II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CƠNG TY.
2.Thực Trạng Ưùng Dụng Cơng Nghệ Thơng Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng
Lý Đơn Hàng
Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng:
Thực hiện khơng hiệu quả:
Đã trang bị hệ thống thư điện tử chung của cơng ty, email cho mỗi nhân viên để thực hiện việc trao đổi thơng tin với khách hàng cũng như tiếp nhận yêu cầu khách hàng. Tuy nhiên, trên thực tế các nhân viên kinh doanh khơng kiểm tra email một cách thường xuyên nên đã bỏ lỡ nhiều đơn hàng quan trọng. Ngày 10/05/ 2007 nhân viên kinh doanh nhận được thơng báo của khách hàng qua điện thoại về việc yêu cầu của khách hàng là cơng ty AGILITY đã gửi qua email mà vẫn chưa được hồi âm.
Trong hoạt động tác nghiệp:
Chưa tận dụng được tính năng của cơng nghệ thơng tin:
Cơng nghệ thơng tin mà các nhân viên sử dụng chủ yếu là tin học văn phịng và chỉ thực hiện các cơng việc đơn giản như chiết tính giá, soạn thảo hợp đồng, lập lệnh sản xuất,….
Chưa xây dựng được phần mềm chiết tính giá.
Đã cĩ quy trình quản lý nhưng chủ yếu là bằng sổ sách, giấy tờ và các bảng biểu nên thơng tin liên lạc giữa các bộ phận khơng được linh hoạt và kịp thời. Đã áp dụng một số phần mềm quản lý như foxbase, phần mềm quản lý cơng nợ,…
Các hoạt động lưu trữ đơn hàng vẫn cịn thực hiện thủ cơng mà chưa thực hiện việc tin học hĩa.
Đã xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng về quy trình quản lý hệ thống nhưng thực tế vận dụng chưa đạt như mong muốn.
Hiện nay đang tiến hành xây dựng mơ hình quản lý thơng tin cho từng phịng ban.
Đối với phịng sản xuất kinh doanh: Do cơ cấu thơng tin của phịng kinh doanh phức tạp nên việc thiết lập mơ hình quản lý thơng tin là rất khĩ, điều đĩ làm cho chi phí thiết lập hệ thống rất cao. Vì vậy, cơng ty vẫn đang trong trong quá trình nghiên cứu để thiết lập.
Đối với các bộ phận khác như phịng Xuất nhập khẩu – đầu tư: Cơng ty đã tiến hành thực hiện quản lý hệ thơng tin về những lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng của phịng : cập nhật các đặc tính và tình hình của vật tư ( giá cả, các yếu tố ảnh hưởng đến vật tư, nhà cung cấp,…), báo cáo tồn kho vật tư, phiếu xuất vật tư, … tất cả các dữ liệu này đều được xây dựng các chương trình quản lý. Tất cả các thành viên đều cĩ thể truy cập cũng như cập nhật dữ liệu theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
Chi phí lắp đặt hệ thống quản lý (tồn kho vật tư, giá vật tư, phiếu xuất ) là khoảng 20 triệu Việt Nam Đồng. Với hệ thống quản lý tồn kho vật tư bộ phận quản lý vật tư cĩ thể truy cập thơng tin vật tư và quản lý xuất - nhập - tồn một cách dễ dàng. Chương trình này được kết nối với máy tính của thủ kho. Hệ thống các chương trình này cho phép quản lý xuất nhập khẩu vật tư, kiểm tra tồn kho mà khơng phải sử dụng đến thẻ kho như trước đây. Hệ thống này cịn được kết nối với chương trình báo giá vật tư hàng tuần hoặc định kỳ theo quy định. ( Khi muốn kiểm tra chủng loại vật tư nào đĩ, chỉ cần gõ mã số vật tư, hệ thống sẽ tự động cập nhật lượng vật tư tồn, giá vật tư khi nhập và giá vật tư hiện tại khi cĩ nhu cầu sản xuất).
Tuy nhiên, hiệu quả thực hiện của mơ hình quản lý này chưa tốt , đã xuất hiện tình trạng tồn kho mang giá trị âm khi nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu nhập dữ liệu.
Nhìn chung, vấn đề áp dụng cơng nghệ thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng của doanh nghiệp đã được quan tâm thực hiện nhưng vẫn chưa được chú trọng ( hệ thống mạng kết hợp doanh nghiệp với bên ngồi tổ chức rất sơ sài, chưa cung cấp được nhiều về thơng tin về cơng ty, hệ thống thư điện tử của cơng ty
khơng được kiểm tra thường xuyên nên vẫn bỏ lỡ các yêu cầu của khách hàng, nhân viên cơng ty vẫn chưa khai thác được ưu thế của hệ thống thư điện tử để thực hiện các giao dịch với khách hàng cũng như tìm khách hàng mới,…).Vì lý do này, cơng ty vẫn chưa khai thác được hiệu quả của dự án đầu tư vào hệ thống mạng máy tính này.
