Luận văn - Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco.doc

Luận văn - Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco

MỤC LỤC GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA CHƯƠNG I : I Luận Văn Tốt Nghiệp CƠ SỞ LÝ LUẬN THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thông Tin Thông Tin Quản Lý 1.1 Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin Thông tin khái niệm có từ lâu bắt đầu sử dụng rộng rãi vào đầu năm 1950 Đây khái niệm rộng, tuỳ vào lónh vực nghiên cứu mà có định nghóa khác Theo quan niệm cổ điển: Thông tin hiểu biết có từ tín hiệu Dưới góc nhìn nhà quản trị: Thông tin coi tín hiệu thu nhận, hiểu đánh giá có ích cho việc đề định Thông tin định nghóa sau: “Thông tin phát biểu cấu thực thể mà giúp đưa định đưa cam kết” ( I.6 – Tr 4) Như vậy, tín hiệu thông tin công tác quản trị Muốn trở thành thông tin quản trị, tín hiệu phải đáp ứng yêu cầu sau:  Mới người sử dụng  Nội dung dễ hiểu giải thích  Có ích việc định Nhằm giúp nhà quản trị thực tốt chức mình, thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo yêu cầu sau:  Tính xác : thông tin phải phản ánh chất, nội dung tình  Tính kịp thời: thông tin cung cấp phải lúc, thời điểm theo yêu cầu nhà quản trị  Tính đầy đủ hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ khía cạnh tình cụ thể giúp cho nhà quản trị nhìn vấn đề cách toàn diện hệ thống  Tính bảo mật: thông tin phải cung cấp người, phù hợp với quyền hạn trách nhiệm họ SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Phân loại thông tin quản trị: Thông tin tổ chức sởõ hữu thông tin từ bên mà tổ chức cập nhật vào có dạng sau đây: Dữ liệu cấu trúc: Các liệu lưu giữ sở liệu thường dùng để hỗ trợ cho hoạt động điều hành giao dịch kinh doanh Các sở liệu bao gồm ghi cấu trúc chứa chi tiết chủ đề liên quan đến kinh doanh danh sách khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân nguồn lực khác tổ chức Dữ liệu chưa cấu trúc: Những liệu bao gồm hình ảnh, đồ, thu âm video Thông tin tham khảo thư viện: Các thư viện cung cấp nhiều nguồn thông tin khác ngày nhiều bao gồm catalogue, sở liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến dịch vụ Inranet nhằm hỗ trợ thành viên nội dễ dàng thực thi nhiệm vụ 1.2 Đặc Điểm Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 1.2.1 Khái niệm thông tin quản lý: Thông tin quản lý tín hiệu mới, thu nhận, cảm thụ đánh giá có ích việc định giải nhiệm vụ quản lý 1.2.2 Đặc điểm thông tin quản lý: • Thông tin vật chất, không tồn vật chất tức vật mang tin tài liệu, số liệu, sách báo, hình ảnh,… • Thông tin quản lý có số lượng lớn, có nhiều mối quan hệ Vì vậy, người hệ thống trở thành trung tâm thu phát thông tin • Thông tin phản ảnh trật tự cấp quản lý • Thông tin mang tính hội nhập qua siêu xa lộ thông tin: mạng thông tin lớn nước, tập đoàn,… SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA 1.2.3 Luận Văn Tốt Nghiệp Vai trò thông tin quản lý Là đối tượng cán quản lý nói chung lãnh đạo nói riêng Thông tin từ Chủ thể quản lý Thông tin định nhiễu Đầu vào Đối tượng quản lý Đầu Hình 1: Sơ đồ 1.1: MỐI LIÊN HỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG Là công cụ quản lý  Là để xây dựng chiến lược dài hạn  Là đề kế hoạch ngắn hạn  Là sở để hạch toán công việc  Thông tin tác động đến khâu trình quản lý  Là sở để đánh giá hoạt động