II. Phân tích hệ thống
2.Phân tích các module chính
2.1. Công văn đến
2.1.1. Lƣu đồ mô tả công văn đến
Chú thích
Đƣờng đi của công văn điện tử Đƣờng đi của công văn giấy
Hình 7: Lƣu đồ mô tả công văn đến
Có
Không Công
văn đến
Tiếp nhận, phân loại sơ
bộ, bóc bì, đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao công văn đến Ý kiến chỉ đạo giải quyết Giải quyết Ý kiến phân
phối công văn
Tổ chức thực hiện Quan
trọng
Theo dõi giải quyết
CBGV chuyên môn Văn thƣ khoa Lãnh đạo khoa Lãnh đạo bộ môn
2.2.2. Mô tả chi tiết
Ngƣời thực hiện
Nội dung công việc
Văn thƣ khoa
a) Đối với công văn giấy:
- Tiếp nhận công văn đến.
- Phân loại sơ bộ loại bóc bì: là loại gửi cho khoa và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong khoa .
- Bóc bì công văn đến đối với loại đƣợc bóc bì . - Đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến.
- Đăng ký công văn đến.
- Scan công văn đến và đính kèm biểu ghi công văn đến.
- Chuyển cho trƣởng phó trƣởng bộ môn cho ý kiến phân phối công văn đến.
Công văn đến bằng giấy sau khi scan đƣợc văn thƣ khoa giữ lại. Sau khi nhận đƣợc ý kiến phân phối công văn đến qua mạng, văn thƣ khoa chuyển công văn giấy cho CBGV chuyên môn đƣợc giao chủ trì giải quyết.
b) Đối với công văn điện tử gửi đến qua mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của công văn.
- Đăng ký công văn đến.
- Đính kèm biểu ghi công văn đến. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chuyển cho trƣởng phó trƣởng bộ môn cho ý kiến phân phối công văn đến.
Lãnh đạo khoa
Ngƣời cho ý kiến phân phối công văn đến có thể là trƣởng khoa, hoặc phó trƣởng khoa đƣợc ủy quyền trong trƣờng hợp trƣởng khoa đi v ng .
Trƣờng hợp trƣởng khoa cho ý kiến phân phối:
Cho ý kiến phân phối hoặc chỉ đạo và chuyển cho:
- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết thuộc lĩnh vực phụ trách . - Trƣởng Phó trƣởng khoa để theo dõi .
- Trƣởng Phó trƣởng bộ môn chủ trì để tổ chức thực hiện .
Trƣờng hợp phó trƣởng khoa cho ý kiến phân phối:
Trƣờng hợp phó trƣởng khoa đƣợc trƣởng khoa uỷ quyền cho ý kiến phân phối thì phó trƣởng khoa thực hiện các công việc nhƣ trƣởng khoa và báo cáo trƣởng khoa.
Ngƣời thực
hiện Nội dung công việc Lãnh đạo bộ
môn
Trƣởng bộ môn:
Căn cứ nội dung công văn đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo khoa và trình độ, năng lực của cán bộ trong bộ môn, trƣởng bộ môn cho ý kiến chỉ đạo và chuyển cho:
- Trƣởng khoa và phó trƣởng khoa để báo cáo và theo dõi . - Phó trƣởng bộ môn để tổ chức thực hiện nếu cần .
- CBGV chuyên môn trong bộ môn chủ trì giải quyết trong trƣờng hợp bộ môn đƣợc giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết .
- Lãnh đạo bộ môn phối hợp giải quyết nếu cần .
- Văn thƣ khoa chuyển công văn giấy cho CBGV chủ trì giải quyết .
Phó trƣởng bộ môn:
Trƣờng hợp phó trƣởng bộ môn đƣợc trƣởng bộ môn giao tổ chức thực hiện thì phó trƣởng bộ môn thực hiện các công việc nhƣ trƣởng bộ môn và báo cáo trƣởng bộ môn.
Cán bộ giảng viên chuyên môn
CBGV chủ trì giải quyết:
- Nhận công văn giấy do văn thƣ khoa chuyển đến.
- Căn cứ nội dung công văn đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo khoa, lãnh đạo bộ môn, xác định và nhập thông tin ―Mã hồ sơ‖.
- Nghiên cứu nội dung công văn đến để thực hiện. Trƣờng hợp công văn đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn công văn trả lời.
- Tập hợp công văn liên quan đến công việc đƣợc giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử .
- Đối với công văn đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định ―Mã hồ sơ‖.
