo về công tác tài chính của Văn phòng Chính phủ;

kế hoạch, báo cáo về công tác tài chính của Văn phòng Chính phủ và đơn vị trực thuộc; tài liệu về phân bổ và bổ sung kinh phí…

- Tài liệu về hoạt động khoa học: chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác nghiên cứu khoa học; các hồ sơ chương trình, các dự án, đề tài nghiên cứu cấp nhà nước, cấp Bộ…

- Tài liệu về hợp tác quốc tế: hồ sơ tài trợ, hội nghị khoa học, hội thảo quốc

tế, dự án và ký kết hợp tác với nước ngoài, chương trình, báo cáo, kế hoạch công tác hợp tác quốc tế của Văn phòng Chính phủ, của đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ

Ví dụ: Công văn só 735/CV-HTQT ngày 12/7/2011 về việc hợp tác với Úc nghiên cứu khả thi hệ thống công báo điện tử

- Khối tài liệu hành chính bao gồm:Văn bản chỉ đạo chung của Nhà nước và của Văn phòng Chính phủ; chương trình, báo cáo công tác, tháng, quý, năm của Văn phòng Chính phủ; tập lưu công văn đi, quyết định đi; các tài liệu về công tác văn thư – lưu trữ, lễ tân, y tế, bảo vệ…

- Tài liệu về xây dựng cơ bản: Văn bản chỉ đạo chung của Nhà nước và của Văn phòng Chính phủ về xây dựng cơ bản; kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; vốn đầu tư xây dựng cơ bản; hồ sơ về các công trình xây dựng trụ sở làm việc, nhà ở; đầu tư trang thiết bị làm việc

Như vậy, khối tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ rất phong phú về nội dung, phản ánh mọi mặt hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đã được quy định Đây là một nguồn thông tin quý giá cần được khai thác và sử dụng phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ trong cơ quan

1.2.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

TLLT của Văn phòng Chính phủ là những tài liệu gốc được hình thành

trong quá trình hoạt động của Văn phòng, bao gồm các văn bản chỉ đạo của các

cơ quan cấp trên, các văn bản do chính Văn phòng Chính phủ ban hành, các văn bản do cấp dưới gửi lên liên quan đến các vấn đề thuộc chứng năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ Trong đó tài liệu hành chính chiếm số

lượng lớn, đều là bản chính, bản gốc hoặc sao y bản chính, sao lục, bảo đảm

vè mặt thể thức và nội dung; tài liệu khoa học kỹ thuật đều là bản gốc của các bản đồ, bản vẽ đã được phê duyệt, có đầy đủ xác nhận của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật quốc gia nếu bị hư hỏng, mất

mát hoặc thất lạc sẽ không làm lại được Đây là những tài liệu có giá trị pháp lý và

độ tin cậy cao, có khả năng chứng minh, xác minh tính pháp lý không chỉ phục vụ

cho hoạt động quản lý của Văn phòng Chính phủ mà còn là bằng chứng chứng minh phục vụ cho các nhu cầu chính đáng của cán bộ trong cơ quan

- Hiện nay, kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ đang bảo quản một khối lượng tài liệu lưu trữ tương đối lớn: toàn bộ tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ từ khi mới thành lập đến nay Do đó, mặc dù công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của Phòng Lưu trữ thực hiện tương đối tốt: tài liệu trong kho lưu trữ được sắp xếp thứ tự, gọn gàng; làm vệ sinh kho thường xuyên, định kỳ, luôn giữ cho kho sạch sẽ tránh nấm mốc, công trùng phá hoại tài liệu lưu trữ; có chế độ bảo quản riêng đối với loại hình tài liệu nghe – nhìn…; các cán bộ được giao trách nhiệm bảo quản kho lưu trữ cùng thường xuyên kiểm kê và kiểm tra định kỳ tài liệu trong kho để nắm số lượng và chất lượng tài liệu hàng năm… nhưng vẫn không tránh khỏi có không ít tài liệu bị hư hỏng (rách nát, quăn mép, mờ chữ, nhòe chữ…)