doanh nghiệp Là dấu hiệu phản ánh cấp độ hệ thống quản lý 1.3 Khái Niệm Hệ Thống Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 1.3.1 Khái Niệm Đặc trưng hệ thống gồm: Mục tiêu: lý tồn sở đánh giá đo lường thành công hệ thống Ranh giới: Xác định nằm hệ thống, nằm hệ thống Môi trường: tác động vào hệ thống bị hệ thống tác động tới nằm ranh giới hệ thống Đầu vào: Các đối tượng vật lý thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới vào hệ thống Đầu ra: Các đối tượng vật lý thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để môi trường SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Ví dụ : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý : Xử lý đơn hàng Đơn hàng Cần phảianhậchdịnh rõ hệ thống mộGửi hàng n hệ t phậ củ n thống lớn hơnhàng Hệ thống tậChủ Thể Quản Lývà phi vật chấhoặc từngười, máy p hợp vất chất t chối móc, thông tin, liệu phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý, gọi phần tử hệ thống Trong hệ thống, phần tử tương tác với Khách hàng Khách ng tớ hoạt động để hướhàng i mục đích chung.Tượng Quản Lý Đối Vậy, hệ thống thông tin gì? Đó hệ thống mà mục tiêu tồn cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động người tổ chức Và ta hiểu hệ thống thông tin hệ thống mà mối liên liên hệ với hệ thống khác trao đổi thông tin Thu thập Chọn lọc Xử lý Thông tin vào Phân loại Bảo quản Truyền thông Thông tin (I.3 – Trang 156) Hình 2: Sơ đồ 1.2: CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN Yêu cầu phận hệ thống thông tin: Thu thập: Thông tin thu thập phải yêu cầu Việc thu thập phải đảm bảo dung lượng chất lượng thông tin Chọn lọc: Mục đích làm cho thông tin nhận có độ tin cậy cao Hiệu chỉnh xử lý số liệu số liệu nhằm lọc thông tin cần thiết loại trừ thông tin “nhiễu” SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Xử lý: Luận Văn Tốt Nghiệp Mẫu hoá tài liệu thu thập để thuận tiện sử dụng lưu trữ Phân tích tổng hợp, rút thông tin (có thể kèm theo đánh giá) Dịch tài liệu tóm tắt tài liệu theo chủ đề Phân loại: Sắp xếp tài liệu thu được, phân loại theo nhiều dấu hiệu để việc tìm kiếm thông tin dễ dàng Bảo quản: Cố gắng bảo quản nhiều tài liệu đơn vị thể tích Chống lại tượng “lão hoá” thông tin Nghóa phải loại trừ thông tin cũ, lạc hậu cập nhật thông tin Truyền thông: yêu cầu đáp ứng đòi hỏi người dùng tin Nghóa thông tin phải: Đúng loại thông tin yêu cầu Đủ mức độ chi tiết hoá Đảm bảo độ xác Đúng thời gian Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm bao gồm: người, trình liệu Con người theo trình để xử lý liệu tạo thông tin Đó tập hợp người, thủ tục cá nguồn lực để thu thập, truyền phát thông tin tổ chức Hệ Thống thông tin hệ thống không thức dựa vào truyền miệng, hệ thống thức thủ công dựa vào công cụ giấy bút, hệ thống thông tin đại hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) công nghệ thông tin khác SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Hệ thống thông tin quản lý gì? Hệ thống thông tin quản lý tập hợp quy tắc, kỹ phương pháp mô tả rõ ràng nhờ người thiết bị thực việc thu thập phân tích liệu nhằm tạo thông tin cần thiết cho nhà quản trị định Hệ thống thông tin quản lý hệ thống có nhiệm vụ cung cầp thông tin cần thiết phuc vụ cho việc quản lý điều hành tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng hệ thống thông tin quản lý sở liệu hợp