CBGV phối hợp giải quyết:
Nghiên cứu nội dung công văn đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho lãnh đạo bộ môn để báo cáo , CBGV chủ trì.
2.1.3. Lƣợc đồ Use Case (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các lƣợc đồ Use case
+ Lƣợc đồ Use case mức 1 Quản lý công văn đến.
Van thu khoa
Lanh dao bo mon Lanh dao khoa
Quan ly so theo doi Ghi y kien chi dao Chuyen giao cong van den
Nguoi quan tri
Dang ky cong van den
Hình 9: Sơ đồ Use case mức 1 Quản lý công văn đến.
+ Lƣợc đồ Use case mức 2 Quản lý công văn đến.
Van thu khoa
Them cong van thuong
Them cong van mat
Xoa
Nguoi quan tri
Ghi nhat ky
+ Lƣợc đồ Use case mức 2 Quản lý công văn đến.
Them y kien
Xoa y kien
He thong Ghi nhat ky y kien chi dao Chuyen y kien chi dao Lanh dao bo mon
Lanh dao khoa
In phieu giai quyet
Hình 11: Sơ đồ Use case mức 2 Ghi ý kiến chỉ đạo
+ Lƣợc đồ Use case mức 2 Quản lý công văn đến.
Lanh dao bo mon
He thong Ghi nhat ky
Xoa thong tin so theo doi <<include>>
In bao cao
Lanh dao khoa Them thong tin so theo doi
- Đặc tả Use case
+ Thêm công văn bình thƣờng: Cho phép thêm một công văn đến vào danh sách (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
công văn đến của hệ thống.
Các luồng sự kiện chính:
Bƣớc 1: Ngƣời dùng nhập thông tin công văn đến và đính kèm tập tin công văn đến nếu có . (1)
Bƣớc 2: Lƣu dữ liệu ở bƣớc 1 vào hệ thống.
Các luồng thay thế:
(1) Trƣờng hợp ngƣời dùng chƣa nhập thông tin b t buộc thì thông báo nhập bổ sung.
Ràng buộc nghiệp vụ:
Số thứ tự số đến : Ghi theo số đƣợc ghi trên dấu ―Đến‖.
Ngày đến: Ghi theo ngày, tháng đƣợc ghi trên dấu ―Đến‖, ví dụ: 05 02, 21 7, 31 12.
Tác giả tên cơ quan, tổ chức ban hành : Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của ngƣời gửi đối với đơn, thƣ.
Đơn vị ngƣời nhận: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận công văn đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của ngƣời có thẩm quyền.
Số và ký hiệu: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Ngày tháng: Ghi ngày, tháng, năm của công văn đến. Đối với những ngày dƣới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trƣớc; năm đƣợc ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05 02 04, 31/12/05.
Trích yếu nội dung: Trƣờng hợp công văn đến không có trích yếu thì ngƣời đăng ký phải tóm t t nội dung của công văn.
Mức độ khẩn khẩn thƣợng khẩn hỏa tốc . Số tờ.
File đính kèm.
+ Thêm công văn mật: Cho phép thêm công văn đến vào danh sách công văn mật.
Các luồng sự kiện chính:
Bƣớc 1: Ngƣời dùng nhập thông tin công văn mật đến và đính kèm tập tin công văn mật đến nếu có . 1
Bƣớc 2: Lƣu dữ liệu ở bƣớc 1 vào hệ thống.
Các luồng thay thế:
(1) Trƣờng hợp ngƣời dùng chƣa nhập thông tin b t buộc thì thông báo nhập.
Ràng buộc nghiệp vụ:
Số thứ tự số đến : Ghi theo số đƣợc ghi trên dấu ―Đến‖.
Ngày đến: Ghi ngày, tháng đƣợc ghi trên dấu ―Đến‖, VD: 05/02, 21/7, 31/12.
Tác giả tên cơ quan, tổ chức ban hành : Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của ngƣời gửi đối với đơn, thƣ.
Đơn vị ngƣời nhận: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận công văn đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của ngƣời có thẩm quyền.
Số và ký hiệu: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Ngày tháng: Ghi ngày, tháng, năm của công văn đến. Đối với những ngày dƣới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trƣớc; năm đƣợc ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05 02 04, 31/12/05.
Trích yếu nội dung: Trƣờng hợp công văn đến không có trích yếu thì ngƣời đăng ký phải tóm t t nội dung của công văn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mức độ mật: (mật tối mật tuyệt mật .
Mức độ khẩn khẩn thƣợng khẩn hỏa tốc . Số tờ.
File đính kèm.
