Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã thành phố hồ chí minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu xã hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Hà Nội - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học: PGS Vương Đình Quyền Hà Nội - 2016 MỤC LỤC Thứ Nội dung Trang PHẦN MỞ ĐẦU 04 tự Lý chọn đề tài 04 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 05 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 05 Nhiệm vụ nghiên cứu 06 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 07 Các nguồn tài liệu tham khảo 08 Phương pháp nghiên cứu 09 Đóng góp đề tài 10 10 Bố cục đề tài 10 Chương Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung tài liệu 12 quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Khái quát tổ chức quyền cấp thành phố Hồ Chí Minh 12 1.1.1 Sơ lược lịch sử thành phố Hồ Chí Minh 12 1.1.2 Về thành phần dân cư thành phố Hồ Chí Minh 12 1.1.3 Về kinh tế thành phố Hồ Chí Minh 13 1.1.4 Về tổ chức đơn vị hành thành phố Hồ Chí Minh 13 1.2 Tổ chức máy quyền cấp phường, xã nói chung quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 14 1.2.1 Vai trị quyền cấp phường, xã 14 1.2.2 Chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 16 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND phường, xã 16 1.2.2.1 1.2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 16 1.2.2.1.2 Về cấu tổ chức 19 1.3 1.4 Một số khác biệt UBND xã UBND phường thành phố Hồ Chí Minh Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động HĐND, UBND phường, xã 23 25 thành phố Hồ Chí Minh 1.4.1 Thành phần, nội dung tài liệu 25 1.4.1.1 Tài liệu Hội đồng nhân dân cấp xã 25 1.4.1.2 Tài liệu Ủy ban nhân dân phường, xã 26 1.4.1.3 Khối lượng tài liệu 31 Đặc điểm tài liệu 32 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 34 1.5.1 Ý nghĩa thực tiễn 34 1.5.2 Ý nghĩa lịch sử 37 1.4.2 1.5 Tiểu kết Chương Chương Thực tế tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 2.1 39 40 Khái niệm tổ chức quản lý 40 2.1.1 Khái niệm tổ chức 40 2.1.2 Khái niệm quản lý 41 Quy định Nhà nước thành phố Hồ Chí Minh tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ quyền phường, xã 42 2.2.1 Quy định Nhà nước 42 2.2.2 Quy định thành phố Hồ Chí Minh 44 Thực tế tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 47 2.3.1 Tổ chức lưu trữ phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 47 2.3.2 Thực tế công tác chuyên môn nghiệp vụ 49 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 49 2.2 2.3 2.3.2.1 2.3.2.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 51 2.3.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 52 2.3.2.4 Bảo quản tài liệu sở vật chất phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 57 2.3.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 57 Tiểu kết chương 60 Chương Giải pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quyền phường, xã thành phố 61 Hồ Chí Minh 3.1 3.2 Nhận xét khái quát lưu trữ quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 61 Các giải pháp 62 3.2.1 Ban hành chế pháp lý cơng tác lưu trữ quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 62 3.2.2 Giải pháp tổ chức 63 3.2.2.1 Tổ chức sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 63 3.2.2.2 Đảm bảo chất lượng đội ngũ cán 64 Giải pháp triển khai khâu nghiệp vụ trọng tâm 66 3.2.3.1 Giải pháp lập hồ sơ nộp lưu tài liệu 66 3.2.3.2 Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu 66 3.2.3.3 Giải pháp phát huy giá trị tài liệu 77 3.2.3.4 Giải pháp bảo quản 78 3.2.3 Tiểu kết chương 79 Kết luận 80 Danh mục Phụ lục 81 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Kể từ ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia nay, cơng tác lưu trữ quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh có chuyển biến tích cực, biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ triển khai Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế số Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã địa bàn Thành phố cho thấy, công tác chưa quan tâm mức Việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu phục vụ cơng tác quản lý quyền địa phương nhu cầu xã hội cịn nhiều hạn chế; quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ nhiều nội dung chưa thống nhất; trang thiết bị cho công tác lưu trữ lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu thực khâu nghiệp vụ; ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhiều bất cập; hầu hết UBND phường, xã chưa có phịng, kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu, dẫn