chứa thông tin phản ánh cấu trúc nội hệ thống thông tin vầ hoạt động diễn hệ thống Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho đối tượng có nhu cầu sử dụng Chất lượng hệ thống thông tin quản lý đánh giá thông qua tính nhanh chóng đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, toàn vẹn đầy đủ hệ thống 1.3.2 Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý  Hệ thống thông tin quản lý có chức chính: • Thu thập, phân tích lưu trữ thông tin cách hệ thống, thông tin có ích cách hệ thống, thông tin có ích cấu trúc hoá để lưu trữ khai thác phương tiện tin học • Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán nhóm tiêu, tạo thông tin •  Phân phối cung cấp thông tin Vai trò hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Mục tiêu hệ thống thông tin quản lý làm để sử dụng hệ thống thông tin tổ chức phục vụ cho trình quản lý Trong giai đoạn lập kế hoạch: SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Quá trình lập kế hoạch trình xác lập mục tiêu, xác định nguồn lực cách thức đạt mục tiêu Mục tiêu đề phải cụ thể hoá tiêu tiêu phải đo lường Để đạt mục tiêu dài hạn đó, nhà lãnh đạo cần phải có nhiều thông tin tương lai Thông tin tương lai phụ thuộc vào kiến thức, trình độ kinh nghiệm nhà quản lý nhà quản lý dựa vào hệ thống thông tin quản lý để dự báo tương lai Do đó, tính logic, chặt chẽ hệ thống thông tin quản lý thành phần quan trọng định tính xác dự báo định nhà quản lý Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ cho việc xác lập kế hoạch tối ưu Trong trình tổ chức: Quá trình tổ chức trình phân chia công việc thành nhiều phần việc khác phối hợp phần việc để hoàn thành nhiều mục tiêu Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho nhóm người thiết lập tiến độ thực chung nhằm đạt hiệu tối ưu Trong trình kiểm soát: Kiểm soát trình quan sát hoạt động công việc, so sánh kết thực với mục tiêu dự tính sửa chữa cần thiết Vấn đề kiểm soát liên quan đến:  Mục tiêu tiêu chuẩn đưa  Sự quan sát đo lường hoạt động công việc  Phương pháp sửa chữa thực tế sai lệch so với kế hoạch Hệ thống thông tin quản lý có vai trò tiến hành so sánh thông tin thực thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đề ra, từ phân tích độ lệch Các thông tin độ lệch giúp nhà quản lý đánh giá việc thực kế hoạch, xem xét lại kế hoạch đề kiến nghị để có sửa chữa kịp thời Nói tóm lại, tổ chức hệ thống thông tin tốt, giúp nhà quản trị doanh nghiệp hiểu tình hình sử dụng nguồn lực tổ chức, tình hình tồn kho, đặt hàng, giao hàng,…từ thể thực tốt việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Quản Trị Thông Tin 2.1 Khái Niệm Quản Trị Thông Tin Quản trị thông tin việc doanh nghiệp sử dụng phương thức lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến loại bỏ cách hiệu thông tin liên quan đến công việc, hoạt động doanh nghiệp Các thông tin bao gồm cảøbản ghi cấu trúc lẫn thông tin chưa cấu trúc Thông qua quản trị thông tin, tổ chức đảm bảo giá trị thông tin xác lập sử dụng tối đa để hỗ trợ cho hoạt động nội tổ chức góp phần nâng cao hiệu phận cung cấp thông tin Bên cạnh đó, quản trị thông tin giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động doanh nghiệp giảm thiểu thời gian thực công việc Tại cần phải quản trị thông tin Thông tin coi loại tài sản quan trọng tổ chức Tất hoạt động doanh nghiệp liên quan đến việc