- Nhiều tài liệu có bút tích hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo CP Những tài liệu này là căn cứ quan trọng để các nhà khoa học nghiên cứu về đường lối, chủ trương, chính sách của đất nước ta

- Mức độ trùng lặp thông tin giữa các nhóm tài liệu tương đối cao, do đặc thù tài liệu của Văn phòng Chính phủ tất cả tài liệu chuyên ngành đều bảo quản

ở chế độ vĩnh viễn nên tài liệu do các chuyên viên của các Vụ, Cục, đơn vị trực

thuộc của Văn phòng Chính phủ cũng như lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo CP ban hành ra đều được xác định giá trị vĩnh viễn Công tác lập hồ sơ theo phương án phân loại chung là cơ cấu tổ chức – thời gian và hồ sơ nhỏ nhất là

phân loại theo vấn đề của từng chuyên viên

Ví dụ: Có nhiều văn bản trùng lặp thông tin giữa các đơn vị tổ chức của

Văn phòng Chính phủ Sở dĩ có sự trùng lặp này là do sau khi ban hành văn bản, Văn phòng Chính phủ cũng như các bộ, ngành, địa phương thường gửi cho Thủ tướng, các Phó Thủ tướng hoặc nhiều đơn vị có liên quan của Văn phòng Chính phủ để biết và thực hiện Do vậy, sự trùng lặp là không thể tránh khỏi trong các

Nhìn chung, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ hiện nay tình trạng vật

lý chủ yếu còn tốt, các thành phần thể thức văn bản đảm bảo giá trị pháp lí của tài liệu Để phòng, chống sự xuống cấp của tài liệu do nhiều nguyên nhân, Văn phòng Chính phủ đã có sự quan tâm đầu tư để đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng của cán bộ trong cũng như ngoài cơ quan

1.2.3 Giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của CP và Văn phòng Chính phủ có nội dung phong phú, đa dạng chủ yếu là bản chính, bản gốc, phản ánh các sự kiện mang ý nghĩa quốc gia qua nhiều thời kỳ lịch

sử Vì thế, tài liệu lưu trữ có giá trị ở nhiều lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học, quản lý…Trong đó, giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ được thể hiện ỏ một số mặt sau:

- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ là nguồn tư liệu cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Văn phòng Chính phủ cũng như cán bộ của Văn phòng Chính phủ Đây là những

tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Chính phủ, phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Chính phủ qua từng thời kỳ Do

đó, chuyên viên trong cơ quan có thể sử dụng tài liệu lưu trữ làm căn cứ giải quyết những công việc cụ thể, hoặc tìm kiếm trong tài liệu lưu trữ những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác quản lý, vạch ra chủ trương chính sách, đề ra các quyết định để quản lý và triển khai các nhiệm vụ kế hoạch của cơ quan

Ví dụ: Căn cứ vào Quyết định 36/QĐ-VPCP ngày 10 tháng 01 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục thuộc Văn phòng Chính phủ Các

vụ, cục đơn vị trực thuộc biết được chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình để thực hiện Vụ Kinh tế tổng hợp có chức năng giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ thực hiện chức năng tham mưu cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong chỉ đạo, điều hành lĩnh vực kinh tế tổng hợp, bao gồm: kế hoạch, tài chính, giá, ngân hàng, thương mại, du lịch, thống kê, kiểm toán, chứng khoán, kinh doanh bảo hiểm, hải quan, dự trữ quốc gia, hỗ trợ đầu tư và phát triển, khu kinh

tế, khu kinh tế cửa khẩu, khu chế xuất Dựa vào đó mà vụ Kinh tế tổng hợp biết được những lĩnh vực của mình phụ trách và biết được cần phải phối hợp với Bộ

Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Ngân hàng nhà nước Việt Nam để tham mưu cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Vụ Kinh tế ngành có chức năng giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thực hiện chức năng tham mưu cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: công nghiệp, dầu khí, giao thông vận tải, xây dựng, khu công nghiệp, truyền thông, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, đất đai, thủy lợi, phòng chống bão lụt, tài nguyên nước, khí tượng thủy văn, diêm nghiệp, phát triển nông thôn và các thành phần kinh tế Qua đây vụ Kinh tế ngành cũng biết được phải phối hợp với Bộ Công thương;

