Xây dựng hệ thống quản lý công văn cho khoa KTCN MT theo chuẩn ISO 9001 2008

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MƠI TRƯỜNG TRƯƠNG CẨM LỤA KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO KHOA KTCN-MT THEO CHUẨN ISO 9001-2008 GV Hướng dẫn: Đồn Thanh Nghị An Giang, 2010 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 MỤC LỤC oooo— CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I Lý chọn đề tài nghiên cứu II Mục tiêu nghiên cứu III Đối tƣợng phạm vi khóa luận IV Giải pháp kỹ thuật V Giới thiệu kết cấu khóa luận CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Những thuật ngữ Công văn Công văn đến Công văn Tài liệu ISO 6 Một số thuật ngữ khác II Tổng quan ISO Giới thiệu ISO 1.1 ISO gì? 1.2 Lịch sử ISO 1.3 ISO 9000 gì? 1.4 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: 1.5 Danh sách tiêu chuẩn ISO ISO 9001: 2008 2.1 Giới thiệu thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000 2.2 Tại đề tài xây dựng lại chọn ISO 9001: 2008 23 III Quản lý công văn đến 24 Tiếp nhận, đăng ký công văn đến 24 1.1 Tiếp nhận công văn đến 24 1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì cơng văn đến 24 1.3 Đóng dấu ―Đến‖, ghi số ngày đến 25 1.4 Đăng ký công văn đến 25 Trình chuyển giao công văn đến 26 2.1 Trình cơng văn đến 26 2.2 Chuyển giao công văn đến 26 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải công văn đến 27 Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 3.1 Giải công văn đến 27 3.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải công văn đến 27 IV Quản lý công văn 28 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng công văn 28 1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày cơng văn 28 1.2 Ghi số ngày, tháng công văn 28 1.3 Nhân 28 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 28 2.1 Đóng dấu quan 28 2.2 Đóng dấu độ khẩn, mật 29 Đăng ký công văn 29 3.1 Đăng ký công văn sổ 29 3.2 Đăng ký công văn máy tính sử dụng chƣơng trình quản lý cơng văn 29 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát công văn 30 4.1 Làm thủ tục phát hành công văn 30 4.2 Chuyển phát công văn 30 4.3 Theo dõi việc chuyển phát công văn 31 Lƣu công văn 31 V Phƣơng pháp phát triển hệ thống 32 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống: 32 Các giai đoạn trình phát triển hệ thống 32 VI Sơ đồ tổ chức khoa KTCN – MT 32 CHƢƠNG 3: NỘI DUNG 33 I Mô tả hệ thống 33 Mô tả hệ thống 33 Xác định yêu cầu hệ thống 33 Sơ đồ mô tả hệ thống 33 II Phân tích hệ thống 34 Phân tích tổng quát hệ thống 34 Phân tích module 36 2.1 Công văn đến 36 2.2 Công văn 46 2.3 Tài liệu ISO 55 III Lƣợc đồ lớp 56 Lƣợc đồ lớp tổng quát 56 Thuộc tính phƣơng thức lớp 57 Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 IV Thiết kế sở liệu 62 1.Mơ hình sở liệu quan hệ tổng qt 62 2.Thiết kế trƣờng liệu bảng liệu 62 V Thiết kế giao diện 68 Đăng nhập 68 Chƣơng trình 68 Công văn đến 69 3.1 Đăng ký công văn đến 69 3.2 Ý kiến đạo 71 3.3 Quản lý sổ theo dõi 73 Tài liệu ISO 75 4.1 Upload tài liệu ISO 75 4.2 Download tài liệu ISO 76 4.3 Xóa tài liệu ISO 76 CHƢƠNG 4: TỔNG KẾT 77 I Kết đạt đƣợc - hạn chế hƣớng phát triển 77 Kết đạt đƣợc 77 Những hạn chế 77 Hƣớng phát triển 77 III Nhận xét - kiến nghị 77 Nhận xét 77 Kiến nghị 