tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận vận tải á châu - atl

Tuy nhiên, mọi khâu sảnxuất, từ bước tìm kiếm thị trường, khách hàng cho đến việc xuất khẩu hay nhập khẩu,thực tế đã cho thấy bản thân các doanh nghiệp không thể chủ động trực tiếp vận c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

TÊN ĐỀ TÀI:

TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI Á CHÂU – ATL

Họ và tên sinh viên: Lê Hữu Tín Khoá: K47

Lớp: A14 MSSV: 0851015634 Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Phương Chi

Tp Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2011

MỤC LỤC

Trang

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 3

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH 3

III CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 4

1 Sơ đồ tổ chức của công ty 5

2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 5

IV TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011 6

1 Tình hình kinh doanh chung 6

2 Tình hình kinh doanh giao nhận hang xuất bằng container đường biển 7

Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL I QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL 9

1 Giai đoạn 1 10

1.1 Tìm kiếm khách hàng 10

1.2 Gửi bảng báo giá cho khách hàng 10

1.3 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng 10

2 Giai đoạn 2 11

2.1 Nhận Booking Request từ khách hàng 11

2.2 Gửi Booking Request cho người chuyên chở 11

2.3 Gửi thông tin vận tải cho Đại lý ở nước hang đến 12

2.4 Gửi thông tin Booking cho khách hàng 12

2.5 Người chuyên chở gửi Booking Confirmation cho ATL 12

3 Giai đoạn 3 13

3.1 Thông quan hang hóa khi hang đưa ra cảng 13

3.2 Yêucầu chứng từ hang hóa để làm tờ khai từ khách hang và lên tờ khai hải quan điện tử và gửi cho hải quan 13

3.3 Ra cảng lấy container rỗng đưa về kho đóng hang và trở ra cảng 13

3.4 Cầm booking qua hang tàu đổi lệnh cấp container rỗng 13

3.5 Làm HB/L gửi cho khách hang kiểm tra 14

3.6 Làm CO nộp phòng thương mại 14

3.7 Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở 14

3.8 Người chuyên chở gửi MB/L và công ty ATL kiểm tra MB/L 15

3.9 Kiểm tra MB/L và gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến 15

4 Giai đoạn 4 15

4.1 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi 15

4.2 Xác nhận việc Đại lý nhận hàng ở cảng đến 16

4.3 Thông báo khách hang khi hàng đến tay người nhận thực sự 16

5 Giai đoạn 5 16

5.1 Gửi Debit Note cho khách hang kiểm tra và xác nhận và xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán 17

5.2 Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận 17

I ĐÁNH GIÁ CHUNG 17

1 Ưu điểm 17

2 Nhược điểm 18

II SO SÁNH VỚI LÝ THUYẾT 19

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS -ATL I THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TRONG CONTAINER CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS 20

1 Thuận lợi 20

2 Khó khăn 20

II MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ 21

1 Về nhân sự 21

2 Về IT 22

3 Về mạng lưới đại lý và đối tác 22

KẾT LUẬN 23

LỜI MỞ ĐẦU

Sau gần 35 năm Đổi Mới, Việt Nam đã và đang đạt được những thành tựu nhất định

và đáng ghi nhận về mọi mặt, từ chính trị, ngoại giao đến kinh tế, đời sống văn hóa xãhội Ngày 11 tháng 1 năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổchức Thương mại thế giới – WTO Có thể nói, kể từ thời điểm sau 2 năm gia nhập WTO,hoạt động ngoại thương nói chung, đặc biệt hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của ViệtNam nói riêng có nhiều thuận lợi để phát triển Năm 2007 – 2008, tốc độ xuất khẩu tăngnhanh hơn 2 lần so với tốc độ tăng GDP; tổng kim ngạch xuất khẩu và nhập khẩu cao gấp1,6 lần so với tổng giá trị GDP