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam trong quá trình tham mưu cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ…

Thêm vào đó tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ còn có ý nghĩa thực tiễn trong hoạt động hàng ngày của Văn phòng Chính phủ

Ví dụ: khi cần tu sửa, nâng cấp một bộ phận hay một hạng mục công trình nhà làm việc của Văn phòng Chính phủ, các cán bộ có thể sử dụng tài liệu lưu trữ để tham khảo và khôi phục lại hạng mục đó, như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian khảo sát, thiết kế… giảm chi phí trong hoạt động của cơ quan

- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ được hình thành trong hoạt

động của CP và Văn phòng Chính phủ do đó các tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Chính phủ đối với nhiều ngành, nhiều lĩnh vực qua các

thời kỳ lịch sử, chính vì vậy khối tài liệu này có ý nghĩa chính trị sâu sắc Các tài liệu lưu trữ này vừa là nguồn tư liệu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, vừa giúp CP xây dựng, hoạch định các chủ trương, chính sách trong thời gian tới nhằm phù hợp với tình hình thực tế của đất nước

Ví dụ: Để chuẩn bị cho chuyến công tác đối ngoại của lãnh đạo Chính phủ tại Nga, các chuyên viên, Trợ lý, thư ký của Thủ tướng phải khai thác, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong đó có thông tin trong tài liệu lưu trữ để tham mưu

đề xuất ý kiến cho lãnh đạo trong quan hệ hợp tác giữa Việt Nam và Nga trong thời gian qua, những kết quả đã đạt được và dự kiến trong thời gian tới

Trong từng thời kỳ lịch sử của đất nước, Chính phủ luôn có những chủ trương, chính sách phát triển từng ngành, từng lĩnh vực phù hợp với xu thế của thời đại như: các tài liệu hoạch định kế hoạch; chiến lược phát triển ngành, lĩnh vực dài hạn, trung hạn; tài liệu liên quan đến đầu tư phát triển các ngành trọng điểm; các tài liệu liên quan đến hợp tác quốc tế…Bên cạnh những loại văn bản, tài liệu đó còn gốm có nhiều hồ sơ tài liệu khác phản ánh về kết quả điều hành và thực hiện các chủ trương đường lối của CP Đây là những căn cứ tin cậy để lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ đề ra các quyết định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành Văn bản, tài liệu còn là căn cứ để các cán bộ, chuyên viên các Vụ, cục đơn vị trực thuộc văn phòng thực hiện chức năng thăm

mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo CP giải quyết công việc hàng ngày

Ví dụ: Dựa vào Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn

2001-2010 được Chính phủ ban hành Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng

9 năm 2001 và Báo cáo kết quả cải cách hành chính nhà nước giai đoạn

2001-2010 của Bộ Nội vụ Lãnh đạo Chính phủ, Văn phòng Chính phủ nắm bắt được nhà nước ta đã hoàn thành những nhiệm vụ nào, còn những nhiệm vụ nào chưa thực hiện được Từ đó tham mưu giúp lãnh đạo CP đưa ra các giải pháp giải quyết những tồn tại về cải cách hành chính trong giai đoạn tiếp theo và kế hoạch trong thời gian tới

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn thể hiện sự thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, luật pháp của nhà nước, điều này được thể

hiện qua rất nhiều văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

Ví dụ: Nghị định số 119/2010/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 105/2006/NĐ-CP ngày 22 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và quản lý nhà nước

về sở hữu trí tuệ Văn bản này đã thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của nhà nước về việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của công dân; đảm bảo quyền lợi chính đáng và khuyến khích tinh thần lao động sáng tạo của mọi người dân Việt Nam

Tài liệu tại Văn phòng Chính phủ còn phục vụ nghiên cứu tổng kết các thành tựu về các lĩnh vực của đất nước trong các giai đoạn Tài liệu phản ánh quá trình phát triển kinh tế xã hội của nước ta từ những năm tháng chiến tranh, thời

kỳ bao cấp và thời kỳ phát triển, hội nhập…Tất cả những biến động về kinh tế,

xã hội; xu thế phát triển kinh tế qua các thời kỳ đều thể hiện qua những tài liệu hình thành tại Văn phòng Chính phủ

Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn phản ánh sự quản lý thống nhất của Nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, quốc phòng, an ninh… Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất của nước

Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, có chức năng thống nhất quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng

và đối ngoại của nhà nước Các văn bản do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành như: Nghị quyết, nghị định, chỉ thị, quyết định… chủ yếu là để thực hiện chức năng này

Ví dụ: Nghị định số 34/2010/NĐ-CP ngày 02 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ Văn bản trên có giá trị lâu dài bởi đó là văn bản cụ thể hóa Luật giao thông đường bộ Dựa vào Nghị định này mà cán bộ giao thông dễ dàng hơn trong việc

xử phạt những trường hơp vi phạm giao thông và người dân biết được hành vi vi phạm của mình bị xử phạt như thế nào

- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn là những chứng cứ có sức thuyết phục mạnh mẽ cho các hoạt động của các cơ quan công an, tòa án khi có thanh tra hoặc phục vụ các cuộc điều tra liên quan đến phòng chống tham nhũng Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động tại Văn phòng Chính phủ chứa đựng những thông tin chính xác nhất về sự chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Căn cứ vào tài liệu trên mà các cơ quan điều tra có thể biết được các

bộ, ngành, địa phương thực hiện đúng theo sự chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hay không

Ví dụ: Trong quá trình điều tra sai phạm tại Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines) Các cơ quan điều tra đã căn cứ vào các tài liệu tại Văn phòng Chính phủ như: Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Công văn thông báo ý kiến lãnh đạo Chính phủ về chủ trương đầu tư tại Vinalines, các cơ quan điều tra

đã phát hiện ra việc Vinalines làm trái quy định của nhà nước và làm trái chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ dẫn đến sai phạm

- Bên cạnh những giá trị thực tiễn, tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ

còn có giá trị lịch sử to lớn có thể là nguồn sử liệu hết sức quý giá được sử dụng

cho mục đích biên soạn Lịch sử của Văn phòng Chính phủ cũng như tiểu sử của lãnh đạo CP và lịch sử Chính phủ Nguồn thông tin này rất cần thiết cho việc nghiên cứu lịch sử đất nước, lịch sử ngành, lĩnh vực và lịch sử hoạt động của bộ máy nhà nước, các tập đoàn kinh tế nhà nước… Hoạt động biên soạn lịch sử là

một trong những hoạt động phải sử dụng đến rất nhiều tại liệu lưu trữ, bởi hoạt động này cần phải thu thập những thông tin trong quá khứ để tái hiện lại một quá trình, một chặng đường phát triển của một cơ quan, một ngành, trong khí đó tài liệu lưu trữ lại chính là một trong những nguồn thông tin quá khứ quan trọng nhất và đáng tin cậy nhất

Ví dụ: Nghiên cứu lịch sử ra đời của Bộ Công thương, chúng ta có thể sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ và Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Căn cứ vào các Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

mà chúng ta có thể biết được lịch sử của Bộ được thay đổi về tên gọi, lĩnh vực hoạt động qua các thời kỳ

- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ chính là một nguồn tài liệu vô cùng quý giá đối với những người làm công tác nghiên cứu khoa học Nó không chỉ là

những tài liệu giúp cho các nhà khoa học tiếp xúc với hoạt động thực tiễn ở mọi mặt, lĩnh vực của đời sống, mà còn đúc rút những kinh nghiệm quý báu cho công tác nghiên cứu khoa học của mình Các hồ sơ về các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước, cấp Bộ sẽ là những nguồn tư liệu tham khảo có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn hay là cơ sở lý luận cho các đề tài nghiên cứu khoa học khác