đến hồ sơ, tài liệu thuộc diện thu nộp bị thất lạc, mát tình trạng bó gói, tích đống, bảo quản dàn trải tự phát Những hạn chế nêu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động UBND phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn, bảo quản phát huy giá trị tài liệu, kể tài liệu có giá trị thực tiễn tài liệu có giá trị lịch sử, gây khó khăn cho cơng cải cách hành phường, xã hoạt động quản lý nói chung Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hạn chế nêu trên, song trước hết việc tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ UBND phường, xã cịn nhiều hạn chế Để thực tốt công tác lưu trữ UBND phường, xã địa bàn Thành phố, trước hết cần hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý nói chung, đặc biệt thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ Vì vậy, việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ phường, xã địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, rút ưu điểm hạn chế, tìm nguyên nhân đề giải pháp tích cực để khắc phục việc làm cần thiết Theo hướng đó, chúng tơi chọn đề tài “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý nhu cầu xã hội” làm hướng nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát, phân tích thực tế tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ phường, xã thành phố Hồ Chí Minh, rút ưu điểm tồn mặt này; - Đề xuất giải pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ HĐND UBND phường, xã nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhu cầu khác xã hội địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 3.1 Đối tượng nghiên cứu Thành phần, nội dung giá trị tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND phường, xã cách thức tổ chức, quản lý khối tài liệu 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Về thời gian, tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ từ năm 2001 (từ có Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia) đến năm 2015; - Về không gian nghiên cứu, thời gian trình độ cịn hạn chế, chúng tơi chưa có điều kiện khảo sát cơng tác lưu trữ tất phường, xã địa bàn thành phố Hồ Chí Minh mà giới hạn nghiên cứu, khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ UBND số phường phường 16, phường 17 (quận Gò Vấp); phường 8, phường (quận 5-địa bàn cư trú 80% người Hoa địa bàn thành phố Hồ Chí Minh); phường 7, phường 10 (quận 1-Trung tâm hành chính); phường 2, phường 4, phường 10 (quận 4) phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp (quận 12-quận phát triển nhanh đô thị); xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc B (huyện Bình Chánh-huyện gia tăng dân số học lớn nước); xã Hòa Phú, xã Bình Mỹ, xã Trung An (huyện Củ Chi- phát triển nhanh kinh tế nông nghiệp); xã Bà Điểm, xã Tân Hiệp, xã Nhị Bình (huyện Hóc Mơn- kinh tế nông nghiệp) - Về nội dung, Khoản 2, điều 111 Hiến pháp năm 2013 quy định cấp quyền địa phương bao gồm: Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân, nhiên, theo Nghị số: 275/2009/NQ-UBTVQH ngày 16/01/2009 Ủy Ban Thường vụ Quốc hội thực thí điểm khơng tổ chức Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quận, huyện, phường số địa phương, có thành phố Hồ Chí Minh Vì vậy, đề tài này, đề cập tới hoạt động quyền địa phương hiểu là: hoạt động UBND cấp phường hoạt động HĐND UBND cấp xã Hoạt động quyền phường, xã nước nói chung thành phố Hồ Chí Minh nói riêng hoạt hoạt động quản lý hành nhà nước địa phương nên đa dạng, phong phú phức tạp, phạm vi đề tài này, tập trung vào nội dung sau: + Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quyền cấp phường, xã phục vụ cơng tác quản lý, tổ chức điều hành quyền UBND phường, xã nhu cầu khác xã hội địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; + Về công tác lưu trữ, theo Điều 14 Luật Lưu trữ “Tài liệu hình thành trình hoạt động HĐND UBND, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ văn phòng UBND xã, phường, thị trấn” {Điều 14, Luật Lưu trữ, năm 2011}, đề tài không nghiên cứu tài liệu lưu trữ tổ chức trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp phường, xã địa bàn Thành phố Mặt khác không sâu nghiên cứu tổ chức quản lý công tác lưu trữ phường, xã Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực mục tiêu nói trên, luận văn có nhiệm vụ nghiên cứu vấn đề sau: - Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; - Thành phần, nội dung, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; - Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phường, xã Thành phố, đồng thời đánh giá ưu điểm hạn