Luận văn - Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco.doc

Luận văn - Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco

CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1

I THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1

1 Thông Tin và Thông Tin Quản Lý 1

1.1 Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin 1

1.2 Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 2

1.2.1 Khái niệm về thông tin quản lý: 2

1.2.2 Đặc điểm của thông tin quản lý: 2

1.3 Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 3

1.3.1 Khái Niệm 3

1.3.2 Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 6

2 Quản Trị Thông Tin 8

2.1 Khái Niệm Quản Trị Thông Tin 8

2.2 Phạm Vi Quản Trị Thông Tin 10

2.2.1 Phạm vi quản trị thông tin 10

2.2.2 Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin 11

II HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 13

1 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng 13

2 Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng 15

2.1 Quy trình xử lý đơn hàng: 15

2.2 Các bước thực hiện: 16

3 Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình xử lý đơn hàng: 18

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 21

1 Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển 21

2 Đặc Điểm Của Công Ty Trên Thị Trường 22

2.1 Đặc điểm tình hình của công ty: 22

2.2 Đánh Giá Chung về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh 23

II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 24

1 Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty 24

2 Chức Năng, Nhiệm Vụ Các Phòng Ban 25

II CƠ CẤU SẢN PHẨM VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 26

1 Cơ Cấu Sản Phẩm Của Công Ty 26

2 Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật 27

2 Đánh Giá Về Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty 29

Các Mặt Đạt Được 29

Các Mặt Tồn Tại 29

3 Phương Hướng Phát Triển Của Công Ty 30

CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO BÌ SÀI GÒN 32

I QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY 32

1 Sơ Đồ Biễu Diễn Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng 32

2 Thực Trạng Việc Thực Hiện 34

3 Điểm Khác Biệt Giữa Mô Hình Thực Tế Và Lý Thuyết 36

3.1 Những điểm khác biệt: 36

3.2 Ảnh Hưởng Của Sự Khác Biệt 36

II THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY 37

1 Các kênh thông tin trong quy trình: 37

2 Thực Trạng Ưùng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng 40

Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng: 40

Trong hoạt động tác nghiệp: 40

3 Nhận Xét Chung: 42

III ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ NHỮNG SAI SÓT TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THÔNG TIN 44

1 Sai sót và nguyên nhân sai sót 44

2 Đánh Giá Chung Về Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Công Ty: 53

2.1 Đối với vấn đề thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng: 53

2.2 Đối với các hoạt động trong quy trình: 54

2.3 Aûnh hưởng: 56

HÀNG TẠI CTCP BAO BÌ SÀI GÒN 58

I XÂY DỰNG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 58

1 Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng: 58

2 Một số ưu điểm của quy trình xử lý đơn hàng vừa xây dựng so với quy trình của công ty: 63

II GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 64

GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 64

1 Thiết kế hệ thống thông tin 64

2 Vận hành hệ thống thông tin 65

GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 67

1 Xây Dựng Mô Hình và Nâng cao khả năng truy cập và phân tích thông tin trong xử lý đơn hàng 68

Chuẩn hoá tập thực thể: 68

Chuyên môn hoá quy trình xử lý đơn hàng: 69

2 Nâng cao hiệu quả hiệu quả xử lý đơn hàng 71

GIẢI PHÁP III: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG – KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 73

Hệ thống đánh giá chất lượng dữ liệu – thông tin 73

GIỚI THIỆU LƯU ĐỒ ÁP DỤNG SPC ĐỂ SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH 76

Aùp Dụng Mô Hình Thống Kê Điều Chỉnh Sai Sót: 78

TỔNG KẾT: 85

 Thông tin trong quản lý có số lượng lớn, có nhiều mối quan hệ Vìvậy, mỗi người mỗi hệ thống đều có thể trở thành một trung tâm thuphát thông tin.

 Thông tin phản ảnh trật tự và cấp quản lý

 Thông tin mang tính hội nhập qua các siêu xa lộ thông tin: các mạngthông tin lớn của các nước, tập đoàn,…

1.2.3 Vai trò của thông tin quản lý

Là đối tượng của cán bộ quản lý nói chung và lãnh đạo nói riêng.

Hình 1: Sơ đồ 1.1: MỐI LIÊN HỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG

Là công cụ quản lý

 Là căn cứ để xây dựng chiến lược dài hạn

 Là căn cứ đề ra kế hoạch ngắn hạn

 Là cơ sở để hạch toán công việc

 Thông tin tác động đến các khâu của quá trình quản lý

 Là cơ sở để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp

Là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý.

1.3 Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

1.3.1 Khái Niệm

Đặc trưng của một hệ thống gồm:

Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở đánh giá đo lường sự thành công

của hệ thống

Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong hệ thống, cái gì nằm ngoài hệ thống Môi trường: là mọi cái tác động vào hệ thống hoặc bị hệ thống tác động tới

nhưng nằm ngoài ranh giới hệ thống

Đầu vào: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh

giới vào hệ thống

Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới

để ra môi trường

Đối tượng quản lý

Chủ thể quản lý

Thông tin từ ngoài

Đầu vào

Đầu ra Thông tin quyết định nhiễu

Ví dụ : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý : Xử lý đơn hàng

Cần phải nhận dịnh rõ rằng một hệ thống nào đó luôn là một bộ phận của hệthống lớn hơn nó Hệ thống là một tập hợp vất chất và phi vật chất như người, máymóc, thông tin, dữ liệu các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi làcác phần tử của hệ thống Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùnghoạt động để hướng tới mục đích chung

Vậy, hệ thống thông tin là gì?

Đó là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phụcvụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó Và ta có thể hiểu hệthống thông tin là hệ thống mà mối liên liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sựtrao đổi thông tin

(I.3 – Trang 156)

Hình 2: Sơ đồ 1.2: CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

Yêu cầu đối với các bộ phận của hệ thống thông tin:

Thu thập: Thông tin được thu thập phải đúng yêu cầu

Việc thu thập phải đảm bảo về dung lượng và chất lượng thông tin

Chọn lọc: Mục đích là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao

Hiệu chỉnh và xử lý số liệu và số liệu nhằm lọc những thôngtin cần thiết và loại trừ những thông tin “nhiễu”

Chủ Thể Quản Lý

Gửi hàng hoặc từ chối

Đơn hàng của khách hàng

Đối Tượng Quản Lý

Thông tin ra

1

5 Bảo quản

2 Chọn lọc

4 Phân loại

Thông tin

vào

6 Truyền thông

Xử lý: Mẫu hoá các tài liệu thu thập để thuận tiện sử dụng và lưu trữ

Phân tích và tổng hợp, rút ra những thông tin mới (có thể kèmtheo đánh giá)

Dịch tài liệu hoặc tóm tắt tài liệu theo chủ đề

Phân loại: Sắp xếp tài liệu thu được, phân loại theo nhiều dấu hiệu để

việc tìm kiếm thông tin được dễ dàng

Bảo quản: Cố gắng bảo quản nhiều tài liệu trong một đơn vị thể tích

Chống lại hiện tượng “lão hoá” thông tin Nghĩa là phải loại trừnhững thông tin cũ, lạc hậu và cập nhật thông tin mới

Truyền thông: yêu cầu đáp ứng đòi hỏi của người dùng tin

Nghĩa là thông tin phải:

Đúng loại thông tin yêu cầuĐủ mức độ chi tiết hoáĐảm bảo độ chính xácĐúng thời gian

Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm bao gồm: con người, quá trình và dữliệu Con người theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin

Đó là tập hợp người, thủ tục và cá nguồn lực để thu thập, truyền và phátthông tin trong một tổ chức

Hệ Thống thông tin có thể là một hệ thống không chính thức nếu nó dựa vàotruyền miệng, hoặc là một hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào cáccông cụ như giấy bút, hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vàomáy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác

Hệ thống thông tin quản lý là gì?

Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương phápđược mô tả rõ ràng nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phântích dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ra quyếtđịnh

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cầp các thông tincần thiết phuc vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức Thành phần chiếm vị tríquan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa cácthông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin vầ các hoạt độngdiễn ra trong hệ thống

Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho đốitượng có nhu cầu và sử dụng được

Chất lượng hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanhchóng trong đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, toàn vẹn và đầy đủ của hệthống

1.3.2 Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

 Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:

 Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những

thông tin có ích được cách hệ thống, những thông tin có ích được cấutrúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học

 Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra

thông tin mới

 Phân phối và cung cấp thông tin

 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.

Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thốngthông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý

Trong giai đoạn lập kế hoạch:

Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác lập mục tiêu, xác định nguồn lực vàcách thức đạt được mục tiêu đó Mục tiêu đề ra phải được cụ thể hoá bằng các chỉtiêu và chỉ tiêu này phải đo lường được.

Để đạt được mục tiêu dài hạn đó, nhà lãnh đạo cần phải có nhiều thông tinvề hiện tại và tương lai Thông tin về tương lai phụ thuộc vào kiến thức, trình độ vàkinh nghiệm của nhà quản lý và nhà quản lý dựa vào hệ thống thông tin quản lý đểdự báo tương lai Do đó, tính logic, chặt chẽ của hệ thống thông tin quản lý là thànhphần quan trọng quyết định tính chính xác của dự báo cũng như những quyết địnhcủa nhà quản lý

Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý còn có thể hỗ trợ cho việc xác lậpnhững kế hoạch tối ưu

Trong quá trình tổ chức:

Quá trình tổ chức là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việckhác nhau và phối hợp các phần việc đó để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu

Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho các nhómngười và thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt được hiệu quả tối ưu nhất

Trong quá trình kiểm soát:

Kiểm soát là quá trình quan sát hoạt động công việc, so sánh kết quả thựchiện với mục tiêu dự tính và sửa chữa khi cần thiết Vấn đề kiểm soát liên quanđến:

 Mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đưa ra

 Sự quan sát và đo lường hoạt động của công việc

 Phương pháp sửa chữa khi thực tế sai lệch so với kế hoạch

Hệ thống thông tin quản lý có vai trò tiến hành so sánh thông tin thực hiệnthực tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó phân tích độ lệch Cácthông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá về việc thực hiện kế hoạch, xemxét lại kế hoạch và đề ra những kiến nghị để có những sửa chữa kịp thời

Nói tóm lại, nếu tổ chức được một hệ thống thông tin tốt, nó có thể giúp nhà

quản trị doanh nghiệp hiểu được tình hình sử dụng các nguồn lực trong tổ chức, tìnhhình tồn kho, đặt hàng, giao hàng,…từ đó thể thực hiện tốt việc quản lý và điềuhành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

2 Quản Trị Thông Tin

2.1 Khái Niệm Quản Trị Thông Tin

Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức lậpkế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ mộtcách hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanhnghiệp đó Các thông tin này bao gồm cảøbản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tinchưa được cấu trúc

Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của cácthông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nộibộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.Bên cạnh đó, quản trị thông tin cũng giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tìnhhình hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện công việc

Tại sao cần phải quản trị thông tin

Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọngnhất đối với bất kỳ tổ chức nào Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liênquan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin

Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việcđiều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động Nócũng là một bằng chứng cho thấy cách thức mà doanh nghiệp đang điều hành côngviệc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang thực hiện

Những người liên quan đến quản trị thông tin

Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng nhưchính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin

Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tinvà các vấn đề liên quan tời công nghệ thông tin

Người sử dụng (trong ngoài tổ chức) truy cập sử dụng các thông tin do ngườisở hữu thông tin chỉ định và được nguời chăm sóc thông tin cho phép

Các nhân tố chính để quản trị thông tin thành công

Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần đểthực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.

Tài sản thông tin được khai thác tối đa trong quá trình chia sẽ thông tin trongnội bộ doanh nghiệp thông qua các thoả thuận, quy định của doanh nghiệp

Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụngtrong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện vànhất quán

Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảomật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi

Thông tin cần phải được đưa tới các thành viên nội bộ doanh nghiệp mộtcách thuận tiện thông qua nhiều chức năng khác nhau

Các bản ghi và các thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt

Doanh nghiệp đạt được mức độ cao về tính hiệu quả trong hoạt động xử lýthông tin

Các quy tắc trong quản trị thông tin

Vai trò của quản lý thông tin trong việc tin học hoá các hoạt động của doanhnghiệp Hầu hết chương trình tin học hoá và các sáng kiến sử dụng thông tin trongcác hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cậnmới mẻ vế quản trị và khai thác tài sản thông tin của doanh nghiệp

Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầmquan trọng của việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp đã đặt ra yêu cầu mớiđối với khai thác các nguồn thông tin có lliên quan và đáng tin cậy cũng như đốivới các công cụ tạo ra và xử lý dữ liệu dành cho các thành viên của doanh nghiệp

Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người cóliên quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp và hoạch định chính sách sửdụng các nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều Những người sửdụng thông tin trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông quahệ thống quản lý thông tin nội bộ này

Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả

Thông tin là một nguồn lực then chốt trong chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhânlực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác Thông tin cũng là một vấn đề kinh

doanh, thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin củamột tổ chức, nhà quản lý trong tổ chức có thể :

 Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng

 Nhân viên nhanh chóng xử lý, giải quyết công việc được giao

 Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh ghiệp

 Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ

 Giảm thiều thời gian tra cứu thông tin

 Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấpdịch vụ cho bên ngoài

2.2 Phạm Vi Quản Trị Thông Tin

2.2.1 Phạm vi quản trị thông tin

Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau:

Quản trị nguồn thông tin: Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được

quản lý Việc quản lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cảcác nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định rõcho họ

Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh

nghiệp mà mà điển hình là chịu trách nhiệm và chức năng cung cấp thông tin do tổchức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài Quản trịthông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “ Khách hàng am hiểu “ vềcác sản phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần

Quản trị xử lý thông tin: Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những

hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức Quá trìnhtạo mới, thu thập, truy nhập, sửa đổi, lưu trữ, xóa bỏ và nén thông tin cần phải đượckiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình

Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách: Doanh nghiệp sẽ cần phải

xác định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin Những tiêu chuẩn vàchính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thôngtin của tổ chức

Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trị thôngtin trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầngcông nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

2.2.2 Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin.