Ví dụ: Đề tài “Đánh giá thực trạng của tình hình giấy tờ hành chính năm

1999 – 2000 và kiến nghị các giải pháp nhằm giảm thiểu giấy tờ hành chính trong thời gian tới” của Tạ Hữu Ánh, Phạm Đức Thụ, Nguyễn Đình Tân, Kiều Thị Ngọc Mai, Huỳnh Diệu Mỹ, Nguyễn Thị Hòa Để thực hiện đề tài nghiên cứu cấp Bộ, các đồng chí Vụ Hành chính đã nghiên cứu tài liệu lưu trữ những năm 1999 – 2000, những công trình khoa học có liên quan đến vấn đề này để từ

đó đánh giá những mặt được và tồn tại, cuối cùng là đề ra các giải pháp nhằm áp dụng vào thực tiễn tại Văn phòng Chính phủ

- Tài liệu khoa học kỹ thuật được bảo quản với số lượng không nhiều tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ Đó là các hồ sơ tài liệu về quản lý và hồ sơ

kỹ thuật về công trình giao thông, xây dựng, thủy lợi, nông nghiệp, các hồ sơ tài liệu về điều tra cơ bản như địa chính, địa chất, khí tượng thủy văn…Nghiên cứu,

khai thác sử dụng loại tài liệu này có ý nghĩa quan trọng trong việc đánh giá tổng kết về lĩnh vực khoa học kỹ thuật ở từng địa phương cũng như cả nước, phục vụ tham mưu tổng hợp xây dựng chính sách khoa học kỹ thuật, nâng cấp cải tạo sửa chữa và xây dựng các công trình khoa học kỹ thuật tiên tiến phù hợp với xu hướng của đất nước

- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ còn phục vụ cho các mục đích chính đáng của các cán bộ, công chức và các nhu cầu khác nhau của xã hội Các loại

hình tài liệu này thường phục vụ cho mục đích giải quyết các công việc cá nhân như tài liệu liên quan đến công tác thi đua khen thưởng, tài liệu liên quan đến giải quyết chế độ hưu trí…Đây cũng là một căn cứ quan trọng khí cơ quan, tổ chức giải quyết chế độ, xác minh tính chính xác của thông tin, những trường hợp cần khai thác, sử dụng tài liệu trực tiếp, Phòng Lưu trữ có thể cấp bản sao Đối với những trường hợp yêu cầu trả lời bằng công văn hoặc có khiếu nại, Phòng Lưu trữ phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ, thanh tra cơ quan giải quyết căn cứ vào tài liệu hiện bảo quản tại lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục

truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính

phủ tiếp bước các thế hệ cha anh đi trước

Ví dụ: Trong chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ cứu nước, hàng nghìn người con Việt Nam đã xung phong ra đi để bảo vệ tổ quốc và các cán bộ VP Văn phòng Chính phủ CP cũng không ngoại lệ Những tư liệu quý giá về tấm gương của các chiến sĩ đã anh dũng hy sinh, những người bị thương sau chiến tranh vẫn phục vụ cho hoạt động của Văn phòng Chính phủ chính là những tấm gương để thế hệ trẻ Văn phòng Chính

phủ tiếp bước và giáo dục truyền thống yêu nước của thế hệ trẻ hôm nay

Tóm lại, tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ hình thành trong hoạt động của cơ quan, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan Tài liệu lưu trữ được hình thành với khối lượng lớn, nhiều loại văn bản khác nhau để phục vụ cho công tác tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ; phục

vụ cho hoạt động nội bộ Văn phòng Chính phủ Tài liệu của Văn phòng Chính phủ phong phú về mặt nội dung đa dạng về thành phần, có khối lượng lớn và có

ý nghĩa nhiều mặt đối với đất nước, Chính phủ và Văn phòng Chính phủ Vì vậy,

chúng cần được lập hồ sơ, bổ sung và tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và đặc biệt là đưa ra khai thác sử dụng có hiệu quả, trước hết là phục vụ các yêu cầu của cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng Chính phủ và sau là các nhu cầu khác nhau của xã hội, có như vậy mới phát huy hết vai trò và ý nghĩa to lớn của tài liệu trong hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu của xã hội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