Những thành tựu kể trên có được một phần không chỉ nhờ những thuận lợi kháchquan như những ưu đãi thuế quan, hàng rào phi thuế quan được dỡ bỏ, sự cạnh tranh bìnhđẳng khi Việt Nam tham gia vào WTO, chúng còn xuất phát từ tư duy nhạy bén, đổi mớicủa các thành phần kinh tế trước vận mệnh mới của đất nước Tuy nhiên, mọi khâu sảnxuất, từ bước tìm kiếm thị trường, khách hàng cho đến việc xuất khẩu hay nhập khẩu,thực tế đã cho thấy bản thân các doanh nghiệp không thể chủ động trực tiếp vận chuyển,giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đến các khách hàng của mình ở các quốc gia khácnhau trên thế giới, vốn có đặc thù cách xa nhau về khoảng cách địa lý, đặc biệt là phảiqua đường biển dài ngày Chính vì tính chuyên môn hóa ngày càng cao của một nền kinh

tế hội nhập, các công ty vận tải và giao nhận ở Việt Nam đã ra đời.Hiện nay, nước ta cóhơn 1000 công ty tham gia vào ngành này, và cơ hội phát triển còn vô cùng tiềm năng,chưa được khai thác hết 1 điều đáng lưu ý là 95% kim ngạch xuất nhập khẩu của ViệtNam được thông qua đường biển

Cuộc cách mạng container hóa vào cuối thập kỉ 60 của thế kỉ XX trên thế giới đã rútngắn thời gian truân chuyển và chuyên chở hàng hóa tại các cảng biển, đảm bảo an toàn

và tránh thất thoát cho hàng hóa, giúp hàng hóa được phân phối và tiếp cận với kháchhàng trên khắp thế giới nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều Chính vì tính ưu việt đó,ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu trong container bằng đường biển đã trởthành phương thức vận tải phổ biến và được ưa chuộng Vì lý do đó, tác giả xin phép

chọn đề tài: “TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊNCONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠNASIA TRANS LOGISTICS – ATL” để làm báo cáo thực tập giữa khóa Bài báo cáo có

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNHGIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL

Thông qua bài báo cáo này, với thời gian 1 tháng ngắn ngủi thực tập tại công tyATL, tác giả mong muốn được quan sát và tìm hiểu thực trạng hoạt động xuất khẩu hànghóa nguyên container bằng đường biển của công ty cho các khách hàng của mình để đánhgiá về tính ưu việt về thời gian và chi phí, qua cách bố trí nhân sự tham gia vào hoạt độngkinh doanh này của công ty ATL, để từ đó có sự đối chứng và ứng dụng giữa lý thuyết đãđược học so với thực tế Tác giả xin chân thành cảm ơn Bộ môn nghiệp vụ Trường Đạihọc Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh, cô giáo Nguyễn Phương Chi, và tập thể công

ty ATL đã dành nhiều ưu ái, thời gian quý báu và tạo điều kiện tốt nhất để giúp tác giảhoàn thành bài báo cáo này

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7, 2011 Sinh viên Lê Hữu Tín

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL

V QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (ATL) được thành lập và hoạt động vàongày 17/03/2009

Dù mới ra đời nhưng công ty ATL lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với hơn

10 năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải, logistics Bên cạnh đó, công ty luôn

có những khóa huấn luyện đặc biệt được tổ chức tại công ty nhằm giúp nhân viên nắmvững nghiệp vụ và nâng cao tay nghề trong quá trình làm việc

Hiện nay, công ty đang từng bước mở rộng mạng lưới của mình thông qua việc liênkết với các đại lý ở nước ngoài như: hệ thống Agent Intercargo (Hoa Kỳ), hệ thống CargoPartner Logistics với hơn 37 quốc gia trên thế giới, Pilot Trans Global (Ấn Độ)… để thựchiện các nghiệp vụ giao nhận quốc tế một cách chuyên nghiệp

Công ty còn đẩy mạnh hoạt động môi giới thương mại giữa các doanh nghiệp nướcngoài với các doanh nghiệp trong nước để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó giatăng thêm khách hàng giao nhận, vận tải với công ty

Tuy chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, nhưng công ty đã đạt được những thành quảnhất định về kinh doanh, có những bước đi ban đầu bền vững

VI.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH

Nhìn chung, các công ty forwarder đều tích hợp các giải pháp vận tải để đáp ứngnhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng trong thị trường logistics Công ty ATL hoạtđộng như 1 nhà General Forwarder, kể cả thuê ngoài, tích hợp 5 loại hình sau:

+ Air Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không.+ Air & Sea Forwarder: chuyên về dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàngkhông và đường biển

+ Consolidator: chuyên thực hiện, tích hợp các giải pháp cho các lô hàng lẻ (LCL)

cả đường hàng không và đường biển

+ Trucking Forwarder: chuyên thực hiện giải pháp giao nhận vận tải nội địa, giaonhận tận nhà, tận xưởng (door-to-door)

+ Broker: là các công ty forwarder chuyên thực hiện nghiệp vụ khai hải quan(customs).