lưu trữ, tra cứu xử lý thông tin Tất doanh nghiệp cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành giúp ích nhiều việc thực mục tiêu hoạt động Nó chứng cho thấy cách thức mà doanh nghiệp điều hành công việc trao đổi thông tin doanh nghiệp thực Những người liên quan đến quản trị thông tin Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm mục tin cụ thể xác, sẵn sàng để sử dụng bảo mật thông tin Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin vấn đề liên quan tời công nghệ thông tin Người sử dụng (trong tổ chức) truy cập sử dụng thông tin người sở hữu thông tin định ngøi chăm sóc thông tin cho phép Các nhân tố để quản trị thông tin thành công SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Tất nhân viên sẵn sàng truy cập tất thông tin họ cần để thực công việc tất cấp độ tổ chức Tài sản thông tin khai thác tối đa trình chia thông tin nội doanh nghiệp thông qua thoả thuận, quy định doanh nghiệp Chất lượng thông tin tổ chức phải trì thông tin sử dụng kinh doanh phải xác, đáng tin cậy, cập nhật, toàn diện quán Các yêu cầu mặt luật pháp yêu cầu khác vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực toàn vẹn thông tin phải thực thi Thông tin cần phải đưa tới thành viên nội doanh nghiệp cách thuận tiện thông qua nhiều chức khác Các ghi thông tin cần thiết khác phải lưu trữ tốt Doanh nghiệp đạt mức độ cao tính hiệu hoạt động xử lý thông tin Các quy tắc quản trị thông tin Vai trò quản lý thông tin việc tin học hoá hoạt động doanh nghiệp Hầu hết chương trình tin học hoá sáng kiến sử dụng thông tin hoạt động doanh nghiệp dựa vào việc thực biện pháp tiếp cận mẻ vế quản trị khai thác tài sản thông tin doanh nghiệp Việc chuyển đổi trình hoạch định sách dựa tầm quan trọng việc điều hành hoạt động doanh nghiệp đặt yêu cầu khai thác nguồn thông tin có lliên quan đáng tin cậy công cụ tạo xử lý liệu dành cho thành viên doanh nghiệp Yêu cầu cần phải có nhìn nhanh xa dẫn tới người có liên quan đến lónh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp hoạch định sách sử dụng nguồn thông tin CSI Internet ngày nhiều Những người sử dụng thông tin cần phải học cách khai thác nguồn thông tin thông qua hệ thống quản lý thông tin nội Kết từ quản trị thông tin có hiệu Thông tin nguồn lực then chốt chốt tổ chức với nguồn nhân lực, tài nguồn lực hữu hình khác Thông tin vấn đề kinh SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Các bước thiết lập hệ thống đánh giá: Trước hết, nghiên cứu bước để thiết lập hệ thống đánh sau: Xác định thông tin liệu cần thu thập Hệ thống đánh giá tổ chức chất lượng hệ thống bán hàng phải định hướng khách hàng Để xây dựng hệ thống đánh giá tốt cần liên kết tất hoạt động với việc cải tiến thoả mãn khách hàng Có thể sử dụng sơ đồ với nhánh yếu tố hoả mãn khách hàng Thông qua hệ thống đánh giá này, hoạt động liên quan đến yếu tố thoả mãn khách hàng Bảo đảm thông tin liệu xác, tin cậy, hữu dụng Các thông số tiêu chuẩn đánh giá cần phải đảm bảo cấp bậc, đối tượng có thông hiểu, thống cách sử dụng phục vụ cho việc cải tiến hoạt động Sử dụng thông tin liệu để cải tiến Mục tiêu rõ ràng chìa khoá xuyên suốt trình cải tiến liên tục cho hệ thống, giải thích đằng sau số giúp nhân viên hiểu họ ảnh hưởng đến thay đổi sao? Do đó, cá nhân phận cần xác định mục tiêu tổ chức để xác lập mục tiêu rõ ràng cụ thể cho nhằm hướng