2.1 Những quy định của nhà nước về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Cho đến nay, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Những văn bản này do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở Trung ương ban hành như: Hội đồng Nhà nước, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Ban Tổ chức Cán Bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), một số Bộ khác và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Các hình thức văn bản gồm: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị…Những văn bản này đã quy định về nhiều vấn đề khác nhau trong quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, trong đó có các điều khoản về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Mức độ ở mỗi văn bản tuy có khác nhau nhưng nhìn chung các quy định trong các văn bản đó cũng đã điều chỉnh một số vấn đề rất cơ bản thuộc lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu trong công tác lưu trữ Có thể khái quát các quy định đó ở các khía cạnh sau:

- Quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Vấn đề này đã được qui định về mặt nguyên tắc trong một số văn bản, cụ thể như tại điều 5 của Quyết định 168-HĐBT “Các tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu cho các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng” Tài liệu bảo quản ở Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ là thành phần thuộc Phông lưu trữ Quốc gia, do đó quy định nêu trên đã xác định rõ trách nhiệm của Văn phòng Chính phủ trong việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Ngoài ra Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định không những trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức mà còn quy định cả trách nhiệm của cán bộ công chức làm công tác lưu trữ đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 6 của Pháp lệnh đã quy định rõ “Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ

có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia” Đặc biệt gần đây nhất Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định tại khoản 3 điều 29 “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý” và điều 31 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình”

Như vậy, các quy định trên đã cho thấy pháp luật lưu trữ ở nước ta đã xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do mình quản lý

- Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Quyền và nghĩa vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức và công dân đối với việc

sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những vấn đề cơ bản nhất cần phải được điều chỉnh bằng pháp luật Vấn đề này pháp luật lưu trữ ở nước ta đã có được những quy định quan trọng Trong Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia có điều 8 đã quy định là “các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị

vũ trang nhân dân được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào các nhu cầu chính đáng theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng” Nghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ, điều 12 của Pháp lệnh đã

quy định “Việc sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường lối, chính sách và bảo đảm bí mật của Đảng và nhà nước” Đến Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 thì vấn đề quyền và trách nhiệm đối với việc tổ chức và

sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể như “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các quy định cảu Pháp lệnh này và các quy định khác có liên quan” Khoản 1 điều 29 Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định rõ hơn “Cơ quan, tổ chức,

cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” Về nghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ, khoản 2 điều 29 đã quy định “Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ; không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan” Ngoài ra, về quyền và nghĩa vụ trong sử dụng tài liệu lưu trữ, pháp luật lưu trữ nước ta còn quy định về việc người nước ngoài được sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử trong cơ quan lưu trữ lịch

sử của Việt Nam đồng thời với việc có trách nhiệm tuân thủ các quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những vấn đề chủ yếu nhất của quản lý trong lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Vấn đề này liên quan đến hầu hết các cơ quan, tổ chức ở các ngành, các cấp Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã có các quy định cụ thể hơn về vấn đề này ở các điều 20 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức do mình quản lý”; Điều 20 “Cơ quan, tổ chức nào cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cơ quan, tổ chức đó cho phép sao tài liệu lưu trữ, cơ quan lưu trữ được cấp chứng

thực tài liệu lưu trữ” Tại Luật Lưu trữ quy định vấn đề này ở dạng tóm lược hơn điều 31 quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này

và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình ”

Như vậy, các quy định nêu trên đã xác định thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu, thẩm quyền công bố tài liệu, sao tài liệu cũng như cấp chứng thực tài liệu lưu trữ Quy định này đánh dấu sự tiến bộ trong pháp luật lưu trữ Việt Nam bởi vì trong hầu hết các văn bản về công tác lưu trữ trước đây chưa có quy định nào về vấn đề này