chế; - Trên sở đánh giá thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quyền phường, xã Thành phố, lý giải nguyên nhân dẫn tới tồn tại, đề xuất giải pháp nhằm tổ chức, quản lý tài liệu HĐND UBND phường, xã thành phố Hồ Chí Minh tốt hơn, phục vụ có hiệu cho hoạt động quản lý nhu cầu khác xã hội Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Đã có số luận văn thạc sĩ, viết lưu trữ phường, xã Có thể chia làm hai loại sau: Loại thứ nhất: Các luận văn, viết liên quan trực tiếp đến lưu trữ phường, xã thành phố Hồ Chí Minh Loại thứ hai: Các luận văn, chuyên luận nghiên cứu tổ chức quản lý lưu trữ phường, xã nói chung phường, xã địa phương khác Dưới luận văn, viết chủ yếu: - Luận văn thạc sĩ “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân phường thành phố Hồ Chí Minh Phạm Văn Năm (luận văn thạc sĩ Hành cơng Học viện Hành Quốc gia sở thành phố Hồ Chí Minh, năm 2010) tập trung nghiên cứu sở lý luận quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức khâu nghiệp vụ công tác Ủy ban nhân dân phường thành phố Hồ Chí Minh Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ; lý giải nguyên nhân đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Ủy ban nhân dân phường nói chung Luận văn chủ yếu tập trung làm rõ sở lý luận chung quản lý Tác giả chưa phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ quyền cấp phường, xã, chưa đề cập tới việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý quyền địa phương phát triển kinh tế-xã hội - Tháng 8/2012 Hội thảo khoa học với chủ đề: Cải cách hành nhà nước - Giai đoạn 2012-2020, hội thách thức, quyền cấp xã tổ chức Học viện Hành Quốc gia sở thành phố Hồ Chí Minh Hội thảo có tham gia đội ngũ cán quản lý, giảng viên, sinh viên người quan tâm đến quyền cấp xã tỉnh, thành phía Nam Các đề tài Hội thảo tập trung bàn luận số vấn đề hoàn thiện chế pháp lý tổ chức hoạt động máy hành chính; chế độ sách đội ngũ cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách cấp xã; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền lương cán bộ, cơng chức quyền cấp xã tỉnh phía Nam nói chung thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Một số tham luận bàn luận đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu công tác lưu trữ; chế độ, sách cán bộ, cơng chức người hoạt động không chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thành phố Hồ Chí Minh Phần lớn ý kiến khẳng định chế độ đãi ngộ, số lượng công chức hạn chế nguyên nhân dẫn đến bất cập công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơ quyền cấp phường, xã nay; {Báo cáo Hội thảo khoa học cải cách hành giai đoạn 2010-2020 hội thách thức quyền cấp phường, xã -Học viện Hành Quốc gia sở thành phố Hồ Chí Minh, năm 2012} - Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học Tư liệu học tác giả Đặng Văn Ngữ với đề tài: “Xác định giá trị tài liệu hình thành trình hoạt động quyền cấp xã địa bàn thủ Hà Nội”, tập trung nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa tài liệu tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quyền cấp xã; khâu nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quyền cấp xã, mà chưa đề cập đến cơng tác phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý quyền địa phương nhu nhu cầu xã hội nhân dân - Bài viết tác giả Vương Đình Quyền với chủ đề: “Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu hình thành cấp xã” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1990) tập trung nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa tài liệu tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quyền cấp xã, đề xuất khâu nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quyền cấp xã Việc phát huy giá trị tài liệu quyền cấp xã phục vụ cho hoạt động quản lý quyền địa phương nhu cầu xã hội nhân dân địa phương chưa viết đề cập Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý nhu cầu xã hội mục tiêu mà luận văn hướng tới, điểm khác biệt so với cơng trình nghiên cứu khác có đối tượng nghiên cứu Các nguồn tài liệu tham khảo: Để hồn thành luận văn này, chúng tơi tham khảo nguồn tài liệu sau: -Văn quan nhà nước có thẩm quyền: văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn quan nhà nước có thẩm quyền Trung ương địa phương; (trình bày cụ thể Danh mục tài liệu tham khảo) - Các giáo trình sách chuyên khảo dưỡng nghiệp vụ lưu trữ nên tiến hành định kỳ năm lần để cập nhật kiến thức mới, quy định nghiệp vụ chuyên môn - Tuyển dụng cán bộ, viên chức lưu trữ: Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã, UBND phường, xã