Bảng 1.1: TÓM TẮT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY ATL

Tên công ty Cty TNHH một thành viên giao nhận vận tải Á Châu

Tên đối ngoại ASIA TRANSPORT LOGISTICS COMPANY LIMITED

Dịch vụ đại lý tàu biển và vận tải biển; Dịch vụ vận tải đa

phương thức; Môi giới thương mại

(Nguồn: Phòng chứng từ công ty ATL)

VII CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

3 Sơ đồ tổ chức của công ty

Công ty ATL có 8 nhân viên tất cả, bao gồm cả ban giám đốc Đội ngũ nhân sựcông ty đều có trình độ đại học, cao đẳng, xuất thân và được đào tạo bài bản ngành vậntải giao nhận Đây là 1 công ty có quy mô nhỏ, vì chỉ mới thành lập được hơn 2 năm, có

cấu trúc khá tinh gọn, sử dụng nhân sự đúng người đúng vị trí và tổ chức công ty đượcchia ra làm 3 phòng ban chính như sau:

Sơ đồ 1.1: Giới thiệu tóm tắt tổ chức công ty ATL

(Nguồn: Phòng chứng từ công ty ATL)

4 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

+ Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu giao nhận vận tải

về cho công ty, tìm giá cước các hãng tàu, hãng hàng không cạnh tranh để cung cấp chokhách hàng, tìm kiếm, liên lạc, xây dựng và duy trì quan hệ với các đại lý, hãng tàu, lên

kế hoạch kinh doanh cho công ty

+ Phòng chứng từ: có nhiệm vụ lập các chứng từ cần thiết cho các lô hàng giao nhậnvận tải của khách hàng như vận đơn, khai báo hải quan, theo dõi các đơn hàng từ lúc kíkết hợp đồng vận chuyển với khách hàng cho đến lúc hàng đã được giao cho người nhận;chăm sóc, giải đáp và tư vấn thắc mắc cho khách hàng

+ Phòng kế toán: có nhiệm vụ theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty, lên

ủy nhiệm chi và phiếu nợ cước của khách, lập báo cáo kinh doanh hằng quý và năm.Riêng giám đốc công ty có nhiệm vụ bố trị nhân sự, theo dõi tiến độ kinh doanh, mởrộng quan hệ với các đối tác đại lý, môi giới thương mại để xúc tiến hoạt động xuất nhậpkhẩu, đem thêm khách hàng giao nhận vận tải về cho công ty

Cách bố trí nhân sự của công ty khá hợp lí Vì là một công ty nhỏ, phòng sales chỉ

do 2 nhân viên đảm nhận để bảo đảm lượng khách hàng và tìm kiếm thêm khách hàngmới trong khả năng cung cấp dịch vụ của công ty, mỗi người lo một mảng cước vận tảiquốc tế xuất khẩu và nhập khẩu Riêng phòng chứng từ, do lượng chứng từ cần xử lý vàgiải quyết cho khách khá lớn nên phòng này có lượng nhân viên nhiều nhất, gồm: 2 nhânviên lo chứng từ hàng xuất, 1 nhân viên lo chứng từ hàng nhập và 1 nhân viên chạychứng từ (giao chứng từ cho khách, đi lấy container, v.v…) Ở phòng kế toán, do sổ sáchcông ty không nhiều nên công việc này do một nhân viên đảm nhiệm Chức năng củagiám đốc như đã nói ở trên đảm bảo cho công việc kinh doanh của công ty luôn ổn định

VIII TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011

3 Tình hình kinh doanh chung

Công ty ATL được thành lập vào cuối quý I năm 2009, vì thế, tác giả xin được phép

so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng của công ty trong 3 quý cuối năm trong 2năm 2009 và 2010 (tính đến thời điểm này):

Biểu đồ 1.1: Kết quả kinh doanh công ty ATL trong 3 quý cuối năm 2009 & 2010

(Nguồn: Phòng kế toán công ty ATL)Năm 2009, công ty ATL bắt đầu đi vào hoạt động Do khách hàng chưa biết nhiềuđến công ty, cộng với hệ quả suy thoái kinh tế toàn cầu từ năm 2008 kéo dài sang năm

2009, số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu khá ít; do đó, doanh thu trong 3 quý cuối năm

2009 chỉ đạt 155.666,14 USD Do công ty mới thành lập nên các chi phí đầu tư ban đầucũng như các chi phí cố định khác như: chi phí thuê văn phòng, điện, nước, tiền lương

nhân viên… khá cao Vì thế, lợi nhuận thu về trong 3 quý cuối năm 2009 đạt 24.605,24USD.