Quá Trình Thực Hiện Quản Trị Thông Tin

Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhậnthức đầy đủ về nhu cầu cũng như tài sản mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việckiểm tra thông tin

Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên toàn bộ các bộphận và chức năng kinh doanh của mình Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụngphương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét sử dụng thông tin trong kinhdoanh Tổ chức nên xem xét lại:

 Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được

phân loại như thế nào?

 Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh

doanh?

 Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?

 Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?

 Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào? (tính chính xác,

nhất quán, thời hạn lưu hành,v.v…)

 Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi

người trong nội bộ doanh nghiệp

 Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản

trị thông tin?

Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:

 Phân tích hoạt động

 Xác định nhu cầu thông tin

 Xây dựng kho thông tin

 Xác định các thông tin thừa và thiếu

 Duy trì danh mục nội dung thông tin

 Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức

 Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn

 Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức

Mạng quản lý thông tin sẽ được cung cấp nhanh chóng và cập nhật đầy đủ giữa:

 Người quản lý và các thành viên trong nội bộ

 Thông tin báo cáo từ các phòng ban đến người quản lý

 Báo cáo công việc từ các thành viên đến người chịu trách nhiệm công

việc

 Các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động, công việc của doanh

nghiệp

 Cuối cùng, mạng thông tin này phải luôn có sẵn 24/24 để các thành

viên có thể sử dụng và cung cấp thông tin một các nhanh chóng trongviệc xử lý thông tin và công việc

Nói chung, muốn quản lý hệ thống thông tin hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần phải chú trọng về công tác tổ chức đội ngũ nghiên cứu và đánh giá nguồn thông tin dựa trên lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các chức năng duy trì, cập nhật và phân tích chất lượng thông tin phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp Đồng thời, tổ chức công tác quản trị tạo luồng thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp.

II HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

1 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng

Hệ thống xử lý giao dịch (TPS):

Đây là hệ thống mà doanh nghiệp theo dõi hoạt động hằng ngày Trong giaodịch bán hàng : nó xử lý tự động đơn hàng và có thể truy vấn các vấn đề liên quanđến khách hàng và số lượng, giá trị đặt hàng của từng khách hàng

Ví dụ: trong TPS xử lý đơn hàng, nhà quản lý có thể truy vấn các câu như : khác

hàng X có bao nhiêu đơn hàng? giá trị bao nhiêu? Khách hàng có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách khách hàng?

TPS có hai dạng:

Xử lý giao dịch trực tuyến (online): Nối trực tiếp giữa người điều hành và

chương trình TPS Các giao dịch được xử lý ngay kết quả tức thời Ví dụ: TPS bánhàng sẽ cho kết quả ngay bán hàng hay không bán hàng khi nhận được đơn hàng

Xử lý giao dịch theo lô (Batch): Tất cả các giao dịch tập hợp lại và xử lý

chung một lần

Sơ đồ cấu trúc TPS trực tuyến:

Báo cáo (reports) Giao

diện

Sơ đồ cấu trúc TPS theo lô:

Hình 3: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cấu trúc của TPS trực tuyến và TPS theo lô:

Nguồn : ( I.6 – trang 13)

Đặc điểm và thành phần của TPS

Đối tượng sử dụng (con người) Các nhân viên và các nhà quản lý cấp

thấp (cấp tác nghiệp)

Công nghệ thông tin Phần mềm: các phần mềm ứng dụng lưu

Tập tin giao dịch đựơc sắp xếp

Chương trình TPS

2 Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng

2.1 Quy trình xử lý đơn hàng:

Quy trình xử lý đơn hàng là một hệ thống xử lý giao dịch quan trọng có chứcnăng ghi nhận xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và chuẩn bị hoá đơn bán hàngcũng như các số liệu cần thiết để phân tích tình hình bán hàng và kiểm tra tìnhtrạng kho hàng

Chức năng này đảm bảo cho việc theo dõi đơn đặt hàng cho đến khi hànghoá được giao cho khách hàng

Bên cạnh đó, hệ thống xử lý đơn đặt hàng tin học hoá cung cấp một phươngthức nhanh chóng chính xác và hiệu quả để xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Sơ đồ quy trình xử lý đơn hàng:

Nguồn: ( I.7 – trang 123)

Hình 4: Sơ đồ 1.4: Đường đi của một đơn hàng tổng quát

Khách hàng

khách hàng

Vận chuyển hàng hoá

Chuyển

đơn hàng

Danh mục hàng hoá sẵn có

Kiểm tra công nợ

Kế hoạch sản xuất

Hồ sơ danh mục hàng hoá

Nhận

đơn

hàng

Đơn đặt hàng

Thực hiện đơn hàng Hoá đơn

Chứng từ vận tải

Chuẩn bị xuất kho

Kế hoạch chuyển hàng Sản xuất

Chú thích :

2.2 Các bước thực hiện:

Bước 1: Nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng.

Bước 2: Xem xét, chiết tính giá và chuyển đơn hàng

Bước 3: Nhân viên bán hàng sẽ báo giá cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý

thì bộ phận nhận đơn hàng sẽ kiểm tra thông tin liên quan đến đơn hàng (khách hàng, tình hình công nợ , danh mục háng hóa sẵn có, đặc điểm của đơn hàng cũ, ) Sau đó bộ phận quản lý sản xuất tiến hành lên kế hoạch sản xuất

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ đơn hàng.

Bước 5: Tiến hành thực hiện đơn hàng:

- Tiến hành sản xuất và các bước trong quy trình sản xuất

- Lập hóa đơn liên quan

- Lập chứng từ vận tải(nếu có)

- Lên kế hoạch giao hàng

- Chuẩn bị xuất kho hàng hóa

- Tiến hành vận chuyển hàng hóa

- Giao hàng cho khách hàng

Bước 6: Thực hiện các dịch vụ sau bán với khách hàng, đánh giá sự thỏa mãn của

khách hàng

Lưu ý: Thời gian hoàn thành việc giao hàng là lúc khách hàng đã nhập kho hàng

hóa

Thông tin trực tiếp

Thông tin gián tiếp

Tài liệu ( ví dụ mẫu đơn hàng của công ty)

Qua sơ đồ cho thấy, đường đi của một đơn hàng phải qua nhiều khâu và xử lý nhiềuthông tin có liên quan

Vì vậy, cách thức truyền tin và xử lý thông tin có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chutrình đặt hàng

Hiện nay, để trao đổi thông tin, thực hiện đơn hàng, người ta sử dụng cách sau: thựchiện bằng tay, sử dụng điện thoại và truyền tin điện tử

Mỗi phương pháp có những đặc điểm riêng, đựơc thể hiện theo bảng dưới đây:

Độ chínhxác

2 Thực hiện bằng điện

thoại

Trungbình

Trung bình Tốt Trung bình

3 Nối mạng điện tử

trực tuyến

Nhanh Đầu tư cao,

chi phí thựchiện thấp

Rất tốt Cao

Khi quy mô sản xuất nhỏ, nhu cầu ít, quy trình này không quá phức tạp và cóthể thực hiện bằng tay, nhưng khi sản xuất phát trriển, lượng hàng hoá cung cấpnhiều về số lượng, phức tạp về chủng loại, rộng về thị trường và đòi hỏi chặt chẽvề thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, bảng giá, báo cáo hàng tồn kho,phiếu yêu cầu, báo cáo cấp trên,… rất nhiều, thì việc xử lý bằng tay sao cho chínhxác kịp thời là không khả thi, phải có sự giúp sức của máy vi tính