tới mục tiêu chung tổ chức Đánh giá, cải tiến việc thu thập phân tích lệu Cần phải có biện pháp đánh giá, cải tiến việc thập phân tích liệu, đảm bảo tính toàn vẹn, xác, kịp thời Đánh giá mức độ hữu dụng đóng góp thông tin – liệu cho định sáng suốt nào? Như vậy, hệ thống đánh giá chất lượng liệu - thông tin hỗ trợ cho việc tạo hệ thống quản trị thông tin hiệu quả, nâng cao chất lượng quy trình xử lý đơn hàng công ty SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 75 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Hình 11: sơ đồ 4.2: Sơ đồ kiểm tra chất lượng thông tin – liệu: Thu thập liệu thông tin Dũ liệu thông tin hỗ trợ Lưu trữ Phân loại xếp liệu thông tin Nghiên cứu phân tích lựa chọn vấn đề cần giải Mục tiêu X R SƠ ĐỒ NHÂN QUẢ BÁO CÁO BIỂU ĐỒ KIỂM TRA BIỂU ĐỐ PARETO BIỂU ĐỒ PHÂN TÁN (nguồn:I.5 – Trang 48) SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 76 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp GIỚI THIỆU LƯU ĐỒ ÁP DỤNG SPC ĐỂ SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH Trong thời đại cách mạng khoa học – kỹ thuật công nghệ phát triển mạnh mẽ với xu toàn cầu hóa kinh tế giới ngày tăng cường với sách hôi nhập vào kinh tế khu vực nước ta, doanh nghiệp nước nay, công ty hoạt động tình trạng thiếu thông tin Cần phải nhận định thông tin yếu tố quan trọng quản lý doanh nghiệp Hiện nay, vấn đề mà công ty cần phải quan tâm chất lượng sản phẩm có chiều hướng xuống, mức độ sai hỏng ngày tăng Muốn quản lý tốt, cần phải quản lý thông tin cách xác, kịp thời Kiểm soát trình thống kê (SPC) giúp cho việc thu thập, phân tích đánh giá số liệu thu đắn, từ đưa giải pháp phù hợp hiệu SPC phát triển Shewhart, Dodge Roming Đó hệ thống chủ yếu Deming hướng dẫn cho người Nhật góp phần cho chất lượng vượt trội Nhật Bản SPC đề cập đến việc dùng thông tin thống kê để giám sát điều khiển trình sản xuất Lợi ích SPC: Biểu đồ quản lý theo trình dùng chủ yếu để trao quyền cho công nhân nhằm chống lại nhận sản phẩm có lỗi (thành phẩm, thiết bị lắp ráp, …) hay dịch vụ Cung cấp tảng để xác định lực trình tiên đóan lợi nhuận có từ trình Cho phép định thời điểm để điều chỉnh trình không phù hợp hay không kiểm soát Giúp nhận biết nguyên nhân đặc trưng chủ yếu Giúp nhà quản lý thiết lập thông tin người thợ máy người thợ giám sát trì cải tiến liên tục thao tác chất lượng sản phẩm SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 77 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp TÌM SAI SÓT TRỤC TRẶC BIỂU ĐỒ KIỂM SOÁT PHÂN TÍCH TÌM NGUYÊN NHÂN SƠ ĐỒ NHÂN QUẢ THU THẬP SỐ LIỆU XÁC ĐỊNH TỶ LỆ CÁC NGUYÊN NHÂN BIỂU ĐỒ TẦN SỐ LỰA CHỌN CÁC VẤN ĐỀ ƯU TIÊN GIAI QUYẾT BIỂU ĐỒ PARETO ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH XÂY DỰNG LƯU ĐỒ KIỂM TRA CHẤT LƯNG SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH BIỂU ĐỒ KIỂM SOÁT Hình 12: Sơ đồ 4.3: Mô hình áp dụng SPC để sửa chữa điều chỉnh Kiểm soát trình thống kê không kiểm soát chất lượng sản xuất mà giúp kiểm soát chất lượng hoạt động bán hàng, tìm hiểu phân tích nguyên nhân giao hàng trễ hạn, chi phí sản xuất cao,… Đối với vấn đề sai sót công ty mà nói, cần tìm nguyên nhân sai sót cách cụ thể, xác tìm biện pháp khắc phục Biện pháp khắc phục sửa chữa lại quy trình, hiệu chỉnh lại máy móc, thiết bị sản xuất, xem xét lại chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, đào