II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CƠNG TY.
1. Các kênh thơng tin trong quy trình:
(sơ đồ chỉ cĩ tính chất minh họa)
Thơng tin lên xuống:
Đây là loại thơng tin trong tổ chức, bộ phận, phịng ban.
Thơng tin giữa các trưởng phịng và tổng giám đốc (thơng tin giữa các bộ phận trong tổ chức).
- Tổng giám đốc cơng ty truyền đạt kế hoạch chung của cơng ty cho lãnh đạo các phịng ban.
- Trưởng phịng các phịng ban sẽ đề trình giám đốc ký duyệt các kế hoạch cho phịng như kế hoạch bán hàng, kế hoạch đầu tư máy mĩc thiết bị, kế hoạch tuyển dụng, …
Thơng tin giữa nhân viên và quản lý:
- Trưởng phịng các phịng ban, hay các xưởng sản xuất khi tiếp nhận thơng tin về kế hoạch, chiến lược chung của cơng ty sẽ đề ra mục tiêu cho phịng từng bộ phận. Trưởng phịng sản xuất kinh doanh sẽ đề ra các mục tiêu chung như tăng doanh thu bán hàng, tăng lượng khách hàng mới, giảm lượng sản phẩm sai hỏng… từ đĩ đề ra kế hoạch bán hàng, hệ thống đánh giá phân phối khách hàng, kế hoạch đánh giá chất lượng sản phẩm… (tham khảo phụ lục 3)
- Khi tiếp nhận thơng tin yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ nghiên cứu trả lời hoặc trao đổi thơng tin với tổ trưởng bán hàng trước khi ra quyết định.
- Nhân viên điều độ sản xuất sau khi nhận được yêu cầu triển khai sản xuất từ bộ phận kinh doanh sẽ xin trưởng phịng kinh doanh ký duyệt đơn xin cấp vật tư.
- Tổ trưởng các xưởng sản xuất sau khi nhận thơng tin từ phịng sản xuất kinh doanh sẽ tiến hành triển khai các kế hoạch sản xuất cho cơng nhân.
- Các phản ảnh của nhân viên về các vấn đề năng lực sản xuất, các sai sĩt cho nhà quản lý vẫn được khuyến khích thực hiện. Tuy nhiên các vấn đề được phản ảnh vẫn chưa được tiến hành khắc phục hiệu quả.
- Hệ thống các tài liệu nhu tờ trình, lệnh sản xuất, … (tham kảo phụ lục 3) đều phải được trưởng phịng xem xét và ký duyệt,…
Nhìn chung, các thơng tin mà nhân viên cấp dưới trao đổi và phản ánh cho nhà quản lý vẫn cịn mang tính hình thức, chung chung, chưa phản ánh đúng thực tế (các nguyên nhân sai sĩt trong quy trình xử lý đơn hàng , mức độ hài lịng của nhân viên đối với cơng việc,…).
Thơng tin theo chiều ngang
Thơng tin trao đổi giữa lãnh đạo các phịng ban:
Trưởng phịng các phịng ban và tổ trưởng các tổ sản xuất thường trao đổi thơng tin về vấn đề cải thiện các hoạt động liên quan đến quy trình bán hàng như: kế hoạch nhập vật tư, liên kết các phịng ban, tuyển dụng và đào tạo nhân viên cĩ chuyên mơn, các kế hoạch giao lưu giữa các phịng ban,… mặc dù là những thơng tin khơng chính thức qua văn bản nhưng thực tế vẫn được đưa vào ứng dụng và đem lại một số hiệu quả thiết thực (chương trình tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên, tuyển dụng sinh viên thực tập, tổ chức câu lạc bộ anh văn,.. ).
Thơng tin giữa nhân viên giữa các nhân viên trong bộ phận:
- Sau khi thơng qua yêu cầu khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ thơng báo cho bộ phận thiết kế, xem xét mẫu thiết kế để tiến hành thiết kế mẫu và thơng báo cho bộ phận in để tiến hành in mẫu.
- Sau khi mẫu được duyệt và tiến hành lập đơn hàng, thơng báo cho bộ phận điều độ sản xuất ra lệnh sản xuất.
- Trong quá trình sản xuất các thơng tin liên quan sẽ được bộ phận sản xuất thơng báo cho nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm về đơn hàng.
Thơng tin chéo: đây là hình thức thơng tin ttruyền đạt theo chiều mở rộng :
- Nhân viên kinh doanh trước khi chiết tính giá cần nhận thơng tin về giá cả vật tư từ phịng xuất nhập khẩu – đầu tư.
- Phịng xuất nhập khẩu sẽ thơng tin cho nhân viên điều độ sản xuất tình hình vật tư và nhận thơng tin về nhu cầu vật tư của phịng sản xuất kinh doanh.
- Phịng kinh doanh cũng thơng báo cho phịng vật tư về những sai sĩt về chất lượng vật tư. Tuy nhiên, thơng tin này chỉ được qua các kênh khơng chính thức nên sai sĩt vẫn chưa được khắc phục (tham khảo sai sĩt III – trang 50).
- Sau khi nhập kho thành phẩm, bộ phận kinh doanh thơng báo lịch giao hàng cho bộ phận vận chuyển hàng hĩa. Việc truyền đạt khơng được thực hiện bằng văn bản nên sai sĩt vẫn thường xuyên xảy ra (tham khảo sai sĩt I – Trang 46)
- Vấn đề thơng tin đánh giá về sự thỏa mãn khách hàng đã được thực hiện nhưng độ tin cậy khơng cao nên việc khắc phục vẫn chưa hiệu quả.
Nĩi tĩm lại, các kênh thơng tin trên mặc dù cĩ tồn tại nhưng khơng rõ ràng. Nĩ chưa phản ánh được một cách cụ thể luồng thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng. Bên cạnh đĩ, cơng ty chưa xây dựng được hệ thống và phương thức truyền đạt thơng tin: thơng tin này phải trao đổi với ai? Ai chịu trách nhiệm xử lý vấn đề này? Phương pháp phản ảnh vấn đề này như thế nào?... do đĩ, các thơng tin được phán ánh khơng được phân tích và xử lý kịp thời nên hiệu quả quản trị thơng tin trong xử đơn hàng khơng cao.