3. Nhận Xét Chung:
Thực trạng vấn đề quản trị thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng nĩi riêng và tại cơng ty nĩi chung vẫn cịn nhiều vấn đề bất cập cần phải quan tâm
Cơng ty vẫn chưa chú trọng đầu tư cho việc nghiên cứu thơng tin:
Giống như hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam khác, cơng ty vẫn chưa chú trọng đầu tư vào việc nghiên cứu và tiếp cận thơng tin nên khơng dám mạo hiểm tư vào nghiên cứu sản phẩm mới.
Khơng cĩ các chính sách đánh giá các thơng tin quan trọng ( tham khảo cơ ssở lý luận trang 18) như thơng tin về marketing, cạnh tranh,sản xuất,… nên khơng nhận biết được nhu cầu khách hàng, khả năng cạnh tranh của mình so với đối thủ,… nên khơng cĩ được cái nhìn thấu suốt để đưa ra được những chính sách tiếp cận thị trường, nắm bắt cơ hội cũng như phịng tránh các rủi ro mà cơng ty cĩ thể gặp phải. Các thơng tin về sản xuất cũng khơng được chú trọng đầu tư nên việc đầu tư cơng nghệ cho quy trình xử lý đơn hàng khơng đạt hiệu quả như mong muốn. Bên cạnh đĩ, quy trình sản xuất khơng được chi tiết, cụ thể nên khơng kiểm sốt được từng của quá trình và thường xuyên xảy ra sai sĩt.
Vấn đề quản trị thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng vẫn chưa đạt hiệu quả: Như đã trình bày ở trên, cơng ty vẫn chưa chú trọng việc thu thập và phân tích thơng tin: khơng cĩ chính sách thu thập thơng tin về khách hàng trong quy trình xử lý đơn hàng.
Chưa thực hiện xem xét để phân loại thơng tin một cách rõ ràng, chưa nghiên cứu việc tạo mới thơng tin cũng như phân cơng trách nhiệm cụ thể cho việc xử lý thơng tin.
Khơng thực hiện tiến trình trong hoạt động quản trị thơng tin: chưa tiến hành xác định hoạt động một cách cụ thể, chi tiết để xác định nhu cầu thơng tin từ đĩ xây dựng kho thơng tin, phân loại những thơng tin thừa và thiếu,… chưa tận dụng khai thác tiềm năng thơng tin trong tổ chức.
Mạng quản lý thơng tin chưa được cập nhật một cách chính xác kịp thời giữa các thành viên trong cơng ty. Việc truyền đạt thơng tin cịn mang tính thủ cơng mà khơng tận dụng mạng nội bộ, vì thế vẫn thường xuyên cĩ nhiều sai sĩt xảy ra.
(tham khảo sai sĩt I – Trang 46)
Mặc dù hệ thống đã được nối mạng nhưng khơng phát huy được hiệu quả do nhiều yếu tố như việc cập nhật thơng tin, trình độ cơng nghệ thơng tin của nhân viên, các yếu tố thơng tin khơng được sắp xếp trình tự, thống nhất gây khĩ khăn trong việc truy cập.
Vấn đề bảo mật thơng tin cũng là vấn đề mà cơng ty cần phải quan tâm: các thơng tin quan trọng như danh sách khách hàng được hưởng hoa hồng, danh mục vật tư và giá vật tư,… được lưu trữ trên mạng nội bộ tồn cơng ty mà khơng được cài mã khĩa.
Các chính sách chiến lược của cơng ty mặc dù cĩ đưa ra nhưng việc truyền đạt và thực hiện chưa đạt hiệu quả. (tham khảo III.2) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay vẫn chưa xây dựng được luồng thơng tin xuyên suốt trong quy trình xử lý đơn hàng:
Chưa xác định được những nhu cầu thơng tin cần thiết trong mỗi quy trình. Chưa xây dựng được hệ thống cập nhật và truyền đạt thơng tin dữ liệu đến từng bộ phận và người chuyên trách một cách nhanh chĩng hiệu quả (thơng tin về định hướng phát triển cơng ty, thơng tin khách hàng, các thơng tin liên quan đến hoạt động của quy trình như sản xuất, cơng nghệ,…).
Nĩi tĩm lại, vấn đề quản lý thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng tại cơng ty vẫn chưa đảm bảo các nguyên tắc cũng như cĩ được các yếu tố đảm bảo cho việc quản trị thơng tin thành cơng.