1. Mô tả hệ thống hiện tại
Hệ thống quản lý công văn cho khoa Kỹ Thuật- Công Nghệ - Môi Trƣờng hiện tại đang đƣợc quản lý bằng giấy sổ ghi chú , do bộ phận văn thƣ khoa phụ trách, tập trung quản lý công văn đến và công văn đi cho khoa. Khi tiếp nhận công văn đến, văn thƣ khoa là ngƣời trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra bao bì,… Rồi ghi nhận lại thông tin công văn: số thứ tự, ngày đến, ngƣời nhận…….Rồi phát cho ngƣời nhận công văn đến, hoặc ngƣời nhận trực tiếp gặp văn thƣ khoa để yêu cầu nhận công văn. Đối với trƣờng hợp công văn đi, ngƣời gởi công văn sẽ trực tiếp gặp văn thƣ khoa để gởi, sau đó văn thƣ khoa gặp lãnh đạo khoa để xin ý kiến ký duyệt rồi văn thƣ khoa trực tiếp gửi công văn đi.
2. Xác định yêu cầu hệ thống
Quá trình quản lý công văn đƣợc nêu ra nhƣ trên mất quá nhiều thời gian cho mỗi công đoạn, vì thế văn thƣ khoa yêu cầu một hệ thống quản lý công văn hiện đại, nhanh gọn, tìm kiếm dễ dàng, phù hợp với yêu cầu của công việc. Hệ thống phải quản lý đƣợc công văn đến, công văn đi, lƣu trữ tài liệu ISO. Điều quan trọng hệ thống phải quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008.
3. Sơ đồ mô tả hệ thống mới
Hình 4: Sơ đồ mô tả hệ thống mới.
Cơ sở Dữ liệu
LAN
Module truyền thông Module
quản lý công văn đến
Module quản lý công văn đi
Module quản lý tài liệu ISO
Văn thƣ
Lãnh đạo khoa
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO KHOA KT - CN - MT THEO CHUẨN ISO 9001: 2008