Năm 2010, mặc dù có sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng đơn hàng xuất nhập khẩu(gấp 3 – 9 lần) so với cùng kỳ năm 2009 nhưng doanh thu mang về trong 3 quý cuối năm

2010 chỉ đạt 273.855,94 USD, tăng 1.76 lần so với năm 2009 Nguyên nhân là do trongthời điểm 2010, công ty phụ trách phần lớn các lô hàng xuất nhập khẩu ở thị trường châu

Á là chủ yếu Các tuyến vận tải quốc tế ở thị trường châu Á rất cạnh tranh nên công tyATL chỉ có thể “mark-up” giá cước (làm giá) cho tuyến vận tải này ở mức chỉ từ 30 – 50USD để thu hút khách hàng Các chi phí cũng có sự gia tăng đáng kể, đặc biệt là chi phíbảo trì và chi phí sử dụng cho các thiết bị đầu tư ban đầu của công ty ATL.Đây có thểxem là một điểm yếu của công ty khi đầu tư vào các thiết bị chưa thật sự tiết kiệm Đặcbiệt, chi phí lương nhân viên gia tăng đột biến 71.557,13 USD, tăng gấp 2,46 lần so vớicùng kỳ năm 2009 (29.050,9 USD) Điều này được giải thích vì lí do giám đốc công tyATL trong năm 2009 quyết định không nhận lương thời gian đầu công ty mới thành lập.Tuy nhiên, cuối năm 2009, lợi nhuận ròng của công ty đạt 24.605,24 USD nên giám đốccông ty ATL quyết định nhận lương trong năm 2010, làm chí phí lương tăng nhanhchóng Vì nguyên nhân đó, trong năm 2010, công ty ATL lỗ và lợi nhuận ròng đạt mức

âm là:-23.531,33 USD

4 Tình hình kinh doanh giao nhận hàng xuất bằng container đường biển

Hiện nay, công ty ATL đang cung cấp các dịch vụ chủ yếu và chủ lực của mình là:xuất nhập khẩu bằng vận tải biển (container), xuất nhập khẩu bằng đường hàng không.Biểu đồ dưới đây cho thấy, công ty ATL đang có thế mạnh trong vận tải xuất nhậpkhẩu bằng đường biển với tỷ trọng là 39,12% cho hàng xuất và 35,36% cho hàng nhập.Trong khi đó, vận tải xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chiếm tỷ trọng thấp hơnvới 3,37% cho hàng xuất và 22,15% cho hàng nhập Như vậy, tỷ trọng hàng xuất bằngđường biển gấp hơn 10 lần hàng xuất bằng đường không, và con số đối với hàng nhập là1,6 lần

Điều này phù hợp với xu thế giao nhận vận tải hiện nay vì vận tải hàng hóa bằngđường biển là phương thức vận tải tiết kiệm nhất, vì thông thường, chi phí thấp hơn 5 lần

so với vận tải bằng đường hàng không.Nắm bắt được xu hướng này cũng như nhu cầucủa thị trường, công ty ATL không ngừng mở rộng các tuyến đường vận tải biển bằngcách thỏa thuận giá cước tốt nhất với các hãng tàu.

Biểu đồ 1.2: Tỷ trọng dịch vụ của cty ATL trong 3 năm từ quý II – 2009

đến quý II – 2011

(Nguồn: Phòng chứng từ)

Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL

III QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL

Dưới đây là các bước thực hiện quy trình xuất khẩu một lô hàng nguyên containerbằng đường biển (FCL) tại công ty ATL, bao gồm dịch vụ cả dịch vụ vận tải nội địa(Trucking Inland):l