cần ý đến việc tuyển dụng công chức Văn phịng-Thống kê có lực tổ chức thực công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã Việc tuyển dụng cơng chức Văn phịng-Thống kê cần thực nghiêm túc, đảm bảo trình tự theo nội dung Nghị định số:112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 Chính phủ Thơng tư số: 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuẩn tuyển dụng công chức cấp xã, phường, thị trấn 3.2.3 Giải pháp triển khai khâu nghiệp vụ trọng tâm 3.2.3.1 Giải pháp lập hồ sơ nộp lưu tài liệu Cơng tác lập hồ sơ có vai trị quan trọng hoạt động quyền phường, xã cơng tác lưu trữ Vì làm tốt việc lập hồ sơ hành, tài liệu quyền phường, xã phân loại theo vấn đề, việc, sở đó, phận Ủy ban nhân dân dễ dàng chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ hạn vào phận Lưu trữ, đồng thời việc tra tìm thơng tin phục vụ hoạt động thực tiễn quyền nhanh chóng, thuận lợi Để làm tốt công tác lập hồ sơ nộp lưu tài liệu vào phận lưu trữ, cần tham mưu để quyền cấp phường, xã sớm ban hành Danh mục hồ sơ, đồng thời phận Văn phòng-Thống kê thường xuyên hướng dẫn cán bộ, viên chức UBND cơng tác lập hồ sơ hành Hàng năm, phối hợp với sở đào tạo mở lớp tập huấn quy trình, phương pháp lập hồ sơ hành cho cán đương chức thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường Thành phố Mặt khác, để xác định rõ nguồn nộp lưu tài liệu, quyền cấp phường, xã cần khẩn trương ban hành Danh mục đơn vị nguồn nộp lưu nhóm, loại tài liệu phải giao nộp vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân Theo nghiên cứu chúng tôi, nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND phường, xã trước hết phải đơn vị, tổ chức trực thuộc HĐND UBND phường, xã lãnh đạo chủ chốt quyền Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND phường, xã Trên sở Danh mục này, hàng năm Bộ phận Văn phòng-Thống kê phối hợp với phận chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân phường, xã xác định 66 hồ sơ, tài liệu cần giao nộp, hướng dẫn công tác chuẩn bị giao nộp tài liệu theo quy định nhà nước 3.2.3.2 Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Chỉnh lý tài liệu Để công tác lưu trữ vào nề nếp, phục vụ có hiệu hoạt động quyền phường, xã, cần chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu tồn đọng mà hầu hết phường, xã bảo quản tình trạng bó gói, tích đống Chúng tơi cho rằng, nhận quan tâm lãnh đạo quyền địa phương, việc chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu hoàn tồn thực Theo chúng tơi, nhìn nhận cách khoa học, khối tài liệu quyền phường, xã nơi có tổ chức HĐND chỉnh lý tài liệu phải chia làm phông: phông lưu trữ UBND xã, phường phông lưu trữ HĐND xã Sở dĩ hai loại quan có chức năng, nhiệm vụ khác HĐND xã khối lượng tài liệu hình thành khơng nhiều quan quyền lực nhà nước địa phương, có dấu riêng hệ thống văn riêng Còn UBND phường, xã quan quản lý nhà nước địa phương Có phân chia vậy, xây dựng phương án phân loại hợp lý hay nói rộng tổ chức tài liệu quyền phường, xã khoa học Với đặc điểm quyền phường, xã nước nói chung, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối giống (đã luật hóa-Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 Luật Tổ chức quyền địa phương) Trên phạm vi quản lý vĩ mô, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nên xây dựng phương án phân loại tài liệu mẫu cho phường, xã, sở này, phường, xã nước dựa vào xây dựng phương án phân loại tài liệu cụ thể cho Hiện tại, quan quản lý lưu trữ nhà nước chưa ban hành phương án này, nên xã, phường thành phố Hồ Chí Minh đành phải tự xây dựng Trước chỉnh lý tài liệu, Ủy ban nhân dân phường, xã cần chuẩn bị văn nghiệp vụ như: phương án phân loại, hướng dẫn phân loại, hướng dẫn lập hồ sơ xác định giá trị tài liệu; loại vật tư như: giấy, ghim, kẹp, bìa, hộp, dây, kéo Ở giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý, việc chuẩn bị phương án phân loại tài liệu có vai trị quan trọng, phương án phân loại tài liệu văn mang tính định hướng cơng tác thu thập tài liệu, lập hồ sơ, xếp hồ sơ, tài liệu khoa học Do vậy, phương án phân loại phông lưu trữ UBND phường, xã, theo chúng tôi, 67 nên thống phương án Thời gian-Mặt hoạt động Vì rằng, phận cơng tác quyền phường, xã tổ chức theo mặt hoạt động, có số phận khơng hẳn Cơ sở để chọn phương án: Ủy ban nhân dân xã, phường quan tương đối ổn định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn: Ủy ban nhân phường, xã nói chung Ủy ban nhân dân phường, xã thành phố Hồ Chí Minh nói riêng quan quản lý hành nhà nước địa phương, trực tiếp thực nhiệm vụ quản