Cuộc cách mạng container hóa vào cuối thập kỉ 60 của thế kỉ XX trên thế giới đã rút ngắn thời gian truân chuyển và chuyên chở hàng hóa tại các cảng biển, đảm bảo an toàn và tránh thất thoát cho hàng hóa, giúp hàng hóa được phân phối và tiếp cận với khách hàng trên khắp thế giới nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Chính vì tính ưu việt đó, ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu trong container bằng đường biển đã trở thành phương thức vận tải phổ biến và được ưa chuộng.
LỜI MỞ ĐẦU Sau gần 35 năm Đổi Mới, Việt Nam đạt thành tựu định đáng ghi nhận mặt, từ trị, ngoại giao đến kinh tế, đời sống văn hóa xã hội Ngày 11 tháng năm 2007, Việt Nam thức trở thành thành viên thứ 150 tổ chức Thương mại giới – WTO Có thể nói, kể từ thời điểm sau năm gia nhập WTO, hoạt động ngoại thương nói chung, đặc biệt hoạt động xuất nhập hàng hóa Việt Nam nói riêng có nhiều thuận lợi để phát triển Năm 2007 – 2008, tốc độ xuất tăng nhanh lần so với tốc độ tăng GDP; tổng kim ngạch xuất nhập cao gấp 1,6 lần so với tổng giá trị GDP Những thành tựu kể có phần không nhờ thuận lợi khách quan ưu đãi thuế quan, hàng rào phi thuế quan dỡ bỏ, cạnh tranh bình đẳng Việt Nam tham gia vào WTO, chúng xuất phát từ tư nhạy bén, đổi thành phần kinh tế trước vận mệnh đất nước Tuy nhiên, khâu sản xuất, từ bước tìm kiếm thị trường, khách hàng việc xuất hay nhập khẩu, thực tế cho thấy thân doanh nghiệp chủ động trực tiếp vận chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập đến khách hàng quốc gia khác giới, vốn có đặc thù cách xa khoảng cách địa lý, đặc biệt phải qua đường biển dài ngày Chính tính chun mơn hóa ngày cao kinh tế hội nhập, công ty vận tải giao nhận Việt Nam đời.Hiện nay, nước ta có 1000 công ty tham gia vào ngành này, hội phát triển cịn vơ tiềm năng, chưa khai thác hết điều đáng lưu ý 95% kim ngạch xuất nhập Việt Nam thông qua đường biển Cuộc cách mạng container hóa vào cuối thập kỉ 60 kỉ XX giới rút ngắn thời gian truân chuyển chuyên chở hàng hóa cảng biển, đảm bảo an tồn tránh thất cho hàng hóa, giúp hàng hóa phân phối tiếp cận với khách hàng khắp giới nhanh chóng tiện lợi nhiều Chính tính ưu việt đó, ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập container đường biển trở thành phương thức vận tải phổ biến ưa chuộng Vì lý đó, tác giả xin phép chọn đề tài: “TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL” để làm báo cáo thực tập khóa Bài báo cáo có bố cục gồm chương sau: Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Thông qua báo cáo này, với thời gian tháng ngắn ngủi thực tập công ty ATL, tác giả mong muốn quan sát tìm hiểu thực trạng hoạt động xuất hàng hóa nguyên container đường biển cơng ty cho khách hàng để đánh giá tính ưu việt thời gian chi phí, qua cách bố trí nhân tham gia vào hoạt động kinh doanh công ty ATL, để từ có đối chứng ứng dụng lý thuyết học so với thực tế Tác giả xin chân thành cảm ơn Bộ môn nghiệp vụ Trường Đại học Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh, giáo Nguyễn Phương Chi, tập thể công ty ATL dành nhiều ưu ái, thời gian quý báu tạo điều kiện tốt để giúp tác giả hoàn thành báo cáo Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7, 2011 Sinh viên Lê Hữu Tín Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Cơng ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu (ATL) thành lập hoạt động vào ngày 17/03/2009 Dù đời cơng ty ATL lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với 10 năm kinh nghiệm ngành giao nhận vận tải, logistics Bên cạnh đó, cơng ty ln có khóa huấn luyện đặc biệt tổ chức công ty nhằm giúp nhân viên nắm vững nghiệp vụ nâng cao tay nghề trình làm việc Hiện nay, công ty bước mở rộng mạng lưới thơng qua việc liên kết với đại lý nước như: hệ thống Agent Intercargo (Hoa Kỳ), hệ thống Cargo Partner Logistics với 37 quốc gia giới, Pilot Trans Global (Ấn Độ)… để thực nghiệp vụ giao nhận quốc tế cách chun nghiệp Cơng ty cịn đẩy mạnh hoạt động môi giới thương mại doanh nghiệp nước với doanh nghiệp nước để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, từ gia tăng thêm khách hàng giao nhận, vận tải với công ty Tuy thành lập năm, công ty đạt thành định kinh doanh, có bước ban đầu bền vững II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH Nhìn chung, cơng ty forwarder tích hợp giải pháp vận tải để đáp ứng nhu cầu ngày đa dạng khách hàng thị trường logistics Công ty ATL hoạt động nhà General Forwarder, kể th ngồi, tích hợp loại hình sau: + Air Forwarder: chuyên dịch vụ giao nhận quốc tế đường hàng không + Air & Sea Forwarder: chuyên dịch vụ giao nhận quốc tế đường hàng khơng đường biển + Consolidator: chun thực hiện, tích hợp giải pháp cho lô hàng lẻ (LCL) đường hàng không đường biển + Trucking Forwarder: chuyên thực giải pháp giao nhận vận tải nội địa, giao nhận tận nhà, tận xưởng (door-to-door) + Broker: công ty forwarder chuyên thực nghiệp vụ khai hải quan (customs) Bảng 1.1: Tên công ty Tên đối ngoại Tên viết tắt Website Điện thoại TÓM TẮT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY ATL Cty TNHH thành viên giao nhận vận tải Á Châu ASIA TRANSPORT LOGISTICS COMPANY LIMITED ATL Co., Ltd www.atltrans.com +84.8.3820 9905 Fax +84.8.3820 9906 Logo công ty Vốn kinh doanh Giấy phép kinh 1.800.000.000 đồng 4104008667 doanh số Mã số thuế Mã số doanh 307768899 307768899 nghiệp Ngày cấp GPKD Người đại diện pháp lý Địa Văn phòng đại diện 17/03/2009 Nguyễn Diên Hồng Ngọc 215/26 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh Lầu 1, tịa nhà GreenHouse – 62A Phạm Ngọc Thạch, Q.3 Ngành nghề kinh Dịch vụ đại lý tàu biển vận tải biển; Dịch vụ vận tải đa doanh phương thức; Mơi giới thương mại (Nguồn: Phịng chứng từ cơng ty ATL) III CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ Sơ đồ tổ chức cơng ty Cơng ty ATL có nhân viên tất cả, bao gồm ban giám đốc Đội ngũ nhân cơng ty có trình độ đại học, cao đẳng, xuất thân đào tạo ngành vận tải giao nhận Đây cơng ty có quy mơ nhỏ, thành lập năm, có cấu trúc tinh gọn, sử dụng nhân người vị trí tổ chức cơng ty chia làm phịng ban sau: Giám đốc Ms Ruby Phòng kinh doanh Ms Vanny Cước xuất Phịng kế tốn Ms Hanh Phòng chứng từ Ms Thanh Chứng từ Cước nhập Chứng từ hàng xuất Ms Kelly Sơ đồ 1.1: Chứng từ hàng nhập Ms Miki Giới thiệu tóm tắt tổ chức cơng ty ATL (Nguồn: Phịng chứng từ cơng ty ATL) Chức nhiệm vụ phòng ban + Phịng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu giao nhận vận tải cho cơng ty, tìm giá cước hãng tàu, hãng hàng không cạnh tranh để cung cấp cho khách hàng, tìm kiếm, liên lạc, xây dựng trì quan hệ với đại lý, hãng tàu, lên kế hoạch kinh doanh cho cơng ty + Phịng chứng từ: có nhiệm vụ lập chứng từ cần thiết cho lô hàng giao nhận vận tải khách hàng vận đơn, khai báo hải quan, theo dõi đơn hàng từ lúc kí kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng lúc hàng giao cho người nhận; chăm sóc, giải đáp tư vấn thắc mắc cho khách hàng + Phịng kế tốn: có nhiệm vụ theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận công ty, lên ủy nhiệm chi phiếu nợ cước khách, lập báo cáo kinh doanh quý năm Riêng giám đốc cơng ty có nhiệm vụ bố trị nhân sự, theo dõi tiến độ kinh doanh, mở rộng quan hệ với đối tác đại lý, môi giới thương mại để xúc tiến hoạt động xuất nhập khẩu, đem thêm khách hàng giao nhận vận tải cho cơng ty Cách bố trí nhân cơng ty hợp lí Vì cơng ty nhỏ, phòng sales nhân viên đảm nhận để bảo đảm lượng khách hàng tìm kiếm thêm khách hàng khả cung cấp dịch vụ công ty, người lo mảng cước vận tải quốc tế xuất nhập Riêng phòng chứng từ, lượng chứng từ cần xử lý giải cho khách lớn nên phịng có lượng nhân viên nhiều nhất, gồm: nhân viên lo chứng từ hàng xuất, nhân viên lo chứng từ hàng nhập nhân viên chạy chứng từ (giao chứng từ cho khách, lấy container, v.v…) Ở phòng kế tốn, sổ sách cơng ty khơng nhiều nên công việc nhân viên đảm nhiệm Chức giám đốc nói đảm bảo cho công việc kinh doanh công ty ổn định IV TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2009-2011 Tình hình kinh doanh chung Cơng ty ATL thành lập vào cuối quý I năm 2009, thế, tác giả xin phép so sánh doanh thu, chi phí lợi nhuận rịng cơng ty quý cuối năm năm 2009 2010 (tính đến thời điểm này): 300000.00 250000.00 200000.00 150000.00 100000.00 50000.00 0.00 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận Tiền lương Lợi nhuận ròng -50000.00 Biểu đồ 1.1: Kết kinh doanh công ty ATL quý cuối năm 2009 & 2010 (Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty ATL) Năm 2009, công ty ATL bắt đầu