tạo lại đội ngũ công nhân viên, nguyên nhân sai sót phải đựơc khắc phục cho sai sót tương tự không xảy SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 78 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Để phân tích chuẩn đoán có hiệu quả, cần phải:  Thu thập phân loại liệu cần cho việc phân tích chuẩn đoán Tránh liệu không đáng tin cậy  Nêu nguyên nhân chủ yếu sai sót  Chuẩn đoán khách quan: không dựa vào kinh nghiệm chủ quan mà phải dựa vào sở liệu so sánh với tiêu chuẩn để phán xét p Dụng Mô Hình Thống Kê Điều Chỉnh Sai Sót: Khi xây dựng biểu đồ thống kê cần dựa mô hình 5W – 1H để xác định:  Mục đích xây dựng?  Thời gian sử dụng?  Đối tượng sử dụng?  Tại phải sử dụng?  Sử dụng nào? Lý thực hiện: Sản phẩm không phù hợp tăng Khiếu nại khách hàng gia tăng Chất lượng quy trình xử lý đơn hàng thấp Mục tiêu: Điều chỉnh sai sót, giảm tối đa sản phẩm hỏng, nâng cao chất lượng quy trình xử lý đơn hàng Phương pháp thực hiện: Sử dụng biểu đồ nhân để đánh giá nguyên nhân sản phẩm sai hỏng Nghiên cứu phân tích sai sót chất lượng túi chả giò rế heo viên Ngày 18 tháng 01 năm 2007, công ty có ký hợp đồng với Xí Nghiệp Chế Biến Kinh Doanh Thực Phẩm VISSAN túi chả giò rế túi heo viên, trị giá hợp đồng (bao gồm VAT) 357.500.000 đ Nhưng giao hàng, mẫu túi chả giò rế bị trả lại Vissan gặp khó khăn tiến hành việc đóng gói sản phẩm SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 79 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Đặc tính sai sót: Kích cỡ túi chả giò rế nhỏ: khuôn đóng gói không bỏ vừa hành đóng gói Thực hiện: tìm hiểu nguyên nhân sai sót Sử dụng Brain Storming tìm hiểu nguyên nhân sai sót Phương pháp thực hiện: Tổ chức nhóm chất lượng nhóm tạm thời bao gồm quản lý liên quan đến quy trình xử lý đơn hàng, nhân viên bán hàng, thợ đứng máy, chuyên gia chất lượng đốc công Các bước thực hiện: Bước 1: Nêu yêu cầu Anh Nguyễn Chí Thanh trình bày lý họp nêu yêu cầu họp Yêu cầu: tìm hiểu nguyên nhân sai sót lô hàng túi chả giò rế Bước 2: Ghi nhận ý kiến Các ý kiến ghi nhận tổng hợp Mỗi người lần nêu ý kiến Chị Nguyễn Thị Thùy Linh, nhân viên bán hàng làm thư ký họp Bước 3: Đánh giá ý kiến Các thành viên họp tiến hành bỏ phiếu cho ý kiến Người phụ trách, anh Nguyễn Chí Thanh thư ký Nguyễn Thị Thùy Linh ghi lại số phiếu cho ý kiến Bước 4: Tổng hợp kết quả: ý kiến bỏ phiếu nhiều SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 80 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA STT Luận Văn Tốt Nghiệp Tên thành viên kiến Số phiếu Trần Thị Phương Tân Do mẫu thiết kế Trương Thụy Trần Thành Không kiểm tra thông tin sản phẩm trước sản xuất Nguyễn Chí Thanh Quy trình xử lý đơn hàng chưa tuân thủ Nguyễn Thị Thùy Linh Quy trình xử lý đơn hàng chưa hiệu Nguyễn Chí Bình Độ nóng máy ép không Hà Hữu Thành Kiểm tra sản xuất chưa tiến hành liên tục 7 Lê Đức Tuấn Thời gian làm việc máy nhiều Nguyễn Thị Thùy Linh Thời gian hoàn thành hợp đồng ngắn Trần Thị Phương Tân Không tính độ co giãn túi 10 Nguyễn Đức Anh Trình độ người đứng máy 11 Huỳnh Tuấn Anh Chất lượng vật tư Xây dựng biểu đồ nhân quả: Bước 1: Xác định nguyên nhân chính: Con người: trình độ nhân viên bán hàng, trình độ người đứng máy, tâm lý công nhân(do thời gian hoàn thành gấp, thời gian tăng ca nhiều khiến cho nhân viên có tâm lý làm việc cầm chừng làm việc nên chất lượng