lý hành nhà nước lĩnh vực trị, an ninh, quốc phịng, kinh tế, văn hóa, xã hội địa phương nhằm đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước vào sống Lĩnh vực quản lý Ủy ban nhân dân xã, phường đa dạng phong phú, phức tạp, song, lĩnh vực quản lý nhà nước quy định Nghị định số: 114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 Chính phủ quy định cán bộ, cơng chức xã, phường, thị trấn Thông tư số: 03/2004/TT-BNV ngày 16/01/2004 Bội Nội vụ hướng dẫn thực Nghị định số:114/2003/NĐ-CP Theo đó, lĩnh vực hoạt động Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bao gồm: - Văn phòng-Thống kê; - Tư pháp-Hộ tịch; - Địa chính-Xây dựng-Đơ thị-Mơi trường; (đối với phường thị trấn) - Địa chính-Xây dựng-Nơng nghiệp-Mơi trường; (đối với xã) - Văn hóa-Xã hội; - Kinh tế-Ngân sách; - Cơng an; - Quân Xin nêu khái quát mang tính ví dụ phương án phân loại tài liệu quyền phường, xã sau: Phơng lưu trữ Hội đồng nhân dân xã-năm 2000 Những vấn đề chung 1.1 Tài liệu Đảng ủy xã tổ chức, hoạt động HĐND Bầu cử HĐND 2.1 Hồ sơ, tài liệu bầu cử HĐND 68 2.2 Hội nghị, kỳ họp thường kỳ bất thường 2.3 Tiếp xúc cử tri, tiếp dân 2.4 Kiểm tra, giám sát hoạt động HĐND đại biểu HĐND 2.5 Giải khiếu nại, tố cáo, dân 2.6 Các hoạt động khác Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã-năm 2000 1.Tổng hợp 1.1 Những vấn đề chung mặt hoạt động UBND 1.1.1 Nghị BCH Đảng phường, xã phát triển kinh tế-xã hội 1.2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp 1.2.1 Hồ sơ, tài liệu quy hoạch ngành, nghề phường, xã 1.2.2 Hồ sơ, tài liệu quy hoạch tổng thể ngành, nghề 1.2.3 Hồ sơ, tài liệu quy hoạch chi tiết ngành, nghề, khu vực 1.3 Hồ sơ, tài liệu triển khai dự án phát triển kinh tế-xã hội 1.3.1.Tập văn quản lý, đạo lĩnh vực phát triển kinh tế-xã hội 1.3.2 Các chương trình, kế hoạch, báo cáo 1.3.3 Chỉ tiêu, kế hoạch cấp giao 1.3.4 Tài liệu xây dựng, thực tiêu phát triển kinh tế - xã hội 1.3.4.1 Ngắn hạn 1.3.4.2 Dài hạn 1.4 Hồ sơ thẩm định, đấu thấu, phê duyệt dự án đầu tư địa bàn phường, xã 1.5 Hồ sơ dự án theo chương trình mục tiêu Thống kê 2.1 Tài liệu thống kê tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội địa phương 2 Tài liệu tổng điều tra dân số 2.3 Tài liệu thống kê thực tiêu kinh tế, xã hội 2.4 Tài liệu thống kê lĩnh vực khác Thi đua-khen thưởng 3.1 Tài liệu hướng dẫn chung công tác thi đua, khen thưởng 69 3.2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng 3.3 Hồ sơ, tài liệu phát động phong trào thi đua hàng năm 3.4 Hồ sơ hội nghị phong trào thi đua Hành - văn thư - lưu trữ 4.1 Hành - cải cách hành 4.1.1 Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác hành chính, cải cách hành 4.1.2 Hồ sơ cơng tác cải cách hành UBND 4.1.3 Hồ sơ hội nghị cơng tác văn phòng UBND 4.2 Phòng chống tham nhũng, lãng phí 4.2.1.Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác phịng chống tham nhũng 4.2.2 Tài liệu xây dựng, thực cơng tác phịng chống tham nhũng, lãng phí UBND 4.2.3 Hồ sơ công tác kiểm tra, xử lý tham nhũng 4.3 Quản lý văn thư-lưu trữ 4.3.1 Tài liệu hướng dẫn chung công tác văn thư, lưu trữ 4.3.2.Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác văn thư, lưu trữ 4.3.3 Các hội nghị công tác văn thư, lưu trữ 4.3.4 Các tập lưu văn 4.3.5 Các loại sổ đăng bộ, sổ đăng ký, sổ quản lý văn Quản trị công sở 5.1 Tài liệu xây dựng, ban hành quy định, quy chế công tác quản trị công sở, quy chế văn hóa cơng sở, nội quy quan 5.2 Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn minh nơi công sở 5.3 Tài liệu quản lý, sử dụng tài sản, thiết bị UBND 5.4 Sổ cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm 5.5 Tài liệu điện thoại, điện lực, nước sinh hoạt Nội 6.1 Những vấn đề chung cơng tác nội 6.1.1 Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác nội 6.1.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác nội 6.1.3 Tài liệu địa giới hành 70 6.1.4 Các văn đạo, hướng dẫn cơng tác địa giới hành 6.1.5 Hồ sơ, tài liệu xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh, phê duyệt địa giới hành 6.2 Tài liệu tổ chức 6.2.1.Tổ chức máy 6.2.1.1 Tài liệu hướng dẫn chung công tác tổ chức máy 6.2.1.2 Hồ sơ thành lập, hợp nhất, chia tách, xếp lại tổ chức máy UBND, tổ, hội, quỹ 6.2.1.3 Hồ sơ hội nghị công tác tổ chức 6.2.1.4 Tập văn quy chế hoạt động, phân công trách nhiệm, quan hệ công tác UBND, đơn vị chuyên môn 6.2.2 Tổ chức cán 6.2.2.1 Tài liệu chung công tác cán bộ, công chức 6.2.2 Tài liệu quy hoạch cán bộ, công chức 6.2.2.3 Hồ sơ tuyển dụng, nâng ngạch công chức 6.2.2.4 Hồ sơ bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển cán 6.2.2.5 Hồ sơ kỷ luật cán bộ, công chức 6.2.2.6 Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 6.2.2.7.Tài liệu giải chế độ sách cán bộ, công chức, người lao động 6.2.2.8 Tài liệu khác 6.3 Tài liệu quân sự, quốc phịng 6.3.1 Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác quốc phịng 6.3.