vào hoạt động Do khách hàng chưa biết nhiều đến công ty, cộng với hệ suy thối kinh tế tồn cầu từ năm 2008 kéo dài sang năm 2009, số lượng đơn hàng xuất nhập ít; đó, doanh thu quý cuối năm 2009 đạt 155.666,14 USD Do cơng ty thành lập phí đầu tư ban đầu chi phí cố định khác như: chi phí th văn phịng, điện, nước, tiền lương nhân viên… cao Vì thế, lợi nhuận thu quý cuối năm 2009 đạt 24.605,24 USD Năm 2010, có tăng trưởng vượt bậc số lượng đơn hàng xuất nhập (gấp – lần) so với kỳ năm 2009 doanh thu mang quý cuối năm 2010 đạt 273.855,94 USD, tăng 1.76 lần so với năm 2009 Nguyên nhân thời điểm 2010, công ty phụ trách phần lớn lô hàng xuất nhập thị trường châu Á chủ yếu Các tuyến vận tải quốc tế thị trường châu Á cạnh tranh nên công ty ATL “mark-up” giá cước (làm giá) cho tuyến vận tải mức từ 30 – 50 USD để thu hút khách hàng Các chi phí có gia tăng đáng kể, đặc biệt chi phí bảo trì chi phí sử dụng cho thiết bị đầu tư ban đầu cơng ty ATL.Đây xem điểm yếu công ty đầu tư vào thiết bị chưa thật tiết kiệm Đặc biệt, chi phí lương nhân viên gia tăng đột biến 71.557,13 USD, tăng gấp 2,46 lần so với kỳ năm 2009 (29.050,9 USD) Điều giải thích lí giám đốc cơng ty ATL năm 2009 định không nhận lương thời gian đầu công ty thành lập Tuy nhiên, cuối năm 2009, lợi nhuận rịng cơng ty đạt 24.605,24 USD nên giám đốc công ty ATL định nhận lương năm 2010, làm chí phí lương tăng nhanh chóng Vì ngun nhân đó, năm 2010, cơng ty ATL lỗ lợi nhuận ròng đạt mức âm là:-23.531,33 USD Tình hình kinh doanh giao nhận hàng xuất container đường biển Hiện nay, công ty ATL cung cấp dịch vụ chủ yếu chủ lực là: xuất nhập vận tải biển (container), xuất nhập đường hàng không Biểu đồ cho thấy, cơng ty ATL mạnh vận tải xuất nhập đường biển với tỷ trọng 39,12% cho hàng xuất 35,36% cho hàng nhập Trong đó, vận tải xuất nhập đường hàng không chiếm tỷ trọng thấp với 3,37% cho hàng xuất 22,15% cho hàng nhập Như vậy, tỷ trọng hàng xuất đường biển gấp 10 lần hàng xuất đường không, số hàng nhập 1,6 lần Điều phù hợp với xu giao nhận vận tải vận tải hàng hóa đường biển phương thức vận tải tiết kiệm nhất, thơng thường, chi phí thấp lần so với vận tải đường hàng không.Nắm bắt xu hướng nhu cầu thị trường, công ty ATL không ngừng mở rộng tuyến đường vận tải biển cách thỏa thuận giá cước tốt với hãng tàu 35.36% 3.37% 22.15% 39.12% Biểu đồ 1.2: Air Export Air Import Sea Import Sea Export Tỷ trọng dịch vụ cty ATL năm từ quý II – 2009 đến quý II – 2011 (Nguồn: Phòng chứng từ) Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS - ATL I.QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL Dưới bước thực quy trình xuất lơ hàng ngun container đường biển (FCL) công ty ATL, bao gồm dịch vụ dịch vụ vận tải nội địa (Trucking Inland):l Bảng 2.1: Quy trình giao nhận xuất hàng ngun container đường biển cơng ty ATLcóiê GĐ Giai đoạn 01 Giai đoạn 02 Giai đoạn 03 Giai đoạn 04 Giai đoạn MƠ TẢ CƠNG VIỆC Tìm kiếm khách hàng Gửi bảng báo giá cho khách hàng Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng Nhận Booking Request từ khách hàng Gửi thông tin vận tải cho đại lý nước hàng đến Gửi Booking Request cho người chuyên chở Người chuyên chở gửi Booking Confirmation cho ATL Thông báo kết Booking cho khách hàng Cầm Booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp container rỗng Ra cảng lấy container rỗng đưa kho đóng hàng trở cảng Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách hàng Lên tờ khai hải quan điện tử gửi cho hải quan Thông quan hàng hóa hàng đưa cảng Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra Làm CO nộp phòng thương mại Gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở Người chuyên chở gửi MB/L ATL kiểm tra MB/L Gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau tàu Xác nhận việc đại lý nhận hàng cảng đến Thông báo khách hàng hàng đến tay người nhận Gửi debit note (giấy báo nợ) cho khách hàng kiểm tra xác nhận Người thực Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng chứng từ Phòng chứng từ Người chuyên chở Phòng chứng từ Phòng chứng từ Phòng chứng từ Phòng chứng từ Phòng chứng từ Phòng chứng từ Phòng chứng từ Phòng chứng từ Phòng chứng từ Người chuyên chở Phòng chứng từ Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phịng chứng từ Xuất