Bảng 2.1: Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng nguyên container đường biển

tại công ty ATLcóiê

Giai

đoạn

01

Gửi bảng báo giá cho khách hàng Phòng kinh doanh

Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng Phòng kinh doanh

Giai

đoạn

02

Nhận Booking Request từ khách hàng Phòng kinh doanh

Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng đến Phòng chứng từ

Gửi Booking Request cho người chuyên chở Phòng chứng từ

Người chuyên chở gửi Booking Confirmation cho ATL Người chuyên chở

Thông báo kết quả Booking cho khách hàng Phòng chứng từ

Giai

đoạn

03

Cầm Booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp container rỗng Phòng chứng từ

Ra cảng lấy container rỗng đưa về kho đóng hàng và trở ra

Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách hàng Phòng chứng từ

Lên tờ khai hải quan điện tử và gửi cho hải quan Phòng chứng từ

Thông quan hàng hóa khi hàng đưa ra cảng Phòng chứng từ

Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra Phòng chứng từ

Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở Phòng chứng từ

Người chuyên chở gửi MB/L và ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở

Gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến Phòng chứng từ

Giai

đoạn

04

Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi Phòng kinh doanh

Xác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến Phòng kinh doanh

Thông báo khách hàng khi hàng đến tay người nhận Phòng kinh doanh

Xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán Phòng kế toán

Làm Shipping Request cho bộ phận kế toán để tính lợi

6 Giai đoạn 1

1.4 Tìm kiếm khách hàng

Qua tìm hiểu trên các website xuất nhập khẩu, nhân viên kinh doanh biết công tyBông Lúa chuyên sản xuất hàng hóa máy móc để xuất khẩu, nên chủ động liên lạc vớicông ty này để biết thị trường xuất khẩu Công ty Bông Lúa thông báo sắp có một lô hàngmáy móc xuất khẩu đi Sri Lanka, cảng đến là Colombo, đóng trong 1 container 20’DC.Nhận thấy thị trường xuất khẩu phù hợp với dịch vụ mà ATL cung cấp (quen nhiều hãngtàu có tuyến chuyên chở tương tự, có đại lý giao nhận tại nước nhập khẩu), nhân viênkinh doanh đề xuất đóng vai trò là người giao nhận vận tải hàng hóa của Bông Lúa chokhách hàng của mình ở nước nhập khẩu, sau đó gởi thư giới thiệu, bảng báo giá cho BôngLúa qua thư điện tử (email) và fax trực tiếp

1.5 Gửi bảng báo giá cho khách hàng

Nhân viên kinh doanh ATL gửi bảng chào giá sang cho công ty Bông Lúa

Cước phí Vận tải chính (Ocean Freight) đến cảng Colombo của Sri Lanka là 850USD/container 20’ DC, vận chuyển trong khoảng thời gian 14 ngày và đi vào thứ 6 hàngtuần

Chính vì ATL có mối quan hệ tốt với các hãng tàu nên cước phí của ATL rất cạnhtranh, so với thị trường cước chung cho lô hàng này thường là vào khoảng 950 đến 1000USD Vì vậy nên ngay sau khi chào giá, ATL đã nhận được sự đồng ý đặt chỗ của công

ty Bông Lúa

1.6 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng

Sau khi thoả thuận giữa bên công ty Bông Lúa và công ty ATL đã đồng ý kết hợpđồng vận chuyển hàng hoá

7 Giai đoạn 2

2.6 Nhận Booking Request từ khách hàng

From: Bong lua vn[mailto:bonglua@gmail.com]

Sent: ThurG.P SHIPPINGY, May 17, 2011 10:40 AM

To: ATL

Cc: dxlinh@baominh.com.vn

Thanks & Best Regards.

Sau khi nhận được email booking của khách hàng, công ty ATL xác nhận việc đãnhận email từ khách hàng và bắt đầu tiến hành làm thủ tục chứng từ cho lô hàng xuấtkhẩu của công ty Bông Lúa

2.7 Gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước hàng đến

Công ty ATL ký hợp đồng với công ty G.P SHIPPING (PVT) LTD đóng vai tròlàm đại lý của công ty ATL bên Colombo - Sri Lanka để phụ trách về lô hàng của công tyBông Lúa

Công ty ATL thông báo về ngày dự kiến lô hàng máy móccủa công ty Bông Lúa sẽđến cảng Colombo của Sri Lanka là ngày 10/06/2011 cho công ty G.P SHIPPING ở SriLanka biết để thông báo cho người nhận hàng ở Sri Lanka đến nhận hàng