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƢỜNG THEO CHUẨN ISO 9001:2008 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I Lý chọn đề tài nghiên cứu - Trong điều kiện đất nƣớc ta bƣớc sang thời kỳ đổi mới, phát triển khoa học kỹ thuật bƣớc nâng địa vị đất nƣớc lên cao, phát triển cơng nghệ thông tin vấn đề đƣợc trọng Từ đất nƣớc nghèo nàn lạc hậu thập niên 80 nhìn lại đất nƣớc ta hồn tồn khác hẳn Tin học khơng cịn xa lạ với nhà nữa, có em đến trƣờng học biết sử dụng máy tính - Hoạt động giáo dục chuyển sang hƣớng phát triển phát triển tri thức kết hợp với tiến khoa học kỹ thuật, phát triển thần tốc nhƣ vũ bão công nghệ thông tin vấn đề nóng bỏng điều kiện Sự ứng dụng phát triển công nghệ thông tin giáo dục đƣợc trọng, hình thức quản lý dần chuyển đổi theo hƣớng cơng nghệ đại, tin học hóa đƣợc ứng dụng tất lĩnh vực Đồng thời quản lý dần chuyển sang chuẩn định chuẩn ISO - Hiện nay, hệ thống chất lƣợng phổ biến ISO 9001 Trong đó, ISO 9001:2000 mơ hình hệ thống chất lƣợng đặt số điều khoản rõ quan, tổ chức phải thực để xây dựng, trì cải tiến hệ thống chất lƣợng thích hợp lĩnh vực Đến ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa ISO thức cơng bố tiêu chuẩn ISO 9001:2008, phiên Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử dụng 175 Quốc gia kh p giới - Đặc biệt, Từ tháng 09 năm 2008, Trƣờng đại học An Giang b t đầu triển khai xây dựng chƣơng trình quản lý chất chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với tƣ vấn Trung tâm kỹ thuật Tiêu chuẩn – Đo lƣờng – Chất lƣợng 3, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lƣờng – Chất lƣợng Sau 10 tháng thực hiện, Trƣờng hoàn thành việc xây dựng quy trình cơng việc bƣớc đầu áp dụng số đơn vị, tạo nên chuyển biến tốt công tác tổ chức quản lý Mục tiêu nhà trƣờng năm 2009 đƣợc cấp chứng nhận đơn vị đạt tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO - Vấn đề quản lý cơng văn khoa KT-CN-MT cịn mang tính thủ công, tài liệu công văn lƣu trữ giấy, việc thực thủ công gặp nhiều khó khăn nhƣ: + Tài liệu ngày nhiều dẫn đến khó quản lý nhƣ vấn đề theo dõi tình hình xử lý cơng việc gặp nhiều khó khăn + Việc quản lý tay khiến cho cán văn thƣ nhiều thời gian trình tìm kiếm, tra cứu báo cáo + Việc quản lý tay thông tin không cập nhật kịp thời dẫn đến công tác theo dõi, giám sát cơng việc thực hiệu - Chính vấn đề thực tiễn trên, khóa luận với đề tài ―xây dựng hệ thống quản lý công văn cho khoa KTCN–MT theo chuẩn ISO 9001:2008‖ tập trung nghiên cứu q trình quản lý cơng văn đến, công văn đi, tài liệu ISO nhằm giúp cho khoa KTCN – MT quản lý công văn cách tiện lợi hơn, nhanh chóng phù hợp với tính chất khoa Hệ thống mang lại lợi ích sau: + Giảm cơng sức, chi phí lƣu trữ, tìm kiếm xử lý công văn tài liệu ISO Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 + Tự động hóa trình nhận nhƣ gửi cơng văn theo nhiều hình thức + Lƣu trữ công văn tài liệu ISO an tồn + Tìm kiếm, tra cứu cơng văn tài liệu ISO dễ dàng II Mục tiêu nghiên cứu - Đề tài xây dựng đƣợc tài liệu phục vụ cho hoạt động khoa KTCN-MT cách hệ thống thống theo chuẩn ISO 9001: 2008 - Kiểm soát đƣợc chi tiết việc quản lý công văn thông qua việc xây dựng lƣu đồ, quy trình, xác định điểm kiểm sốt Đề tài giúp ban lãnh đạo khoa, cán văn thƣ, nhƣ tất cán giảng viên khoa dễ dàng quản lý công văn - Đề tài xây dựng nên hệ thống kho công văn tập trung, kh c phục tình trạng thất lạc sai lệch thông tin Cung cấp thông tin tài liệu ISO phục vụ yêu cầu ban lãnh đạo khoa, cán quản lý cán giảng viên cách nhanh chóng, xác, đầy đủ kịp thời - Xây dựng Website quản lý, xử lý phát hành công văn, phân quyền ngƣời dùng để quản trị hệ thống, đại hóa cơng tác văn thƣ lƣu trữ Đồng thời hỗ trợ tra cứu, tham chiếu công văn cũ - Thống tin học hóa quy trình hoạt động giáo dục nhƣ hình thức tiếp nhận, lƣu trữ, trao đổi, tìm kiếm, quản lý cơng văn cho khoa KTCN-MT theo chuẩn ISO 9001: 2008 - Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng cơng cụ công nghệ thông tin, tạo nên tác phong làm việc chuyên nghiệp, đại, hiệu phù hợp với chuyên ngành khoa III Đối tƣợng phạm vi khóa luận - Đối tƣợng phục vụ + Lãnh đạo khoa + Văn thƣ khoa + Trƣởng Phó trƣởng môn + Cán giảng viên liên quan đến quản lý lƣu trữ công văn khoa + Cán giảng viên khoa - Phạm vi khóa luận: Quản lý cơng văn cho khoa KTCN-MT IV Giải pháp kỹ thuật Hệ thống quản lý công văn cho Khoa Kỹ Thuật–Công Nghệ-Môi Trƣờng đƣợc xây dựng công nghệ tiên tiến ASP.NET sở liệu SQL Server V Giới thiệu kết cấu khóa luận Khóa luận bao gồm chƣơng: - Chƣơng 1: Tổng quan đề tài - Chƣơng 2: Cơ sở lý thuyết - Chƣơng 3: Nội dung - Chƣơng 4: Tổng kết Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Những thuật ngữ Cơng văn - Cơng văn hình thức cơng văn hành dùng phổ biến khoa, doanh nghiệp Cơng văn phƣơng tiện giao tiếp thức quan Nhà nƣớc với cấp trên, cấp dƣới với cơng dân Thậm chí tổ chức xã hội doanh nghiệp hoạt động hàng ngày phải soạn thảo sử dụng công văn để thực hoạt động thông tin giao dịch nhằm thực chức nhiệm vụ - Những u cầu soạn thảo cơng văn: + Mỗi công văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng vụ + Viết ng n gọn, súc tích, rõ ràng, ý tƣởng phải sát với đề + Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao + Có thể thức quy định pháp luật Nhà nƣớc đặc biệt phải có trích yếu cơng văn dù cơng văn khẩn Theo điều lệ công tác công văn giấy tờ Phủ Thủ Tƣớng - Xây dựng bố cục công văn Thông thƣờng bố cục cơng văn phải có yếu tố sau: + Quốc hiệu tiêu ngữ + Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quán quan ban hành công văn + Chủ đề nhận công văn quan cá nhân + Số ký hiệu cơng văn + Trích yếu nội dung + Nội dung công văn + Chữ ký, đóng dấu + Nơi gửi Cơng văn đến Cơng văn đến tất loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, công văn hành cơng văn chun ngành kể Fax, công văn đƣợc chuyển qua mạng công văn mật đơn, thƣ gửi đến khoa Công văn Công văn tất loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, công văn hành cơng văn chun ngành kể công văn, công văn lƣu chuyển nội công văn mật khoa phát hành Tài liệu ISO Tài liệu ISO bao gồm tài liệu tác nghiệp tài liệu hệ thống Tài liệu tác nghiệp bao gồm quy trình nghiệp vụ phịng ban đăng ký ISO, phiếu theo dõi thống kê phân tích Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Tài liệu hệ thống bao gồm sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng, trách nhiệm quyền hạn, sổ tay chất lƣợng, thủ tục kiểm soát tài liệu, quy định kiểm soát tài liệu, thủ tục đánh giá nội bộ, thủ tục