- Quy định về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức các hình thức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ đơn thuần

là vấn đề chuyên môn nghiệp vụ mà nó còn là vấn đề của quản lý Trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ở nước ta không có nhiều các điều khoản quy định trực tiếp về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng thông qua các quy định có liên quan đã đề cập đến một số hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Ví dụ trong Quyết định 168-HĐBT đã đề cập đến hình thức công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ ở Điều 5 “Các tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu…” hoặc trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 có Điều 18 đề cập đến hình thức “thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ”, Điều 22 đề cập đến hình thức “sao tài liệu lưu trữ” và “cấp chứng thực tài liệu lưu trữ” Các quy định này tuy chưa đầy đủ nhưng các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã được đề cập đến trong một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã là cơ sở pháp lý để các cơ quan có thể tổ chức thực hiện các hình thức

đó Hiện nay Luật Lưu trữ năm 2011 đã cụ thể thể về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Điều 32 “Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử xuất bản ấn phẩm điện tử; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ” Như vậy với những quy định đầy đủ

này, tùy vào tình hình thực tế các cơ quan mà có quy định hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phù hợp

- Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ

Thông thường trong một kho lưu trữ, nhất là các lưu trữ lịch sử được bảo quản khá nhiều khối hoặc phông tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch

sử khác nhau Xét về phạm vi sử dụng, các khối hoặc phông tài liệu đó được chia thành các loại thuộc diện sử dụng rộng rãi và hạn chế sử dụng Đối với loại tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng gồm có tài liệu bí mật nhà nước, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hỏng Do đó trong pháp luật lưu trữ nước ta cũng có một số nguyên tắc về chế độ sử dụng tài liệu thuộc diện như đã nêu trên Điều 8 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định “Việc thu thập, quản lý, bảo

vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật”; điều 18 “Tài liệu lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho các yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm”; Điều 19 “Tài liệu lưu trữ dặc biệt quý hiếm, tài liệu lưu trữ có nguy

cơ bị hư hỏng chỉ được khai thác, sử dụng bảo sao” và điều 21 “Nghiêm cấm việc mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trong trường hợp đặc biệt được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thì chỉ được mang bản sao” Đến Luật Lưu trữ cũng với những quy định trên nhưng được diễn giải ra rõ hơn

Các quy định nguyên tắc về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ

là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan lưu trữ và cơ quan quản lý lập danh mục các loại tài liệu lưu trữ được sử dụng theo các chế độ khác nhau

- Ngoài quy định như đã nêu trên, trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ còn quy định một số nguyên tắc khác về sử dụng tài liệu lưu trữ như vấn đề mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài hoặc về thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Những quy định trên đây là cơ sở pháp lý quan trọng để Văn phòng Chính phủ vận dung khi nghiên cứu, tham khảo đưa ra các quy định phù hợp với thực tế công tác lưu trữ nói chung và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ nói riêng

2.2 Những quy định của Văn phòng Chính phủ về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Từ khi thành lập đến nay, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và lãnh đạo Vụ Văn thư Hành chính đã có nhiều quan tâm hơn đối với công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng Điều đó chứng tỏ lãnh đạo Văn phòng Chính phủ bước đầu đã có sự thay đổi trong nhận thức về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của Văn phòng Chính phủ và hoạt động quản lý, điều hành của CP, Thủ tướng Chính phủ Tuy nhiên trong thực tế số lượng văn bản do Văn phòng Chính phủ ban hành quy định về công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ là chưa nhiều, do đó việc thực hiện những nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ chưa thật đầy đủ và chặt chẽ Những văn bản đó là:

- Báo cáo số 2143/VPCP-HC ngày 20 tháng 5 năm 2000 của Văn phòng Chính phủ tổng kết 3 năm thực hiện chỉ thị 726/TTg ngày 4 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tới của Văn phòng Chính phủ

- Quyết định số 1044/QĐ-VPCP ngày 14 tháng 11 năm 2000 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về đề án chống nguy cơ hủy hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 03 tháng 8 năm 2005 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ

- Công văn số 455/VPCP-HC ngày 24 tháng 01 năm 2006 của Văn phòng Chính phủ ban hành quy định về lập, nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ tại các đơn vị phía Nam

- Quyết định số 387/QĐ-VPCP ngày 08 tháng 5 năm 2006 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về việc ban hành Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ

- Công văn số 2639/VPCP-HC ngày 21 tháng 4 năm 2001 của Văn phòng Chính phủ về sơ kết 3 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