Trong trường hợp lô hàng máy móc của công ty Bông Lúa, do điều kiện thanh toánthương mại quốc tế giữa công ty Bông Lúa và công ty Semuthu Argo là thanh toán bằngtín dụng chứng từ L/C (Letter of Credit) theo lệnh của ngân hàng Hatton National Bank ởColombo (Sri Lanka), nên chỉ khi nào người nhận hàng chấp nhận thanh toán tiền hàngthì mới được lấy chứng từ và nhận được hàng bởi việc kí hậu House B/L của ngân hàngnày

2.8 Gửi Booking Request cho người chuyên chở

Sau khi có được thông tin lô hàng từ công ty Bông Lúa Việt Nam, công ty ATL tiếnhành gửi email booking cho hãng tàu APL về các thông tin như: tuyến đường vận tải (từ

Hồ Chí Minh đến Colombo, Sri Lanka), volume (trọng tải của lô hàng), số lượngcontainer, tình trạng lô hàng, ngày dự kiến xuất đi (ETD) là 27/05/2011, đóng hàng ởkho

From: Kelly - ATL [mailto:kelly.phan@atltrans.com]

Sent: Thur G.P SHIPPINGY, May 17, 2011 11:21 AM

Appreciate your reply soonest

2.9 Người chuyên chở gửi Booking Confirmation 2 cho ATL(xem phụ lục 2)

Ngay sau khi nhận được thông tin booking của công ty ATL, hãng tàu APL gửiemail phản hồi đính kèm số booking: 74612095để thuận tiện trong việc quản lý quá trìnhtrình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hãngtàu APL chấp nhận việc booking của công ty ATL cho 01 container 20’DC dự kiến đingày 27/05/2011 Trong Booking Confirmation này, APL cũng cho biết ATL sẽ phải cầmBooking Confirmation này đến Asaco Thủ Đức/Rạng Đông để đổi container rỗng

2.10 Gửi thông tin Booking cho khách hàng

Sau khi nhận được thông tin trên, ATL sẽ thông báo cho Bông Lúa để công ty lochuẩn bị hàng, khi ATL nhận được container rỗng sẽ chở đến nhà xưởng của Bông Lúa

để đóng hàng vào container

8 Giai đoạn 3

3.10 Cầm booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp cont rỗng

Quá trình giao nhận container rỗng, Seal và Packing List diễn ra tại nơi cấpcontainer rỗng Asaco Thủ Đức/Rạng Đông vào ngày 22/05/2011 Sau khi đã lấy đượccontainer, Seal và Packing List, công ty ATL cập nhật lại thông tin về số container và sốSeal để hoàn tất thông tin chứng từ MB/L và HB/L sau này

3.11 Ra cảng lấy cont rỗng đưa về kho đóng hàng và trở ra cảng

Vì ATL nhận dịch vụ vận chuyển nội địa cho Bông Lúa, nên sau khi lấy container

và chở về kho của Bông Lúa, sau khi đóng hàng, Bông Lúa sẽ hết trách nhiệm với hànghóa, và mọi tổn thất, mất mát xảy ra sẽ do phía ATL chịu trách nhiệm Sau khi hàng đượcđóng vào container xong, ATL sẽ chở hàng ra để hạ container tại ICD Transimex

3.12 Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách hàng và lên tờ khai Hải quan điện tử và gửi cho Hải quan 3(Xem phụ lục 3)

Trong quá trình đóng hàng công ty ATL liên hệ với công ty Bông Lúa để nhắc nhởphía công ty Bông Lúa về việc cung cấp các thông tin chứng từ cần thiết làm các thủ tụcthông quan xuất khẩu cho lô hàng (lên tờ khai hải quan, xin giấy C/O…) trước 2 ngày tàuchạy (ngày 27/5/2011) Các thông tin chứng từ cần thiết như:

+ Số container/ Số Seal: APZU3239490/APA8127889

+ Sales Contract

+ Commercial Invoice

+ Packing List.(Xem phụ lục 4)

+ Chứng từ L/C

Các chứng từ này thông thường phải hoàn tất trước 2 ngày tàu chạy, đồng thời công

ty ATL tiến hành thực hiện các chứng từ vận tải như MB/L (giữa ATL và đại lý giaonhận ở Sri Lanka), HB/L (giữa ATL và Bông Lúa) Trước khi hoàn chỉnh và gửi tờ khaiđiện tử, ATL sẽ làm tờ khai nháp và gởi cho Bông Lúa kiểm tra, sau đó đính chính nếu cósai xót

