Tiểu luận xử lý tình huống trong công tác thẩm định đấu thầu

Trong quá trình thực hiện cũng đã nảy sinh không ít các tình huống bất ngờ, phức tạp, không theo khuôn phép sẵn có, lúc này đòi hỏi phải nghiên cứu sâu và đề xuất tình huống xử lý cho ph

TRƯỜNG ĐÀO TẠO CÁN BỘ LÊ HỒNG PHONG

  

TIỂU LUẬN TỐT NGHIỆP

LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

CHƯƠNG TRÌNH CHUYÊN VIÊN K.2A

TÊN ĐỀ TÀI

XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CÔNG TÁC THẨM ĐỊNH ĐẤU THẦU

Đơn vị công tác : Sở Văn hóa và Thể thao

Hà Nội

Hà Nội - 2011

TRƯỜNG ĐÀO TẠO CÁN BỘ LÊ HỒNG PHONG

  

TIỂU LUẬN TỐT NGHIỆP

LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

CHƯƠNG TRÌNH CHUYÊN VIÊN K.2A

TÊN ĐỀ TÀI

XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CÔNG TÁC THẨM ĐỊNH ĐẤU THẦU

Đơn vị công tác : Sở Văn hóa và Thể thao

Hà Nội

Hà Nội - 2015

MỤC LỤC

I LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài: 1

2 Mục tiêu của đề tài: 3

3 Phương pháp nghiên cứu: 3

4 Bố cục của tiểu luận: 3

II NỘI DUNG 4

1 Mô tả tình huống: 4

2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống: 8

3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả: 9

3.1 Nguyên nhân: 9

3.2 Hậu quả: 10

4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết tình huống: 11

4.1 Phương án 1: 11

4.2 Phương án 2: 11

4.3 Phương án 3: 12

4.4 Kết luận: 13

5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện: 14

III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 17

1 Kết luận: 17

2 Kiến nghị 18

lý và chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ và sự kết nối của thời đại

kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống

Trong đó, công nghệ thông tin đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước Nhiều văn bản luật, chỉ thị, nghị quyết, nghị định của Đảng và Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin đã nhấn mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính

và làm cho hoạt động của cơ quan nhà nước công khai, minh bạch hơn, phục

vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn

Trong lĩnh vực thông tin cũng như ở các lĩnh vực khác, nước ta đã hình thành cơ chế đấu thầu cạnh tranh với các hình thức: Chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, đấu thầu hạn chế, đấu thầu rộng rãi, đấu

2

thầu quốc tế,…Mỗi hình thức đấu thầu đều được quy định chi tiết trong văn bản pháp quy, Luật đấu thầu và các văn bản của Chính phủ và các bộ, ngành trung ương

Việc tổ chức thực hiện quy trình đấu thầu và tổ chức lựa chọn nhà thầu

là một công việc quan trọng đòi hỏi phải có những con người quản lý hay chuyên gia có đủ năng lực, trình độ và đặc biệt phải công tâm, khách quan, công bằng trong việc thực hiện nhiệm vụ đấu thầu

Sở Văn hóa và Thể thao là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân Thành phố, chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Trong những năm gần đây, để thực hiện đơn giản hóa thủ tục hành chính, Sở Văn hóa và Thể thao đã thực hiện rất nhiều kế hoạch,

dự án xây mới, nâng cấp, cải tạo trang thông tin điện tử của Sở nhằm giúp người dân thực hiện các hoạt động xin cấp giấy phép (biểu diễn, triển lãm, đăng ký di vật, cổ vật,….) một cách nhanh chóng và thuận tiện thông qua mạng Internet

Là công chức phòng Kế toán Sở, tôi đã được trực tiếp tham gia vào việc tổ chức công tác đấu thầu trong đó có công tác đấu thầu các gói thầu liên quan đến việc triển khai phát triển hoạt động công nghệ thông tin của cơ quan Trong quá trình thực hiện cũng đã nảy sinh không ít các tình huống bất ngờ, phức tạp, không theo khuôn phép sẵn có, lúc này đòi hỏi phải nghiên cứu sâu và đề xuất tình huống xử lý cho phù hợp với luật đấu thầu, các văn bản quy định về đấu thầu và lựa chọn nhà thầu phù hợp với thực tế và đảm bảo vừa có tình, vừa có lý

3

Trong phạm vi bài tiểu luận Lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà

nước chương trình chuyên viên, tôi chọn tình huống: Xử lý tình huống trong công tác thẩm định đấu thầu