3 Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh

và quy trình xử lý đơn hàng:

Do nhu cầu đặc thù và lĩnh vực hoạt động mà thông tin đòi hỏi sẽ cụ thể vàchi tiết nhằm cung cầp một cách đầy đủ nhất tạo luồng thông tin, hỗ trợ cho quytrình hoạt động một cách hiệu quả nhất

Đối với hoạt động xử lý đơn hàng, nhân viên kinh doanh nói riêng và tổ chức nóichung cần phải nắm rõ thông tin về : marketing, cạnh tranh, sản xuất và các thôngtin liên quan khác

Các thông tin về marketing:

Cũng như các lĩnh vực chức năng khác, bộ phận Marketing có thể đđóng vai trị thiếtyếu trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo

 Giá cả, chiết khấu giá, thời hạn hợp đồng và bán hàng

 Khối lượng bán, lịch sử hình thành và phát triển sản phẩm

 Số lượng và chất lượng sản phẩm mà công ty có thể đáp ứng

 Chủng loại sản phẩm của công ty, khả năng phát triển sản phẩm mới

 Thị phần của công ty hiện nay trên thị trường

 Các chính sách kế hoạch marketing

 Quy mô về việc sử dụng lượng bán

 Các kênh, chính sách và phương pháp phân phối

 Các chương trình quảng cáo

Những thông tin về Marketing như trên cung cấp cho các cán bộ quản trịMarketing và các lãnh đạo cấp cao thấy đđược mặt mạnh, mặt yếu cạnh tranh hoặccác biện pháp chiến lược có thể được thông qua Các dữï liệu khác mà bộ sánh sảnphẩm (theo ý kiến của khách hàng), trắc nghiệm sở thích, trắc nghiệm thị trường,khảo sát quan điểm của khách hàng về phần lớn các vấn đề liên quan đếnMarketing Bên cạnh đó những thông tin Marketing có thể giúp cho việc theo dõidiễn biến tình hình hoặc các hoạt động cụ thể một cách liên tục

Những thông tin về giá cả, chủng loại sản phẩm, thị phần của công ty, cácchương trình quảng cáo, chi phí tiêu thụ hàng hóa và số lượng hàng bán ra, sốlượng và chất lượng sản phẩm mà công ty có thể đáp ứng, các kênh, chính sách vàphương pháp phân phối,…… cho phép so sánh trong nội bộ ngành, đánh giá cơ hộivà nguy cơ của doanh nghiệp trên thị trường

Các thông tin về cạnh tranh:

Ban lãnh đạo và công ty có thể có cái nhìn thấu suốt bằng cách theo dõi cáctín hiệu thị trường về đối thủ cạnh tranh Tín hiệu thị trường là bất kỳ hành độngnào của đối thủ cạnh tranh, trực tiếp hoặc gián tiếp cho thấy ý định, động cơ, mụcđích hoặc tình hình nội bộ của họ

Đối với nhân viên bán hàng nói riêng và các thành viên trong công ty nóichung thì việc giải thích và làm rõ mục tiêu chiến lược là vô cùng cần thiết Do đó,đào tạo phương pháp phân tích môi trường và đối thủ cạnh tranh là vô cùng quantrọng nhằm giúp moị người có thể phân biệt được thông tin nào là quan trọng vàthông tin nào không cần thiết Vì vậy cần thiết phải phát triển kỹ năng giúp họ tìmtòi và chọn lọc những thông tin có giá trị

Các thông tin về sản xuất:

 Quy trình sản xuất

 Công nghệ

 Chi phí sản xuất

 Khả năng sản xuất

 Vị trí về quy mô của nhà máy và kho hàng

 Bao gói sản phẩm

 Giao hàng

 Khả năng nghiên cứu và phát triển

Bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm cung cấp nhiều thông tin cho lãnh đạocông ty Nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận sản xuất trong việc cung cấp thông tin làcung cấp các dữ liệu liên quan đến giá thành sản xuất Thông tin mà lãnh đạo yêucầu bao gồm đánh giá triển vọng giá thành dựa trên dự báo điều kiện môi trườngliên quan, dự báo về chi phí nguyên vật liệu, nhân sự và công nghệ

Thông tin về các qui trình sản xuất khả năng sản xuất, đánh giá vị trí về quimô của nhà máy và kho hàng hiện tại giúp cho việc lên kế hoạch sản xuất mộtcách cụ thể, chi tiết và hiệu quả

Các thông tin về bao gói sản phẩm và chất lượng giao hàng giúp cho việcphòng ngừa và khắc phục, cải thiện chất lượng, nâng cao sự thỏa mãn của kháchhàng

Khả năng nghiên cứu và phát triển cũng là một trong những thông tin chínhyếu trong việc đánh giá năng lực cạnh tranh của công ty và vị thế của công ty trênthị trường.

Các thông tin về tổ chức, tài chính và các thông tin khác gồm:

 Đặc điểm của các cán bộ chủ chốt

 Phẩm chất của các cán bộ chủ chốt

 Điều kiện tài chính và các quá trình vận động của chúng

 Các chương trình phát triển và mua sắm

 Các dự án nghiên cứu

Đặc điểm và phẩm chất của các cán bộ chủ chốt cho phép đánh giá chấtlượng nguồn nhân lực của công ty, là yếu tố quyết định đến khả năng cạnh tranhcủa công ty trên thị trường

Điều kiện tài chính và xu hướng vận động của nguồn tài chính giúp đánh giávề những cơ hội tài chính như khả năng chuyển từ nguồn vốn này sang sử dụngnguồn vốn khác cho phép giảm chi phí huy động vốn đầu tư, mức lãi suất ngânhàng có lợi hơn, hoặc các thay đổi về thuế

Các nguy cơ mà thông tin tài chính có thể cho thấy được như các dịchchuyển bất lợi trong hệ số tài chính, rủi ro tỷ giá, mức lãi suất ngân hàng bất lợihơn hoặc các thay đổi trong chính sách thuế

Thông tin về các dự án nghiên cứu và phát triển thông thường là các nguồn đầu tiên cung cấp số liệu liên quan đến công nghệ Bên cạnh đó, nó cho phép doanh nghiệp đánh giá về khả năng thực hiện dự án và những rủi ro mà dự án có thể gặp phải

Nói tóm lại, thông tin là tài sản quý giá, là nguồn ánh sáng đưa đường chỉ lối cho mọi hoạt động của hệ thống Không có thông tin, doanh nghiệp không thể nhận biết được vị thế của mình trên thị trường cũng như đề ra được những chiến lược hữu hiệu để ổn định và phát triển vị thế đó

Đối với mỗi hoạt động của quy trình, đặc biệt là quy trình xử lý đơn hàng, các nguồn thông tin này là vô cùng quan trọng giúp cho mỗi thành viên trong quy trình nắm bắt được việc mình hiện đang ở đâu, phải làm gì? làm như thế nào,… Đồng thời có được những biện pháp hữu hiệu để cải tiến chất lượng của quy trình xử lý đơn hàng