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo 6.3.3 Hồ sơ, tài liệu xây dựng lực lượng quân địa phương 6.3.4 Hồ sơ, tài liệu cơng tác phịng chống bạo loạn địa phương 6.3.5 Hồ sơ, tài liệu sách hậu phương quân đội 6.3.6 Hồ sơ công tác tuyển quân tuyển quân dự bị 6.3.6 Tài liệu hoạt động hội Cựu chiến binh địa phương 6.4 Tài liệu công tác an ninh, trật tự 6.4.1 Tài liệu hướng dẫn chung công tác an ninh, trật tự, an toàn xã hội 71 6.4.2 Tài liệu an tồn giao thơng 6.4.3 Hồ sơ, tài liệu cơng tác phịng cháy, chữa cháy 6.4.4 Tài liệu cơng tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội 6.4.5 Tài liệu quản lý nhân khẩu, đăng ký tạm trú, tạm vắng 6.4.6 Tài liệu xử phạt vi phạm hành 6.5 Tư pháp-Hộ tịch 6.5.1 Tài liệu hướng dẫn chung công tác tư pháp 6.5.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tư pháp 6.5.3 Tài liệu phổ biến tuyên truyền giáo dục pháp luật 6.5.4 Hồ sơ, tài liệu giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật 6.5.5 Hồ sơ, tài liệu xuất, nhập cảnh, quản lý người nước 6.5.6 Hồ sơ quản lý hộ tịch (khai sinh, khai tử, kết hôn, công nhận cha mẹ nuôi ) 6.5.7 Tài liệu y, chứng thực, xác nhận nhân thân 6.5.8 Tài liệu thi hành án 6.5.9 Các loại sổ sách 6.6 Tài liệu tra, kiểm sát 6.6.1 Tài liệu hướng dẫn chung công tác tra, kiểm sát 6.6.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác tra, kiểm sát 6.6.3 Tài liệu giải đơn thư, khiếu nại, tố cáo công dân 6.6.4 Tài liệu xét xử, chấp hành án, tạm giữ, khởi tố vụ án 6.7 Tài liệu tôn giáo, dân tộc 6.7.1 Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác tơn giáo, dân tộc 6.7.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tôn giáo, dân tộc 6.7.3 Tài liệu cơng tác tơn giáo, tín ngưỡng, dân tộc địa bàn Tài chính, ngân sách, thuế 7.1 Tài chính, ngân sách 7.1.1.Tài liệu hướng dẫn chung công tác kinh tế 7.1.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo tài 7.1.3 Tài liệu dự toán thu, chi ngân sách 72 7.1.4 Tài liệu thu, chi ngân sách 7.1.5 Tài liệu nộp ngân sách 7.1.6 Tài liệu toán, kiểm toán ngân sách 7.1.7 Tài liệu cấp phát kinh phí hoạt động 7.1.8 Tổng hợp hợp đồng mua bán, trao đổi, chuyển nhượng 7.1.9 Tài liệu kiểm kê, quản lý, lý tài sản 7.2 Tài liệu thuế 7.2.1 Tổng hợp tài liệu công tác thuế 7.2.2 Tài liệu chương trình, kế hoạch báo cáo công tác thuế 7.2.3 Tài liệu quản lý, thu loại thuế, phí, lệ phí 7.3 Kế toán - Tài vụ 7.3.1 Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác tài chính, kế tốn 7.3.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế toán 7.3.3 Hồ sơ kiểm kê tài sản hàng năm 7.3.4 Hồ sơ chuyển nhượng, lý tài sản 7.3.5 Sổ sách kế toán 7.3.6 Chứng từ kế toán Công nghiệp 8.1.Tài liệu hướng dẫn chung 8.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo 8.3 Tài liệu hoạt động sản xuất, kinh doanh nhà máy, xí nghiệp lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 8.4 Điện lực 8.4.1.Tài liệu hướng dẫn chung 8.4.2 Tài liệu quản lý, sử dụng, kinh doanh điện 8.4.3 Tài liệu quản lý mạng lưới điện địa bàn 8.5 Cấp thoát nước 8.5.1 Tài liệu hướng dẫn chung 8.5.2 Tài liệu quản lý, sử dụng nước 8.5.3 Tài liệu quản lý mạng lưới nước địa bàn Nông nghiệp 73 9.1.Tài liệu hướng dẫn chung 9.2 Tập chương trình, kế hoạch báo cáo tình hình sản xuất nơng nghiệp 9.3 Tài liệu quản lý, sử dụng đất nông nghiệp 9.4 Chăn nuôi, thú y 9.4.1 Tài liệu hướng dẫn chung chăn nuôi, thú y 9.4.2 Tập chương trình, kế hoạch báo cáo chăn nuôi, thú y 9.4.3 Tài liệu công tác chăn ni, thú y 9.5 Phịng chống lụt bão 9.5.1 Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác phịng chống lụt bão 9.5.2 Tập chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác phịng chống lụt bão 9.5.3 Tài liệu cơng tác phịng chống lụt bão 10 Địa 10.1 Những vấn đề chung địa 10.2 Hướng dẫn chung cơng tác địa 10.3 Hội nghị cơng tác địa 10.4 Báo cáo cơng tác địa 10.5 Chương trình, kế hoạch báo cáo địa chính, mơi trường 10.6 Tài liệu cơng tác đo đạc, đồ địa 10.7 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất 10.8 Tài liệu sách đất đai 10.9 Tài liệu giao đất, thu hồi đất 10.10 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 10.11 Tài liệu chuyển quyền sử dụng đất ở, nhà 10.12 Tài liệu sửa chữa