hóa đơn u cầu khách hàng toán Làm Shipping Request cho phận kế tốn để tính lợi nhuận 05 Phịng kế tốn Phịng kế toán Để rõ ràng, tác giả xin dẫn chứng quy trình thực trường hợp cụ thể, cho lô hàng mã số: ASE11050161, xuất 01 container 20’ DC - hàng máy móc khí (Machine) CƠNG TY TNHH CƠ KHÍ NƠNG NGHIỆP BƠNG LÚA Xem phụ lục Do cơng ty Bơng Lúa có yêu cầu ATL thực nghiệp vụ vận tải nội địa khai hải quan nên quy trình xuất tiến hành giai đoạn sau: Giai đoạn 1.1 Tìm kiếm khách hàng Qua tìm hiểu website xuất nhập khẩu, nhân viên kinh doanh biết cơng ty Bơng Lúa chun sản xuất hàng hóa máy móc để xuất khẩu, nên chủ động liên lạc với công ty để biết thị trường xuất Cơng ty Bơng Lúa thơng báo có lơ hàng máy móc xuất Sri Lanka, cảng đến Colombo, đóng container 20’DC Nhận thấy thị trường xuất phù hợp với dịch vụ mà ATL cung cấp (quen nhiều hãng tàu có tuyến chuyên chở tương tự, có đại lý giao nhận nước nhập khẩu), nhân viên kinh doanh đề xuất đóng vai trị người giao nhận vận tải hàng hóa Bơng Lúa cho khách hàng nước nhập khẩu, sau gởi thư giới thiệu, bảng báo giá cho Bông Lúa qua thư điện tử (email) fax trực tiếp 1.2 Gửi bảng báo giá cho khách hàng Nhân viên kinh doanh ATL gửi bảng chào giá sang cho cơng ty Bơng Lúa Cước phí Vận tải (Ocean Freight) đến cảng Colombo Sri Lanka 850 USD/container 20’ DC, vận chuyển khoảng thời gian 14 ngày vào thứ hàng tuần Chính ATL có mối quan hệ tốt với hãng tàu nên cước phí ATL cạnh tranh, so với thị trường cước chung cho lô hàng thường vào khoảng 950 đến 1000 USD Vì nên sau chào giá, ATL nhận đồng ý đặt chỗ công ty Bông Lúa 10 1.3 Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng Sau thoả thuận bên công ty Bông Lúa công ty ATL đồng ý kết hợp đồng vận chuyển hàng hoá Giai đoạn 2.1 Nhận Booking Request từ khách hàng From: Bong lua vn[mailto:bonglua@gmail.com] Sent: ThurG.P SHIPPINGY, May 17, 2011 10:40 AM To: ATL Cc: dxlinh@baominh.com.vn Subject: Dear Mr./ Ms., Would you please send us booking as folows: Commodity: Machine Volume: 1x20’DC POL/POD: HCM/ COLOMBO Thanks & Best Regards Sau nhận email booking khách hàng, công ty ATL xác nhận việc nhận email từ khách hàng bắt đầu tiến hành làm thủ tục chứng từ cho lô hàng xuất công ty Bông Lúa 2.2 Gửi thông tin vận tải cho đại lý nước hàng đến Công ty ATL ký hợp đồng với công ty G.P SHIPPING (PVT) LTD đóng vai trị làm đại lý cơng ty ATL bên Colombo - Sri Lanka để phụ trách lô hàng công ty Bông Lúa Công ty ATL thông báo ngày dự kiến lơ hàng máy móccủa cơng ty Bông Lúa đến cảng Colombo Sri Lanka ngày 10/06/2011 cho công ty G.P SHIPPING Sri Lanka biết để thông báo cho người nhận hàng Sri Lanka đến nhận hàng Trong trường hợp lô hàng máy móc cơng ty Bơng Lúa, điều kiện tốn thương mại quốc tế cơng ty Bơng Lúa cơng ty Semuthu Argo tốn tín dụng chứng từ L/C (Letter of Credit) theo lệnh ngân hàng Hatton National Bank 11 Colombo (Sri Lanka), nên người nhận hàng chấp nhận tốn tiền hàng lấy chứng từ nhận hàng việc kí hậu House B/L ngân hàng 2.3 Gửi Booking Request cho người chun chở Sau có thơng tin lơ hàng từ công ty Bông Lúa Việt Nam, công ty ATL tiến hành gửi email booking cho hãng tàu APL thông tin như: tuyến đường vận tải (từ Hồ Chí Minh đến Colombo, Sri Lanka), volume (trọng tải lơ hàng), số lượng container, tình trạng lơ hàng, ngày dự kiến xuất (ETD) 27/05/2011, đóng hàng kho From: Kelly - ATL [mailto:kelly.phan@atltrans.com] Sent: Thur G.P SHIPPINGY, May 17, 2011 11:21 AM To: Song_Le@apl.com Cc: ops@atltrans.com Subject: request from ATL Dear Mr Song, Would you please send us booking to Colombo as follows: Com: Machine Volume: 1x20’DC ETD: 27-May Stuff: warehouse Appreciate your reply soonest 2.4 Người chuyên chở gửi Booking Confirmation2 cho ATL(xem phụ lục 2) Ngay sau nhận thông tin booking công ty ATL, hãng tàu APL gửi email phản hồi đính kèm số booking: 74612095để thuận tiện việc quản lý q trình trình giao nhận vận chuyển cho lơ hàng sau Đồng thời, chứng hãng tàu APL chấp nhận việc booking công ty ATL cho 01 container 20’DC dự kiến ngày 27/05/2011 Trong Booking Confirmation này, APL cho biết ATL phải cầm Booking Confirmation đến Asaco Thủ Đức/Rạng Đông để đổi container rỗng 12 2.5 Gửi thông tin Booking cho khách hàng Sau nhận thông tin trên, ATL thông