sản phẩm kém) Máy móc thiết bị: độ nóng máy ép không đều, ảnh hưởng đến độ co giãn túi Mẫu thiết kế: mẫu thiết kế khách hàng, không tính sai số kích thước mẫu Hệ thống thông tin: không kiểm tra thông tin sản phẩm trước tiến hành sản xuất Phương pháp thực hiện: không thực quy trình, không kiểm tra liên tục trình sản xuất Nguyên vật liệu: chất lượng màng nhựa làm cho độ co túi cao Bước 2: Biểu diễn nguyên nhân lên biểu đồ: SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 81 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Người Luận Văn Tốt Nghiệp Máy Quy trình xử lý đơn hàng Máy cắt Trình độ Phương pháp thực NV bán hàng Phương thức kiểm tra Đường cắt Tuổi Máy ép Độ lệch Quy định thực Kiểm tra SX Máy tráng Trình độ Quy trình SX Nhiệt độ máy NV vật tư Độ xác Tuổi Khấu hao máy Trình độ Chính sách cải tiến chất lượng Độ sáng Tay nghề CN Máy in Thông tin quy trình Độ chi tiết NV đứng máy Giờ làm việc Tuổi Chu kỳ kiểm tra CHẤT Mực LƯN G TÚI Nhiệt độ Mức độ nh sáng Điều kiện bảo quản Chất lượng Độ phù hợp với vật liệu Kích thước mẫu Thông tin thiết kế Phương thức bảo quản Tiêu chuẩn thiết kế Hình dáng Thời gian bảo quản Nguyên vật liệu Năng lực người thiết kế Mẫu thiết kế Hình 13: Sơ đồ 4.4:Biểu đồ xương cá nguyên nhân ảnh hưởng chất lïng túi SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 82 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Bước 3: Đánh giá biểu đồ Quan sát biểu đồ cho thấy: Nguyên nhân yếu dẫn đến sai sót lô hàng túi chả giò rế Vissan thể sau: Nguyên nhân khách quan:  - Mẫu thiết kế sai sót mặt kích thước - Công nghệ máy ép không tiên tiến Nguyên nhân chủ quan:  - Quy trình xử lý đơn hàng xây dựng chưa hiệu - Nhân viên bán hàng không tiến hành kiểm tra thông tin sai sót sản phẩm để tư vấn cho khách hàng - Chất lượng vật tư không đạt yêu cầu trình độ nhân viên kiểm tra chất lượng chưa cao - Phương pháp làm việc không hiệu quả: không lên kế hoạch kiểm tra sản xuất cách liên tục Nói chung, quy trình xử lý đơn hàng công ty không chi tiết, cụ thể nên nhân viên chưa thực công việc cách hệ thống Do đó, sai sót không phát kịp thời để có biện pháp khắc phục Bên cạnh đó, luồng thông tin doanh nghiệp chưa xuyên suốt nên tình hình máy móc thiết bị, ý kiến nhân viên sách công ty chưa ghi nhận xem xét mức Kết phân tích cho thấy, công ty cần phải: Xây dựng lại quy trình xử lý đơn hàng cách chi tiết, cụ thể (xem xét giải pháp I II) Tạo luồng thông tin xuyên suốt suốt quy trình Quy định trách nhiệm quyền hạn cụ thể cho nhân viên bước quy trình Tổ chức tuyển dụng đào tạo nhân viên để nâng cao lực chuyên môn Trong quy trình sản xuất, công nhân đứng máy phải người kiểm tra chất lượng sản phẩm Do đó, phải tổ chức khóa huấn luyện cho công nhân khả đánh giá sai sót quy trình SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 83 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Lưu ý: Biểu đồ xương cá chìa khóa phát nhân tố ảnh hưởng chủ yếu đến đặc tính vấn đề Từ chìa khóa công ty thu thập liệu đễ biểu diễn lên biểu đồ Pareto để xác định mức quan trọng tương đối nhân tố ảnh hưởng lẫn Có thể tham khảo lợi ích mà biểu đồ Pareto mang lại để tìm hiểu áp dụng: Ưu điểm Pareto: Với biểu đồ Pareto, đương nhiên sửa chữa sai sót hay hạ giá thành sản phẩm Tuy nhiên, nhìn vào Pareto ta thấy nguyên nhân hay sai sót có tần số xuất lớn để có biện