Trong quá trình thực hiện đề tài, do thời gian nghiên cứu có hạn và với kinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn khong thể tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được sự quan tâm và góp ý của các thầy, cô giáo để đề tài tiểu luận này được hoàn chỉnh hơn

2 Mục tiêu của đề tài:

Đưa ra tình huống đã phát sinh thực tế tại Cơ quan của học viên, từ đó đưa ra những phương án giải quyết, đánh giá tính khả thi của phương án và lựa chọn phương án tốt nhất

3 Phương pháp nghiên cứu:

Học viên sử dụng phương pháp suy luận logic phổ biến, phương pháp tổng hợp, phân tích và thống kê so sánh để giải quyết tình huống nêu ra trong

đề tài

4 Bố cục của tiểu luận:

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của tiểu luận có kết cầu gồm 5 phần:

Phần 1: Mô tả tình huống

Phần 2: Xác định mục tiêu xử lý tình huống

Phần 3: Phân tích nguyên nhân – hậu quả

Phần 4: Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết tình huống

Phần 5: Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã lựa chọn

Sau khi được Văn phòng Sở thông báo mời thầu rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng trong toàn quốc để mời các nhà thầu có đủ tư cách pháp nhân và năng lực tham gia đấu thầu gói thầu nêu trên, có tất cả 04 nhà thầu tham gia mua hồ sơ dự thầu, đến thời điểm đóng thầu có 04 nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu tham gia đấu thầu

Nội dung hồ sơ mời thầu của gói thầu trên đã được Lãnh đạo Sở ra quyết định phê duyệt, xin trích một số nội dung chủ yếu liên quan đến việc xử lý tình huống trong công tác thẩm định đấu thầu để xét chọn thầu của gói thầu này như sau:

- Về tiêu chuẩn năng lực kinh nghiệm của nhà thầu: Nhà thầu phải có đủ năng lực, có số năm hoạt động trong lĩnh vực phần mềm ít nhất là 05 năm;

Có ít nhất 02 hợp đồng xây dựng phần mềm cho khối các cơ quan nhà nước

5

đã và đang triển khai có giá trị từ 1 tỷ trở lên trong thời gian từ năm 2010 đến nay

- Về tiêu chuẩn năng lực kỹ thuật của nhà thầu:

+ Tổng số nhân viên: ít nhất là 30 người

+ Quản trị dự án: 01 người - Có kinh nghiệm quản lý tối thiểu 2 dự án tương tự về phạm vi và yêu cầu kỹ thuật; Đã được bồi dưỡng nghiệp vụ về quản lý, đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (bộ môn lập và quản lý dự án) + Chuyên gia thiết kế và lập trình: 09 người – Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm lập trình trong đó có 01 người có chứng chỉ về lập trình

Trong báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu có những vấn đề cần phải xem xét lại, nhất là phần đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, cụ thể như sau:

* Đánh giá về mặt kỹ thuật và tài chính:

Hồ sơ dự thầu của 04 nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu đều đáp ứng yêu cầu

về mặt kỹ thuật và tài chính, được quy định trong hồ sơ mời thầu Giá dự thầu của 04 nhà thầu như sau:

01

Công ty Cổ phần dịch vụ truyền thông và công nghệ thông tin HN 1.300.000.000

6

* Đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu:

Căn cứ vào các yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá được quy định trong hồ sơ mời thầu, Tổ chấm thầu (do Văn phòng Sở thành lập) đánh giá năng lực và

và kinh nghiệm của Công ty Cổ phần tin học BM và Công ty Cổ phần dịch

vụ truyền thông và Công nghệ Thông tin HN đều đạt Riêng Công ty Cổ phần công nghệ viễn thông HN và Công ty Cổ phần thương mại xây dựng và phát triển hệ thống PC không đạt nên bị loại, không được đưa vào danh sách ngắn để xác định giá đánh giá, cụ thể:

- Công ty Cổ phần công nghệ viễn thông HN:

Trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu Công ty Cổ phần công nghệ viễn thông HN:

thông tin

Qua bảng trên, Tổ chấm thầu đánh giá ông Nguyễn Văn A đã từng làm quản trị dự án 02 dự án tương tự (có xác nhận của chủ đầu tư) nhưng chưa có chứng chỉ liên quan đến nghiệp vụ quản lý Như vậy, theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì ông Nguyễn Văn A chưa đạt yêu cầu để đảm nhận chức danh Quản trị dự án , nên bị loại

- Công ty Cổ phần thương mại xây dựng và phát triển hệ thống PC:

Tổ chấm thầu đánh giá Công ty Cổ phần thương mại xây dựng và phát triển hệ thống PC không đủ năng lực và kinh nghiệm nên bị loại là do Tổ

7

chấm thầu đã có thông tin liên quan đến việc Công ty này đã thực hiện một

số dự án tương tự khác không đạt tiến độ, làm cho các dự án này chậm phát huy hiệu quả Điều đáng lưu ý là sự việc này không thể hiện trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu

Theo đó, Tổ chấm thầu đánh giá có hai nhà thầu: Công ty Cổ phần công nghệ viễn thông HN và Công ty Cổ phần thương mại xây dựng và phát triển

hệ thống PC không đạt yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm nên bị loại; còn

02 nhà thầu: Công ty Cổ phần tin học BM và Công ty Cổ phần dịch vụ truyền thông và công nghệ thông tin HN được đưa vào danh sách ngắn để xác định giá đánh giá

Theo kết quả đánh giá trong bảng nêu trên của Tổ chấm thầu, thì Công

ty Cổ phần tin học BM là đơn vị được đề nghị trúng thầu với giá đề nghị trúng thầu là 1.298.000.000 đồng, thấp hơn giá gói thầu được duyệt là: 52.000.000 đồng

Qua thẩm định kết quả xét chọn thầu nêu trên của Tổ chấm thầu, chuyên viên phòng Kế hoạch Tài chính có thể đề nghị đơn vị trúng thầu là:

8

- Hoặc Công ty Cổ phần công nghệ viễn thông HN: Việc ông Nguyễn Văn A chưa có bằng cấp, chứng chỉ về nghiệp vụ quản lý có thể xem xét vì ông Nguyễn Văn A có kinh nghiệm làm quản trị dự án của những dự án tương tự và đều đã hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Hoặc Công ty Cổ phần dịch vụ truyền thông và công nghệ thông tin

HN nếu Tổ chấm thầu bỏ qua yếu tố công ty này đã thực hiện những dự án không đạt tiến độ, vì sự việc này không thể hiện trong hồ sơ dự thầu, nghĩa là đánh giá trên hồ sơ dự thầu của nhà thầu này thì phần năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ mời thầu

- Hoặc có thể chọn Công ty Cổ phần tin học BM theo báo cáo kết quả xét chọn thầu của Tổ chấm thầu

2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống:

Để đám bảo tính cạnh tranh công bằng trong đấu thầu và hướng xử lý tình huống này theo hướng có lợi nhất cho bên mời thầu nhưng vẫn đảm bảo đúng quy định nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho dự án, yêu cầu chuyên viên thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu làm cơ sở trình Lãnh đạo Sở phê duyệt phải đảm bảo các mục tiêu sau đây:

- Tính khách quan: Đảm báo tính cạnh tranh, công bằng, mình bạch trong quá trình thẩm định để lựa chọn nhà thầu có giá dự thầu hợp lý và mang lại hiệu quả cao nhất cho dự án, bảo đảm đáp ứng được yêu cầu của

Hồ sơ mời thầu;

- Tuân thủ các quy định Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc Hội và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu

9

thầu về lựa chọn nhà thầu Yêu cầu thực hiện xét chọn thầu đúng quy định, thủ tục và đảm bảo cơ sở pháp lý, tiến hành các bước phải đúng thẩm quyền

đã được nhà nước quy định

- Bảo vệ lợi ích chính đáng của của nhà thầu, ưu tiên cho các nhà thầu

có giá dự thầu thấp, có đủ năng lực, kinh nghiệm cùng với các giải pháp kỹ thuật cũng như biện pháp tổ chức thực hiện một cách khoa học; chuyển giao công nghệ hợp lý và hiệu quả, thời gian thực hiện vượt kế hoạch, nhưng vẫn đảm bảo tính khách quan và cạnh tranh công bằng trong đấu thầu

- Bảo đảm sự hài hòa giữa tính pháp lý, hiệu quả đem lại cho dự án và tiết kiệm ngân sách Nhà nước có hiệu quả cao nhất trong đấu thầu

3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả:

3.1 Nguyên nhân:

Qua phân tích sơ bộ các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu nhận thấy cả