3.13 Thông quan hàng hóa khi hàng đưa ra cảng

Việc đóng hàng vào container và hoàn tất các thủ tục hải quan, vô sổ tàu chứng nhận

“thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container đã chất hàng ra ICD Transimexchờ xếp lên tàu để xuất đi trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải được đóngvào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu) Trong trường hợp này, closing time là23h59 26/05/2011, nên nội trong ngày này, ATL phải đưa container đến ICD Transimex

3.14 Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra 5

Khi đã có thông tin đầy đủ và những chứng từ có liên quan đến lô hàng Machine củacông ty Bông Lúa như: Commercial Invoice, Packing List… thì công ty ATL sẽ tiến hànhlàm HB/L

Trên HB/L sẽ bao gồm các thông tin về Seal (công ty Bông Lúa Việt Nam), ngườinhận hàng (theo lệnh của ngân hàng Hatton National Bank, Sri Lanka) và bên thông báo(công ty Semuthu Argo)

Tuy nhiên, công ty ATL sẽ làm HB/L nháp trước để gửi cho Bông Lúa kiểm tra vàtiến hành xuất HB/L gốc khi công ty Bông Lúa hoàn tất việc kiểm tra và chấp nhận

5 Xem phụ lục 5

3.15 Làm C/O nộp phòng thương mại 6

Công việc này được thực hiện đồng thời với làm thủ hải quan, làm C/O nộp lênphòng thương vụ xin cấp C/O Làm C/O mục đích để được giảm hoặc miễn thuế choconsigee khi làm thủ tục nhập khẩu

6 Xem phụ lục 6

3.16 Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở

Sau khi đã có thông tin về lô hàng máy móc từ công ty Bông Lúa, công ty ATL sẽtiến hành gửi email toàn bộ thông tin đó, có đính kèm chi tiết làm MB/L cho hãng tàuAPL:

Nội dung của MB/L sẽ bao gồm các thông tin về seal (công ty TNHH giao nhận vậntải Á Châu, Việt Nam), người nhận hàng (công ty G.P SHIPPING (PVT) LTD), tên contàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số seal…

3.17 Người chuyên chở gửi MB/L và công ty ATL kiểm tra MB/L 7

Dựa trên chi tiết làm Bill mà công ty ATL đã gửi, hãng tàu APL tiến hành hoàn tấtMB/L và gửi cho công ty ATL kiểm tra Bill nháp trước khi in ra Bill gốc (original).Khi MB/L đã hoàn tất, hãng tàu APL sẽ thông báo cho ATL đến lấy MB/L Khi đếnhãng tàu lấy MB/L, ATL phải trả tất cả các phí như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu

hộ APL phí seal, thu hộ APL phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận tải được thể hiệntrong hóa đơn của hãng tàu

7 Xem phụ lục 7

Lưu ý: Nếu làm cung cấp sai thông tin chi tiết làm bill, nên phải nhờ hãng tàu tu sửabill sẽ bị phạt khoảng 500.000 VNĐ phí chỉnh sửa bill (Amendment fee)

3.18 Kiểm tra MB/L và gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến

Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm: MB/L, HB/L, Commercial Invoice vàPacking List thì công ty ATL sẽ tiến hành gửi toàn bộ số chứng từ hay (còn gọi là gửipre-alert) trên cho đại lý ở Sri Lanka là công ty G.P SHIPPING vào ngày ETD (ngày dựkiến tàu đi) Việc gửi pre-alert nhằm giúp đại lý nắm được thông tin lô hàng xuất khẩu từViệt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu APL Sri Lanka Đồng thời công ty G.P.SHIPPING liên hệ với người nhận hàng là ngân hàng Hatton National Bank để gửi thôngbáo hàng đến (Arrival Notice) Ngân hàng Hatton National Bank thông báo lại cho ngườinhận hàng thực sự là công ty Semuthu Argo đến ngân hàng này để hoàn tất các thủ tụcthanh toán, nhận HB/L và Arrival Notice