hành động kh c phục, phòng ngừa Một số thuật ngữ khác - Mơi trường mạng: mơi trƣờng thông tin đƣợc cung cấp, truyền đƣa, thu thập, xử lý, lƣu trữ trao đổi thông qua sở hạ tầng thông tin - Cơ sở hạ tầng thông tin: hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đƣa, thu thập, xử lý, lƣu trữ trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thơng, mạng Internet, mạng máy tính sở liệu - Cơ sở liệu: tập hợp liệu đƣợc s p xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phƣơng tiện điện tử - Văn điện tử: văn đƣợc thể dƣới dạng thông điệp liệu - Thông điệp liệu: thông tin đƣợc tạo ra, đƣợc gửi đi, đƣợc nhận đƣợc lƣu trữ phƣơng tiện điện tử - Phương tiện điện tử: phƣơng tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ công nghệ tƣơng tự - Hồ sơ: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tƣợng cụ thể có đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; khoa ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ khoa cá nhân - Khung phân loại hồ sơ: hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trình hoạt động quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực II Tổng quan ISO Giới thiệu ISO 1.1 ISO gì? ISO Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa Standardization) The International Organization for 1.2 Lịch sử ISO ISO đƣợc thành lập vào năm 1947, trụ sở Geneva, đƣợc áp dụng 150 nƣớc Việt Nam thành viên thức vào năm 1977 đƣợc bầu vào ban chấp hành ISO 1.3 ISO 9000 gì? ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng, đƣa nguyên t t quản lý, tập trung vào việc phòng ngừa cải tiến, đƣa yêu cầu cần đáp ứng, áp dụng cho tất loại hình tổ chức khơng phân biệt quy mơ hay loại hình sản xuất dịch vụ 1.4 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: - ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Cơ sở từ vựng - ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Các yêu cầu - ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Hƣớng dẫn cải tiến hiệu - ISO19011:2002 Hƣớng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng môi trƣờng Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Lịch sử soát xét phiên ISO 9000 Phiên Phiên Phiên năm 1994 năm 2000 năm 2008 ISO 9000: 1994 ISO 9000: 2000 ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lƣợng Cơ sở từ vựng ISO 9001:2000 Bao gồm ISO 9001/9002/9003) ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng yêu cầu ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000 Chƣa có thay đổi Hệ thống quản lý chất lƣợng Hƣớng dẫn cải tiến ISO 10011:1990/1 ISO 19011: 2002 Chƣa có thay đổi Hƣớng dẫn đánh giá Hệ thống quản lý chất lƣợng / Môi Trƣờng Tên tiêu chuẩn ISO 9001: 1994 ISO 9002: 1994 ISO 9003: 1994 Hình 1: Lịch sử soát xét phiên ISO 9000 1.5 Danh sách tiêu chuẩn ISO - ISO 9000, 9001: Hệ thống quản lý chất lƣợng - ISO 14000: Tiêu chuẩn hệ thống quản lý môi trƣờng - ISO 22000: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm - ISO TS 22003: 2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000 - ISO IEC 17021: 2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho tổ chức chứng nhận - ISO/ TS 19649: Đƣợc xây dựng Hiệp hội ôtô quốc tế ( IATF) - The International Automotive Task Force Tiêu chuẩn ISO/ TS 19649: 2002 quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành cơng nghiệp ơtơ tồn cầu nhƣ: QS 9000 Mỹ , VDA6.1 Đức , EAQF Pháp , AVSQ Ý với mục đích loại bỏ nhiều chứng nhận nhằm thỏa mãn yêu cầu nhiều khách hàng Đây tiêu chuẩn b t buộc cho nhà sản xuất ôtô giới - ISO 15189: Hệ thống quản lý phịng thí nghiệm y tế yêu cầu cụ thể lực chất lƣợng Phịng thí nghiệm Y tế , Phiên ban hành năm 2003, phiên gần ban hành năm 2007 đƣợc Việt Nam chuyển hoàn toàn thành TCVN 7782:2008) ISO 9001: 2008 2.1 Giới thiệu thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000 Năm 2008 Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hoá Quốc Tế (The Internation Organization for Standardization soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 thành phiên ISO 9001: 2008 thay đổi lớn đƣợc giới tƣ vấn đánh giá giới làm chất lƣợng quan tâm Sau tổng hợp trích dẫn thay đổi phiên năm 2008 so với phiên năm 2000 Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 - Ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa ISO thức cơng bố tiêu chuẩn ISO 9001:2008, phiên Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử dụng 175 Quốc gia kh p giới - ISO 9001:2008, Hệ thống Quản lý Chất lƣợng - yêu cầu, soát xét lần Phiên Tiêu chuẩn xuất năm 1987 trở nên tiếng kh p giới đảm bảo chất lƣợng đáp ứng yêu cầu chất lƣợng nhằm nâng cao lực thỏa mãn yêu cầu khách hàng mối quan hệ với khách hàng nhà cung cấp Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 mặt cấu trúc giữ nguyên không thay đổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 nhƣ sau: - Phạm vi - Tiêu chuẩn trích dẩn - Thuật ngữ định nghĩa - Hệ thống quản lý chất lƣợng - Trách nhiệm lãnh đạo - Quản lý nguồn lực - Tạo sản phẩm - Đo lƣờng, phân tích cải tiến Những thay đổi phiên tóm t t là: - Làm rõ từ ngữ - Đại diện lãnh đạo - Sử dụng nguồn bên - Hành động kh c phục phòng ngừa Xem xét vào chi tiết, nội dung có điểm sau: - Phải xác định hệ thống quản lý chất lƣợng cách thức mức độ kiểm soát trình có nguồn bên ngồi - Quy định chặt chẽ việc kiểm sốt q trình có nguồn gốc bên - Cơ cấu văn hệ thống quản lý chất lƣợng thay đổi Tầm quan trọng cùa hồ sơ nâng lên ngang tầm thủ tục - Nhấn mạnh đến hoạt động phân tích cải tiến trình - Diễn giải rõ hình thức thủ tục Một thủ tục bao gồm nhiều q trình nhiều thủ tục diễn giải cho trình - Chức danh Đại diện lãnh đạo quy định rõ phải thành viên ban lãnh đạo - Nhấn mạnh vấn đề phù hợp với yêu cầu Có ý nghĩa rộng ban quát so với ―chất lƣợng‖ nhƣ sử dụng ISO 9001: 2000 - Khái niệm ―Năng lực, nhận thức đào tạo‖ thay ―Năng lực, đào tạo nhận thức‖: Nhấn mạnh công tác đào tạo Tổ chức - Về thông tin nội bộ, tiêu chuẩn bổ sung yêu cầu hệ thống thông tin Trƣớc hệ thống liên lạc Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Cơng văn Hình 61:Bảng cơng văn Chuyển cơng văn Hình 62:Bảng chuyển cơng văn Nhật ký cơng văn Hình 63:Bảng nhật ký công văn Loại dự thảo công văn Hình 64:Bảng loại dự thảo cơng văn Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 66 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Dự thảo cơng văn Hình 65:Bảng dự thảo cơng văn Ý kiến đóng góp Hình 66:Bảng ý kiến đóng góp Nhật ký ý kiến đóng góp Hình 67:Bảng nhật ký ý kiến đong góp Tài liệu ISO Hình 68:Bảng tài liệu