04 nhà thầu tham dự đều đáp ứng được yêu cầu của gói thầu nhưng khi phân tích cụ thể từng hồ sơ thì xuất hiện một số vấn đề như đã nêu ở cuối phần mô

tả tình huống Chuyên viên phòng Kế hoạch Tài chính đã đề xuất Lãnh đạo

Sở mời Tổ chấm thầu của Văn phòng Sở và các phòng chuyên môn có liên quan để xử lý và chọn đơn vị trúng thầu sao cho hợp tình, hợp lý nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho dự án, nhưng phải đúng quy định và đảm bảo sự công bằng trong đấu thầu

Trong quá trình họp lấy ý kiến, có những ý kiến khác nhau và đã có 03 phương án đề xuất cho cả 03 nhà thầu được trúng thầu với những lý do chính đáng có thể chấp nhận được Nguyên nhân dẫn đến những ý kiến trái ngược nêu trên là do nhiều nguyên nhân cả về khách quan lẫn chủ quan là Tổ chấm

hồ sơ dự thầu đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ mời thầu Hơn nữa, bên mời thầu chưa phân tích việc chậm tiến độ nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân nào để có đánh giá xác đáng Sau khi tìm hiểu kỹ thì được biết, nhà thầu này khi thực hiện các dự án khác chậm tiến độ là do thay đổi phương án của bên mời thầu Như vậy, việc chậm tiến độ của nhà thầu này không có gì nghiêm trọng, có thể chấp nhận được

3.2 Hậu quả:

Nếu không thận trọng trong việc xử lý tình huống này có thể xảy ra những hậu quả làm tổn thất ngân sách nhà nước do đã không chọn được nhà thầu có giá dự thầu tốt nhất Ngoài ra, với Công ty Cổ phần thương mại xây dựng và phát triển hệ thống PC còn có thể khiếu kiện vì bị loại do không đủ năng lực và kinh nghiệm như đã nêu ở phần mô tả tình huống nhưng phần năng lực và kinh nghiệm trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ mời thầu như đã nêu ở phần mô tả tình huống

11

Để tránh mắc phải những sai sót không đáng có trong quá trình tổ chức đấu thầu cũng như các khiếu kiện không đáng có, gây dư luận không tốt Vì vậy, khi có tình huống khó xử xảy ra đòi hỏi cơ quan quản lý nhà nước về công tác đấu thầu cần tìm giải pháp hữu hiệu, giải quyết cho hợp tình hợp lý, đảm bảo tính công bằng, đúng pháp luật

4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết tình huống:

- Về tiến độ thực hiện: Thời gian thực hiện dự án không quá thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu nên đáp ứng được yêu cầu

12

Trong điều kiện kinh tế đất nước còn nhiều khó khăn, việc lựa chọn nhà thầu có giá dự thầu thấp nhất để thực hiện dự án là vấn đề cần được quan tâm nhất Nhưng cần xem xét về năng lực và kinh nghiệm của Công ty nêu trong hồ sơ dự thầu thì ông Nguyễn Văn A không có bằng cấp về quản lý nhưng đã có kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án tương tự Vì vậy, có thể xem xét việc để Công ty Cổ phần công nghệ viễn thông HN trúng thầu

- Về tiến độ thực hiện: Thời gian hoàn thành dự án sớm hơn thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu

* Nhược điểm:

Không đáp ứng được đúng yêu cầu về bằng cấp của người quản trị dự

án như đã nêu trong hồ sơ yêu cầu

4.3 Phương án 3:

* Nội dung phương án: Công ty Cổ phần thương mại xây dựng và phát triển hệ thống PC được đề nghị trúng thầu

Tuy nhà thầu này đã thực hiện chậm tiến độ một số dự án nhưng trong

hồ sơ dự thầu, nhà thầu không liệt kê những dự án này mà chỉ liệt kê những

dự án tương tự gói thầu này đã được nhà thầu thi công đảm bảo tiến độ, chất

13

lượng công trình (có xác nhận của Chủ đầu tư) Xét về góc độ này thì nhà thầu Công ty Cổ phần thương mại xây dựng và phát triển hệ thống PC có đủ năng lực và kinh nghiệm theo hồ sơ mời thầu Vì vậy có thể đề xuất Công ty

Cổ phần thương mại xây dựng và phát triển hệ thống PC trúng thầu mà không trái với quy định

* Ưu điểm:

- Về năng lực và kinh nghiệm: Nhiều năm hoạt động chuyên ngành công nghệ thông tin và thực hiện nhiều hợp đồng tương tự, phần lớn đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ Số lượng, trình độ cán bộ của Công ty đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ mời thầu gói thầu này

- Về tiến độ thi công: Thời gian thực hiện dự án không quá thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu nên đáp ứng được yêu cầu