9 Giai đoạn 4

4.4 Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi

Hàng hóa sau khi thông quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất” Ngaysau khi hàng hóa được đưa lên tàu và rời khỏi cảng đi, bộ phận chăm sóc khách hàng củacông ty ATL sẽ tiến hành việc theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (hay còn gọi là

tracking cargo) Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lô hàng đang ở vị trí nào, dựkiến ngày hàng đến trong bao lâu cũng như kịp thời biết được các sự cố có thể xảy ra với

lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển

Việc tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website của công ty

ATL: www.atltrans.com chọn mục “Tracking Cargo” Sau đó, chọn “container tracking”

để theo dõi lô hàng vận tải bằng đường biển, chọn link “APL Line” để truy cập vàowebsite của hãng tàu APL Khi đã vào website hãng tàu APL, nhập số container để kiểmtra tình trạng lô hàng

4.5 Xác nhận việc đại lý nhận hàng ở cảng đến

Sau khi tracking cargo và nắm được ngày dự kiến hàng đến cảng Colombo của SriLanka là ngày 10/06/2011, công ty ATL sẽ liên hệ với Đại lý ở Sri Lanka là công ty G.P.SHIPPING để thông báo về lô hàng sắp đến và phụ trách lô hàng đó cho đến khi ngườinhận hàng thực sự là công ty Semuthu Argo ở cảng đến hoàn tất việc nhận hàng Đâyđược xem như là bằng chứng giao hàng để tránh những tranh chấp phát sinh saunày.Trong trường hợp, hàng bị thất thoát hay người nhận hàng có đầy đủ bộ chứng từnhưng không nhận được hàng thì công ty G.P SHIPPING sẽ chịu trách nhiệm

4.6 Thông báo khách hàng khi hàng đến tay người nhận thực sự

Sau khi người nhận hàng thực sự ở Sri Lanka là công ty Semuthu Argo hoàn tất cácthủ tục cần thiết để nhận hàng, Đại lý của công ty ATL bên Sri Lanka là công ty G.P.SHIPPING sẽ gửi email thông báo cho công ty ATL biết người nhận hàng đã nhận hàng.Công ty ATL nhận được thông báo từ đại lý ở Sri Lanka sẽ liên hệ với công ty BôngLúa Việt Nam (Seal) bằng Email để thông tin về việc người nhận hàng ở Sri Lanka đãnhận hàng Đây sẽ là bằng chứng cho việc nhận hàng của người nhận hàng ở Sri Lanka

và là cơ sở để công ty Bông Lúa thanh toán tiền hàng với người nhận hàng ở Sri Lankasau này

10 Giai đoạn 5

5.3 Gửi Debit Note cho khách hàng kiểm tra và xác nhận và xuất hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán 8

Sau khi đã hoàn tất việc giao hàng đến tay người nhận thực sự là công ty SemuthuArgo, công ty ATL làm Debit note (giấy báo nợ) gửi cho công ty Bông Lúa để xác nhậncác khoản phí Khi gửi Debit note khách hàng thuận tiện hơn trong việc điều chỉnh nếu cóphát sinh sai lệch

Sau khi công ty Bông Lúa đã xác nhận, ATL xuất hoá đơn VAT và yêu cầu công tyBông Lúa thanh toán

8 Xem phụ lục 8

5.4 Làm Shipping Request 9 cho bộ phận kế toán để tính lợi nhuận

Đây là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện chứng từ vận tải hàng xuất bằngđường biển Bộ phận chứng từ sẽ thực hiện việc trích xuất một Shipping Request sau khihoàn tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên tham giatrong suốt quá trình giao nhận vận tải Shipping Request này sẽ là cơ sở tính lời lỗ khicông ty ATL phụ trách vận chuyển một lô hàng nào đó.Sau khi hoàn tất, ShippingRequest sẽ được chuyển về bộ phận Kế Toán.Trên cơ sở lời lỗ đó, bộ phận Kế Toán sẽtổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh của công ty Cuối cùng, bộ phậnchứng từ dựa trên Shipping Request để trích xuất một bảng “Lợi nhuận Statement” để lưulại vào hồ sơ lô hàng, làm cơ sở để báo cáo sau này Cụ thể, ở lần vận chuyển này, công

ty ATL đạt lợi nhuận là 1.654.754,29 VNĐ

Do có quan hệ tốt với các hãng tàu đi Sri Lanka, lô hàng nói trên được hưởng cướccạnh tranh, với chất lượng tốt, tàu cập cảng đúng thời điểm dự tính