CHƯƠNG II : GIỚI THIỆU CÔNG TY

1 Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển

Giới thiệu chung:

Tên Tiếng Việt : CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ SÀI GÒN

Tên Tiếng Anh : SAIGON PACKAGING JOINT STOCK COMPANY.Tên giao dịch viết tắt: SAPACO

Trụ sở chính của công ty:

Địa chỉ: Lô III – 13, đường số 13, Nhóm công nghiệp III, KCN Tân Bình, PhườngTây Thạnh, Quận Tân Phú, TP Hồ Chí Minh

Điện thoại: (08).8155581 – Fax: (84).4252372

Công Ty cổ phần Bao Bì Sài Gòn được thành lập dựa trên việc cổ phần hoádoanh nghiệp nhà nước là công ty bao bì Sài Gòn theo nghị định 187/2004/ NĐ -

CP ngày 16/11/2004 về việc chuyển công ty nhà nước thành công ty cổ phần vàQuyết Định số 5671/ QĐ – UBND ngày 8/11/2005 của Uỷ Ban Nhân Dân Tp Hồchí Minh về việc chuyển công ty bao bì Sài Gòn thành công ty cổ phần bao bì SàiGòn Ngày 31 tháng 10 năm 2006, chính thức bố cáo chuyển công ty bao bì SàiGòn thành công ty cổ phần bao bì Sài Gòn

Vốn Hoạt Động Của Công Ty:

Vốn điều lệ: 85.000.000.000 VNĐ

Số Cổ Phần : 8.500.000 CP

Mệnh Giá CP: 10.000 VNĐ/CP

Cơ cấu vốn:

Cổ đông nhà nước : 78.169.000.000 VNĐ (chiếm 91,96% vốn điều lệ)

Các cổ đông khác : 6.831.000.000 VNĐ ( chiếm 8,04 % vốn điều lệ).

Cơ cấu lao động :

Tính đến năm 2005, Tổng số lao động của Sapaco là 288 người, trong đó

Trình độ đại học : 40 người Cao đẳng, trung cấp : 24 người

Lĩnh vực hoạt động: Sản Xuất – Thương Mại – Dịch Vụ

Mục Tiêu Hoạt Động Và Ngành Nghề Kinh Doanh

Mục Tiêu hoạt Động

Công ty phấn đấu không ngừng để nâng cao uy tín thương hiệu, chất lượng sảnphẩm và dịch vụ, phát triển kinh doanh sản xuất ngày càng vững mạnh, đáp ứngngày càng cao nhu cầu của khách hàng… nhằm đạt được lợi nhuận ngày càng lớn,qua đó đảm bảo lợi ích chính đáng cho cổ đông và người lao động của công ty,đóng góp cho sự phát triển kinh tế của đất nước

Phương châm hoạt động: CHẤT LƯỢNG ỔN ĐỊNH VÀ KHÔNG NGỪNG ĐƯỢCNÂNG CAO – GIÁ CẢ HỢP LÝ – GIAO HÀNG ĐÚNG HẸN

Ngành Nghề Kinh Doanh:

Sản xuất và kinh doanh các loại bao bì :màng ghép phức hợp, giấy, nhựa, cácsản phẩm có in theo công nghệ ống đồng hoặc in offset, màng phủ nông nghiệp,màng nhà kính, màng lót hồ nuôi tôm, màng mỏng PE dùng trong công nghệ ghépmàng và các loại túi nhựa Thiết kế mẫu mã bao bì, mua bán máy móc thiết bị, vật

tư, nguyên liệu sản xuất bao bì và các sản phẩm khác

2 Đặc Điểm Của Công Ty Trên Thị Trường

2.1 Đặc điểm tình hình của công ty:

Thuận lợi :

Kinh tế thế giới đã dần hồi phục từ năm 2003 và tiếp tục tăng trưởng cao Đốivới thị trường trong nước, nhờ các chính sách kích thích sản xuất tiêu dùng trongnước,cùng với các sự kiện đặc biệt như gia nhập WTO, tổ chức thành công hội nghịcấp cao APEC đã làm cho bức tranh nền kinh tế nước ta có những chuyển biếnđáng kể : thị trường xuất khẩu được mở rộng, tạo nhiều công ăn việc làm cho ngườilao động, số lượng doanh nghiệp tăng, làm tăng nhu cầu kinh doanh sản xuấtcũng như tiêu thụ sản phẩm, từ đó nhu cầu về bao bì sản phẩm cũng tăng theo.Công ty có hệ thống máy móc thiết bị đa dạng, hiện nay đã trang bị thêm nhiềumáy móc có công nghệ hiện đại phục vụ cho sản xuất …… Bên cạnh đó, công ty còn

có được những điều kiện thuận lợi là nhập khẩu các loại vật tư chính vừa đảm bảocung ứng cho sản xuất với giá gốc, vừa tham gia kinh doanh.

Nhiều năm kinh nghiệm trong ngành in và cung cấp bao bì cho thị trường nộiđịa và xuất khẩu Với chủ trương đoàn kết, hợp tác kinh doanh tạo điều kiện tiêuthụ sản phẩm bao bì

Có đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ nghiệp vụ tận tâm, nhà xưởng máymóc thiết bị hiện đại, các mặt về tổ chức nhân sự cũng như sản xuất đã đi vào quỹđạo Quá trình đổi mới của công ty đang ổn định dần

Là doanh nghiệp đầu tiên ở Việt Nam sản xuất thành công và cung cấp rộng rãimàng phủ nông nghiệp, màng nhà kính, đã được tặng nhiều huy chương vàng trongcác hội chợ nghề nghiệp

Khó Khăn

Tình hình thế giới tiếp tục gặp bất ổn : chiến tranh Iraq, khủng bố, dịch SARDS,thiên tai, cùng với dịch cúm gia cầm, hạn hán – lũ lụt trong nước hoành hành ảnhhưởng khá nhiều đến kinh tế – xã hội nước ta

Giá nhiều loại vật tư nhập khẩu xăng dầu, giấy hoá chất … biến động thất thườngđã gián tiếp ảnh hưởng đến giá đầu vào của hàng hoá sản xuất trong nước

Sự phát triển mạnh mẽ của ngành bao bì ( công ty nhà nước, tư nhân, các công tynước ngoài xuất hiện ngày càng nhiều …) tạo nên môi trường cạnh tranh nhiều mặtgặp bất lợi

Mặc dù đã trang bị thêm nhiều máy móc mới nhưng trang thiết bị của công ty vẫncòn nhiều yếu kém, lạc hậu, cùng với tư duy quản lý thụ động, chủ quan chậm đổimới kéo dài, đã làm cho việc phát triển và cạnh tranh nhiều mặt gặp bất lợi

Việc cổ phần hoá gặp nhiều khó khăn kéo dài, cắt ngang chương trình chuyển đổi

cơ cấu vốn của công ty… làm cho cơ cấu vốn của công ty không cân đối, gây khókhăn về tài chính và ảnh hưởng xấu đến tinh thần cán bộ công nhân viên

2.2 Đánh Giá Chung về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh

Các mặt đạt được:

Từ năm 2001 – 2004: luôn duy trì tình hình tăng trưởng ổn định, kinh doanh sảnxuất có lãi và đời sống cán bộ công nhân viên chức không ngừng được cải thiện.Công tác quản lý có tiến bộ, công ty được cấp chứng nhận ISO 9001 : 2000 vàongày 25 tháng 05 năm 2005 Năm 2006 : đã tiến hành các hoạt động tìm hiểu thămdò thị trường, khách hàng cũng như tiến hành tốt các chính sách chăm sóc, thăm

hỏi tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của khách hàng, kết quả góp phần làm tăng đángkể giá trị kinh doanh.Thương hiệu của công ty từng bước được khẳng định qua sựtin tưởng của khách hàng, qua việc nhiều khách hàng lớn của công ty tiếp tục tăng

bình quân 13% so với năm 2005 (III.2 – Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch sản

xuất kinh doanh năm 2006).