nhà 10.13 Tài liệu thống kê, kiểm kê đất 10.14 Tài liệu giải tranh chấp, khiếu nại, tố cáo đất đai 10.15 Tài liệu xử lý vi phạm hành nhà đất 11 Quản lý mơi trường 11.1 Những vấn đề chung môi trường 11.2 Tài liệu kiểm tra, tra lĩnh vực môi trường 74 11.3 Tài liệu hoạt động đảm bảo môi trường 11.4 Hội nghị, báo cáo chuyển đề báo cáo tổng hợp môi trường 12 Xây dựng quản lý đô thị 12.1 Vấn đề chung xây dựng quản lý đô thị 12.2 Tài liệu hướng dẫn chung công tác xây dựng quản lý thị 12.3 Tập chương trình, kế hoạch báo cáo công tác xây dựng, đô thị 12.4 Tài liệu cấp giấy phép xây dựng, sửa chữa nhà 12.5 Tài liệu xây dựng, sửa chữa cơng trình (trường học, chợ ) 12.6 Tài liệu cấp số nhà 127 Tài liệu kiểm tra xử lý vi phạm hành xây dựng 12.8 Giao thông 12.8.1 Tài liệu hướng dẫn chung 12.8.2 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo giao thơng 12.8.3 Tài liệu xây dựng, sửa chữa tuyến đường 12.8.4 Tài liệu tra, bảo vệ công trình giao thơng 13 Văn hóa 13.1 Vấn đề chung cơng tác văn hóa 13.1.1 Hướng dẫn chung cơng tác văn hóa 13.1.2 Hội nghị cơng tác văn hóa 13.1.3 Báo cáo định kỳ đột xuất cơng tác văn hóa 13.2.Văn hóa thơng tin 13.2.1 Tài liệu hướng dẫn chung 13.2.2 Chương trình, kế hoạch báo cáo quản lý dịch vụ văn hóa 13.2.3 Tài liệu văn hóa quần chúng 13.2.4 Tài liệu xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư 13.2.5 Tài liệu quản lý, sử dụng di tích lịch sử, cơng trình văn hóa 13.2.6 Tài liệu kiểm tra việc kinh doanh, lưu hành sách báo, văn hóa phẩm 13.2.7 Tài liệu xử lý vi phạm hành cơng tác văn hóa 14 Giáo dục - Đào tạo 14.1.Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác giáo dục-đào tạo 75 14.2.Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác giáo dục, đào tạo mầm non, tiểu học 15 Y tế - Vệ sinh an toàn thực phẩm 15.1 Tài liệu hướng dẫn chung 15.2 Tập chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác y tế, an toàn thực phẩm 15.3 Tài liệu cơng tác phịng chống dịch bệnh, tiêm chủng 15.4 Tài liệu an toàn vệ sinh thực phẩm 15.5 Tài liệu chăm sóc sức khỏe ban đầu 15.6 Bảo hiểm y tế bảo hiểm y tế tự nguyện 15.7 Xử lý vi phạm hành lĩnh vực vệ sinh an toàn vệ sinh thực phẩm 16 Lao động - Thương binh - Xã hội 16.1.Tài liệu hướng dẫn chung 16.2 Xóa đói giảm nghèo 16.2.1 Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo thực chế độ sách hộ nghèo 16.2.2 Tài liệu hoạt động quỹ người nghèo 16.2.3 Tài liệu giải việc làm, giải chế độ sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khám chữa bệnh, miễn giảm cho người nghèo 16.2.4 Hồ sơ xây dựng nhà tình thương 16.2.5.Tài liệu thống kê, điều tra hộ nghèo địa bàn phường, xã 16.2.6 Tài liệu cấp sổ hộ nghèo, xác nhận hộ nghèo 5.2.7 Tài liệu liên kết vay vốn, hỗ trợ vay vốn từ Quỹ người nghèo, Quỹ xóa đói giảm nghèo 16.3 Lao động việc làm 16.3.1 Tài liệu hướng dẫn chung 16.3.2 Tập chương trình, kế hoạch báo cáo tình hình lao động, việc làm 16.3.3 Tài liệu sử dụng lao động, giải việc làm 16.3.4 Tài liệu hoạt động đào tạo, dạy nghề, hợp tác đào tạo 16.4 Chính sách xã hội, đền ơn đáp nghĩa 16.4.1 Tài liệu hướng dẫn chung 76 16.4.2 Tập chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác thương binh liệt sĩ, người có cơng, gia đình sách 16.4.3 Tài liệu cơng tác thương binh, liệt sĩ người có cơng 16.5 Chính sách xã hội 16.5.1 Tài liệu hướng dẫn chung 16.5.2 Tài liệu chăm sóc người cao tuổi 16.5.3.Tài liệu công tác từ thiện, nhân đạo, cứu trợ, bảo trợ xã hội, sách xã hội, hồi hương 16.6 Phịng chống tệ nạn xã hội 16.6.1 Tài liệu hướng dẫn chung 16.6.2 Tài liệu phòng chống mại dâm, ma túy, cờ bạc 16.6.3 Tài liệu quản lý đối tượng cai nghiện tái hòa nhập cộng đồng 16.6.4 Tài liệu quản lý đối tượng nhiễm HIV 16.7 Dân số, kế hoạch hóa gia đình -Bảo vệ bà mẹ, trẻ em 16.7.1 Tài liệu hướng dẫn chung 16.7.2 Tập chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác dân số kế hoạch hóa gia đình 16.7.3 Tài liệu cơng tác chăn sóc, bảo vệ bà mẹ, trẻ em trẻ sơ sinh 16.7.4 Tài liệu chương trình, dự án lĩnh vực dân số, gia đình, trẻ em 16.7.5 Tài liệu điều tra, thống kê, quản lý dân số 17 Thể dục-Thể thao 17.1 Tài liệu hướng dẫn chung 17.2.Tài liệu phát động phong trào thể dục thể thao 17.3.Tài liệu tổ chức thi đấu loại hình thể dục thể thao 3.2.3.3 Giải pháp phát huy giá trị tài liệu Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ chứng xác, tin cậy để nghiên cứu, đánh giá mặt hoạt động đời sống xã hội, tài liệu lưu trữ phản ánh trung thực trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội phường, xã giai đoạn lịch sử, đồng thời, tài