ISO Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 67 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 V Thiết kế giao diện Đăng nhập Hình 69: Giao diện đăng nhập Chương trình Hình 70: Giao diện chƣơng trình Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 68 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Công văn đến 3.1 Đăng ký công văn đến Hình 71: Giao diện đăng ký cơng văn đến Thêm cơng văn dạng cơng văn thƣờng Hình 72:Giao diện thêm công văn thƣờng Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 69 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Thêm công văn dạng cơng văn mật Hình 73: Giao diện thêm cơng văn mật Xóa cơng văn đến Hình 74: Giao diện xóa cơng văn đến Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 70 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Nhật ký cơng văn đến Hình 75: Giao diện nhật ký cơng văn đến 3.2 Ý kiến đạo Hình 76: Giao diện ý kiến đạo Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 71 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Thêm ý kiến đạo Hình 77: Giao diện thêm ý kiến đạo Xóa ý kiến đạo Hình 78: Giao diện xóa ý kiến đạo Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 72 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Nhật ký ý kiến đạo Hình 79: Giao diện nhật ký ý kiến đạo 3.3 Quản lý sổ theo dõi Hình 80: Giao diện quản lý sổ theo dõi Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 73 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Thêm thông tin cần theo dõi Hình 81: Giao diện thêm thơng tin theo dõi Xóa thơng tin theo dõi Hình 82: Giao diện xóa thơng tin theo dõi Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 74 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Nhật ký theo dõi Hình 83: Giao diện nhật ký sổ theo dõi Tài liệu ISO 4.1 Upload tài liệu ISO Hình 84: Giao diện Upload tài liệu ISO Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 75 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 4.2 Download tài liệu ISO Hình 85: Giao diện Download tài liệu ISO 4.3 Xóa tài liệu ISO Hình 86: Giao diện xóa tài liệu ISO Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 76 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 CHƢƠNG 4: TỔNG KẾT I Kết đạt đƣợc - hạn chế hƣớng phát triển Kết đạt -Về lý thuyết Nghiên cứu trình bày cách có hệ thống nội dung chuẩn ISO 9001: 2008, tìm hiểu số thuật ngữ liên quan tới đề tài Làm rõ hệ thống quản lý công văn, mô tả q trình quản lý cơng văn dựa vào lƣu đồ Thiết kế sơ đồ mô tả hệ thống để ngƣời dùng nhìn cách tổng quát hệ thống Phân tích có tính logic sở để thiết kế sở liệu giao diện hệ thống - Về thực hành Xây dựng chƣơng trình quản lý cơng văn hồn thành Module: Cơng văn đến, tài liệu ISO Cho phép ngƣời dùng thêm, xóa, sửa số tính hệ thống Cho phép ngƣời dùng Upload, download file liên quan đến tài liệu ISO Đồng thời cho phép ngƣời dùng xóa file Upload thấy chúng không cần thiết Những hạn chế Do thời gian có hạn nên đề tài xoay quanh số vấn đề nhƣ: Quản lý công văn đến, quản lý công văn đi, quản lý tài liệu ISO Và hoàn thành đƣợc hai phần: Quản lý công văn đến, quản lý tài liệu ISO Do q trình quản lý cơng văn khoa quản lý với số lƣợng nhỏ, quản lý tay, nên vấn đề thu tập tài liệu gặp nhiều khó khăn Cơng nghệ ASP.NET với cơng