báo cho Bông Lúa để công ty lo chuẩn bị hàng, ATL nhận container rỗng chở đến nhà xưởng Bơng Lúa để đóng hàng vào container Giai đoạn 3.1 Cầm booking qua hãng tàu đổi lệnh cấp cont rỗng Quá trình giao nhận container rỗng, Seal Packing List diễn nơi cấp container rỗng Asaco Thủ Đức/Rạng Đông vào ngày 22/05/2011 Sau lấy container, Seal Packing List, công ty ATL cập nhật lại thông tin số container số Seal để hồn tất thơng tin chứng từ MB/L HB/L sau 3.2 Ra cảng lấy cont rỗng đưa kho đóng hàng trở cảng Vì ATL nhận dịch vụ vận chuyển nội địa cho Bông Lúa, nên sau lấy container chở kho Bơng Lúa, sau đóng hàng, Bơng Lúa hết trách nhiệm với hàng hóa, tổn thất, mát xảy phía ATL chịu trách nhiệm Sau hàng đóng vào container xong, ATL chở hàng để hạ container ICD Transimex 3.3 Yêu cầu chứng từ hàng hóa để làm tờ khai từ khách hàng lên tờ khai Hải quan điện tử gửi cho Hải quan3(Xem phụ lục 3) Trong q trình đóng hàng cơng ty ATL liên hệ với công ty Bông Lúa để nhắc nhở phía cơng ty Bơng Lúa việc cung cấp thông tin chứng từ cần thiết làm thủ tục thông quan xuất cho lô hàng (lên tờ khai hải quan, xin giấy C/O…) trước ngày tàu chạy (ngày 27/5/2011) Các thông tin chứng từ cần thiết như: + Số container/ Số Seal: APZU3239490/APA8127889 + Sales Contract + Commercial Invoice + Packing List.(Xem phụ lục 4) + Chứng từ L/C Các chứng từ thông thường phải hồn tất trước ngày tàu chạy, đồng thời cơng ty ATL tiến hành thực chứng từ vận tải MB/L (giữa ATL đại lý giao nhận Sri Lanka), HB/L (giữa ATL Bông Lúa) Trước hoàn chỉnh gửi tờ khai điện 13 tử, ATL làm tờ khai nháp gởi cho Bông Lúa kiểm tra, sau đính có sai xót 3.4 Thơng quan hàng hóa hàng đưa cảng Việc đóng hàng vào container hồn tất thủ tục hải quan, vô sổ tàu chứng nhận “thực xuất” cho lơ hàng phải đem container chất hàng ICD Transimex chờ xếp lên tàu để xuất trước closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải đóng vào container xếp cảng chờ xếp lên tàu) Trong trường hợp này, closing time 23h59 26/05/2011, nên nội ngày này, ATL phải đưa container đến ICD Transimex 3.5 Làm HB/L gửi cho khách hàng kiểm tra5 Khi có thơng tin đầy đủ chứng từ có liên quan đến lô hàng Machine công ty Bông Lúa như: Commercial Invoice, Packing List… cơng ty ATL tiến hành làm HB/L Trên HB/L bao gồm thông tin Seal (công ty Bông Lúa Việt Nam), người nhận hàng (theo lệnh ngân hàng Hatton National Bank, Sri Lanka) bên thông báo (công ty Semuthu Argo) Tuy nhiên, công ty ATL làm HB/L nháp trước để gửi cho Bông Lúa kiểm tra tiến hành xuất HB/L gốc cơng ty Bơng Lúa hồn tất việc kiểm tra chấp nhận Xem phụ lục 3.6 Làm C/O nộp phịng thương mại6 Cơng việc thực đồng thời với làm thủ hải quan, làm C/O nộp lên phòng thương vụ xin cấp C/O Làm C/O mục đích để giảm miễn thuế cho consigee làm thủ tục nhập Xem phụ lục 3.7 Gửi chi tiết làm MB/L cho người chun chở Sau có thơng tin lơ hàng máy móc từ cơng ty Bơng Lúa, cơng ty ATL tiến hành gửi email tồn thơng tin đó, có đính kèm chi tiết làm MB/L cho hãng tàu APL: Booking 74612095 Ngoc - ATL [kelly.phan@atltrans.com] 14 Sent: 26/05/2011 4:35 PM To: Song_Le@apl.com; Cc: ops@atltrans.com Dear Mr Song, Please kindly find bill details as attached file, Pls draft bill and send to us for checking Container no: APZU3239490/APA8127889 Vessel: MATHU BHUM V.036 Nội dung MB/L bao gồm thông tin seal (công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu, Việt Nam), người nhận hàng (công ty G.P SHIPPING (PVT) LTD), tên tàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số seal… 3.8 Người chuyên chở gửi MB/L công ty ATL kiểm tra MB/L7 Dựa chi tiết làm Bill mà công ty ATL gửi, hãng tàu APL tiến hành hồn tất MB/L gửi cho cơng ty ATL kiểm tra Bill nháp trước in Bill gốc (original) Khi MB/L hồn tất, hãng tàu APL thơng báo cho ATL đến lấy MB/L Khi đến hãng tàu lấy MB/L, ATL phải trả tất phí như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu hộ APL phí seal, thu hộ APL phí xếp dỡ (THC) cước vận tải thể hóa đơn hãng tàu Xem phụ lục Lưu ý: Nếu làm cung cấp sai thông tin chi tiết làm bill, nên phải nhờ hãng tàu tu sửa bill bị phạt khoảng 500.000 VNĐ phí chỉnh sửa bill (Amendment fee) 3.9 Kiểm tra MB/L gửi Pre-alert cho đại lý nước hàng đến Khi có đầy đủ chứng từ gốc gồm: MB/L, HB/L, Commercial