+ Xóa công văn đến: Cho phép xóa một công văn trong danh sách công văn.
Các luồng sự kiện chính:
Bƣớc 1: Ngƣời dùng chọn công văn đến cần xóa trong danh sách công văn. Bƣớc 2: Xóa công văn ở bƣớc 1 ra khỏi danh sách công văn đến. (1)
Các luồng thay thế:
(1) Ngƣời dùng chƣa chọn công văn cần xóa thì yêu cầu chọn công văn.
+ Ghi nhật ký công văn đến: Cho phép ghi lại những thông tin về công văn đến đã
xóa, thời điểm và ngƣời dùng thực hiện.
Các luồng sự kiện chính
Khi ngƣời dùng thực hiện xóa công văn đến xong, thì hệ thống sẽ ghi lại thông tin: thời gian xóa, ngƣời xóa vào nhật ký.
Ràng buộc nghiệp vụ:
Thông tin ngƣời dùng thực hiện xóa công văn đến, thời điểm xóa, thông tin công văn đến đã xóa.
+ Chuyển giao công văn đến: Cho phép chuyển công văn đến giữa các ngƣời dùng
của hệ thống.
Các luồng sự kiện chính
Bƣớc 1: Chọn công văn đến cần chuyển. (1)
Bƣớc 2: Chọn ngƣời dùng cần chuyển công văn đến. (2) Bƣớc 3: Thực hiện chuyển công văn đến.
Bƣớc 4: Hệ thống thông báo ngƣời dùng có công văn chuyển tới.
Các luồng thay thế:
(1)Ngƣời dùng chƣa chọn công văn thì hệ thống yêu cầu chọn công văn đến.
(2) Chƣa chọn ngƣời dùng cần chuyển công văn thì thông báo chọn ngƣời dùng cần chuyển.
+ Thêm ý kiến chỉ đạo: Cho phép ngƣời dùng thêm ý kiến chỉ đạo đối với từng
công văn.
Các luồng sự kiện chính:
Bƣớc 1: Ngƣời dùng nhập thông tin ý kiến chỉ đạo. (1)
Bƣớc 2: Lƣu thông tin ý kiến chỉ đạo vào danh sách ý kiến chỉ đạo.
Các luồng thay thế:
1 Ngƣời dùng chƣa nhập thông tin b t buộc thì yêu cầu nhập bổ sung. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ràng buộc nghiệp vụ: Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết, thời hạn giải quyết và ngày tháng cho ý kiến.
+ Xóa ý kiến chỉ đạo: Cho phép ngƣời dùng xóa một ý kiến chỉ đạo khỏi danh sách
ý kiến chỉ đạo.
Các luồng sự kiện chính:
Bƣớc 1: Ngƣời dùng chọn ý kiến chỉ đạo cần xóa (1). Bƣớc 2: Xóa ý kiến chỉ đạo ở bƣớc 1 ra khỏi danh sách.
Các luồng thay thế:
1 Ngƣời dùng chƣa chọn ý kiến chỉ đạo cần xóa thì yêu cầu chọn.
+ Ghi nhật ký ý kiến chỉ đạo: Cho phép ghi lại những thông tin ý kiến chỉ đạo đã
xóa, thời điểm và ngƣời dùng thực hiện.
Các luồng sự kiện chính
Khi ngƣời dùng thực hiện xóa ý kiến chỉ đạo xong, thì hệ thống sẽ ghi lại thông tin: thời gian xóa, ngƣời xóa vào nhật ký.
Ràng buộc nghiệp vụ:
Thông tin ngƣời dùng thực hiện xóa ý kiến chỉ đạo, thời điểm xóa, thông tin ý kiến chỉ đạo đã xóa.
+ Chuyển ý kiến chỉ đạo: Cho phép chuyển ý kiến chỉ đạo giữa các ngƣời dùng của
hệ thống.
Các luồng sự kiện chính
Bƣớc 1: Chọn ý kiến chỉ đạo cần chuyển.(1)
Bƣớc 2: Chọn ngƣời dùng cần chuyển ý kiến chỉ đạo. (2) Bƣớc 3: Thực hiện chuyển ý kiến chỉ đạo.
Bƣớc 4: Hệ thống thông báo ngƣời dùng có ý kiến chỉ đạo chuyển tới.
Các luồng thay thế:
(1) Ngƣời dùng chƣa chọn ý kiến chỉ đạo thì hệ thống yêu cầu chọn ý kiến.
(2) Chƣa chọn ngƣời dùng cần chuyển thì thông báo chọn ngƣời dùng.