cụ hỗ trợ LinkQ so với thân, nên việc tìm hiểu nhiều thời gian Hướng phát triển Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008, đáp ứng nhu cầu quản lý công văn cho khoa mà cho doanh nghiệp, quan tổ chức khác Phát triển quy mơ đề tài để tìm hiểu sâu quy trình quản lý III Nhận xét - kiến nghị Nhận xét Đề tài phù hợp với tính chất quản lý cơng văn khoa KTCN-MT thời gian Trƣờng mở rộng hoạt động giáo dục theo chuẩn ISO 9001: 2008 Tính đại hóa quản lý cơng văn đƣợc thể đề tài Giúp văn thƣ khoa quản lý cơng văn cách đơn giản, nhanh chóng phù hợp với tính chất khoa Kỹ Thuật – Cơng Nghệ - Môi Trƣờng Đồng thời giúp cho cán giảng viên thuận lợi việc tiếp nhận công văn đến, soạn thảo chuyển công văn Hệ thống cơng văn ln mang tính bảo mật cao, mà đề tài phân quyền ngƣời dùng cụ thể để đảm bảo tính bảo mật trình quản lý cơng văn Hồn thành mục tiêu đề thời gian quy định Kiến nghị Một số ý kiến kiến nghị nhƣ sau: Khi chƣơng trình đƣợc xây dựng hoàn thiện Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 77 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Q trình quản lý cơng văn khoa chuyển sang quản lý điện tử Máy tính cho phận công văn thƣ khoa phải ổn định, đủ điều kiện sử dụng chƣơng trình Hỗ trợ thêm máy Scan để scan mẫu công văn cần thiết cán giảng viên khoa cần sử dụng Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 78 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 TÀI LIỆU THAM KHẢO [01] Cẩm nang doanh nhân, phƣơng thức, trình tự, thủ tục kiểm tra chất lƣợng sản phẩm hàng hóa trƣớc đƣa thị trƣờng TCVN ISO 9001; 2008.NXB: Lao động [02] Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc Ban hành: 19/11/1999.Công văn 608 LTNN-TTNC việc trích yếu hƣớng dẫn ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn thƣ - lƣu trữ [03] Cục văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc Ban hành: 18/07/2005 Công văn 425VTLTNN NVTW - Hƣớng dẫn quản lý văn đi, văn đến [04] Dƣơng Quang Thiện 2005.Net toàn tập – Tập 3: Lập trình giao diện ngƣời dùng theo C# NXB: Tổng hợp TPHCM [05] Dƣơng Quang Thiện 2005 Net Tồn Tập - Tập 5: Lập Trình Web Dùng ASP.NET Và C# NXB TPHCM [06] Lê Anh Tuấn.2006.ISO 9000 - Tài Liệu Hƣớng Dẫn Thực Hiện.Nhà xuất bản: Nxb Trẻ [07] Nguyễn Ngọc Bình Phƣơng.2007 Các Giải Pháp Lập Trình ASP Net 2.0 Tập NXB: Hồng Đức [08] Web site tham khảo: - http://www.asp.net.vn - http://www.docjax.cloudapp.net/document - http://www.haugiang.gov.vn - http://www.iso.com.vn - http://www.nghiepvu.moj.gov.vn - http://www.tchdkh.org.vn Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 79 Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Trang 80 ... liệu ISO Điều quan trọng hệ thống phải quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Sơ đồ mô tả hệ thống HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO KHOA KT - CN - MT THEO CHUẨN ISO 9001: 2008 Lãnh đạo khoa. .. nghiệp Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƢỜNG THEO CHUẨN ISO 9001: 2008 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I Lý. .. nghiệp Hệ thống quản lý cơng văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 CHƢƠNG 3: NỘI DUNG I Mô tả hệ thống Mô tả hệ thống Hệ thống quản lý công văn cho khoa Kỹ Thuật- Công Nghệ - Môi Trƣờng đƣợc quản lý giấy