Việc hợp tác phát huy nội lực của các doanh nghiệp trong SATRA ngày càng đượccủng cố và tăng nhanh

Các Mặt Tồn Tại:

Tuy các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm đều hoànthành, nhưng vẫn chứa nhiều nguy cơ tụt hậu

Công tác phát triển nguồn nhân lực vẫn nhiều yếu kém, bất cập

Công tác đầu tư chậm chạp, không mang tính đột phá, khả năng cạnh tranh chưacao

1 Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty

Hình 5: Sơ đồ 2.1:SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ SÀI GÒN.

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÒNG

HC - TC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÒNGKỸ THUẬT

XƯỞNG MÀNG NHỰA

PHÒNG

KT - TC

PHÒNG XNK-ĐT

PHÒNG KD-SX

XƯỞNG MÀNG

GHÉP

XƯỞNGNHÃN HỘP GIẤY

2 Chức Năng, Nhiệm Vụ Các Phòng Ban

Tổng Giám Đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty Chịu trách nhiệm

trước Hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông về trách nhiệm quản lý, điều hànhcông ty

Nhiệm vụ và quyền hạn:

Tổ chức thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh đã được hội đồng quản trịhoặc Đại hội đồng cổ đông quyết định, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanhhàng ngày của công ty, lập kế hoạch kinh doanh, đầu tư, tài chính hàng năm dàihạn

Tuyển dụng lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh

Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật tiền lương tiền thưởngvà các phụ cấp đối với cán bộ công nhân dưới quyền phù hợp với luật lao động.Định kỳ và hàng năm phải báo cáo Tổng Công ty và các cơ quan quản lý Nhànước có thẩm quyền về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Phó Tổng Giám Đốc :

Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công ty về công tác chỉđạo thực hiện điều độ kế hoạch sản xuất, máy móc thiết bị, kỹ thuật công nghệ,…trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận

Kế Toán Trưởng :

Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về tình hình tài chính công ty

Phòng Tổ Cức Hành Chính :

Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, tiếp nhận và bảo hành toàn bộ tàiliệu, mua sắm thiết bị văn phòng

Phòng Kinh Doanh Sản Xuất :

Thực hiên nhiệm vụ kinh doanh của công ty như giao dịch quan hệ khách hàng,tìm kiếm khách hàng, quan hệ với xưởng sản xuất để đáp ứng nhu cầu khách hàng.Thực hiện phân tích và thiết kế các mẫu mã hàng hoá đáp ứng nhu cầu kháchhàng

Phân tích nhu cầu thị trường về các loại sản phẩm, vùng thị trường nhằm tiếp thịhàng hoá đến người tiêu dùng

Phòng Kỹ Thuật :

Chịu trách nhiệm quản lý máy móc thiết bị, quản lý quy trình công nghệ củacông ty, kiểm tra chất lượng sản phẩm

Phòng XNK – Đầu Tư :

Chịu trách nhiệm về việc xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu bao bì nhập khẩu.Kinh doanh các loại bao bì nhập khẩu,…

Phòng Kế Toán -Tài Chính :

Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ báo cáo tài chính, kế toán đảm bảo vốn chohoạt động hàng năm của công ty Báo cáo tổng kết các kết quả hoạt động kinhdoanh của công ty

Tuân thủ chế độ ghi chép chứng từ, quản lý tiền mặt và công nợ cho công ty

Các xưởng bao bì sản xuất :

Tiếp nhận lệnh sản xuất, tổ chức thực hiện sản xuất nhằm đảm bảo việc hoànthành đúng thời hạn Đồng thời quản lý tiến độ sản xuất của từng nhân viên trongxưởng

II CƠ CẤU SẢN PHẨM VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA

CÔNG TY

1 Cơ Cấu Sản Phẩm Của Công Ty

Các Loại Bao Bì Màng Nhựa :

Các loại bao bì màng mỏng PE dùng trong ghép Sandwich và ghép khô.Các loại túi trong siêu thị, túi đựng rác và các loại túi khác cho thị trườngnội địa và xuất khẩu

Các loại màng lót hồ nuôi tôm, hồ chứa nứơc, màng bảo vệ rau quả có chấtluợng tương đương với hàng ngoại nhập

Nhãn Bao Bì Và Hộp Giấy In Offset:

Với dàn máy in nhiều hiện đại, cắt, xén, bế chính xác và thuận lợi cho việcdán nhãn tự động

Cung cấp các nhãn hàng có bế hoặc tờ rời, hộp giấy in nhiều màu co độchính xác cao, màu sắc trung thực

Thành Phẩm được đóng gói cẩn thận, đặc biệt sản phẩm đựoc xử lý bằngnhiều phương pháp nhu phủ UV, OPP, Venis làm tăng giá trị của sản phẩm

Bao Bì Màng Ghép:

Với dây chuyền công nghệ sản xuất các sản phẩm bao bì màng ghép phứchợp hoàn chỉnh hiện đại, đảm bảo cung cấp đến tay khách hàng những chủng loạibao bì thoả mãn mọi yêu cầu về chất lượng sản phẩm

Xây dựng các tiêu chí cho sản phẩm : Đa dạng về chủng loại, đẹp về kiểudáng, mẫu mã, đảm bảo về tính năng kỹ thuật, kết cấu vật liệu, an toàn vệ sinhthực phẩm, dược phẩm, phù hợp vầ giá thành

2 Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật

Để huy động vốn cho nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, công

ty đang tích cực huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau như vốn tín dụng ngắnhạn, dài hạn, các khoản phải trả, từ việc chào bán cổ phần ra bên ngoài dự kiếnvào cuối năm nay

Theo báo cáo tài chính năm 2006, cơ cấu nguồn vốn của công ty như sau:

NGUỒN VỐN KINH DOANH

92.643 78%

26.113 22%

NỢ VƠN CSH

TÀI SẢN

57.538 , 48% 61.218 , 52%

VON NH VON DH

Hình6: Biểu đồ 2.1: Cơ cấu nguồn vốn của Công Ty Cổ Phần Bao Bì Sài Gòn

Hiện Công ty đang sở hữu những máy móc thiết bị hiện đại ( máy cắt dán làm túibao bì, máy in offset 2 màu, thiết bị xử lý Corona cho xưởng màng và bao bì nhựacủa công ty, máy dao cắt và làm ẩm cho bộ phận offset, ba máy so màu bộ phận inoffset và ống đồng, máy cắt cho bao bì nhãn hộp giấy, hệ thống thiết bị điện, máyghép màng,….phục vụ cho việc sản xuất bao bì và phục vụ cho sinh hoạt của côngty

III TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA

CÔNG TY

1 Tình Hình hoạt động kinh doanh

Từ Bảng báo cáo kết quả hoạt

động sản xuất kinh doanh và bảng

theo dõi tình hình hoạt động kinh

doanh (phụ lục1) có thể thấy,

doanh thu bán hàng của công ty là

185,11 tỷ đồng đạt 115,69 kế

hoạch (160 tỷ đ) và bằng 126,18%

so với cùng kỳ năm trước

Kinh Doanh Nội Địa: Doanh

Thu kinh doanh nội địa thực hiện

183,392 tỉ đồng, đạt 115,05% kế

hoạch, bằng 1125,74% so với cùng kỳ năm trước

Hình 7: biểu đồ 2.2: Tình hình hoạt động

kinh doanh của công ty cổ phần bao bì Sài Gòn

Mặt hàng bao bì tự sản xuất: Túi màng ghép phức hợp thực hiện đạt 91,9% kế

hoạch, tăng 11,45% so với cùng kỳ Màng phủ nông nghiệp đạt 100% kế hoạch,tăng 12,83% so với cùng kỳ.Màng nhà kính đạt 120,95% kế hoạch, tăng 32,23% sovới cùng kỳ Màng lót hồ đạt 137,19% kế hoạch,tăng 183,56% so với cùng kỳ.Túimàng nhựa PE đạt 86,29% kế hoạch, tăng 2,52% so với cùng kỳ.Trang in bao bìnhãn – hộp giấy đạt 111,29% kế hoạch, giảm 1,6% so với cùng kỳ

Mặt hàng vật tư nhập khẩu : Giấy các loại thực hiện năm 2006 đạt 116,73% kế

hoạch, tăng 25,35% so cới cùng kỳ Hạt nhựa các loại đạt 1723,37% kế hoạch, tăng1923% so với cùng kỳ.Màng mỏng các loại đạt 152,59% kế hoạch, tăng 49,78% sovới kế hoạch

Kim ngạch nhập khẩu năm 2006 là 7.417.439,79USD, đạt 139,43 kế hoạch, tăng

66,9% so với cùng kỳ Trong đó nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuấtkinh doanh chiếm 99,62%

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200

Năm 2005

Năm 2006

DTKH DTTT LNKH LNTT

Kim ngạch xuất khẩu : Trong năm đã thực hiện được các hợp đồng xuất khẩu

đạt 30.688,15 USD, trong đó sản phẩm màng nông nghiệp xuất cho khách hàng ởÚc và Mỹ trị giá 16.115,65USD

Lợi nhuận trước thuế thực hiện năm 2006 đạt 4,08 tỉ đồng, đạt 86,81% kếhoạch, tăng 371,13% so với cùng kỳ

2 Đánh Giá Về Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty Các Mặt Đạt Được

Lợi nhuận tăng mạnh so với cùng kỳ, chất lượng sản phẩm được cải thiện đángkể, có nhiều sản phẩm chất lượng hơn, mẫu mã đa dạng hơn

Đưa vào sử dụng thành công bột bội trơn TP – 06 làm tăng đáng kể năng suấtcủa dây chuyền sản xuất túi phức hợp, chất lượng sản phẩm ổn định hơn, giảm tối

đa hiện tượng khó mở miệng túi, khai thác tốt được các tốt các tính năng của máyghép đùn Wordly mới Bên cạnh đó, bước đầu đã khai thác được thị trường xuấtkhẩu Guồng máy công ty đã hoạt động hiệu quả, thu nhập của công nhân viênđược ổn định, tạo niềm tin và tinh thần làm việc

Nguyên nhân đạt được: Có sự chỉ đạo và hỗ trợ chặt chẽ của Tổng Công Ty

trong việc hợp tác phát huy nôi lực SATRA đã có kết quả tốt Có thêm nhiều sảnphẩm mới có chất lượng và kiểu dáng, mẫu mã thiết kế, chất liệu bao bì da dạnghơn Công tác hậu mãi có nhiều tiến bộ trong việc giải quyết kịp thời các phản ảnhcủa khách hàng, cũng như các chính sách khuyến mãi chăm sóc khách hàng tốthơn

Các Mặt Tồn Tại

Tình trạng thiết bị một số quy trình máy móc thiết bị một số quy trình sản xuấtyếu kém kéo dài Công nghệ màng ghép hiệu quả khai thác chưa cao so với tiềmlực hiện có Máy móc thiết bị thường xuyên bị hỏng hóc do công nghệ cũ kỹ hoặctrình độ công nghệ thấp Việc đầu tư MMTB bộc lộ nhiều yếu kém trong tầm nhìnchiến lược

Tiến độ giao hàng một số khâu còn chậm ảnh hưởng nhiều tiến trình phát triểnchung của công ty Sản phẩm sai hỏng ngày càng nhiều gây nhiều thiệt hại chocông ty về doanh thu cũng như uy tín đối với khách hàng

Sự phối hợp giữa các phòng chức năng cũng như các xưởng sản xuất chưa thậtsự chưa chặt chẽ Khiến việc cung ứng vật tư, điều độ sản xuất chưa thật sự hiệuquả, cũng như các thông tin kinh tế, giá cả thị trường không kịp thới khiến việckinh doanh, dự trữ vật tư bị động.

Nguyên nhân: Nhìn chung, công tác tổ chức của công ty chưa đạt hiệu quả, chưa

khai thác được năng suất lao động của người lao động cũng nhu MMTB Công tácmarketing mặc dù có tiến triển nhưng chưa có hiệu quả cao Chưa tiến hành nghiêncứu và phân tích về đối thủ cạnh tranh cũng như các yếu tố ảnh hưởng khác

3 Phương Hướng Phát Triển Của Công Ty

Phương Hướng Chung

Giữ vững là nhà cung cấp chiếm thị phần lớn về các sản phẩm màng phục vụsản xuất nông ngư nghiệp trong nước

Khai thác tối đa công suất các sản phẩm màng ghép phức hợp, các sản phẩm inoffset

Sản xuất ra nhiều sản phẩm mới có chất lượng, với nhiều tính năng mới phùhợp với nhu cầu thị trường

Xây dựng thương hiệu SaPaCo thành thương hiệu mạnh

Kế Hoạch Mục Tiêu

Tổng Doanh Thu: 205 tỉ Đồng tăng 11% so với thực hiện năm 2006 ( tăng13,96% so với chỉ tiêu dự kiến SXKD 3 năm đã trình Đại Hội Cổ Đông thành lập)Lợi nhuận trước thuế : 6 tỉ đồng tăng 47% so với thực hiện năm 2006 ( giảm19% so với chỉ tiêu dự kiến SXKD 3 năm đã trình Đại Hội Cổ Đông thành lập)Chia cổ tức : 4,44 tỉ đồng, đúng theo dự kiến SXKD 3 năm đã trình Đại Hội CổĐông thành lập)