Invoice Packing List cơng ty ATL tiến hành gửi tồn số chứng từ hay (còn gọi gửi prealert) cho đại lý Sri Lanka công ty G.P SHIPPING vào ngày ETD (ngày dự kiến tàu đi) Việc gửi pre-alert nhằm giúp đại lý nắm thông tin lô hàng xuất từ Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng hãng tàu APL Sri Lanka Đồng thời công ty G.P SHIPPING liên hệ với người nhận hàng ngân hàng Hatton National Bank để gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) Ngân hàng Hatton National Bank thông báo lại cho người 15 nhận hàng thực công ty Semuthu Argo đến ngân hàng để hồn tất thủ tục tốn, nhận HB/L Arrival Notice Giai đoạn 4.1 Theo dõi lơ hàng (tracking cargo) sau tàu Hàng hóa sau thông quan phải vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất” Ngay sau hàng hóa đưa lên tàu rời khỏi cảng đi, phận chăm sóc khách hàng cơng ty ATL tiến hành việc theo dõi, giám sát tình trạng lơ hàng (hay gọi tracking cargo) Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lơ hàng vị trí nào, dự kiến ngày hàng đến kịp thời biết cố xảy với lơ hàng suốt q trình vận chuyển Việc tracking cargo thực cách truy cập vào website công ty ATL: www.atltrans.com chọn mục “Tracking Cargo” Sau đó, chọn “container tracking” để theo dõi lô hàng vận tải đường biển, chọn link “APL Line” để truy cập vào website hãng tàu APL Khi vào website hãng tàu APL, nhập số container để kiểm tra tình trạng lơ hàng 4.2 Xác nhận việc đại lý nhận hàng cảng đến Sau tracking cargo nắm ngày dự kiến hàng đến cảng Colombo Sri Lanka ngày 10/06/2011, công ty ATL liên hệ với Đại lý Sri Lanka công ty G.P SHIPPING để thông báo lô hàng đến phụ trách lơ hàng người nhận hàng thực công ty Semuthu Argo cảng đến hoàn tất việc nhận hàng Đây xem chứng giao hàng để tránh tranh chấp phát sinh sau này.Trong trường hợp, hàng bị thất hay người nhận hàng có đầy đủ chứng từ khơng nhận hàng công ty G.P SHIPPING chịu trách nhiệm 4.3 Thông báo khách hàng hàng đến tay người nhận thực Sau người nhận hàng thực Sri Lanka cơng ty Semuthu Argo hồn tất thủ tục cần thiết để nhận hàng, Đại lý công ty ATL bên Sri Lanka công ty G.P SHIPPING gửi email thông báo cho công ty ATL biết người nhận hàng nhận hàng 16 Công ty ATL nhận thông báo từ đại lý Sri Lanka liên hệ với công ty Bông Lúa Việt Nam (Seal) Email để thông tin việc người nhận hàng Sri Lanka nhận hàng Đây chứng cho việc nhận hàng người nhận hàng Sri Lanka sở để công ty Bơng Lúa tốn tiền hàng với người nhận hàng Sri Lanka sau Giai đoạn 5.1 Gửi Debit Note cho khách hàng kiểm tra xác nhận xuất hóa đơn yêu cầu khách hàng tốn8 Sau hồn tất việc giao hàng đến tay người nhận thực công ty Semuthu Argo, công ty ATL làm Debit note (giấy báo nợ) gửi cho công ty Bông Lúa để xác nhận khoản phí Khi gửi Debit note khách hàng thuận tiện việc điều chỉnh có phát sinh sai lệch Sau công ty Bông Lúa xác nhận, ATL xuất hố đơn VAT u cầu cơng ty Bơng Lúa tốn Xem phụ lục 5.2 Làm Shipping Request9 cho phận kế tốn để tính lợi nhuận Đây bước cuối quy trình thực chứng từ vận tải hàng xuất đường biển Bộ phận chứng từ thực việc trích xuất Shipping Request sau hồn tất lơ hàng dựa hóa đơn tốn cước phí bên tham gia suốt trình giao nhận vận tải Shipping Request sở tính lời lỗ cơng ty ATL phụ trách vận chuyển lơ hàng đó.Sau hồn tất, Shipping Request chuyển phận Kế Toán.Trên sở lời lỗ đó, phận Kế Tốn tổng hợp báo cáo kết hoạt động, kinh doanh công ty Cuối cùng, phận chứng từ dựa Shipping Request để trích xuất bảng “Lợi nhuận Statement” để lưu lại vào hồ sơ lô hàng, làm sở để báo cáo sau Cụ thể, lần vận chuyển này, công ty ATL đạt lợi nhuận 1.654.754,29 VNĐ Xem phụ lục II ĐÁNH GIÁ CHUNG Ưu điểm 17 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nguyên container đường biển (FCL) công ty ATL chặt chẽ, giai đoạn rõ ràng, từ khâu tìm kiếm khách hàng, đặt cước tàu, làm chứng từ, vận tải theo dõi lô hàng, tốn Cơng việc phịng ban hỗ trợ bổ sung cho Cụ thể: Do có quan hệ tốt với hãng tàu Sri Lanka, lô hàng nói hưởng cước cạnh tranh, với chất lượng tốt, tàu cập cảng thời điểm dự tính Việc theo dõi hành trình lơ hàng nói có hỗ trợ từ hệ thống theo dõi (tracking & tracing) từ phía APL nên cơng ty ATL ln cập nhật tình hình vận chuyển liên lạc cho khách hàng Bơng Lúa Vì Master B/L House