liệu lưu trữ phương tiện để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội địa phương Vì vậy, yêu cầu cán bộ, viên chức 77 giải công việc giao phải dựa chứng pháp lý Có nghĩa giải cơng việc cụ thể phải tra cứu tài liệu có liên quan để tìm chứng Theo chúng tơi, biện pháp tun truyền nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quyền phường, xã nên lồng ghép chương trình tập huấn chun mơn, nghiệp vụ dành cho cán bộ, công chức phường, xã Thành phố Bên cạnh đó, phận Tư pháp-Hộ tịch phường, xã, chương trình phổ biến, giáo dục pháp luật định kỳ, cần có kế hoạch cụ thể phổ biến Luật Lưu trữ; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn 3.2.3.4 Giải pháp bảo quản: Xây dựng kho tàng: Như đề cập chương 2, nhiều xã, phường thành phố Hồ Chí Minh chưa xây dựng phòng, kho lưu trữ đủ điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Để cơng tác lưu trữ dần vào nề nếp, quyền xã, phường cần nhanh chóng triển khai xây dựng kho lưu trữ theo quy định, cần trang bị thiết bị như: giá, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ lưu trữ số trang thiết bị cần thiết khác nhằm bảo vệ an toàn tài liệu Đồng thời, ban hành văn nghiệp vụ nhằm thu thập, bổ sung khối tài liệu quyền phường, xã để tổ chức khoa học, bảo quản an toàn, phát huy hiệu giá trị tài liệu Về vấn đề này, theo chúng tôi, Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh cần ban hành định mức kinh tế-kỹ thuật có hướng dẫn chung cụ thể để Ủy ban nhân dân xã, phường thống thực Bảo vệ an toàn tài liệu: Phòng, kho bảo quản tài liệu đảm bảo chắn theo tiêu chuẩn ngành lưu trữ; không bị tác động mưa bão, ngập lụt; không bị loại côn trùng phá hoại; Kho bảo quản đảm bảo sẽ, thống mát, nên trang bị quạt thơng gió; có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu trang bị đủ phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy Chế độ vệ sinh kho triển khai định kỳ, trì biện pháp phịng chống nấm mốc trùng phá hoại tài liệu 78 Tiểu kết chương Có thể nói, để công tác lưu trữ xã, phường thành phố Hồ Chí Minh vào nề nếp địi hỏi quan có thẩm quyền quyền cấp phường, xã cần triển khai đồng thời nhiều giải pháp có chế phối hợp cụ thể Theo đó, quan có thẩm quyền quản lý cơng tác lưu trữ cần sớm ban hành chế pháp lý công tác lưu trữ, đồng thời cấp quyền Thành phố cần có chế phối hợp đồng Đối với quyền cấp phường, xã Thành phố, trước mắt cần tiến hành số giải pháp, gồm: giải pháp tổ chức; giải pháp triển khai nghiệp vụ trọng tâm (lập nộp lưu hồ sơ, chỉnh lý tài liệu); giải pháp xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị; giải pháp phát huy giá trị tài liệu Các nội dung tổ chức triển khai đồng bộ, công tác lưu trữ phường, xã Thành phố sớm vào nề nếp Tuy nhiên, với khối lượng công việc tương đối lớn, địi hỏi đầu tư chun mơn nghiệp vụ cao nên khó trở thành thực giao nhiệm vụ cho cán văn thư, lưu trữ UBND phường, xã Vì vậy, UBND phường, xã thành phố Hồ Chí Minh cần chủ động nghiên cứu xây dựng chế phối hợp với quan chức Thành phố phối hợp với chuyên gia lĩnh vực văn thư, lưu trữ để thực mặt công tác 79 KẾT LUẬN Phường, xã nước nói chung, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng đơn vị hành sở, nơi tổ chức thực thi chủ trương, sách Đảng Nhà nước nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, trị an, quốc phòng Hoạt động Ủy ban nhân dân xã, phường, nước nói chung thành phố Hồ Chí Minh nói riêng hoạt động mơ hình “Chính phủ thu nhỏ” Bởi vậy, lĩnh vực quản lý, đối tượng quản lý phong phú, đa dạng phức tạp Từ hoạt động quản lý mang tính chất đa dạng hình thành nên khối lượng lớn tài liệu, đa dạng thể loại phong phú nội dung Tài liệu chủ yếu gồm: văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp quyền phường, xã trực tiếp ban hành theo luật định, văn hành chính, văn chuyên ngành văn khác HĐND, UBND tổ chức đoàn thể phường, xã ban hành Việc tổ chức lưu trữ khối tài liệu phường, xã đòi hỏi tất yếu thực tiễn nhằm bảo quản an toàn phát huy hiệu giá trị tài liệu phục vụ hoạt động quản lý quyền cấp sở nhu cầu khác người dân Thế phường, xã thành phố Hồ Chí Minh, nhìn chung cơng tác lưu trữ cịn có hạn chế định Với giải pháp đề tài như: giải pháp tổ chức; giải pháp triển khai nghiệp vụ trọng tâm (lập nộp lưu hồ sơ, chỉnh lý tài liệu); giải pháp xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị; giải pháp phát huy giá trị tài liệu thực thi tạo sở để công tác lưu trữ dần ổn định, vào nề nếp góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác điều hành hoạt động quyền phường, xã nhu cầu đáng nhân dân địa phương 80