Kế Hoạch Thực Hiện

Đầu tư công nghệ: 3.541.481 USD

Đầu tư nhãn hộp giấy 2.246.416 USD

Đầu tư xưởng màng ghép: 1.007.660 USD

Đầu tư cho xưởng màng nhựa: 300.000 USD

Sản Xuất Sản Phẩm Mới – Đầu Tư Vật Liệu Mới : Trên cơ sở công tác

nghiên cứu nhu cầu thị trường, công ty dự kiến phát triển thêm một số chủng loạimàng nông ngư nghiệp phù hợp với sức mua của nông dân Kinh doanh thêm mộtsố sản phẩm phụ khác Đối với sản phẩm màng ghép phức hợp: sản xuất thêm mộtsố mặt hàng mới nhờ ứng dụng công nghệ mới.Bên cạnh đó, nghiên cứu thêm mộtsố phụ gia làm cho màng mềm, dẻo, di, kháng đâm thủng, kháng dầu mỡ Ngoài ra,công ty còn triển khai nghiên cứu sản phẩm có thể cung cấp được cho các thànhviên trong SATRA

Phát Triển Kinh Doanh – Mặt Hàng – Thị Trường: Xây dựng chính sách giá

có sự linh hoạt, tính cạnh tranh cao trên cơ sở hợp lý hóa sản xuất, giảm thiểu tối

đa các chi phí quản lý, lưu kho, hàng kém phẩm chất, tiết kiệm năng lượng Tậndụng tối da năng lực của công ty, tạo hệ thống phân phối ổn định, nguồn cung cấpvật tư tốt Kết hợp hài hòa giữ kinh doanh buôn bán các loại vật tư và cung cấp vật

tư phcụ vụ sản xuất Dần đưa việc kinh doanh vật tư có tính chuyên nghiệp, đadạng hóa nguồn hàng Đối với việc xuất khẩu sản phẩm, công ty chủ trương khaithác các sản phẩm có khả năng xuất khẩu trực tiếp nhu các loại màng nông nghiệp,màng nhà kính

Chủ trương: Đưa việc khoán doanh số bán hàng để trả lương cho các khâu bán

hàng, nhằm gắn trách nhiệm với kích thích tăng doanh số Đầu tư MMTB mới từnguồn tài chính hỗ trợ của công ty Mẹ

CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO BÌ SÀI GÒN.

Quản lý hệ thống thông tin là một trong những nhu cầu cấp thiết của mọi tổchức, đặc biệt là các doanh nghiệp Vì lẽ đó, tuỳ theo từng quy mô hoạt động màdoanh nghiệp xây dựng cho mình một quy trình quản lý nhằm hỗ trợ cho các nhàquản lý của công ty có thể kiểm soát theo dõi hoạt động một cách hiệu quả Vàcông ty Cổ Phần Bao Bì cũng không nằm ngoài xu thế đó

Tuy nhiên nhìn chung thực trạng việc áp dụng vẫn chưa đạt hiệu quả cao.Trước hết, chúng ta hãy cùng nghiên cứu về quy trình xử lý đơn hàng tạicông ty như sau:

I QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY

1 Sơ Đồ Biễu Diễn Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng

Sơ Đồ

Ghi chú:

Dòng dữ liệu (tiến trình) Truy vấn

K

H Khách Hàng

Hình 8: sơ đồ 3.1: Quy trình xử lý đơn hàng tại công ty

Kiểm tra trong SX

Sản xuất tiếp

Nhập kho

+ Tiếp nhận xử lý khiếu nại KH.

+ Đánh giá sự thoã mãn KH.

Xử lý sản phẩm không phù hợp Hành động khắc phục phòng ngừa.

Giao hàng

SP bị trả lại

2 Thực Trạng Việc Thực Hiện

Sơ đồ quản lý quy trình bán hàng trên đã được công nhận tiêu chuẩn ISO.Tuy nhiên sơ đồ trên đây chỉ mang tính tổng quát – một con đường đại lộ không cónhánh rẽ Trên thực tế, thông tin trong tứng bước quy trình rất khó xác định mộtcách cụ thể

Và trên thực tế, quy trình xử lý đơn hàng không được thực hiện tuần tự như trên.

Khi tiếp nhận yêu cầu khách hàng, nếu là sản phẩm truyền thống, theo quytrình là phải ghi nhận và tiến hành lập phiếu triển khai sản xuất nhằm tránh sai sótđối với những sản phẩm có sự thay đổi về chi tiết sản phẩm Nhưng do thói quencông việc, bộ phận bán hàng đánh giá chủ quan tính chất công việc nên dễ dàngxảy ra sai sót khi truyền lệnh triển khai sản xuất bằng thông tin lời nói mà khôngáp dụng phiếu triển khai sản xuất

Đối với sản phẩm mới, tiến hành tư vấn cho khách hàng và thiết kế mẫu.Công việc bán hàng là giao tiếp và chăm sóc khách hàng, nhưng trên thực tếnhân viên bán hàng phải trực tiếp lập bảng chiết tính giá và đơn hàng nên chưaphát huy được năng lực chuyên môn cũng như việc làm cho khả năng tìm hiểu vềthông tin khách hàng thấp

Theo nghiên cứu đánh giá và tổng hợp, nhân viên kinh doanh dành bình quân

4 tiếng mỗi ngày cho việc chiết tính giá, lập đơn hàng, hợp đồng, 1,5 tiếng liên hệvà xem tiến độ sản xuất của xưởng, 1,5 tiếng làm việc với khách hàng (giới thiệusản phẩm, tiếp nhận yêu cầu khách hàng,…), 1 tiếng cho việc ghi chép sổ sách vàcác việc khác Thời gian làm việc của nhân viên linh doanh thể hiện qua biểu đồsau:

THỜI GIAN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN KINH DOANH /

Trên thực tế, khi nhận được thông báo của khách hàng là cho tiến hành triểnkhai sản xuất mà không cân nhắc lại những sai sót trước đó.

Sau khi mẫu thiết kế mới được duyệt, tiến hành lập hợp đồng, đề nghị kháchhàng ứng 30% - 50% sau đó triển khai làm trục Sau đó lập lệnh sản xuất cho triểnkhai sản xuất

Thâm niên công tác của hầu hết nhân viên đều rất lâu năm nên chủ yếu làmviệc theo kinh nghiệm và khó áp dụng mô hình mới ( 75% nhân viên công ty cóthâm niên làm việc trên 6 năm) Khảo sát phòng kinh doanh sản xuất cho thấy:nhân viên phòng sản xuất kinh doanh là 14 nhân viên ( bao gồm 4 tổ : kinh doanhbao bì, kinh doanh màng nông nghiệp, sản xuất, thiết kế), trong đó: 70% có 7 ngườicó thâm niên làm việc trên 10 năm, 5 người làm việc trên 5 năm

Hình 9: Biểu đồ 3.1: Thâm niên làm việc nhân viên phòng sản xuất kinh doanh

Trong quá trình sản xuất, đã có tiến hành kiểm tra tuy nhiên vẫn chưa chặtchẽ

Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng chỉ mang tính hình thức, độ tin cậy của

kết quả đánh giá không cao (tham khảo sai sót V - trang 51)

Việc phòng ngừa những sai sót chưa được thực hiện một cách triệt để vàhiệu quả