B/L dạng surrender, nên thuận tiện cho việc gửi vận đơn thơng qua fax, giảm chi phí gởi trực tiếp đường bưu điện hay đường hàng không Đại lý G.P SHIPPING (PVT) LTD hoàn thành trách nhiệm mình, từ việc nhận hàng từ APL cảng đến thông báo kịp thời cho ngân hàng Hatton National Bank kịp xử lý để lô hàng đến với tay người nhận Việc sử dụng hòm thư Outlook nội chung công ty thành viên phịng ban nói riêng có địa mail riêng biệt, nên vừa thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ cơng việc nói chung, vừa bổ sung, hỗ trợ cho trình xử lý việc hợp đồng vận tải cho khách hàng Nhược điểm Tính tương tác website công ty với khách hàng chưa cao, chưa giúp khách hàng truy cập vào tìm hiểu, chủ động liên hệ với cơng ty để tư vấn dịch vụ giao nhận vận tải biển quốc tế, mà dừng lại việc cung cấp thông tin sơ lược công ty lĩnh vực kinh doanh chính, nhìn chung nghèo nàn Chính vậy, việc tìm kiếm khách hàng dừng lại phía từ cơng ty ATL, khách hàng chưa thông qua website mà liên hệ dịch vụ vận tải giao nhận với công ty Do chưa trang bị hệ thống vận tải nội địa, nên dịch vụ vận tải nước, cụ thể từ đưa container từ Asaco Thủ Đức/Rạng Đông đến nhà kho Bông Lúa để làm hàng chở ngược lại từ nhà kho Bông Lúa đến cảng ICD Transimex phải th ngồi, làm đội chi phí (160 USD) tăng rủi ro cho phía ATL q trình vận tải nội địa 18 không thuận lợi (container bị lật, đổ, v.v…), trách nhiệm ATL bao gồm trình vận tải nội địa.(Xem phụ lục 10) Việc khai báo hải quan điện tử phải thuê ngồi, làm đội chi phí cho khách hàng (3.200.000 VNĐ), làm giảm tính cạnh tranh dịch vụ.(Xem phụ lục 12) III SO SÁNH VỚI LÝ THUYẾT So với lý thuyết, quy trình giao nhận hàng hóa xuất ngun container đường biển (FCL) công ty ATL giống với kiến thức tác giả nghiên cứu Quy trình thực tế cụ thể chi tiết hơn, chia khâu, giai đoạn, bao gồm: tìm kiếm khách hàng, lập chứng từ, theo dõi lô hàng từ lúc vận chuyển thủ tục toán với khách hàng.Trong khâu lại trình bày cụ thể đề cập xuyên suốt 19 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS ATL I THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TRONG CONTAINER CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS Thuận lợi Về nhân sự: Cơng ty ATL có đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, động, chịu khó học hỏi, thường xuyên training, hỗ trợ cho công việc Chế độ lương bổng hợp lý, hậu hĩnh Về hoạt động môi giới thương mại xuất nhập khẩu: Công ty khơng có lợi riêng biệt, mà hoạt động cịn mang lại khách hàng có nhu cầu vận chuyển đường biển xuất nhập lớn cho công ty Về thương hiệu: Công ty định hướng thương hiệu theo hướng nhân hiệu, lấy người làm điểm mạnh công ty Điều thể qua mối quan hệ rộng giám đốc với khách hàng đối tác Về hãng tàu đại lý: công ty không ngừng mở rộng mạng lưới đối tác để cung cấp mức giá cạnh tranh cho khách hàng với chất lượng tốt Khó khăn Vì thành lập năm, với số vốn cịn hạn chế, nên ATL khơng tránh khỏi khó khăn năm đầu: Nhiều mảng dịch vụ cịn phải th ngồi như: khai báo hải quan, vận tải nội địa Đây nguyên nhân làm tăng chi phí cơng ty Điều phối nhân chưa ổn: vào mùa vận chuyển cao điểm (giáp Tết Âm lịch), khối lượng cơng việc mà phịng kinh doanh phòng chứng từ phải đảm nhận nhiều, 20 vào mùa nhu cầu vận chuyển thấp, mức độ cơng việc phịng kinh doanh phịng chứng từ cịn chênh lệch lớn, gây khó khăn cho tính hiệu bảo đảm tiến độ cơng việc Ngồi ra, việc trao đổi thơng tin kinh doanh hướng phát triển cơng ty cịn chưa thống truyền đạt cụ thể đến thành viên cơng ty, gây khó khăn cho nhân viên chưa biết tầm nhìn phương hướng tăng trưởng, điểm mạnh cơng ty để thích ứng làm việc tốt Việc ứng dụng tin học vào cơng ty cịn nằm mức sơ khai: đặc biệt việc phân loại, cập nhật giá cước tàu Điều gây khó khăn tìm kiếm giá cước cạnh tranh cho khách hàng tốn thời gian Lượng khách hàng cịn khiêm tốn: (Xem phụ lục 13), khơng đảm bảo doanh thu lợi nhuận cao, ổn định cho công ty Các tuyến vận tải thông qua đại lý hãng tàu: tập trung Nam Á, Đông Nam Á, Đông Á, Trung Đông, Mỹ (Xem phụ lục 14) Khu vực châu Âu, Địa Trung Hải hay Bắc Á, Nam Mỹ cịn Thực tế cho thấy tuyến đem lại thu nhập lớn cao cho công ty II MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ Về nhân Nâng cao trình độ nhân viên thông qua việc