pháp khắc phục Đối với sai sót hay nguyên nhân có tần số xuất thấp, phải theo dõi sát sửa chữa số trường hợp: - Nếu sai sót hay sai sót nguyên nhân gây tốn nhiều chi phí để sửa chữa, thay - Những sai sót dễ dàng cải tiến Với hình thức biểu thị đồ thị, động viên tinh thần công nhân viên Từ đó, giúp làm giảm tổng số sai sót tác động tích cực lên tinh thần làm việc người Dễ dàng tiếp thu nội dung: người vừa nhìn qua thấy nội dung Bên cạnh dùng biểu đồ Pareto để báo cáo cải tiến lên cấp thực chất vấn đề, khích lệ tinh thần làm việc nhân viên thông qua việc đặt biểu đồ nơi nghỉ giải lao, dễ nhìn thấy: (tham khảo sai sót I – Trang 46 biểu đồ Pareto) SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 84 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Sơ đồ minh họa: Số Sai Sót 150 % Tích Lũy % Tích Lũy Sau cải tiến Trước cải tiến 100% n = 147 140 Số Sai Sót 140 120 100% Hiệu việc cải tiến 47 thùng 120 80% 80% 100 20% 40 60 40% 60 60% 80 60% 80 100 40% 40 \ \ 20% 20 A B C D E F 20 0 A B C D E F Hình 17: sơ đồ 4.5: Minh họa cải tiến chất lượng sản phẩm qua biểu đồ Pareto Việc áp dụng hệ thống kỹ thuật SPC thường khó công ty nhỏ thiếu nguồn lực ủng hộ lãnh đạo cấp cao Cần phải biết rằng, dễ dàng thiết lập sử dụng biểu đồ kiểm soát mà không cần kế hoạch thích hợp không đạt mục tiêu SPC Một quy trình SPC nên chương trình thí điểm để nhận ủng hộ đầy đủ từ lãnh đạo cấp cao cho phát triển hệ thống SPC Thành công hoạt động thí điểm SPC có tính định tới chất lượng chương trình công ty tương lai Bằng việc tạo kịch thành công, với chi phí lợi ích điển hình, nhận thức lãnh đạo chất lượng nâng cao Ngoài ra, nghiên cứu thí điểm cách nâng cao tinh thần, nhân viên thêm hiểu biết quy trình làm việc họ mà họ cảm thấy có ảnh hưởng chủ động lên quy trình Nói tóm lại từ nghiên cứu này, tất người liên quan trở thành người ủng hộ SPC Và kết hổ trợ cho việc kiểm soát toàn quy trình hoạt động công ty SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 85 Lớp: QTKD _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp TỔNG KẾT: Để thực quản lý hệ thống thông tin cách hiệu với chi phí phí thấp nhất, nghóa đạt hiệu tối ưu, công ty cần phải vận dụng giải pháp cách linh hoạt kịp thời Trên giới thiệu sơ lược giải pháp mà nghiên cứu vận dụng việc tổ chức quản lý hệ thống thông tin tổ chức nhằm nâng cao hiệu quy trình xử lý đơn hàng hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Ban lãnh đạo công ty nhà quản lý cần phải tìm hiểu, nghiên cứu, so sánh đánh giá để lựa chọn giải pháp phù hợp với tình hình hoạt động công ty thời SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 86 Lớp: QTKD _ K29 ...GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA CHƯƠNG I : I Luận Văn Tốt Nghiệp CƠ SỞ LÝ LUẬN THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thông Tin Thông Tin Quản Lý 1.1 Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin Thông tin khái niệm... Của Thông Tin Quản Lý 1.2.1 Khái niệm thông tin quản lý: Thông tin quản lý tín hiệu mới, thu nhận, cảm thụ đánh giá có ích việc định giải nhiệm vụ quản lý 1.2.2 Đặc điểm thông tin quản lý: • Thông. .. tạo thông tin •  Phân phối cung cấp thông tin Vai trò hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Mục tiêu hệ thống thông tin quản lý làm để sử dụng hệ thống thông tin tổ chức phục vụ cho trình quản