+ In phiếu giải quyết công văn đến: cho phép in ra phiếu giải quyết công văn đến.
Các luồng sự kiện chính:
Bƣớc 2: Hiển thị thông tin phiếu giải quyết lên report. Bƣớc 3: In phiếu giải quyết công văn đến.
Các luồng thay thế:
1 Ngƣời dùng chƣa chọn công văn đến thì hệ thống yêu cầu chọn.
Ràng buộc nghiệp vụ:
Phụ lục 7 Mẫu phiếu trình ký văn bản – công văn 139 của Cục văn thƣ và lƣu trữ nhà nƣớc về Hƣớng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng.
PHIẾU TRÌNH KÝ VĂN BẢN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Tên văn bản công việc: 2. Ý kiến chỉ đạo và xử lý:
Thời gian chỉ đạo hoặc xử lý
Chức vụ, họ tên
ngƣời chỉ đạo xử lý Nội dung trao đổi ý kiến xử lý
Hình 13: Phiếu trình ký văn bản
+ Thêm thông tin theo dõi: cho phép ngƣời dùng thêm thông tin theo dõi vào danh
sách tình hỉnh giải quyết văn bản đến.
Các luồng sự kiện chính:
Bƣớc 1: Ngƣời dùng nhập vào các thông tin.(1) Bƣớc 2: Lƣu thông tin ở bƣớc 1 vào danh sách.
Các luồng thay thế:
1 Ngƣời dùng chƣa nhập thông tin b t buộc thì hệ thống yêu cầu nhập.
Ràng buộc nghiệp vụ:
Số đến: Ghi theo số đến đƣợc ghi trên dấu ―Đến. Số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả công văn.
Đơn vị ngƣời nhận: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận công văn đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của ngƣời có thẩm quyền.
Thời hạn giải quyết: Ghi thời hạn giải quyết công văn đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của ngƣời có thẩm quyền.
Tình trạng giải quyết: Ghi chú về tình trạn giải quyết công văn đến của các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã đƣợc quy định, ví dụ: đã giải quyết, chƣa giải quyết…
Số, ký hiệu văn bản trả lời: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời công văn đến Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết khác.
+ Xóa thông tin theo dõi: cho phép ngƣời dùng xóa một thông tin theo dõi tình
Các luồng sự kiện chính:
Bƣớc 1: Ngƣời dùng chọn chi tiết trong danh sách.(1) Bƣớc 2: Xóa chi tiết đã chọn ở bƣớc 1 ra khỏi danh sách.
Các luồng thay thế:
(1) Ngƣời dùng chƣa chọn thì hệ thống yêu cầu chọn thông tin cần xóa.
+ Ghi nhật ký thông tin theo dõi: hệ thống ghi nhận lại thông tin theo dõi đã xóa ,
thởi điểm xóa và thông tin ngƣời dùng thực hiện xóa.
Các luồng sự kiện chính: Khi ngƣời dùng xóa thông tin theo dõi xong thì hệ thống sẽ tự động lƣu lại thông tin theo dõi mới xóa, thời điêm xóa và thông tin ngƣời dùng thực hiện xóa.
Ràng buộc nghiệp vụ:
Thông tin theo dõi, ngày giờ xóa, ngƣời dùng thực hiện xóa.
+ In báo cáo tình hình giải quyết công văn đến : cho phép ngƣời dùng in báo cáo
về tình hình giải quyết công văn đến.
Các luồng sự kiện chính: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bƣớc 1: Ngƣời dùng nhập khoảng thời gian cần lập báo cáo 1
Bƣớc 2: Hệ thống xuất báo cáo về tình hình giải quyết công văn đến. 2 Bƣớc 3: In báo cáo.
Các luồng thay thế:
1 Ngƣời dùng chƣa nhập khoảng thời gian thì hệ thống yêu cầu nhập. (2) Không có chi tiết báo cáo trong khoảng thời gian này thì thông báo không có chi tiết.
Ràng buộc nghiệp vụ: Phụ lục 8 công văn 139 về “Báo cáo tình hình giải
quyết văn bản đến‖.
Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
Từ ngày... đến ngày...
Số
đến Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản Đơn vị/ ngƣời nhận Thời hạn giải quyết Tình trạng giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời Ghi chú Tổng số: Đã xử lý: Chƣa xử lý:
2.2. Công văn đi
2.2.1. Lƣu đồ mô tả công văn đi
Hình 15: Lƣu đồ mô tả công văn đi
Có
Không Không Không
Có Có Có Không Phát hành Trƣởng/ Phó trƣởng bộ môn Kiểm tra