thường xuyên tổ chức lớp nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL) đường biển đường hàng không Tăng chia sẻ giao tiếp, phối hợp nhân viên phòng ban khác phòng ban tầm nhìn, sứ mệnh cơng ty phương hướng kinh doanh quý, năm, trung dài hạn (5 năm) Hằng tuần công ty nên dành thời gian cố định để chia sẻ khó khăn vướng mắc công việc tuần, đề xuất hướng giải quyết, bàn bạc công việc tuần Từ tăng tính chia sẻ thơng cảm cho nhân viên công ty Tuyển dụng thêm nhân viên kinh doanh để tăng mức độ chuyên nghiệp hỗ trợ công việc cho 21 Cử nhân viên học thêm nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử để đảm nhận công việc này, nhằm giảm chi phí tăng lợi nhuận cho cơng ty Vào mùa nhu cầu vận tải thấp, công ty ATL nên tập trung vào mảng môi giới thương mại để tìm kiếm thêm khách hàng cho cơng ty, khơng nên tập trung nghiên cứu khách hàng tiềm chỗ danh bạ kinh doanh, website xuất nhập khẩu.Có thể đẩy mạnh hoạt động mơi giới thương mại thơng qua việc tìm kiếm nhu cầu khác biệt nước nước để xúc tiến thương mại, tham gia vào hội chợ ngành hàng nước để gặp gỡ khách hàng, làm cầu nối cung cầu Về IT Ứng dụng sử dụng phần mềm để xếp, cập nhật, lọc giá cước cho khách hàng, để tăng độ cạnh tranh giá phân loại chất lượng dịch vụ từ hãng tàu khác Tăng tính tương tác website: www.atltrans.com, song ngữ Anh-Việt, đồng thời thể thêm dịch vụ môi giới thương mại để khách hàng tiềm nhận biết sử dụng dịch vụ có nhu cầu, như: có thêm mục hỏi đáp, tư vấn khách hàng online, giới thiệu chi tiết khách hàng quen thuộc uy tín cơng ty, lơ hàng khó xử lý mà cơng ty chun nghiệp giải khâu vận tải giao nhận cho khách hàng v.v… Tiếp tục sử dụng phần mềm Outlook để quản lý email nội công ty cách thuận lợi dễ dàng Về mạng lưới đại lý đối tác Mở rộng mạng lưới đại lý đối tác tin cậy, không vận tải nước ngồi mà cịn nội địa, tăng cường thêm tuyến châu Mỹ, Bắc Á, Địa Trung Hải, châu Âu, bên cạnh việc trì phát triển thêm tuyến vận tải quen thuộc mạnh công ty Nam Á, Đông Nam Á, Đơng Á, Trung Đơng, Mỹ Tích cực tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận tải hàng hóa quốc tế sang thị trường để phát triển thêm mối quan hệ với đại lý giao nhận thị trường 22 KẾT LUẬN Hai năm kể từ thành lập, ATL gặp khơng khó khăn, nhiên, công ty bước khẳng định vị lĩnh vực giao nhận, khơng ngừng mở rộng quan hệ kinh doanh nước, mang lại cho ATL nhiều hội kinh doanh khơng Việt Nam mà cịn từ nước giới Thơng qua đợt thực tập khóa lần này, tác giả có hội vận dụng lý thuyết học vào thực tế, tham gia vào môi trường làm việc thực sự.Những lý thuyết học trường cho tác giả nhìn tổng quan nghiệp vụ Cụ thể: Từ chương 1, tác giả biết thực tế mơ hình tổ chức cơng ty nào, đặc biệt công ty ATL, vốn có quy mơ nhỏ, để điều phối công việc kinh doanh cho hiệu Thông qua kết kinh doanh công ty quý cuối năm 2009 2010, tác giả thấy hiệu mà việc tổ chức phòng ban nhân mang lại công ty Quan trọng nhất, từ biểu đồ tỷ trọng dịch vụ công ty ATL kể từ thành lập hết quý II năm 2011, tác giả thấy mạnh công ty ATL lĩnh vực giao nhận vận tải container đường biển Qua chương 2, tác giả học hỏi quy trình khép kín thống việc tổ chức giao nhận hàng nguyên container đường biển (FCL) xuất công ty ATL Từ học hỏi biết cách ứng dụng lý thuyết học vào thực tiễn Đồng thời, tác giả rút ưu nhược điểm quy trình từ tình hình thực tế tổ chức nghiệp vụ công ty ATL Từ chương 2, sang chương 3, tác giả mạnh dạn rút thuận lợi khó khăn cơng ty ATL thời gian tới, để từ đưa giải pháp kiến nghị thực tế nhằm khắc phục bất lợi, đồng thời tận dụng thuận lợi 23 Đợt thực tập đem lại cho tác giả hiểu biết sâu sắc cụ thể nghiệp vụ mình, tác giả nhận khơng phải lúc lý thuyết tương thích với thực tiễn, từ tác giả học cách giải vấn đề cụ thể mà có thực tế 24 ... NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Chương 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS – ATL Chương... GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL) TẠI CÔNG TY ATL Dưới bước thực quy trình xuất lô hàng nguyên container đường biển (FCL) công ty ATL, bao gồm dịch vụ dịch vụ vận... TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ASIA TRANS LOGISTICS ATL I THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TRONG CONTAINER